Sử dụng hộp thư thoại hiệu quả

Sử dụng hộp thư thoại hiệu quả
Hộp thư thoại - dịch vụ trả lời tự động có thể rất hữu ích cho lãnh đạo rất tổ chức. Tuy
nhiên, nhiều người đã lạm dụng nó để ẩn mình sau các thông điệp cho dù họ có mặt ở văn
phòng và có thể nhấc điện thoại lên.
Sử dụng hộp thư thoại sẽ cho phép người gọi để lại thông
điệp và truyền đạt hiệu quả hơn so với việc gửi thư điện tử
hoặc nhắn lại thông qua một người khác. Cách bạn sử dụng
hộp thư thoại cũng để lại ấn tượng về kỹ năng lãnh đạo và
mức độ chuyên nghiệp. Đây là một số mẹo giúp bạn hiểu
cách nào để sử dụng hộp thư thoại hiệu quả hơn.
Khi bạn là người gọi...
Thế mạnh của hộp thư thoại là khả năng để lại thông điệp chi tiết trong một khoảng thời gian ngắn.
Thế mạnh này sẽ trở nên rõ ràng hơn nếu chúng ta nói mạch lạc và đưa ra các điểm mấu chốt một
cách nhanh chóng. Khi để lại một thông điệp, ngay lập tức phải tự xác định và cung cấp thời gian
và ngày bạn đang gọi. Nói vào nội dung trọng tâm của thông điệp trong vài câu và nếu bạn muốn
người nhận gọi lại, hãy đề nghị điều đó.
Hãy để cho người bạn đang gọi biết khi nào là thời điểm tốt nhất gọi lại cho bạn. Đừng nói dông
dài. Hãy nhớ rằng một thông điệp 45 giây ở hộp thư thoại không thay thế được cho cuộc nói
chuyện điện thoại 5 phút nếu vấn đề bạn định đề cập rất quan trọng. Nếu bạn để lại số, hãy nói
chậm và thậm chí đọc lại nếu người bạn đang gọi chưa có số. Lời phàn nàn phổ biến nhất của
người nhận thông điệp ở hộp thư thoại là người gọi để lại số điện thoại và tên sai.
Khi bạn là người nhận...
Các thông điệp bạn để lại ở hộp thư thoại cũng nói lên rất nhiều điều về bản thân bạn. Hãy nhớ
những điểm sau nếu bạn muốn để lại những thông điệp "có bản sắc" riêng.
* Tiếp thêm sinh lực cho các thông điệp. Một giọng nói đều đều sẽ dễ bị xem là không thân
thiện hoặc không thích thú hay hào hứng gì. Hãy đưa thêm và lời nói của bạn lòng nhiệt tình. Một
cách để làm điều này là đứng dậy và mỉm cười khi bạn tạo ra thông điệp. Dù tin hay không, mọi
người có thể nghe thấy sự khác biệt mà tiếng cười tạo ra khi bạn nói. Đứng dậy sẽ làm cho giọng
nói của bạn khoẻ hơn.
* Hạn chế nói "tôi". Sẽ rất tự nhiên khi sử dụng những câu có từ "tôi" như "Tôi không rảnh vào
lúc này...", "Tôi không có mặt ở văn phòng, xin vui lòng để lại lời nhắn...". Tuy nhiên, việc sử dụng

từ "tôi" có thể khiến người khác cảm giác bạn quá đề cao bản thân, coi mình là trên hết. Bạn có
thể cân bằng thông điệp của mình bằng cách thay thế một số câu dùng "tôi" bằng "bạn". Ví dụ,
"bạn đang gọi đến văn phòng của....". Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng với người gọi đến và bớt
tập trung vào cá nhân bạn.
* Sáng tạo nhưng không thiếu chuyên nghiệp. Sẽ thật tuyệt nếu bạn thể hiện được sự sáng
tạo trong thông điệp của mình. Có thể đó là một lời chào hoặc lời tạm biệt theo cách của riêng bạn.
Điều này cũng sẽ thể hiện bạn là người khéo ăn nói. Tuy nhiên, sáng tạo cũng phải có chừng
mực. Ở văn phòng, tốt nhất là tránh tạo ra một thông điệp ở hộp thư thoại mà gồm cả điệp khúc
của một bài hát nổi tiếng hoặc một lời chào từ do bạn thu lại từ con vẹt yêu quý của bạn chẳng
hạn. Sáng tạo là cần thiết nhưng vẫn phải chuyên nghiệp.
* Nói chậm và rõ ràng. Nói chậm không có nghĩa là n...ó...i...c...h...ậ...m. Chắc bạn cũng không
muốn để lại một âm thanh mỏi mệt hoặc đều đều giống như đang đọc một kịch bản phim. Mặt
khác, nếu bạn nói quá nhanh, bạn sẽ dễ nói ngọng và nói vấp. Do vậy, hãy nói bằng một giọng ung
dung, điều đó sẽ thể hiện với người gọi bạn là bạn đang rất bình tĩnh.
* Khúc chiết, ngắn gọn là tốt nhất. Cố gắng để thông điệp của bạn ngắn hơn 10 giây. Một thông
điệp dài có thể tạo ra ấn tượng là bạn không để ý gì đến thời gian của người khác. Khi một người
gọi biết rằng bạn không có mặt ở đó, họ chỉ muốn nhanh chóng để lại một thông điệp. Họ cũng có
thể tự hỏi bạn đi đâu mà không nhấc điện thoại. Do đó, trong trường hợp bạn không có mặt ở văn
phòng vì đi nghỉ mát chẳng hạn, tốt nhất là để người gọi biết khi nào bạn sẽ trở lại văn phòng.
Những mẹo nhỏ trên sẽ là lời nhắc nhở bạn nhớ đến câu nói của Robert Frost: "Một nửa thế giới
này được xem là những người có nhiều điều để nói nhưng không thể nói ra được, và một nửa
chẳng có gì để nói nhưng lại nói liên mồm".
Nguyệt Ánh
Theo leadingtoday