NỘI DUNG BẢO ĐẢM VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT TẠI CHI NHÁNH PHÍA BẮC TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG HÀ NỘI

NỘI DUNG BẢO ĐẢM VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT TẠI CHI NHÁNH
PHÍA BẮC TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG HÀ NỘI.
I. NỘI DUNG BẢO ĐẢM VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT TẠI CHI NHÁNH PHÍA
BẮC
1- Tổ chức mua sắm vật tư:
Quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư ở công ty có thể khái quát
ở sơ đồ sau:
Phân tích đánh giá quá trình quản lý
Xác định nhu cầu
Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư
Xác định các phương thức đảm bảo vật tư
Lập v tà ổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư
Quản lý dự trữ v bà ảo quản
Cấp phát vật tư nội bộ
Quyết toán vật tư
Tổ chức v quà ản lý vật tư nội bộ
Lựa chọn người cung ứng
Thương lượng v à đặt h ngà
Theo dõi đặt h ng v tià à ếp nhận vật tư
1.1-xác định nhu cầu:
1.1.1- các phương pháp xác định nhu cầu:
Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được xác định
theo 4 phương pháp sau:
1
1
a- Phương pháp trực tiếp: theo phương pháp này việc xác định nhu cầu
dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Phương pháp này có 4 cách tính:
-Phương pháp tính theo mức sản phẩm:
Công thức tính:
Nsx =

∑
n
i
sfsf
mQ
Trong đó:
Nsx : nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf : số lượng công trình xây dựng trong kỳ kế hoạch.
Msf : Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm.
n: chủng loại sản phẩm.
- Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm:
Công thức tính:
Nct =
∑
n
i
ctct
mQ
Trong đó:
Nct : Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ.
Qct : số lượng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch .
m
ct
; mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm.
n : chủng loại chi tiết.
- Phương pháp tính theo mức sản phẩm tương tự.
2
2
Công thức tính:
Nsx = Qsf x m

tt
x K
Trong đó:
Nsx : nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf : số lượng sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
m
tt
: mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự.
K : hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm.
- phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện:
Công thức tính:
Nsx = Qsf x m
đd
Trong đó:
Nsx : Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf : số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
m
đd
: mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện.
b – phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản
phẩm:
Nhiều loại sản phẩm như sản phẩm bê tông … được sản xuất từ nhiều
loại nguyên, vật liệu khác nhau. Nhu cầu được xác định theo 3 bước:
Bước1 : xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản
phẩm.
Nt =
∑
n
i
ii

HQ
3
3
Trong đó:
Q
i
: khối lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch trong kỳ.
H
i
: trọng lượng tịnh của sản phẩm thứ i.
n : chủng loại sản phẩm.
Bước 2 : xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có
tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng.
Công thức tính:
N
vt
=
K
N
t
Trong đó:
Nvt : nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
K : hệ số thu thành phẩm.
Bước 3: xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá
Công thức tính:
Ni = Nvt x hi
Trong đó;
Ni : nhu cầu vật tư thứ i
hi : tỷ lệ % của loại vật tư thứ i.
a- phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng:

4
4
Nhu cầu vật tư hàng hoá ở mỗi công ty, ngoài những vật liệu chính trực
tiếp để sản xuất còn có cả những hao phí vật liệu phụ. Một phần những vật
tư đó hoặc tạo điều kiện cho quá trình sản xuất hoặc là sử dụng cho các tư
liệu lao động, hao phí loại này không được điều tiết bởi các mức tiêu dùng
cho đơn vị sản phẩm sản xuất mà bằng thời hạn sử dụng. Thuộc số vật tư
này gồm có phụ tùng , thiết bị, dụng cụ, tài sản các loại dụng cụ bảo hộ lao
động…
Nhu cầu được tính theo công thức:
N
sx
=
T
P
vt
5
5
Trong đó:
Pvt : nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng.
T : thời hạn sử dụng.
d- phương pháp tính theo hệ số biến động:
Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần dựa vào thực tế sản
xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch,
phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ
kế hoạch so với kỳ báo cáo, cụ thể theo công thức:
Nsx = Nbc x Tsx x Htk
Trong đó:
Nbc : số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo.
Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch.

