Xử lý tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện học viện ngân hàng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

---------- -----------

NGUYỄN THỊ TỨ

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN
MÃ SỐ : 60.32.20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƢ VIỆN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. MAI HÀ

HÀ NỘI - 2014


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện
Học viện Ngân hàng” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, được thực hiện nghiêm
túc dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Mai Hà. Các số liệu và kết quả nghiên cứu
trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Tứ

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới
PGS.TS.Mai Hà, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn này.

Tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo là giảng viên trong và ngoài khoa Thông tin
- Thư viện của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn về những kiến thức,

kinh nghiệm đã cung cấp cho tôi cũng như những sự trợ giúp trong suốt quá trình
tôi học tập tại Trường.
Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Ban Giám đốc và những đồng nghiệp đang
công tác tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng đã tạo điều kiện
cho tôi trong quá trình nghiên cứu, thực hiện Luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn đặc
biệt đến chị Nguyễn Thị Ngọc – Giám đốc Trung tâm đã cho tôi những góp ý quý
báu để tôi hoàn thành Luận văn này.
Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành và thiết tha tới gia đình, bạn bè,
người thân đã quan tâm và động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.

Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm tòi về đề tài ở tất cả
các góc độ, song luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất
định. Tôi mong muốn nhận được sự xem xét, đánh giá, đóng góp những ý kiến quý
báu của các thầy cô giáo cùng các bạn đồng nghiệp để tiếp tục bổ khuyết cho luận
văn đồng thời giúp thực hiện tốt hơn nhiệm vụ mà tôi đang được giao tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng.
Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Tứ


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG
DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ
DANH MỤC HÌNH
MỞ ĐẦU.................................................................................................................... 1
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG..............8
1.1 Những vấn đề lý luận về xử lý tài liệu............................................................... 8
1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu................................................................................. 8
1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu.......................................................................... 8
1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu......................................................................... 10
1.1.2 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện nói chung.....13
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu..................................... 15
1.1.3.1 Tổ chức công việc................................................................................ 15
1.1.3.2 Trình độ nhân lực................................................................................. 16
1.1.3.3 Công cụ hỗ trợ..................................................................................... 17
1.1.3.4 Công nghệ thông tin............................................................................. 18
1.1.4 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu..................................... 18
1.1.4.1 Đối với công tác mô tả thư mục........................................................... 18
1.1.4.2 Đối với công tác phân loại tài liệu, định từ khóa và định chủ đề.........19
1.1.4.3 Đối với bài tóm tắt............................................................................... 21
1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng............22
1.2.1 Một vài nét về Học viện Ngân hàng............................................................ 22
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin -Thư viện Học
viện Ngân hàng......................................................................................................... 24
1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ........................................................................... 26

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ............................................................ 27
1.2.2.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin..................................... 30


1.2.3 Nguồn lực thông tin..................................................................................... 31
1.2.3.1 Nguồn lực thông tin truyền thống........................................................ 32
1.2.3.2 Nguồn lực thông tin điện tử................................................................. 35
1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin...................................................... 36
1.2.4.1 Đặc điểm người dùng tin..................................................................... 36
1.2.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin........................................................................... 38
1.3 Vai trò của xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng
....................................................................................................................................................40

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG
TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG..................................................... 43
2.1 Công tác tổ chức xử lý tài liệu.......................................................................... 43
2.1.1 Đội ngũ cán bộ xử lý tài liệu........................................................................ 43
2.1.2 Quy trình chung........................................................................................... 43
2.2 Công tác xử lý hình thức tài liệu...................................................................... 46
2.2.1 Quy tắc mô tả áp dụng.................................................................................. 48
2.2.2 Quy trình mô tả thư mục.............................................................................. 51
2.2.3 Đánh giá chất lượng..................................................................................... 53
2.3 Công tác xử lý nội dung tài liệu........................................................................ 55
2.3.1 Phân loại tài liệu.......................................................................................... 55
2.3.1.1 Công cụ phân loại................................................................................ 55
2.3.1.2 Quy trình phân loại.............................................................................. 61
2.3.1.3 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu................................................. 67
2.3.2 Tóm tắt tài liệu............................................................................................. 73
2.3.2.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt............................................................ 73
2.3.2.2 Đánh giá chất lượng công tác tóm tắt................................................... 78

2.3.3 Định từ khóa................................................................................................ 81
2.3.4 Định chủ đề tài liệu...................................................................................... 82
2.3.4.1 Công cụ kiểm soát............................................................................... 82
2.3.4.2 Quy trình định chủ đề tài liệu............................................................... 84
2.3.4.3 Đánh giá chất lượng định chủ đề tài liệu.............................................. 89
2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý tài liệu..........................95


2.4.1 Phần mềm xử lý tài liệu............................................................................... 95
2.4.2 Ứng dụng Khổ mẫu MARC21 trong xử lý tài liệu....................................... 98
2.5 Nhận xét chung................................................................................................ 101
2.5.1 Ưu điểm..................................................................................................... 101
2.5.2 Nhược điểm............................................................................................... 102
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ TÀI

LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG....105

3.1 Áp dụng triệt để các chuẩn nghiệp vụ hiện đại trong công tác xử lý tài liệu
................................................................................................................................ 105
3.2 Cải tiến và bổ sung công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu........................................... 105
3.2.1 Nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ LCSH. 105
3.2.2 Xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị...........................107
3.2.3 Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu.......................................108
3.3 Triển khai hiệu đính cơ sở dữ liệu thƣ mục.................................................. 109
3.4 Tăng cƣờng số lƣợng và chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác xử lý tài liệu
.........................................................................................................................................111

3.4.1 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.................................................. 112
3.4.2 Nâng cao hiểu biết về chuyên ngành đào tạo của Học viện.......................114
3.4.3 Đào tạo các kỹ năng khác.......................................................................... 115

3.4.4 Tăng cường số lượng cán bộ làm công tác xử lý tài liệu............................ 116
3.5 Tăng cƣờng đầu tƣ, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại..........117
3.6 Đào tạo ngƣời dùng tin và thiết lập đội ngũ cộng tác viên........................... 118
3.6.1 Đào tạo người dùng tin.............................................................................. 118
3.6.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên.................................................................. 119
3.7 Khuyến nghị..................................................................................................... 121
KẾT LUẬN............................................................................................................ 122
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1. Các từ viết tắt tiếng Việt
CSDL

Cơ sở dữ liệu

ĐMCĐ

Đề mục chủ đề

KH&CN

Khoa học và Công nghệ

KHPL

Ký hiệu phân loại

MLTT

Mục lục trực tuyến

NCT

Nhu cầu tin

NDT

Người dùng tin

SP & DVTT

Sản phẩm và dịch vụ thông tin

TT-TV

Thông tin – Thư viện

HVNH

Học viện Ngân hàng

XLTL

Xử lý tài liệu

2. Các từ viết tắt tiếng Anh
AACR

Anglo-American Cataloguing Rules

DDC

Dewey Decimal Classification

ISBD

International Standard Bibligraphic Description

Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế
MARC

MAchine Readable Cataloguing
Biên mục đọc máy

LCSH

Library of Congress Subject Headings
Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ

OPAC

Online Public Access Catalog
Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến


DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1: Thống kê số lượng cán bộ Trung tâm.................................................................... 29
Bảng 1.2: Thống kê nguồn lực thông tin truyền thống của Trung tâm.......................... 32

Bảng 1.3: Thống kê tài liệu theo ngôn ngữ.............................................................................. 34
Bảng 1.4: Thống kê tài liệu theo chuyên ngành..................................................................... 34
Bảng 1.5: Thống kê số lượng NDT của Trung tâm theo 4 nhóm đối tượng................36
Bảng 2.1. Tính chính xác của dữ liệu thư mục dựa trên quy tắc mô tả AACR2........54
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát chất lượng phân loại theo lĩnh vực....................................... 68
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát cấp độ sai của KHPL................................................................. 68
Bảng 2.4: Minh họa chi tiết các cấp độ sai của kết quả phân loại................................... 71
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt hình thức.................................... 78
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt nội dung..................................... 79
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát chất lượng định chủ đề.............................................................. 89
Bảng 2.8: Minh họa chi tiết các mức độ sai của ĐMCĐ..................................................... 92
DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu nguồn lực thông tin truyền thống của Trung tâm..........................32
Biểu đồ 1.2: Cơ cấu NDT của Trung tâm................................................................................. 37
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Học viện Ngân hàng.................................................................... 23
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm......................................................................................... 28
Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục sao chép................................................................................... 44
Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc............................................................................................. 46
Sơ đồ 2.3: Các bước tiến hành mô tả thư mục tại Trung tâm............................................ 51


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Biểu ghi được tải về CSDL của Trung tâm.......................................................... 62
Hình 2.2: Minh họa trường tóm tắt trong biểu ghi của Trung tâm.................................. 78
Hình 2.3: Giao diện ILIB có biểu ghi tải về trường 650..................................................... 85
Hình 2.4: Giao diện ILIB 4.0 có kết quả tự làm trường 650............................................. 88
Hình 2.5: Giao diện phần mềm ILIB 4.0................................................................................... 95
Hình 2.6: Giao diện tra cứu trên Cổng thông tin.................................................................... 97
Hình 2.7: Biểu ghi MARC21 cho loại hình tài liệu Sách................................................... 99

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đặc biệt là sự phát triển có tính
chất cách mạng của công nghệ thông tin và truyền thông đã tạo nên những ảnh
hưởng to lớn đối với sự phát triển kinh tế xã hội nói chung và hoạt động thông tin thư viện nói riêng. Khoa học kỹ thuật phát triển đã tạo tiền đề cho sự chuyển đổi xã
hội từ một xã hội căn bản dựa trên công nghiệp chế tạo sang xã hội dựa trên sản
xuất và sử dụng thông tin và tri thức, ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông
vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người đã dẫn đến việc hình thành xã hội thông
tin. Xã hội thông tin là xã hội mà ở đó không chỉ diễn ra quá trình chuyển dịch từ
sản xuất sang dịch vụ mà còn là sự thay đổi từ một xã hội sản xuất vật phẩm sang xã
hội sản xuất thông tin và tri thức.
Trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức thì thông tin, tri thức là nguồn lực
quan trọng cho sự phát triển của mỗi quốc gia, thông tin được sử dụng như một nguồn
lực kinh tế. Trong xã hội đó, nhu cầu thông tin trong xã hội liên tục gia tăng, thư viện
không chỉ đóng vai trò là nơi lưu giữ sách theo quan niệm truyền thống mà thư viện là
nơi lưu trữ và truyền tải thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời cho bạn đọc, là cầu nối
giúp con người nắm bắt được thông tin mình cần trong một thời đại “bùng nổ thông
tin”. Nhiệm vụ của các cơ quan thông tin - thư viện là thu thập, xử lý thông tin và tạo ra
các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ thông tin để thông tin đến được với người
dùng tin một cách thuận tiện, kịp thời, đầy đủ và chính xác nhất.

