Quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở ngân hàng TMCP công thương việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.58 MB, 118 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
---------------------
HOÀNG THÀNH SƠN
QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN
VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Ở NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ
CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH
Hà Nội – 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
---------------------
HOÀNG THÀNH SƠN
QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN
VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Ở NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM
Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
Mã số: 60 34 04 10
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ
CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN ĐỨC TRUNG
Hà Nội - 2015
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các thông tin trong luận văn là do tôi thu thập, tìm hiểu, phân tích và phản
ánh một cách trung thực, phù hợp với tình hình thực tế.
Trong luận văn này có sử dụng các tài liệu, số liệu tại các báo cáo tình
hình triển khai các dự án Công Nghệ Thông Tin của Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam và các giáo trình, tài liệu liên quan trong quá trình học tập,
nghiên cứu tại khóa 21, cao học, quản lý kinh tế - Trường Đại học kinh tế, Đại
học Quốc gia Hà Nội.
Học viên
Hoàng Thành Sơn
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy hướng dẫn TS.
Nguyễn Đức Trung đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho tôi vê chuyên môn,
truyền đạt kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và
hoàn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo
của khoa Kinh tế chính trị và phòng Đào Tạo, trường Đại học kinh tế - Đại
học Quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi trong quá trình
học tập cũng như nghiên cứu đề tài.
Tôi cũng xin trân trọng cảm ơn Trung tâm công nghệ thông tin – Ngân
hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã cung cấp số liệu, tạo điều kiện thuận
lợi giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến những người thân trong gia đình,
bạn bè và đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Học viên
Hoàng Thành Sơn
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT .............................................................. i
DANH MỤC BẢNG BIỂU ...................................................................................... ii
DANH MỤC HÌNH VẼ .......................................................................................... iii
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN
LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ...............................................................4
1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu .......................................................................4
1.2. Khái niệm về quản lý dự án ..............................................................................6
1.2.1. Khái niệm dự án .........................................................................................7
1.2.2. Các thuộc tính của dự án ...........................................................................7
1.2.3. Dự án công nghệ thông tin .........................................................................9
1.2.4. Khái niệm quản lý dự án ..........................................................................10
1.2.5. Đặc điểm quản lý dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực ngân hàng. 10
1.2.6. Mục tiêu của quản lý dự án ......................................................................12
1.3. Các giai đoạn và các bên tham gia trong dự án ..............................................12
1.3.1. Các giai đoạn của dự án ..........................................................................12
1.3.2. Các bên tham gia trong Dự Án ................................................................16
1.4. Các tiêu chí đánh giá quản lý dự án công nghệ thông tin tại các ngân hàng
thương mại. ............................................................................................................18
1.4.1. Thứ nhất là sự tuân thủ của các quy trình trong kế hoạch thực hiện dự án
............................................................................................................................18
1.4.2. Thứ hai là việc hoàn thành mục tiêu của dự án .......................................18
1.4.3. Thứ ba là hiệu quả sử dụng nguồn lực của dự án ....................................18
1.4.4. Thứ tư là năng lực của cán bộ chủ chốt của dự án ..................................19
1.4.5. Thứ năm là chi phí thực hiện dự án .........................................................19
1.4.6. Thứ sáu là mức độ hài lòng của khách hàng ...........................................19
1.4.7. Thứ bảy là sự phối hợp giữa các bộ phận của dự án. ..............................19
1.5. Các Nhân tố ảnh hưởng và các kỹ năng cần có trong Quản Lý Dự Án .........20
1.5.1. Quản lý vĩ mô ...........................................................................................20
1.5.2. Quản lý vi mô đối với các hoạt động dự án .............................................20
1.5.3. Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án .............................22
1.6. Các lĩnh vựcquản lý dự án công nghệ thông tin .............................................23
1.6.1. Quản lý phạm vi .......................................................................................23
