Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (36.86 MB, 229 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------
Đoàn Thị Giang
TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN
THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
HÀ NỘI - 2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------
Đoàn Thị Giang
TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN
THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chuyên ngành: Lưu trữ
60 32 03 01
Mã số:
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Liên Hương
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG
Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
Giáo viên hướng dẫn
thạc sĩ khoa học
TS. Nguyễn Liên Hương
PGS.TS. Vũ Thị Phụng
HÀ NỘI - 2019
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, những kết quả trong công trình nghiên cứu này là của
riêng tôi. Những số liệu được sử dụng trong Luận văn là trung thực được chỉ
rõ nguồn trích dẫn. Kết quả nghiên cứu này chưa được công bố trong bất kỳ
công trình nghiên cứu nào từ trước đến nay.
Hà Nội, ngàytháng năm 2019
Ngƣời cam đoan
Đoàn Thị Giang
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU................................................................................................................................................. 4
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................................ 4
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài............................................................................................. 5
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài........................................................................................... 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài................................................................... 6
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề...................................................................................................... 7
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................................... 9
7. Những đóng góp của đề tài.................................................................................................. 10
8. Bố cục của đề tài...................................................................................................................... 10
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC TỔ CHỨC
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN............................................................ 13
1.1. Khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
ở cấp huyện........................................................................................................................................... 13
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
..............................................................................................................................................................
13
1.1.2. Khái niệm tổ chức
..............................................................................................................................................................
14
1.1.3. Khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
..............................................................................................................................................................
15
1.1.4. Nguyên tắc tổ chức quản lý tài liệu
..............................................................................................................................................................
16
1.2. Những quy định hiện hành về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện...........................17
Tiểu kết chương 1
...................................................................................................................................................................
20
Chƣơng 2. TÌNH HÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH
TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP HUYỆN
THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI.............................................................................................. 21
2.1. Khái quát hệ thống các cơ quan nhà nước cấp huyện thuộc thành phố
Hà Nội.................................................................................................................................................... 21
2.1.1. Cơ quan quyền lực nhà nước cấp huyện
..............................................................................................................................................................
23
2.1.2. Cơ quan hành chính - hành pháp cấp huyện
..............................................................................................................................................................
24
2.1.3. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
..............................................................................................................................................................
25
1
2.1.4. Các cơ quan tư pháp cấp huyện
..............................................................................................................................................................
27
2.1.5. Các cơ quan nhà nước thuộc ngành dọc
..............................................................................................................................................................
28
2.1.6. Các doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sự nghiệp và các Hội
tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước
...................................................................................................................................................................
29
2.2. Khái quát về tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội.................................................... 29
2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ huyện
..............................................................................................................................................................
29
2.2.2. Khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động trong cơ quan nhà nước
cấp huyện
...................................................................................................................................................................
33
2.2.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội
..............................................................................................................................................................
34
2.3. Các văn bản của thành phố Hà Nội và các huyện về quản lý tài liệu lưu trữ .....37
2.3.1. Các văn bản quy định của thành phố Hà Nội
..............................................................................................................................................................
37
2.3.2. Các văn bản quy định của cấp huyện
..............................................................................................................................................................
38
2.3.3. ề công tác tổ chức
39
2.3.4. ề công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
44
2.3.5. ề công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
49
2.3.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
..............................................................................................................................................................
57
2.3.7. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
..............................................................................................................................................................
58
Tiểu kết chương 2
...................................................................................................................................................................
60
Chƣơng 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƢU TRỮ CẤP HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI...................................... 61
3.1. Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện
...................................................................................................................................................................
61
3.1.1. Ưu điểm trong tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện
..............................................................................................................................................................
61
3.1.2. Hạn chế, tồn tại trong tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện
..............................................................................................................................................................
62
3.1.3. Nguyên nhân
..............................................................................................................................................................
66
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện
thuộc thành phố Hà Nội................................................................................................................... 68
3.2.1. Giải pháp về tổ chức
..............................................................................................................................................................
68
3.2.2. Hoàn thiện văn bản hướng dẫn, chỉ đạo
..............................................................................................................................................................
71
2
3.2.3. Chuẩn hóa hệ thống các công cụ hướng dẫn và thực hiện chính xác,
thống nhất nghiệp vụ lưu trữ
...................................................................................................................................................................
74
3.2.4. Xây dựng quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
..............................................................................................................................................................
76
3.2.5. Nâng cao mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ làm công tác
lưu trữ
...................................................................................................................................................................
77
3.2.6. Tăng cường kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quy định nhà nước
về công tác lưu trữ
...................................................................................................................................................................
78
Tiểu kết chương 3
...................................................................................................................................................................
79
KẾT LUẬN......................................................................................................................................... 80
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................... 82
PHỤ LỤC............................................................................................................................................. 87
3
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cách mạng Tháng Tám thành công, chính quyền cách mạng được thành
lập. Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/ P về công tác
công văn, giấy tờ, trong đó đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về
phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản quý
báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh
nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính
sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do
đó, việc quản lý tài liệu lưu trữ là một công việc hết sức quan trọng".
Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ
quan nhà nước các cấp, đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với ngành Lưu trữ
Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác lưu trữ ở địa
phương, trong đó có quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện). Đơn vị
hành chính cấp huyện với đầy đủ các yếu tố về tự nhiên, kinh tế - xã hội, an
ninh, quốc phòng; hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã hình
thành nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị về phương diện xây dựng, kiến
thiết...của địa phương và của quốc gia cần được lưu trữ lâu dài để khai thác,
sử dụng phục vụ các nhu cầu của đời sống, xã hội. Đây là cơ sở quan trọng để
khẳng định vị trí, vai trò của lưu trữ cấp huyện trong hệ thống tổ chức lưu trữ
ở Việt Nam.
Lưu trữ cấp huyện trong thời gian qua đã góp phần quan trọng trong
việc xây dựng, nâng cao uy tín và chất lượng hoạt động của ngành Lưu trữ,
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trên mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy
nhiên, bên cạnh những thành tựu đã đạt được, lưu trữ cấp huyện đã và đang
4
phải đối mặt với nhiều vấn đề khó khăn, những tồn tại cần được tháo gỡ, củng
cố và hoàn thiện đặc biệt khi Luật Lưu trữ được ban hành, không còn lưu trữ
lịch sử cấp huyện; bên cạnh đó nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác
này chưa nhất quán, chưa rõ ràng, không kịp thời, không phù hợp với thực tế.
Cùng với việc thay đổi liên tục về chức năng, nhiệm vụ, tên gọi, nhiệm vụ và
cơ quan quản lý, khiến hoạt động văn thư, lưu trữ ở cấp huyện không ổn định,
thiếu thống nhất trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại cấp huyện nói chung
và việc quản lý tài liệu tại cấp huyện nói riêng. Những hạn chế nêu trên đã
ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu,
ảnh hưởng đến sự phát triển của cơ quan, tổ chức ở cấp huyện nói riêng và xã
hội nói chung. Do đó cần có những giải pháp, phương án giải quyết phù hợp,
kịp thời để khắc phục những mặt còn tồn tại, hạn chế trong việc tổ chức quản
lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện hiện nay.
Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, tôi đã chọn đề tài "Tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội" làm đề tài
Luận văn Thạc s của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn đạt được kết quả sau:
-
Thứ nhất, làm rõ thành phần, nội dung, khối lượng và giá trị tài liệu
lưu trữ hình thành từ hoạt động các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện;
-
Thứ hai, đánh giá thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc thành phố Hà
Nội;
-
Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp
nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện trong thời gian tới.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
-Nghiên cứu các lý thuyết cơ bản về quản lý tài liệu lưu trữ;
-
Nghiên cứu và trình bày khái quát hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của bộ máy nhà nước cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội;
5
-
Khảo sát một số quận, huyện thuộc địa bàn thành phố Hà Nội để khái
quát thành phần, nội dung, khối lượng và ý ngh a của tài liệu lưu trữ cấp huyện;
-
Thực trạng về quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện, đánh giá ưu điểm,
hạn chế và những vấn đề cần quan tâm nghiên cứu;
-
Tập hợp, phân tích cơ sở pháp lý liên quan đến việc quản lý tài liệu
lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước cấp huyện;
-
Đề xuất các giải pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện một
cách hiệu quả
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
* Đối tƣợng nghiên cứu:
-
Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và nội dung của quản lý tài liệu lưu trữ
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức tại cấp huyện thuộc
thành phố Hà Nội.
-
Thực trạng việc quản lý tài liệu lưu trữ tại một số quận, huyện thuộc
thành phố Hà Nội.
-
Các giải pháp để thực hiện tốt việc quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp
huyện thuộc thành phố Hà Nội.
*
Phạm vi nghiên cứu:
Trong phạm vi luận văn này, vấn đề "tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở
cấp huyện" được nghiên cứu gồm các vấn đề sau:
-
Nghiên cứu nội dung tổ chức quản lý tài liệu giấy hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính quyền cấp huyện thuộc thành phố
Hà Nội.
-
Phạm vi không gian: Nghiên cứu, khảo sát một số quận, huyện thuộc
thành phố Hà Nội: Ủy ban nhân dân các quận Ba Đình, Nam Từ Liêm, Bắc
Từ Liêm; Ủy ban nhân dân các huyện Ba Vì, Đan Phượng, Ứng Hòa.
Lựa chọn 06 đơn vị trên để tiến hành khảo sát là do 5/6 đơn vị thuộc
địa bàn tác giả được Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội phân công trực tiếp
6
theo dõi, quản lý nên thuận tiện cho việc khảo sát và có tính điển hình: Ủy
ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, là đơn vị điều chỉnh địa giới
chia huyện Từ Liêm cũ để thành lập hai quận mới; Ủy ban nhân dân quận Hà
Đông là đơn vị sáp nhập từ Hà Tây cũ vào thành phố Hà Nội; Ủy ban nhân
dân quận Ba Đình là quận nội thành lâu đời của Hà Nội; Ủy ban nhân dân
huyện Đan Phượng, Ứng Hòa là hai huyện ven đô; Ba Vì là là huyện thuộc
vùng bán sơn địa, nằm về phía Tây Bắc thủ đô Hà Nội, thực hiện Nghị quyết
15 của Quốc Hội khóa XII, Ba Vì tái nhập Thủ đô Hà Nội tháng 8 năm 2008.
-
Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tài liệu lưu trữ hình
thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các quận,
huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội từ thời điểm thực hiện Nghị quyết
15/2008/QH12 của Quốc hội về điều chỉnh địa giới hành chính thủ đô Hà Nội
và các tỉnh, có hiệu lực từ ngày 01/8/2008 đến nay.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đề tài về công tác lưu trữ ở các cấp trong đó có cấp huyện không phải
là hướng nghiên cứu hoàn toàn mới. Trong số các công trình, đề tài khoa học
nghiên cứu về công tác lưu trữ đã được công bố có đóng góp quan trọng về
khoa học và thực tiễn. Đó là đề tài cấp Bộ, cấp ngành:
Đề tài "Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ địa
phương để thực hiện quy định của Luật Lưu trữ" của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy
(năm 2016). Đề tài đã đề cập đến cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ
ở địa phương, các tác giả đã đưa ra khái niệm cơ bản về tổ chức, quản lý tài liệu
lưu trữ; đặc trưng về xây dựng, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương;
thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương của một số quốc gia trên
thế giới và của Việt Nam. Đề tài đã đề xuất được mô hình tổ chức quản lý tài liệu
lưu trữ địa phương, đưa ra một số giải pháp cụ thể.
Đề tài "Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ" năm 2001 do PGS.TS. Dương Văn Khảm chủ nhiệm đề tài đã tập trung
7
nghiên cứu lý luận ngành lưu trữ, sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ của Việt
Nam và nghiên cứu kinh nghiệm của một số quốc gia trên thế giới về mô hình
lưu trữ. Trên cơ sở đó, đề tài đã đề xuất các phương án và mô hình tổ chức
ngành lưu trữ ở Việt Nam.
Đề tài "Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện
của thành phố Hà Nội" của tác giả Phạm Thị Diệu Linh (năm 2009). Và Đề
tài "Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh"
của tác giả Trần Văn Quang. Trên cơ sở tìm hiểu về tổng quan tài liệu lưu trữ
cấp huyện và thực trạng công tác lưu trữ của cấp huyện, đề tài đã nói lên được
những vấn đề quan trọng của lưu trữ cấp huyện. Cả hai đề tài đã đưa ra hai
phương án về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện: một là không tổ chức
Lưu tữ lịch sử cấp huyện, hai là giữ nguyên Lưu trữ lịch sử cấp huyện.
Bên cạnh đó có Luận văn đáng chú ý của Thạc s Nguyễn Ngh a Văn
với đề tài "Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản vản bản quản lý nhà
nước ở cấp huyện". Luận văn tập trung nghiên cứu nguyên tắc, cơ sở thực
hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể trong công tác lưu trữ huyện.
-
Các bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng như tại các hội thảo khoa
học đề cập đến các vấn đề cụ thể trong quản lý công tác lưu trữ tại địa phương
như:
Bài viết "Lại bàn về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa
phương" của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số
5/2006). Bài viết đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ địa phương như giao chức năng quản lý nhà nước về
lưu trữ ở địa phương cho Sở Nội vụ...;
Bài viết "Thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn" của tác giả Trần Quốc
Thắng (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007). Bài viết viết khái
quát được hệ thống văn bản quản lý nhà nước được Cục Văn thư và Lưu trữ
8
nhà nước ban hành, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà
nước trong công tác này.
Bài viết "Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và các giải pháp phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ" của tác giả Văn Tất Thu (Tạp chí Tổ chức nhà
nước, số 9/2011). Bài viết đã đưa ra một số khái niệm tài liệu lưu trữ, bên
cạnh đó bài viết còn đề cập đến nhiệm vụ của công tác lưu trữ là bảo quản an
toàn phông lưu trữ nhà nước và sử dụng có hiệu quả phong lưu trữ nhà nước
nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước
trong từng giai đoạn lịch sử.
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, các bài viết trên chủ yếu đề cập đến
hoàn thiện về tổ chức, cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu
trữ ở địa phương hoặc quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ...Qua
khảo sát, tôi nhận thấy chưa có công trình nào tập trung nghiên cứu một cách
toàn diện về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện nói chung và chưa có
công trình nào nghiên cứu về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành
phố Hà Nội. Chính vì vậy, nghiên cứu toàn diện thực trạng tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ cấp huyện là vấn đề mới và có ý ngh a thiết thực trong giai đoạn
hiện nay, khi mà Lưu trữ lịch sử huyện không còn, nhiều vấn đề đặt ra trong
việc quản lý, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Hơn nữa
việc đi sâu nghiên cứu tại một tỉnh, thành cụ thể (thành phố Hà Nội) là vấn đề
hết sức cần thiết trong bối cảnh hiện nay. Do đó, nghiên cứu tổ chức quản lý
tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội có vị trí đặc biệt trong
việc đưa tài liệu lưu trữ tham gia ngày càng nhiều vào các hoạt động của cơ
quan, tổ chức mang lại hiệu quả to lớn góp phần vào sự phát triển chung, bền
vững của Thành phố.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Thực hiện đề tài này trước tiên tác giả sử dụng phương pháp luận của
chủ ngh a Mác - Lênin và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:
9
-
Phương pháp khảo sát thực tế: để thực hiện đề tài này, tác giả tiến
hành khảo sát thực tế (kèm phiếu khảo sát) công tác lưu trữ nói chung và tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ tại sáu quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội.
Phương pháp này giúp cho việc đưa ra các số liệu, nhận xét, đánh giá trong đề
tài mang tính thực tiễn cao.
-
Phương pháp lịch sử, phân tích, tổng hợp và thống kê: Đây là nhóm
phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện Luận văn.
Với lượng thông tin lớn, phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian
khác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú. Vì vậy, đòi hỏi phải
được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công
tác này;
-
Phương pháp so sánh, logic: được tác giả sử dụng khi khi nghiên cứu
cơ sở khoa học, lý luận của quản lý tài liệu;
-
Phương pháp điều tra xã hội học: Trên cơ sở các phương pháp của
điều tra xã hội học như phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách công tác văn thư,
lưu trữ tại các quận, huyện và phát Phiếu khảo sát;
Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh
hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài.
7. Những đóng góp của đề tài
-
Về mặt thực tiễn, đề tài cho chúng ta thấy thành phần, nội dung, giá trị
tài liệu lưu trữ, thực trạng việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện.
-
Đánh giá cơ bản thực tế việc quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện
thuộc thành phố Hà Nội, trên cơ sở đó giúp các cơ quan quản lý lưu trữ cấp
trên và tại địa phương có định hướng quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội
nói riêng và các quận, huyện trên toàn quốc nói chung.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và
Phụ lục, phần Nội dung chính của Luận văn gồm 3 Chương như sau:
10
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý của việc tổ chức quản lý tài
liệu lƣu trữ cấp huyện
Trong chương này, tác giả trình bày các khái niệm liên quan đến mô
hình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; những quy định hiện hành về quản lý tài
liệu lưu trữ.
Chƣơng 2. Tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ hình thành từ hoạt
động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc Thành phố Hà Nội
Với những thông tin đã thu thập được qua khảo sát tại một số quận
huyện như đã nêu trên, tác giả phản ánh, đánh giá thực trạng việc tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội trên các khía
cạnh như: các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện; tình hình quản
lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện. Trong quá trình phản ánh thực trạng, tác giả
chỉ ra những ưu điểm và hạn chế cơ bản của thực trạng đó để làm căn cứ cho
những giải pháp ở chương tiếp theo.
Chƣơng 3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lƣu
trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội
Trên cơ sở thực trạng đã phân tích từ chương 2, tác giả tổng kết những
nguyên nhân của các thực trạng, từ đó tác giả đề xuất các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện.
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện Luận văn, tác giả đã nhận
được sự ủng hộ và sự giúp đỡ của lãnh đạo các Phòng Nội vụ, Văn phòng Hội
đồng nhân dân - Ủy banh nhân dân, công chức đang công tác tại các quận,
huyện nơi mà tác giả đến thực tế khảo sát. Do điều kiện thời gian và kinh
nghiệm nghiên cứu của bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã có
nhiều cố gắng nhưng chắc chắn Luận văn còn nhiều thiếu sót cần được bổ
sung, góp ý để hoàn thiện hơn. Tác giả rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp quý báu của các thầy cô, các nhà khoa học, các bạn đồng nghiệp để
Luận văn hoàn thiện hơn.
11
Qua đây tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
(Đại học Quốc gia Hà Nội), ban lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành
phố Hà Nội đã quan tâm, tạo điều kiện để tác giả thực hiện và hoàn thành
Luận văn này. Đặc biệt tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn,
chỉ bảo tận tình của Tiến s Nguyễn Liên Hương, người đã trực tiếp hướng dẫn
khoa học để tác giả hoàn thành Luận văn.
12
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC TỔ CHỨC
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN
1.1. Khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức quản lý tài liệu
lƣu trữ ở cấp huyện
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, về khái niệm tài
liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và các cá
nhân có ý ngh a chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý ngh a
khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ” [38, tr.6]. Theo khái niệm
này thì tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:
-
Một là tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là
các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo
của nhân dân ta trong thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nhà nước, một
cơ quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại, ...
-
Hai là tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng
mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả,
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan ...
-
Ba là tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các
cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài
liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có
thể gây ra tổn thất lớn. Bởi vậy, tài liệu lưu trữ cần được bảo quản trong các
phòng, kho lưu trữ, việc nghiên cứu, sử dụng phải theo những quy định chặt
chẽ, không thể đem ra trao đổi, mua sắm tùy tiện.
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tài liệu
lưu trữ được hiểu là “tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản
trong kho lưu trữ.
13
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của tài
liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa,
giáo dục, khoa học và công nghệ được hình hành trong các hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xứ,
nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên
cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn” [39, tr.346]. Theo khái niệm
này, tài liệu lưu trữ có các đặc điểm cơ bản sau:
-
Tài liệu hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có một bản
trong mỗi hồ sơ, rõ nguồn sản sinh ra tài liệu;
-Tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp;
-
Là tài liệu có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho hoạt động
quá khứ;
- Không phải là đối tượng được sản sinh để mua, bán, kinh doanh. Theo
Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Như vậy, qua các cách giải thích khái niệm trên, tài liệu lưu trữ là
những tài liệu có giá trị về thực tiễn, giá trị nghiên cứu khoa học, lịch sử;
được sản sinh từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân; là bản gốc,
bản chính hoặc bản sao hợp pháp và được bảo quản trong các kho lưu trữ.
1.1.2. Khái niệm tổ chức
Thuật ngữ “Tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý ngh a
không giống nhau:
-
Triết học định ngh a “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật.
Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu
tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật” [41,
tr.28]. Như vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn
tại dưới dạng tổ chức nhất định.
14
-Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì một tổ chức
được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thành lập hợp
pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác
và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh mình tham gia các quan hệ
pháp luật một cách độc lập. Như vậy Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện
thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức.
-Khoa học tổ chức và quản lý định ngh a tổ chức với ý ngh a hẹp: “Tổ
chức là tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ
chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó” [40, tr.25].
Như vậy, quan niệm về tổ chức theo Khoa học tổ chức và quản lý có
nhiều điểm tương đồng với Luật học đó là đều xác định tổ chức thuộc về con
người, là của con người trong xã hội; vì là tổ chức của con người, có các hoạt
động chung do vậy mục tiêu của tổ chức là một trong những điều kiện quan
trọng, không thể thiếu của tổ chức.
1.1.3. Khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
Hiện nay có một số khái niệm được sử dụng để chỉ tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ như: kho lưu trữ, lưu trữ lịch sử.
a) Khái niệm kho lưu trữ
Theo PGS.TS. Vương Đình Quyền: “Kho lưu trữ là một loại cơ quan
lưu trữ có chức năng bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời tiến
hành nghiên cứu khoa học về lưu trữ học, văn kiện học, về các khoa học khác
có liên quan (như sử liệu học, công bố học,…)” [38, tr.79]. Theo khái niệm
trên, chức năng của kho lưu trữ được thể hiện ở 3 nhiệm vụ chủ yếu là: bảo
quản an toàn tài liệu; thực hiện các hoạt động về tổ chức, sử dụng tài liệu bảo
quản trong kho và tiến hành nghiên cứu khoa học tại các kho lưu trữ. Những
kho lưu trữ thực hiện nhiệm vụ trên mang tính chất là kho lưu trữ Nhà nước
và là một cơ quan trong hệ thống các cơ quan lưu trữ.
15
b) Khái niệm Lưu trữ lịch sử
Theo Luật lưu trữ, Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu
trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản v nh viễn được tiếp nhận từ Lưu
trữ cơ quan và từ các nguồn khác. Theo đó chúng ta có thể hiểu Lưu trữ lịch
sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
quản v nh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. Hoạt
động lưu trữ ở đây bao gồm các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Dưới góc độ Luận văn này, tác giả tiếp cận khái niệm tổ chức quản lý
tài liệu lưu trữ địa phương là tổ chức để thực hiện hoạt động lưu trữ đối với
tài liệu lưu trữ ở địa phương.
1.1.4. Nguyên tắc tổ chức quản lý tài liệu
Khi xây dựng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương phải đảm
bảo được nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất.
Quản lý tập trung thống nhất ngh a là nhà nước quản lý, chỉ đạo thống
nhất về hoạt động lưu trữ cũng như tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ của quốc
gia phải được tập trung bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ của nhà
nước. Tài liệu lưu trữ của địa phương phải được tập trung bảo quản trong hệ
thống các kho, trung tâm lưu trữ của địa phương.
Điều 3 Luật Lưu trữ năm 2011 một lần nữa khẳng định nguyên tắc này:
“Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Hoạt
động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật”.
Do đó, khi xây dựng mô hình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa
phương cần góp phần quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ ở địa
phương, tránh tình trạng tài liệu của các cấp hành chính bị phân tán, không
được quản lý tập trung ở một nơi. Vận dụng nguyên tắc này khi xây dựng tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ ở cấp huyện, có thể lựa chọn phương án tổ chức
Lưu trữ huyện để quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu lưu trữ có thời
16
hạn và những tài liệu có thời hạn bảo quản v nh viễn trước khi nộp về Trung
tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
1.2. Những quy định hiện hành về quản lý tài liệu lƣu trữ cấp huyện
Cách đây 70 năm Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01-C/VP
ngày 03 tháng 01 năm 1946, trong đó có nêu “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc
biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia”, đây là văn bản quản lý nhà nước
đầu tiên về công tác lưu trữ của Nhà nước Việt Nam, xác định tầm quan trọng
của tài liệu lưu trữ. Đến nay hệ thống văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác
văn thư, lưu trữ đã được các cơ quan từ Trung ương đến địa phương từng
bước hoàn thiện, nhà nước thống nhất quản lý về công tác văn thư, lưu trữ.
Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn chức năng,
tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp (gọi tắt là Thông tư 40) đánh dấu
sự xuất hiện của lưu trữ địa phương trong đó có cấp huyện. Mặc dù chưa quy
định việc bố trí bộ phận lưu trữ chuyên trách nhưng đã quy định việc bố trí
cán bộ chuyên trách có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ
tại Văn phòng Ủy ban nhân dân để giúp Chánh Văn phòng và Ủy ban nhân
dân huyện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, trực tiếp quản lý
kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
Trong Thông tư số 40 đề cập đến lưu trữ cấp huyện “ở huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện) bố trí từ một đến hai người
có trình độ trug học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự
nghiệp được giao của huyện)”.
Khi Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân bước đầu đã quy có những quy
định về con người, tổ chức làm công tác lưu trữ cấp huyện. Theo Thông tư
này, Lưu trữ huyện được xác định là lưu trữ lịch sử đồng thời là lưu trữ hiện
hành của Ủy ban nhân dân huyện và do Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy
17
ban nhân dân huyện quản lý. Do đó, lưu trữ lịch sử cấp huyện là một đơn vị
thuộc cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, không quy định trực tiếp cho
bộ phận lưu trữ chuyên trách huyện mà giao cho Chánh Văn phòng quy định.
Thông tư 04 được ban hành thay thế Thông tư số 21, nhưng không có quy
định về lưu trữ lịch sử cấp huyện.
Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định số 13/2014/NĐ-CP và Nghị định
số 14/2014/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ đã
ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh, cấp huyện.
Theo quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV việc quản lý tài liệu
lưu trữ tại cấp huyện gặp nhiều khó khăn. Trách nhiệm quản lý về công tác
văn thư, lưu trữ đã được chuyển từ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện về
Phòng Nội vụ, nhưng việc quản lý tài liệu lưu trữ của Lưu trữ huyện chưa
được phân định rõ ràng, không quy định về quản lý kho lưu trữ lịch sử.
Đến năm 2010, việc ra đời Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày
28/4/2010 về Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn
thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân
dân các cấp, một lần nữa lưu trữ cấp huyện có sự thay đổi.
Theo nội dung Thông tư này, Phòng Nội vụ có nhiệm vụ bố trí công
chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu
cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của
huyện với các nhiệm vụ sau:
a)
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và
cấp xã;
b)
Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật;
18
c)
Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
d) Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ; đ) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, theo quy định tại Khoản 1, Điều
19 “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu
có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử”, với quy định này, Lưu trữ lịch sử không còn được tổ chức ở cấp
huyện như trước đây. Đây là sự thay đổi lớn, có nhiều tác động đến tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương và là vấn đề còn nhiều vướng mắc cần có
sự hướng dẫn cụ thể của nhà nước.
Đối với khối tài liệu bảo quản có thời hạn đã thu về kho giao cho Văn
phòng Ủy ban nhân dân quản lý. Tuy nhiên đa số các quận, huyện vẫn để cho
các phòng, ban chuyên môn trực tiếp quản lý tài liệu. Các quận, huyện cũng
chưa tiến hành giao nộp những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản v nh viễn
vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội.
19