Htk : Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo.
• Lượng vật tư cần dùng cho thi công:
6
6
Lượng vật tư cần dùng cho thi công phụ thuộc vào khối lượng công tác
thi công và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị khối lượng tính bằng
hiện vật:
Lượng vật tư cần dùng cho thi công = khối lượng công tác thi công tính
bằng hiện vật theo thiết kế kỹ thuật x định mức tiêu hao vật tư cho đơn vị
công việc.
Trong thực tế, bất cứ lượng vật tư nào cũng có một lượng hao hụt nhất
định do quá trình vận chuyển, quá trình bảo quản và quá trình sử dụng gây
nên. lượng vật tư hao hụt thường tính bằng tỷ lệ phần trăm so với lượng vật
tư cần dùng.
Lượng vật tư cần cung cấp bao gồm lượng vật tư cần dùng và lượng
vật tư hao hụt:
Lượng vật tư cần cung cấp = lượng vật tư cần dùng + lượng vật tư hao
hụt tự nhiên.
Ngoài những chỉ tiêu trên đây, để bảo đảm cho quá trình thi công không
bị gián đoạn do thiếu vật tư gây nên, phải xác định được lượng vật tư dự trữ
thường xuyên và lượng vật tư dự trữ bảo hiểm. Tuy nhiên lượng vật tư dự
trữ sẽ tạo ra hiện tượng làm tăng lượng vốn lưu động trong khâu dự trữ,
làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
1.1.2- lập nhu cầu:
7
7
Dựa trên yêu cầu sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu ( NVL) của đơn vị. Từ
đó lập nhu cầu vật tư theo các biểu mẫu sau:
- Nhu cầu NVL.
- Kế hoạch NVL

- Kế hoạch kiểm định NVL năm.
Trước khi lập nhu cầu, các nhà máy rà soát thông tin liên quan do
phòng xuất nhập khẩu, phòng khách hàng cung cấp.
Nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu chủ yếu của công ty bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát,
đá, que hàn và các phụ gia khác.
Vật tư mua về phải đảm bảo chất lượng tốt trước khi đưa vào sử dụng,
do đó công tác bảo quản vật tư trong kho rất quan trọng để có kế hoạch sử
dụng vật liệu phù hợp, phục vụ tốt cho công tác sản xuất.
- Đơn vị có nhu cầu NVL khi lập nhu cầu phải chịu trách nhiệm độ chính
xác về số lượng, chủng loại.
- Lập nhu cầu theo 3 mức: khẩn cấp, thường xuyên, dự trữ.
- Nhu cầu NVL khẩn cấp: căn cứ nhu cầu NVL phát sinh khẩn cấp khi
xảy ra sự cố NVL tồn kho, cán bộ phụ trách của đơn vị lập nhu cầu NVL khẩn
cấp kèm theo biên bản sự cố thiết bị. Trường hợp đặc biệt phải có bản giải
trình kèm theo.
- Nhu cầu NVL thường xuyên: căn cứ vào số NVL hiện có, kế hoạch, mức
độ hao mọn hư hỏng của các kỳ trước và lượng NVL tồn kho hàng quý các
đơn vị lập nhu cầu NVL theo biểu mẫu chậm nhất ngày 15 của tháng cuối
quý gửi nhu cầu quý sau về phòng xuất nhập khẩu và khách hàng.
8
8
- Nhu cầu NVL dự trữ: căn cứ vào NVL tồn kho, mức độ cần thiết phải
dự trữ các đơn vị lập nhu cầu dự trữ theo biểu mẫu đã quy định.
Nhu cầu NVL phải ghi model hàng, mã số theo catalogue hoặc theo bản
chào hàng ( nếu có) và mã số công ty.
Nhu cầu NVL được các đơn vị chức năng kiểm tra, trình tổng giám đốc
hoặc người được uỷ quyền, sau đó chuyển cho đơn vị có chức năng mua
hàng thực hiện, đồng thời đơn vị lập nhu cầu gửi cho phòng khách hàng 1
bản duyệt để theo dõi má hoá khi hàng về.