1.6.2. Quản lý thời gian ......................................................................................29
1.6.3. Quản lý chi phí .........................................................................................38
1.6.4. Quản lý chất lượng ...................................................................................42
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................................................48
2.1. Phương pháp phân tích tổng hợp ....................................................................48
2.2. Phương pháp điều tra khảo sát ........................................................................49
CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM ...............52
3.1. Tổng quan về ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam .............................52
3.1.1. Lịch sử phát triển .....................................................................................52
3.1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh ..............................................................53
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ..............54
3.2. Thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP
Công Thương Việt Nam ........................................................................................55
3.2.1. Tổng quan về quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP
Công Thương Việt Nam ......................................................................................55
3.2.2. Phân tích thực trạng về quản lý dự án công nghệ thông tin tại Vietinbank
............................................................................................................................66
3.2.3. Đánh giá chung về công tác quản lý dự án tại Ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam ...............................................................................................95
CHƢƠNG 4: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG TMCP
CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM ..............................................................................98
4.1. Định hướng phát triển công nghệ thông tincủa ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam ..................................................................................................98
4.1.1. Định hướng về phát triển công nghệ thông tin của ngân hàng TMCP
Công Thương Việt Nam ......................................................................................98
4.1.2. Định hướng về công tác quản lý các dự án công nghệ thông tin tại ngân
hàng TMCP Công Thương Việt Nam .................................................................99
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại
ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ...........................................................99
4.2.1. Giải phải chung hoàn thiện công tác quản lý dự án ..............................100
4.2.2. Giải pháp hoàn thiệnquản lý phạm vi ....................................................101
4.2.3. Giải pháp hoàn thiện quản lý thời gian .................................................102
4.2.4. Giải pháp hoàn thiện quản lý chi phí .....................................................103
4.2.5. Giải pháp hoàn thiện quản lý chất lượng...............................................103
4.2.6. Giải pháp hoàn thiện kiểm tra, giám sát dự án CNTT. ..........................104
4.3. Một số kiến nghị với Ngân hàng nhà nước Việt Nam ..................................104
KẾT LUẬN ............................................................................................................106
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................107
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
STT Ký hiệu
Nguyên nghĩa
1.
CNTT
Công nghệ thông tin
2.
QLRRTD
Quản lý rủi ro tín dụng
3.
TMCP
Thương mại cổ phần
4.
TTCNTT
Trung tâm công nghệ thông tin
5.
Vietinbank Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
6.
CAM
Centre Application Management - Quản lý ứng dụng tập
trung
7.
ECM
Enterprise Content Management - Quản lý nội dung
doanh nghiệp
8.
EDW
Enterprise Datawarehouse – Kho dữ liệu doanh nghiệp
9.
ERP
Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp
10.
ESM
Enterprise Security Management - Quản lý bảo mật
doanh nghiệp
11.
LOS
Loan Original System - Hệ thống khởi tạo khoản vay
12.
PM
Project Manager – Cán bộ quản lý dự án
13.
PBS
Product Break-down Structure - Cấu trúc phân rã sản
phẩm
14.
SDLC
System Development Life Cycle – Vòng đời phát triển
của hệ thống.
15.
SOA
Service Orient Architecture - Kiến trúc hướng dịch vụ
16.
WBS
Work Break-down Structure - Cấu trúc phân rã công việc
i
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Stt
Bảng
Nội dung
1
Bảng 1.1 Chi phí thời gian của Lập trình viên
2
Bảng 1.2
3
Bảng 1.3 Ảnh hưởng môi trường tới ước lượng thời gian
4
Bảng 1.4
5
Bảng 3.1 Số lượng yêu cầu ngoài phạm vi của các dự án
Chi phí thời gian của Lập trình viên (Điều tra
của IBM)
Ảnh hưởng số năm kinh nghiệm tới ước lượng
thời gian
ii
Trang
26
26
27
27
73
DANH MỤC HÌNH VẼ
Stt
Hình
1
Hình 1.1
Cấu trúc bảng kê công việc chi tiết
21
2
Hình 2.1
Các bước thực hiện phương pháp phân tích tổng hợp
42
3
Hình 2.2
Các bước thực hiện nghiên cứu định tính
43
4
Hình 3.1
Hình 3.1. Mô hình quản trị của Vietinbank
47
5
Hình 3.2
Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của Vietinbank
48
6
Hình 3.3
Mô hình khối Công Nghệ Thông Tin Vietinbank
49
7
Hình 3.4
Mô hình quản lý dự án tại Vietinbank.
