nội dung bảo đảm vật tư cho sản xuất tại chi nhánh phía bắc – tổng công ty xây dựng hà nội.

nội dung bảo đảm vật t cho sản xuất tại chi nhánh phía
bắc tổng công ty xây dựng hà nội .
I-nội dung bảo đảm vật t cho sản xuất tại chi nhánh phía Bắc
1- Tổ chức mua sắm vật t:
quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật t ở công ty có thể khái quát ở sơ đồ sau:
Phân tích đánh giá quá trình quản lý
Xác định nhu cầu
Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật t
Xác định các phơng thức đảm bảo vật t
Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật t
Quản lý dự trữ và bảo quản
Cấp phát vật t nội bộ
Quyết toán vật t
Tổ chức và quản lý vật t nội bộ
Lựa chọn ngời cung ứng
Thơng lợng và đặt hàng
Theo dõi đặt hàng và tiếp nhận vật t
1.1-xác định nhu cầu:
1.1.1- các phơng pháp xác định nhu cầu:
nhu cầu vật t cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp đợc xác định theo 4 phơng
pháp sau:
a- phơng pháp trực tiếp: theo phơng pháp này việc xác định nhu cầu dựa
vào mức tiêu dùng vật t và khối lợng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Ph-
ơng pháp này có 4 cách tính:
-phơng pháp tính theo mức sản phẩm:
Công thức tính:
Nsx =

n
i
sfsf

mQ
Trong đó:
Nsx : nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf : số lợng công trình xây dựng trong kỳ kế hoạch.
Msf : Mức sử dụng vật t cho đơn vị sản phẩm.
n: chủng loại sản phẩm.
- phơng pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm:
Công thức tính:
Nct =

n
i
ctct
mQ
Trong đó:
Nct : Nhu cầu vật t dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ.
Qct : số lợng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch .
m
ct
; mức sử dụng vật t cho một đơn vị chi tiết sản phẩm.
n : chủng loại chi tiết.
- phơng pháp tính theo mức sản phẩm tơng tự.
Công thức tính:
Nsx = Qsf x m
tt
x K
Trong đó:
Nsx : nhu cầu vật t dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf : số lợng sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
m

tt
: mức tiêu dùng vật t của sản phẩm tơng tự.
K : hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm.
- phơng pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện:
Công thức tính:
Nsx = Qsf x m
d
Trong đó:
Nsx : Nhu cầu vật t dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf : số lợng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
m
d
: mức sử dụng vật t của sản phẩm đại diện.
b ph ơng pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản
phẩm:
Nhiều loại sản phẩm nh sản phẩm bê tông đ ợc sản xuất từ nhiều loại
nguyên, vật liệu khác nhau. Nhu cầu đợc xác định theo 3 bớc:
B c 1 : xác định nhu cầu vật t để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Nt =

n
i
ii
HQ
Tr ong đó:
Q
i
: khối lợng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch trong kỳ.
H
i

: trọng lợng tịnh của sản phẩm thứ i.
n : chủng loại sản phẩm.
B ớc 2 : xác định nhu cầu vật t cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến
tổn thất trong quá trình sử dụng.
Công thức tính:
N
vt
=
K
N
t
Trong đó:
Nvt : nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
K : hệ số thu thành phẩm.
B ớc 3 : xác định nhu cầu về từng loại vật t hàng hoá
Công thức tính:
Ni = Nvt x hi
Trong đó;
Ni : nhu cầu vật t thứ i
hi : tỷ lệ % của loại vật t thứ i.
b- phơng pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng:
Nhu cầu vật t hàng hoá ở mỗi công ty, ngoài những vật liệu chính trực tiếp
để sản xuất còn có cả những hao phí vật liệu phụ. Một phần những vật t đó hoặc
tạo điều kiện cho quá trình sản xuất hoặc là sử dụng cho các t liệu lao động, hao
phí loại này không đợc điều tiết bởi các mức tiêu dùng cho đơn vị sản phẩm sản
xuất mà bằng thời hạn sử dụng. Thuộc số vật t này gồm có phụ tùng , thiết bị,
dụng cụ, tài sản các loại dụng cụ bảo hộ lao động
Nhu cầu đợc tính theo công thức:
N
sx

=
T
P
vt
Trong đó:
Pvt : nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng.
T : thời hạn sử dụng.
d- phơng pháp tính theo hệ số biến động:
Tính nhu cầu vật t theo phơng pháp này cần dựa vào thực tế sản xuất và sử
dụng vật t trong năm báo cáo, phơng án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu
tố tiết kiệm vật t, từ đó xác định hệ số sử dụng vật t kỳ kế hoạch so với kỳ báo
cáo, cụ thể theo công thức:
Nsx = Nbc x Tsx x Htk
Trong đó:
Nbc : số lợng vật t sử dụng trong năm báo cáo.
Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch.
Htk : Hệ số tiết kiệm vật t năm kế hoạch so với năm báo cáo.
Lợng vật t cần dùng cho thi công:
Lợng vật t cần dùng cho thi công phụ thuộc vào khối lợng công tác thi công
và định mức tiêu hao vật t cho một đơn vị khối lợng tính bằng hiện vật:
Lợng vật t cần dùng cho thi công = khối lợng công tác thi công tính bằng
hiện vật theo thiết kế kỹ thuật x định mức tiêu hao vật t cho đơn vị công việc.
Trong thực tế, bất cứ lợng vật t nào cũng có một lợng hao hụt nhất định do
quá trình vận chuyển, quá trình bảo quản và quá trình sử dụng gây nên. lợng vật t
hao hụt thờng tính bằng tỷ lệ phần trăm so với lợng vật t cần dùng.
Lợng vật t cần cung cấp bao gồm lợng vật t cần dùng và lợng vật t hao hụt:
Lợng vật t cần cung cấp = lợng vật t cần dùng + lợng vật t hao hụt tự nhiên.
Ngoài những chỉ tiêu trên đây, để bảo đảm cho quá trình thi công không bị
gián đoạn do thiếu vật t gây nên, phải xác định đợc lợng vật t dự trữ thờng xuyên
và lợng vật t dự trữ bảo hiểm. Tuy nhiên lợng vật t dự trữ sẽ tạo ra hiện tợng làm

tăng lợng vốn lu động trong khâu dự trữ, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
1.1.2- lập nhu cầu:
Dựa trên yêu cầu sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu ( NVL) của đơn vị. Từ đó
lập nhu cầu vật t theo các biểu mẫu sau:
- Nhu cầu NVL.
- Kế hoạch NVL
- Kế hoạch kiểm định NVL năm.
Trớc khi lập nhu cầu, các nhà máy rà soát thông tin liên quan do phòng
xuất nhập khẩu, phòng khách hàng cung cấp.
Nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu chủ yếu của công ty bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát, đá,
que hàn và các phụ gia khác.
Vật t mua về phải đảm bảo chất lợng tốt trớc khi đa vào sử dụng, do đó
công tác bảo quản vật t trong kho rất quan trọng để có kế hoạch sử dụng vật liệu
phù hợp, phục vụ tốt cho công tác sản xuất.
- Đơn vị có nhu cầu NVL khi lập nhu cầu phải chịu trách nhiệm độ chính xác
về số lợng, chủng loại.
- Lập nhu cầu theo 3 mức: khẩn cấp, thờng xuyên, dự trữ.
- Nhu cầu NVL khẩn cấp: căn cứ nhu cầu NVL phát sinh khẩn cấp khi xảy ra
sự cố NVL tồn kho, cán bộ phụ trách của đơn vị lập nhu cầu NVL khẩn cấp kèm
theo biên bản sự cố thiết bị. Trờng hợp đặc biệt phải có bản giải trình kèm theo.
- Nhu cầu NVL thờng xuyên: căn cứ vào số NVL hiện có, kế hoạch, mức
độ hao mọn h hỏng của các kỳ trớc và lợng NVL tồn kho hàng quý các đơn vị lập
nhu cầu NVL theo biểu mẫu chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý gửi nhu cầu
quý sau về phòng xuất nhập khẩu và khách hàng.
- Nhu cầu NVL dự trữ: căn cứ vào NVL tồn kho, mức độ cần thiết phải dự
trữ các đơn vị lập nhu cầu dự trữ theo biểu mẫu đã quy định.
Nhu cầu NVL phải ghi model hàng, mã số theo catalogue hoặc theo bản
chào hàng ( nếu có) và mã số công ty.
Nhu cầu NVL đợc các đơn vị chức năng kiểm tra, trình tổng giám đốc hoặc

ngời đợc uỷ quyền, sau đó chuyển cho đơn vị có chức năng mua hàng thực hiện,
đồng thời đơn vị lập nhu cầu gửi cho phòng khách hàng 1 bản duyệt để theo dõi
má hoá khi hàng về.
1.2- Nghiên cứu thị trờng vật t:
1.2.1 thu thập thông tin:
ể đảm bảo cho kế hoạch mua sắm vật t của công ty. Khâu thu thập thông
rin về vật t trên thị trờng là quan trọng để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
ví dụ: nguồn cung xi măng trên thị trờng hiện nay:
Theo hiệp hội xi măng Việt Nam, trong 3 tháng đầu năm 2008, nhu cầu xi
măng trong nớc có tăng nhng nguồn tăng vẫn đáp ứng đợc nhu cầu, tuy nhiên do
giá nhập khẩu clinker tăng ( tăng 32% so với quý 1/2007 ), Cùng với tác động
của chi phí sản xuất đầu vào ( than, xăng dầu, tiền lơng ) và c ớc vận chuyển
tăng nên giá xi măng đã tăng từ 7- 10% so với cuối năm 2007.
Riêng tháng 3/2008, giá xi măng trên thị trờng tiếp tục tăng 15.000
20.000 đ/kg. Giá bán lẻ xi măng đen PC40 trên thị trờng miền Bắc phổ biến ở
mức 885 920 nghìn đồng/ tấn và tại Miền Nam 1.080 1.110 ngàn đồng/ tấn.
Theo ớc tính lợng xi măng sản xuất trong nớc ( tháng 3/2008 )
ạt 2.294.699 tấn (sản lợng quý I /2008 là 7.914.699 tấn); lợng nhập khẩu
clinker quý I/2008 đạt 200.000 tấn; lợng xi măng tiêu thụ trong tháng 3/2008 đạt
1.900.000 tấn (ớc tính quý I/ 2008 đạt 6.930.000 tấn).
Đến ngày 31/3/2008, xi măng tồn kho khoảng 500.000 tấn và clinker
khoảng 1.050.000 tấn. Hiện nay, nguồn cung xi măng trong nớc vẫn đáp ứng đủ
nhu cầu tiêu dùng. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp xi măng cũng cam kết không
tăng giá bán nếu giá than không tăng.
1.2.2- xử lý thông tin và ra quyết định:
- Từ các thông tin thu thập đợc, phòng kế hoạch có trách nhiệm, nhiệm vụ
xử lý thông tin và lập kế hoạch mua sắm vật t ở công ty.
- Ra các quyết định về:
Số lợng, chủng loại hàng hoá vật t phục vụ sản xuất.
Chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho công ty.

Mua sắm vật t .
Bảo quản và chuẩn bị vật t trong kho.
Cấp phát vật t.
Kiểm tra vật t.
Thanh quyết toán.
1.3- Lập kế hoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp
1.3.1- đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t:
- kế hoạch mua sắm vật t là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất- kỹ
thuật - tài chính của doanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác,
nh kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch tài
chính
- đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t thể hiện ở hai điểm chính:
- một là kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp là các bản tính toán nhu cầu và
nguồn hàng rất phức tạp. tính chất phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch
có rất nhiều loại vật t với quy cách chủng loại rất khác nhau, với khối lợng mua
sắm rất khác nhau có thứ hàng trăm tấn có thứ một vài ki lô gam với thời gian
mua khác nhau, đơn vị tính khác nhau.
- Hai là kế hoạch mua sắm vật t có tính cụ thể và nghiệp vụ cao. đặc điểm này xuất
phát từ tính chất của sản xuất bao giờ cũng mang tính cụ thể nên đòi hỏi kế hoạch
mua sắm vật t phải rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua những vật t thích hợp phục vụ
tốt nhất cho sản xuất. tính cụ thể và nghiệp vụ cao của kế hoạch mua sắm vật t ở
doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lợng mua sắm sẽ đợc phân chia ra cho từng
phân xởng nhất định, trong từng t.hời kỳ nhất định.
1.3.2-nội dung kế hoạch mua sắm vật t:
Kế hoạch mua sắm vật t thực chất là tập hợp những tài liệu tính toán kế hoạch
gồm các biểu tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các biểu cân đối vật t.
Nội dung cơ bản của kế hoạch là:
Thứ nhất, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp sau kỳ kế
hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự
trữ.. .

Thứ hai, phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu cầu nói trên bao
gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp ( tự
chế tạo) và nguồn mua trên thị ttờng.
1.3.3- trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t:
Xác định nhu cầu vật t
Tìm và lựa chọn nhà cung ứng
Báo giá
Ký hợp đồng duyệt giá
Các bớc mua và nhận hàng
Kiểm tra hàng
Nhập kho
Theo dõi, đánh giá nhà cung ứng
Trả lại nhà cung ứng
Sơ đồ 2: Quy trình mua sắm vật t
B1: Xác định nhu cầu vật t do phòng điều hành sản xuất thực hiện. Xác
định nhu cầu vạt t là giai đoạn đầu tiên của quá trình mua vật t. Bớc này nhằm
xác định những danh mục vật t có nhu cầu trong kỳ với số lợng bao nhiêu đối
với mỗi loại vật t có nhu cầu, xác định loại vật t đối với mỗi loại vật t.
B2: Tìm và lựa chọn nhà cung ứng do phòng điều hành sản xuất đảm
nhiệm.
Tìm nhà cung ứng: Tìm từ nhiều nguồn thông tin nh qua các bạn hàng,
qua các mục quảng cáo. Những nhà cung ứng của công ty là:
Lựa chọn nhà cung ứng: Thông qua các tiêu chuẩn nh chất lợng, giá cả,
khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, vị trí địa lý, dựa trên cơ sở thoả mãn các nhu
cầu của công ty để lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của công
ty.
B3: Báo giá. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung ứng phòng điều hành sản
xuất sẽ nhận các báo cáo của nhà cung ứng.
B4: Ký hợp đồng duyệt giá. Giám đốc duyệt báo giá hoặc ký kết hợp
đồng mua bán vật t. Trởng phòng điều hành sản xuất thông báo bằng văn bản

đã đợc giám đốc công ty ký kết cho các nhà cung ứng để thực hiện.
B5: Các bớc mua và nhận hàng. Căn cứ vào báo giá hoặc hợp đồng ký
kết mua bán vật t, phòng điều hành sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc và nhận hàng về kho theo đúng tiến độ, chất lợng, số lợng, quy cách.
B6 và B7: Kiểm tra hàng và nhập kho. Phòng điều hành sản xuất kết
hợp với phòng kỹ thuật kiểm tra vật t rồi tiến hành nhập kho.
2- chọn nhà cung ứng:
2.1- Nguồn cung ứng của doanh nghiệp:
Công ty cần phải quan hệ với các nhà cung ứng ( nguồn cung ứng ) khác
nhau về hàng hoá vật t, dịch vụ vận chuyển và tài chính
ó là các yếu tố đầu vào của công ty .
Trong số các yếu tố đầu vào, vấn đề nguồn hàng của công ty là vấn đề hết
sức quan trọng. Việc nghiên cứu tìm hiểu với loại hàng hóa thích hợp với nhu cầu
của khách hàng, chất lợng hàng hoá và khối lợng hàng hoá có khả năng đáp ứng
trong từng thời gian cũng nh giá cả hàng hoá, chi phí vận chuyển hàng hoá từ nơi
mua về đến công ty là vấn đề cần phải cân nhắc để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Công ty cần phải hiểu rõ đặc điểm của nguồn cung ứng hàng hoá :
- Nếu số lợng nhà cung ứng ít, nguồn hàng không nhiều, không có mặt hàng thay
thế khác, nhà cung ứng có thể gây sức ép bằng cách tăng giá, giảm chất lợng sản
phẩm hoặc giảm chất lợng dịch vụ đi kèm.
- Nêú số lợng nhà cung ứng nhiều, nguồn hàng phong phú, có mặt hàng thay thế
khác, công ty có thể lựa chọn nhà cung ứng với giá cả phải chăng, chất lợng tốt và
dịch vụ thuận lợi.
Vấn đề quan trọng hàng đầu là phải đảm bảo ổn định nguồn hàng, hàng hoá có
chất lợng bảo đảm, số lợng mỗi lần giao hàng phù hợp, giá cả phải chăng.để đảm
bảo đòi hỏi:
- công ty phải đa dạng hoá nguồn cung ứng
- công ty phải tăng cờng mối quan hệ kinh tế tạo điều kiện lẫn nhau trong việc tạo
nguồn hàng nh đầu t, liên doanh, liên kết: giúp đỡ về vốn, kỹ thuật, điều kiện sản
xuất, bao bì, bảo quản và đặt hàng theo hợp đồng kinh tế ký trớc để có nguồn

cung ứng vững chắc, ổn định và đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của thị trờng.
- Công ty có thể tìm cách hội nhập dọc bằng cách mua lại cơ sở cung cấp hàng cho
chính họ hoặc mua giấy phép độc quyền
- để hợp lý hoá và giảm chi phí đầu vào, công ty còn quan hệ với nguồn cung ứng
khác nh tài chính, sức lao động, các dịch vụ vận chuyển, xếp dỡ, các dịch vụ
quảng cáo cũng giống nh các đơn vị nguồn hàng để giảm thiểu chi phí kinh
doanh và ổn định các yếu tố đầu vào, tạo điều kiện để doanh nghiệp tiến hành
kinh doanh thuận lợi.
2.2- Các loại nguồn cung ứng của doanh nghiệp:
2.2.1- Nguồn trong nớc:
Công ty có các nguồn cung ứng sản phẩm trong nớc đó là các doanh nghiệp cung
ứng nguyên vật liệu trong nớc quen thuộc của công ty.
Đó là các loại nguyên vật liệu trong nớc đáp ứng đợc.
Công ty cần có danh sách và số lợng, chủng loại sản phẩm cần cung ứng.