1.2. Nghiên cứu thị trường vật tư:
1.2.1 – thu thập thông tin:
9
9
Để đảm bảo cho kế hoạch mua sắm vật tư của công ty. Khâu thu thập
thông rin về vật tư trên thị trường là quan trọng để điều chỉnh kế hoạch cho
phù hợp.
V í dụ: nguồn cung xi măng trên thị trường hiện nay:
Theo hiệp hội xi măng Việt Nam, trong 3 tháng đầu năm 2008, nhu cầu
xi măng trong nước có tăng nhưng nguồn tăng vẫn đáp ứng được nhu cầu,
tuy nhiên do giá nhập khẩu clinker tăng ( tăng 32% so với quý 1/2007 ),
Cùng với tác động của chi phí sản xuất đầu vào ( than, xăng dầu, tiền
lương…) và cước vận chuyển tăng nên giá xi măng đã tăng từ 7- 10% so với
cuối năm 2007.
Riêng tháng 3/2008, giá xi măng trên thị trường tiếp tục tăng 15.000 –
20.000 đ/kg. Giá bán lẻ xi măng đen PC40 trên thị trường miền Bắc phổ biến
ở mức 885 – 920 nghìn đồng/ tấn và tại Miền Nam 1.080 – 1.110 ngàn
đồng/ tấn. Theo ước tính lượng xi măng sản xuất trong nước ( tháng
3/2008 )
Đạt 2.294.699 tấn (sản lượng quý I /2008 là 7.914.699 tấn); lượng
nhập khẩu clinker quý I/2008 đạt 200.000 tấn; lượng xi măng tiêu thụ trong
tháng 3/2008 đạt 1.900.000 tấn (ước tính quý I/ 2008 đạt 6.930.000 tấn).
Đến ngày 31/3/2008, xi măng tồn kho khoảng 500.000 tấn và clinker
khoảng 1.050.000 tấn. Hiện nay, nguồn cung xi măng trong nước vẫn đáp
ứng đủ nhu cầu tiêu dùng. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp xi măng cũng cam
kết không tăng giá bán nếu giá than không tăng.
1.2.2- xử lý thông tin và ra quyết định:
10
10
- Từ các thông tin thu thập được, phòng kế hoạch có trách nhiệm,

nhiệm vụ xử lý thông tin và lập kế hoạch mua sắm vật tư ở công ty.
- Ra các quyết định về:
 Số lượng, chủng loại hàng hoá vật tư phục vụ sản xuất.
 Chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho công ty.
 Mua sắm vật tư .
 Bảo quản và chuẩn bị vật tư trong kho.
 Cấp phát vật tư.
 Kiểm tra vật tư.
 Thanh quyết toán.
1.3- Lập kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp
1.3.1. đặc điểm kế hoạch mua sắm vật tư:
11
11
- Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch
sản xuất- kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với
các kế hoạch khác, như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây
dựng cơ bản, kế hoạch tài chính…
- Đặc điểm kế hoạch mua sắm vật tư thể hiện ở hai điểm chính:
M ột là kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp là các bản tính toán
nhu cầu và nguồn hàng rất phức tạp. tính chất phức tạp của nó thể hiện ở
chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với quy cách chủng loại rất khác
nhau, với khối lượng mua sắm rất khác nhau có thứ hàng trăm tấn có thứ
một vài ki lô gam với thời gian mua khác nhau, đơn vị tính khác nhau.
Hai là kế hoạch mua sắm vật tư có tính cụ thể và nghiệp vụ cao. đặc
điểm này xuất phát từ tính chất của sản xuất bao giờ cũng mang tính cụ thể
nên đòi hỏi kế hoạch mua sắm vật tư phải rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua
những vật tư thích hợp phục vụ tốt nhất cho sản xuất. tính cụ thể và nghiệp
vụ cao của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số
lượng mua sắm sẽ được phân chia ra cho từng phân xưởng nhất định, trong
từng t.hời kỳ nhất định.

