THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH

Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN
TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
2.1.1. Đặc điểm bộ máy kế toán:
Do đặc điểm của công ty là kinh doanh vận tải bộ và đại lý bán xăng
dầu và các sản phẩm hoá dầu là chủ yếu, địa bàn hoạt động mang tính lưu
động cao và phức tạp do đó để phù hợp với chức năng quản lý của mình, công
ty PTS Nghệ Tĩnh đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Hàng ngày, kế toán tại các cửa hàng đại lý và các đơn vị trưc thuộc sẽ tiến
hành nhận hoặc lập hoá đơn chứng từ. Định kỳ 5 đến 10 ngày kế toán tại các
cửa hàng, bộ phận trực thuộc sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ và tiền về phòng kế
toán công ty để ghi sổ và tổng hợp.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Toàn công ty có 16 kế toán, trong đó phòng kế toán của công ty có 6
người với trình độ đại học, không có cao đẳng và trung cấp. Số còn lại là kế
toán tại các cửa hàng đại lý và bộ phận trực thuộc công ty.
Sơ đồ 2.1 – Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức công ty PTS Nghệ Tĩnh)
- Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán)
Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty, phụ trách chung toàn
phòng, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện kế hoạch của các kế toán
viên, đồng thời là trợ lý kinh tế tổng hợp cho giám đốc và chịu trách
nhiệm trước giám đốc và công ty về tình hình hoạt động của phòng tài
chính kế toán, giám sát tình hình sử dụng tài chính theo đúng mục
đích.Ngoài ra trưởng phòng kế toán còn phải chịu trách nhiệm trước pháp
1
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
1
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
luật về tình hình hạch toán kế toán theo đúng chế độ của nhà nước quy

định.
- Kế toán tổng hợp (Phó trưởng phòng kế toán tài
chính)
Kế toán tổng hợp toàn công ty, ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài
chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản vào
sổ nhật ký chứng từ, theo dõi doanh thu, tập hợp chi phí và tính giá thành
sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh của công ty và có trách nhiệm báo
cáo tài chính theo định kỳ đối với tổng công ty xăng dầu và các cấp quản
lý của nhà nước theo quy định.Ngoài ra phó trưởng phòng kế toán tài
chính còn thay thế trưởng phòng, trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán khi
trưởng phòng đi vắng.
- Kế toán hàng hoá và theo dõi thuế
Trực tiếp theo dõi công nợ hàng mua, trực tiếp theo dõi công nợ khách
hàng bán buôn, cột bơm xăng dầu; theo dõi, lập báo cáo tiêu thụ hàng hoá,
hàng hoá tồn kho. Kế toán thuế, theo dõi, lập tờ khai,… quyết toán thuế.
- Kế toán thanh toán và tiền gửi ngân hàng
Theo dõi các khoản công nợ nội bộ, tạm ứng, bảo hiểm xã hội vay mua
cổ phần, thế chấp mua cổ phần, hao hụt, các khoản phải thu khác…Kế
toán tiền gửi ngân hàng; theo dõi, quản lý hồ sơ vay các ngân hàng và các
đối tượng khác.
- Kế toán tài sản cố định và công nợ
Trực tiếp theo dõi công nợ khách hàng tại các cửa hàng trực thuộc.
Trực tiếp đối chiếu, quản lý mảng kinh doanh các cửa hàng thuộc công ty.
Trực tiếp theo dõi mảng tài sản cố định, theo dõi mảng vật tư phụ tùng,
thiết bị cột bơm. Phụ trách giao nhận, quản lý hoá đơn tài chính toàn công
ty. Theo dõi và quản lý vật rẻ tiền chóng hỏng.
2
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
2
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng

- Kế toán thanh toán tiền mặt
Trực tiếp làm thủ quỹ tại phòng kế toán công ty.
2.1.3. Phần mềm kế toán công ty đang áp dụng:
Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh hiện đang sử
dụng phần mềm kế toán PBM – phần mềm kế toán đặc thù của nghành xăng
dầu Việt Nam. Phần mềm kế toán này do tổng công ty xăng dầu Việt Nam viết
và cấp xuống cho công ty vào năm 2003 . Phần mềm kế toán này có các phân
hệ nghiệp vụ sau:
Phân hệ kế toán, Phân hệ kinh doanh, Phân hệ tài sản cố định, Phân hệ
nguyên vật liệu, Phân hệ công cụ lao động, Phân hệ kiểm kê, Phân hệ vận tải
bộ.
Sơ đồ 2.2 – Quy trình thực hiện kế toán trên máy
(Nguồn: phòng kế toán công ty PTS Nghệ Tĩnh)
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán
2.2.1. Các chính sách kế toán chung
 Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty PTS Nghệ Tĩnh
đã áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số: 15/2006/QĐ - BTC ngày
20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính.
 Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của
năm dương lịch
 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp
chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng Việt Nam ( VNĐ )
 Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy trên cơ sở chứng từ ghi sổ.
 Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ..
 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
 Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước
 Phương pháp đánh giá Tài sản cố định và khấu hao Tài sản cố định: Tài
sản cố định của công ty được đánh giá theo giá trị còn lại. Tài sản cố định
3
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân

3
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu
dụng ước tính.
Sơ đồ 2.3 – Quá trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy
(Nguồn: phòng kế toán công ty PTS Nghệ Tĩnh)
2.2.2. Chế độ chứng từ kế toán
 Công ty hoàn toàn sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo quy định của chế
độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15.
 Áp dụng theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo
Quyết định 15, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến
hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế
toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội
dung chứng từ kế toán đầy đủ, rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế, tài
chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, không tẩy xóa, không viết
tắt. Số tiền viết bằng chữ khớp với số tiền viết bằng số.
 Chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Đối với chứng từ lập nhiều liên được lập một lần cho tất cả các liên theo
cùng một nội dung bằng giấy than.
 Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
được tập trung tại bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra
những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp
lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
2.2.3 Chế độ tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài
khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng
cân đối kế toán theo quy định của Chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành.
2.3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty
2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền
2.3.1.1. Chứng từ sử dụng

4
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
4
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
- Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 07a, 07b – TT)
- Lệnh chi tiền, các chứng từ khác có liên quan
Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu
Công ty cổ phần vận tải&dịch vụ Mẫu số: 01 - TT
Petrolimex Nghệ Tĩnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 02 tháng 02 năm 2008 Quyển số: …
Số:….
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Bích Vân Nợ: TK 1111
Địa chỉ: Cửa hàng xăng dầu 3/2 – Nghi Phú Có: TK 511; 3331
Lý do nộp: Nộp tiền bán hàng từ ngày 01/02/2008 đến ngày 02/02/2008
Số tiền: 18.659.215 (Viết bằng chữ ): Mười tám triệu sáu trăm năm
mươi chín ngàn hai trăm mười lăm đồng chẵn.
Kèm theo: 5 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
đóng dấu)
Biểu mẫu 2.2 - Phiếu chi
Công ty cổ phần vận tải & dịch vụ Mẫu số: 02 - TT
Petrolimex Nghệ Tĩnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI

5
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
5
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
Ngày 04 tháng 02 năm 2008 Quyển số: …
Số:….
Nợ: TK 642
Họ tên người nhận tiền: Hoàng Thu Hà Có: TK 1111
Địa chỉ: Phòng kế toán
Lí do chi : Mua văn phòng phẩm
Số tiền : 600.000đ (Viết bằng chữ) Sáu triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 2 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp tiền
(Ký, họ tên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
đóng dấu)
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 “Tiền mặt”
- Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”
2.3.1.3. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ quỹ tiền mặt
- Các sổ kế toán tổng hợp
- Sổ theo dõi chi tiết
2.3.1.4. Luân chuyển chứng từ
(Ghi chú này được sử dụng trong các sơ đồ trình tự luân chuyển tiếp theo)
Sơ đồ 2.4 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán vốn bằng tiền
2.3.2. Kế toán vật tư hàng hoá
2.3.2.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT )
6
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân

6
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT )
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm kê vật tư
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
2.3.2.2. Tài khoản sử dụng
- TK 151 – hàng mua đang đi đường.
- TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu.
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
2.3.2.3. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết vật tư hàng hoá
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
- Sổ tổng hợp các loại
2.3.2.4. Luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.5 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán vật tư hàng hóa
2.3.3. Kế toán Tài sản cố định
2.3.3.1. Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định
- Biên bản thanh lý tài sản cố định
- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định,
các chứng từ khác …
2.3.3.2. Tài khoản sử dụng
- TK 211 – Tài sản cố định hữu hình.
- TK 213 – Tài sản cố định vô hình
- TK 214 – Hao mòn tài sản cố định.
2.3.3.3. Sổ kế toán sử dụng
7
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân

7
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
- Sổ tài sản cố định, Sổ TSCĐ và công cụ dụng cụ
tại nơi sử dụng
- Thẻ tài sản cố định
- Sổ cái TK 211, TK 213, TK 214
2.3.3.4. Luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.6 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán TSCĐ
2.3.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.3.4.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội
- Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, bảng chấm
công
- Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và bảo hiểm
xã hội
- Bảng tính và phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã
hội
- Các chứng từ khác có liên quan
2.3.4.2. Tài khoản sử dụng
- TK 334 – phải trả công nhân viên.
- TK 338 – Phải trả phải nộp khác
2.3.4.3. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết các tài khoản 334, 338
- Bảng tổng hợp tiền lương và các khoản khác
2.3.4.4. Luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.7 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán tiền lương
và các khoản trích theo lương
8
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
8

Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
2.3.5. Kế toán công nợ phải thu, phải trả
2.3.5.1. Chứng từ sử dụng
- Đơn đặt hàng
- Hoá đơn GTGT
- Các chứng từ thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- Các chứng từ thanh toán như: giấy đề nghị thanh
toán, phiếu chi, phiếu thu, báo có, báo nợ..
2.3.5.2. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”
- Tài khoản 331 “Phải trả nhà cung cấp”
- Tài khoản 1331 “Thuế giá trị gia tăng được khấu
trừ”
- Tài khoản 3331 “ Thuế giá trị gia tăng phải nộp”
2.3.5.3. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết TK 131, 331
- Sổ cái TK 131, 331
2.3.5.4. Luân chuyển chứng từ
* Kế toán thanh toán với người mua:
Sơ đồ 2.8 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán phải thu khách hàng
* Kế toán thanh toán với người bán:
Sơ đồ 2.9 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán phải trả người bán
2.3.6. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
9
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
9
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thông qua việc chuyển giao quyền
sở hữu hàng hoá giữa công ty và người mua bao gồm các giai đoạn: chuyển
giao quyền sở hữu về hàng hoá, thanh toán tiền hàng.

2.3.6.1. Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo
lương
- Phiếu xuất kho
2.3.6.2. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ”
Tài khoản 511 có hai tài khoản cấp hai
o TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
o TK 5113: Doanh thu bán dịch vụ
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản 632 có hai tài khoản cấp hai:
o TK 6321: Giá vốn hàng hoá
o TK 6322: Giá vốn dịch vụ
- Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
2.3.6.3. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết giá vốn
- Sổ chi tiết doanh thu
- Sổ cái TK 511, 632, 911
2.3.7. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
10
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
10
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
Hiện nay tại công ty PTS Nghệ Tĩnh định kỳ lập báo cáo tài chính theo
năm. Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm.
2.3.7.1. Báo cáo tài chính công ty

- Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B 01 – DN )
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số
B 02 – DN )
- Báo cáo luân chuyển tiền tệ ( Mẫu số B 03 –
DN )
- Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B 09 –
DN )
Thời hạn hoàn thành báo cáo nộp cơ quan cấp trên đối với báo cáo năm
chậm nhất là ngày 90 kể từ ngày kết thúc niên độ tài chính.
2.3.7.2. Báo cáo nội bộ được lập định kỳ hàng quý
- Báo cáo tình hình chi phí sản xuất kinh doanh
- Báo cáo tình hình công nợ phải thu, công nợ phải
trả
- Báo cáo tình hình số dư tiền vay, số dư tiền gửi
2.4. Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp phần hành kế
toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh
xăng dầu tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ
Tĩnh.
2.4.1. Tổ chức hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả
kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu
11
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
11
Báo cáo kiến tập Sinh viên: Từ Đức Thắng
Sổ cái TK 511, TK 632 và TK 911 được mở cho toàn công ty hay cho
tất cả các mảng hoạt động kinh doanh của công ty.Do đó số liệu của mảng
kinh doanh xăng dầu chỉ là một phần của Sổ Cái các tài khoản trên.
Quy trình ghi sổ tổng hợp được tổng quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.10 - Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hóa và xác định kết
quả kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu

Biểu mẫu 2.3 – Chứng từ ghi sổ số 21
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 21
Ngày 05 tháng 02 năm 2008
Đơn vị tính: VND
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ Có
1 2 3 4
Giá vốn xăng M92(KC) xuất bán tại
cửa hàng xăng dầu 3/2 – Nghi Phú
63211 156111 228.930.000
Giá vốn xăng M92(KC) xuất bán tại
cửa hàng xăng dầu Phố Châu
63211 156111 152.098.200
… … …. …
Cộng 1.214.020.000
Kèm theo 252 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Biểu mẫu 2.4 – Chứng từ ghi sổ số 22
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 22
12
Lớp: Kiểm toán 49 A Đại học Kinh tế quốc dân
12