THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KẾT QUẢ KINH DOANH VÀ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG (VIETRANS)

Thực trạng kế toán kết quả kinh doanh và phân phối
lợi nhuận tại công ty giao nhận kho vận ngoại thơng
(Vietrans)
1. t ình hình tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty
(Vietrans)
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty (Vietrans)
Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thơng đợc thành lập từ ngày 13/8/1970
cho đến ngày 31/3/1993 đợc thành lập lại theo quyết định số 337/TM/TCCB của
Bộ Thơng Mại. Sự hình thành và phát triển của công ty luôn gắn liền với bớc tiến
của ngành giao nhận Việt Nam.
Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng có tên tiếng Anh là VIETNAM
NATIONAL FOREIGN TRADE FORWARDING AND WAREHOUSING
CORPORATION gọi tắt là (Vietrans). Công ty là một tổ chức kinh doanh dịch vụ
thuộc Bộ Thơng Mại, công ty có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài
khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thơng Việt Nam. Công ty có
trụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế Hoàn Kiếm Hà Nội, có các chi nhánh tại
Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang và TP Hồ Chí Minh.
1.1.1 Chức năng của công ty giao nhận kho vận ngoại th ơng (Vietrans)
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay luôn nảy sinh các mối quan hệ sản xuất
kinh doanh với nhau. Đó có thể là mối quan hệ buôn bán, trao đổi và cũng có khi
là quan hệ liên doanh liên kết. Công ty đóng vai trò cầu nối giữa sản xuất và kinh
doanh, giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác
Theo điều lệ của công ty có các chức năng hoạt động sau :
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nớc để tổ chức
chuyên chở, giao nhận hàng hoá XNK, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng
hội chợ triển lãm, hàng công trình, hàng t nhân, tài liệu chứng từ liên quan,
tài liệu chuyển phát nhanh ..
- Nhận uỷ thác các dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi,
lu cớc, thuê các phơng tiện vận tải (tàu biển, ô tô, máy bay, xà lan,
container ) bằng các hợp đồng trọn gói từ cửa tới cửa (door to door) và
thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá nh : thu gom, chia lẻ,

bảo quản, bao gói, làm thủ tục XNK, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan và
giao hàng chuyên chở tiếp đến nơi quy định
- T vấn về giao nhận, vận tải, kho hàng và các vấn đề khác có liên quan
theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc
- Nhận uỷ thác XNK hoặc kinh doanh XNK trực tiếp hàng hoá trên cơ sở
giấy phép XNK của Bộ Thơng Mại cấp cho công ty.
- Tiến hành làm các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá XNK, hàng quá
cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngợc lại bằng các phơng tiện vận chuyển
chuyên chở của mình hoặc thông qua phơng tiện vận tải của các đơn vị khác.
- Thực hiện kinh doanh vận tải công cộng phù hợp với quy định hiện hành
của nhà nớc.
- Làm đại lý cho các hãng tàu nớc ngoài và đại lý phục vụ cho tàu biển nớc
ngoài vào cảng Việt Nam.
- Liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nớc trong lĩnh vực giao
nhận, vận chuyển, kho bãi thuê tàu
1.1.2 Nhiệm vụ của Vietrans.
Với chức năng nêu trên Vietrans có các nhiệm vụ sau :
- Xây dựng các kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của
công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và phạm vi hoạt
động kinh doanh của công ty nh đã nói trên.
- Đảm bảo việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm tự trang
trải về tài chính, sử dụng hợp lý đúng chế độ và có hiệu quả các nguồn vốn
đó, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc.
- Mua sắm xây dựng bổ sung và thờng xuyên cải tiến hoàn thiện các phơng
tiện, vật chất, kỹ thuật của công ty thông qua các liên doanh liên kết để thực
hiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phơng tiện tiên tiến, hợp
lý trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lu
kho bãi, giao nhận hàng hoá và bảo đảm an toàn cho hàng hoá thuộc phạm vi
trách nhiệm của công ty.
- Nghiên cứu tình hình thị trờng dịch vụ giao nhận, kho vận, kiến nghị cải