51
8
Hình 3.5
Lịch trình triển khai các dự án trọng điểm CNTT tại
9
Hình 3.6
Quy trình định nghĩa dự án ở Vietinbank
62
10
Hình 3.7
Quy trình lập kế hoạch dự án ở Vietinbank
63
11
Hình 3.8
Quy trình quản lý sản phẩm tại Vietinbank
69
12
Hình 3.9
Quy trình quản lý thay đổi tại Vietinbank
71
13
Hình 3.10 Lịch trình dự án Ngân hàng lõi (file Microsoft Project)
77
14
Hình 3.11 Quy trình quản lý chất lượng tại Vietinbank
83
15
Hình 3.12 Quy trình quản lý kiểm thử tại Vietinbank
85
Nội dung
Vietinbank giai đoạn 2011 - 2015
iii
Trang
59
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Công nghệ thông tin (CNTT) đã và đang đóng vai không thể thiếu trong
sự phát triển của xã hội hiện đại. Trong thực tế ở mọi ngành nghề, lĩnh vực,
doanh nghiệp nào nắm trong tay thế mạnh về CNTT sẽ có được lợi thế cạnh
tranh vượt trội so với các đối thủ. Vì vậy việc đẩy mạnh, nâng cao khả năng
ứng dụng CNTT vào hoạt động, quản trị điều hành đang là xu hướng tất yếu
của các doanh nghiệp thức thời tại Việt Nam.
Không nằm ngoài xu thế trên, ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
(Vietinbank) với tư cách là một trong bốn Ngân hàng thương mại nhà nước
lớn đang đứng trước nhiều thách thức về việc đổi mới, nâng cao năng lực toàn
diện của hệ thống công nghệ thông tin xứng tầm là ngân hàng hiện đại hàng
đầu Việt Nam cũng như vươn tầm thế giới nhằm khẳng định, nâng cao tầm
vóc và thương hiệu của Vietinbank nói riêng cũng như ngành ngân hàng Việt
Nam nói chung.
Để đạt được mục tiêu trên, bên cạnh việc đổi mới quy trình, nâng cao
chất lượng đào tạo nguồn nhân lực, tối ưu hoá năng lực của các hệ thống đang
có, trong giai đoạn 2010 – 2015,Vietinbank đã và đang tiếp tục triển khai 16
dự án Công Nghệ Thông Tin chiến lược trong nhiều mảng lĩnh vực từ ngân
hàng lõi tới các mảng dịch vụ thanh toán, tài trợ thương mại, quan hệ khách
hàng, báo cáo quản trị điều hành ... Đây đều là các dự án lớn về quy mô, tầm
vóc và chi phí của Vietinbank. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện triển khai
do các nguyên nhân chủ quan và khách quan mà một số dự án bị chậm tiến
độ, vượt chi phí dự toán , chất lượng sản phẩm của dự án không đạt yêu cầu,
...Vì vậy, với mong muốn nhanh chóng hoàn thiện triển khai các dự án chiến
lượcCNTTđể đưa vào sử dụng tạo lợi thế cạnh tranh với các ngân hàng khác
cũng như tối ưu hoá, tiết kiệm các chi phí, phòng ngừa các rủi ro có thể phát
1
sinh trong quá trình thực hiện, triển khai dự án,Vietinbank đang đứng trước
các bức xúc không thể tránh được trong công tác quản lý các dự án về công
nghệ thông tin.
Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài: “Quản lý các dự án về Công Nghệ
Thông Tin ở Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Công Thương Việt Nam”.
Đề tài trên là phù hợp với chương trình đào tạo chuyên ngành quản lý
kinh tế mà tôi đã học tại Trường Đại học kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội.
Câu hỏi nghiên cứu của đề tài là: “Làm thế nào để Ngân hàng Thương
Mại Cổ Phần Công Thương Việt Nam có thể hoàn thiện công tác quản lý
các dự án về công nghệ thông tin?”
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
Mục Đích: Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết về quản lý dự án công nghệ
thông tin cũng như thực trạng các dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam, luận văn sẽ đề xuất các phương hướng và
giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý các dự án công nghệ thông tin tại
ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu, hệ thống hoá cơ sở lý luận về quản lý dự án và quản lý
dự án công nghệ thông tin.
