VÍ DỤ VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TSCĐ HỮU HÌNH TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG

VÍ DỤ VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TSCĐ HỮU HÌNH TRONG
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG
I. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
- Bộ máy kế toán của công ty dược tổ chức theo hình thức tập chung
toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của công ty, ở
các đội sản xuất, đợn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy
kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ
thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật tư,lao
động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi
lên công ty vào ngày 25 hàng tháng.
- Cơ cấu tổ chức phòng tài chính - kế toán.
+ Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn
giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra
công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản
lý, chịu trách nhiệm với giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
+ Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và
kết quả kinh doanh.
+ Kế toán vật tư - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập xuất
tồn của vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng
mục công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp
thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa
chữa và giá trị trang thiết bị.
+ Kế toán tiền lương và các khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ
lương củ các đội và các khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập
hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải
tính cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Theo dõi tiền vay và các
khoản trả lãi ngân hàng.
1 1
+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết
theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh
toán, cuối tháng lập bảng kê thu chi và đối chếu với kế toán tổng hợp.

+ Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ
tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng cùng với kế toán tiền mặt quản lý
tiền của công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần
xây dựng số 2 Thăng Long.
Kế toán trưởng
Kế toán tiền mặt
Kế toán tổng hợp
Kế toán tiền lương
Thủ quỹ
Kế toán vật tư TSCĐ
CCDC
Nhân viên thống kê kế toán tại các đội

2 2
II. HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công
xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh
thường xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất
phát sinh trong kỳ cho từng công trình cũng như toàn bộ công ty, công ty
áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Phương pháp này
không những phản ánh được kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình
mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí cho từng công trình
trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng như giám đốc
công ty đánh giá được số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự toán thi
công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công .
Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như thuận tiện cho công tác
hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Để giảm bớt nâng cao khối lương công việc ghi chép sổ sách kế toán,

nâng cao năng suất, chất lượng kế toán cũng như đảm bảo tính kịp thời
chính xác của công tác kê toán công ty đã sử dụng phần mềm kế toán
AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toán máy này, kế toán chỉ việc cập nhật
chứng từ kế toán ban đầu đã được phân loại vào máy tính sẽ tự động tính
toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành các thông tin trên Sổ cái và
Báo cáo tài chính, phần mềm này bao gồm:
-Hệ thống: Gồm các phần như: danh mục các đơn vị sử dụng; tháng
năm làm việc; khai báo mật khẩu quyền sử dụng;...
-Danh mục: Gồm các danh mục tham chiếu như: danh mục tài khoản,
chứng từ kế toán, đối tượng pháp nhân đối tượng tập hợp...
3 3
-Cập nhật chứng từ: Là phần phục vụ cho việc cập nhật các chứng từ
của các thành phần kế toán.
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu v o máy tínhà
Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết
Các báo cáo kế toán
Quy trình xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 được mô tả bằng sơ đồ sau:
Bước 1- Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào
các chứng từ gốc nhận được, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2
màn hình cập nhật cho 2 nhóm chứng từ sau:
-Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác.
-Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu – công cụ dụng cụ, xuất vật liệu –
công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm.
Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao
diện giống nhau, phương pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập
nhật đều như nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có
một số yếu tố cơ bản sau:

*Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ,
đối tượng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tượng tập hợp, diễn
giải...
4 4
*Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng,
đơn giá số tiền...
*Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền.
Bước 2-Xử lý dữ liệu:
Sau khi đã cập nhật, máy tự động xử lý các số liệu này bằng cách
chuyển vào các sổ sách liên quan như: Sổ kê toán chi tiết, Bảng tổng hợp
chứng từ gốc cùng loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái...
Bước 3- In báo cáo:
Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan được
chuyển vào báo cáo tài chính và máy cho phép in ra báo cáo này(Bảng cân
đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,...).
III. THỰC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG
1. Đặc điểm và tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ tại Công ty
1.1. Phân loại và đặc điểm tài sản cố định:
Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử
dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham
gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mòn dần và
giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất – kinh
doanh và giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư
hỏng.
Đối với công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long với đặc điểm là
sản xuất – kinh doanh vật liệu xây dựng và thi công xây lắp các công trình
xây dựng thì tài sản cố định là một trong các yếu tố quan trọng và chiếm
giá trị lớn trong tổng tài sản của công ty. TSCĐ tại Công ty chủ yếu là máy

