THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG

Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết
quả bán hàng tại công ty vật t kỹ thuật xi
măng
2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty vật t kỹ
thuật xi măng.
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty .
Công ty vât t kỹ thuật xi măng là doanh nghiệp của nhà nớc, thành viên của
Tổng công ty xi măng Việt Nam, vốn kinh doanh thuộc sở hữu của Nhà nớc. Công
ty có t cách pháp nhân, hạch toán độc lập.
Tên giao dịch chính thức của công ty:
Công ty vật t kỹ thuật xi măng
Add : 348 Giải Phóng - Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội.
Tel : 8643660 máy lẻ 202
Fax : (84-4) 8642586
Số TK : 10201-000001801-0-NHCT Hai Bà Trng- Hà Nội
Mã số thuế : 0100105694
Tổng CB.CNV là 720 ngời trong đó khối kinh doanh 580 ngời và khối vận
tải 140 ngời
Hoạt động chủ yếu là kinh doanh xi măng .
Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp vật t kỹ thuật xi măng ( Xí nghiệp
VTKTXM ) trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng - Bộ xây dựng . Xí nghiệp
đợc thành lập theo quyết định số 203A/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 02 năm 1993
của Bộ trởng Bộ xây dựng.
Ngày 30/9/1993, Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD- TCLĐ đổi tên xí
nghiệp VTKTXM thành Công ty vật t kỹ thuật xi măng ( Công ty VTKTXM), lúc
đó công ty có nhiệm vụ là :
+ Quản lý nguồn vốn góp tham gia liên doanh nghiền và sản xuất xi măng.
+ Tổ chức bán lẻ xi măng tại địa bàn Hà Nội .
+ Là lực lợng dự bị tăng cờng cung ứng xi măng cần thiết trên địa bàn Miền
Bắc ( từ Vinh trở ra ).
Ngày 10/7/1995, Chủ tịch HĐQT Tổng công ty XMVN đã quyết định số

833/TCT-HĐQT, về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực
lợng cán bộ công nhân viên hai chi nhánh tại HN của CTXM Bỉm Sơn và công ty
xi măng Hoàng Thạch cho công ty VTKTXM quản lý kể từ ngày 1/8/1995 với
chức năng nhiệm vụ:
+Tổ chức kinh doanh, lu thông tiêu thụ xi măng và trên thị trờng HN.
+Làm Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai công ty xi măng Hoàng Thạch và
xi măng Bỉm Sơn.
+Các hoạt động tham gia liên doanh của công ty đợc bàn giao lại cho các
thành viên khác trong Tổng công ty XMVN.
Ngày 23/5/1998 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty xi măng VN đã ra các quyết
định sau :
+Quyết định số 605/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chức năng
nhiệm vụ, tài sản và lực lợng CBCNV hai Trung tâm tiêu thụ xi măng phía bắc
Sông Hồng và một số Công ty VTKTXM cho Công ty vật t vận tải xi măng quản
lý kể từ ngày 01/6/1998.
+Quyết định số 606/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ, tài sản và lực lợng CBCNV hai chi nhánh tại Hà Tây và Hòa Bình của
công ty XMBS và công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/6/1998.
Đổi tên chi nhánh công ty XMBS thành chi nhánh công ty VTKTXM.
Chuyển phơng thức làm Tổng đại lý sang mô hình mua đứt bán đoạn Đến
thời điểm này, địa bàn hoạt động của công ty đã đợc mở rộng từ Hà Nội (phia
Nam), Hà Tây và Hòa Bình.
Ngày 21/3/2000 theo quyết định số 97/XMVN-HĐQT của Chủ tịch HĐQT-
Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản
và lực lợng CBCNV làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng của công ty
VTKTXM quản lý từ ngày 01/4/2000 bao gồm:
Các chi nhánh tại Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai và hai trung
tâm tiêu thụ xi măng phía Bắc Sông Hồng và một số công nhân của công ty
VTKTXM trớc đây chuyển sang.
Ngày 27/3/2002, tại quyết định số 85/XMVN-HĐQT của Chủ tịch HĐQT-

Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và
lực lợngCBCNV ở hai Chi nhánh Công ty VTKTXM tại Hà Tây, Hòa Bình cho
công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002.
Nh vậy kể từ khi thành lập đến nay, Công ty VTKTXM đã trải qua nhiều
biến động, do thay đổi mô hình tổ chức, chức năng nhiêm vụ vì vậy đã ít nhiều
ảnh hởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Mặc dù vậy Công ty vẫn
nhanh chóng sắp xếp ổn định tổ chức, với địa bàn hoạt động ở hầu hết các tỉnh
phía Bắc nh: Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ,
Yên Bái, Thái Nguyên SXKD hiệu quả và dảm bảo đời sống thu nhập cho
CBCNV và đơc thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tốc độ
tăng(%)
Năm 2005, diễn biến thị trờng phức tạp: ảnh hởng thời tiết, giá xăng dầu
tăng caođặc biệt là mức độ cạnh tranh gay gắt của các chủng loại, đối tác tham
gia kinh doanh xi măng trên thị trờng. Do vậy, dù rất cố gắng song sản lợng tiêu
thụ xi măng của công ty mới ở mức hoàn thành kế hoạch song vẫn thấp hơn năm
2004.
Dù doanh thu thuần ở mức thấp song lợi nhuận sau thuế đã tăng cao hơn so
với 2004 là do chi phí bán hàng năm 2004 quá cao, cao hơn gần 20 tỷ so với năm
2005.
Trớc tình hình đó, năm 2006 công ty đã đề ra các phơng hớng, biện pháp
nhằm đạt các mục tiêu trong kinh doanh, đảm bảo công ăn việc làm cho CBCNV:
- Bám sát nhiệm vụ Tổng công ty giao, nắm chắc nhu cầu thị trờng. Luôn đảm
bảo đủ chân hàng đáp ứng nhu cầu xi măng của thị trờng và giữ bình ổn giá xi
măng tại địa bàn đợc phân công.
- Khắc phục mặt còn yếu kém, tồn tại trong năm 2005, nêu cao vai trò cán bộ,
củng cố cửa hàng và cải tiến phơng thức bán hàngđể tiêu thụ 2,2 triệu tấn xi
măng trở lên.
- Nhanh chóng ổn định hoạt động sản xuất của xí nghiệp bao bì Vĩnh Tuy đảm
bảo sản lợng theo kế hoạch, hạn chế lỗ tới mức thấp nhất.

- Thực hành triệt để công tác tiết kiệm, tăng cờng công tác kiểm tra, giám sát.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
* Lĩnh vực kinh doanh:
- Tổ chức lu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn : Hà Nội, Hà
Tây, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai, Bắc Cạn, Sơn La, Lai
Châu, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Yên Bái.. Tổ chức hệ thống bán buôn
và mạng lới bán lẻ thông qua đại lý, cửa hàng.
- Thực hiện mua xi măng từ các nhà máy thuộc tổng công ty theo kế hoạch
- Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng hiệu quả tại các địa bàn theo kế hoạch
- Tổ chức tốt công tác tiếp thị để bán hàng và nắm bắt nhu cầu tiêu thụ xi
măng từng tháng, quý và năm trên địa bàn đợc giao phụ trách, lập kế hoạch nguồn
hàng đúng, sát nhu cầu.
- Tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo đủ lợng hàng dự trữ hợp lý trong kinh
doanh, đặc biệt vào mùa xây dựng.
- Tổ chức và quản lý lực lợng, phơng tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị. Khai
thác sử dụng hiệu quả lực lợng vận tải để đa xi măng đến các đầu mối giao thông,
ga, cảng, đến chân công trình
* Đặc điểm mặt hàng của công ty:
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xi măng Hoàng Thạch, xi măng
Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệpvới các
chủng loại rất phong phú, có chất lợng cao, uy tín trên thị trờng nh: PC30,
PC40,PCB30,PCB40
Trong đó, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 40%, xi
măng Bút Sơn 25%, xi măng Bỉm Sơn 20%, xi măng Hải Phòng 10% và các loại
xi măng khác. Nh vậy xi măng Hoàng Thạch đợc ngời tiêu dùng cả nớc tín nhiệm,
thờng đợc sử dụng cho các công trình trọng điểm của cả nớc. Do đó, công ty rất
quan tâm chú trọng kinh doanh mặt hàng này.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.
Bộ máy của công ty đơc thực hiên theo mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi
đơn vị, phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, nhng kết hợp chặt chẽ hài hòa

