Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120

Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp D-
ợc phẩm 120
So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trình bày ở
phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 có gì giống và khác?
Muốn vậy, trớc hết cần phải nắm bắt đợc những đặc điểm cơ bản nhất về Xí nghiệp,
bắt đầu từ quá trình hình thành phát triển cho đến cách thức tổ chức sản xuất và tổ
chức quản lý của Xí nghiệp.
Xí nghiệp Dợc phẩm 120 là một đơn vị kinh tế quốc phòng thuộc ngành Hậu cần
quân đội, trực thuộc Tổng Công ty Dợc phẩm và trang thiết bị y tế quân đội. Xí nghiệp
đợc thành lập vào ngày 1/5/1973 theo Quyết định số 100/QĐ-CQY ngày 15 tháng 4
năm 1973 của Cục Quân y với tên gọi ban đầu là Xởng XY2.
Trải qua gần 30 năm xây dựng và trởng thành, cùng với nhiều biến động của xã
hội từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ, công nhân viên của Xí nghiệp đã
không ngừng phấn đấu vơn lên, lao động hết mình để duy trì hoạt động sản xuất các
loại thuốc chữa bệnh phục vụ quân đội và nhân dân cả nớc. Với sự năng động và sáng
tạo của mình, Xí nghiệp đã phát triển lớn mạnh về mọi mặt cả chiều rộng lẫn chiều
sâu.
Trong những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, nhiệm vụ chính của đơn vị là
nhanh chóng củng cố lực lợng, bắt tay vào sản xuất các loại thuốc phục vụ chiến trờng.
Xởng XY2 đã góp phần không nhỏ làm nên những thắng lợi vẻ vang của quân đội. Từ
sau giải phóng đến năm 1981, sản phẩm của Xởng chủ yếu vẫn là các loại thuốc phục
vụ đơn vị, bệnh viện trong quân đội dới sự chỉ đạo và cung cấp vật liệu của Cục Quân
y.
Tháng 7/1981, Đảng uỷ Cục Quân y quyết định đổi tên Xởng XY2 thành Xí
nghiệp Dợc phẩm 120. Ngày 7/5/1992, theo Quyết định 338/HĐBT, Xí nghiệp chính
thức đợc công nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập theo cơ chế thị tr-
ờng có sự quản lý của Nhà nớc.
Là một doanh nghiệp ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mới xoá bỏ cơ
chế bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trờng Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang phải đơng
đầu với những khó khăn không nhỏ về vật chất lẫn những tác động xấu của quy luật
cạnh tranh gay gắt. Nhng, với ý chí quyết tâm của mình, lãnh đạo Xí nghiệp cùng toàn

thể cán bộ công nhân viên đã mạnh dạn cải tiến kỹ thuật công nghệ, đầu t trang thiết bị
kỹ thuật, nghiên cứu tạo ra những loại thuốc có đủ sức cạnh tranh đáp ứng yêu cầu
khám chữa bệnh trong cả nớc. Vì vậy, kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp ngày
càng tăng cao, sản phẩm của Xí nghiệp ngày càng có uy tín trên thị trờng.
Do những thành tích đáng kể, năm 1995, Xí nghiệp đợc tặng danh hiệu Anh hùng
Lực lợng vũ trang nhân dân với:
Tên giao dịch: Xí nghiệp Dợc phẩm 120
Tên viết tắt: XNDP 120
Trụ sở chính: số 8 Tăng Bạt Hổ - Hà Nội
Hiện nay, đội ngũ lao động của Xí nghiệp gồm 230 ngời, trong đó có 35 lao động
gián tiếp. Nhờ có dây chuyền sản xuất hiện đại, máy móc đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trong
nớc và quốc tế, mỗi năm sản lợng của Xí nghiệp tăng thêm 1 tỷ thuốc viên, hơn 500
triệu thuốc tiêm. Xí nghiệp cũng đang áp dụng chế độ tiền lơng mới để bảo đảm cải
thiện và nâng cao đời sống ngời lao động. Với những thành tựu đã đạt đợc, Xí nghiệp
Dợc phẩm 120 ngày nay đợc đánh giá là một trong những doanh nghiệp làm ăn có
hiệu quả. Sự hiệu quả này còn đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế tổng hợp dới
đây:
Bảng 1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh qua các năm
Stt Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000
1
Tổng vốn lu động
3.562.500.000 3.980.785.000 5.750.000.000
2
Tổng doanh thu 17.980.235.056 18.958.237.200 20.857.692.233
3
Lợi nhuận trớc thuế
400.523.164 450.002.987 524.403.956
4
Các khoản nộp NS 138.810.200 145.680.371 167.809.265
5