Để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, bên cạnh việc đầu tư
cho cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, phát triển vốn tài liệu thì chất lượng công tác xử
lý tài liệu cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng bởi xử lý tài liệu là một khâu quan
trọng trong chu trình thông tin tư liệu. Việc xử lý tài liệu tốt sẽ giúp cho việc tìm
kiếm thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả đồng thời giúp cho việc tổ chức, sắp
xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn thông tin trên máy tính điện tử theo cấu
trúc logic khoa học, chặt chẽ. Bên cạnh đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện
nay, không một cơ quan thông tin - thư viện nào có thể thu thập hết được nguồn

thông tin để đáp ứng nhu cầu tin đa dạng của người dùng tin. Vì thế, tiến
1


hành chuẩn hoá công tác xử lý tài liệu là cơ sở để các cơ quan thông tin - thư viện
có thể chia sẻ, trao đổi dữ liệu với nhau trong phạm vi quốc gia, khu vực và thế giới.
Chính vì vậy, hoạt động xử lý tài liệu luôn luôn được các cơ quan thông tin - thư
viện đặt lên hàng đầu.
Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng (sau đây gọi tắt là Trung
tâm) là thư viện nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học của Việt Nam, là
thư viện đầu ngành trong cung cấp các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính ngân hàng, kế toán... Với vai trò là “giảng đường thứ hai” của sinh viên, Trung tâm
luôn nỗ lực để đáp ứng được nhu cầu tin, tạo môi trường thân thiện đối với người
dùng tin. Trong những năm gần đây, được sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trường,
Trung tâm được đầu tư về cơ sở vật chất, nguồn lực con người và đặc biệt là đầu tư
xây dựng nguồn lực thông tin. Vì thế, lượng tài liệu gia tăng nhanh chóng về số
lượng và loại hình. Cùng với đó, công tác xử lý tài liệu của Trung tâm cũng từng
bước được nghiên cứu đổi mới và chuẩn hoá. Các chuẩn nghiệp vụ được áp dụng,
trong công tác xử lý hình thức là chuẩn AACR2, khổ mẫu MARC21; trong xử lý nội
dung, chuẩn DDC áp dụng cho công tác phân loại,… Năm 2010, phần mềm thư
viện điện tử ILIB4.0 được đưa vào sử dụng, làm thay đổi theo hướng hiện đại hóa
toàn bộ hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của Trung tâm. Với việc áp dụng phần
mềm này, hầu như toàn bộ các công đoạn, quy trình trong công tác xử lý tài liệu đã
có sự thay đổi, khác hơn so với quy trình xử lý tài liệu trước đây. Bên cạnh đó, việc
tiến hành một số khâu công tác mới nhằm tạo thêm các điểm truy cập cho tài liệu,
phục vụ công tác tra cứu dễ dàng, nhanh chóng cũng đã được triển khai.
Việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ hiện đại cùng với việc triển
khai các chuẩn nghiệp vụ mới đã đặt ra cho công tác xử lý tài liệu của Trung tâm
những yêu cầu mới. Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những
mặt mạnh, mặt yếu, mặt tồn tại và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng công tác xử lý tài liệu của Trung tâm là một vấn đề cấp thiết.

Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông
tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp của mình.

2


2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Theo hướng nghiên cứu của đề tài, đã có một số công trình nghiên cứu mang
tính ứng dụng, điều tra nghiên cứu thực tiễn xử lý tài liệu tại một số các cơ quan
thông tin - thư viện cụ thể như:
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại
Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (2002) của tác giả Trần
Thị Quý.
Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin
- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (2005) của tác giả Đồng Đức Hùng đề cập đến

công tác mô tả thư mục trong đó trình bày vai trò của mô tả thư mục, ứng dụng
MARC21 và AACR2 trong công tác biên mục, thực trạng công tác mô tả thư mục,
công tác phân loại, định từ khóa và kiểm soát tính nhất quán trong mô tả thư mục,
phân loại, định từ khóa.
Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin
- Thư viện Trường Đại học Dân lập Hải Phòng (2009) của tác giả Bùi Thị Kim

Oanh đề cập đến công tác tổ chức xử lý tài liệu, công tác xử lý hình thức, xử lý nội
dung và phần mềm, cơ sở vật chất phục vụ cho xử lý tài liệu.
Nghiên cứu về công tác xử lý nội dung tài liệu có một số công trình nghiên
cứu như:
Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ
Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (2009) của tác giả Đinh Thuý
Quỳnh đề cập cụ thể các vấn đề phân loại, làm tóm tắt, định từ khóa, chủ đề .

