Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty tnhh gia long

Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty tnhh gia long
2.1- Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty
TNHH Gia Long
2.1.1- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại công ty
+ Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty trách nhiêm hữu hạn phát triển công nghệ và thơng mại Gia Long là
một công ty chuyên kinh danh về máy tính và thiết bị linh kiện máy tính cho
văn phòng và học tập .
Đợc thành lập từ ngày 25 tháng 3 năm 2001, theo đăng ký kinh doanh số
0103003133 do Sở kế hoạch đầu t thành phố Hà nội cấp ngày 25 tháng 3 năm
2001.Công ty đợc thành lập với mục đích hoạt động chủ yếu là cung cấp hàng
hoá là máy tính của các hãng trên thị trờng cho văn phòng và học tập .
Với các thông số về công ty nh sau:
Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn phát triển công nghệ và
thơng mại Gia Long.
Tên giao dịch : GIA LONG .CO, LTD
Trụ sở : 218 - 220 Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trng - Hà nội
Điện thoại : 046280849
Số Fax : 046280856
Email :
Trang web : gialong.com.vn
+ Chức năng nhiệm vụ của công ty
Là loại hình công ty TNHH có chức năng chính là cung cấp máy tính và các
linh kiện máy tính của các hãng lớn trên thị trờng nh compaq, intel, phục vụ
cho văn phòng và học tập .
Nhiệm vụ chính của công ty là kinh doanh trong sạch và lành mạnh có hiệu
quả, tự bảo toàn vốn kinh doanh đảm bảo đời sống ngời lao động, chấp hành
1
1
nghiêm chỉnh đờng lối chính sách của Đảng và nhà nớc, thực hiện đầy đủ trách
nhiệm với ngời lao động và Nhà nớc.

+ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn trách nhiệm phát triển công nghệ và thơng mại
Gia Long là một công ty hạch toán độc lập, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ
kinh doanh, công ty đã thiết lập bộ máy quản lý kinh doanh gọn nhẹ phù hợp
với yêu cầu quản lý. Hiện nay bộ máy quản lí kinh doanh của công ty nh sau
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

- Giám đốc: Ngời có quyền lực cao nhất và có quyền quyết định mọi vấn đề
liên quan hoạt động kinh doanh, có tính quyết định đến sự tồn tại của công ty
- Phòng kế toán: có nhiệm vụ phản ánh liên tục có hệ thống quá trình thực
hiện chế độ hoạch toán kinh doanh của công ty.
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm đảm bảo cung ứng các yếu tố
đầu vào cũng nh hoạt động tiêu thụ hàng hoá của công ty ,trực tiếp kí nhận hợp
đồng kinh tế, đơn đặt hàng
- Tổ bán hàng kinh doanh: có nhiệm vụ trng bày hàng hoá ,báo gía của hàng
hoá theo hàng ngày và kí nhận hợp đồng với khách hàng.
- Tổ kỷ thuật: có nhiệm vụ lắp ráp máy móc, bảo hành , sửa chữa máy cho
khách hàng khi có yêu cầu
2.1.2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
2
Giám đốc
Phòng kế toán tài
chính
Phòng nghiệp vụ
kinh doanh
Tổ kỹ thuậtTổ bán hàng
kinh doanh
2
+ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh, tính chất và quy mô

hoạt động kinh doanh, công ty TNHH Gia Long đã lựa chọn hình thức tổ chức
công tác kế toán tập trung. Đứng đầu là kế toán trởng (Kiêm trởng phòng kế
toán) chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra
công việc của nhân viên trong phòng kế toán. Các kế toán viên có trách nhiệm
giúp kế toán trởng thực hiện các công việc mà mỗi ngời đảm nhận. Phòng kế
toán của công ty gồm năm ngời và sơ đồ tổ chức nh sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
- Đứng đầu là kế toán trởng (Kiêm trởng phòng kế toán) phụ trách điều hành
chung phòng kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện công tác kế
toán ở công ty, tham mu giúp giám đốc quản lý kinh tế ở công ty
- Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hện các nghiệp vụ kế
toán chung các khoản thanh toán và công việc chung trong phòng đồng thời
thực hiện công việc quản ký hồ sơ khách hàng ,hợp đồng kinh tế ;
- Kế toán thuế chịu tránh nhiệm kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu
ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế , quản lý háo dơn
giá trị gia tăng, phiếu nhạp xuất kho
- Kế toán TSCĐ công cụ đồ dùng chịu trách nhiệm lập mở sổ sách quản lý hồ
sơ tài sản đồng thời theo dõi vật t, công cụ nhập xuất tồn kho, lập hồ sơ theo dõi
3
Kế toán trởng
Thủ quỹ
Kế toán
bán hàng
Kế
toánTSCĐ,
công cụ, đồ
dùng
Kế toán
thuế
Kế

toán
tổng
hợp
3
tình trạng TSCĐ, KHTSCĐ, thực hiện phân bổ giá trị vật t, đồ dùng công cụ, chi
phí kinh doanh trong kỳ
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý thu, chi tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu
phiêu chi có đầy đủ chữ ký theo quy định của chế độ kế toán.
+ Chính sách kế toán công ty áp dụng
. Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/ 12
trong năm.
. Đơn vị tiền tệ sử dung trong công tác nghi chép kế toán là đồng Việt Nam
. Phơng pháp tính thuế GTGT là theo phơng pháp khấu trừ thuế
. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo khung giá của Nhà nớc
. Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp khấu hao bình quân
. Nguyên tắc và phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giá
thực tế
. Hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên
+Hình thức kế toán công ty áp dụng
Công ty TNHH Gia Long áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh kinh tế căn cứ vào chứng từ gốc để làm cơ sở ghi sổ
tổng hợp. Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các tài khoản.
Các sổ kế toán đợc sử dung bao gồm: sổ đăng ký chứng từ ,sổ cái và các sổ
thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày kế toán lập các chứng từ gốc, nạp dữ liệu vào máy
trên sổ chi tiết liên quan để theo dõi. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi
vào sổ đăng ký chứng từ ,sau đó để ghi vào sổ cái. Sổ cái sau khi đợc lập xong
đối chiếu với sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ để lập bảng cân đối số phát sinh,
kiểm tra việc đối chiếu ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán theo số d đầu kỳ, số

phát sinh Nợ(Có), số d cuối kỳ trong tài khoản. Vào cuối quý (Năm), căn cứ vào
sổ cái từng tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết
) kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm
4
4
bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên
bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ
chứng từ đăng ký ghi sổ.
2.2- Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty
2.2.1- Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty phong phú về chủng loại,
số lợng hàng hoá tiêu thụ nhiều với đối tợng khách hàng đa dạng, nhng chủ yếu
là bán lẻ cho ngời sử dụng trực tiếp, nên để đáp ứng nhu cầu đó mạng lới cung
cấp hàng hoá của công ty đợc thực hiện qua kênh tiêu thụ hàng trực tiếp: Đó là
công ty trực tiếp bán hàng cho khách hàngcó nhu cầu sử dụng lớn theo phơng
thức bán buôn tại kho hoặc bán buôn, bán lẻ tại cửa hàng của công ty.
Với mục tiêu kinh doanh của công ty là nâng cao doanh số bán ra và
giảm thiểu chi phí. Do đó trong công tác bán hàng công ty luôn chú ý đến các
mặt sau:
- Về khối lợng hàng hoá xuất kho giao cho khách hàng: Phòng kế hoạch
thông qua phòng kế toán theo dõi đợc việc xuất chứng từ và cả khối lợng bán.
Vì vậy, phòng kế hoạch luôn nắm chắc về tình hình nhập, xuất, tồn kho của
từng loại hàng hoá, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của công ty
diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận đúng, đủ và nhanh
chóng hàng hoá cả về số lợng cũng nh chất lợng
- Về giá bán hàng hoá: Công ty sử dụng chính sách giá cả rất mềm dẻo
và linh hoạt.Việc xác định giá bán của công ty đợc dựa trên giá cả của thị trờng
và giá cả của đối thủ cạnh tranh tức là giá cả bán hàng hoá phải dựa trên cơ sở
trị giá hàng hoá mua vào, các chi phí có liên quan và một khoản lợi nhuận.
-Về giá vốn hàng bán của công ty: Trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra

đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền, theo phơng pháp này sau mỗi
lần nhập hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán nhập vào máy
theo số lợng rồi máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân theo công thức:
5
5
Đơn giá
bình quân =
Trị giá thực tế của hàng
tồn đầu tháng
+ Trị giá mua thực tế của
hàng hoá nhập trong tháng
Số lợng hàng hoá tồn
đầu tháng
+ Số lợng hàng nhập trong
tháng
Trị giá vốn
của hàng xuất
kho
=

Số lợng
hàng
Xuất kho
x Đơn giá
bình quân
Nh vậy, trị giá vốn của hàng bán thay đổi mỗi khi công ty nhập hàng, nên giá
vốn hàng xuất kho tơng đối chính xác. Mặt khác, việc tính theo phơng pháp
bình quân theo từng lần nhập đợc tính toán thờng xuyên do đó không gây ảnh
hởng đến công tác quyết toán nói chung cuối tháng.
2.2.2- Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty

a- Chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng
Đối với hoạt động bán hàng, hạch toán ban đầu phản ánh sinh động lại các
hoạt động kinh doanh, thông qua hoạt động bán hàng của doang nghiệp qua
thông tin về số lợng, giá trị của hàng bán, hình thức thanh toán, hình thức bán
hàng, là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng, là cơ sở
để xác định trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến hoạt động này, ngăn
ngừa các hoạt động xâm phạm tài sản và vi phạm chính sách, chế độ, đồng thời
cung cấp số liệu ban đầu để ghi sổ kế toán.
Mỗi loại chứng từ kế toán phán ánh hoạt động kinh tế riêng, do đó có yêu cầu
ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý khác nhau nên trình tự xử lý và luân chuyển
chứng từ cúng khác nhau. Sau đây là một số hoá đơn chứng từ sử dụng trong
hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
* Chứng từ bán hàng hiện nay công ty đang sử dụng trong bán buôn cũng nh
trong bán lẻ là hoá đơn GTGT (Biểu 2), do bộ tài chính phát hành. Hoá đơn
GTGT dùng đẻ theo dõi, giám sát số lợng, chất lợng, trị giá hàng xuất bán. Trên
6
6
hoá đơn ghi rõ số hoá đơn, ngày, tháng, năm,tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách,
số lợng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT,
* Thẻ kho (Biểu 3): Thẻ kho công ty đang sử dụng là thẻ kho có giá trị theo
mẫu lập trên quy định của bộ tài chính ban hành. Thẻ kho đợc mở cho tờng mặt
hàng, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của tờng loại hàng hoá đó. Nó
phản ánh các chỉ tieuu nh tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật t hàng
hoá.
* Phiếu thu (Biểu 1): Sau khi khách hàng nhận hàng và thanh toán tiền hàng
thì kế toán lập phiếu thu tất cả ba liên,sau đó chuyển cho kế toán trởng duyệt rồi
chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ dữ lại một liên để ghi sổ
quỹ,
một liên giao cho khách hàng, một liên lu lại ở nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn
bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

* Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Biểu 4): Căn cứ vào hoá
đơn GTGT bán ra kế toán lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, đây là
căn cứ để kế toán tính thuế và khấu trù thuế GTGT đầu vào.
Ngoài ra còn các hoá đơn chứng từ khác theo quy định của Nhà nớc nh:
Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng; phiếu chi;
Sau đây là một số biểu mẫu của công ty đang sử dụng trong bán hàng:
Biểu1
Đơn vị:............. Mẫu số: 02-TT
Địa chỉ:............ Ban hành theo QĐ số: 1141-
TC/QĐ/CĐKT
Quyển số:............
Số:..................
Phiếu thu
Ngày10 tháng 2 năm......
Nợ :111..........
Có : 131.........
7
7
Họ tên ngời nộp tiền : Nguyễn thị Hà
Địa chỉ:
Lý do : Bán 1 máy tính xách tay
Số tiền : 15.458.000 Viết bằng chữ : Mời lăm triệu bốn trăm năm mơi tám
nghìn đồng chẵn
Kèm theo :............................ Chứng từ
gốc:........................................................
Ngày 10 tháng 2 năm 2005
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
phiếu
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Thủ quỹ Ngời nộp tiền

( Ký, họ tên) ( Ký,
họ tên)
8
8
Biểu 2
Mẫu số 01 GTKT_3LL
Hoá đơn (GTGT) CQ/2003B
Liên 1:Lu
Ngày9 tháng 2 năm 2005
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Gia Long
Địa chỉ: 109 Lê Thanh Nghị - Hà nội
Điện thoại:
Họ tên ngời mua hàng:
Đơn vị: Công tyVinaDeasung
Địa chỉ: Yên Viên Gia Lâm Hà nội
Hình thức thanh toán:
S
TT
Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành
tiền
A B C 1 2 3=1 x 2
1 Máy tính
COMPAQ
Chiếc 3 7.251.0
00
23.928.3

00
Thuế suất GTGT: 10%
Cộng tiền hàng 21.753.000
Tiền thuế GTGT 2.175.300
Tổng tiền thanh toán 23.928.300
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu chín trăm năm mơi nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rã họ
tên)
9
9
Biểu 3:
Thẻ kho có trị giá
Đơn vị :..................Tên vật liệu: Máy tính COMPAQ ......................... Đơn vị tính:...................
Số thẻ :.................................................................................................. Đơn giá thực tế:.............
Số danh điểm:...................Quy cách:............................................................... Đơn giá kế hoạch:.........
Chứng từ Nơi giao
nhận
NHập Xuất còn lại Gh
i chú
N
gày
Số Số l-
ợng
Đơn
giá
Thàn
h tiền
Số l-
ợng

Đơn
giá
Thàn
h tiền
Số
lợng
Đơn giá
bình quân
Thàn
h tiền
Tháng
02/2005
7.251.0
00

9/2
273
C1
Bán cho
công
tyVinaDeasung
03 25
4
15
/2
264
C2
Bán cho
công tyHoàng
Thện

05 25
1
10
10
19
/2
284
C3
Bán cho
AnhThắng
01 24
6
09
Tháng03/200
5
Biểu 4:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Gia Long
Địa chỉ:109 Lê Thanh Nghị- Hà Nội
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra
(Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
Tháng 02 năm 2005
Chứng từ Tên khách D.Số
bán cha
thuế
Thuế
GTGT
Ghi nợ các tài khoản
Số
hiệu
Ng

ày
tháng
111 1
12
131
...
Cộng
273
C1
9/2 Bán cho công
tyVinaDeasung
21.753.0
00
2.175.30
0
23.928.3
00
23.928.300
11
11