ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU
1.1. ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI TÂN Á CHÂU
1.1.1. Khái quát các hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại
Tân Á Châu
Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu kinh doanh khoảng hơn 3000
mặt hàng theo danh mục thuốc thông thường, thuốc thiết yếu, và các loại thuốc
chuyên khoa, biệt dược, thuốc rất nhiều chủng loại như thuốc độc bảng A, B,
thuốc kháng sinh, vitamin, nội tiết, tiêu hóa.
Sản phẩm mà công ty kinh doanh là mặt hàng luôn đem lại lợi nhuận cao,
ngay cả khi nền kinh tế gặp những bất ổn bởi tính thiết yếu của nó đối với cuộc
sống của cộng đồng. Cũng vì lý do đó mà Nhà nước luôn quản lý chặt chẽ và
nghiêm ngặt thị trường dược liệu về cả chất lượng và giá cả
Thị trường tiêu thụ của công ty nhìn chung là rất rộng lớn, khách hàng
chủ yếu là các đơn vị Nhà nước như các bệnh viện, các công ty dược trực thuộc
tỉnh, huyện, các xí nghiệp sản xuất thuốc trong nước… Nhóm khách hàng này
chiếm trên 70% doanh số hàng năm, đem lại lợi nhuận chủ yếu cho công ty.
Hiện tại, thị trường sản phẩm của Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu rộng
khắp địa bàn miền Bắc, thị trường miền Nam với chi nhánh chính tại thành phố
Hồ Chí Minh. Đặc biệt năm 2007, công ty cũng đã thành lập thêm 1 chi nhánh
tại miền Trung là chi nhánh ở Đà Nẵng.
Các khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng lớn, mua bán với một
số lượng lớn hàng hoá nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là bán buôn.
Với số lượng nhà kho nhiều, đạt tiêu chuẩn nên việc bảo quản, cất trữ hàng hoá
thuốc men của công ty rất tốt, do vậy, việc bán buôn qua kho là phổ biến hơn.
- Bán buôn qua kho: Hàng hoá được công ty mua về, nhập vào kho để
bảo quản sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất
kho hàng hoá có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận
và khách hàng chấp nhận thanh toán (có thể là thanh toán ngay hoặc nhận
nợ) sẽ được tính doanh thu bán hàng.

- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán (hay bán buôn trực
tiếp tiếp không qua kho có tham gia thanh toán): Hình thức này, hàng hoá
không nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng
về. Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn được ghi nhập kho, lập phiếu
nhập kho để có căn cứ lập thẻ kho và theo dõi được sự luân chuyển hàng
hoá.
- Bán lẻ: Công ty bán lẻ hàng thông thường qua hệ thống các cửa hàng.
Định kỳ, công ty xuất hàng từ kho và vận chuyển đến các cửa hàng. Cửa
hàng theo dõi hàng hoá bán lẻ thông qua hệ thống bảng kê bán hàng, nhật
ký bán hàng, lập báo cáo bán hàng… và xuất hoá đơn nếu có yêu cầu từ
phía người mua. Hàng tuần, cửa hàng ghi hoá đơn để làm chứng từ ghi
sổ.
1.1.2. Đặc điểm doanh thu của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu
Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu trong mọi trường hợp xuất bán
hàng hoá đều được xác định là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, có
nghĩa là khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Công ty là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,
toàn bộ hàng hoá của Công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Vì vậy,
doanh thu bán hàng của Công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao
gồm thuế GTGT.
Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh
toán của hàng xuất kho, hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh
Liên 2: Khách hàng giữ làm căn cứ đi đường và hạch toán ở đơn vị khách
hàng
Liên 3: Lưu tại phòng Tài chính - Kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán
Thuế GTGT được kế toán tiêu thụ kê khai theo mẫu.
Kế toán tiêu thụ đồng thời với việc hạch toán giá vốn hàng bán là hạch
toán doanh thu trên Hoá đơn xuất bán hàng hoá, số liệu từ đây sẽ vào sổ chi tiết
tài khoản 511 và vào các báo cáo khác như báo cáo bán hàng. Cuối tháng số liệu

