Tổng quan về kế hoạch và lập kế hoạch

Tổng quan về kế hoạch và lập kế hoạch.
1. Khái niệm
Trong tổ chức việc lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng. Có thể nói lập kế
hoạch là quá trình không thể thiếu được cho mọi tổ chức. Lập kế hoạch nó
quyết định sự tồn tại và phát triển của tố chức đó.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về lập kế hoạch tuỳ thuộc vào từng góc độ
khác nhau mà lập kế hoạch được định nghĩa theo nhưng cách khác nhau. Từ góc
độ nghiên cứu đó thì ta có những định nghĩa:
Thứ nhất: kế hoạch là sự xắp đặt, hoạch định trước đối với hành động trong
tương lai và để tổ chức hoạt động trong tương lai, nhà quản lý trước hết cần lựa
chọn và xác định phương hướng mục tiêu và nội dung hành động.
Ở đây kế hoạch được coi như là quá trình xắp đặt trước tương lai cho tổ
chức. Nhà quản lý khi hoạch định chính sách thì đã phải xác định được tương
lai của tổ chức sẽ như thế nào và mục tiêu của tổ chức trong tương lai cũng như
nội dung hoạt động.( viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý “nguyên lý quản lý
thành công lớn bắt đầu rừ đây”)
Thứ hai: lập kế hoạch là xác định mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải
hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được mục tiêu đó.
Theo như cách hiểu này thì lập kế hoạch nó bao gồm ba giai đoạn :
Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn thiết lập các mục tiêu cho tổ chức.
Giai đoạn thứ hai là xắp xếp các nguồn lực để tổ chức đạt được mục tiêu đã
định dó
Giai đoạn thứ ba là giai đoạn quyết định về những hành động của tổ chức
Thứ ba: lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó( Quản trị học PGS TS nguyễn thị
liên diệp)
Hoặc
Thứ tư: hoach định là quá trình chuẩn bị đối phó với sự thay đổi và tính
không chác chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương
lai.( Quản trị học Nguyễn Hải San)
Thư năm: lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và

phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.
Như vậy công tác lập kế hoạch theo nghĩa trên phải bao gồm đồng thời hai
quá trình xác định mục tiêu (cái gì cần phải làm); xác định con đường cần đạt
đến mục tiêu (làm cái đó như thế nào).
Hoặc có thể hiểu lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến
lược tổng thể để đạt đến mục tiêu, triển khai hệ thống kế hoạch, thống nhất và
phối hợp hành động: lập kế hoạch có thể là chính thức hoặc phi chính thức:
Kế hoạch chính thức: là kế hoạch được xây dựng bằng văn bản, được công
bố rõ rang và có sự chia sẻ và phân công công việc cụ thể để các thành viên
trong tổ chức đều nắm được.
Kế hoạch phi chính thức : là kế hoạch xây dựng theo ý tưởng của người lãnh
đạo, các thành viên không nắm được vì nó chưa được công bố chính thức.
Thứ sáu: hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay đổi và tình
huống không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong
tương lai. Hai nguyên nhân chính đòi hỏi các nhà quản trị phải tiến hành công
việc hoạch định xuất phát từ những nguồn tài nguyên hạn chế và sự biến động
thường xuyên của môi trường bên ngoài.
Có nhiều cách định nghĩa về kế hoạch như vậy thì trên giác độ quản lý thì:
lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể
mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. (khoa học quản lý tập 1)
Khái niệm trên cũng là quan điểm được sư dụng để viết chuyên đề nay. Lập
kế hoạch là chức năng quan trọng đầu tiên của nhà quản lý đây có thể nói là
chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản lý, từ chức năng này mà tổ
chức mới có những chức năng tiếp theo đó là tố chức, lãnh đạo và kiểm tra. Tổ
chức có thể tồn tại và phát triển được thì tổ chức đó phải có được những bản kế
hoạch tốt và hiệu quả.
Xét về mặt bản chất, lập kế hoạch là một hoạt động chủ quan, có ý thức có tổ
chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan
nhằm xác định mục tiêu, phương án bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các
hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính bản chất này là cái phân biệt sự hoạt động