cho mục tiêu chung của công ty .
* Giám đốc công ty: Là ngời đứng đầu, do HĐQT của Tổng công ty bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Đồng
thời là ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty và pháp luật về toàn bộ kết quả
hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc chịu trách nhiêm chung, trực tiếp
đảm nhận các lĩnh vực tổ chức nhân sự, tài chính kế toán và quản trị văn phòng.
* Phó Giám đốc kinh doanh ( PGĐ kinh doanh ) :
- Phụ trách các nghiệp vụ kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh.
- Phụ trách về hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn vật t hàng hóa, công
tác nội chính, thanh tra kiểm tra.
* Phó giám đốc phụ trách vận tải (PGĐ phụ trách vận tải ):
- Phụ trách đơn vị vận tải hàng hóa bằng các phơng tiện vận chuyển hàng nội
bộ DN từ đầu nguồn.
- Làm công tác định mức trong khâu vận tải.
- Phụ trách công tác đào tạo, cải tiến kỹ thuật và công tác đầu t, sửa chữa lớn.
Các phòng ban của Công ty có chức năng nhiêm vụ chủ yếu sau:
*Phòng Tổ chức lao động ( P.TCLĐ):
+ Xây dựng kế hoạch nhân sự, quy hoạch cán bộ, đào tạo nhận xét, đánh giá
cán bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, đề xuất nâng cao bậc lơng, tham mu giải
quyết tranh chấp về lao động tiền lơng trong Công ty.
+ Tổ chức lao động hợp lý, và thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời
lao động nh nghỉ phép, nghỉ hởng chế độ BHXH, theo dõi quyết toán thu, nộp
BHXH, báo cáo tăng giảm BHXH.
Phòng Kinh tế kế hoạch (P.KTKH):
- Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch cho các phòng ban.
- Lập dự thảo hợp đồng kinh tế mua, bán xi măng; hợp đồng thuê phơng tiện
vận tải; hợp đồng thuê kho dự trữ xi măng.
- Công tác xây dựng sửa chữa lớn.
Phòng Kế toán tài chính (P.KTTC):
- Xây dựng đơn giá, chi phí lu thông, kế hoạch tài chính.

- Chỉ đạo lập chứng từ ban đầu và lập sổ hạch toán theo đúng quy định của Nhà
Nớc, cấp trên.
- Quản lý vốn tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, không để thất thoát vốn và
tiền hàng.
- Chỉ đạo về công nợ và thu hồi công nợ, không để tiền hàng đọng lại khó đòi
- Giám sát các chứng từ, chỉ tiêu, đảm bảo theo đúng chế độ quy định của Nhà
Nớc.
- Thực hiện tốt công tác kế toán tài chính của công ty, đảm bảo không bị ách
tắc trong sản xuất kinh doanh.
- Phối hợp với các phòng ban nh: phòng Kế hoạch, phòng TCLĐ, phòng tiêu
thụ để xây dựng dự thảo hợp đồng kinh tế mua bán, vận chuyển, bốc xếp xi măng.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nớc: kê khai nộp thuế GTGT, thuế thu
nhập DN, thuế thu nhập cá nhântrích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quyết
định của Nhà Nớc.
- Thực hiện các chế độ báo cáo của Nhà Nớc, cấp trên một cách kịp thời, trung
thực.
- Lu trữ chứng từ kế toán của công ty.
Phòng Điều độ quản lý kho (P.ĐĐQLK):
- Xây dựng mạng lới kho tàng.
- Đảm bảo nhập, xuất xi măng đợc đầy đủ, liên tục.
- Đảm bảo mức dự trữ hợp lý.
- Thực hiện chế độ báo cáo số liệu kịp thời, chính xác.
Phòng Quản lý thị trờng (P.QLTT):
- Giúp Giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng tiêu thụ trên thị trờng Hà Nội.
- Theo dõi về sự biến động giá cả xi măng.
- Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng.
Phòng tiêu thụ (P.TT):
- Tổ chức và quản lý mọi hoạt động của các cửa hàng đại lý của công ty.
- Theo dõi tình hình biến động giá cả xi măng, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện
nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng.

- Kiểm tra nguồn xi măng cung cấp cho các cửa hàng đại lý .
- Kiểm tra sổ sách, hóa đơn chứng từ của cửa hàng xuất.
Phòng Kỹ thuật đầu t (P.KTĐT): Quản lý công tác xây dựng cơ bản và đầu
t.
Văn phòng: Phụ trách các hoạt động:
- Văn th, lu trữ, quản lý con dấu.
- Công tác bảo vệ an ninh chính trị, tài sản công ty, phòng cháy chữa cháy.
- Công tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, in ấn.
- Quản lý nhà đất, các công cụ lao động.
- Công tác tạp vụ, y tế, phơng tiện công tác.
Các Xí nghiệp vận tải: thực hiện công tác tiếp nhận xi măng từ trạm giao
nhận của các công ty sản xuất, nhà ga, cảng về các kho dự trữ, cửa hàng hoặc
chân công trình.
Các chi nhánh: thực hiện việc kinh doanh, tiêu thụ xi măng đảm bảo bình
ổn giá cả, đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội thông qua mạng lới các cửa hàng và
đại lý tại chi nhánh.
Xuất phát từ các yêu cầu, nhiệm vụ đợc giao kết, với đặc điểm ngành nghề,
mặt hàng kinh doanh và những đặc thù của địa bàn đợc phân công phụ trách, bộ
máy điều hành của công ty đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ: Bộ máy điều hành của công ty
Giám đốc
PGĐ phụ trách kinh doanh
PGĐ phụ trách vận tải
Phòng Kỹ thuật đầu t
Phòng Điều độ quản lý kho
Xí nghiệp vận tải
P.
KTTC
P.
TCLĐ

P.
TT
Đội xe
Cụm kho
Trạm điều độ
Trung tâm
Cửa hàng
Đại lý
Các
chi nhánh
Phòng Kinh
tế kế hoạch
Phòng tiêu
thụ
Văn phòng
Xởng sửa chữa
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty.
2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu kế toán.
Phòng kế toán của công ty bao gồm 14 thành viên, mỗi thành viên có nhiệm
vụ khác nhau, nhng tất cả đều nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung.
* Kế toán trởng:
- Chịu trách nhiệm chung trong công tác kế toán tài chính của công ty.
- Giúp giám đốc trong công tác quản lý tài chính.
- Theo dõi mọi biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Phó phòng kế toán:
- Giúp kế toán trởng trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ kế toán khi kế toán tr-
ởng vắng mặt.
- Quản lý trực tiếp bộ phận kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn.
* Kế toán tổng hợp:
- Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán, vào Sổ cái và lập Báo cáo tài

