KIỂM SOÁT CHI NỘI BỘ- ĐẠI HỌC ĐÀ LẠT

Mã hoá:TT/6.3/PTCKH
Thủ tục quy trình:

Lần ban hành: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/4/2005

KIỂM SOÁT CHI NỘI BỘ
Trang/ tổng số trang: 1/11

Tài liệu này không được tự ý sao chép khi chưa được sự đồng ý của Đại diện lãnh đạo bằng văn bản
I. YÊU CẦU VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG :
Hướng dẫn công việc này được thiết lập, thực hiện và duy trì nhằm hướng dẫn kiểm soát
các hoạt động chi nội bộ của nhà trường nhằm thực hiện chủ trương tăng thu, tiết kiệm
chi, tạo điều kiện tăng thu nhập cho CBVC trong trường.
II. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT:
1.Định nghĩa
:
(Không có)

2. Từ viết tắt:
TPTCKH: Trưởng phòng tài chính kế hoạch KTV: Kế toán viên
BGD&ĐT: Bộ giáo dục và Đào tạo BGH: Ban giám hiệu
TCKH: Phòng tài chính kế hoạch XDCB: Đầu tư xây dựng cơ bản
CBVC: Cán bộ viên chức QTTB: Quản trị thiết bị
III. NỘI DUNG
Lưu đồ các bước
công việc
Nội dung thực hiện
Người
chịu trách

nhiệm

Chuẩn chất lượng


Mẫu hồ
sơ
A- HOẠT ĐỘNG CHI

Hoạt động chi cụ thể gồm:
- Hoạt động chi qua Kho
bạc.
- Hoạt động thanh toán
qua Ngân hàng.
- Hoạt động mua vật tư,
tài sản.
- Các khoản chi tiền
lương theo Quy định của
Nhà nước và tiền lương
tăng thêm do trường chi
trả, tiền công và các
khoản phụ cấp.
- Một số khoản chi cụ thể
khác, v.v.

Hiệu
trưở
ng
Trưởng
phòng

TCKH
Hoạt động chi của
trường phải tuân
theo quy định của
nhà nước và theo
quyết định ban hành
Quy chế chi tiêu nội
bộ của trường.
- Quy
định
của
Nhà
nước
- Quy
chế chi
tiêu nội
bộ của
trường
Họat động
chi
E:\Data\Phong\Backup Web DLU\Contents\ISO\Phong Ke toan\Thu tuc\TTQT\TTQT KSCHI\KS hoat dong thu chi.doc

Mã hoá:TT/6.3/PTCKH
Thủ tục quy trình:

Lần ban hành: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/4/2005

KIỂM SOÁT CHI NỘI BỘ
Trang/ tổng số trang: 2/11

Tài liệu này không được tự ý sao chép khi chưa được sự đồng ý của Đại diện lãnh đạo bằng văn bản
Lưu đồ các bước
công việc
Nội dung thực hiện
Người
chịu trách
nhiệm

Chuẩn chất lượng


Mẫu hồ
sơ

- Căn cứ vào lệnh chi của
BGH, định mức chi đã
được hiệu trưởng duyệt,
hoặc các kỳ phát sinh do
các cá nhân/ đơn vị làm
tờ trình (Giấy đề nghị
tạm ứng, thanh toán,
biên bản nghiệm thu,
v.v. đã được BGH
duyệt).
- Căn cứ vào tính chất của
khoản chi, TPTCKH
kiểm tra tính hợp pháp
và trình tự thời gian,
chuyển đến kế toán viên

kiểm tra và thủ quỹ ti
ến
hành chi.
- Lập chứng từ chi và
trình ký.
- Chuyển thủ quỹ tiến
hành chi.
TPTCKH
Kế toán
viên
Thủ quỹ
CBVC có
yêu cầu
chi và
khách
hàng
Các hoạt động này
diễn ra theo tính chất
thường xuyên, vì
vậy các hoạt động
này phải tuân theo
quy định chung hiện
hành của Nhà nước.

- Giấy
đề nghị
thanh
toán/
tạm
ứng

- Biên
bản
nghiệm
thu
- Phiếu
chi

- Khi có yêu cầu chi đột
xuất, TPTCKH kiểm tra
tính hợp pháp.
- Kế toán viên kiểm tra số
học.
- Lập chứng từ chi và
trình ký.
- Chuyển thủ quỹ tiến
hành chi.