- Nghiên cứu, phân tích thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông
tin tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam giai đoạn 2010 – 2015.
- Đề xuất phương hướng, giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý dự
án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu:
- Việc quản lý các dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công
Thương Việt Nam.
2
Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian nghiên cứu: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
- Thời gian: Các nội dung nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2010-2015
4. Kết cấu luận văn.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
luận văn được trình bày trong 4 chương:
Chương 1. Tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý luận về quản lý dự án công
nghệ thông tin
Chương 2. Phương pháp và thiết kế nghiên cứu luận văn
Chương 3. Thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin ởngân
hàng TMCP Công Thương Việt Nam
Chương 4. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản
lý dự án công nghệ thông tin ở ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
3
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Có một số bài báo, đề tài viết về quản lý dự án công nghệ thông tin, tuy
nhiên số lượng các đề tài nghiên cứu chuyên sâu về quản lý dự án CNTT
không nhiều, chủ yếu mang tính định hướng, trong khuôn khổ luận văn này,
tác giả chỉ nêu một vài bài tiêu biểu:
(1) – Đàm Lê Anh, 2013, Quản trị dự án công nghệ thông tin.
Đề tài đã nêu được một số khái niệm cơ bản về quản lý dự án công nghệ
thông tin: định nghĩadự án là nỗ lực nhằm tạo nên các sản phẩm mới hoặc các
dịch vụ mới, duy nhất. Đề tài cũng nêu được một số đặc trưng của dự án, chủ
thể của dự án, các quy trình quản lý dự án, các đặc điểm, mục tiêu của quản lý
dự án trong đó quản lý dự án bao gồm hai cấu phần chính: Quản lý về kỹ
thuật, bao gồm công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng kỹ thuật; Quản lý về
con người, bao gồm con người và các tổ chức tham gia thực hiện dự án và sự
trao đổi người. Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại
của dự án bên cạnh các kỹ năng kỹ thuật, cần phát triển các kỹ năng con
người trên cơ sở các chuẩn kỹ năng như suy nghĩ, trao đổi, trình bày, giao
tiếp, … Ngoài ra đề tài cũng đưa ra các ý tưởng về bản đồ tư duy
(Mindmaps); phân tích chiến lược từ trên xuống(top-down), phân tích chi phí
– lợi ích (BCA hoặc CBA) và đưa ra các nhóm quy trình để thực hiện một dự
án gồm quy trình khởi đầu, quy trình lập kế hoạch, quy trình thực hiện, quy
trình kiểm soát, quy trình kết thúc. Đề tài đã xây dựng các chương trình hành
động, lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu để hoàn thành các công việc của dự án
theo đúng yêu cầu kỹ thuật, đề tài đã đưa lên khung lý thuyết về các kiến thức
cơ sở của người quản lý dự án, kiến thức về quản lý luồng công việc dự án:
4
xây dựng kế hoạch dự án, theo dõi dự án và kiểm soát thực hiện, quản lý thay
đổi, kết thúc dự án, đánh giá hoàn thành dự án.
Kiến thức về kiểm soát tiến độ: Quản lý nguồn lực, quản lý tổ chức và
nhân viên, quản lý mua sắm, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý rủi
ro.
(2) – Trương Vĩnh Hảo, 2011. Phương pháp Quản lý dự án Công nghệ
thông tin.
Nội dung của đề tài bao gồm: Khái niệm về quản lý dự án công nghệ
thông tin; Quy trình quản lý chi phí dự án, phần mềm quản lý chi phí dự án,
mô hình COCOMO
Khái niệm về quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu
đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. Chi phí là
tài nguyên được hy sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay
để trao đổi cái gì đó và thường được đo bằng đơn vị tiền tệ. Đề tài đã giải
quyết được một số vấn đề khó khăn sẽ gặp khi thực hiện các công việc cụ thể
trong dự án, xác định được phạm vi nhất định nào ảnh hưởng đến nguồn tài
nguyên phục vụ cho dự án, tổ chức thực hiện dự án.
(3) – Nguyễn Hữu Quốc, 2007, Học viện Công nghệ Bưu chính viễn
thông. Quản lý dự án.