Thu nhâp bình
quân
610.000 650.500 750.500
Xí nghiệp không chỉ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nớc, hoàn thành kế
hoạch sản xuất cấp trên giao mà còn tạo thêm nhiều công ăn, việc làm, nâng cao đời
sống, phúc lợi và nhiều chế độ khác cho ngời lao động.
Tóm lại, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cùng với sự nỗ lực phát triển liên tục trong
suốt mấy chục năm qua đã và đang khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hệ
thống ngành Công nghiệp Dợc ở Việt Nam cũng nh tính đúng đắn và năng động sáng
tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp từ khi ra
đời cho đến nay.
Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công ty vừa là
Viện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô công nghiệp, sản phẩm
chính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp tới hiệu lực của
công tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sức khoẻ của con ngời. Xí nghiệp phải
trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuật bào chế, quản lý chất lợng và hoàn toàn
chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm của mình. Do những đặc thù nh vậy, Xí nghiệp
vừa phải chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất kinh doanh, nguyên tắc
hạch toán vừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt chẽ về mặt chuyên ngành,
nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.
Sản phẩm của Xí nghiệp đợc kết tinh dới hai dạng chủ yếu là thuốc viên (dạng
viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dới dạng ống. Do tính chất sản phẩm kích thớc
nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tơng đối ngắn nên quy trình sản xuất tại các
phân xởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới quay sang sản xuất mặt hàng
tiếp theo.
Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên quy
trình sản xuất chúng hoàn toàn khác biệt.
Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ
sản xuất thuốc viên
Sơ đồ 6: Quy trình công

nghệ sản xuất thuốc tiêm
Nguyên liệu và tá
dợc
Soi sp
Hấp ống
Hàn ống
Pha chế
Rửa ống
Cắt ống
ống
Trộn bột
kép
Trộn bột
kép
Nhào ẩm
Sát hạt
Sấy khô
Đóng
nang
ép vỉ
In nhãnvà đóng
gói
Đóng hộp và in
nhãn
Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dợc, việc đóng gói bao bì vô cùng quan
trọng bởi nó ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng, thời gian bảo quản, mẫu mã sản phẩm,
do đó, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao bì riêng. Các
hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt đợc in ấn các nội dung cần thiết của từng loại sản
phẩm theo quy định và tiêu chuẩn của ngành Dợc, rồi đóng và dán, chuyển sang nơi
sản xuất thuốc để đóng gói khi hoàn thành sản phẩm.

Với quy trình sản xuất nh trên, để bảo đảm chất lợng và an toàn cho hàng chục
triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạng khác
cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 phải tiến
hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo những quy chế phức tạp ở mọi cấp độ,
phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tế và tiêu chuẩn Xí nghiệp. Theo đó, tổ
chức sản xuất có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng.
Việc tổ chức sản xuất đợc tiến hành tại 3 phân xởng chính:
Phân xởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dới dạng viên
nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện nay, phân
xởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên nén và dây
chuyền đóng nang (viên con nhộng).
Phân xởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dới dạng dung dịch.
Sản phẩm của phân xởng này đợc đóng gói theo thể thức 1kg x 140hộp x
10ống. Để phục vụ sản xuất, phân xởng cũng đợc lắp đặt hai dây chuyền sản
xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền ống 2ml, 5ml và
10ml.
Phân xởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì trớc
khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông.
Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xởng lại đợc tổ chức thành các
tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng. Phân xởng thuốc viên gồm: tổ pha chế,
tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm. Phân xởng thuốc tiêm gồm: tổ pha chế, tổ
đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm.
Các thành viên trong phân xởng gồm có:
Quản đốc: là ngời đứng đầu phân xởng, có trách nhiệm điều hành và quản lý
toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xởng.
Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếp nhận
chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợp chứng từ
xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính.
Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá trình
làm việc của công nhân đồng thời là ngời giúp việc cho quản đốc, đặc biệt

