ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP
I. Tổ chức bộ máy kế toán.
Tại Công ty CP Xây Dựng số 9, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình
thức kế toán “nửa tập trung, nửa phân tán”, thực hiện chức năng hạch toán
độc lập. Theo mô hình này, những đơn vị thành viên có mức độ phân cấp quản
lý cao sẽ tổ chức bộ máy hạch toán riêng, còn đối với những đơn vị phụ thuộc
có mức độ phân cấp quản lý thấp chỉ cần một vài nhân viên kế toán với nhiệm
vụ thu thập chứng từ và xử lý một vài nghiệp vụ cơ bản cụ thể.
Phòng kế toán tài chính Vinaconex 9 có tất cả 11 nhân viên, bao gồm: 1
kế toán trưởng (trưởng phòng), 3 phó phòng, 5 kế toán viên và 2 kế toán viên
tập sự.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức của phòng tài chính kế toán
Kế toán trưởng
Tổ trưởng tổ 1
(Phó phòng, KT tổng hợp)
Tổ trưởng tổ 2
(Phó phòng, KTVT, công nợ…)
Tổ trưởng tổ 3
(KTQLDA)
KT Thanh toán
KT Ngân h ngà
Thủ kho, Thủ quỹ
KT Thuế vật tư
CNợ
KT KH- TKê
KT viên tập sự
KT các tổ, đội,
xí nghiệp
- Kế toán trưởng (Trưởng phòng): Do Giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm
vụ chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán trong toàn công ty;
- Phó phòng 1- Tổ trưởng tổ 1 (Kế toán tổng hợp): Có nhiệm vụ theo

dõi, tổng hợp toàn bộ chi phí và phản ánh lên giá thành công trình; lập các Báo
cáo tài chính định kỳ, Báo cáo nhanh, Báo cáo đột xuất; đôn đốc các đơn vị trực
thuộc hoàn thành quyết toán nội bộ và đối chiếu công nợ; điều hành công việc
khi Trưởng phòng đi vắng;
- Phó phòng 2- Tổ trưởng tổ 2 (phụ trách TSCĐ, VTư, CCDC, Thuế,
Công nợ, KH-TKê): Phụ trách công tác Kế hoạch- Thống kê; Kế toán TSCĐ- Vật
tư- CCDC như ghi chép, phản ánh về số lượng, mẫu mã, chủng loại, tăng giảm
tồn kho vật liệu, CCDC, tài sản…; kế toán công nợ, trực tiếp đôn đốc công tác
thu hồi công nợ, thanh toán công nợ tại các đơn vị trực thuộc;
- Phó phòng 3- Tổ trưởng tổ 3 (Kế toán quản lý Dự án): Chuyên
quản các Dự án đầu tư, các Dự án xây lắp chủ yếu thông qua công tác kiểm tra
chứng từ hoàn ứng của các đơn vị cấp dưới, lập tờ kê hạch toán chuyển cho Kế
toán tổng hợp kiểm tra để tiến hành ghi sổ Nhật ký chung;
KT các tổ, đội,
xí nghiệp
KT
viên
thực
tập
KT
KH-
TKê
KT
Thuế
vật tư
Thủ
kho,
Thủ
quỹ
KT

Ngân
h ngà
KT
Thanh
toán
Phó phòng
(KTQLDA)
Phó phòng
(KTVT, công nợ,thuế, KHTK)
Phó phòng
(KT tổng hợp)
Kế toán trưởng
(Trưởng phòng)
- Kế toán thanh toán: Thanh toán lương cho CNV, thanh toán BHXH,
quyết toán chi BHXH, chi khác; đôn đốc CNV hoàn chứng từ sau khi tạm ứng
tiền mặt;
- Kế toán ngân hàng: Theo dõi, báo cáo thu chi tiền vay, tiền gửi ngân
hàng, báo cáo tiền séc; ghi Sổ nhật ký chung chứng từ thu, chi tiền gửi, tiền vay
ngân hàng; báo cáo kinh phí đã cấp cho các công trình trọng điểm;
- Thủ quỹ, thủ kho Công ty kiêm văn thư, lưu trữ văn phòng: Lập
báo cáo thu, chi tiền mặt hàng tuần;
- Kế toán thuế, vật tư, công nợ: Phụ trách thủ tục nhập- xuất, kê khai
VAT chứng từ vật tư; đăng ký kê khai thuế với các địa phương; đôn đốc các
đơn vị nội bộ kê khai VAT, tổng hợp và kê khai thuế với Cục thuế Hà Nội; phân
bổ lương; ghi sổ Nhật ký chung chứng từ quỹ, chứng từ hoàn ứng các đơn vị
thuộc Tổ 1 chuyển quản;
- Kế toán Kế hoạch- Thống kê, ghi sổ nhật ký chung: Thực hiện công
tác kế hoạch, thống kê như: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, Báo
cáo thống kê định kỳ; hạch toán và ghi sổ Nhật ký chung chứng từ hoàn ứng;
ghi sổ Nhật ký chung chứng từ vật tư và chứng từ hoàn ứng các đơn vị thuộc