Đề tài đã nêu lên các khái niệm cơ bản về dự án, dự án công nghệ thông
tin, quản lý dự án. Tác giả đã xác định thuộc tính của các dự án, mục tiêu và
tác dụng của quản lý dự án, các giai đoạn, vòng đời của dự án trong đó tác giả
nêu lên một số trường hợp các dự án thất bại và nguyên nhân của nó. Các dự
án công nghệ thông tin là riêng biệt, độc lập có điểm bắt đầu và điểm kết thúc,
có sản phẩm cụ thể cuối cùng và duy nhất về sản phẩm hoặc về môi trường
của nó. Quản lý dự án là để đưa ra một sản phẩm cuối cùng đúng hạn trong
phạm vi ngân sách hay nguồn tài chính cho phép phù hợp theo các đặc tả với
5
một mức độ chất lượng để phục vụ các nhu cầu kinh doanh để đáp ứng các
tiêu chuẩn chuyên môn và kỳ vọng của công tác quản lý. Định nghĩa về dự án
bị thất bại là không đạt được các mục tiêu của dự án hoặc bị vượt quá ngân
sách ít nhất 30%, không rõ ràng các mục tiêu 18%, thiếu thông tin là 17%,
quản lý dự án không tốt là 32%, lý do khác là 12%. Những nguyên nhân thất
bại do nhà cung cấp phần cứng/phần mềm kém, nhân viên cao cấp trong
nhóm làm việc không hiệu quả, lập kế hoạch các mục tiêu không được rõ
ràng, đầy đủ, đáp ứng số liệu đầu vào không đạt yêu cầu. Tác giả đã nêu
những sáng kiến về việc cải tổ trong công tác quản lý dự án công nghệ thông
tin. Trong đó đặc biệt lưu ý trọng tâm là nắm chắc các thuộc tính đặc trưng
của dự án công nghệ thông tin.
Bên cạnh các đề tài trên còn có một số bài báo, đề tài nghiên cứu về các
dự án liên quan đến quản lý dự án công nghệ thông tin.
Như vậy, trong những năm qua đã có một vài công trình nghiên cứu liên
quan đến vấn đề quản lý dự án nói chung và quản lý dự án công nghệ thông
tin nói riêng. Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện về
quản lý dự án công nghệ thông tin tại ngân hàng Thương mại Cổ phần Công
Thương Việt Nam. Vì vậy, với đề tài luận văn “Quản lý các dự án về Công
nghệ thông tin ở Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt
Nam” học viên mong muốn được góp một phần nhỏ vào khoảng trống nghiên
cứu còn lại cho vấn đề quản lý dự án công nghệ thông tin qua đó hi vọng sẽ
giúp ích cho mục tiêu giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa hệ thống, quy trình nhằm
mục tiêu phát triển bền vững của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công
Thương Việt Nam.
1.2. Khái niệm về quản lý dự án
Quản lý dự án là lĩnh vực mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng
đối với bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành quản lý.
6
Để có thể hiểu rõ và làm chủ được những kiến thức, nội dung xung
quanh nhiệm vụ, hoạt động của quản lý dự án (cụ thể là các dự án công nghệ
thông tin), trước tiên chúng ta cần nắm rõ các kiến thức, khái niệm, thuật ngữ
trong quản lý dự án.
1.2.1. Khái niệm dự án
Theo quan điểm chung, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm
vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực
riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy dự
án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới.
Theo PMBOK® Guide 2000, trang 4, dự án là “một nỗ lực tạm thời
được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.
Với cách định nghĩa này có thể hiểu hoạt động dự án tập trung vào hai
đặc tính chính:
Thứ nhất là nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc
cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại.
Thứ hai là sản phẩm và dịch vụ của dự án là duy nhất: điều này thể hiện
sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của
dự án khác.
Tóm lại,dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được
thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi,
thời gian và ngân sách.
