Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại trường đại học sân khấu điện ảnh hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THANH SƠN

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8340403

Hà Nội – 12/2019


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.
Các tư liệu, trích dẫn nêu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, chính xác, trung
thực, khách quan. Số liệu được sử dụng trong luận văn hoàn toàn dựa trên khảo
sát từ thực tế. Những kết luận khóa học của luận văn chưa từng được công bố
trong bất kỳ công trình nào.
Tác giả luận văn

Lê Thanh Sơn


LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, các thầy, cô giáo
của Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức
trong suốt quá trình học tập vừa qua của tập thể học viên cao học.
Đặc biệt tác giả xin bày tỏ lòng biết hơn sâu sắc tới TS Phạm Thị Ninh đã
trực tiếp hướng dẫn tận tình, chu đáo và hiệu quả để tác giả hoàn thành luận văn
này.
Cuối cùng tác giả xin gửi lời cảm ơn lãnh đạo Trường Đại học Sân khấu –
Điện ảnh Hà Nội, các đồng nghiệp, gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tác
giả hoàn thành luận văn của mình.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày
tháng
năm 2019
Tác giả luận văn

Lê Thanh Sơn


DANH MỤC VIẾT TẮT
STT

VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT

01.

CCVC

Công chức viên chức

02.

CQNN

Cơ quan nhà nước

03.

HCNN

Hành chính nhà nước

04.

QLNN

Quản lý nhà nước

05.

QPPL

Quy phạm pháp luật

06.

UBND

Ủy ban nhân dân

07.

VBHC

Văn bản hành chính


MỤC LỤC
MỤC LỤC ........................................................................................................ 5
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 8
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 8
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài .............................................. 9
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn....................................................... 13
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 13
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn ............. 14
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn.............................................. 14
7. Kết cấu của luận văn ............................................................................... 14
Chương 1 ........................................................................................................ 15
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNHVĂN BẢN HÀNH
CHÍNH ............................................................................................................ 15
1.1. Một số khái niệm có liên quan ............................................................. 15
1.1.1. Khái niệm văn bản ........................................................................... 15
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ............................................... 16
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính ......................................................... 17
1.2. Yêu cầu của một văn bản hành chính ................................................. 18
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản ....................................... 18
1.2.2. Yêu cầu về nội dung của văn bản ..................................................... 19
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ......... 22
1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản .................................................... 23

1.2.5. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính ...................... 24
1.3. Vai trò, chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý
tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ..................................... 28
1.3.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ........................................................ 28
1.3.2. Chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ............................................ 30
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................ 32
Chương 2 ........................................................................................................ 33


THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI .................. 33
2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của Trường Đại học Sân khấu - Điện
ảnhHà Nội.................................................................................................... 33
2.1.1 Vị trí chức năng ................................................................................ 33
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................... 33
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 34
2.2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội......................................................... 35
2.2.1. Số lượng văn bản ban hành .............................................................. 35
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản ......................................................... 36
2.2.3. Nội dung văn bản ............................................................................. 37
2.2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày ......................................................... 38
2.2.5. Về ngôn ngữ, văn phong .................................................................. 60
2.2.6. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ......................................... 62
2.3. Đánh giá chung..................................................................................... 63
2.3.1. Những ưu điểm ................................................................................ 63
2.3.2. Những tồn tại, hạn chế ..................................................................... 66
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế .......................................... 67

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................ 70
Chương 3 ........................................................................................................ 71
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNGSOẠN THẢO VÀ BAN
HANH THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI ............................................ 71
3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội......................................................... 71
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tạiTrường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội ................... 73
3.2.1. Hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC ............................ 73
3.2.2. Nhóm giải pháp về nguồn nhân sự ................................................... 75
3.2.3. Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ..... 79
3.2.4. Nhóm giải pháp về kỹ thuật nhằm hoàn thiện nguyên tắc và phương
pháp kiểm tra văn bản hành chính.............................................................. 81


3.2.5. Nhóm giải pháp về tài chính và trang thiết bị ................................... 88
3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính .................................................................................... 90
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ................................................................................ 90
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 91


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là công cụ, phương tiện quan trọng để truyền đạt thông tin, các
quyết định quản lý giũa các cơ quan, đơn vị, giữa các cán bộ quản lý với công
chức, viên chức, người lao động.Mọi hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước từ công tác chỉ đạo, điều hành, thực thi đến kiểm tra, giám sát, đánh giá…
đều được thực hiện thông qua văn bản. Do vậy soạn thảo và ban hành văn bản là

một hoạt động cần phải được quan tâm đúng mức. Trong công tác văn thư, công
tác soạn thảo và ban hành văn bản là bước đầu tiên cũng như căn bản nhất để
cán bộ văn thư có thể thực hiện được nghiệp vụ của mình cũng như có thể soạn
thảo và ban hành những văn bản truyền đạt được đúng nội dung cũng như trình
bày đúng thể thức, thẩm quyền ban hành. Soạn thảo và ban hành văn bản là một
hoạt động tất yếu để có thể điều hành và quản lý được cơ quan tổ chức một cách
dễ dàng.
Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội là cơ sở đào tạo nguồn nhân
lựctrong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật. Trong quá trình hoạt động và thực hiện
chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, nhà trường đã ban hành một số lượng
các văn bản hành chính rất lớn để truyền đạt thông tin cũng như thực hiện các
công việc, nhiệm vụ theo tính chất của cơ quan tổ chức. Để hoạt động giảng dạy
và đào tạo của Trường được diễn ra một cách tốt nhất thì công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính cũng cần phải được coi trọng, nâng cao và không
ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và điều hành.
Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trường
có một số hạn chế nhất định, chưa đáp ứng được hoạt động quản lý và điều hành
của nhà trường nói riêng và mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện Ngành giáo dục
nói chung. Vì vậy, cần thiết phải có nghiên cứu để tìm hiểu thực trạng công tác
soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
để từ đó cónhững giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này trong thời
điểm hiện nay cũng như là trong tương lai.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, Học viên đã chọn đề tài:
“Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu –


Điện Ảnh”để làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Với đề tài nghiên cứu này,
học viên mong muốn rằng sẽ đem lại ý nghĩa tích cực cả về mặt khoa học và
thực tiễn trong hoạt động quản lý và điều hành tại Trường Đại học Sân khấu –
Điện ảnh Hà Nội.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Đã có rất nhiều công trình nghiên cứuvề văn bản hành chính trong các
sách chuyên khảo, giáo trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ…
của nhiều tác giả.Tiêu biểu nhất trong số đó có thể kể đến các nhà khoa học như:
GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm; PGS.TS Văn Tất Thu; PGS. TS Lưu Kiếm
Thanh; PGS. TS Nguyễn Thị Thu Vân với những công trình sau đây:
GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm với cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản
và công tác văn phòng trong cơ quan Đảng và Nhà nước”, NXB Chính trị Quốc
gia Sự thật năm 2009. Cuốn sách đã khẳng định được tầm quan trọng của công
tác soạn thảo văn bản và công tác văn phòng của cấp lãnh đạo, quản lý và có ảnh
hưởng không nhỏ đến các hoạt động của cơ quan. Văn bản là một công cụ của


lãnh đạo nhằm chuyền tải quyết định lãnh đạo, quản lý, pháp luật vào đời sống.
Nếu không làm tốt công tác soạn thảo văn bản sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình
thực thi công vụ của cơ quan, tổ chức, làm ảnh hưởng đến uy tín và tính uy
nghiêm của cơ quan công quyền. Tuy nhiên trên thực thế thì công tác soạn văn
bản vẫn còn tồn tại những hạn chế… vì thế cuốn sách trên được biên soạn như
một cuốn sổ tay để tra cứu những vấn đề liên quan đến văn bản để nâng cao hiệu
quả công tác soạn thảo và công tác văn phòng trong cơ quan Nhà nước.
PGS. TS Văn Tất Thu với cuốn “Văn bản và công tác văn bản trong cơ
quan nhà nước”, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật năm 2013.Cuốn sách đã đề
cập tới sự quan tâmcủa Đảng và nhà nước về công tác văn bản từ năm 1945 đến
thời kỳ đổi mới; công tác văn bản trong thời kỳ đổi mới và cải cách hành chính;
thực trạng công tác xây dựng văn bản trong các cơ quan nhà nước hiện nay đồng
thời thể hiện một cách rõ rét các nội dung liên quan đến văn bản nói chung và
văn bản quản lý hành chính nhà nước nói riêng như: khái niệm, nguồn gốc, chức
năng, vai trò hay cách sử dụng ngôn ngữ, văn phong…
Cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà

nước”,NXB Thống kê năm 2000 của PGS. TS Lưu Kiếm Thanh đã giới thiệu
những vấn đề chung nhất về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản quản lý
hành chính nhà nước; nêu lên tầm quan trọng của soạn thảo và ban hành văn bản
và những chuẩn mực thực hiện theo quy định nhà nước của việc soạn thảo và
ban hành nhằm nâng cao chất lượng uy tín và hiệu quả công tác của cơ quan
quản lý nhà nước.
Bên cạnh những công trình tiêu biểu trên, liên quan đến văn bản hành
chính còn có một số giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu tham khảo, bài viết
nổi bật phải kể đến như:
- Học viện Hành chính Quốc gia (2008), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và
ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
- Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản quản
lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố
Hồ Chí Minh.
- Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2004), Giáo trình Kỹ thuật xây
dựng và ban hành văn bản, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.


- Lưu Kiếm Thanh chủ biên (2010), Những vấn đề về ngôn ngữ hành
chính, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.
- Lưu Kiếm Thanh (2003), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm
pháp luật, NXB Thống kê, Hà Nội.
- Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà
nước, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.
-Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương (chủ biên), Lê Văn In, Nguyễn
Mạnh Cường (2013). Văn bản Quản lí nhà nước - Những vấn đề về lý luận và
kỹ thuật soạn thảo, NXB Chính trị Quốc gia Sự thậtđã phân loại và trình bày
công dụng của các loại văn bản hành chính, mẫu hóa các văn bản hành chính
thông dụng.
- Ngô Sỹ Trung (2016), Văn bản quản lý nhà nước,NXB Lao động - Xã

hội là cuốn sách chuyên khảo để nâng cao kỹ năng soạn thảo. Trong đó, nêu
được các khái niệm, thể thức, quy trình, nguyên tắc soạn thảo văn bản quản lý
nhà nước.
- Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Một số hướng nghiên cứu về kỹ thuật xây
dựng và ban hành văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước. Tạp chí Quản lý
nhà nước, tháng 8/2008.
- Nguyễn Thị Thu Vân chủ biên (2013), 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ
hành chính văn phòng. NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.
- Nguyễn Thị Thu Vân (2017), Cách mạng công nghiệp 4.0 và sự chuyển
đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước. Tạp chí
Khoa học Nội vụ, tháng 12/2017.
Nghiên cứu về văn bản hành chính còn có các đề tài nghiên cứu trong
các Luận văn của một số tác giả tiêu biểu:
- Phan Thanh Liêm (2007), Hoàn thiện công tác soạn thảo và quản lý văn
bản hành chính trong các trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo,Luận
văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia. Đề tài nghiên cứu của tác giải đã hệ
thống hóa lý luận chung về soạn thảo và quản lý VBHC và dựa trên đó tác giả
đã phân tích thực trạng công tác soạn thảo và quản lý VBHC ở một số trường
đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo nêu lên những ưu điểm, nhược điểm và
nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác soạn thảo và quản


lý VBHCở các trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo,
- Hoàng Thị Tuyết Mai (2014), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản
hành chính của Trường Đại học Tân Trào, tỉnh Tuyên Quang,Luận văn Thạc sĩ,
Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn đã đưa ra cơ sở lý luận về nâng cao
chất lượng VBHC và lấy đó làm căn cứ để phân tích, đánh giá thực trạng chất
lượng ban hành VBHC của Trường Đại học Tân Trào rút ra được những ưu
điểm, nhược điểm và chỉ rõ nguyên nhân cụ thể từ đó đề xuất một số giải pháp
nâng cao chất lượng ban hành VBHC của Trường Đại học Tân Trào.

