CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY HIPT

Các giải pháp nhằm hoàn thiện chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT
1. Nhận xét chung về tình hình tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và
chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty HIPT
Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học
(HiPT) qua khảo sát tình hình thực tế, em đã phần nào thấy đợc công tác tổ chức
hạch toán chi phí kinh doanh nói chung và công tác hạch toán chi phí bán hàng,
chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng, kết hợp với những kiến thức đã học ở tr-
ờng cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Hng em xin có
một số nhận xét nh sau:
1. Đánh giá chung về tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty
HIPT
Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, Công ty HIPT đã trởng
thành và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trờng trong và ngoài nớc.
Để có những thành công đó chính là nhờ sự cố gắng hết mình của ban lãnh đạo
cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Trong quá trình phát triển đó, công tác quản lý nói chung và công tác kế
toán nói riêng đã không ngừng đợc củng cố và hoàn thiện. Bộ máy kế toán của
Công ty đợc tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, về cơ quản đã đáp ứng đợc yêu cầu hạch
toán cung cấp thông tin kế toán tơng đối đầy đủ và chính xác.
Với đặc điểm là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung
nên việc tổ chức công tác kế toán tập trung là hoàn toàn phù hợp. Mô hình tổ
chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo Công ty nắm đợc kịp thời toàn
bộ thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra
và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo
công tác kế toán đợc thống nhất, chặt chẽ: việc tổng hợp số liệu và thôngtin kinh
tế kịp thời; phân công lao động, chuyên môn hóa lao động hạch toán, ứng dụng
phơng tiện máy tính trong công tác kế toán đợc thuận tiện.
1
Việc sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu đợc quy định một cchs thống
nhất trong phạm vi toàn Công ty. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra,

giám sát, đối chiếu số liệu kết quả. Ngoài các mẫu chứng từ theo các mẫu quy
định của Bộ Tài chính, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ tự lập đơn
giản, dễ sử dụng mà vẫn bảo đảm đợc nội dung cần thiết, đáp ứng nhu cầu thông
tin nội bộ cho toàn Công ty. Hệ thống chứng từ ban đầu nh vậy sẽ giúp cho quá
trình luân chuyển chứng từ đợc dễ dàng, tạo điều kiện cho việc ghi sổ kế toán,
đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác.
Kế toán tại văn phòng chính của công ty cũng nh tại đơn vị trực thuộc, cửa
hàng đã lựa chọn và xây dựng hệ thống tài khoản cáp một theo quy định chung
của Bộ Tài chính. Bên cạnh các tài khoản một cấp, do nhu cầu theo dõi chi tiết
tình hình kinh doanh của công ty, nên kế toán công ty sử dụng thêm tài khoản
cấp hai và tài khoản cấp ba. Nhìn chung là hệ thống tài khoản sử dụng phù hợp
với yêu cầu quản lý nội bộ cũng nh các thông tin bên ngoài về tình hình nguồn
vốn, tài sản và sự biến động của chúng trong toàn Công ty.
Về hệ thống sổ kế toán mà Công ty sử dụng tơng đối hợp lý phù hợp với
hình thức kế toán mà Công ty áp dụng - hình thức Nhật ký chung. Mẫu sổ hình
thức kế toán Nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công
lao động kế toán và đảm bảo phản ánh đầy đủ nội dung kinh tế các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin chính xác kịp thời.
Việc Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) ứng dụng công nghệ
tin học vào công việc kế toán đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo vai trò,
chức năng của hạch toán kế toán. Thông tin kế toán cung cấp đảm bảo tính chính
xác, đầy đủ, kịp thời những biến động hàng hóa của Công ty tại mọi thời điểm
của chu kỳ kinh doanh cũng nh cung cấp những căn cứ xác đáng cho việc phân
tích hoạt động đã đề ra đợc những quyết định kinh doanh kịp thời, phù hợp với
tình hình thực tiễn kinh doanh đặt ra cho Công ty, từ đó góp phần giúp công ty
đứng vững và phát triển.
2. Những u điểm và hạn chế trong việc hạch toán chi phí bán hàng và
chi phí quản lý doanh nghiệm tại Công ty HIPT
2
2.1. Ưu điểm

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một bộ phận cấu
thành nên chi phí kinh doanh thơng mại. Chúng ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận
cụ thể làm giảm bớt lợi nhuận song lại đóng vai trò không thể thiếu đối với
doanh nghiệp. Chúng tác động lớn đời sống của cán bộ công nhân viên trong
công ty cũng nh sự tồn tại và phát triển của công ty. Thông qua chỉ tiêu này ta có
thể đánh giá đợc trình độ quản lý kinh doanh của bộ phận lãnh đạo và hiệu quả
hoạt động của công ty. Do đó tổ chức hợp lý quá trình quản lý và kế toán chi phí
hoạt động kinh doanh là một yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp. Đó là cơ sở
để đơn vị tìm ra các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh nói chung, đảm bảo sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng hiện nay.
Kế toán công ty theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý theo từng
khoản mục chi phí. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán đánh giá tính
hợp lý của các khoản chi phí phát sinh. Đồng thời giúp cho kế toán kiểm tra,
giám sát cụ thể từng loại chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh.
Công ty sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Vì thế sẽ giảm bớt đợc
khâu vào sổ sách kế toán, lên báo cáo tài chính. Các mẫu sổ của Công ty đơn
giản, dễ hiểu và đảm bảo đợc chất lợng thông tin kế toán. Kế toán Côngty theo
dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên các sổ chi tiếtvà sổ
tổng hợp theo đúng quy định hiện hành. Việc ứng dụng máy tính trong công tác
kế toán tạo điều kiện cho kế toán Công ty dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu,
cung cấp thông tin cho các nhà quản lý một cách nhanh chóng, kịp thời, giảm
bớt đợc khối lợng công việc kế toán, tiết kiệm đợc thời gian và công sức. Mặt
khác, việc sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu đợc quy định một cách thống nhất
và đồng bộ trong phạm vi toàn Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán cập
nhật số liệu từ chứng từ vào máy, đảm bảo đợc tính chính xác các số liệu phản
ánh trên sổ sách và báo cáo tài chính.
2.2 Hạn chế
3
Do tácđộng của các yếu tố khách quan lẫn chủ quan, quá trình hạch toán
chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty cổ phần hỗ trợ phát

triển tin học (HiPT) không tránh khỏi một số hạn chế sau:
Về việc vận dụng tài khoản sử dụng của Công ty là cha hợp lý. Công ty
hạch toán một số khoản chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng vào tài khoản TK
642. Chi phí quản lý doanh nghiệp nh chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bảo
hành sản phẩm. Việc hạch toán nh vậy sẽ không tách bạch đợc hai khoản chi phí
bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, gây khó khăn cho việc quản lý chi phí
và không đúng với chế độ kế toán hiện hành.
Trong quá trình kinh doanh, đẩy đẩy mạnh tiêu thụ công ty thờng xuyên
phải bán chịu hàng hóa của mình trong một thời gian nhất định. Đối với các nhà
quản lý, công tác theo dõi các khoản phải thu khách hàng nhằm xác định đúng
thực trạng tài chính của khách hàng là một công việc khó khăn. Mặt khác trong
nền kinh tế thị trờng, do sự chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các
quy luật kinh tế vốn có của thị trờng thì sự ra đời, tồn tại và phát triển hoặc là sự
tiêu vong, phá sản của doanh nghiệp là tất yếu. Liệu Công ty dám khẳng định
chắc chắn rằng:toàn bộ các khoản phải thu khách hàng trong tơng lai là sử có
khả năng đòi đợc. Vì vậy việc Công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó
đòi là không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán và khi khoản này phát
sinh sẽ làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó tăng đột biến và ảnh hởng lớn đến
kết quả kinh doanh.
Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Cách phân
loại này giúp cho nhà quản trị kiểm soát, quản lý chi phí theo từng khoản mục, từ
đó là cơ sở cho việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng thuyết minh
báo cáo tài chính phục vụ cho việc cung cấp thông thin cho các đối tác bên ngoài
doanh nghiệp nh cơ quan quản lý chức năng, các tổ chức tín dụng ngân hàng, các
nhà đằut hiện tại và tơng lai. Tuy nhiên, những thông tin thu đợc từ cách phân
loại này không đủ để nhà quản trị đề ra các quyết định thích hợp trong việc lập
4
kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí. Nhà quản trị sẽ không thấy đợc
sự biến động của chi phí có phù hợp hay không với sự biến động của mức độ
hoạt động và đa ra đợc các biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý tốt các chi phí.