1.2.2. Các thuộc tính của dự án
Dự án có mục đích và kết quả rõ ràng: Tất cả các dự án thành công đều
phải có kết quả được xác định rõ ràng như một đoạn đường, một cây cầu, một
khu đô thị, ... Mỗi dự án bao gồm tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện, mỗi
nhiệm vụ cụ thể này khi thực hiện sẽ thu được kết quả độc lập và tập hợp các
kết quả đó tạo thành kết quả chung của dự án. Các kết quả này có thể theo
7
dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, dự án bao
gồm nhiều hợp phần khác nhau được quản lý, thực hiện trên cơ sở đảm bảo
thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chi phí) và chất lượng.
Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: Dự án là một sự sáng tạo.
Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành,
phát triển và kết thúc. Nó không kéo dài mãi, khi dự án kết thúc, kết quả dự
án được chuyển giao, đưa và khai thác, sử dụng, tổ chức dự án giải tán.
Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính độc đáo và mới lạ: Khác với các
quá trình sản xuất liên tục, có tính di truyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án
không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính mới, thể hiện sức sáng
tạo của con người. Do đó sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất,
hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại. Tuy nhiên trong nhiều dự
án, tính duy nhất thường khó nhận ra. Vì vậy mỗi dự án cần phải tạo ra những
giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối
tượng sử dụng khác nhau ... Từ đó cho thấy nếu 2 dự án giống nhau hoàn toàn
và không tạo được giá trị mới nào, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây
lãng phí, đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung và dự án CNTT
nói riêng.
Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều
bên liên quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các
tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công ...) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan
quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân
sách nhà nước. Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự
tham gia của các thành phần trên có sự khác nhau. Để thực hiện thành công
mục tiêu của dự án, quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với
các bộ phận liên quan đó.
8
Dự án thường mang tính chất không chắc chắn: Hầu hết các dự án đòi
hỏi quy mô tiền vốn, vật liệu và lao động rất lớn để thực hiện trong một
khoảng thời gian giới hạn. Đặc biệt đối với các dự án CNTT, nơi mà công
nghệ thay đổi liên tục (định luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài
thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao.
Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ giữa các dự án trong một tổ
chức là quan hệ chia sẻ cùng một nguồn lực khan hiếm như đội ngũ lập yêu
cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo chuyển
giao ... Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn nhau cả về tiền vốn, thiết bị. Đặc biệt,
trong một số trường hợp các lãnh đạo trong ban quản lý dự án có quan điểm
lập trường khác nhau dẫn đến việc cấp dưới không biết phải thực hiện theo
mệnh lệnh của lãnh đạo nào. Từ đó có thể thấy rằng môi trường pháp lý dự án
có nhiều mối quan hệ phức tạp nhưng hết sức năng động.
1.2.3. Dự án công nghệ thông tin
Công nghệ Thông Tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và
phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu
thập thông tin. (Trích Wikipedia tiếng Việt)
Ở Việt Nam, khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa
trong Luật Công Nghệ Thông Tin ban hành ngày 29/06/2006: “Công nghệ
thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ
thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi
thông tin số”.
Như vậy dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến việc xây
dựng, phát triển, áp dụng các hệ thống phần cứng, phần mềm, mạng truyền
thông ...
9
1.2.4. Khái niệm quản lý dự án
Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ
chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự
án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm
bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
Theo PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide,
2000, trang 6), Quản lý dự án là việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ
thuật vào các hoạt động dự án để thoả mãn các yêu cầu của dự án.
Xét một khía cạnh khác, quản lý dự án là một quả trình lập kế hoạch,
điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm
đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch
vụ bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Các lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển phương pháp quản lý dự án là:
Thứ nhất,nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó
tính” với các hàng hoá, dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy
trình tổ chức, quản lý sản xuất và chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Thứ hai,kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã
hội, kinh tế, kỹ thuật ...
1.2.5. Đặc điểm quản lý dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực ngân
hàng.
Quản lý dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực ngân hàng có một số
đặc điểm sau:
Thứ nhất là, chịu sự tác động quản lý vĩ mô của Ngân hàng nhà nước.
Các dự án CNTT trong ngân hàng đặc biệt là các ngân hàng TMCP nhà nước
cần phải tuân thủ kiến trúc công nghệ, các nghị định, thông tư hướng dẫn của
10
Ngân hàng nhà nước. Một số dự án quy mô lớn cần có sự phê duyệt trực tiếp
của Ngân hàng nhà nước để có thể triển khai.