chính.
- Giúp kế toán trởng trong phân tích hoạt động kinh doanh.
* Kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn ( KT.XDCB và SCL ) ( 1 ngời ):
theo dõi, thanh toán, quyết toán các hạng mục công xây dựng cơ bản và sửa chữa
lớn.
* Kế toán TSCĐ,CCDC và tiền mặt ( 1 ngời ):
- Theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, CCDC.
- Trích khấu hao và phân bổ khấu hao.
- Đánh giá lại TSCĐ, CCDC.
- Theo dõi thu chi tiền mặt.
* Kế toán hàng hóa và tiền gửi ngân hàng ( 1 ngời ):
- Theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hóa.
- Tính giá thực tế nhập, xuất kho hàng hóa.
- Theo dõi số d tiền gửi ngân hàng và công nợ.
* Kế toán bán hàng ( 1 ngời ):
- Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa.
- Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, đã thu, tạm ứng, nhận ký quỹ ký cợc.
* Kế toán chi phí kinh doanh (KT.CFKD) ( 2 ngời ):
- 1 ngời theo dõi, tập hợp, thanh toán cớc phí vận tải.
- 1 ngời theo dõi, tập hợp, thanh toán cớc bốc xếp và công tác văn th lu trữ.
* Kế toán thanh toán ( 1 ngời ): theo dõi tình hình thanh toán với Nhà Nớc về
các khoản thuế và các khoản phải nộp khác.
* Thủ quỹ ( 3 ngời ):
- 1 ngời chiu trách nhiệm thu, chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
toàn công ty và vào Sổ quỹ.
- 2 ngời chịu trách nhiệm thu tiền hàng từ các trung tâm và nộp ngân hàng số
tiền ngoài định mức dự trữ tiền mặt.
Ngoài ra, các chi nhánh, xí nghiệp, phòng tiêu thụ và các trung tâm đều bố
trí thủ quỹ, cán bộ thống kê theo dõi báo số tiền hàng ngày về P. TCKT của công
ty.

Từ các chức năng, nhiệm vụ đó, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức
nh sau:
Sơ đồ : Cơ cấu kế toán của công ty
Kế toán trởng
Phó phòng kế toán
Kế toán tổng hợp
KT XDCB
và SCL
KT TSCĐ,CCDC
KT
hàng hóa
KT
bán hàng
KT CPKD
KT thanh toán
KT chi nhánh
Thủ quỹ
2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty VTKTXM.
Mô hình kế toán áp dụng tại công ty là mô hình kế toán tập trung. Mọi hoạt
động đều tập trung tại công ty.
Các chi nhánh, xí nghiệp chỉ tập hợp chứng từ ban đầu, thống kê và xử lý
chứng từ gốc rồi luân chuyển về công ty. Hàng tháng vào máy tính chuyển về
công ty kèm theo các báo cáo. Đây là hình thức báo sổ.
Tại công ty, các bộ phận kế toán tập hợp, kiểm nghiệm các báo cáo các
hoạt động kinh doanh của các chi nhánh, xí nghiệp vận tải và lập các Báo cáo tài
chính theo quy định của Nhà Nớc.
2.1.4.3. Hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán.
* Hình thức kế toán mà công ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản đợc ban hành theo
QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và các thông

t bổ sung. Các tài khoản đợc mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty.
Đồng thời, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên, tính trị giá hàng xuất kho theo phơng pháp thực tế đích danh.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại
công ty:
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
Hệ thống sổ kế toán
Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty sử
dụng hệ thống sổ sau:
- Sổ tổng hợp:
+ Nhật ký chung
+ Sổ cái các TK: 1561,1562,131,511,632,641,642,911
- Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết các TK: 131
+ Thẻ kho
2.1.5. Đặc điểm phần mềm kế toán công ty sử dụng.
Tiến bộ hơn các DN áp dụng kế toán thủ công, công ty VTKTXM đã ứng
dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm
kế toán SAS.
Với phần mềm kế toán SAS, ngời sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ, tài
liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chơng trình

SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo
kế toán theo mẫu biểu đã đợc Nhà Nớc quy định; đồng thời kết xuất và cung cấp