Việc trích lập cac khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn tại Công ty cha
đồng bộ và thống nhất. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đợc trích lập theo mức
quy định trên lơng cơ bản trong khi đó chi phí công đoàn lại trích lập trên lơng
thực tế. Việc tính toán nh vậy sẽ làm ảnh hởng đến việc kết chuyển chi phí và
xác định kết quả kinh doanh.
II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng
và cho chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT
Trong nền kinh tế thị trờng, mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam
gặp nhiều khó khăn và thử thách. Sự phát triển của kinh tế đất nớc phụ thuộc
phần lớn vào các doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp: để tồn tại và phát triển
vững chắc, các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một phơng thức kinh doanh
phù hợp với sự biến động của nền kinh tế thị trờng. Trong quá trình phát triển
tiến hành hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi
phí nhất định. Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ, đa dạng và phức
tạp, chúng ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ
các khoản chi phí phát sinh và đảm bảo là các khoản chi phí hợp lý, doanh
nghiệp cần đa ra cácbiện pháp: lập kế hoạch về chi phí, cải tiến quá tình hạch
toán chi phí kinh doanh. Điều này góp phần không nhỏ hạ thấp các khoản chi phí
phát sinh, tăng lợi nhuận, đồng thời đảm bảo sự tồn tại, phát triển và vị thế của
Công ty trong nền kinh tế thị trờng.
Trong những năm qua, hoạt động của Công ty đạt đợc những kết quả đáng
mừng. Tuy nhiên mức độ chi phí bỏ ra còn cao có ảnh hởng đến kết quả kinh
doanh. Điều này phản ảnh việc quản lý chi phí kinh doanh tại Công ty cha đợc
tốt. Vì vậy để đạt đợc kinh doanh ngày một cao, yêu cầu đặt ra là phải quản lý
5
tốt chi phí kinh doanh. Muốn đợc nh vậy thì công việc đầu tiên phải làm là Công
ty phải tổ chức hạch toán đúng đắn chi phí kinh doanh của đơn vị mình.
Xuất phát từ yêu cầu trên và qua tìm hiểu thực tế của quá trình tổ chức
hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần
hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), em mạnh dạn xin nêu ra những ý kiến đề xuất

riêng của mình nhằm khắc phụ những mặt còn hạn chế.
Thứ nhất: Về việc vận dụng tài khoản của Công ty.
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tợng ghi của hạch toán kế toán (tài sản,
nguồn vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lýcảu
các chủ thể quản lý khác nhau. Công ty hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
và một số khoản chiphí bán hàng nh chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu,
công cụ, dụng cụ, khấuhao tài sản cố định của bộ phận bán hàng, chi phí bảo
hành sản phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài vào TK 642 - Chi phí quản lý. Việc
hạch toán nh vậy sẽ không phản ánh đợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng tại
bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý. Nh ta đã biết, chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ, chúng phát sinh hàng ngày, hàng
giờ, phức tạp, khó kiểm soát và ảnh hởng trực tiếp sẽ không đủ để cho nhà quản
trị doanh nghiệp phát hiện đợc các khoản chi phí bất hợp lý phát sinh và đa ra
các quyết định thích hợp cho việc quản lý nội bộ Công ty một cách kịp thời. Nhà
quản lý doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát chi phí từng bộ
phận. Đồng thời việc hạch toán chi phí tại Công ty sẽ không đúng với quy định
của Nhà nớc.
Theo em, Công ty nên phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh ở bộ
phận bán hàng vào TK 641 - chi phí bán hàng và sử dụng TK 642 - chi phí quản
lý doanh nghiệp chỉ phản ánh các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý để
tách bạch 2 khoản chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Điều này sẽ đảm bảo cho việc hạch toán chi phí của Công ty đúng với quy định
6
của Nhà nớc đã ban hành và nhà quản lý doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm
soát chi phí từng bộ phận từ đó đa ra các quy định đúng đắn trong quá trình điều
hành, quản lý công ty.
Vậy TK 641 - chi phí bán hàng sẽ mở thêm các tiểu khoản sau:
TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì

TK 6413: Chi phí công cụ, dụng cụ
TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định.
TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Công ty sẽ tiến hành định khoản các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán
hàng phát sinh nh sau:
- Khi tính lơng và các khoản trích theo lơng phải trả nhân viên ở bộ phận
bán hàng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 641 (6411)
Có TK 334
Có TK 338 (3382, 3383, 3384)
- Khi xuất bao bì, vật liệu sử dụng cho bộ phận bán hàng:
Nợ TK 641 (6412)
Có TK 152
- Khi mua vật liệu, bao bì sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng:
Nợ TK 641 (6412)
Nợ TK 133
Có TK 111
- Khi xuất công cụ, dụng cụ sử dụng phục vụ cho bán hàng:
+ Loại phân bổ một lần:
Nợ TK 641 (6413)
Có TK 153
+ Đối với trị giá công cụ, dụng cụ xuất kho có giá trị lớn, công ty tiến
hành phân bổ hai lần:
7
Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153
Nợ TK 641 (6413)
Có TK 142 (1421)
- Khi mua công cụ, dụng cụ sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng:
+ Nếu trị giá công cụ, dụng cụ mua co giá trị không lớn, công ty hạch

toán vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 (6431)
Nợ TK 133
Có TK 111
+ Nếu giá trị công cụ, dụng cụ mua có giá trị lớn, công ty tiến hành phân
bổ làm hai lần:
Nợ TK 142 (1421)
Nợ TK 133
Có TK 111
Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu
Nợ TK 641 (6413)
Có TK 142 (1421)
- Khi trích khấu hao tài sản cố định sử dụng ở bộ phận bán hàng:
Nợ TK 641 (6414)
Có TK 214
Đồng thời, ghi: Nợ TK 009
- Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 641 (6415)
Có TK 111
- Khi phát sinh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán
hàng:
Nợ TK 641 (6417)
8