tổ 2 chuyên quản.
II. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại doanh nghiệp.
2.1. Chính sách kế toán áp dụng:
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính, chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty như sau:
- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày
31/12 dương lịch hàng năm;
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng. Đối với trường hợp có
nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải sử dụng tỉ giá thực tế
bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời
điểm phát sinh để hạch toán;
- Phương pháp hạch toán và kế toán chi tiết hàng tồn kho: Phương
pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận giá trị hàng tồn kho theo giá thực tế đích
danh;
- Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho: Được xác định theo giá
trị khối lượng thực hiện đã được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán của các
đơn vị thi công;
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao tuyến tính;
- Phương pháp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ;
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung trên máy vi tính.
2.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính.
Với loại hình Công ty Cổ phần và đặc thù hoạt động sản xuất kinh
doanh riêng, Công ty đã sử dụng 79 tài khoản trong danh mục hệ thống tài
khoản kế toán doanh nghiệp trừ các tài khoản: 158, 161, 441, 461, 466, 611,
631. Trong đó:
TK 152, 153, 155…: Công ty mở chi tiết theo từng đơn vị sử dụng, từng
kho, tên và quy cách vật tư;
TK 154, 621, 622, 623, 627: Công ty mở chi tiết theo từng công trình,

hạng mục công trình;
TK 131, 331: Công ty mở chi tiết theo từng khách hàng.
Đối với hệ thống tài khoản ngoài bảng, Công ty sử dụng 4 tài khoản
sau: 001, 003, 004, 007.
2.3. Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty áp dụng theo quy định của Luật
kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính Phủ bao
gồm:
- Chứng từ ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 5 chỉ
tiêu:
+ Lao động, tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương,
Giấy đi đường, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng
giao khoán, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương…;
+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm
vật tư hàng hoá, Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá, Bảng kê mua hàng, Bảng
phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ;
+ Bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, Thẻ quầy hàng;
+ Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị
thanh toán, Bảng kiểm kê quỹ, Biên lai thu tiền, Bảng kê chi tiền…;
+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ,
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ,
Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác: Danh sách
người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, Hoá đơn GTGT, Danh sách người
nghỉ ốm hưởng BHXH, Bảng kê thu mua hàng hoá vào không có hoá đơn…
2.4. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán:
Hệ thống sổ kế toán của công ty được áp dụng theo quy định về sổ kế
toán trong Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi
tiết.