Luận văn thạc sỹ Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại
học Ngoại thương Hà Nội: thực trạng và giải pháp (2011) của tác giả Nguyễn Thị
Thanh Ngần đề cập đến quy trình xử lý tài liệu, công tác phân loại, làm tóm tắt, định
từ khóa; các yếu tố ảnh hưởng đến xử lý tài liệu.
Luận văn thạc sỹ Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (2013) của tác giả Nguyễn
Ánh Hồng đề cập đến công tác phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt và các yếu tố
ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu.
3


Về ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các chuẩn trong xử lý tài liệu
cũng có các công trình nghiên cứu như:
Luận văn Thạc sỹ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lí tài liệu
tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội của tác giả
Phạm Thị Hòa (2011).
Luận văn Thạc sỹ Nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại
Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội của tác giả Lê Thị Thành
Huế (2010).
Ngoài ra, cũng đã có nhiều bài viết đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành về
công tác xử lý tài liệu. Tuy nhiên, đây là những công trình đề cập đến một hoặc một
số nội dung của công tác xử lý tài liệu hoặc tại các cơ quan thông tin - thư viện
khác, không đề cập đến công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
Học viện Ngân hàng.
Đối với đề tài về Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, đã có
một số công trình như:
Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Ngân hàng (2010) của tác giả Trần Thị Phương đề cập đến quá
trình ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của
Trung tâm.
Đề án Khai thác hiệu quả Hệ thống Thư viện Học viện Ngân hàng (2011) của tác

giả Nguyễn Thị Ngọc, Vũ Quỳnh Nhung trong đó đề cập đến thực trạng và giải pháp
cho các vấn đề chung từ cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn lực thông tin đến các
hoạt động chuyên môn của Hệ thống thông tin - thư viện Học viện Ngân hàng.

Đề án Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ đào tạo theo tín chỉ tại Học
viện Ngân hàng (2013) của tác giả Thạch Lương Giang,… đề cập đến thực trạng và
giải pháp cho việc xây dựng và quản trị các cơ sở dữ liệu: cơ sở dữ liệu nội sinh
(CSDL thư mục, toàn văn), ngoại sinh phục vụ đào tạo theo tín chỉ tại Học viện
Ngân hàng.
Trong rất nhiều các đề tài, công trình nghiên cứu về công tác xử lý tài liệu,
chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin –
Thư viện Học viện Ngân hàng.
4


3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông
tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, đưa ra những phân tích đánh giá, thấy được
những ưu điểm, hạn chế cũng như những khó khăn, thuận lợi, đề ra một số giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động
của Trung tâm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo của Học viện.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu trên, Luận văn tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu lý luận về công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện.
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, các đặc điểm của Trung tâm Thông tin –

Thư viện Học viện Ngân hàng như quá trình hình thành, phát triển; cơ cấu tổ chức,
đội ngũ cán bộ, đặc điểm vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin.
- Nghiên cứu quy trình xử lý tài liệu, công tác mô tả thư mục, công tác phân

loại, làm tóm tắt, định chủ đề, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
xử lý tài liệu.
- Tổng kết, đánh giá những mặt đạt được và những hạn chế trong công tác xử

lý tài liệu và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu
tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng.
4. Giả thuyết nghiên cứu
Trong mỗi thư viện trường đại học, nếu công tác xử lý tài liệu được chú trọng
thì chất lượng hoạt động thông tin - thư viện sẽ tăng lên, góp phần thúc đẩy chất
lượng giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
5.1 Đối tượng nghiên cứu
Hoạt động xử lý tài liệu của Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân
hàng bao gồm: công tác mô tả thư mục, công tác phân loại, làm tóm tắt, định từ
khóa, định chủ đề; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý tài liệu.
5.2 Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng
5


Về thời gian: Từ năm 2006 đến nay
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1 Phương pháp luận
Sử dụng phương pháp nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện
chứng và duy vật lịch sử. Quán triệt quan điểm, đường lối chính sách của Đảng,
Nhà nước về công tác sách báo, thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà
nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin - thư viện.
6.2 Phương pháp cụ thể
- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: các tài liệu tham khảo về lĩnh

vực nghiên cứu của đề tài.
- Phương pháp thống kê: dùng phương pháp thống kê, xử lý số liệu từ các

phiếu điều tra người dùng tin.
- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi đối với các đối tượng NDT của Trung tâm.
- Phương pháp phỏng vấn các đối tượng NDT, cán bộ thư viện.
- Phương pháp quan sát thực tế hoạt động của công tác xử lý tài liệu, hoạt

động của thư viện và người dùng tin.
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

7.1 Về mặt khoa học
Luận văn khẳng định tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu đối với việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện, đặc biệt trong xu
thế hội nhập, chia sẻ nguồn lực thông tin như ngày nay.
7.2 Về mặt ứng dụng
Luận văn phản ánh công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
Học viện Ngân hàng hiện nay, phân tích đánh giá về ưu, nhược điểm của công tác
xử lý tài liệu, từ đó đưa ra các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng công tác
xử lý tài liệu giúp Trung tâm hoạt động hiệu quả hơn phục vụ đắc lực cho sự nghiệp
đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường.
8. Bố cục của Luận văn
Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung
của Luận văn bao gồm 3 chương:
6


Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin
- Thƣ viện Học viện Ngân hàng.

Chƣơng 2: Thực trạng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học
viện Ngân hàng.
Chƣơng 3: Giải pháp, khuyến nghị nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu tại
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng.

7


CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
1.1 Những vấn đề lý luận về xử lý tài liệu

1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là các kỹ năng / nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về
hình thức và nội dung trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm soát được
không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy. [31, tr.19]
Xử lý tài liệu là công đoạn trong hoạt động dây chuyền thông tin tư liệu, bao
gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu:
1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu
Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là mô tả hình thức / thư mục tài liệu là
quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo
những quy tắc nhất định giúp NDT dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần và có khái
niệm ban đầu về tài liệu để phân biệt với tài liệu khác trước khi nghiên cứu nội dung
của tài liệu đó. [31, tr.19-20]
Các thông tin đặc trưng của tài liệu như: tên tác giả, trách nhiệm của người
biên soạn, tên tài liệu, các thông tin về xuất bản(nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm
xuất bản), nguồn gốc, đặc điểm vật lý, dạng tài liệu…
Mục đích của xử lý hình thức tài liệu là để kiểm soát thư mục của cá nhân, cơ
quan, tổ chức, quốc gia, quốc tế và tổ chức hệ thống trao đổi, tra cứu phục vụ thông

tin cho NDT thông qua công cụ kiểm soát thư mục/ các sản phẩm thông tin được
xây dựng sau quá trình xử lý như: hệ thống mục lục, các loại hình thư mục,…
Ngoài ra, xử lý hình thức tài liệu còn nhằm mục đích để bổ sung, phát triển
nguồn tin và đăng ký tài liệu. Với ý nghĩa như vậy, xử lý hình thức tài liệu có ba
chức năng quan trọng:
- Chức năng nhận dạng: Sản phẩm sau khi xử lý hình thức tài liệu sẽ là các

bản mô tả thư mục cho biết đầy đủ các đặc tính cơ bản của tài liệu gốc từ nhiều
phương diện: hình thức, khái quát nội dung, công dụng để giúp NDT nhận dạng tài
liệu gốc đó một cách chính xác và dễ dàng phân biệt được với tài liệu khác.

8


- Chức năng thông tin: Nội dung các thông tin chứa đựng trong các bản mô

tả thư mục sau khi xử lý hình thức chính là các thông tin về tác giả, tên tài liệu, phụ
đề, nội dung, công dụng, nơi xuất bản, nhà xuất bản, thời gian xuất bản, hình thức
vật lý của tài liệu đó…Gián tiếp hoặc trực tiếp thông báo cho NDT những đặc điểm
về hình thức và nội dung của tài liệu gốc.
- Chức năng tìm tin: Thông qua các thông tin cơ bản có được sau khi xử lý

hình thức tài liệu là các thông tin đặc trưng, chủ yếu của tài liệu cụ thể, NDT sẽ xác
định được vị trí lưu giữ các tài liệu gốc mình cần thông qua các phương pháp và kỹ
năng tìm kiếm thông tin khác nhau.
 Thông qua tên tác giả, NDT có thể nhận biết được một phần nào nội dung
cũng như giá trị của tài liệu gốc.
 Thông qua tên tài liệu, NDT có thể xác định được chủ đề tài liệu gốc (đặc
biệt các tài liệu khoa học kỹ thuật rất dễ nhận biết chủ đề, nhưng các tác phẩm văn
học nghệ thuật thì khó nhận biết hơn)

 Thông qua phụ đề giúp NDT tin biết được mục đích, đối tượng người

dùng tin của tài liệu, từ đó phần nào cũng biết được hàm lượng tri thức được đề cập
trong tài liệu đó chuyên sâu hay phổ cập
 Thông qua các yếu tố về xuất bản của tài liệu gốc, NDT biết được phần
nào nội dung, chủ đề thông tin, tính thời sự và giá trị khoa học của tài liệu gốc…

Đối tượng để xử lý hình thức tài liệu là nguồn tài liệu cấp một như:
- Từng tài liệu/tác phẩm riêng biệt.
- Từng phần của tài liệu (chương, mục,…)
- Từng bài báo, tạp chí trong các ấn phẩm định kỳ hay tiếp tục.
- Các bộ tài liệu/sách hay một nhóm sách
- Tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu
- Băng ghi âm, ghi hình.
- Các đĩa từ, đĩa quang

Tuy nhiên, kết quả của xử lý hình thức tài liệu mới chỉ dừng ở mức cung cấp
cho NDT những thông tin đơn giản mang tính hình thức, sơ bộ và dễ dàng tìm kiếm
9


các tài liệu một khi đã biết tên tác giả hoặc tên tài liệu đó. Còn tìm kiếm toàn bộ các
tài liệu về một nội dung, lĩnh vực tri thức cụ thể thì các Bản mô tả thư mục chưa
đáp ứng được. Chính vì vậy, bên cạnh xử lý hình thức thì hoạt động xử lý nội dung
tài liệu là rất cần thiết và có ý nghĩa quan trọng.
1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu
Xử lý nội dung tài liệu hay còn gọi là mô tả nội dung tài liệu là quá trình
phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (ký
hiệu phân loại, định từ khóa, chủ đề hoặc một sản phẩm thông tin khác ngắn gọn và
cô đọng hơn như bản tóm tắt, chú giải, tổng luận...) [31, tr.23]

Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào khả năng đáp ứng của cơ quan
thông tin - thư viện và nhu cầu thông tin của NDT.
Mục đích của xử lý nội dung tài liệu là nhằm xác định chính xác nội dung tài
liệu đó để:
-

Sắp xếp, tổ chức lưu giữ tài liệu theo nội dung.

-

Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung chủ đề, khía cạnh nghiên

cứu của chủ đề.
-

Tổ chức triển lãm, giới thiệu tài liệu theo chủ đề,…

Nội dung hoạt động xử lý nội dung tài liệu bao gồm: Phân loại, định chủ đề,
định từ khóa, chú giải, tổng luận, tóm tắt cho nội dung tài liệu. Tuy nhiên, trong
khuôn khổ luận văn và thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông
tin - Thư viện Học viện Ngân hàng, tác giả chỉ nghiên cứu các công đoạn phân loại,
tóm tắt, định từ khóa và định chủ đề tài liệu.
* Phân loại nội dung thông tin/tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm

xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung
phân loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tuỳ thuộc vào nội dung
tài liệu đề cập. [31, tr.24]
Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm mục
đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các hệ thống
mục lục, xây dựng CSDL trong các cơ quan thông tin - thư viện nhằm mục đích

phục vụ NDT tìm kiếm thông tin đạt hiệu quả nhất. [40, tr.3]
10


Khung phân loại với các ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại là một trong
những công cụ để xử lý nội dung tài liệu. Ký hiệu phân loại (KHPL) phản ánh đầy
đủ, chính xác nội dung và các khía cạnh khác (hình thức, công dụng) của tài liệu
theo từng môn loại tri thức, lĩnh vực khoa học. KHPL là cơ sở xây dựng các phương
tiện tra cứu giúp NDT tiếp cận tài liệu theo lĩnh vực tri thức/môn loại khoa học.
Quan hệ đẳng cấp giữa các lĩnh vực tri thức thể hiện qua các lớp của ký hiệu phân
loại đã tạo cho NDT dễ dàng nhận biết không chỉ các lĩnh vực chuyên môn rộng,
bao quát mà còn nhận biết được các lĩnh vực/khía cạnh chuyên môn sâu của tri thức
đó. Do đó, các KHPL là lựa chọn tối ưu của các cơ quan thông tin - thư viện để tổ
chức mục lục phân loại, xây dựng thư mục theo chuyên đề, tổ chức triển lãm giới
thiệu sách theo nội dung hay tổ chức kho mở - một hình thức tổ chức kho thuận tiện
cho người đọc tìm kiếm và lựa chọn tài liệu.
* Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung của tài liệu gốc một

cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung đó
nhanh nhất, chính xác nhất. [31, tr.31]
Theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO214-1976 thì tóm tắt là trình bày một cách ngắn
gọn, đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ một lời
bình luận nào từ phía người xử lý.
Như vậy, trong hoạt động thông tin - thư viện, nếu xét về độ sâu xử lý dữ liệu
thì tóm tắt là việc phân tích nội dung tài liệu gốc ở mức cao nhất so với các công
đoạn khác và là nơi định hình một số sản phẩm và dịch vụ thông tin quan trọng như
các CSDL tư liệu, các dịch vụ tư vấn và dịch vụ tìm tin,…
Tóm tắt tài liệu có những chức năng sau:
- Chức năng thông tin: Trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, NDT

không thể thỏa mãn khi chỉ được được cung cấp những thông tin về chủ đề nội dung
tài liệu. Họ muốn biết sâu hơn về nội dung tài liệu gốc. Vì bài tóm tắt thực hiện
chức năng thông báo cho người dùng tin nội dung cơ bản, đầy đủ của tài liệu gốc
nên nó là cơ sở đáng tin cậy để họ quyết định có đọc hay mượn hoặc photo tài liệu
đó không.

11


-Chức năng trợ giúp:

Đối với NDT
+ Trợ giúp chọn lọc tài liệu: Bằng việc thông báo cho NDT những đặc điểm

và nội dung tài liệu gốc, bài tóm tắt giúp NDT loại bỏ những tài liệu không phù
hợp, dễ dàng phân loại chúng theo giá trị của nội dung từng tài liệu đối với yêu cầu
tin của mình theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện cho việc sử dụng và tra cứu, từ đó tiết
kiệm được thời gian tìm kiếm tài liệu, hiệu quả sử dụng được nâng cao.
+ Trợ giúp vượt qua “hàng rào” ngôn ngữ: Tài liệu được thể hiện bằng rất

nhiều ngôn ngữ trong khi đó không phải NDT nào cũng có thể sử dụng thông thạo.
Bài tóm tắt bằng tiếng mẹ đẻ sẽ giúp NDT không phải mất nhiều công sức và thời
gian cũng hiểu được đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu gốc mà không phụ thuộc
vào kiến thức của họ về ngôn ngữ của tài liệu gốc.
+ Không phải tìm đến tài liệu gốc: Trong các bài tóm tắt thông tin và tóm tắt

hỗn hợp, nội dung tài liệu gốc thường được miêu tả một cách đầy đủ từ chủ đề đến
số liệu kết quả, phương pháp nghiên cứu và phạm vi ứng dụng, bởi vậy trong nhiều
trường hợp NDT có thể không cần tìm đọc tài liệu gốc.
Đối với cán bộ thư viện

+ Trợ giúp công vụ: Qua bài tóm tắt, cán bộ thư viện sẽ nắm được nội dung tài

liệu có trong kho để chủ động giải đáp cũng như tư vấn thông tin cho người dùng tin.