trong công việc quản lý tài sản trong phân xởng.
Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hớng dẫn quy trình sản xuất thành
phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xởng theo yêu cầu của phòng Kỹ
thuật.
Kỹ thuật viên cũng là ngời tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác nhận
tiêu chuẩn kỹ thuật của vật t, sản phẩm, hàng hoá.
Công nhân: là những ngời lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một mắt
xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín.
Công nhân là đối tợng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động và tiền l-
ơng, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lơng.
Hiện tại, hai phân xởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang đợc đầu t, cải tạo,
nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng hàn tự
động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất. Trong thời gian tới, Xí
nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từ các nớc phơng Tây, nâng cấp
các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm.
Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tốt và hiệu quả, Xí nghiệp phải tổ
chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Sự phù hợp này không chỉ về thực tiễn công tác
kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính... mà còn về quy chế, yêu
cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng. Trên cơ sở hệ thống tổ chức sản xuất đặc thù với
quy trình sản xuất hàng loạt dới hai dạng sản phẩm chủ yếu, Xí nghiệp Dợc phẩm 120
tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lý với quy mô nhỏ, t-
ơng đối gọn nhẹ.
Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7 phòng ban.
Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc Bí th Đảng uỷ
Giám đốc: ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt động
quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơn vị.
Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với công tác lập
và luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tình hình tài chính
trong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu.

Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí
nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa có
quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất.
Phó giám đốc trong một số trờng hợp có toàn quyền quyết định phê chuẩn
việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt chứng từ vật t
(sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút ngắn chu kỳ tuần
hoàn vốn.
Phòng Hành chính: đợc thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp trong
công tác hành chính hậu cần nh văn th, lễ tân, tiếp khách làm việc, công vụ,
công tác y tế bảo vệ.
Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sản của
phòng cũng nh nơi tiếp khách. Họ là những ngời có vai trò mở đầu cho một quá
trình hình thành luân chuyển các chứng từ với t cách là chủ thể của các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hành chính. Họ cũng là ngời trực
tiếp lập 1 số chứng từ gốc nh: Giấy đề nghị tạm ứng,... và tham gia vào quá
trình luân chuyển chứng từ đó từ giám đốc đến Kế toán phần hành và Thủ quỹ,
Thủ kho.
Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua vật t
cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu đợc giao và
hợp đồng với khách hàng, tham mu trong xây dựng định hớng phát triển ngắn
hạn và dài hạn.
Ban
chính
trị
Phó giám đốc
Kinh doanh
Phó giám
đốc
Phòng
Hành

chính
Ban
thị tr-
ờng
Phòng
Kế
hoạch
Phòng
tài
chính
Phòng
kiểm
nghiệm
Phòng
kỹ
thuật
Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan đến vật
t, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đến ngời có nhu cầu,
có trách nhiệm sản xuất. Phòng tổ chức lập và luân chuyển chứng từ theo quy
định và phản ánh chính xác tình hình thực tế, góp phần lành mạnh hóa công
tác quản lý tài chính.
Ban Thị trờng: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo tiếp thị,
quan hệ ngoại giao mở rộng thị trờng.
Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thị trờng
có vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên quan tiêu thụ
phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua ban Thị trờng chuyển
chứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hình tiêu thụ và quản lý tài
chính.
Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm tra, theo
dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tích hoạt động tài chính

phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán với cán bộ
công nhân viên, thanh quyết toán trích nộp Ngân sách, đồng thời tham mu
cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh.
Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặc tiếp
nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi luân
chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng từ để
tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lu trữ nhằm theo dõi, tổng hợp và
kiểm tra tình hình tài chính.
Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích
chất lợng nguyên vật liệu trớc khi sản xuất, bán thành phẩm và thành phẩm
sau khi sản xuất.
Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọn
bộ chứng từ cho một đối tợng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lập và
xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lợng, tạo điều kiện cho công tác luân
chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ.
Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên cứu
chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thời hớng
dẫn xây dựng cũng nh theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm.
Công tác quản lý tài chính đợc phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổ
chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra của quy
trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của đơn vị.
Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh
niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá văn nghệ
trong toàn Xí nghiệp.
Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạn và
nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chi tài
chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đã lập và
luân chuyển đến phòng Tài chính.
Nh vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng nhng lại
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dới, bảo đảm tính liên tục,

phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo đảm nguyên tắc "bất
kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực. Với mô hình quản lý trực
tuyến chức năng nh trên, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mu cho ban lãnh
đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ và tổ chức, theo dõi hoạt động sản xuất tại phân x-
ởng nhng không có quyền ra lệnh cho các phân xởng. Tất cả hoạt động đợc thực hiện
theo lệnh của giám đốc Xí nghiệp và chỉ tiêu của Cơ quan cấp trên.
Qua mấy nét khái quát về Xí nghiệp Dợc phẩm 120 nêu trên, có thể nói, để cung
cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý và sản xuất trong suốt mấy chục năm hình
thành và phát triển, tổ chức kế toán của Xí nghiệp đã phải có rất nhiều đổi mới và hoàn
thiện về mọi mặt.
Trên cơ sở áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 và các Thông t sửa đổi của Bộ Tài chính, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đã có
rất nhiều cố gắng trong nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách
và báo cáo cho phù hợp với yêu cầu quản lý đổi mới tất yếu hiện nay.
Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức
bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Trong đó, hệ
thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phơng tiện và con
ngời để hoàn thiện khối lợng công tác kế toán.
Hiện nay, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tại phòng Tài
chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế toán ứng dụng: BSC -
EFFECT. Đây là phần mềm mà danh mục và kết cấu hệ thống chứng từ, sổ tài khoản
và báo cáo kế toán đợc thể hiện trên máy theo từng phần hành, trong đó ngời làm kế
toán bằng máy tính có thể xem, sửa, in theo các tiêu chí mà máy có nh: mã chứng từ,
thời gian phát sinh chứng từ, nhóm chứng từ, loại sổ tổng hợp hay chi tiết, báo cáo
tổng thể hay bộ phận. Đây là những tính năng vợt trội so với kế toán thủ công.
Phần mềm này có thể tiến hành tự động hoá từng phần hành cũng nh kết xuất báo
cáo theo bất kỳ hình thức tổ chức sổ nào vào thời điểm nào, tuy nhiên, để phù hợp với
hình thức "Chứng từ-ghi sổ" mà Xí nghiệp đã đăng ký với Bộ Tài chính, phần mềm đã
đợc thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thức này và phù hợp quy trình chung của cách
tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ". Sổ sách và báo cáo đợc thiết kế và hoàn

thiện tự động trên máy, sau đó in ra giấy.
Sơ đồ 8 : Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120
Ghi
hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp đợc chia thành các phần hành, mỗi phần
hành cụ thể hoá khối lợng công tác kế toán cho một đối tợng cụ thể. Hiện tại, kế toán
Xí nghiệp có các phần hành sau:
Kế toán tài sản cố định
Kế toán vật t
Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội
Kế toán thanh toán
Kế toán giá thành
Báo cáo
Chứng từ
Xử lý chứng Sổ quỹ
Các phần Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi
Sổ tổng hợp
Báo cáo
Kế toán tổng hợp
Phần mềm trên máy tính cũng đợc thiết kế các phần hành tơng ứng để phù
hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp. Mặc dù vậy, muốn tổ chức phần lớn công
tác kế toán trên máy trớc hết vẫn phải tổ chức sao cho phù hợp với đặc điểm đối t-
ợng đợc tổ chức và yêu cầu của quản lý đối với nhiệm vụ của tổ chức.
Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc tân dợc có đặc tính đặc biệt, có ảnh
hởng trực tiếp đến đời sống, sức khoẻ của con ngời, giá bán lại ít biến động trên thị
trờng. Do vậy, số lợng, chất lợng của yếu tố đầu vào cũng nh yếu tố đầu ra của Xí
nghiệp đòi hỏi có công tác kế toán và kiểm tra kế toán khoa học, chính xác để ổn

định giá cả sản phẩm, giữ vững uy tín của đơn vị, của Tổng Công ty và ngành Công
nghiệp Dợc.
Ví dụ với phần hành kế toán vật liệu, kế toán viên không những có chuyên môn
về nghiệp vụ kế toán mà còn phải có kiến thức căn bản về các loại vật liệu. Vật liệu
sản xuất tân dợc phải bảo đảm đúng yêu cầu, tiêu chuẩn về số lợng, chủng loại, chất
lợng và đặc biệt là hàm lợng và thời hạn sử dụng. Muốn vậy, vật liệu trớc mua về tr-
ớc khi sản xuất cũng nh khi sản xuất, Xí nghiệp luôn phải có sự kiểm tra, theo dõi,
kiểm định thật chính xác về tất cả các yêu cầu, tiêu chuẩn này của từng loại vật liệu.
Hiện nay, vật liệu dùng cho sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu mua ngoài, các
loại hoá chất phần lớn là hàng ngoại nhập mua của các Công ty Dợc phẩm đã đợc
Bộ Y tế và Bộ Thơng mại kiểm duyệt cấp giấy phép nh: Công ty Dợc phẩm TWII,
Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội..., còn các loại phụ gia khác mua của các
Công ty có uy tín trong nớc.
Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu gồm vốn Ngân sách quốc phòng cấp, vốn
tự có và vốn vay của ngân hàng.
Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp là thiết kế khối lợng công tác kế toán
theo 3 giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống
chứng từ, giai đoạn ghi sổ tài khoản và giai đoạn lập báo cáo kế toán. Quy trình đợc
bắt đầu từ lập chứng từ gốc và luân chuyển chứng từ giữa các phòng (ban), cập nhật
số liệu trên chứng từ vào máy, sau khi thực hiện các bút toán định khoản, kết
chuyển và phân bổ trên máy, máy tính sẽ tự động kết xuất các Sổ chi tiết, Sổ tổng
hợp và báo cáo kế toán theo yêu cầu. Nhìn chung, chu trình kế toán trên máy nh
sau:
Chứng từ Tính giá Đối ứng tài khoản Tổng hợp-cân đối
Tổ chức công tác kế toán theo các bớc cụ thể sau:
Buớc 1:Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu:
Tổ chức phân loại và đánh giá đối tợng hạch toán:
Đối với mỗi đối tợng hạch toán có các cách phân loại khác nhau tuỳ theo yêu
cầu sử dụng và quản lý. Tài sản cố định đợc phân loại theo từng phân xởng, từng tổ
sản xuất...; thành phẩm đợc phân loại theo công dụng và hình thái vật chất; các

nghiệp vụ thanh toán đợc phân loại theo hình thức thanh toán là tiền mặt, séc, tiền
gửi ngân hàng hay trả chậm...Riêng vật liệu của Xí nghiệp chủng loại nhiều, thành
phần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác, tính chất lý hoá rất khác
nhau, do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp đợc tiến hành dựa trên tính chất và
vai trò từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất. Dựa vào tiêu thức này, vật liệu của
Xí nghiệp đợc phân chia làm 5 loại:
Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm là
các loại thuốc phòng chữa bệnh nh: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin,
Novocain, Lidocain...
Vật liệu phụ: các loại phụ gia kết hợp vật liệu chính chế tạo ra sản phẩm hoàn
chỉnh gồm: bột sắn, bột tal, bột rắc chân, các loại dung dịch Axid...
Nhiên liệu: que hàn, xăng, dầu...
Phụ tùng thay thế: gồm các loại nh cầu dao điện, dây coroa, vòng bi...
Bao bì đóng gói: đợc xếp vào 1 trong 5 loại vật liệu cơ bản tham gia vào quá
trình sản xuất sản phẩm bởi nó việc sản xuất bao bì đóng gói chiếm một phần khá
quan trọng khi mà một hộp thuốc có thể có tới 3, 4 lần bao bì, ví dụ nh đóng 10
viên/1 vỉ, 10 vỉ/1 hộp, 10 hộp/1 kiện..., hơn nữa chi phi bao bì là khá lớn bởi không
những gồm chi phí sản xuất, chí phí đóng gói mà còn chi phí in ấn, thiết kế mẫu
mã.
Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán theo dõi vật
liệu, các loại vật liệu đợc dự trữ, bảo quản tại 2 kho vật liệu:
Kho A: chứa các hoá chất và các loại tá dợc khác. Kho có 2 gian: 1 gian để các
loại hoá chất độc, 1 gian để các loại hoá chất thông thờng và tá dợc khác.
Kho B: kho chứa các bao bì đóng gói và phụ tùng thay thế.
Tại các kho, vật liệu đợc bố trí, sắp xếp ngăn nắp, bảo quản theo đúng yêu cầu
về điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, môi trờng...bảo đảm vật liệu giữ nguyên phẩm chất
khi xuất kho đa vào sản xuất.
Tổ chức tính giá ở Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thờng tiến hành chủ yếu đối với
vật liệu đầu vào và thành phẩm hoàn thành. Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu diễn
ra thờng xuyên, biến động không lớn nên Xí nghiệp sử dụng phơng pháp kê khai th-