Thứ hai là, sử dụng cho đặc thù các nghiệp vụ của ngành ngân hàng.
Nghiệp vụ ngân hàng ở đây bao gồm các nghiệp vụ tiền gửi, tiền vay, quản lý
khách hàng, chuyển tiền, tài trợ thương mại, kinh doanh ngoại tệ, giao dịch thị
trường liên ngân hàng … Các dự án có thể phát sinh trực tiếp từ yêu cầu
nghiệp vụ hoặc là hoàn thiện, tối ưu, tự động hóa một nghiệp vụ đang có sẵn
và phải tuân thủ kiến trúc do bộ phận chiến lược công nghệ thông tin trong
ngân hàng đề ra.
Thứ ba là, đòi hỏi tính ứng dụng và tự động hóa cao, kết nối với hệ thống
công nghệ thông tin liên ngân hàng. Trong thời đại hiện nay với tốc độ phát
triển như vũ bão của công nghệ thông tin và sự canh tranh cao độ trong ngành
ngân hàng giữa khối ngân hàng cổ phần và khối ngân hàng nhà nước, khối
ngân hàng trong nước và ngân hàng ngoại quốc, các dự án công nghệ thông
tin trong ngân hàng đòi hỏi phải có tính ứng dụng cao trong thực tiễn hoạt
động, đòi hỏi tính tự động hóa cao, giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công của
nghiệp vụ. Đồng thời phải tương thích với chuẩn kết nối liên ngân hàng do
các tổ chức kết nối liên ngân hàng đề ra như hệ thống Thanh toán điện tử liên
ngân hàng, hệ thống kết nối thông minh SmartLink, Banknet.
Thứ tư là, đòi hỏi an ninh, bảo mật hệ thống ở mức độ cao. Ngân hàng
luôn là lĩnh vực đòi hỏi mức độ bảo mật rất cao, một sơ hở nhỏ trong vấn đề
an toàn bảo mật của ngân hàng cũng có thể dẫn tới những thiệt hại lớn cho tài
khoản khách hàng, tài khoản của ngân hàng và gây ra những thiệt hại lớn cả
về vật chất lẫn danh tiếng của ngân hàng. Vì vậy các dự án công nghệ thông
tin trong ngân hàng luôn đòi hỏi phải tuân thủ kiến trúc về an ninh bảo mật do
Ngân hàng Nhà Nước hoặc do chính các ngân hàng thương mại đề ra.
11
Thứ năm là hoạt động 24/7 không phụ thuộc vào múi giờ để đảm bảo
tính liên tục và thời gian thực của các giao dịch liên châu lục. Hệ thống giao
dịch tài chính thế giới hoạt động liên tục từ châu lục này sang châu lục khác
vì vậy đòi hỏi hệ thống công nghệ thông tin của các ngân hàng Việt Nam nói
chung và các ngân hàng thương mại nói riêng muốn hội nhập với thị trường
thế giới cần phải đáp ứng được giao dịch liên ngân hàng từ các ngân hàng ở
các múi giờ khác nhau cũng như đòi hỏi việc hạch toán vào tài khoản khách
hàng hướng tới mục tiêu thời gian thực.
1.2.6. Mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành được các
công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi
ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép.
Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực ...) và
chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu
có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án, nhưng
nói chung, muốn đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải hi sinh một
trong hai mục tiêu kia. Cụ thể trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra
các hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hi sinh một
mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu còn lại trong ràng buộc
không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì
không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, thông thường do nhiều nguyên
nhân khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay
đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án.
1.3. Các giai đoạn và các bên tham gia trong dự án
1.3.1. Các giai đoạn của dự án
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định và có độ
bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số
12
giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bằng việc thực
hiện một hay nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ
hay vòng đời của dự án. Chu kỳ của dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời
điểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những
công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực
hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc về
hoặc không thuộc về phạm vi của dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận
thấy một số đặc điểm như sau:
Thứ nhất là mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường thấp khi mới bắt
đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh khi dự án
bước vào giai đoạn kết thúc.
