LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT
LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1.Vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp
a. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu
* Khái niệm: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là đối tượng lao động biểu
hiện dưới hình thái vật chất để hình thành nên sản phẩm mới.
* Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất tạo ra sản phẩm mới, chúng rất phong phú và đa dạng về chủng loại.
Tuy nhiên có thể khái quát những đặc điểm sau:
- Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh
thuộc tài sản lưu động.
-Trong quá trình sản xuất ra sản phẩm mới ,vật liệu tham gia vào một chu kỳ
sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu
thành nên thực thể sản phẩm .
-Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị của sản
phẩm mới tạo ra.
*Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động. Khi tham
gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu chỉ
tham gia vào một chu kỳ và chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của nó vào giá
trị của sản phẩm. Như vậy, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất và là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là trung tâm của quá trình
sản xuất và là yếu tố có vai trò quyết định cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
Vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm nên yếu tố chi phí
vật liệu tồn tại trong chi phí sản xuất của sản phẩm. Khi xem xét tỉ trọng của
khoản mục chi phí vật liệu trong tổng chi sản xuất sản phẩm trong các doanh
nghiệp sản xuất, thì người ta nhận thấy rằng đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng
lớn nhất và thông thường nó chiếm khoảng 70% tổng chi phí sản xuất sản phẩm
trở nên. Là một yếu tố có tỷ trọng chi phí cao, vật liệu tác động quyết định tới

giá thành sản xuất của sản phẩm. Đồng thời, khi xem xét sự ảnh hưởng tác động
của vật liệu tới các giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng
sản phẩm, cải tiến mẫu mã, hạ giá thành sản xuất…. Thì vật liệu cũng đóng góp
một vai trò quan trọng. Để có thể hạ được giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp
buộc phải quản lý một cách tốt nhất hiệu qủa nhất khoản mục chi phí này nhằm
tiết kiệm tối đa chi phí về vật liệu. Để nâng cao chất lượng của sản phẩm, cải
tiến được mẫu mã của sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng thì
doanh nghiệp phải có được những loại nguyên vật liệu có tính năng lý, hoá học
cao, có tính phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng loại sản phẩm.
Với vị trí là trung tâm của quá trình sản xuất sản phẩm, có vai trò quyết định
nên thực thể sản phẩm cũng như quyết định tới hiệu quả sản xuất vật chất của
các doanh nghiệp, vật liệu luôn đòi hỏi có sự chú trọng quản lý của các doanh
nghiệp.
b.Ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu ở doanh nghiệp
* Ý nghĩa của quản lý vật liệu ở doanh nghiệp
Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và
giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp cho nên vật liệu quản lý thu mua,
vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những
chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như: chỉ tiêu sản lượng ,chỉ tiêu giá
thành…
Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể
thiếu để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ nguyên liệu, vật liệu cần
thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ tài nguyên vật liệu hợp lý, tiết
kiệm, ngăn ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong tất
cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.
*Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp
Xuất phát từ đặc điểm vật liệu và tầm quan trọng của công lý vật liệu,có
thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trước hết cần thực hiện đầy đủ
những yêu cầu sau:
- Xây dựng nội dung quy chế bảo quản vật tư, có đủ kho tàng bảo quản vật

tư tối thiểu, tối đa định mức sử dụng hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản .
- Xây dựng định mức vật tư cần thiết, định mức vật tư tối thiểu,tối đa định
mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản.
- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu và các chứng từ, luân chuyển chứng từ
hơp lý, có kế hoạch .
- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập - xuất -
tồn.
- Phân tích vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác
quản lý vật liệu đạt hiệu quả cao.
Trên cơ sở các yêu cầu chung đặt ra đối với toàn doanh nghiệp mà yêu cầu
quản lý vật liệu được tiến hành chi tiết hơn cho từng khâu, giai đoạn vận động
của vật liệu.
Khâu thu mua: vật liệu phải được quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng
loại, quy cách giá mua, chi phí mua, tình hình thực hiện kế hoạch thu mua theo
thời gian đã xây dựng, phải thường xuyên tìm kiếm nguồn hàng nhằm đảm bảo
cho doanh nghiệp luôn có nguồn hàng dự trữ và có được nguồn hàng với chi phí
thu mua thấp nhất…
Khâu vận chuyển: doanh nghiệp phải có những phương tiện vận chuyển phù
hợp với tính chất lý hoá học của của vật liệu và đảm bảo công tác an toàn cho
vật liệu bị hư hỏng, mất mát do quá trình vận chuyển…
Khâu bảo quản: doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi,
phải có những phương tiện cân đo phù hợp với từng loại vật liệu, có phương
pháp bảo quản khoa học, hợp lý đối với từng loại vật liệu…
Khâu sử dụng: vật liệu phải được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ
sở các định mức chi phí đã xây dựng nhằm hạ thấp chi phí, tăng tích luỹ cho
doanh nghiệp…
Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải có được các định mức dự trữ thích hợp đối
với từng loại, thứ vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục,
tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn…
c.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Là một công cụ của công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản
trị vật liệu nói riêng, công tác kế toán vật liệu cần phải thực hiện tốt các nhiệm
vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá vật liệu thực tế đã thu
mua, nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện thu mua nguyên vật liệu về các mặt:
sản lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn …nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ, chủng
loại vật tư cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp .
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về hạch toán kế toán nguyên vật liệu,
hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp.Thực hiện đầy đủ chế độ
hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu,đúng chế độ, phương pháp quy định nhằm
đảm bảo sử dụng thống nhất với công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý.
- Kiểm tra việc chấp hành bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật tư, xử lý vật tư
thừa thiếu… tính toán số lượng, giá trị vật tư thực tế đã đưa vào sử dụng và đã
tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên liệu - vật liệu
1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp nguyên liệu ,vật liệu gồm nhiều loại, nhiều khi có vai
trò, công dụng tính chất lý hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục.
Điều đó đòi hỏi phải sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau thành
một nhóm với những đặc trưng nhất định để tiện cho việc tính theo dõi và quản
lý, hạch toán nguyên vật liệu đạt kết quả tốt hơn, nguyên vật liệu được phân loại
như sau:
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp
Theo cách phân loại này, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất được chia
thành:
- Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ
trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩn mua
vào).

-Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình
sản xuất, kết hợp với vật liệu chính tạo nên những tác dụng bổ trợ khác.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất
kinh doanh như xăng, dầu, hơi đốt …
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết ,phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế máy
móc, thiết bị và phương tiện vận tải .
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà
doanh nghiệp mua vào nhằm dầu tư cho xây dựng cơ bản.
*Căn cứ vào nguồn nhập của vật liệu
Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành
- Vật liệu mua ngoài
- Vật liệu tự gia công chế biến
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh
- ……………………..
*Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu
Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành
- Vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất
- Vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác
Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu mà doanh nghiệp có thể áp
dụng xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Trong sổ danh điểm, tuỳ thuộc vào thực
tế của doanh nghiệp mà các loại vật liệu được chia theo các mã số khác nhau từ
1 đến 2 chữ số và các thứ vật liệu chi tiết trong các loại vật liệu đó được ký hiệu
là các chữ số thứ 3, 4, … Sổ danh điểm vật liệu có dạng mẫu sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Ký hiệu
Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật liệu
Đơn vị tính Đơn giá Ghi
chú

Nhóm
VL
Danh
điểm
152
1521
1521.01
1521.02
……….
1522
1522.01
1522.02

1.1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là xác định gía trị của chúng theo những nguyên
tắc nhất định. Bởi vậy để làm tốt công tác hạch toán vật liệu thì trước hết cần
nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc giá gốc : nội dung của nguyên tắc này nhấn manh doanh nghiệp
lập báo cáo tài chính thì phản ánh tài sản theo giá gốc của nó tức là phản ánh giá
thực tế của tài sản cộng các khoản chi phí liên quan đến tài sản đó.
- Nguyên tắc nhất quán : Nội dung của nguyên tắc này nhấn mạnh việc sử
dụng phương pháp hạch toán thống nhất trong cả kỳ kế toán. Khi hạch toán quản
trị doanh nghiệp thì kế toán được lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán
và một trong năm phương pháp tính gía nhưng phải nhất quán với phương pháp
đã chọn trong suốt cả kỳ kế toán và ở các phần hành kế toán cũng như giữa các
kỳ kế toán với nhau.
- Nguyên tắc công khai: Nội dung của nguyên tắc này thể hiện tính công khai
trong việc sử dụng thông tin kế toán tức là các báo cáo tài chính, tài liệu kế toán
phải được cung cấp cho những đối tượng được quyền sử dụng thông tincủa doanh
nghiệp như cơ quan quản lý vốn, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các nhà đầu tư,

người cho vay… Khi doanh nghiệp thay đổi cách tính giá xuất kho thì phải giải
trình trên Thuyết minh báo cáo tài chính .
- Nguyên tắc thận trọng: Nội dung của nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu là
vật liệu ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có căn cứ chắc chắn và
việc ghi giảm vốn chủ sở hữu được ghi nhận ngay khi có căn cứ có thể chưa chắc
chắn.
a. Đánh giá nguyên liệu,vật liệu theo giá thực tế
* Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho
Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau,
giá của chúng được xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ ,các khoản chi phí
hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên
liệu, vật liệu nhập kho được xác định từ nguồn nhập chủ yếu như nhập do mua
ngoài, nhập sau gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp cụ thể :
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
+ Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế : Trị giá thực tế
nguyên vật liệu mua ngoài gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản thu
mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận
chuyển, bốc dỡ…) trừ các khoản chiết khấu giảm trừ (nếu có).
+Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp: Trị giá thực tế nguyên
vật liệu mua ngoài bằng tổng giá thanh toán (gồm cả VAT đầu vào)
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu gia công chế biến bao gồm : Giá thực tế
nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm : Giá thực
tế nguyên vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển, tiền thuê ngoài gia công chế
biến .
- Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá trị thực tế được
các bên tham gia góp vốn chấp nhận .
Ngoài ra còn một số trường hợp khác như nhận do được cấp phát, biếu, tặng …
* Đánh giá vật liệu theo giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Vật liệu rất phong phú và đa dạng về chủng loại, hơn nữa quá trình hạch

toán biến động thường xuyên vì thế tuỳ thuộc từng loại hình doanh nghiệp mà
lựa chọn một trong các phương pháp tính giá cho phù hợp. Căn cứ vào việc tính
giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất:
Giá thực tế VL + Giá thực tế VL = Giá thực tế VL + Giá thực tế VL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ
Từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau:
- Phương pháp giá thực tế đích danh: phương pháp này thích hợp với những
doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, vì vậy khi
xuất lô nào sẽ tính giá đích danh cho lô đó .
- Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: phương pháp này thích hợp với
những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu tồn xuất nhập lớn. Việc áp dụng
phương pháp này là tương đối hợp lý vì không phụ thuộc vào số lần nhập xuất
kho nhiều hay ít .Căn cứ vào lượng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán phải
tình giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Sau đó tính ra giá trị xuất trên
cơ sở lượng xuất trong kỳ và đơn giá đã biết theo công thức :
Giá thực tế Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập TK
bình quân =
Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập TK
- Phương pháp nhập trước - xuất trước : theo phương pháp này, giá trị vật liệu
xuất dùng được tính theo gía nhập kho lần trước sau đó tính theo giá nhập lần
sau .Áp dụng phương pháp này thì việc tính giá sẽ được thực hiện thuờng xuyên
trong kỳ hạch toán và tính giá xuất khá hợp lý. Song kế toán sẽ phải theo dõi
,ghi chép nhiều cho quá trình hạch toán chi tiết .
- Phương pháp nhập sau - xuất trước: phương pháp này giả định là vât liệu nào
nhập kho sau thì được xuất dùng trước và khi tính giá vật liệu xuất kho thì lấy
đơn giá nhập của vật liệu xuất kho đó rồi tính theo giá nhập lần trước đó.
- Phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn: theo phương pháp này sau mỗi
lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân và số lượng vật liệu xuất
kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.
Phương pháp này rất phức tạp nên áp dụng ở những doanh nghiệp có sử dụng

máy vi tính.
Với các phương pháp trên, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đòi hỏi
phải xác định được lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất. Do vậy,
việc tính giá được tiến hành cho lượng vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ, sau đó
mới xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ.
Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Đơn giá vật liệu
tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối
Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế + Giá thực tế vl - Giá thực tế
xuất dùng vl tồn mua vào tk vl tồn ck
b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá
thực tế là vật liệu làm phức tạp, khó khăn và mất rất nhiều công sức vì thường
xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập
xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho lại diễn ra một cách liên tục.
Để hạn chế việc và khắc phục những khó khăn trên ,doanh nghiệp sử dụng
giá hạch toán - lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được thống nhất
trong cả kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và
hạch toán tổng hợp vật liệu.
Giá hạch toán = Số lượng vật tư x Đơn giá