có ý thức của con người với sự hoạt động theo bản năng của loài vật. Do đó, kế
hoạch hoá là yêu cầu của quá trình lao động của con người và gắn liền với quá
trình đó.
Kế hoạch hoá là quá trình lặp đi lặp lại có tính chu kỳ bao gồm các hoạt
động xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá tình hình xây
dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch đã xây dựng.
Lập kế hoạch:
Trong các doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp thường coi trọng những cơ
hội kinh doanh trong tương lai luôn rộng mở, và họ giữ những kế hoạch cuả
mình trong đầu. Còn những doanh nghiệp có tầm cỡ lớn hơn, người ta có thể lên
những kế hoạch tài chính chi tiết và thực hiện hang loạt công việc nghiên cứu
thị trường.
Việc lập kế hoạch kinh doanh có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu trên thì kết
quả sẽ có là một tài liệu tương đối súc tích, bản kế hoạch kinh doanh này cũng
có thể được sử dụng cho nhiêu mục đích khác nhau, và như vậy hình thức trình
bày bản kế hoạch tuỳ thuộc vào mục đích cụ thể của nó.
2. Mục đích của kế hoạch
Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự
thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên
quan đến hang hoá và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố
nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch.
Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa
các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối
hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách
……
Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu
hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh
doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu
tiến độ, và có tính khả thi.
Hợp thành phương tiện quản lý: Kế hoạch hoá thuộc kỹ thuật hợp lý hoá quá

trình ra quyết định và tạo thành nền tảng cho hoạt động quản trị kinh doanh. Kế
hoach hoá là một trong những phương tiện quản lý gồm các nội dung cơ bản
sau: Chuẩn đoán, xây dựng chiến lược, kế hoạch hoá thực sự.
3. Vai trò công tác lập kế hoạch
Lập kế hoạch là công cụ đắc lực trong công việc phối hợp nỗ lực của các
thành viên trong doanh nghiệp, nó cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi lập
kế hoạch, sẽ xác định được mục tiêu, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ phối
hợp hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức. Thiếu kế hoạch, sẽ khó khăn
trong việc xác định quỹ đạo của doanh nghiệp, lập kế hoạch có tác dụng làm
giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, lập kế hoạch buộc các nhà quản trị phải
nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ và ngoài môi trường.
Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí, tạo
mục tiêu và tiêu chí rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi lệch quã đạo. Lập
kế hoạch cung cấp những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra, lập kế hoach và
công tác kiểm tra là những công việc không thể tách biệt, không có kế hoạch
cũng không có công tác kiểm tra (vì ta biết kiểm tra giữ cho hoạt động theo
đúng kế hoạch bằng cách điều chỉnh các sai lệch. Như vậy kế hoạch cung cấp
cho ta những tiêu chuẩn để kiểm tra)
Kế hoạch hoá là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với
sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền kinh
tế. Cùng với quá trình phát triển lực lượng sản xuất, quá trình xã hội hoá sản
xuất và nở rộng phân công hiệp tác lao động, phạm vi và trình độ kế hoạch hoá
ngày càng được nâng cao tương xứng. Trên phương diện đó, kế hoạch hoá là
thành quả chung của mọi hình thái kinh tế xã hội.
Đối với nhà quản trị, khả năng lập kế hoạch chính là yếu tố quan trọng nhất
phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định rằng anh ta có điều hành được hay
không. Nói cách khác, khả năng và kỹ năng lập kế hoạch được coi là những tiêu
chuẩn quan trọng nhất về năng lực của cán bộ quản lý. Sự thành công hay thất
bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ chủ yếu phụ thuộc vào
chất lượng của kế hoạch hoạt động do anh ta chủ động soạn thảo hoặc lãnh đạo

soạn thảo.
Ngoài ra, việc chuẩn bị bản kế hoạch tạo cơ hội hoàn thiện những phương
pháp kế hoạch hoá được sử dụng trong công việc kinh doanh, đồng thời giúp
cho việc trình bày về doanh nghiệp của tổ chức trước các đối tác mang tính
chuyên nghiệp hơn, tổ chức có thể quyết định lập một kế hoạch nhằm đáp ứng
một hay nhiều nhu cầu như:
− Tìm kiếm nguồn tài trợ, một kế hoạch kinh doanh tốt là công cụ có
tính thuyết phục nhất mà tổ chức có thể sử dụng, đồng thời cũng là tài liệu bắt
buộc phải có đối với các tổ chức.
− Đưa ra định hướng, quá trình chuẩn bị bản kế hoạch giúp tổ chức suy
nghĩ một cách khách quan về doanh nghiệp của mình, về những điểm mạnh
điểm yếu nội tại, những cơ hội và mối đe doạ từ bên ngoài, sự cần thiết và thời
điểm ra những quyết định chiến lược.
− Truyền đạt được tới đối tác tới nhà đầu tư cũng như những nhân viên
chủ chốt, qua đó củng cố nềm tin vào các mối quan hệ, sự tín nhiệm cũng như
khuyến khích và tập trung hơn nữa những nỗ lực của nhân viên, tóm lại là tạo ra
được một tầm nhìn chung.
− Tạo ra những công cụ quản lý mới, quá trình chuẩn bị một bản kế
hoạch sẽ cung cấp những phương tiện quản lý có lợi về lâu dài cho tổ chức.
Những phương pháp này có thể được sử dụng lại khi các bản kế hoạch được cập
nhật hoặc lập cho những mục đích khác.
Vd: vì sao các doanh nghiệp nhỏ ít lập kế hoạch kinh doanh:
Như ta biết kế hoạch kinh doanh là một bản tổng hợp các công việc từ ý
tưởng kinh doanh, hoạch định kinh doanh của một dự án kinh doanh, đầu tư …
một kế hoạch kinh doanh tốt chỉ ra các vấn đề cần thiết để chuẩn bị trước khi
thực hiện dự án đầu tư và những việc cần phải làm khi thực hiện dự án đầu tư.
Thực tế các doanh nghiệp nhỏ thường không chú trọng đến công tác lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh bởi vì:
Trước hết, các doanh nghiệp nhỏ thường không có phòng kế hoạch đầu tư.
Bộ phận bán hàng và kinh doanh thường chỉ chú trọng vào công việc của mình

mà không quan tâm tới công tác lập kế hoạch cho cả doanh nghiệp, chủ doanh
nghiệp lại quá bận rộn với công tác quản lý không có thời gian để tập trung vao
công tác lập kế hoạch vạch ra chiến lược và mục tiêu do dó công tác lập kế
hoạch thường ngắt quãng hoặc năm có năm không.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ trực tiếp tham gia quản lý điều hành doanh
nghiệp, họ thường nghĩ rằng mình có chiến lược trong đầu cộng với một đội ngũ
nhân viên kinh doanh và sản xuất giỏi là đủ, họ thường chỉ nghĩ kế hoạch chỉ là
một xấp giấy chứ không mang lại lợi ích nào cho doanh nghiêp. Thực ra để
có được một bản kế hoạch kinh doanh, phải giành một thời gian nhất định để
phân tích tình hình thị trường, vạch ra mục tiêu định hướng một cách đầy đủ
hơn là chỉ suy nghĩ trong đầu.
Một lý do quan trọng nữa là các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu thông tin,
không có đầy đủ nhân viên để theo dõi biến động trên thị trường và tình hình
cạnh tranh, chưa áp dụng công nghệ thông tin đặc biệt là internet, để tổng hợp
phân tích thông tin trên thị trường trong nước và thế giới, các doanh nghiệp này
cũng chưa quan tâm tới các tổ chức hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ và
những thông tin mà tổ chức này cung cấp.
Doanh nghiệp nhỏ còn có nguồn tài chính nhỏ không có điều kiện để mua
thông tin thị trường từ các công ty nghiên cứu thị trường nên các doanh nghiệp
nhỏ thường đi sau các tập đoàn lớn trong việc phát triển ý tưởng kinh doanh và
sản phẩm. Lý do cơ bản vẫn là do nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có khả năng lập
kế hoạch kinh doanh, điều này không có nghĩa là các doanh nghiệp này làm ăn
dở, mà nhiều khi ngược lại. Nhưng nếu không có chiến lược kinh doanh và kế
hoạch kinh doanh cụ thể thì dù các doanh nghiệp có làm ăn khấm khá nhưng
vẫn gặp phải nhiều khó khăn, nhất là khi gặp phải những cơ hội đầu tư mới,
phải ra những quyết định quan trọng, chủ doanh nghiệp không biết quyết định
của mình đúng hay không, khả năng có mang lại lợi nhuận hay không.
4. Sự cần thiết của kế hoạch
Lập kế hoạch, định hướng cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh xuất phát
từ những cơ sở chủ yếu sau:

a) Các nguồn tài nguyên hạn chế
Sự khan hiếm tài ngưyên là một vấn đề đặc biệt quan trọng bởi nó sẽ là một
căn cứ chủ yếu để có thể dự báo tương lai của cong người. Các nguồn tài
nguyên như dầu mỏ, nước sạch không khí trong lành... đang ngày càng trở nên
khan hiếm là một thách thức ngày càng quan trọng đối với nhà hoạch định.
Nguồn tài nguyên hạn chế đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kế hoạch để sử
dụng có hiệu quả nhất các nguồn tài nguyên đó.
b) Tính không chắc chắn của môi trường
Tình trạng không chắc chắn và hậu quả không chắc chắn của môi trường
tác động đến những dự định cho kế hoạch tương lai của nhà doanh nghiệp, đòi
hỏi họ phải dự đoán trước những bất ổn, những rủi ro có thể xảy ra, những hậu
quả không mong muốn đối với hoạt động kinh doanh của họ.
5. Các loại kế hoạch.
Có nhiều quan điểm khác nhau về kế hoach do đó cũng có rất nhiều loại kế
hoach khác nhau tuỳ theo từng cách phân chia mà người ta chia kế hoạch thành
những loại sau:
a) Căn cứ vào bản chất của kế hoạch thì nó bao gồm bốn lĩnh vực
sau.
− Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh.
Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh mô tả các nguyên tắc kinh doanh
chung. Các nguyên tắc kinh doanh được biểu hiện rõ nét ở các nhân tố như
truyền thống, hình thức pháp lý, tư duy của chủ sở hữu. Trong mọi trường hợp
chúng phải được biểu hiện bằng các văn bản và phải được chứng minh theo khả
năng. Chỉ có thế thì mới giải thích chúng một cách hớp lý nhất, loại bỏ mâu
thuẫn và nhận thức với cách là hướng đích liên tục cũng như với tư cách như là
nhân tố “ý muốn” của quản trị gia và người lao động. Tất nhiên các nguyên tắc
kinh doanh không phải là cố định. Ngay cả trong hình thức văn bản cũng cho
phép kiển tra chúng trong mọi lúc, duy trì chúng hay làm cho chúng thích hợp
với hoàn cảnh thay đổi.
− Kế hoạch hoá chiến lược gắn với kế hoạch hoá chiến lược dài hạn về sự kết hợp

sản phẩm - thị trường trong vùng kinh doanh chiến lược và từ đó cũng gắn với
kế hoạch đề cập đến việc tạo ra và duy trì các khả năng dẫn đến kết quả và cuối
cùng là việc xác định kế hoạch chương trình sản xuất có tính chiến lược. Việc
phân tích khả năng hiện có dẫn đến kết quả của doanh nghiệp cũng là đối tượng
của kế hoạch hoá dài hạn nó được xây dựng trên cơ sở các dự đoán về sức hấp
dẫn về thị trường xác định.
− Kế hoạch hoá chiến thuật: Nhiệm vụ của kế hoạch hoá chiến thuật là dựa trên cơ
sở của kế hoạch hoá chiến lược để phát triển các kế hoạch đó thành các chương
trình sản xuất- kinh doanh ngắn và trung hạn và xác định các biện pháp để thực
hiện kế hoạch của từng bộ phận chức năng riêng biệt. Phải chú ý đến vấn đề xác
định kế hoạch bộ phận cho mọi chức năng khác nhau.
− Kế hoạch hoá khả năng thanh toán và kết quả: Mọi bộ phận của hệ thống kế
hoạch hóa đều phải gắn với kế hoạch hoá khả năng thanh toán và kết quả. Các
tính toán kết quả, các cân đối kế hoạch và các kế hoạch tài chính liên quan đến
toàn doanh nghiệp là các công cụ điển hình của công tác kế hoạch khả năng
thanh toán và kết quả. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp hoạt động trong nền
kinh tế thị trường rất đa dạng.
b) Căn cứ vào độ dài thời kỳ kế hoạch, hệ thống kế hoạch bao gồm.
− Kế hoạch dài hạn (kế hoạch chiến lược thường gọi là chiến lược) thường có độ
dài thời gian từ 5 năm tới 10 năm. Kế hoạch dài hạn nhằm xác định các lĩnh vực
hoạt động doanh nghiệp sẽ tham gia, đa dạng hàng hoá hoặc cải thiện các lĩnh
vực hiện tại; xác định các mục tiêu , chính sách và giải pháp dài hạn về tài
chính, đầu tư, nghiên cứu, phát triển con người….
− Kế hoạch trung hạn (thường chỉ là 2 – 3 năm) nhằm phác thảo các chương trình
trung hạn để thực hiện hoá các lĩnh vực mục tiêu, chính sách giải pháp được
hoạch định trong chiến lược lựa chọn.
− Kế hoạch hàng năm: kế hoạch hàng năm là sự cụ thể hoá của nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh căn cứ vào định hướng mục tiêu chiến lược và kế hoạch trung hạn,
vào kết quả nghiên cứu, diều chỉnh các căn cứ xây dựng kế hoạch cho phù hợp
với điều kiện của năm kế hoạch.

Ta có sơ đồ sau:
Kế hoạch ngắn hạn:
− Phân công công việc
− Đặt hàng
− Điều độ công việc…
− Dành ưu tiên
Kế hoạch trung hạn:
− Kế hoạch bán hàng
− Kế hoạch sản xuất và dự thảo ngân sách
− Sắp xếp nhân lực và hợp đồng dịch vụ
− Phân tích kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch dài hạn:
− Nghiên cứu và phát triển
− Kế hoạch sản phẩm mới
− Sử dụng đồng vốn
− Định vị và phát triển DN
Hôm nay 3 tháng 1 năm 5 năm
Hình 1: Khoảng thời gian tương ứng đối với từng loại kế hoạch
Kế hoach dài hạn Kế hoạch trung hạn Kế hoạch ngắn hạn
Công suất
Hoạch định tổng hợp
Phân bổ
Điều độ
Phản hồi Phản hồi Phản hồi Phản hồi
Hình 2: Sự liên quan giữa các loại kế hoạch theo thời gian
c) Căn cứ vào mối quan hệ gắn bó giữa các hoạt động kế hoạch trong phạm vi
doanh nghiệp, các loại kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm:
− Các kế hoạch mục tiêu: Đây là bộ phận kế hoạch quan trọng nhất của doanh
nghiệp, nhằm hoạch định các mục tiêu, chính sách giải pháp về sản phẩm, thị
trường quy mô và cơ cấu các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó cũng xác định

các chỉ tiêu tài chính cơ bản nhằm xác định hiệu quả của sản xuất kinh doanh
gắn với từng phương án được hoạch định.
− Các kế hoạch điều kiện hay hỗ trợ (về lao động, tiền lương, vật tư, vốn…) nhằm
xác định các mục tiêu giải pháp, phương án huy động, khai thác các tiềm năng
và nguồn lực thực hiện có hiệu quả các phương án kế hoạch mục tiêu. Việc xây
dựng và thực hiện các kế hoạch điều kiện là nhằm đảm bảo nâng cao tính khả
thi của các phương án và chương trình kế hoạch của doanh nghiệp.
d) Theo phạm vi hoạt động, kế hoạch của doanh nghiêp bao gồm.
− Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp: Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp luôn
đề cập đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thiết lập
những mục tiêu chung của doanh nghiệp và giá trị của nó đối với môi trường.
− Kế hoạch bộ phận: Kế hoạch bộ phận chỉ đề cập đến từng phần quá
trình sản xuất kinh doanh. Loại kế hoạch này gắn liền với từng lĩnh vực hoạt
động chức năng như: Kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư,
kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư, kế hoach tiền lương….
e) Về phân cấp kế hoạch, trong một tổ chức có hai loại kế hoạch
chính:
− Các kế hoach chiến lược: Được lập để hướng tới các mục tiêu của tổ chức - thực
hiện những sứ mệnh ấy là lý do duy nhất đối với sự tồn tại của tổ chức.