Thứ hai làxác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó mức
độ rủi ro là cao nhất khi dự án bắt đầu thực hiện. Xác suất thành công sẽ tăng
lên khi dự án bước qua các giai đoạn sau.
Thứ ba làkhả năng ảnh hưởng của nhà tài trợ tới đặc tính cuối cùng của
sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm
mạnh khi dự án tiếp tục trong các giai đoạn sau.
Vòng đời dự án xác định các giai đoạn mà một dự án phải trải qua tính từ lúc
bắt đầu cho tới khi kết thúc dự án. Các giai đoạn thường có cơ chế kiểm soát quản
lý thông qua các công việc giám sát, đánh giá. Điển hình, sự chuyển tiếp giữa các
giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu và một kết quả chuyển giao cụ thể, kèm
theo những phê duyệt của nhà tài trợ trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo.
Vòng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle – SDLC) là
khung làm việc dùng để mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy
trì hệ thống. SDLC cơ bản là nhóm các giai đoạn của dự án. Các giai đoạn của
dự án thay đổi tuỳ theo dự án, tổ chức hoặc lĩnh vực kinh doanh, thường được
chia thành 4 giai đoạn như sau:
13
Giai đoạnthứ nhất, xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng là việc xác định
bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng của dự án và phương pháp
thực hiện dẫn tới kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu ngay từ khi
hình thành dự án. Khảo sát, tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro,
dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, ... là những công việc triển khai và
cần được quản lý trong giai đoạn này. Quyết định lựa chọn dự án là những
quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của
tổ chức, doanh nghiệp. Trong giai đoạn này những nội dung được xét đến là
mục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi
phí, mức độ rủi ro và ước lượng các nguồn lực cần thiết. Đồng thời cũng cần
làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương
pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Phát triển ý tưởng dự án
không cần thiết phải lượng hoá hết bằng các chỉ tiêu nhưng phải ngắn gọn,
được diễn đạt trên cơ sở thực tế. Kết thúc giai đoạn này là sự phê duyệt về
chủ trương thực hiện dự án.
Giai đoạn thứ hai, phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được
thực hiện như thế nào, nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công
tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc
phức tạp nhất của dự án. Nội dung chủ yếu bao gồm:
Phần một: Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức.
Phần hai: Lập kế hoạch tổng thể.
Phần ba: Phân tích, lập bảng chi tiết công việc.
Phần bốn: Lập kế hoạch tiến độ thời gian.
Phần năm: Lập kế hoạch ngân sách.
Phần sáu: Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết.
Phần bảy: Lập kế hoạch chi phí.
Phần tám: Xin phê chuẩn thực hiện tiếp.
14
Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án có thể bắt đầu. Thành công của
dự án phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế
hoạch trong giai đoạn này.
Giai đoạn thứ ba, thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các
nguồn lực bao gồm các công việc cần thiết như xin trụ sở, hệ thống, lựa chọn
công cụ, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt ... Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời
gian và nỗ lực nhất. Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là những
yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ
thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát triển hệ thống. Kết thúc giai đoạn này,
các hệ thống được xây dựng và kiểm định sau đó có thể được chuyển sang
giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm.
Giai đoạn thứ tư, kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án,
cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ
thống và những tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng các nguồn lực.
Một số các việc cụ thể như hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan
đến dự án, kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo, thanh
toán tiền, đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ
tay hướng dẫn lắp đặt, quản trị và sử dụng, bàn giao dự án, lấy chữ ký của
khách hàng về việc hoàn thành, bố trí lao động, giải quyết công ăn việc làm
cho những người từng tham gia dự án, giải phóng và bố trí lại các thiết bị.
Các dự án thường bao gồm một số quy trình liên kết với nhau. Các quy
trình này lặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án và
tác động lẫn nhau. Các quy trình quản lý dự án đều hoạt động tại từng giai
đoạn vòng đời dự án nhưng mỗi quy trình hoạt động có mức độ khác nhau tuỳ
theo mỗi giai đoạn. Chẳng hạn sự lặp đi lặp lại của quá trình khởi tạo tiến
hành ở đầu mỗi giai đoạn nhằm tập trung vào các yêu cầu và mục tiêu nghiệp
vụ trong giai đoạn đó. Các quy trình bao gồm:
15