được tập hợp trên Sổ cái tài khoản 511
1.1.3. Đặc điểm chi phí của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu
Để xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, ngoài việc tính và
hạch toán đúng doanh thu, giá vốn thì việc tập hợp các khoản chi phí cho tiêu
thụ cũng cần phải chính xác và kịp thời, bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp. Ngoài chi phí trên, công ty TNHH Thương mại Tân Á
Châu thường xuyên phát sinh chi phí thu mua hàng hóa, bao gồm chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, xăng dầu…
Các chi phí đó của doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 641 –
“Chi phí bán hàng”, tài khoản 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Với kết
cấu chung như sau:
- Bên Nợ: Chi phí bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh
trong kỳ.
- Bên Có:
+ Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp.
+ Và kết chuyển chi phí vào kết quả trong kỳ.
Cả 2 tài khoản này đều không có số dư cuối kỳ, đầu kỳ.
Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh
liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp trong kỳ.
Hàng năm, khoản mục này của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu
là khá lớn, khoảng từ 30 đến trên 40 tỷ đồng. Do vậy, đây cũng là khoản chi phí
mà công ty chú trọng theo dõi.
Chi phí bán hàng của công ty trong kỳ thường bao gồm các nội dung sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng: gồm các khoản tiền lương, các khoản trích
theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn), phụ
cấp… của nhân viên bán hàng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao của các TSCĐ dùng cho bộ
phận bán hàng, cụ thể là tại hệ thống các cửa hàng có kho hàng, quầy
hàng, phương tiện vận tải, các thiết bị khác…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm các chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê

kho… các dịch vụ điện nước, điện thoại…
- Chi phí vật liệu, bao bì: gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán
hàng (vật liệu bao gói, vật liệu lao động cho nhân viên, vật liệu sửa chữa
cửa hàng…)
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: các dụng cụ cân, đong, đo, đếm hàng hoá…
- Các chi phí bằng tiền khác phát sinh liên quan đến tiêu thụ hàng hoá:
như tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, hội nghị khách
hàng…
Tương ứng với cách phân loại chi phí bán hàng trên, công ty sử dụng các
tài khoản chi tiết của tài khoản 641 – “Chi phí bán hàng” như sau:
- Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên
- Tài khoản 6412 – Chi phí bao bì, vật liệu
- Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Tài khoản 6418 – Chi phí khác
 Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn
bộ chi phí phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị. Theo định nghĩa trong
“Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp” (Đại học Kinh tế quốc dân) thì chi
phí quản lý doanh nghiệp liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của các doanh
nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Đó là các
chi phí quản lý hành chính bao gồm: tiền lương và các khoản trích cho các nhà
quản lý, nhân viên hành chính… kể cả nhân viên quản lý phân xưởng, khấu hao
TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, chi phí điện nước và các dịch vụ mua
ngoài dùng chung cho doanh nghiệp…
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty TNHH Thương mại Tân Á
Châu bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: gồm lương, phụ cấp, các khoản trích theo
lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) của đội ngũ
quản lý (BGĐ, nhân viên quản lý các phòng ban và phân xưởng).

- Chi phí đồ dùng văn phòng: là giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng (văn
phòng phẩm, các công cụ lao động phục vụ chung cho doanh nghiệp…)
dùng cho quản lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: các TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như
nhà cửa văn phòng làm việc, phương tiện truyền dẫn, kho tàng, vật kiến
trúc, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng (có thể là máy tính, xe
ôtô phục vụ cho cán bộ công ty, máy photocopy…).
- Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản phí khác…
là chi phí phục vụ cho hoạt động và sự tồn tại của doanh nghiệp.
- Chi phí dự phòng: bao gồm dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng trợ
cấp mất việc làm, dự phòng phải trả.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm các khoản trả cho dịch vụ mà
doanh nghiệp phải mua ngoài phục vụ cho hoạt động của khối văn phòng,
hành chính và quản lý như điện, nước, điện thoại, điện báo, thuê nhà, sửa
chữa TSCĐ…
- Chi phí bằng tiền khác liên quan: có thể là chi phí đào tạo cán bộ, công
tác phí…
Tương ứng với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp đó, công ty
TNHH Thương mại Tân Á Châu sử dụng tài khoản 642 – “Chi phí quản lý
doanh nghiệp” và chia ra các tiểu khoản để theo dõi chi tiết:
- Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý