SKKN: Tiện ích quản lý văn bản và Tiện ích quản lý hồ sơ kiểm định chất lượng bằng EXCEL

PHÒNG GD­ĐT HÀM THUẬN NAM   CỘNG HOÀ XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS THUẬN QUÝ                       Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
NĂM HỌC 2012­2013
­ Họ và tên người viết: Lưu Văn Lâm
­ Chức vụ: Hiệu trưởng
­ Đơn vị công tác: Trường THCS Thuận Quý
ĐỀ TÀI: 
Tiện ích quản lý văn bản và 
Tiện ích quản lý hồ sơ kiểm định chất lượng bằng EXCEL

1. Lý do chọn đề tài: 
­ Thực hiện phong trào cuộc vận động”Mỗi thầy cô giáo là tấm gương  
đạo đức,tự  học và sáng tạo” và chỉ  tiêu: ” Mỗi cán bộ  quản lý” có một đổi mới 
trong công tác quản lý.
­ Giúp cho BGH, TTCM, Kế toán, TPT, Văn thư quản lý văn bản giấy tờ, 
công văn đi đến, hồ sơ công việc, nhân hàng đề được thuận tiện hơn.
­ Giúp cho công tác thu thập, lưu trữ hồ sơ minh chứng kiểm định được số 
hóa, dễ tra cứu, dẽ quản lý hơn.
2. Thực trạng của trường khi chưa có sáng kiến này:
­ Số  lượng văn bản, hồ  sơ  công việc của  Ban Giám Hiệu, tổ  trưởng 
chuyên môn… trong trường ngày một nhiều, khó quản lý.
­ Hồ sơ báo cáo, minh chứng kiểm định chất lượng phải tập hợp từ nhiều 
nguồn, nhiều năm, khó quản lý.
3. Nội dung và giải pháp thực hiện sáng kiến:
­ Sử  dụng phần mềm Bảng tính EXCEL, bằng kiến thức tin học về  hệ 
điều hành, về  lập trình VBA, về  hàm và công thức trong EXCEL để  xây dựng 
chương trình tiện ích.
­ Chạy thử nghiệm chương trình, chỉnh sửa các lỗi kĩ thuật.

­ Tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng chương trình.
SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản 
Trang1/6


­ Các cá nhân sử  dụng chương trình tiến hành nhập dữ  liệu vào chương  
trình để quản lý văn bản, hồ sơ công việc.
­ Giao Văn thư  và tổ  Văn phòng sử  dụng Tiện ích Quản lý Hồ  sơ  Kiểm 
định chất lượng để  quản lý hồ  sơ, minh chứng kiểm định chất lượng chu kì 
2007­2012.( Các văn bản giấy sử dụng chức năng SCAN của máy Pho to RiCoh  
để chuyển thành tài liệu số)
­ Phần mềm thuộc dạng tiện ích nhỏ  (mini), có thể  bỏ  túi (chép vào thẻ 
nhớ), LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN và TRUY CẬP bất cứ nơi đâu để sử dụng (với 
Laptop hoặc Desktop hoặc các phương tiện lưu trữ  và xử  lý thông tin); không 
phải cài đặt bổ sung thêm bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào khác (nếu máy đã được  
cài đặt Microsoft Office thông dụng).
­   Sau khi cài đặt, phần mềm tạo ra thư  mục có tên QLVB và một số 
Shortcut ngoài màn hình của máy tính.
* Vài hình ảnh minh họa chương trình:
Chương trình quản lý Hồ sơ Kiểm định chất lượng

SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản 
Trang2/6


Chương trình Quản lý văn bản:

SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản 
Trang3/6

4. Hiệu quả và phạm vi ứng dụng của sáng kiến: 
 
­ Tiện ích quản lý văn bản giúp người sử  dụng quản lý văn bản, hồ  sơ 
công việc thuận tiện hơn, tra cứu dễ dàng hơn, có thể  lưu trữ  trên USB hoặc 
trên mạng( sử dụng tiện ích google drive) và truy xuất mọi lúc, mọi nơi hết sức  
thuận tiện. Tiện ích này rất hữu ích cho CB­GV trong các nhà trường để quản lý  
công văn, bài giảng, thư viện đề kiểm tra…
           ­ Tiện ích quản lý hồ sơ minh chứng kiểm định chất lượng giúp trường  
lưu trữ, quản lý khoa học hơn, lưu trữ  lâu dài nhờ  số  hóa. Việc truy xuất minh 
chứng phục vụ công tác kiểm định sẽ dễ dàng hơn. Tiện ích này có thể sử dụng  
cho bất kì trường học nào có nhu cầu lưu trữ hồ sơ minh chứng số hóa.

SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản 
Trang4/6


Thuận Quý, ngày  15   tháng 5 năm 2013
                                                                           Ng ười vi ết  

                                                                                Lưu Văn Lâm
Ý kiến đánh giá, xếp loại của HĐKH trường
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Xếp loại:
P.CHỦ TỊCH HĐKH

                                                       

Nguyễn Nhất Tâm

HĐKH Phòng Giáo dục­Đào tạo
Xếp loại:
CHỦ TỊCH HĐKH

HĐKH huyện Hàm Thuận Nam
Xếp loại:
CHỦ TỊCH HĐKH HUYỆN
SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản 
Trang5/6


SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản 
Trang6/6