1.3.2. nội dung kế hoạch mua sắm vật tư:
12
12
Kế hoạch mua sắm vật tư thực chất là tập hợp những tài liệu tính toán
kế hoạch gồm các biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biểu cân
đối vật tư.
Nội dung cơ bản của kế hoạch là:
Thứ nhất, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp sau kỳ kế
hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa,
cho dự trữ.. .
Thứ hai, phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu nói trên
bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh
nghiệp ( tự chế tạo) và nguồn mua trên thị ttường.
1.3.3- trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư:
Sơ đồ 2: Quy trình mua sắm vật tư
Xác định nhu cầu vật tư
Tìm v là ựa chọn nh cung à ứng
Báo giá
Ký hợp đồng duyệt giá
Các bước mua v nhà ận h ngà
Kiểm tra h ngà
Nhập kho
Theo dõi, đánh giá nh cung à ứng
Trả lại nh cung à ứng
13
13
B1: Xác định nhu cầu vật tư do phòng điều hành sản xuất thực hiện. Xác
định nhu cầu vạt tư là giai đoạn đầu tiên của quá trình mua vật tư. Bước này
nhằm xác định những danh mục vật tư có nhu cầu trong kỳ với số lượng bao
nhiêu đối với mỗi loại vật tư có nhu cầu, xác định loại vật tư đối với mỗi loại

vật tư.
B2: Tìm và lựa chọn nhà cung ứng do phòng điều hành sản xuất đảm
nhiệm.
Tìm nhà cung ứng: Tìm từ nhiều nguồn thông tin như qua các bạn
hàng, qua các mục quảng cáo. Những nhà cung ứng của công ty là:
Lựa chọn nhà cung ứng: Thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng, giá
cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, vị trí địa lý, dựa trên cơ sở thoả mãn các
nhu cầu của công ty để lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của
công ty.
B3: Báo giá. Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng phòng điều hành sản
xuất sẽ nhận các báo cáo của nhà cung ứng.
B4: Ký hợp đồng duyệt giá. Giám đốc duyệt báo giá hoặc ký kết hợp
đồng mua bán vật tư. Trưởng phòng điều hành sản xuất thông báo bằng văn
bản đã được giám đốc công ty ký kết cho các nhà cung ứng để thực hiện.
B5: Các bước mua và nhận hàng. Căn cứ vào báo giá hoặc hợp đồng ký
kết mua bán vật tư, phòng điều hành sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc và nhận hàng về kho theo đúng tiến độ, chất lượng, số lượng, quy cách.
B6 và B7: Kiểm tra hàng và nhập kho. Phòng điều hành sản xuất kết
hợp với phòng kỹ thuật kiểm tra vật tư rồi tiến hành nhập kho.
2. chọn nhà cung ứng:
14
14
2.1- Nguồn cung ứng của doanh nghiệp:
Công ty cần phải quan hệ với các nhà cung ứng ( nguồn cung ứng )
khác nhau về hàng hoá vật tư, dịch vụ vận chuyển và tài chính…
Đó là các yếu tố đầu vào của công ty .
Trong số các yếu tố đầu vào, vấn đề nguồn hàng của công ty là vấn đề
hết sức quan trọng. Việc nghiên cứu tìm hiểu với loại hàng hóa thích hợp với
nhu cầu của khách hàng, chất lượng hàng hoá và khối lượng hàng hoá có
khả năng đáp ứng trong từng thời gian cũng như giá cả hàng hoá, chi phí

vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về đến công ty là vấn đề cần phải cân nhắc
để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Công ty cần phải hiểu rõ đặc điểm của nguồn cung ứng hàng hoá :
- Nếu số lượng nhà cung ứng ít, nguồn hàng không nhiều, không có mặt
hàng thay thế khác, nhà cung ứng có thể gây sức ép bằng cách tăng giá,
giảm chất lượng sản phẩm hoặc giảm chất lượng dịch vụ đi kèm.
- Nêú số lượng nhà cung ứng nhiều, nguồn hàng phong phú, có mặt
hàng thay thế khác, công ty có thể lựa chọn nhà cung ứng với giá cả phải
chăng, chất lượng tốt và dịch vụ thuận lợi.
Vấn đề quan trọng hàng đầu là phải đảm bảo ổn định nguồn hàng, hàng
hoá có chất lượng bảo đảm, số lượng mỗi lần giao hàng phù hợp, giá cả phải
chăng.để đảm bảo đòi hỏi:
- Công ty phải đa dạng hoá nguồn cung ứng
15
15
- Công ty phải tăng cường mối quan hệ kinh tế tạo điều kiện lẫn nhau
trong việc tạo nguồn hàng như đầu tư, liên doanh, liên kết: giúp đỡ về vốn,
kỹ thuật, điều kiện sản xuất, bao bì, bảo quản và đặt hàng theo hợp đồng
kinh tế ký trước để có nguồn cung ứng vững chắc, ổn định và đáp ứng tốt
nhất cho nhu cầu của thị trường.
- Công ty có thể tìm cách hội nhập dọc bằng cách mua lại cơ sở cung cấp
hàng cho chính họ hoặc mua giấy phép độc quyền…
- Để hợp lý hoá và giảm chi phí đầu vào, công ty còn quan hệ với nguồn
cung ứng khác như tài chính, sức lao động, các dịch vụ vận chuyển, xếp dỡ,
các dịch vụ quảng cáo … cũng giống như các đơn vị nguồn hàng … để giảm
thiểu chi phí kinh doanh và ổn định các yếu tố đầu vào, tạo điều kiện để
doanh nghiệp tiến hành kinh doanh thuận lợi.
2.2- Các loại nguồn cung ứng của doanh nghiệp:
2.2.1- Nguồn trong nước:
Công ty có các nguồn cung ứng sản phẩm trong nước đó là các doanh

nghiệp cung ứng nguyên vật liệu trong nước quen thuộc của công ty.
Đó là các loại nguyên vật liệu trong nước đáp ứng được.
Công ty cần có danh sách và số lượng, chủng loại sản phẩm cần cung
ứng.
2.2.2- Nguồn nhập khẩu:
16
16
Do yêu cầu trong nước không đáp ứng đủ hoặc không có, công ty cần
nhập khẩu một số loại NVL . Công ty sẽ trực tiếp đứng ra nhập khẩu hàng
hoá mà không mua lại của các doanh nghiệp khác.
Để thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá, công ty thường tiến hành
theo trình tự sau:
a- xác định nhu cầu cụ thể về hàng hóa cần nhập khẩu:
Công ty phải xác định nhu cầu cụ thể về mặt hàng, quy cách chủng loại,
số lượng, giá cả. Sau đó, doanh nghiệp tổng hợp nhu cầu, cân đối với lượng
hàng hoá tồn kho, để quyết định hàng hoá cần nhập khẩu theo công thức:
Yêu cầu hàng hoá nhập khẩu = nhu cầu hàng hoá của công ty + nhu cầu
dự trữ hàng hoá của công ty.
Yêu cầu các mặt hàng cần nhập khẩu sẽ là căn cứ để ký hợp đồng nhập
khẩu với nước ngoài.
b- Nghiên cứu thị trường nước ngoài chọn đối tác kinh doanh:
Xét các mặt hàng của công ty có nhiều thị trường các nước khác nhau
cùng sản xuất, mỗi nước lại có nhiều hãng, ở mỗi hãng lại có thể sản xuất
kinh doanh nhiều loại sản phẩm, mà kết quả kinh doanh lại phụ thuộc vào
từng đối tác cụ thể .
Vì vậy công ty cần phải nắm được không chỉ khái quát về từng thị
trường mà còn cần thông hiểu địa vị pháp lý, sức mạnh tài chính, quan điểm,
triết lý kinh doanh và các sản phẩm hàng đầu của hãng để đặt hàng.
c- Tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết hợp động nhập khẩu hàng
hóa.

- Trình tự giao dịch mua bán trên thị trường quốc tế:
17
17