TPTCKH
Kế toán
viên
Thủ quỹ
CBVC có
yêu cầu
chi và
khách
hàng.
Đúng việc, có xác
nhận của đơn vị yêu
cầu
- Yêu

cầu chi
đột
xuất.
- Giấy
chi tiền


-
Sau khi kết thúc từng
nghiệp vụ kế toán, kế
toán viên chịu trách
nhiệm cập nhật hồ sơ và
lưu trữ như quy định của
thủ tục quy trình kiểm
soát hồ sơ.




Kế toán
viên

Hồ sơ lưu giữ theo
đúng yêu cầu của thủ
tục quy trình kiểm
soát hồ sơ được phê
duyệt
- Các
chứng
từ kế

toán
được
lưu
Chi thường
xuyên
Chi đột xuất
Lưu hồ
sơ
E:\Data\Phong\Backup Web DLU\Contents\ISO\Phong Ke toan\Thu tuc\TTQT\TTQT KSCHI\KS hoat dong thu chi.doc

Mã hoá:TT/6.3/PTCKH
Thủ tục quy trình:

Lần ban hành: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/4/2005

KIỂM SOÁT CHI NỘI BỘ
Trang/ tổng số trang: 3/11

Tài liệu này không được tự ý sao chép khi chưa được sự đồng ý của Đại diện lãnh đạo bằng văn bản
Lưu đồ các bước
công việc
Nội dung thực hiện
Người
chịu trách
nhiệm

Chuẩn chất lượng

Mẫu hồ
sơ
B. HOẠT ĐỘNG CHI QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC:





- Đầu năm tài chính, khi
có quyết định giao dự
toán kinh phí từ Bộ
chuyển đến trường,
được xác nhận của
BGH, Phòng TCKH
nhận quyết định giao
kinh phí.

Trưởng /
phó
phòng
TCKH
Theo đúng quy định
của BGD&ĐT
- Quyết
định
giao dự
toán
kinh
phí

- Căn cứ vào quyết định
giao dự toán kinh phí dự
toán và quy chế chi tiêu
nội bộ của trường để lập
dự toán năm và nhu cầu
chi quý.
- Trình Hiệu trưởng duyệt
và gửi Bộ chủ quản.
Trưởng/
phó
trưởng
phòng
TCKH
Đúng quy định của
BGD&ĐT và Quy
chế chi tiêu nội bộ
của trường
- Quy
chế chi
tiêu nội
bộ
- Dự
toán
ngân
sách
hằng
năm

- Lập chứng từ rút tiền/
chứng từ chuyển khoản

trình trưởng phòng xem
xét và hiệu trưởng
duyệt.


Hiệu
trưởng
TPTCKH
Kế toán
viên
Các chứng từ liên
quan đến hoạt động
chuyển tiền hoặc rút
tiền phải theo đúng
yêu cầu chứng từ hóa
đơn quy định của
Nhà nước
Chứng
từ rút
tiền
Chứng
từ
chuy
ển
khoản

- Lập chứng từ thanh
toán, tạm ứng.
- Trình trưởng phòng xem
xét và Hiệu trưởng

duyệt.

Hiệu
trưởng
TPTCKH
Kế toán
viên
Chứng từ phải có xác
nhận, phê duyệt của
các đơn vị liên quan
và theo mẫu quy
định của kho bạc nhà
nước
Chứng
từ
thanh
toán,
tạm
ứng.
Lập chứng từ
thanh toán,
tạm ứng
Lập dự toán
năm và nhu
cầu chi quý
Lập chứng từ
rút tiền hoặc
chuyển khoản
Nhận
Quyết

định giao
dự toán
kinh phí
E:\Data\Phong\Backup Web DLU\Contents\ISO\Phong Ke toan\Thu tuc\TTQT\TTQT KSCHI\KS hoat dong thu chi.doc

Mã hoá:TT/6.3/PTCKH
Thủ tục quy trình:

Lần ban hành: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/4/2005

KIỂM SOÁT CHI NỘI BỘ
Trang/ tổng số trang: 4/11

Tài liệu này không được tự ý sao chép khi chưa được sự đồng ý của Đại diện lãnh đạo bằng văn bản
Lưu đồ các bước
công việc
Nội dung thực hiện
Người
chịu trách
nhiệm

Chuẩn chất lượng


Mẫu hồ
sơ

- Lập bảng đối chiếu
kinh phí.