- Nguyễn Thị Thảo (2014), Chất lượng ban hành văn bản hành chính tại
các trường tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ, Học
viện Hành chính Quốc gia. Qua nghiên cứu cơ sở lý luận về chất lượng ban hành
VBHC trong các Trường Tiểu học tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng chất
lượng VBHC trong các Trường Tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội
đưa ra những ưu điểm, những bất cập và nguyên nhân từ đó đề xuất một số giải
pháp nâng cao chất lượng ban hành VBHC trong các Trường Tiểu học trên địa
bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội.
- Lại Thanh Sơn (2015), Xây dựng và ban hành văn bản của Ủy ban nhân
dân cấp xã, huyện Vũ Thư, tỉnh Thái Bình, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành
chính Quốc gia.
- Võ Thị Ngọc Chanh (2016), Ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban
nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc
gia.
- Nguyễn Thị Hằng (2017), Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại
Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ,
Học viện Hành chính Quốc gia.
- Phạm Nguyên Ngọc (2017), Chất lượng văn bản hành chính của các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia. Luận văn đã nêu lên cơ sở lý luận về VBHC, chất lượng
ban hành VBHC, từ đó làm căn cứ để phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng
VBHC của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình và chỉ ra được
những ưu điểm, những hạn chế, xác định rõ nguyên nhân của từng hạn chế qua
đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng VBHC của các cơ quan


chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình.
Qua kết quả về tình hình nghiên cứu, có thể thấy rằng, nội dung nghiên
cứu của những công trình trên đã đề cập một cách tương đối đầy đủ về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, nhưng hầu hết chủ yếu tập trung tại

các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập…Vàcho đến nay
chưa có bất kỳ đề tài nàonghiên cứu một cách hệ thống, toàn diện và chuyên sâu
về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân
khấu – Điện ảnh Hà Nội.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích
Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm góp phần nâng cao chất lượng soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà
Nội.
3.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài cần phải thực hiện những nhiệm
vụ như sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Từ đó có những định hướng để khảo sát về thực trạng soạn thảo văn bản hành
chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
- Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban
hành văn bàn hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là văn bản hành chính được ban
hànhtại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Để đảm bảo tính khoa học và tính thực tiễn, tác giả lựa chọn các văn bản
hành chính được ban hành từ năm 2013 đến năm 2017 tại Trường Đại học Sân
khấu - Điện ảnhHà Nội.


5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1. Phương pháp luận
Luận văn dựa trên cơ sở lý luận của Chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy
vật lịch sử, chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;
- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin;
- Phương pháp so sánh, đối chiếu;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về lý luận:
Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về văn bản hành chính.
- Về thực tiễn:
+ Phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng và rút ra ưu điểm, hạn chế
trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học
Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu –
Điện ảnh Hà Nội.
+ Kết quả nghiên cứu giúp công chức, viên chức, người lao động Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội nhận thức rõ hơn về vị trí, vai trò của văn
bản hành chính trong hoạt động quản lý của nhà trường. Bên cạnh đó, những
giải pháp mà luận văn đưa ra sẽ giúp cho công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính của nhà trường ngày càng hoàn thiện và đạt hiệu quả cao.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục chữ cái viết tắt, tài liệu tham
khảo, phụ lục,luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Chương 2: Thực trạng về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tạiTrường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và

ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnh Hà Nội.


Chương1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Một số khái niệm có liên quan
1.1.1. Khái niệmvăn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện giao tiếp với nhau ở những
khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Cùng với sự phát triển
của xã hội loài người, hoạt động giao tiếp này ngày càng trở nên đa dạng và
phong phú. Khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người
càng lớn. Để thỏa mãn nhu cầu đó, con người đã tìm ra phương tiện giao tiếp
hữu hiệu nhấtđó là văn bản. Đây là phương tiện chủ yếu, dễ phổ biến và có khả
năng lưu giữ thông tin trong một thời gian dài.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã
hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà văn bản có nội dung và được sử dụng với mục
đích khác nhau. Chính vì vậy, văn bản trở thành đối tượng nghiên cứu của nhiều
ngành khoa học và khi nghiên cứu về văn bản mỗi ngành khoa học lại đưa ra
những khái niệm khác nhau về văn bản. Cụ thể:
- Theo Đại từ điển tiếng Việt: [44, tr. 1975]
+ Nghĩa hẹp: Văn bản là bản chép tay hoặc in ấn với một nội dung nhất
định thường để lưu lại.
+ Nghĩa rộng: Chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay loại ký hiệu nào đó.
- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Học viện
Hành chính Quốc gia: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin
bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định [12, tr. 8]. Với cách hiểu rộng như
vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.

