LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
I-/ MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ
CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN
XUẤT.
1-/ Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao
động. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động
có ích có thể tác động vào để taọ ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người
đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí
chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong
doanh nghiệp may mặc v.v... là những đối tượng lao động. Song không phải bất cứ
đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả bông tự bản thân nó
không phải là nguyên vật liệu. Nhưng nếu những quả bông ấy được lao động của
con người tác động để trở thành các sản phẩm chế biến nhằm cung cấp cho công
nghiệp dệt thì lại là nguyên vật liệu.
Như vậy, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới
dạng vật hoá. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động
chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình
thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu
chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ.
Từ đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá
trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung
cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lượng của sản phẩm có
bảo đảm hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng vật liệu. Do vậy cả số lượng
và chất lượng sản phẩm đều được quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu
vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí vật liệu được hạ
thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu để sản phẩm sản xuất ra có thể cạnh tranh trên thị
trường.
Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (50-70%) trong giá thành sản

phẩm nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu
mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao
vật liệu trong sản xuất. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản
phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và trong một chừng mực nào đó
giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết
kiệm nguồn tài nguyên không phải là vô tận.Do đó ,doanh nghiệp cần phải đặt ra
yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý nguyên vật liệu.
2-/ Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên
vật liệu không ổn định, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện
ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
Ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng
khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải làm sao cho
đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt
trong định mức. Ngoài ra phải đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp
chi phí vật liệu một cách tối đa.
Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính
chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có
cùng tính chất lý hoá giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm
ảnh hưởng đến chất lượng của nhau.
Ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu,
tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị
ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ
quá nhiều.
Ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất
dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý,
tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong
việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho
doanh nghiệp.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các

doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Điều kiện bảo quản vật
liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần
thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả
năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán
kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo
quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm tra theo dõi. Bên cạnh việc xây dựng và
tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh nghiệp cần
phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có
căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư
quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng
định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán
vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư không những phải đầy đủ cho từng chi
tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt
tới các định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các
quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ
chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời,
thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất
trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp và ở từng phân xưởng,
tổ, đội sản xuất.
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng
là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để đáp
ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt
các nhiệm vụ đươc giao .
3.Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:
Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời,
trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập-
xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã dùng và nhập kho.
Thứ hai: Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật
liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán
vật liệu cần hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ

các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu như: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ,
mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Thứ ba: Cần phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự
trữ và sử dụng vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có
thể xảy ra.
Thứ tư: Xác định chính xác về số lượng vật liệu và giá trị của nó thực tế đưa
vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác
giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành.
Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh
giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ
công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn.
Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu
trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm được và hạn chế khắc phục những
mặt còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
Song trước hết để hạch toán nguyên vật liệu kế toán phải tiến hành phân loại
và tính giá nguyên vật liệu.
II-/ PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU:
1-/ Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một
đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch
toán. Nhìn chung, nguyên vật liệu thường được phân loại theo công dụng kinh tế.
Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật
liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm
như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy. Đối với nửa thành phẩm mua
ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua
ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính.
Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ

trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu
chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng
để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ
cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy
v.v...).
Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá,
than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các
doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành
một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và
đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và
kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa
và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu tư cho XDCB.
Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên như bao
bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng...
Cách phân loại như trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết,
quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp
nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản
lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau:
Phân loại theo nguồn hình thành:
-Nguyên vật liệu mua ngoài
-Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất.
-Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng

thưởng...
Phân loại theo quyền sở hữu:
-Nguyên vật liệu tự có
-Nguyên vật liệu bên ngoài: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hoặc
nhận giữ hộ.
Tuy nhiên, hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài
khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác
tính giá thành. Chính vì vậy, cách phân loại vật liệu theo công dụng kinh tế là ưu
việt hơn cả.
2-/ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu :
Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật
liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất.
Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được
tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương
pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT
(nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính
thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)
a, Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập:
Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán
cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển,
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
=
Số lượng vật liệu xuất dùng
x
Giá đơn vị bình quân
bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí
thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho...) trừ khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Nếu
chi phí mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo
tiêu thức nhất định: Trọng lượng, giá trị...

Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ...).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối
thiểu.
Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương
đương.
b,Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể
sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên
tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng:
* Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này:
Giá đơn vị bình quân của kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập
Trong đó :
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng
độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh
hưởng tới công tác quyết toán nói chung.

Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không tính
đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phương pháp này được áp dụng trong
điều kiện giá cả thị trường ít biết động.
Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa
chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức,
tính toán nhiều lần.
* Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước,
xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.
Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
=
Giá hạch toán vật liệu xuất dùng
x
Hệ số giá vật liệu
Hệ số giá vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳGiá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
được dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích
hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
* Phương pháp nhập sau, xuất trước:
Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước
tiên, ngược với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau
xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.
* Phương pháp trực tiếp:
Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng
lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều
chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy,

phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp
giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có
tích tách biệt.
* Phương pháp giá hạch toán:
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ
tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Trong đó
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu
tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Như vậy việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch
toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu.
III-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU:
1-/ Tổ chức chứng từ:
a, Thủ tục nhập kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất thủ tục chứng từ nhập kho thường gồm:
+ Hợp đồng mua hàng.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
+ Phiếu nhập vật tư.
Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung
ứng, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng.
Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban
kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy
cách vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. trong biên bản ghi rõ kết luận
của ban kiểm nghiệm.
Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm
nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật tư”.
Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập
kho. Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao
và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận

cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán ghi sổ kế
toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh
toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật
liệu.
b, Thủ tục xuất kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu
cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di
chuyển nội bộ...
Trong mọi trường hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều
phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt
việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu. Trên các chứng từ
xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai, để làm gì).
Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho
vật liệu. Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau:
+ Phiếu xuất vật liệu.
+ Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
+ Phiếu xuất kho vật liệu kiêm di chuyển nội bộ.
“Phiếu xuất vật tư” sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không
thường xuyên với số lượng ít. Phiếu xuất vật tư được lập thành 3 liên, 1 liên giao
cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho
giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi
sổ. Do phiếu xuất vật tư chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trường hợp
sử dụng vật liệu nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên trong các doanh
nghiệp người ta ít sử dụng phiếu xuất vật tư mà thay bằng phiếu xuất vật tư theo
hạn mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó. Cuối tháng nếu không sử
dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập “Phiếu nhập vật tư” đem đến
kho cùng với vật liệu thừa và “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Thủ kho phải ghi
số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu.
Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào những

thoả thuận của khách hàng để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” Phiếu này được
lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1
liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.
Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp
bộ phận cung ứng lập “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ”
2-/ Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu:
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán
khá phức tạp ở doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá
trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì
vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với
nhau, để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong
việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế
toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng
thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong
hạch toán, quản lý có hiệu quả. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương
pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh
nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3
phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:
-Phương pháp thẻ song song.
-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
-Phương pháp sổ số dư.
a, Phương pháp thẻ song song.
Phương pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở
nước ta trong những năm 1970. Theo phương pháp thẻ song song.
Ở kho: Hàng này căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số
lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập,
xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một
dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Định kỳ (có thể
là 3 đến 5 ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho và
lượng tồn thực tế.

Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng
danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự
thẻ kho, chỉ khác là nó theo dõi cả số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về số
lượng vật liệu). Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập- xuất
kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và
ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập,
xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng
thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán
phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho
về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số
liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ
đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG
(3)
(2)
(2)
(1)
(1)
CHỨNG TỪ NHẬP
CHỨNG TỪ XUẤT
THẺ KHO SỔ CHI TIẾT TỔNG HỢP CHI TIẾT
b, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến
một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết
vật liệu:
Ở kho: Theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương
pháp thẻ song song.
Ở phòng kế toán: kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối

chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng thứ (danh điểm) vật
liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng
hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ
chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ
đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu giá trị vật liệu với kế toán tổng hợp.
Áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết
theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép,
tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch
toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ.
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO
PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
(3)
(3)
(4)
(2)
(2)(1)
(1)
CHỨNG TỪ NHẬP
CHỨNG TỪ XUẤT
THẺ KHO SỔ ĐCLC
BẢNG KÊ NHẬP
BẢNG KÊ XUẤT
c, Phương pháp sổ số dư.
Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch
toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ
việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán.
Ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải
tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy
định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng
từ gốc. Ngoài ra, thủ kho cần phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng

danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng
cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong
thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được
chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng
số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa
tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lỹ kế nhập-
xuất- tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi
trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền
nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của
(3) (4)
(2)
(2)
(1)
(1)
CHỨNG TỪ NHẬP
CHỨNG TỪ XUẤT
THẺ KHO SỔ SỐ DƯ BẢNG LUỸ KẾ NXT
từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên
sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán).
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO
PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
3-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
3.1-/ Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tồn kho
Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán có thể áp dụng phương pháp

kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương
pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của
công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán.
a, Phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh
tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên
tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác
cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo
phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được
Trị giá vật tư hàng hoá xuất
=
Tổng giá trị vật tư hàng hoá nhậpChênh lệch trị giá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ
lượng nhập- xuất- tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói
riêng.
b, Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả
kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp
rồi từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức:
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không
theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho mà giá trị vật tư, hàng hoá mua và
nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng. Tài khoản mua
hàng. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc
hạch toán nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích
khác nhau không cao mà bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho,
quầy, bến bãi.
3.2-/ Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu
a) TK 152 - Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật
liệu theo giá thực tế
Kết cấu TK 152:

Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ
(Mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...)
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ
(Xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt...)