Kế toán
viên
Thủ quỹ
Bảng đối chiếu kinh
phí phải được lập
theo đúng yêu cầu
của kho bạc.
Các chứng từ kế
toán theo mẫu quy
định của Bộ tài
chính và của kho bạc
nhà nước

- Bảng
đối
chiếu
kinh
phí
hàng
tháng.
C- HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG:

- Kiểm tra số dư và số
tiền gửi vào tài khoản.

KTV/
Thủ quỹ

Chứng từ liên quan
phải theo mẫu Ngân
hàng nhà nước quy
định.

- Số dư
tài
khoản

- Trưởng phòng TCKH
căn cứ vào tình hình tài
chính của trường, quyết
định số tiền gửi vào và
rút ra tại ngân hàng và
kỳ hạn gửi.
- Căn cứ vào số dư trên
tài khoản, trưởng phòng
ấn định số tiền rút ra,
chuyển kế toán viên lập
chứng từ.
- Kế toán viên lập chứng

từ trình trưởng phòng
soát xét và Hiệu trưởng
duyệt.
- Chuyển chứng từ
đến
thủ quỹ để làm thủ tục
rút tiền.
Trưởng
phòng
TCKH
Chứng từ liên quan
phải theo mẫu Ngân
hàng nhà nước quy
định.

Không
có
Quyết định số
tiền gửi vào
ngân hàng
Kiểm tra
số liệu
Lập bảng
đối chiếu
kinh phí
hàng
tháng

E:\Data\Phong\Backup Web DLU\Contents\ISO\Phong Ke toan\Thu tuc\TTQT\TTQT KSCHI\KS hoat dong thu chi.doc

Mã hoá:TT/6.3/PTCKH
Thủ tục quy trình:

Lần ban hành: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/4/2005

KIỂM SOÁT CHI NỘI BỘ
Trang/ tổng số trang: 5/11

Tài liệu này không được tự ý sao chép khi chưa được sự đồng ý của Đại diện lãnh đạo bằng văn bản
Lưu đồ các bước
công việc
Nội dung thực hiện
Người
chịu trách
nhiệm

Chuẩn chất lượng


Mẫu hồ
sơ

- Lập chứng từ chuyển
khoản trình trưởng
phòng ký và Hiệu
trưởng duyệt.
- Tiến hành chuyển chứng
từ ra ngân hàng.
Hiệu

trưởng
TPTCKH
Kế toán
viên
Chứng từ liên quan
phải theo mẫu Ngân
hàng nhà nước quy
định.

-
Chứng
từ
chuyển
khoản

- Cuối tháng lập sổ gửi
ngân hàng và đối chiếu
trình trưởng phòng ký
soát xét và Hiệu trưởng
duyệt.






Hiệu
trưởng
TPTCKH
Kế toán

viên/ thủ
quỹ
Chứng từ liên quan
phải theo mẫu Ngân
hàng nhà nước quy
định.

- Sổ
quỹ
tiền
gửi.
C- HOẠT ĐỘNG MUA VẬT TƯ, TÀI SẢN:




- Đối với vật tư phục vụ
học tập/ đào tạo: đơn vị
có nhu cầu lập nhu cầu
và dự trù kinh phí,
chuyển đến phòng
QTTB, Phòng QTTB
căn cứ vào kế hoạch
giảng dạy của đơn vị và
ký xác nhận, chuyển đến
Phòng TCKH, Trưởng
phòng ký xác nhận,
chuyển bộ phận cung
ứng vật tư thực hiện.
- Đối với vật tư

khác: vật
rẻ, sửa chữa nhỏ, v.v. thì
đơn vị có nhu cầu đề
nghị chuyển đến Phòng
QTTB, bộ phận kỹ thuật
của phòng này sẽ kiểm
tra và đề xuất, chuyển
đến Trưởng phòng ký,
Phòng TCKH ký xác
nhận và BGH duyệt.
Trưởng
đơn vị có
yêu cầu
mua vật
tư
Các
Phòng/
ban có
liên quan

Đúng theo yêu cầu
của đơn vị
- Yêu
cầu
mua
vật tư.
- K
ế
hoạch
dự trù

kinh
phí
Tiếp nhận
yêu cầu
mua vật
tư
Lập sổ
quỹ và đối
chiếu
Lập chứng từ
chuyển khoản
E:\Data\Phong\Backup Web DLU\Contents\ISO\Phong Ke toan\Thu tuc\TTQT\TTQT KSCHI\KS hoat dong thu chi.doc