LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu
1.1.1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản trong
quá trình sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình
thái vật chất ban đầu của nó.
Giá trị của nguyên vật liệu bị hao mòn toàn bộ trong quá trình sử dụng cho
nên nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo kỳ.
1.1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật.
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ
bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là cơ sở vật chất chính hình thành lên sản
phẩm. Do đặc điểm nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và được tiêu dùng
toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển
dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Cho nên, có thể nói nguyên
vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được ở bất kỳ quá trình sản xuất
nào. Dưới hình thái giá trị nó được biểu hiện bằng vốn lưu động. Chính vì lý do
này nguyên vật liệu được quản lý tốt tức là đã quản lý tốt vốn sản xuất kinh doanh
và tài sản của doanh nghiệp.
1.1.3.Đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi
khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng.
Để có được nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinh doanh
trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua. Do đó, ở khâu này cần quản lý
chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực
hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Đối với khâu bảo quản, doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt hệ thống kho
tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đong đếm cũng như thực

hiện đầy đủ chế độ bảo quản hợp lý đối với nguyên vật liệu để tránh hư hỏng mất
mát.
Trong khâu sử dụng, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm có hiệu
quả. Việc tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng
trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc
giảm chi phí, hạ giá thành từ đó tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.
Đối với khâu dự trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự
trữ tối đa và mức dự trữ tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh
được tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do công việc cung ứng
nguyên vật liệu không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao và dự toán chi
phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất (giá thành sản phẩm)
làm cho lợi nhuận tăng và phần tích luỹ của doanh nghiệp cũng tăng lên. Do vậy,
trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh
tình hình xuất dùng sử dụng cũng như khoản chi phí nguyên vật liệu cho quá trình
sản xuất sản phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc tăng hoặc giảm chi phí
nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
Như vậy, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử
dụng là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý và luôn đuợc
các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm.
1.1.4.Nhịêm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu
quản lý của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức phân loại chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương
pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số
liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm.

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua cũng
như tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất nhằm thúc đẩy
nhanh quá trình chuyển hoá của nguyên vật liệu, hạn chế ứ đọng nguyên vật liệu để
rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh.
1.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
1.2.1- Phân loại nguyên vật liệu.
Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh
doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật
liệu lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân
loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý
một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu
cầu quản trị doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật
liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng, nhằm phục
vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
*) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên
vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của
sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính không giống
nhau như sắt, thép, xi măng, gạch… trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản; vải
trong doanh nghiệp may mặc…Đối với các doanh nghiệp mà tiếp tục sản xuất kinh
doanh từ những bán thành phẩm mua ngoài thì những bán thành phẩm đó cũng
được coi là nguyên vật liệu chính như dây nhôm, cột điện… trong đơn vị sản xuất
kinh doanh điện.
+ Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng làm tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản
xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, …
+ Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong
quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas… được sử dụng
để phục vụ cho công nghệ sản xuất, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt

động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế,
sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, phương tiện truyền dẫn.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp và
thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu… dùng cho công tác xây lắp,
xây dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài
sản cố định…
Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ
cho từng loại, từng thứ từng nhóm nguyên vật liệu. Và là cơ sở để hạch toán chi
tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (theo dõi số lượng, giá trị).
*) Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai
nguồn:
+ Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên
doanh, nhận biếu tặng,…
+ Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự gia công chế biến hay còn gọi
là nguyên vật liệu tự chế.
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch
sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu
nhập kho.
*) Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên
vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận
bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Nhượng bán; đem góp vốn liên
doanh; đem quyên tặng.
*) Các đối tượng quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật

liệu cần thiết phải tiến hành mã hoá như:
- Mã hoá các loại nguyên vật liệu bao gồm: Các loại nguyên vật liệu chính,
các loại nguyên vật liệu phụ, các loại nguyên vật liệu khác.
- Mã hóa các kho chứa
- Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp sử dụng
- Mã hoá các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp.
*) Đối với các doanh nghiệp tổ chức kế toán nguyên vật liệu trên máy tính.
Hiện nay trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại
phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, để tổ chức kế toán nguyên vật liệu
được chặt chẽ, hợp lý yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, và
từng thứ, từng danh điểm. Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán
nguyên vật liệu đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục nguyên vật liệu được xây
dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho (TK 152) sẽ tạo
ra hệ thống sổ chi tiết từng nguyên vật liệu. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra
danh điểm nguyên vật liệu và để tăng cường tính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức
thuế suất thuế GTGT của từng nguyên vật liệu ở phần danh mục.
1.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những
thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định.
1.2.2.1-Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
*) Nguyên tắc giá gốc : Là một bộ phận của hàng tồn kho nên khi đánh giá
nguyên vật liệu cần thiết phải tuần thủ nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực 02-
hàng tồn kho.Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu; là
toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó ở địa
điểm và trạng thái hiện tại.
*) Nguyên tắc thận trọng : Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc,
nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo
giá trị thuần có thể thực hiện được.
*) Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán ít nhất là trong một niên độ kế toán.

Ngoài các nguyên tắc trên thì khi đánh giá nguyên vật liệu vẫn còn phải tuân
thủ thêm nguyên tắc hoạt động liên tục. Nguyên tắc này đòi hỏi mọi loại tài sản
trong đó có nguyên vật liệu phải được ghi nhận theo giá gốc.
1.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu.
a. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng
nguồn nhập:
*) Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm : giá mua,
các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá
trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật
liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng
quy cách, phẩm chất.
Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá
mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT.
Còn đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
hoặc không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì giá ghi trên hoá đơn là giá gồm cả
thuế GTGT.
*) Nhập do tự sản xuất, chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành
sản xuất của nguyên vật liệu tự sản xuất, chế biến.
*) Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: như thép phục vụ cho sản xuất chế
tạo xe máy, xe đạp. Trị giá thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất
kho để thuê ngoài gia công chế biến cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công
chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.
*) Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của
nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng với các chi
phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu.
*) Nhập nguyên vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi
trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận.
*) Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: trị giá vốn thực tế
nhập kho là giá trị hợp lý công các chi phí khác phát sinh.

*) Nhập nguyên vật liệu do thu hồi phế liệu từ sản xuất, thanh lý TSCĐ,
công cụ dụng cụ: được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được
hoặc bán được).
*) Trong điều kiện áp dụng máy vi tính:
Trong điều kiện áp dụng máy vi tính, các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu
cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng
nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại nguyên vật liệu thì chương
trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu
mua, cần phân bổ chi phí cho từng loại nguyên vật liệu nhập kho để làm căn cứ
tính giá vốn xuất kho. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập
nguyên vật liệu cần thiết xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập như: phiếu
nhập vật liệu, phiếu nhập vật liệu mua nhập khẩu,… Yêu cầu đối với chương trình
là không chỉ quản lý được nguyên vật liệu nhập kho mà còn phải tổng hợp các
nghiệp vụ nhập để trình bày trên tờ khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên
cạnh đó, để tăng cường tính tự động hoá khi nhập dữ liệu, chương trình phải tự
động tính thuế GTGT khi nhập giá mua, mức thuế suất thuế GTGT và điền vào bút
toán.
b. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm
khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ
thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị
phương tiện kĩ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp có thể xác định trị giá vốn thực
tế của nguyên vật liệu xuất kho theo một trong bốn phương pháp được quy định
trong chuẩn mực hàng tồn kho ( chuẩn mực số 02) sau:
*) Phương pháp tính theo giá đích danh
Nội dung: Theo phương pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ
vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn
thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Điều kiện áp dụng: phương pháp này đựoc áp dụng cho những doanh nghiệp
có ít chủng loại nguyên vật liệu, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tương đối lớn

có thể nhận diện được từng lô hàng.
Nhược điểm: phương pháp này trở nên phức tạp khó theo dõi nếu doanh
nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu.
*) Phương pháp giá bình quân gia quyền.
Nội dung: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ
vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công
thức:
Trị giá vốn thực
tế nguyên vật
liệu xuất kho
=
số lượng nguyên
vật liệu xuất kho
X
đơn giá bình
quân gia quyền
Đơn giá
bình
quân
=
Trị giá thực tế nguyên
vật
liệu tồn đầu kỳ
+
trị giá vốn thực tế
nguyên vật liệu nhập
trong kỳ
số lượng nguyên vật liệu
tồn đầu kỳ
+

số lượng nguyên vật liệu
nhập trong kỳ
- Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ nguyên vật liệu.
- Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ ( được tính vào cuối kỳ kế
toán) được gọi là ĐGBQ cả kỳ hay ĐGBQ cố định. Theo cách tính này khối lượng
tính toán giảm nhưng chỉ tính đựoc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời
điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.
- Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thời
điểm trước mỗi lần xuất được gọi là ĐGBQ liên hoàn hay ĐGBQ di động. Theo
cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế hàng ngày cung cấp thông tin được
kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp
này rất thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu không
nhiều, hoặc có chủng loại nguyên vật liệu nhiều nhưng đã làm kế toán trên máy.
*) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được
xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Do vậy, trị giá vốn thực tế của
hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh
nghiệp sử dụng nhiệu loại nguyên vật liệu theo dõi được số lượng, đơn giá của
từng lần nhập.
*) Phương pháp nhập sau xuất trước. (LIFO).
Nội dung: Theo phương pháp này giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất
trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập của nhãng lần nhập sau cùng. Do vậy, trị
giá vốn thực tế của hàng tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập
đầu tiên.
Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh
nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, theo dõi được số lượng, đơn giá của
từng lần nhập.