móc thiết bị phục vụ sản xuất vật liệu xây dựng, thi công xây lắp công
trình và phương tiện vận tải truyền dẫn. Máy móc thiết bị thường xuyên
chiếm khoảng 45 đến 60%, phương tiện vận tải truyền dẫn chiếm khoảng
5 5
20 n 30% trong c cu ti sn ti Cụng ty. Trong ú nhúm TSC quan
trng nht l mỏy múc thit b thi cụng. Nhúm ny bao gm:
Mỏy lm t gm: mỏy i, mỏy m, mỏy xỳc, mỏy san, mỏy lu
Thit b x lý nn múng gm: gu khoan, bỳa úng cc
Mỏy xõy dng gm: cn cu, mỏy cun lng st, trm trn bờ tụng
Mỏy lm ỏ gm: mỏy nộn khớ, mỏy khoan ỏ
Ngoi ra trong s nh ca vt kin trỳc ca Cụng ty cng cú loi
tham gia phc v giỏn tip vo qỳa trỡnh thi cụng cụng trỡnh nh nh
lu ng, nh v sinh cỏ nhõn Bờn cnh ú l cỏc loi thit b, dng c
phc v cho cụng tỏc qun lý ca Cụng ty.
Túm li vi c im kinh doanh nh vy thỡ ti sn c nh trong
cụng ty cng rt phong phỳ:
Thiết bị văn phòng Nhà cửa VKT
Máy vi tính Nhà hội trường Công ty
Máy in Sân nền Block
Máy điều hoà Nhà côpha trượt
Máy Fax Phòng thí nghiệm
Máy Photocopy Bể nước
Thiết bị phòng thí nghiệm Bể phun...
Máy móc thiết bị Phương tiện vận tảI
Đầm đất Xe vận chuyển bê tông
Máy cắt Xe ô tô sơmi MAZ5535
Máy hàn Xe ô tô tự đổ MAZ5549
Máy vận thăng Xe ô tô 29-30
Máy cắt sắt Ô tô kia ben
Máy xúc Xe ô tô KAMAZ

Máy trộng bê tông
Máy ủi .
6 6
1.2. Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định
Trong lĩnh vực quản lý tài sản cố định, Công ty có những quy định
sau:
• Mỗi TSCĐ đều được lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do
phòng kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toán do phòng kế toán quản lý. Hồ sơ
kế toán của một TSCĐ bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến TSCĐ đó
từ khi nó được đưa vào sử dụng ở doanh nghiệp cho tới khi thanh lý, điều
chuyển… Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ TSCĐ. TSCĐ khi nhận về
đơn vị phải tổ chức bàn giao, lập biên bản bàn giao và biên bản nghiệp thu
TSCĐ.
• TSCĐ được bảo quản trong kho của Công ty, kho tại các công trình,
hoặc khu vực riêng của Công ty. TSCĐ đưa đi hoạt động ở các công trình
phải có giấy phép hoặc hợp đồng. Công ty có một bộ phận bảo vệ chuyên
quản lý TSCĐ.
• Công ty chỉ được thực hiện đánh giá lại TSCĐ trong các trường hợp
sau:
1. Kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quyết định của Nhà nuớc.
2. Thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu.
3. Sử dụng tài sản để góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần.
4. Điều chỉnh giá để đảm bảo giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp.
Việc kiểm kê đánh giá lại tài sản phải theo đúng quy định của Nhà
nước. Các khoản tăng hoặc giảm gái trị đánh giá lại tài sản phải hạch
toán theo đúng quy định hiện hành.
Công ty tiến hành trích khấu hao theo Quyết định số 206/2003/QĐ-
BTC của Bộ tài chính. Hàng năm, nguồn vốn khấu hao của những TSCĐ do
Tổng công ty điều chuyển cho Công ty sử dụng sẽ được nộp lên cơ quan
Tổng công ty. Toàn bộ số khấu hao của những tài sản cố định được đầu tư

7 7
bằng vốn tự có, vốn do Nhà nước cấp được sử dụng để tái đầu tư, thay
thế, đổi mới TSCĐ và sử dụng cho nhu cầu kinh doanh của Công ty.
2. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại Công ty
2.1. Thủ tục chứng từ, sổ sách, tài khoán sử dụng và quy trình hạch
toán chung
a. Thủ tục chứng từ, sổ sách
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp
thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán Công ty thường
xuyên phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động tăng
giảm. Khi có các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, các chứng từ mà kế toán sử
dụng đều theo mẫu quy định chung của bộ tài chính. Các chứng từ, sổ sách
mà kế toán Công ty sử dụng để theo dõi, hạch toán TSCĐ bao gồm:
+ Hoá đơn (GTGT)
+ Biên bản thanh lý hợp đồng
+ Hợp đồng giao khoán
+ Biên bản giao nhận TSCĐ
+ Thẻ tài sản cố định
+ Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Sổ chi tiết tài sản cố định
+ Sổ cái TK211
+ Sổ cái TK212
+ Sổ cái TK213
+ Sổ cái TK214
b. Tài khoản sử dụng
Để tiến hành hạch toán, kê toán công ty sử dụng các TK 211, 213,
214. Ngoài ra, để hạch toán TSCĐ kế toán viên còn sử dụng các tài khoản
sau:111, 112, 331, 411…

8 8
c. Quy trình hạch toán chung
Đối với các nghiệp vụ về tài sản cố định, kế toán viên sẽ thực hiện
hạch toán theo quy trình chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các hoá
đơn, chứng từ sử dụng khi các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, kế toán tiến
hành định khoản và đưa dữ liệu vào máy, kế toán sử dụng phần mềm kế
toán máy tiền hành theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trên các sổ sách kế
toán như: sổ chứng từ ghi sổ,sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết tài sản
cố định, Sổ chi tiết các tài khoản 211, 213, 214. khi tiến hành hạch toán về
tài sản cố định kế toán trong Công ty cổ phần xây dụng số 2 Thăng Long
hạch toán cũng như quy trình chung về hạch toán của chế độ kế toán.
2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng TSCĐ
Nhu cầu sử dụng TSCĐ tại Công ty hết sức đa dạng, nhất là nhu cầu
sử dụng máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình. Do đó, nghiệp vụ
tăng TSCĐ tại Công ty xây dựng số 2 diễn ra khá thường xuyên và với quy
mô lớn. Tuy nhiên, việc trang bị thêm TSCĐ phải được lập kế hoạch cụ thể,
phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc biệt có những nghiệp vụ
phải thông qua sự phê duyệt của Tổng giám Đốc Công ty.
TSCĐ của Công ty tăng do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là hai lý
do sau:
+ TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm, trang bị.
+ TSCĐ tăng do các Công ty khác thuộc Tổng công ty chuyển sang và
văn phòng công ty điều về.
Ngoài ra còn có thể do Công ty tự xây dựng, do đánh giá lại TSCĐ …
Mọi trường hợp tăng TSCĐ đều phải được lập hồ sơ lưu trữ gồm
chứng từ, sổ sách để đảm bảo cho việc quản lý TSCĐ đạt hiệu quả cao. Sau
khi có đày đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TSCĐ cập nhập vào máy để từ đó in
ra các sổ kế toán cần thiết.
Do phạm vi chyên đề em xin trích dẫn ví dụ về :
9 9

TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm
Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ tại
Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới
TSCĐ trình lên Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty. Cũng có trường hợp xuất
phát từ nhu cầu sử dụng TSCĐ trong quá trình thi công công trình, các đội
xây dựng sẽ đề xuất yêu cầu trang bị TSCĐ.
Sau khi có sự phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty, thông
thường phòng vật tư sẽ lựa chọn nguồn cung cấp và sẽ tạm ứng đi mua
sắm TSCĐ, sau đó kế toán sẽ quyết toán và tiến hành ghi nhânj giá trị tài
sản. Sau đó, căn cứ vào giá trị thực tế của hàng mua trên hoá đơn chứng
từ hợp lệ, kế toán sẽ quyết toán số tạm ứngvà tiến hành ghi nhận giá trị
TSCĐ.
Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi,
tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Sau khi Ban Giám đốc phê
duyệt thì sẽ tiến hành các thủ tục mua TSCĐ , gồm :
-Hợp đồng kinh tế.
- Hồ sơ đấu thầu
-Phiếu chi tiền hoặc phiếu uỷ nhiêm chi
-Biên bản bàn giao thiết bị.
-Biên bản thanh lý hợp đồng.
Trích số liệu ngày 10/7/2004, công ty đã mua may xúc đào HITACHI
đã qua sử dụng,mua băng vốn tự có,số tiền là 622.398.400 VNĐ đã bao
gồm thuế GTGT 5% của Công ty TNHH Hồng Anh
Các chứng từ gồm:
10 10