Bài tóm tắt tạo điều kiện cho cán bộ xử lý nhanh chóng xác định từ khóa/đề
mục chủ đề và thuật ngữ tìm tin.
Thuận lợi cho việc làm tổng luận: Với các bài tóm tắt đầy đủ, chính xác về
nội dung thông tin tài liệu gốc, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ xử lý khi tiến
hành biên soạn tổng luận.
+ Trợ giúp phát triển kỹ năng: Làm tóm tắt giúp cán bộ xử lý hoàn thiện và

phát triển kỹ năng viết văn bản và nâng cao trình độ ngoại ngữ.
* Từ khóa là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ

dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản và được trình bày độc
lập với nhau.[39, tr.62]

12


Tài liệu có thể có một hoặc một tập hợp từ khóa. Đó chính là những dấu hiệu
để tạo nên các biểu thức tìm tài liệu trong CSDL. Mục đích của công tác định từ
khóa là thiết lập điểm truy nhập nội dung tài liệu bằng từ ngữ. Từ điểm truy nhập
này, NDT có thể tiếp cận và khai thác tài liệu có nội dung thể hiện bằng tập hợp các
từ ngữ phù hợp với yêu cầu của họ.
* Đề mục chủ đề (hay còn gọi là tiêu đề chủ đề) Là một loại ngôn ngữ tư

liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái
niệm đơn giản hoặc phức tạp được trình bày theo cấu trúc quy định. Cấu trúc của đề
mục chủ đề gồm đề mục chủ đề chính và các phụ đề. [39, tr.68]

Như vậy, khác với từ khóa, đề mục chủ đề phản ánh bao quát chủ đề chính và
các góc độ nghiên cứu được đề cập trong nội dung tài liệu. Có thể nói, từ khóa chỉ
biểu đạt một phần hoặc một mặt nào đó của nội dung tài liệu, còn đề mục chủ đề có
khả năng biểu đạt đầy đủ và ngắn gọn nội dung tài liệu. Do đó, đề mục chủ đề đã
hạn chế được sự nhiễu tin hơn so với từ khóa trong quá trình tìm tin.
Kết quả của quá trình xử lý tài liệu cho phép NDT nắm được thông tin về
mọi mặt của tài liệu: nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành lựa chọn chúng
hợp với yêu cầu của mình.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác biên mục đòi hỏi các
kết quả của quá trình xử lý tài liệu phải được trình bày chặt chẽ theo tiểu chuẩn của
khổ mẫu biên mục có thể đọc được bằng máy, đảm bảo tính tương hợp giữa các
yếu tố thư mục của biểu ghi, đảm bảo các tiểu chuẩn về trình bày dữ liệu đầu ra và
các tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu. Khổ mẫu có thể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc
máy, là hình thức sắp xếp, trình bày các dữ liệu trên một vật mang tin sao cho máy
có thể đọc được.[35, tr.35]
1.1.2 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện nói chung

Trong hoạt động thông tin - thư viện, xử lý tài liệu (XLTL) đóng một vai trò
rất quan trọng. XLTL chính là quá trình biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu
thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng nhiệm vụ của hoạt động thông tin - thư
viện. Kết quả của quá trình xử lý sẽ giúp NDT cũng như các cơ quan thông tin - thư
viện có thể lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu có hiệu quả.
13


Ngày nay sự bùng nổ thông tin đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu với sự gia
tăng mạnh mẽ các sản phẩm thông tin đã dẫn tới hiện tượng thông tin trùng lặp, lạc
hậu, kém chất lượng, khó kiểm soát và cuối cùng là “khủng hoảng thông tin”. Trong
các thư viện và cơ quan thông tin, đã có sự thay đổi nhanh chóng về cách thức tổng
hợp, bao gói, truy cập thông tin đã kéo theo những thay đổi về phương thức tổ chức

tìm kiếm và chuyển giao thông tin. Bản chất và khối lượng của các dòng tin, nguồn
tin này không ngừng gia tăng và do vậy để kiểm soát được các dạng tài liệu và các
nguồn thông tin hơn bao giờ hết công tác xử lý tài liệu vẫn giữ một vai trò hết sức
quan trọng.
Xã hội phát triển cũng làm cho nhu cầu tin (NCT) của người dùng tin (NDT)
ngày càng đa dạng và phong phú hơn. Thông tin là phương tiện giúp con người xử
lý công việc và ra quyết định. Vì vậy, họ luôn mong muốn nhận được thông tin một
cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất. Nhưng đứng trước tình hình “khủng
hoảng thông tin” như vậy, con người sẽ tốn rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm
thông tin phù hợp với nhu cầu. Chính vì vậy, xử lý tài liệu chính là giải pháp hữu
hiệu giúp các cơ quan thông tin - thư viện giải quyết được mâu thuẫn trên.
Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung tới khâu phục vụ, xử lý
tài liệu là công đoạn khó khăn nhất và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng
thông tin và hiệu quả phục vụ. Bởi kết quả của quá trình xử lý tài liệu sẽ tạo ra các
SP & DVTT. Thông qua hệ thống các sản phẩm và dịch vụ này, Trung tâm có thể
đáp ứng nhu cầu của NDT. Tỷ lệ nhu cầu được đáp ứng sẽ phụ thuộc vào chất lượng
của công tác XLTL. Do vậy, nếu công tác XLTL được chú trọng tổ chức tốt tất yếu
sẽ đưa lại giá trị cũng như hiệu quả thông tin cao. Nó đảm bảo cho độ tin cậy, chính
xác và đầy đủ của nguồn lực thông tin được bổ sung và phát triển, tạo ra nguồn tin
phù hợp với nhu cầu của NDT.
Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác XLTL đóng vai trò:
- Hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thông qua các điểm truy nhập:

nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa...
- Hạn chế sự nhiễu tin, loãng tin, thông tin lạc hậu, khó kiểm chứng.
- Giúp cho các cơ quan thông tin và thư viện đáp ứng tối đa NCT của NDT cả

14

về số lượng và chất lượng; tiết kiệm được thời gian, công sức của cán bộ tra cứu tin.
- Khai thác tối đa giá trị của thông tin.
- Đa dạng hoá và gia tăng giá trị các sản phẩm và dịch vụ thông tin.

Không chỉ dừng lại trong phạm vi một thư viện, vai trò của công tác XLTL
còn có ảnh hưởng tới khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và
nguồn lực thông tin trên phạm vi quốc gia và quốc tế. Bộ Văn hóa thông tin (nay là
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) đã ban hành công văn số 1597/BVHTT “Về việc
áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” vào ngày 7 tháng 5 năm
2007 khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC,
MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác XLTL, tăng cường khả năng trao đổi,
khai thác và phát triển nguồn lực thông tin.
Thêm vào đó, việc tin học hóa công tác thông tin - thư viện cũng đã góp phần
nâng cao hiệu quả công tác XLTL, tăng độ chính xác, tiết kiệm được nhiều thời
gian, công sức cho cán bộ trong việc tổ chức bộ máy tra cứu tin cũng như cho NDT
trong việc tra cứu tài liệu, là do:
- Thông tin truyền tải tới NDT được cập nhật liên tục nhờ tốc độ xử lý tài liệu

nhanh chóng của máy tính, đảm bảo được tính thời sự của thông tin.
- Người dùng tin có thể tra cứu tin bằng máy tính thông qua các CSDL thay

cho tra cứu thủ công trên hệ thống mục lục như trước đây, tiết kiệm được thời gian
tra cứu, độ đầy đủ và chính xác cao.
- Với các chức năng lưu trữ của máy tính cho phép tiết kiệm được nhiều diện

tích phục vụ tại chỗ cũng như diện tích kho.
- Tăng cường khả năng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện

thông qua hệ thống máy tính nối mạng Internet.
- Với việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ trong hoạt động XLTL đã

tạo điều kiện thuận lợi và linh hoạt cho việc ra đời các loại hình sản phẩm và triển khai
các dịch vụ thông tin phong phú về nội dung, đa dạng và đẹp về hình thức.

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu
1.1.3.1 Tổ chức công việc
- Việc xây dựng quy trình XLTL hợp lý, khoa học, tận dụng những ưu điểm

15


của việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu sẽ là điều kiện đảm bảo cho chất lượng, tiến độ
XLTL đạt hiệu quả cao.
- Tổ chức công việc theo hướng chuyên môn hóa, để phát huy tối đa khả

năng, kinh nghiệm của cán bộ thư viện đặc biệt đối với cán bộ XLTL ngoài trình độ
chuyên môn, hiểu biết xã hội thì kinh nghiệm là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh
hưởng tới chất lượng khâu công tác này.
1.1.3.2 Trình độ nhân lực
Chất lượng của công tác XLTL phụ thuộc rất lớn vào kiến thức, trình độ, kỹ
năng nghiệp vụ, kinh nghiệm của cán bộ xử lý, đòi hỏi cán bộ xử lý phải nắm chắc
kiến thức về XLTL, về công cụ hỗ trợ công tác này, có kỹ năng, kinh nghiệm trong
xử lý nghiệp vụ đồng thời có những hiểu biết chung về các ngành khoa học.
Kiến thức về XLTL nói chung, về các công cụ, phương tiện hỗ trợ nói riêng
phải được cán bộ xử lý trau dồi liên tục, không chỉ trong ghế nhà trường mà còn
trong suốt quá trình làm việc. Trước hết, nền tảng kiến thứcc phải vững vàng mới có
thể xử lý tốt nội dung tài liệu như: phân loại, tóm tắt, định chủ đề.
Kiến thức chuyên môn phải được cập nhật trong quá trình làm việc để phù
hợp với tình hình phát triển và tiêu chí của ngành, không chỉ trong nước mà còn trên
phạm vi khu vực và thế giới. Cụ thể là sự thay đổi các chuẩn biên mục: chuẩn mô tả

thư mục, chuẩn khổ mẫu hay sự cập nhật của các Bảng phân loại, Bộ từ khóa, Bảng
đề mục chủ đề…, quy định về cách viết tắt, quy tắc chính tả,…; kiến thức về các
ngành khoa học mới hoặc các chuyên ngành đào tạo mới của cơ quan làm việc,
cũng như cách lựa chọn các công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ là cơ sở để nâng cao chất
lượng công tác XLTL.
Cán bộ XLTL đạt tiêu chuẩn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-

Đạo đức nghề nghiệp;

-

Kỹ năng sử dụng các tài liệu tra cứu;

-

Kinh nghiệm làm việc với tài liệu khoa học;

-

Kiến thức về các lĩnh vực khoa học liên quan đến nội dung tài liệu cần
xử lý;

-

Kiến thức về hệ thống tìm tin;
16