Hướng dẫn kiểm soát hồ sơ

Trang: 1 / 2

HƯỚNG DẪN KIỂM SOÁT HỒ SƠ

1. Mục đích:
- Đảm bảo hồ sơ dễ tìm, dễ lấy, tìm được nhanh chóng.
- Kiểm soát được toàn bộ hồ sơ của từng bộ phận, tránh mất mát.

2. Phân biệt hồ sơ và tài liệu:
- Hồ sơ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện, hồ sơ gồm hồ sơ thực hiện xong rồi,
lưu và hồ sơ đang thực hiện.
- Tài liệu là cái bắt buộc ta phải thực hiện theo, tài liệu gồm có tài liệu bên trong (tài liệu
ISO, SA, tài liệu kỹ thuật, qui đònh của Công ty) và tài liệu bên ngoài (qui đònh pháp luật
của nhà nước, qui đònh của khách hàng - của đối tác mà Công ty cam kết thực hiện).
- Nếu tài liệu là cái ta bắt buộc phải thực hiện theo thì hồ sơ là bằng chứng về việc ta đã,
đang tuân thủ theo tài liệu.

3. Các bước để lập danh mục hồ sơ Theo Thủ tục kiểm soát hồ sơ:
- Lập danh mục hồ sơ theo biểu mẫu 0086 (biểu mẫu kèm theo Thủ tục kiểm soát hồ sơ)
- Phân công người giữ hồ sơ, ghi rõ họ tên ở cột người quản lý.
- Trước hết phải ghi ký hiệu nơi để hồ sơ: Tủ 1- ngăn 1, Tủ 1 – ngăn 2; bàn 1 – ngăn 1,
bàn 1 ngăn 2 v.v. Đối với các file lớn thì ghi dán: File 1, File 2, File 3 v.v . Hồ sơ gồm
giấy tờ, mẫu mã, sơ đồ,,,,. Những hồ sơ không cần thiết sử dụng thì huỷ bỏ (vui lòng
tham khảo thêm tiêu chuẩn 5 S đính kèm). Cột vò trí để hồ sơ trong danh mục hồ sơ có
thể là: bàn 1 – File 1, ngăn bàn 1, tủ 1 – ngăn 1 – file 1 v.v.
- Ngày phát sinh hồ sơ là ngày hồ sơ bắt đầu được ghi chép, ngày lưu hồ sơ là ngày để hồ
sơ lưu vào tủ hoặc thùng Carton…, nếu còn để trên file trên bàn thì có thể ghi là “đang
thực hiện”
- Phần thời gian lưu ưu tiên theo thứ tự sau: qui đònh của hệ thống chuyên ngành (do pháp
luật qui đònh), theo qui đònh của Công ty.

Trang: 2 / 2
- Lập danh mục hồ sơ theo biểu mẫu 0086, danh mục hồ sơ được Trưởng bộ phận ký và
phải chuyển cho Đại diện lãnh đạo phê duyệt.