ờng xuyên và giá vốn thực tế để hạch toán hàng tồn kho. Việc tính giá này đợc thực
hiện trên máy dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm Excel.
Giá thực tế của vật liệu nhập kho của Xí nghiệp đợc xác định chủ yếu dựa vào
giá mua thực tế vật liệu mua ngoài. Chí phí vận chuyển do đơn vị bán chịu và nó đ-
ợc tính luôn vào giá của vật liệu mua về.
Theo Hóa đơn GTGT ngày 10/5/2001, Xí nghiệp mua của Công ty Dợc phẩm
thiết bị y tế Hà Nội 150 kg hoá chất Erythromycin, giá mua ghi trên hoá đơn là
850.000 đồng/1 kg, thuế suất GTGT 5%.
Theo hoá đơn trên trên, 850.000 đồng chính là đơn giá thực tế của vật liệu
mua về và 850.000 đ/1 kg x 150 kg là giá thực tế của vật liệu nhập kho, và đó cũng
là giá trị để ghi vào sổ kế toán vật liệu.
Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: đơn giá bình quân thực tế của vật liệu đ-
ợc tính mỗi khi có hàng nhập vào kho mỗi tháng và giá này sẽ đợc dùng để tính giá
trị hàng xuất cho tới khi có đợt nhập hàng mới thì tính lại giá bình quân mới. Đây là
phơng pháp sử dụng giá bình quân gia quyền với đơn giá bình quân là đơn giá bình
quân sau mỗi lần nhập.
Vật liệu Erythromycin tồn kho cuối tháng 4 là 250 kg với đơn giá bình quân
810.000 đồng/1 kg.
Ngày 10/5/2001, theo Phiếu nhập kho số 05, Xí nghiệp nhập 150 kg
Erythromycin mua của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội với đơn giá 850.000
đồng/1 kg.
Vì vậy, giá thực tế của vật liệu xuất kể từ ngày 10/5/2001 đến ngày nhập hàng
lần sau đợc xác định nh sau:
Giá thực tế
150 x
850.000
+
250 x
810.000
bình quân 1

kg
= ------------------------------------------- =
825.00
0
vật liệu xuất 150 + 250
Tổ chức chứng từ:
Mỗi kế toán phần hành có nhiệm vụ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài
hay phòng (ban) khác, luân chuyển chứng từ đến ngời có nhu cầu, lu 1 liên của
chứng từ để ghi sổ kế toán đồng thời bảo quản, lu trữ. Danh mục chứng từ đợc lập
tại mỗi phần hành gồm:
Kế toán tài sản cố định:
Thẻ tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản kiểm kê trang thiết bị-máy móc-nhà xởng
Kế toán tiền lơng và BHXH:
Bảng thanh toán tiền lơng
Danh sách lao động và quỹ lơng trích nộp BHXH
Bảng thanh toán trợ cấp ốm đau thai sản.
Kế toán thanh toán:
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Kế toán giá thành và kế toán tổng hợp không lập chứng từ mà chỉ tiếp nhận các
chứng từ đợc luân chuyển đến phục vụ công tác ghi chép và tổng hợp.
Riêng phần hành kế toán vật liệu, chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất
không đợc lập tại Kế toán vật t mà đợc lập tại phòng Kế hoạch.
Tổ chức chứng từ nhập vật t:
- Loại chứng từ sử dụng:
Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp
Chứng từ vật t: Phiếu kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho MS01-VT
- Quy trình luân chuyển: