CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong
các doanh nghiệp sản xuất
I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên vật
liệu
1. Khái niệm và đặc điểm NVL.
1.1. Khái niệm.
Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất trong
các doanh nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm và chi phí về
NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, kế toán và quản
lý phải có trách nhiệm theo dõi việc cung cấp NVL trong quá trình thu mua về số
lợng và giá cả, đồng thời phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng và bảo quản qúa trình
sử dụng NVL.
1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu
Về mặt hiện vật: Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dới tác
động của lao động NVL bị tiêu hao toàn bộ và bị biến đổi hoàn toàn hình thái vật
chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm, nó tạo nên giá trị sử dụng hay
công dụng của sản phẩm.
Về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng
vật hoá, toàn bộ giá trị NVL chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ,
nó hình thành nên giá trị của chính sản phẩm mới tạo ra hay giá thành xuất xởng
của sản phẩm.
2. Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. Với t cách là đầu vào
của quá trình sản xuất, NVL đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh
nghiệp sản xuất, nó đòi hỏi các doanh nghiệp luôn luôn phải chú trọng công tác
quản lý NVL cũng nh việc xây dựng mức tiêu hao NVL, giúp cho việc tổ chức kế
toán chi phí sản xuất kinh doanh đảm bảo đợc yêu cầu quản lý. Nhận thức đợc
tầm quan trọng của NVL đối với qúa trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh
nghiệp. Mặt khác, trong doanh nghiệp do NVL đợc sử dụng có nhiều loại, nhiều
hình thức khác nhau, mỗi loại thờng có những tính chất, công dụng khác nhau nên

để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần phải phân loại NVL. Phân loại
NVL là căn cứ vào một tiêu thức hay một đặc trng nào đó tuỳ theo yêu cầu quản
lý để sắp xếp các loại NVL với nhau theo một đặc trng nhất định nh: theo vai trò
và tác dụng của NVL, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu NVL..trong đó
việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất đợc sử dụng
phổ biến. Theo cách phân loại này NVL đợc chia thành các loại nh sau:
2.1. Nguyên vật liệu chính
Là những NVL sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật
chất chủ yếu của sản phẩm và thờng chiếm một tỷ lệ cao trong chi phí NVL.
Ngoài ra, thuộc NVL chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp
tục chế biến.
2.2. Nguyên vật liệu phụ
Là những NVL chỉ có tác dụng phù trợ trong sản xuất và đối với chất lợng
của sản phẩm, đợc sử dụng kết hợp với nghiên cứu để làm thay đổi màu sắc, hình
dáng hay có tác dụng trong việc quản lý của doanh nghiệp .
2.3. Nhiên liệu
Cũng là NVL phụ nhng do tính chất riêng và do nhu cầu quản lý, dùng
cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh: làm chất đốt hoặc làm
động lực trong việc hoạt động của máy móc.
2.4. Phụ tùng thay thế
Là những bộ phận chi tiết của máy đã đợc tách rời dùng để thay thế cho
những bộ phận chi tiết trong máy móc đã h hỏng hoặc để tiến hành khi sửa chữa
tài sản cố định.
2.5. Vật liệu phụ và thiết bị xây dựng cơ bản
Là những đối tợng lao động, là những NVL dùng trong xây dựng cơ bản
hoặc những thiết bị cần lắp trong xây dựng cơ bản.
2.6. Phế liệu
Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản, có
thể sử dụng hay bán ra ngoài.
2.7. Vật liệu khác

Bao gồm các loại còn lại ngoài các thứ nói trên.
3. Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo
những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Để đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất trong hạch toán NVL tính theo
giá thực tế (giá gốc). Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL đợc nhập từ nhiều nguồn
khác nhau, tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của chúng đợc xác định nh
sau:
Giá thực tế của NVL thuê ngoài
Giá thực tế của NVL mua ngoài đối với doanh nghiệp áp dụng phơng
pháp khấu trừ thuế VAT (thuế giá trị gia tăng): thì giá thực tế NVL bao gồm giá
ghi mua trên hoá đơn của ngời bán (giá cha có thuế VAT) (nếu có) và các chi phí
thu mua thực tế có liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí của bộ phận thu
mua, tiền phạt lu kho) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua đợc hởng.
Giá thực tế NVL mua ngoài đối với doanh nghiệp áp dụng theo phơng
pháp trực tiếp: thì giá thực tế NVL bao gồm giá ghi trên hoá đơn của ngời bán
(giá có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua có
liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí của bộ phận thu mua, tiền phạt lu
kho) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua đợc hởng.
Giá thực tế của NVL tự sản xuất.
Tính theo giá thành sản xuất thực tế tức là giá NVL xuất ra chế biến cộng
với chi phí chế biến.
Giá thực tế của NVL thuê ngoài gia công, chế biến.
Bao gồm giá thực tế NVL xuất chế biến cộng với tiền thuê ngoài chế biến
cộng với chi phí vận chuyển (nếu có).
Giá thực tế NVL của các đơn vị góp vốn liên doanh.
Là giá thoả thuận do các bên liên doanh xác nhận cộng với chi phí tiếp
nhận (nếu có).
Giá thực tế NVL đợc biếu tặng.

Là giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng với chi phí tiếp nhận
(nếu có).
Giá thực tế của phế liệu.
Là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá bán ra tối thiểu.
3.2. Tính giá NVL xuất kho
Nguyên vật liệu thu mua, nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau
nên giá trị thực tế của từng lần nhập, đợt nhập không giống nhau. Vì vậy, khi xuất
kho kế toán phải tính toán, xác định đợc gía thực tế xuất kho đảm bảo giá chính
xác và phù hợp với đặc điểm hàng tồn kho và công tác quản lý của doanh nghiệp
mình. Giá thực tế phải đợc đăng ký, áp dụng và đảm bảo tính nhất quán trong suốt
niên độ kế toán.
Đối với xuất kho trong kỳ, tuỳ theo hoạt động của từng doanh nghiệp, dựa
vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một
trong những phơng pháp sau đây để tính giá thực tế NVL xuất dùng theo nguyên
tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.Theo quyết
định mới ban hành của bộ trởng Bộ tài chính số 149/2001/QĐ-BTC chuẩn mực số
2 hàng tồn kho, có quy định các doanh nghiệp đợc phép sử dụng một trong những
phơng pháp sau để tính giá trị hàng xuất kho:
Phơng pháp đơn vị bình quân.
Theo phơng pháp này giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá
đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc, bình quân sau
mỗi lần nhập).
Trong đó, giá đơn vị bình quân theo từng phơng pháp đợc tính nh sau:
- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.
Phơng pháp này chỉ xác định đợc khi kết thúc kỳ hạch toán nên không phản
ánh kịp thời NVL xuất dùng và vẫn mang tính bình quân cả kỳ dự trữ đồng thời
Giá thực tế NVL = Số lợng NVL * Giá trị đơn vịs
xuất dùng xuất dùng bình quân NVL
Giá đơn vị giá thực tế NVL giá trị thực tế NVL
bình quân tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

=
cả kỳ dự trữ số lợng tồn kho + số lợng nhập
ảnh hởng đến thời gian lập báo cáo, cung cấp thông tin cho quản lý, cho lãnh
đạo.Tuy nhiên, phơng pháp này đơn giản và dễ làm.
- Gía đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập.
Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng pháp trên, nó đảm
bảo chính xác và cập nhật, song tốn nhiều công sức và phải tính toán rất nhiều lần.
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO- First in,first out), nhập sau xuất sau.
Theo phơng pháp này thì NVL nào nhập trớc thì xuất trớc, phải xuất hết số
nhập trớc thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của từng hàng xuất. Nói cách
khác, cơ sở của phơng pháp là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ dùng làm giá để
tính giá thực tế vật liệu xuất trớc. Do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá
thực tế của số NVL mua vào sau cùng. Phơng pháp này chỉ thích hợp với điều
kiện giá cả thị trờng ổn định.
Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO- Last in, first out).
Theo phơng pháp này những NVL mua vào sau cùng đợc xuất trớc tiên, giá
NVL mua vào sau cùng đợc tính cho vật liệu xuất dùng và tồn kho cuối kỳ là giá
vật liệu mua vào thuộc kỳ trớc. Phơng pháp này làm cho chi phí NVL phù hợp với
giá hiện hành, sát với giá lần mua sau cùng (giá gần nhất, sát với giá thị trờng).
Do đó, phơng pháp này vận dụng thích hợp với trờng hợp giá cả luôn luôn biến
đổi và trong tình trạng kinh tế lạm phát. áp dụng phơng pháp này sẽ bảo đảm
thực hiện đợc nguyên tắc thận trọng.
Phơng pháp trực tiếp (phơng pháp đích danh).
Theo phơng pháp này NVL đợc xác định theo từng lô hàng hay từng mặt
hàng, đợc giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều
chỉnh) khi xuất NVL nào, lô hàng nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của lô
hàng đó. Do vậy, phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện
bảo quản riêng từng lô hàng và thờng những lô hàng này là những lô hàng có giá
trị cao.
Gía đơn vị giá thực tế NVL tồn + giá thực tế NVL của

bình quân kho trớc khi nhập kỳ tiếp theo
sau mỗi =
lần nhập số lợng NVL tồn + số lợng NVL của kỳ
4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán.
Hiện nay, do chủ trơng của Nhà nớc đề ra tiết kiệm là quốc sách, mặt khác
NVL dần dần đợc đổi mới, đợc thay thế bởi những cái tiến bộ. Do đó, trong quá
trình quản lý và sử dụng doanh nghiệp phải đề cao việc tiết kiệm, phải quản lý sử
dụng theo định mức, phải dự trữ theo yêu cầu của doanh nghiệp để khắc phục tình
trạng ứ đọng vốn và gây thất thoát trong sản xuất.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán đối với NVL kế toán phải thực
hiện những nghiệp vụ sau:
Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu, ghi chép phản ánh kịp thời tình hình thu
mua theo số lợng, chất lợng và phản ánh đầy đủ giá thực tế của NVL.
Phải tiến hành hạch toán theo phơng pháp hàng tồn kho của doanh nghiệp
(theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
theo quyết định, tính toán và phân bổ chính xác chi phí NVL vào chi phí sản xuất
kinh doanh của bộ phận sử dụng.
Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tăng, giảm hàng tồn kho để phục
vụ cho quản lý, cho ngời lãnh đạo.
Thờng xuyên tổ chức phân tích tình hình dự trữ, bảo quản, sử dụng nhằm
nâng cao hiệu quả của NVL trong quá trình sản xuất.
II. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty, trong công tác quản lý NVL ngoài
việc quản lý chung còn quản lý chặt chẽ về số lợng, giá cả của từng thứ, từng loại
NVL thu mua, xuất dùng và tồn trong kho. Để đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất,
tính toán chính xác chi phí, sử dụng NVL một cách có hiệu quả tất yếu và phải tổ
chức kế toán chi tiết NVL.
Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động tăng,
giảm của NVL kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi số lợng NVL và
tồn kho của NVL nhằm thống nhất số liệu giữa kho và số liệu trên sổ sách kế

toán. Kế toán chi tiết NVL thờng thực hiện theo 3 phơng pháp:
Ghi thẻ song song
Đối chiếu luân chuyển
Sổ số d
1. Phơng pháp ghi thẻ song song
Theo phơng pháp này thì ở kho theo dõi NVL bằng 2 chỉ tiêu: số lợng và
giá trị và phòng kế toán của doanh nghiệp cũng vận dụng 2 chỉ tiêu đó.
1.1. Tại kho
Khi thủ kho nhận đợc phiếu NVL nhập, xuất kho trong ngày, thủ kho căn
cứ vào sổ thực tế nhập, xuất kho để ghi vào các thẻ kho có liên quan cho từng loại
NVL. Cuối ngày thủ kho phải tính ra số tồn kho (chủ yếu bằng chỉ tiêu số lợng),
định kỳ (năm hoặc một ngày) thủ kho gửi các chứng từ N-X kho có liên quan về
cho phòng kế toán thông qua sổ giao nhận.
1.2. Tại phòng kế toán
Sau khi đã nhận đợc chứng từ N-X kho do thủ kho giao nhận kế toán kiểm
tra tính hợp lý của chứng từ và ghi vào thẻ kho hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu
bằng chỉ tiêu số lợng và giá trị. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng
tổng hợp N-X kho tồn kho theo số lợng và giá trị và trên cơ sở đó để đối chiếu với
thẻ kho của thủ kho tại các kho có liên quan.
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán NVL còn mở sổ
đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Phơng
pháp này mặc dù việc ghi chép của kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng nhng
thể hiện đối chiếu kiểm tra chặt chẽ trong việc hạch toán chi tiết NVL theo phơng
pháp ghi thẻ song song.
Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song

Ghi chú:
Phiếu nhập
kho
Bảng tổng hợp N-

X-T kho NVL
Thẻ kho
Thẻ, sổ chi
tiết NVL
Kế toán tổng
hợp
Phiếu
xuất kho
: Ghi hµng ngµy
: Ghi ®èi chiÕu
: Ghi cuèi th¸ng
Đơn vị Mẫu số:06-VT
Tên kho Ban hành theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày1/11/1995 của bộ TC
Thẻ kho
Ngày lập thẻ:
Tờ số:
Tên nhãn hiệu, qui cách vật t
Đơn vị tính:
Mã số:
STT Chứng
từ
Diễn
giải
Ngày nhập,
xuất
Số lợng Ký xác nhận
của kế toán
A B C D E 1 2 3 4
Mẫu: Sổ chi tiết NVL (sản phẩm, hàng hoá)

Năm.
Tài khoản
Tên kho
Tên quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá)
Chứng
từ
Diễn
giải
TK
đối
ứng
Đơ
n
giá
Nhập Xuất Tồn
stt nt Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
1 2 3 4 5 6 7=5*6 8 9=5*8 10 11=5*10
Cộng
tháng
Ngày tháng năm
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu: Bảng tổng hợp N-X-T kho NVL
Sổ danh
điểm
Tên NVL
Tồn đầu
tháng
Nhập
trong

tháng
Xuất
trong
tháng
Tồn
cuối
tháng
1 2 3 4 5 6
Loại
NVLC
.
.
Cộng
. .. ..
Loại
NVLP
.

Cộng
. ..
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
2.1. Tại kho
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho theo số l-
ợng và theo từng loại nh phơng pháp thẻ song song.
2.2. Tại phòng kế toán
Kế toán dùng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền
theo từng loại NVL và theo từng kho, sau khi đã nhận đợc chứng từ xuất nhập kho
kế toán tiến hành phân loại và lập các bảng kê N-X NVL theo số lợng, theo giá trị
từng loại NVL hoặc từng kho để tính ra tổng số nhập, tổng số xuất từng loại theo
từng kho để ghi một dòng hoặc một lần vào cuối tháng trên cơ sở đối chiếu luân

chuyển, trên cơ sở tồn kho về số lợng, giá trị tiến hành đối chiếu kho của thủ kho.
Sổ đối chiếu luân chuyển đợc dùng cho cả năm. Phơng pháp này giảm đợc số lợng
ghi sổ kế toán vì chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Tuy
nhiên, có nhợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa chỉ tiêu hiện vật của kho và
phòng kế toán do cuối tháng mới tính đợc tổng số nhập, tổng số xuất của từng loại
NVL nên không cung cấp đợc thông tin kịp thời.
Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp luân chuyển đối
chiếu.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Mẫu: Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ
danh
điểm
Tên
NVL
Đơn
vị
tính
Gía
hạch
toán
Số d đầu
tháng 1
Luân chuyển trong tháng
1
Số d đầu
tháng 2

Lợng Tiền
Nhập Xuất
Lợng Tiền
Lợng Tiền Lợng
Tiền
1 2 3 4 5 6
Bảng kê nhập
(số lợng, tiền)
Phiếu
nhập kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Thẻ
kho
Kế toán
tổng
hợp
Bảng kê xuất
(số lợng, tiền)
Phiếu
xuất kho
3. Phơng pháp sổ số d
Đặc điểm chủ yếu của phơng pháp này: Có sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và
phòng kế toán, ở kho chỉ theo dõi số lợng NVL, phòng kế toán theo dõi giá trị của
từng nhóm NVL.
3.1. Tại kho
Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về số lợng nhập xuất kho
của từng thứ NVL, sau khi đã ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp phân loại các
phiếu N - X kho theo từng nhóm NVL và lập phiếu giao nhận chứng từ cho phòng
kế toán, cuối tháng thủ kho căn cứ vào số d của từng loại NVL để ghi vào sổ số d.

Sổ số d là do phòng kế toán chuyển cho thủ kho. Cuối tháng sau khi đã ghi vào sổ
số d số NVL tồn kho cuối tháng thì thủ kho phải chuyển về phòng kế toán để
kiểm tra và tính bằng tiền.
3.2. Tại phòng kế toán
Nhân viên kế toán NVL phải thờng xuyên xuống kho và kiểm tra việc ghi
chép của thủ kho trên thẻ kho và thu thập chứng từ. Dựa trên phiếu giao nhận của
thủ kho đã tập hợp theo nhóm NVL kế toán tiến hành tính giá để ghi vào cột số
tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận thì kế toán lập
bảng Luỹ kế nhập, bảng Luỹ kế xuất theo từng nhóm NVL để dựa vào đó lập
bảng kê tổng hợp N-X-T kho NVL, dùng số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T kho
NVL để đối chiếu với số d mà thủ kho đã ghi ở từng kho, nếu có sai sót ở nhóm
NVL nào thì phải kiểm tra việc ghi chép của nhóm đó.
Phơng pháp sổ số d giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép của kế toán vì kế toán
chỉ ghi theo giá trị từng nhóm NVL, công việc kế toán đợc giãn đều ra trong
tháng, cung cấp kịp thời thông tin cho ngời quản lý, ngời lãnh đạo đồng thời thực
hiện đợc việc đối chiếu kiểm tra thờng xuyên số liệu giữa kế toán và kho. Do đó
đảm bảo đợc số liệu chính xác. Tuy nhiên, có một số nhợc điểm thủ kho ghi theo
từng loại nguyên vật liệu, kế toán ghi theo từng nhóm nguyên vật liệu. Vì vậy, khi
sai sót thì kiểm tra, đối chiếu, xác định số liệu gặp nhiều khó khăn phức tạp.
Chính vì vậy, phơng pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có số lợng NVL, tăng
giảm hàng ngày lớn và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán phải vững vàng.
Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Phiếu
nhập
kho