ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG
TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng
Vật liệu sử dụng trong trung tâm xây dựng nói chung rất đa dạng, theo
các báo cáo về chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu của trung tâm thì có đến
10.000 loại vật liệu khác nhau. Đây là những loại vật liệu xây dựng mà tính chất
lý hóa của chúng rất khác nhau. Do đó yêu cầu bảo quản dự trữ các loại vật liệu
cũng có những nét riêng biệt, có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như: Xi
măng, Sắt thép... có loại lại không thể bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời
như: Cát, Sỏi, Đá... Vì vậy mà vật liệu của công ty rất dễ xảy ra hao hụt mất
mát.
1.1.1. Phân loại nguyên vật liệu
Giống như các tổ chức xây dựng khác, trung tâm cũng sử dụng các loại
vật liệu phổ biến: Cát, Sỏi, Sắt, Thép, Xi, Gạch, Ngói, Đá...Mỗi loại vật liệu này
lại gồm nhiều chủng loại khác nhau, như Cát có Cát đen, Cát vàng, Xi măng
trắng,
Xi măng đen, Thép thì có các loại thép trơn, thép vằn xoắn, quy cách từ
Ф6 đến Ф8…
, Gạch có Gạch xây, Gạch men kinh, Gạch nát...
Đơn vị tính của các loại vật liệu này cũng khác nhau: Các loại Sắt thép,
đinh: Tính bằng Kg ( kilogam), các loại Đá vôi, Cát, Đá 1*2 : Tính bằng ( M3),
các loại Xi măng: Tính bằng (Tấn), Gạch, Ngói: Tính theo (viên), riêng gạch vỡ
chỉ có thể tính bằng M3, cũng có khi vôi, cát tính theo xe chuyên chở...
Để quản lý được nhiều loại vật liệu khác nhau, với những tính chất lý hóa
khác nhau, Trung tâm phân loại nguyên vật liệu thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: Những loại vật liệu này khi tham gia vào quá trình
thi công nó cấu thành nên cơ sở vât chất chủ yếu của các công trình, hạng mục
công trình. Các loại nguyên vật liệu chính bao gồm: Gạch xây, Xi măng, Sắt thép,
Cát, Sỏi, Đá. Chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 55- 60% trong kết cấu giá
thành của công trình.
Vật liệu phụ: Tuy vật liệu phụ không cấu thành nên cơ sở vật chất chủ

yếu cho các công trình nhưng nó có tác dụng phụ trợ trong quá trình thi công
xây dựng, nó được sử dụng kết hợp với các loại vật liệu chính để hoàn thiện
công trình và bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ
cho lao động của nhân viên ( Gạch men kính, Sơn chống thấm, con sứ cầu
thang, hồ keo, thuốc chống rỉ, xà phòng, rẻ lau, các loại dầu bôi trơn cho các
máy thi công trực tiếp trên công trường...). Chi phí vật liệu phụ chiếm 5-10%
trong kết cấu giá thành công trình.
Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng cho
quá trình thi công xây dựng. Tuy nhiên do sản phẩm của trung tâm là các công
trình, hạng mục công trình không cần nhiệt lượng trong quá trình thi công mà
nhiên liệu chỉ được sử dụng cho máy thi công công trình, chi phí này được hạch
toán vào chi phí sử dụng máy thi công ( TK sử dụng 623 ).
Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải trong công ty. Trong trung tâm
có phòng máy móc - thiết bị chuyên theo dõi, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Các
hoạt động này thường được tiến hành định kỳ 3 tháng một lần. Chi phí sửa
chữa, nâng cấp máy móc chiếm 3-5% trong kết cấu giá thành công trình.
Phế liệu: Đó là những vật liệu bị loại ra trong quá trình thi công xây
dựng, đã mất hết hoặc phần lớn tính năng sử dụng ban đầu: Thép vụn, Sắt vụn,
Gạch vụn, Ngói vụn...Những phế liệu này sẽ được Trung tâm thu gom và bán
cho nhà máy tái chế hoặc được dùng để cho các công trình sau ( gạch vụn, ngói
vụn để gia cố phần móng công trình). Phế liệu khi thu hồi nhập kho hoặc bán đi
sẽ được kết chuyển để giảm chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu.
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên
như: phông bạt dùng lót trần khi đổ bê tông...
1.1.2.Đánh giá nguyên vật liệu
Giá nhập kho: Trung tâm xác định giá nhập kho vật liệu trên cơ sở các
chứng từ hợp lệ chứng minh cho các khoản chi hợp lệ của trung tâm trong quá
trình thu mua vật liệu. Kế toán vật liệu phản ánh giá nhập kho theo giá gốc. Giá
gốc trong từng trường hợp được xác định như sau:

Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá gốc vật liệu =
Giá mua theo
hóa đơn
+
Chi phí vận chuyển
thu mua
Đối với vật liệu nhập lại kho từ các đội XDCT hoặc vật liệu điều chuyển
giữa các công trình thì giá NVL nhập kho bằng giá vật liệu xuất dùng + Chi phí
vận chuyển.
Giá xuất kho: Nguyên vật liệu dùng cho thi công công trình ở trung tâm
được tính theo giá thực tế, tùy thuộc vào nguồn mà có cách tính giá vật liệu cụ
thể:
Đối với vật liệu do các đội thi công mua xuất thẳng cho công trình, giá
vật liệu được tính như sau:
Giá vật liệu xuất dùng sử
dụng cho công trình
=
Giá mua theo
hóa đơn
+
Chi phí vận chuyển
thu mua
Đối với vật tư xuất kho cho các đội thi công thì kế toán công trường sẽ sử
dụng giá thực tế đích danh.
Giá thực tế của vật liệu bao gồm: giá bán buôn tại nơi sản xuất và chi phí
tháo dỡ vận chuyển, bảo quản từ nơi mua đến kho công trường, các khoản hao
hụt do vận chuyển và bảo quản theo định mức, các phí tổn cho công tác tiếp liệu
nếu có.
1.2.

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Trung tâm
Tại Trung tâm nguyên vật liệu được quản lý một cách chặt chẽ để đảm
bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt
động đầu tư. Việc quản lý vật liệu tại Trung tâm được phân chia theo từng giai
đoạn và từng khâu như sau:
Tại khâu thu mua và nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch
phát triển của Trung tâm và tình hình sản xuất nguyên vật liệu tại xưởng và của
các hợp đồng phòng kế hoạch của Trung tâm tiến hành mua sắm vật tư và ký
kết các hợp đồng với nhà cung cấp.
Khi trung tâm trúng thầu công trình xây dựng, dựa trên hợp đồng giao
nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá
thành, phòng kế hoạch lập các dự toán…sau khi được phòng tổ chức thông qua,
kế hoạch thi công sẽ được giao cho các đội công trình thực hiện.
Đội công trình xây dựng sẽ tiến hành triển khai công việc được giao, mỗi
tổ sản xuất sẽ đảm nhiệm những công việc tương ứng và thực thi dưới sự chỉ
đạo, giám sát của đội trưởng đội XDCT và cán bộ kỹ thuật. Để đảm bảo sử
dụng đúng mức, tiết kiệm NVL, hàng tháng các đội lập kế hoạch mua, dự toán
khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao NVL. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu,
đội trưởng đội XDCT sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua.
Để có kinh phí mua vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm
ứng kèm theo hợp đồng mua bán vật liệu hoặc giấy báo giá vật liệu lên ban lãnh
đạo công ty xét duyệt cấp vốn. Phòng kế toán căn cứ vào bảng dự toán thi công
để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của nội dung tạm ứng. Sau đó xuất tiền theo
đúng số tiền ghi trong phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên
2 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở
để kế toán ghi nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết TK 111, TK 141 rồi vào sổ cái
TK111,TK 141.
Khi hàng về kho, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu nhập kho
vật tư.
Tại khâu bảo quản: Trung tâm đã xây dựng được hệ thống kho bãi rộng

rãi với những trang thiết bị hiện đại với đội ngũ nhân viên thủ kho có trình độ
chuyên môn và đạo đức phẩm chất tốt nên khâu bảo quản vật tư tại Trung tâm
được bảo đảm. Việc nhập xuất kho tại Trung tâm được thực hiện theo đúng quy
trình và thủ tục.
Tại khâu sử dụng: Việc xuất dùng vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ chứng
từ cần thiết, có sự phê duyệt của Ban lãnh đạo Trung tâm, được tiến hành đúng
thủ tục, đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng NVL.
Tại khâu dự trữ: Để quá trình SXKD của Trung tâm được diễn ra liên
tục Trung tâm đã xây dựng mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên
vật liệu. Trung tâm không dự trữ quá nỏ nhiều vật tư để đảm bảo vật liệu không
bị hao hụt.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm
Việc quản lý nguyên vật liệu tại trung tâm do hai bộ phận đảm nhiệm là
thủ kho quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại, kế toán quản lý về mặt
giá trị. Vật liệu sử dụng tại trung tâm là những vật liệu phổ biến dễ mua nên
nguyên tắc quản lý của trung tâm là không lưu kho, dự trữ ít.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Giám đốc là người đưa ra các định