Tổng quan về tình hình Công ty TNHH thiết bị & vlxd huy nam

Tổng quan về tình hình Công ty TNHH thiết bị &
vlxd huy nam
1. Một số đặc điểm cơ bản về Công ty TNHH Huy Nam.
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Huy Nam
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Huy Nam là một Công ty không có vốn của Nhà nớc, mang
tính chất là một doanh nghiệp t nhân. Tiền thân của Công ty ban đầu chỉ là một cửa
hàng bán lẻ chuyên thực hiện việc buôn bán các nguyên vật liệu của ngành xây dựng.
Đến năm 2003 thì Công ty TNHH Huy Nam chính thức đợc thành lập theo giấy phép
đăng ký kinh doanh số 0102009843 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày
09/09/2003 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là buôn bán vật liệu xây dựng và
trang thiết bị nội thất.
Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập do 02 thành viên góp vốn với số vốn
góp ban đầu của các thành viên là 1.000.000.000đ (Một tỷ đồng chẵn). Thành viên
gồm: Lê Anh Niên & Ngô thị Kim Huệ.
Tên Công ty là : Công ty TNHH Huy Nam
Tên giao dịch: Huy Nam Company limited
Trụ sở của : Số 617 Nguyễn Văn Cừ, phờng Gia Thuỵ, Quận Long
Biên, Hà Nội.
Số điện thoại : +84 4 8272111
Số fax : +84 4 8272111
Đại diện pháp nhân: Ngô thị Kim Huê
Từ khi thành lập cho tới nay, Công ty TNHH Huy Nam đã 3 lần thay đổi giấy
phép kinh doanh bao gồm:
- Lần 1 - Khi bắt đầu đăng ký kinh doanh vào 09/09/2003
- Lần 2 - vào năm 2005
- Lần 3 - vào năm 2007 (13/08/2007)
Công ty là một doanh nghiệp t nhân, hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, có
con dấu riêng và tài khoản riêng .
1.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty
1 1

Ngay từ khi khởi nghiệp, Công ty TNHH Huy Nam tập trung vào ngành nghề
kinh doanh chính là buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất. Tuy nhiên,
với mục tiêu "phát triển bền vững", Công ty thực hiện phơng châm kinh doanh đa
ngành nghề và hoạt động trong phạm vi cả nớc.
Với mục tiêu trên, từ khi thành lập cho tới nay, công ty đã 3 lần thay đổi giấy
phép kinh doanh để bố sung thêm ngành nghề kinh doanh trong giấy phép của mình
theo đúng phơng châm mà công ty đã đề ra ngay từ ban đầu; cụ thể là:
- Lần 1 vào 09/09/2003, Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập với ngành
nghề đăng ký trong giấy phép kinh doanh bao gồm:
Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất.
Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh
Vận tải hàng hoá
Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
- Đến năm 200, do nhu cầu phát triển của công ty và nhu cầu khai thác thêm
tiềm năng của ngành nghề mới, Công ty TNHH Huy Nam đã xin thay đổi giấy phép
kinh doanh để bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh mới là: . Với việc đăng ký thêm
ngành nghề mới này, công ty đã đẩy số ngành nghề mà công ty kinh doanh lên con số
là 05 bao gồm:
Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất.
Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh
Vận tải hàng hoá
Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
Dịch vụ cho thuê kho tàng, bến bãi.
Dịch vụ xúc tiến thơng mại
Vận tải hàng hoá, vận tải hành khách bằng ôtô theo hợp đồng.
- Không dừng lại ở con số kinh doanh trên 05 ngành nghề, đến tháng 8 năm
2007 (13/08/2007), Huy Nam một lần nữa xin thay đổi giây phép kinh doanh với việc
đăng ký thêm ngành nghề kinh doanh bao gồm:
Buôn bán vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất.
Dịch vụ lắp đặt thiết bị, các sản phẩm Công ty kinh doanh

Vận tải hàng hoá
2 2
Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
Dịch vụ cho thuê kho tàng, bến bãi.
Dịch vụ xúc tiến thơng mại
Vận tải hàng hoá, vận tải hành khách bằng ôtô theo hợp đồng.
1.1.3 Tình hình hoạt động của đơn vị trong năm 2008
1.1.3.1 Tình hình tài chính của Công ty.
Công ty TNHH Huy Nam đợc thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số
0102031854 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 17/8/2007 với ngành nghề
kinh doanh chủ yếu là xây dựng các hạng mục công trình và cung cấp các thiết bị của
ngành vật liệu xây dựng. Kể từ khi bắt đầu đi vào hoạt động Công ty đã nhanh chóng
xác định cho mình một hớng dẫn đi đúng đắn, đảm bảo phù hợp với ngành nghề của
Công ty. Tính đến hết Quý một của năm 2008 Công ty TNHH Huy Nam đã đạt kết
quả về mặt hoạt động kinh doanh là khá khả quan. Tạo tiền đề tốt cho Công ty tiếp tục
phát triển ở những năm tiếp theo.
Bảng tài sản và nguồn vốn Quý 1 năm 2008
Đơn vị: Đồng
Nội dung Mã
số
01/01/2008 31/03/2008
I. Tổng cộng tài sản (01 = 02 + 09) 01 1.649.000.000
1. Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn 02 1.474.000.000
Trong dó: - Các khoản phải thu 03 924.000.000
- Hàng tồn kho 04 550.000.000
Trong hàng tồn kho
+ Chi phí SXKD dở dang 05
+ Thành phẩm tồn kho 06
+ Hàng tồn kho 07 340.000.000
+ Hàng gửi đi bán 08 210.000.000

2. Tài sản cố định và đầu t dài hạn 09 175.000.000
Trong đó: - Tài sản cố định (10 = 11
12)
10 175.000.000
- Nguyên giá 11 175.000.000
- Giá trị hao mòn luỹ kế 12
- Chi phí XDCB dở dang 13
II. Tổng cộng nguồn vốn (14 = 15 + 16) 14 1.649.000.000
- Nợ phải trả 15 450.000.000
- Nguồn vốn chủ sở hữu 16 1.199.000.000
3 3
4 4
1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam
Công ty TNHH Huy Nam là một loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đó, bộ
máy quản lý của Công ty đợc tổ chức hợp lý sao cho phù hợp với quy mô của Công ty.
Sự phù hợp đã giúp bộ máy quản lý phát huy đợc vai trò quan trọng trong việc điều
hành, phối hợp các hoạt động của Công ty trong tất cả các lĩnh vực.
Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc, các Phó giám đốc thờng có các bộ phận tham
mu nh các phòng chức năng. Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc của
đơn vị.
5 5
Hội đồng thành viên
Giám đốc
Phó Giám đốc kinh doanh
Phó Giám đốc tài chính
Phó Giám đốc nội chính
Phòng kinh doanh
Phòng tài vụ Phòng tc/hc
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Huy Nam

1.2.1 Ban Giám đốc
Đứng đầu Công ty là Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Phó Giám đốc và các
phòng chức năng.
Hội đồng thành viên đó là cơ quan quản lý của Công ty, do đại hội đồng thành
viên của Công ty ra quyết định. Hội đồng thành viên, có toàn quyền nhân danh Công
ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích của Công ty. Hội đồng
thành viên gồm 02 thành viên là cổ đông sáng lập ra Công ty và do 01 Chủ tịch Hội
đồng thành viên điều hành, hoạt động theo nguyên tắc tập thể.
Ban Giám đốc do hội đồng thành viên bầu ra gồm có Giám đốc và các Phó
Giám đốc chuyên trách. Trong đó Giám đốc là ngời của Hội đồng thành viên và là ng-
ời đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt. Thay mặt cho Công
ty trong các Giao dịch thơng mại là ngời có quyền diều hành cao nhất trong Công ty.
Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau:
- Tiếp tục vốn, sử dụng hiệu quả và phát triển vốn.
- Điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả
hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra
việc thực hiện các định mức này trong Công ty.
- Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng toàn bộ cán bộ công
nhân viên trong Công ty.
- Xây dựng phơng án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ
máy quản lý của Công ty. Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu t và phát triển,
công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán- Xây dựng
quy chế lao động, quy chế khen thởng, kỷ luật trong Công ty.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà
nớc, lập, phản ánh và phân phối lợi nhuận sau thuế.
- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền đối với
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Chịu trách nhiệm trớc các cổ đông của Công ty về tình hình hoạt động, sản
xuất kinh doanh của Công ty

6 6
Phó Giám đốc Công ty là bộ phận tham mu cho Giám đốc Công ty, trong việc
điều hành doanh nghiệp, theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty. Chịu
trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ đợc giao.
Hiện nay Công ty có 03 Phó giám đốc, đó là: Phó Giám đốc kinh doanh, Phó
Giám đốc tài chính và Phó Giám đốc nội chính.
Phó Giám đốc kinh doanh: là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về tình hình
kinh doanh của Công ty và trực tiếp phụ trách các mặt công tác nh:
- Chỉ đạo việc việc phân phối hàng hoá cho các đại lý.
- Giám sát việc thi công cấp hàng vào các dự án, công trình.
- Công tác tổ chức quản lý các cán bộ công nhân viên làm việc theo đúng
ngành nghề, chức năng
Phó Giám đốc tài chính: là ngời đại diện cho Giám đốc và giúp Giám đốc trong
việc lập và quản lý các dự án, các công trình xây dựng của Công ty. Lập các chi phí
cho từng đơn hàng cụ thể đối với từng đại lý, và các dự án mà Giám đốc giao.
Phó Giám đốc nội chính: Là ngời đợc Giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm
trực tiếp phụ trách tình hình chung của Công ty nh: Công tác hành chính y tế, công tác
thi đua khen thởng hay kỷ luật, công tác tuyển dụng nhân sự
Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng.
Gồm: Phòng Tài vụ, Phòng hành chính và Phòng kinh doanh.
1.2.2. Phòng tài vụ:
Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm
phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn
vốn. Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ công tác ra
quyết định của nhà quản lý. Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán đợc chứng minh bởi các
chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo
đúng chế độ kế toán. Đứng đầu phòng tài vụ là kế toán trởng (trởng phòng tài vụ) có
nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài vụ, hớng dẫn hạch toán kiểm
tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán.
1.2.3. Phòng hành chính quản trị:

Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính. Bộ phận này có tác dụng
phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể thực
hiện đợc nhiệm vụ đợc giao. Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí
7 7
sắp xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn th lu
trữ. Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân
lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Phụ trách công tác cán
bộ, công tác tiền lơng và một số mặt khác. Đứng đầu phòng hành chính là trởng
phòng hành chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc nội chính.
Phó Giám đốc nội chính có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc Công ty về tổ
chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty.
Trởng phòng hành chính có nhiệm vụ giúp Phó Giám đốc thực hiện các công
tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác lao động,
công tác chế độ nâng bậc lơng, công tác thi đua khen thởng, kỷ luật của Công ty và
chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về hoạt động của Phòng.
1.2.4. Phòng kinh doanh.
Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc kinh doanh có chức năng theo dõi
quản lý tình hình bán hàng của Công ty, lập ra các kế hoạch về nhu cầu hàng hoá để
Công ty có kế hoạch cung cấp hàng hoá ra thị trờng kịp thời..
Trởng phòng là ngời đứng đầu phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc Giám
đốc về tình hình hoạt động của phòng.
2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Huy Nam.
2.1. Bộ máy kế toán của công ty
2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Do phơng châm kinh doanh đa ngành nghề, đa sở hữu vốn, hoạt động trong
phạm vi cả nớc nên Công ty TNHH Huy Nam cũng có 1 hình thức tổ chức bộ máy kế
toán cũng hết sức đa dạng và đặc trng.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối các thiết bị về ngành xây
dựng nên tổ chức bộ máy kế toán của công ty mang đặc điểm tổ chức đặc trng của
một đơn vị kinh doanh thơng mại đó là:

- Đối tợng hạch toán chi phí là các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
nghiệp, các khoản chi phí dự phòng rủi ro...
- Đối tợng tính giá vốn hàng bán dựa trên việc tập hợp các khoản chi phí cho việc mua
nguyên vật liệu đầu vào, các biến động giá của thị truờng...
2.1.2 Nhiệm vụ của phòng kế toán
8 8
- Phản ánh, báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty các vấn đề kế toán phát sinh trong kinh
doanh nh tình hình bán hàng, thu hồi công nợ, nợ khó đòi, hàng tồn kho, kế hoạch chi
trả tiền.....
- Phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh
- Thanh toán kịp thời công nợ
- Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán các chỉ tiêu kinh doanh sao cho đúng pháp
lệnh của Nhà nớc ban hành.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 2.1.2.1: Bộ máy kế toán của công ty.
9 9
Kế toán trưởng(Trưởng phòng tài vụ)
Kế toán tổng hợp(Phó phòng tài vụ)
Kế toán thanh toánKế toán tập họp chi phí giá thànhKế toán lương và các khoản phải trích theo lươngư Kế toán thủ quỹư Kế toán ngân hàng
Kế toán bán hàng
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu bộ
máy là kế toán trởng Trởng phòng tài vụ.
Kế toán trởng là ngời đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc,
Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trởng là ngời có trình độ,
có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là đợc đào tạo chuyên ngành tài chính
kế toán và chơng trình kế toán trởng. Kế toán trởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức
hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hớng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi
chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã đợc Nhà

nớc quy định. Kế toán trởng có nhiệm vụ cập nhập đợc các thông tin mới về kế toán
tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán
trong Công ty.
Kế toán tổng hợp Phó phòng tài vụ: là ngời chịu trách nhiệm chính về công
tác hạch toán kế toán tại Công ty. Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận,
xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tợng khác nhau. Kế toán tổng hợp còn phải th-
ờng xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trởng trong
việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng
hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý.
Kế toán lơng và các khoản trích theo lơng có nhiệm vụ tổng hợp tiền lơng và
các khoản trích theo lơng từ các số liẹu về số lợng, thời gian lao động, đồng thời phân
bổ chi phí tiền lơng theo đúng đối tợng sử dụng.
Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản
phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị. Đồng thời kê khai
đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nớc
hoặc số chính thức. Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nớc đảm bảo đúng thời gian
quy định.
Kế toán tập hợp chi phí tính giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc
phân bổ các chi phí trong kỳ nhằm đa ra đợc giá vốn hàng bán, giá bán trên thị trờng.
Cuối kỳ có nhiệm vụ lập ra các báo cáo cáo tổng hợp chi phí giá thành, tổng hợp giá
vốn hàng bán.....
Kế toán ngân hàng là ngời chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên
quan đến vốn bằng tiền nh: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.
10 10
Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp
hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ
sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt. Ngoài ra, kế toán ngân
hàng còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền
đang chuyển.
Kế toán công nợ: Là ngời chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải

trả và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ
các kỳ trớc.
Kế toán bán hàng có nhiệm vụ hàng ngày phải tập hợp tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong ngày, trong tháng, về tình hình bán hàng tại cửa hàng của Công
ty. Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đa số liệu về phòng tài vụ của
Công ty.
Thủ quỹ là ngời trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập
các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ
vơí số tiền mặt đợc phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm
trong quản lý tiền mặt.
2.2. Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH Huy Nam
2.2.1.. Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Huy Nam.
2.2.1.1. Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty.
Trên cơ sở các. tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty. Để thuận
tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế
toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình.
11 11