tiến biểu cớc, giá cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện
hành, đề ra các biện pháp thích hợp đảm bảo quyền lợi giữa đôi bên khi ký
kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng, đem công việc đến củng cố và nâng
cao uy tín trách nhiệm của Vietrans trên thơng trờng quốc tế.
1.1.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh.
Công ty có trụ sở chính và các phòng ban nghiệp vụ tại 13 Lý Nam Đế-
Hoàn Kiếm-Hà Nội, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Khối
phòng ban nghiệp vụ này trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh giao nhận,
kho vận, XNK d ới sự lãnh đạo của công ty, tự chịu trách nhiệm từ đầu đến
cuối hoạt động kinh doanh đợc giao. Ngoài ra Vietrans còn có các chi nhánh
trực thuộc đặt tại các cảng và thành phố lớn.
Các chi nhánh bao gồm :
Vietrans Hải Phòng 5A Hoàng Văn Thụ TP Hải Phòng
Vietrans Đà Nẵng 20 Trần Phú TP Đà Nẵng
Vietrans Sài Gòn 113 Nguyễn Thái Bình Q1 TP HCM
Vietrans Quy Nhơn 91 Lê Lợi Quy Nhơn Tỉnh Bình Định
Vietrans Nha Trang 21 Trần Quý Cáp Nha Trang Khánh Hoà
Vietrans Bến Thuỷ 103 Nguyễn Du TP Vinh Nghệ An
Xí nghiệp dịch vụ xây dựng 13 Lý Nam Đế HN
Các chi nhánh là một khối trực thuộc công ty thực hiện nhiệm vụ giao nhận
kho vận nh đã nói trên, trừ XN dịch vụ xây dựng ngoại thơng.
Ngoài ra công ty còn mở rộng quan hệ và kinh doanh với các tổ chức, công ty
bạn ở trong và ngoài nớc hoạt động vận chuyển hoặc làm đại lý cho công ty nh
TRANSLINK, mở văn phòng đại diện tại Băng Cốc, Singapore
Vietrans có hai đơn vị liên doanh là :
* TNT- Vietrans express Worldwide Ltd 15 Lý Nam Đế- Hà Nội. Liên
doanh này chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát trong nớc và quốc tế.
* Liên doanh LOTUS : Phú Mỹ- Nhà Bè- TP HCM. Liên doanh này cung cấp
các dịch vụ cho thuê kho, phơng tiện vận tải, dịch vụ cầu cảng .
Quan hệ với các ngành giao thông trung ơng và địa phơng để ký các hợp đồng vận

chuyển bằng mọi phơng tiện nhằm thực hiện các công việc kinh doanh dịch vụ.
Có thể nhìn tổng quát toàn bộ Công ty bằng sơ đồ sau :
Sơ đồ 4: Tổ chức hệ thống hoạt động kinh doanh của Công ty.
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vietrans.
Toàn Vietrans hiện có 1300 cán bộ CNV kể cả những ngời trong biên chế và
làm hợp đồng cả các cán bộ quản lý và nhân viên trực tiếp kinh doanh. Trong đó
có 480 ngời có trình độ đại học, 250 ngời có trình độ cao đẳng, trung cấp Số
nhân lực này đợc phân bổ đều khắp các chi nhánh của Vietrans riêng ở Hà nội có
164 cán bộ CNV.
Tại công ty :
Giám đốc : Là ngời đại diện cao nhất của Vietrans do Bộ trởng Bộ Thơng Mại
bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc quản lý công ty theo chế độ thủ trởng, có
Công ty
Các phòng nghiệp vụ
-Phòng GNVT quốc
tế
-P. KDVT biển
-P. Triển lãm
-P. Hàng không
-P. kinh doanh XNK
-Đội xe
-P. Chuyển tải
-P. Tiếp thị
Các chi nhánh
-Vietrans Hải
Phòng
-Vietrans Đà Nẵng
-Vietrans Quy
Nhơn
-Vietrans TP HCM

Đơn vị LD
-TNT-Vietrans
-Lotus
Các đại diện nớc ngoài
- ODESSA
- BANGKOK
- SINGAPORE
quyền quyết định việc điều hành hoạt động của công ty theo kế hoạch, chính sách,
pháp luật của nhà nớc và nghị quyết đại hội CNVC, chịu trách nhiệm trớc nhà nớc
và tập thể lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc có
quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong công ty, đảm bảo tính tinh giản và
có hiệu quả.
Các phó giám đốc và các chuyên viên : là ngời giúp việc cho giám đốc
Các phòng chức năng Vietrans có ba phòng chức năng :
Phòng tổ chức cán bộ : Có nhiệm vụ tham mu giúp giám đốc trong việc tổ
chức lao động một cách khoa học trong công ty nh : phân công, bố trí, sắp xếp, tổ
chức bộ máy phục vụ nơi làm việc và các điều kiện làm việc cho giám đốc và
cán bộ công nhân viên.
Phòng kế toán: có chức năng tham mu giúp giám đốc về công tác tài chính
kế toán của công ty nhằm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lí
và hiệu quả nguồn vốn của công ty thông qua hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán
phản ánh kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty.
Phòng kế hoạch và quan hệ quốc tế: Có chức năng tham mu giúp giám đốc
về các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức kinh doanh, kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra,
phòng còn phụ trách các vấn đề có liên quan đến luật pháp, văn bản nh ký kết hợp
đồng, lo các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá và phụ trách công tác đối ngoại.
Các phòng nghiệp vụ: phụ trách trực tiếp và tiến hành kinh doanh từng dịch vụ
cụ thể theo chức năng chuyên môn hoá.
Phòng hàng không: Phụ trách các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận chuyển
hàng hoá đờng hàng không.

Phòng đờng biển: Phụ trách các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận chuyển
hàng hoá đờng biển.
Phòng đờng bộ và đờng sắt: Phụ trách các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận
chuyển hàng hoá đờng bộ và đờng sắt, hàng quá cảnh cho Lào, Campuchia.
Phòng Marketing: Phụ trách công tác đối ngoại, tìm kiếm khai thác nguồn hàng
cho toàn công ty.
Phòng triển lãm: Vận tải giao nhận hàng hoá phục vụ cho các hội chợ triển lãm ở
trong và ngoài nớc.
Phòng xuất nhập khẩu: phụ trách dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá, làm các thủ
tục giấy tờ để hàng hoá có thể vận chuyển qua biên giới, cửa khẩu.
Phòng công trình: có chức năng vận chuyển, lắp đặt toàn bộ những hàng hoá,
thiết bị công trình xây dựng từ nớc ngoài vào Việt nam.
Kho: nhận lu giữ, bảo quản hàng hoá để thu lệ phí lu kho. Ngoài ra còn nhận đóng
hàng và tái chế hàng hoá.
Đội xe: Gồm các xe tải và các xe nâng làm nhiệm vụ chuyên chở hàng hoá phục
vụ nhu cầu của khách hàng.
Tại các chi nhánh :
Tại các chi nhánh đại bộ phận có đủ các phòng ban nh trên công ty, các
phòng ban này dới sự điều chỉnh trực tiếp của giám đốc chi nhánh.
Các chi nhánh của Vietrans có nhiệm vụ đóng góp thu nhập và chịu một phần
chi phí quản lý chung mà công ty tính phân bổ trên cơ sở doanh thu của chi
nhánh. Các chi nhánh này thực hiện nhiệm vụ giao nhận, kho, vận nh đã nói trên,
trừ xí nghiệp dịch vụ xây dựng ngoại thơng không thực hiện nhiệm vụ giao nhận
mà thực hiện nhiệm vụ xây dựng các công trình.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp của Vietrans đợc mô tả trên sơ đồ
5 (trang bên)
Một số chỉ tiêu cơ bản của công ty
Công ty thuộc sở hữu nhà nớc
+ Vốn ngân sách : 42,7 tỷ VNĐ, Chiếm 72,3%
+ Vốn tự bổ sung : 16,4 tỷ VNĐ, Chiếm 27,7%

Trong đó :
-Vốn ngân sách tham gia liên doanh : 39,8 tỷ VNĐ
-Vốn tự bổ sung tham gia góp vốn liên doanh : 8,3 tỷ VNĐ
1.3 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Vietrans
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm, quy mô, tính chất sản xuất kinh doanh dịch vụ, giao
nhận, vận tải, hiện nay bộ máy kế toán của Vietrans đợc tổ chức theo hình thức
vừa tập trung vừa phân tán. Theo hình thức này thì phòng kế toán của công ty tại
trụ sở chính có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, còn các phòng kế toán ở các chi
nhánh thì tuỳ theo quy mô và mức độ phân cấp quản lý sẽ tổ chức hạch toán kế
toán sao cho phù hợp.
Tại công ty :
Hạch toán tổng hợp toàn công ty, lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn công
ty.
Đảm nhận toàn bộ công tác kế toán khối phòng ban nghiệp vụ và các chi
nhánh trực thuộc không có tổ chức công tác kế toán riêng.
Tại các chi nhánh : Hầu hết các chi nhánh đều có t cách pháp nhân, đợc ký
kết hợp đồng kinh tế, mở tài khoản riêng, tự tổ chức hạch toán kế toán, lập báo
cáo tài chính nộp về công ty.
Các chi nhánh đó là :
Vietrans Hải Phòng
Vietrans Đà Nẵng
Vietrans Nha Trang
Vietrans Quy Nhơn
XN dịch vụ xây dựng ngoại thơng
Các chi nhánh trực thuộc :
+ Vietrans thành phố Hồ Chí Minh
+ Ban giao nhận ngoại thơng Bến Thuỷ- Nghệ An.
Không có tổ chức kế toán riêng, chỉ thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, thu
thập và lập chứng từ rồi gửi bản gốc về phòng kế toán của công ty để hạch

toán ghi sổ.
Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Tại trụ sở chính 13 Lý Nam Đế có hai phòng kế toán: phòng kế toán tài vụ và
phòng kế toán tổng hợp. Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ hạch toán và lập báo
cáo tổng hợp cho Vietrans Hà Nội và các chi nhánh không có tổ chức kế toán
riêng. Phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp và lập báo cáo cho toàn công
ty trên cơ sở báo cáo đợc gửi đến từ các chi nhánh và báo cáo do phòng kế toán tài
vụ cung cấp.
- Kế toán tổng hợp toàn công ty : Xác định kết quả và phân phối lợi nhuận.
Tổng hợp và lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn công ty, văn phòng Hà nội. Kiểm
tra và lập báo cáo quyết toán của các chi nhánh và toàn Công ty. Theo dõi tình
hình TSCĐ của công ty, là thành viên duyệt quyết toán hàng năm với các chi
nhánh trực thuộc.
Tại phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 7 nhân viên tất cả đều có trình độ đại
học. Mỗi nhân viên đợc phân công công việc cụ thể để đảm bảo công việc theo
dõi về công tác tài chính của công ty một cách chính xác kịp thời. Phòng kế toán
tài vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp bởi giám đốc công ty
Sau đây là nhiệm vụ chức năng của từng ngời
- Kế toán trởng: Phụ trách chung công việc của phòng kế toán, chịu trách
nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty nh tổ
chức công tác kế toán và bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp với tính chất kinh
doanh và yêu cầu quản lý tổ chức, lập đầy đủ và nộp đúng hạn báo cáo kế
toán, giám sát việc chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn của công
ty.
- Kế toán ngân hàng : Theo dõi mọi quan hệ giao dịch trong thanh toán với
ngân hàng bằng tiền Việt Nam và các ngoại tệ. Thanh toán các khoản với
NSNN.
- Kế toán tiền lơng: Phản ánh số lợng chất lợng tình hình tăng giảm lao
động, sử dụng thời gian lao động, tính toán phân chia lơng, thởng và các thu
nhập khác, tính và trả BHYT, BHXH, KPCĐ.

- Kế toán thanh toán: Làm công tác kiểm tra chứng từ ban đầu do các
phòng nghiệp vụ chuyển đến, căn cứ vào chế độ tài chính và quy chế thanh
toán của công ty để lập phiếu thu, phiếu chi.
- Kế toán chi phí và các khoản công nợ : Hạch toán chi tiết công nợ phải
thu, phải trả, hạch toán phân bổ chi phí quản lý, các khoản tạm ứng.
- Kế toán quỹ tiền mặt: Quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền,
phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt. Cùng với thủ quỹ lập
kế hoạch tiền mặt, thu nộp và rút tiền mặt cho nhu cầu kinh doanh, ngoài ra
còn làm kế toán chi tiết nguyên vật liệu, và chi tiết thuế GTGT đầu ra, đầu
vào. theo dõi tình hình nhập xuất và sử dụng công cụ dụng cụ của các
phòng, tính và phân bổ giá trị CCDC vào phí quản lý và chi phí của các
phòng.
- Thủ quỹ : đợc giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho công ty, căn cứ vào các
phiếu thu, phiếu chi mà kế toán viết để thu, chi tiền theo các nghiệp vụ phát
sinh trong ngày.
- Kế toán khối nghiệp vụ : Kế toán nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp theo
dõi tình hình kinh doanh của các phòng nghiệp vụ gồm: Theo dõi các hoá đơn
phát sinh hàng ngày, tình hình thu chi công nợ, tập hợp chi phí, theo dõi doanh
thu, và xác định kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ theo tháng, quí,
năm. Sau đó, kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ do kế toán phần
hành cung cấp đợc kế toán sử dụng để tổng hợp kết quả kinh doanh của cả
công ty. Kế toán khối nghiệp vụ bao gồm : Kế toán chi tiết, tổng hợp các
nghiệp vụ: vận tải quốc tế, vận tải ô tô, nghiệp vụ lu kho, bảo quản, nghiệp vụ
hàng không, kinh doanh triển lãm, và kế toán công trình.
Kế toán các chi nhánh :
+ Đối với các chi nhánh có tổ chức kế toán riêng thì thực hiện kế toán tổng
hợp và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập báo cáo riêng rồi gửi về
công ty.
+ Đối với các chi nhánh không có tổ chức kế toán riêng thì chỉ thực hiện chế
độ ghi chép ban đầu, thu thập và lập chứng từ rồi gửi về công ty để hạch toán

ghi sổ.
Nh vậy bộ máy công tác kế toán của công ty đợc khái quát bằng sơ đồ sau
:

Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
1.3.2 Tổ chức hạch toán kế toán tại Vietrans
1.3.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Để hạch toán ban đầu các nghiệp vụ, Vietrans sử dụng hệ thống biểu mẫu chứng
từ do Bộ tài chính ban hành trong Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng
thống nhất trong cả nớc từ ngày 1/1/ 1996
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác nh:
- Giấy thanh toán : Là chứng từ dùng để yêu cầu đợc thanh toán đối với các
nghiệp vụ đã chi.
- Phiếu kế toán : Là chứng từ dùng để ghi lại các nghiệp vụ không có chứng
từ riêng, ghi chép các nghiệp vụ kết chuyển
- Giấy báo nợ : Là chứng từ đợc sử dụng để đôn đốc các phòng nghiệp vụ thu
và nộp các khoản tạm ứng, thu từ các nghiệp vụ đã thực hiện.
Kế toán trởng
Kế toán
đơn vị
phụ thuộc
Kế toán các
chi nhánh có
tổ chức kế
toán riêng
Kế toán
tổng hợp
toàn
công ty
Thủ

quĩ
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
ngân hàng,
quĩ tiền mặt
Kế toán
khối
nghiệp vụ
- Giấy đề nghị thu tiền : Là chứng từ do các phòng nghiệp vụ lập, đề nghị
phòng kế toán lập phiếu thu để nộp tiền vào quỹ công ty doanh thu các
nghiệp vụ.
1.3.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán
- Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đang sử dụng hầu hết các tài khoản trong chế
độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày 1/11/1995, trừ một số
tài khoản nh: TK128, 129, 155, 157, 212, 241, 621, 622, 627 Sở dĩ không sử dụng
các tài khoản này bởi vì đặc trng của Công ty là có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh t-
ơng đơng với các phòng ban trong Công ty nên việc sử dụng các tài khoản này là
không phù hợp với việc hoạch toán, đồng thời làm cho hệ thống tài khoản mà Công ty
đang sử dụng trở nên dài dòng, phức tạp hơn.
1.3.2.3 Tổ chức sổ sách kế toán
Vietrans hiện đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch toán tổng hợp.
Thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên. Khi luật
thuế GTGT đợc ban hành công ty đã áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng
theo phơng pháp khấu trừ.
công tác kế toán hiện tại ở Công ty vẫn áp dụng theo các phơng pháp ghi chép thủ
công đơn giản. Vì vậy để kiểm tra, đối chiếu số liệu dễ dàng, thuận tiện; việc phân
công lao động kế toán phù hợp thì các sổ kế toán đợc mở nh sau:
Sổ kế toán chi tiết :

Sổ theo dõi TK : Là sổ kế toán chi tiết do kế toán phần hành lập theo yêu
cầu quản lý và hạch toán chi tiết. Sổ đợc mở riêng cho từng tài khoản hoặc mở
chung cho một nhóm tài khoản có liên quan.
Sổ kế toán chi tiết đợc lập trên cơ sở chứng từ gốc
Từ sổ chi tiết các tài khoản, cuối mỗi quý, kế toán phần hành lập Bảng tổng
hợp chi tiết . Bảng này cũng đợc lập riêng cho từng tài khoản
Số liệu tổng cộng trên Bảng tổng hợp chi tiết sau đó đợc dùng để đối chiếu với
Bảng cân đối số phát sinh và lên Báo cáo tài chính
Sổ kế toán tổng hợp :
Các sổ kế toán tổng hợp đợc công ty sử dụng bao gồm :
Nhật biên : Do kế toán phần hành lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo
nội dung kinh tế. Nhật biên đợc ghi dựa trên cơ sở chứng từ gốc. Về bản chất, các
nhật biên chính là các chứng từ ghi sổ. Có 5 loại nhật biên:
- Nhật biên thu - chi quỹ
- Nhật biên ngân hàng
- Nhật biên nhiên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ
- Nhật biên tài sản cố định
Nhật biên đợc lập hàng ngày trên cơ sở chứng từ gốc. Cuối quý, kế toán cộng
Nhật biên, tính tổng phát sinh Nợ (Có) của từng tài khoản và sử dụng số liệu đó để
vào Sổ chữ T.
Sổ chữ T : Là sổ tổng hợp đợc lập vào cuối mỗi quý để tổng hợp phát sinh của
tất cả các tài khoản trong quý.
Sổ chữ T do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở nhật biên. Cuối quý, cộng sổ chữ T
để đảm bảo phát sinh Nợ tất cả các tài khoản bằng phát sinh Có tất cả các tài
khoản. Số liệu trong sổ chữ T sau đó đợc sử dụng lập Bảng cân đối số phát sinh và
lên Báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ :
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc định khoản, kế toán ghi vào
sổ kế toán chi tiết và ghi vào các nhật biên các tài khoản liên quan. Các chứng từ
gốc liên quan đến TK 111, TK 112, TK 1522, TK 1521 thì vào các Nhật biên

quỹ, Nhật biên NH, Nhật biên nhiên liệu, VL. Cuối quý tổng hợp phát sinh trên
các TK (để PS Nợ = PS Có). Sau khi khớp đúng số liệu với Bảng tổng hợp chi
tiết (đợc lập từ sổ kế toán chi tiết), làm căn cứ để vào Sổ chữ T. Số liệu trên
Sổ chữ T sau đó đợc sử dụng để lập Bảng cân đối phát sinh và Báo cáo tài
chính.
Trình tự ghi sổ kế toán đợc thể hiện trên sơ đồ sau:
Theo hình thức này thì trình tự ghi sổ kế toán đợc biểu thị bằng sơ đồ sau:
Sổ kế toán chi
tiết
Chứng từ gốc
Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Ghi chú :
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi và theo dõi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, quý

Báo cáo tài chính bao gồm :
- Bảng cân đối kế toán (Biểu 01- DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Biểu 09 DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Biểu 02 DN)
Các báo cáo tài chính này do kế toán tổng hợp ở các chi nhánh lập vào cuối quý
và trình Kế toán trởng, Giám đốc duyệt sau đó gửi lên các cơ quan có trách nhiệm
theo dõi gồm :
- Bộ phận kế toán tổng hợp công ty
- Giám đốc
- Cục tài chính doanh nghiệp Bộ tài chính
- Cục tài chính Hà nội
- Vụ tài chính kế toán Bộ Thơng Mại
- Cục thuế TP Hà Nội
Nhật biên

Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ chữ T
Bảng cân đối PS
Báo cáo tài chính