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký
chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ Cái…
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân
hàng, Sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, Sổ tài sản cố định, Thẻ kho, Sổ chi tiết
thanh toán với người mua, Sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết đầu tư chứng khoán…
Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức kế toán nhật ký
chung có hỗ trợ hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung: Trong kỳ, khi phát
sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán dựa vào các chứng từ phản ánh các nghiệp
vụ vào Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt và các sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
Sau đó, kế toán căn cứ vào các số liệu đã ghi chép trên Sổ nhật ký chung phản
ánh vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng hoặc định kỳ, kế
toán phản ánh các nghiệp vụ trên Sổ nhật ký đặc biệt vào Sổ cái sau đó tổng
hợp số liệu, đồng thời đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ,
thẻ kế toán chi tiết). Kế toán lập tiếp Bảng cân đối số phát sinh từ các Sổ cái tài
khoản, sau đó từ Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh, kế
toán lập các báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Hàng
ngày, kế toán dựa vào chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ để xác định các
tài khoản ghi Nợ, ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy theo phần mềm đã cài
sẵn. Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập Báo cáo tài chính. Phần mềm
sẽ tự động thực hiện đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết để đảm bảo
tính chính xác, trung thực của thông tin đã được nhập trong kỳ. Cuối tháng,
cuối năm, kế toán tiến hành in ra Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, các báo cáo tài
chính và báo cáo quản trị.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN C NG LOÙ ẠI
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết
- Báo cáo t i chính.à
- Báo cáo kế toán quản trị
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
- Nhập số liệu h ng ng y:à à
- In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm:
- Đối chiếu, kiểm tra:
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ NHẬT K CHUNGÍ
Sổ nhật kí đặc biệt
Bảng TH sổ chi tiết
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Bảng cân đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CH NHÍ
Sơ đồ 2.2: Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung
Ghi chú:
Ghi h ng ng y:à à
Ghi cuối tháng hoặc định kì:
Quan hệ đối chiều:
2.5. Đặc điểm hệ thống báo cáo tài chính.
Hàng năm, vào cuối niên độ tài chính, Công ty phải lập 4 loại báo cáo
tài chính năm, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Đầu năm 2007, Công ty đã bắt đầu gia nhập sàn chứng khoán OTC.
Chính vì vậy, ngoài việc phải lập báo cáo năm, kế toán còn phải lập báo cáo tài
chính giữa niên độ dạng đầy đủ bao gồm: Bảng cân đối kế toán giữa niên độ
(dạng đầy đủ), BCKQHĐKD giữa niên độ (dạng đầy đủ), Báo cáo lưu chuyển

tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ), Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc.
Ngoài ra, đối với một Công ty cổ phần, kế toán còn phải lập hệ thống
báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ.
III. Đặc điểm một số phần hành kế toán cơ bản tại doanh nghiệp.
3.1. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
- Tài khoản sử dụng: 621, 622, 623, 627, 154 (mở chi tiết cho từng loại
chi phí, từng công trình, hạng mục công trình); và một số tài sản khác có liên
quan như: 111, 141, 334, 336, 338, 632…
- Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu xuất kho, thẻ kho vật tư, hoá đơn GTGT
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
+ Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ
+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…
- Sổ kế toán: Bảng kê chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, Sổ
cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154…, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ…
- Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ:
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tại các tổ, đội dựa vào các
chứng từ có liên quan tiến hành lập các bảng kê chi tiết cho từng tài khoản chi
phí (621, 622, 623, 627). Định kỳ cuối tháng, những kế toán này lập bảng tổng
hợp chi phí sau đó tập hợp chứng từ, các bảng chi tiết và tổng hợp gửi lên
phòng kế toán Công ty. Tại đây, từ các chứng từ và các bảng kê, các nhân viên
kế toán tiến hành lập Nhật kí chung, Sổ chi tiết và các Sổ cái các tài khoản 621,
622, 623, 627, sau đó tổng hợp vào Sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 154 để tính giá
thành công trình, hạng mục công trình.
Sơ đồ 2.4: hạch toán tổng hợp chi phí tính giá thành:
TK 621 TK 154 TK 111, 138, 152

Kết chuyển chi phí nguyên Các khoản ghi giảm

vật liệu trực tiếp chi phí sản xuất chung

TK 622
Kết chuyển chi phí TK 632
nhân công trực tiếp(cuối kì)
Tổng giá thành thực tế của CT,
TK 623 HMCT hoàn thành bàn giao
Kết chuyển chi phí sử dụng
máy thi công(cuối kì)
TK 155
TK 627
Kết chuyển chi phí Tổng giá thành thực tế của CT,
sản xuất chung (cuối kì) HMCT hoàn thành chờ tiêu thụ
3.2. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản sử dụng: 111, 112, 141, 131, 331, 511, 621,627,…và các tài khoản có liên quan.
- Chứng từ sử dụng:
+ Giấy uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, Phiếu thu, Phiếu chi
+ Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng
+ Biên lai thu tiền, Bảng kê chi tiền
+ Nhật kí thu tiền, chi tiền
+ Bảng kiểm kê quỹ
- Sổ kế toán: Sổ cái TK 111,112, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi
ngân hàng…
- Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ:
Khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
phát sinh, kế toán các tổ đội tập hợp chứng từ, xử lí sơ bộ sau đó ghi vào các
bảng kê chi tiết của các tài khoản khác có liên quan như : 152, 331, 131, 621.... ,
đồng thời phản ánh vào sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Định kì hoặc
cuối tháng, các kế toán này nộp chứng từ và các bảng kê có liên quan lên phòng
kế toán của công ty. Tại đây, các nhân viên kế toán sẽ tiến hành lập các sổ nhật

kí chung, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản…
Sơ đồ 2.5:
KẾ TOÁN TIỀN
131, 136, 138
141, 144, 224
121, 128, 221,
222, 223, 228
311, 341
411, 441
511, 512, 515, 711
141, 144, 244
121, 128, 221,
222, 223, 228
152,153,156,157, 211, 213, 217
311, 315, 331, 333, 334, 336, 338
627, 641, 642,
635, 811
133
111, 112
Thu hồi các khoản nợ phải thu
Thu hồi các khoản kí cược,
kí quỹ bằng tiền
Thu hồi các khoản đầu tư
515
635
Vay ngắn hạn, dài hạn
Nhận góp vốn, vốn cấp bằng tiền
Doanh thu thu nhập khác bằng tiền
Lãi Lỗ
Chi phí phát sinh bằng tiền

Thanh toán nợ bằng tiền
133
Mua vật tư hàng hoá, công cụ TSCĐ
Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng tiền
Chi tạm ứngkí cược, kí quỹ bằng tiền
IV. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây Dựng số 9 Vinaconex.
4.1. Khái quát chung về NVL.
Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thông qua ba yếu tố
đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động. NVL chính là đối
tượng lao động, là cơ sở chủ yếu để hình thành nên thực thể sản phẩm, được
thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo,
bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong
doanh nghiệp may mặc…
NVL của Công ty CP Xây dựng số 9 khá đa dạng gồm các loại sắt, thép,
xi măng, cốp pha, cừ thép…
Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào quá trình sản xuất dưới
tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật
chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
4.2. Vị trí và vai trò của NVL.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí NVL thường chiếm tỉ trọng lớn
từ 50- 67% trong chi phí sản xuất nên một sự biến động nhỏ về chi phí NVL
cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như: giá thành sản
phẩm, doanh thu, thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, yếu tố chất
lượng của NVL cũng rất quan trọng, NVL kém chất lượng sẽ ảnh hưởng đến
chất lượng công trình, làm giảm uy tín của công ty cũng như các mối làm ăn
lâu dài sau này.
Vì vậy, đối với các doanh nghiệp xây lắp nói chung và đối với Công ty CP
Xây Dựng số 9 nói riêng, việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu là điều kiện
không thể thiếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời,
đồng bộ, sử dụng hợp lý những vật liệu cần thiết cho công tác thi công công

trình, có dự trữ hợp lý, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí
vật tư trong tất cả các khâu của quá trình thi công.
NVL là tài sản lưu động của Công ty, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản
này giúp Công ty ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất,
giúp Công ty nâng cao sức tranh trong nền kinh tế thị trường nhất là trong
giai đoạn nước ta hội nhập WTO như hiện nay.
4.3. Phương pháp quản lý NVL .
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL, tổ chức hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty CP Xây dựng số 9, Công ty đã có biện pháp quản lý tương
đối chặt chẽ NVL ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nhằm tuân
thủ theo đúng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ISO 9000 Công ty đã áp dụng;
nguồn nhân lực cũng được bố trí hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác các
nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho.
- Tại khâu thu mua: Hoạt động thu mua vật tư phải tuân thủ theo quy
trình nghiêm ngặt nhằm đảm bảo yêu cầu về khối lượng, chất lượng, quy
cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo
đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và đáp ứng
được khối lượng của đơn đặt hàng;
- Tại khâu bảo quản: Công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi rộng rãi,
khang trang, thoáng mát, được trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ cho việc
bảo quản như cân, đong, đo, đếm…, điển hình là kho chính của Công ty tại Ninh
Bình, các kho của chi nhánh Ninh Bình và TPHCM. Điều này giúp NVL được dự
trữ, bảo quản hợp lý, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tránh
được tình trạng thất thoát, hao mòn, giảm phẩm chất;
- Trong khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng định mức tiết kiệm NVL, lập dự
toán chi phí sát với thực tế thi công nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL, giảm
chi phí NVL, giảm giá thành công trình, nâng cao thu nhập, tích luỹ cho Công ty;
- Tại khâu dự trữ: Công ty đã xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng
loại vật liệu, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không
bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình

trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều.
4.4. Phân loại NVL:
NVL được dùng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại với vai trò và
công dụng hết sức khác nhau. Muốn quản lý và hạch toán tốt thì NVL phải
được phân loại và sắp xếp theo một đặc trưng nhất định phù hợp. Trong thực
tế đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng
của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trưng này, vật liệu ở Công ty CP Xây Dựng
số 9 được phân ra thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là
cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Công ty bảo
quản, dự trữ các loại NVL chính như: sắt, thép, clanke, xi măng…tại kho Ninh
Bình, riêng các loại vật liệu như: cát, đá, sỏi… thì được mua và đưa thẳng trực
tiếp đến chân công trình.
- Nguyên vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ trong quá trình thi công,
được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng
của sản phẩm, hoặc có tác dụng hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lượng của
sản phẩm, hoặc được sử dụng để bảo quản CCDC… như: sơn, đinh, que hàn...
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than
bùn, củi… (nhiên liệu rắn), xăng, dầu… (nhiên liệu lỏng). Thực chất nhiên liệu
là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc
sử dụng nhiên liệu đóng một vai trò quan trọng trong công tác thi công công
trình như: nhiên liệu cho chạy máy thi công, phương tiện vận tải…nhất là đối
với lĩnh vực chủ yếu thi công cốp pha trượt dùng nhiều máy móc; đồng thời
nhiên liệu cũng có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác so với các vật liệu
phụ thông thường. Trong Công ty CP Xây Dựng số 9, nhiên liệu chủ yếu là xăng,
dầu như: dầu Therima, dầu FO, dầu Diezen, xăng A92, A95…
- Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng
sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ như: mũi khoan, xăm lốp
ôtô,… Vì nguồn TSCĐ rất quan trọng, ảnh hưởng đáng kể tới hoạt động thi
công nên Công ty luôn có kế hoạch mua sắm, dự trữ phụ tùng thay thế một

cách hợp lý và tiết kiệm.
- Phế liệu thu hồi: Là những loại vật tư, dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng
hết hoặc thu hồi phế liệu từ quá trình sản xuất, thu hồi do thanh lý TSCĐ để sử
dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh
tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.
Hiện nay Công ty có kho của công ty hoặc tại các chi nhánh Ninh Bình,
TPHCM được phân thành những khu chứa chủng loại vật tư khác nhau, riêng
kho của các tổ đội, do điều kiện vật chất và lượng NVL sử dụng ít hơn nên
thường để chung.
4.5. Phương pháp tính giá NVL.
Trong công tác tổ chức hạch toán, tính giá NVL là một công tác quan
trọng. Qua phương pháp tính giá, NVL được biểu hiện giá trị của chúng. Đối
với Công ty CP Xây Dựng số 9 cũng như trong hầu hết các doanh nghiệp, NVL
được tính theo giá thực tế.
 Đối với NVL nhập trong kỳ:
NVL của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chủ yếu
là mua ngoài, Công ty sử dụng giá thực tế xác định theo nguồn nhập. Công ty
tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế không bao gồm thuế
GTGT.
+ Đối với NVL nhập kho mua ngoài:
Ta có công thức tính giá như sau:
Giá thực tế
NVL nhập kho
=
Giá thực tế ghi trên hoá đơn
(chưa có thuế GTGT)
+
Chi phí vận chuyển,
bốc dỡ (nếu có)

Như vậy yêu cầu của phương pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy
đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán chưa có thuế kể cả phụ thu và
phí ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán.
Ví dụ 1: Theo hoá đơn mua hàng số 0060980 ngày 04/06/2007 thì giá
mua thực tế của thép φ20 và φ22 là 17.200.000 đồng, chi phí thu mua doanh
nghiệp phải chịu là 300.000 đồng (chưa bao gồm VAT).
Do đó:Giá thực tế của thép φ20 và φ22 là:
17.200.000 + 300.000= 17.500.000 (đồng)
+ Đối với NVL luân chuyển trong nội bộ Công ty:
Giá nhập kho là giá thực tế xuất kho của NVL ở các xí nghiệp chuyển lên
kho Công ty.
Ví dụ 2: Nhập đầu nối ty kích D32 và D25 từ đội xây dựng số 1 lên đội
xây dựng số 3 là 2.000.000 đồng của lần nhập ngày 12/04/2007.
Do đó: Giá thực tế của đầu nối ty kích là 2.000.000 đồng.
+ Đối với NVL nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến:
Giá nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển vật
liệu đến nơi thuê chế biến và từ đó về Công ty cộng với số tiền phải trả cho
người nhận chế biến.
Ví dụ 3: Phiếu xuất kho ngày 05/03/2007 Công ty xuất để gia công chế
biến 25 ống thép mạ nhúng kẽm đơn giá 150.000 đồng/ống, chi phí vận chuyển
cả lúc đem đi gia công và lúc nhập về là 200.000 đồng, chi phí phải trả người
nhận gia công chế biến là 300.000 đồng.
Do đó: Giá thực tế nhập kho là:
150.000 x 25+120.000+ 300.000 =4.250.000(đồng)
Đơn giá là: 4.250.000/25=170.000(đồng/ống)
+ Đối với NVL thu hồi từ SXKD:
Giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được.
 Đối với NVL xuất kho trong kỳ:
NVL xuất kho của Công ty chủ yếu là dùng để thi công các công trình
xây dựng công nghiệp với công nghệ cốp pha trượt.

Việc tính giá xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau, đó là các
phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp nhập trước xuất trước
(FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, bình
quân sau mỗi lần nhập, phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Công
ty CP Xây Dựng số 9 dùng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá NVL
xuất kho. Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc
hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất
NVL nào sẽ tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó.
Trị giá vốn
NVL xuất kho
=
Số lượng
NVL xuất kho
+
Đơn giá thực tế NVL nhập
kho theo từng lần nhập
Ví dụ 4: Theo phiếu xuất kho ngày 06/06/2007 xuất 35 tấn xi măng
Nghi Sơn PCB40 cho sử dụng ở trạm trộn bê tông, đơn giá là 836363,63
đồng/tấn.
Do đó: Trị giá xi măng PCB40 xuất kho là:
35x836.363,63=29.272.727(đồng)
4.6. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP Xây Dựng số 9.
4.6.1. Các chứng từ và thủ tục nhập- xuất- tồn NVL.
Nhằm quản lý tốt công tác nhập- xuất- tồn vật tư hàng hoá tại Công ty,
đồng thời đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán, phục vụ tốt công
tác quản lý chung, Công ty có những chứng từ sử dụng và thủ tục sau:
a. Thủ tục và chứng từ nhập kho:
*NVL nhập kho từ mua ngoài:
- Trường hợp NVL về kèm theo hoá đơn GTGT:
+ Các chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu nhập

kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, Hoá đơn GTGT…
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ NVL nhập kho
Phòng KT- QLDA
Giám Đốc
Người giao h ngà
Người kiểm nhận
Kế toán vật tư
Thủ kho
Kế toán vật tư
Bảo quản v là ưu
Lệnh nhập vật tư
Duyệt
Hoá đơn GTGT
BBản
kiểm nhận
Phiếu nhập kho
Nhập kho
(thẻ kho)
Nhập số liệu v o MTà
+ Thủ tục mua hàng nhập kho:
Trước hoặc trong thời gian thi công công trình, trưởng ban điều hành
công trình, Giám đốc các xí nghiệp, tổ đội…có nhu cầu nhập vật tư thì sẽ viết
đơn đề nghị cung ứng sản phẩm, sau đó trưởng phòng TC-KT sẽ xem xét đơn và