- Trong cuốn ‘Văn bản và công tác văn bản trong các cơ quan nhà nước”
của PGS. TS Văn Tất Thu: Văn bản là kết quả phản ánh, ghi nhận thông tin về


những sự vật, hiện tượng của thế giới hiện thực khách quan và hoạt động tư duy
của con người được hình thành bởi hệ thống các ký hiệu ngôn ngữ (chữ viết)
trên vật liệu bằng giấy, có giá trị pháp lý [37, tr. 7].
- Trong các cơ quan, tổ chức, quan niệm về văn bản lại được hiểu một
cách đơn giản như sau: Văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ,
tài liệu…
Cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, sản phầm vật chất ghi lại
thông tin không chỉ là giấy mà bằng các phương tiện ghi và truyền tin khác. Ví
dụ như: văn bản điện tử, email... Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới
dạng thông điệp, dữ liệu, theo thể thức, định dạng nhất định, được tạo lập hoặc
được số hóa từ văn bản giấy.
Như vậy, có nhiều quan niệm khác nhau về văn bản bởi lẽ văn bản là đối
tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau. Tiếp cận từ góc độ quản
lý có thể hiểu:Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một
ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Trong hoạt động QLNN, trong giao dịch giữa các CQNN với nhau,
CQNN với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài… văn bản là phương
tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan
trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền HCNN.
Văn bản QLNN giữ một vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của đời
sống xã hội. Văn bản QLNN chính là phương tiện để xác định và vận dụng các
chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Do đó, xây dựng và ban
hành văn bản QLNN, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động
QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Các văn
bản QLNN luôn có tính pháp lý chung. Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp

lý của văn bản không giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin
quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế
thực hiện. Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản do Học viện Hành
chính Quốc gia biên soạn đã đưa ra khái niệm về văn bản quản lý nhà nước như
sau: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm


quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi
hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản
lý nội bộ nhà nược hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
[12, tr. 9].
Như vậy, văn bản quản lý nhà nước là văn bản được hình thành trong
hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý cũng như cụ thể hóa pháp luật để điều chỉnh những quan hệ xã hội
thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước.
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một bộ phận của hệ thống văn bản QLNN dùng để
truyền đạt thông tin trong hoạt động QLNN. Trong phạm vi nghiên cứu của luận
văn, tác giả tập trung nghiên cứu nhóm văn bản hành chính theo cách phân loại
của Thông tư số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ,
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn
thư, cụ thể văn bản hành chính gồm các loại sau: "Nghị quyết (cá biệt), quyết
định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự báo, báo cáo, biên bản, tờ trình,
hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy
chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi
đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công". Theo đó, văn
bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính
thông thường.

- Văn bản hành chính cá biệt: Là loại quyết định hành chính thành văn
mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban
hành nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt. Văn bản hành chính cá biệt có
những đặc điểm:
+ Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành.
+ Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức
cụ thể trong những trường hợp xác định.
+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý cụ thể.
+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành.
+ Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: Quyết định,


Nghị quyết…
- Văn bản hành chính thông thường: Là những văn bản mang tính thông
tin điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc
dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động QLNN như: công bố hoặc thông
báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một
cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin
giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với
tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường có các đặc điểm:
+ Thẩm quyền ban hành: Tất cả các cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền
ban hành văn bản hành chính thông thường.
+ Nội dung: Truyền đạt thông tin và giải quyết các công việc có tính sự vụ
hành chính trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Việc đảm bảo thi hành: Văn bản hành chính thông thường không quy
định các chế tài.
+ Văn bản hành chính thông thường đưa ra các quyết định quản lý, do đó
không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá
biệt.
+ Văn bản hành chính thông thường do cơ quan, tổ chức có tư cách pháp

nhân ban hành, nội dung của nó không chứa đựng các quy phạm pháp luật, chỉ
tuân theo pháp luật. Đối tượng thi hành chỉ bao gồm một người hoặc một nhóm
người. Hiệu lực không gian hẹp, trong thời gian ngắn.
Văn bản hành chính chiếm số lượng lớn và được sử dụng hàng ngày trong
các cơ quan, tổ chức vừa là cơ sở thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, vừa có
ý nghĩa thực tiễn trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức
1.2. Yêu cầu của một văn bản hành chính
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản
Một VBHC khi ban hành phải đảm bảo nằm trong khuôn khổ, thẩm quyền
của cơ quan, tổ chức hay nói cách khác là nằm trong phạm vi đã được quy định
tại văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ
quan, tổ chức đó bao gồm thẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình thức tức là
chỉ được ban hành những văn bản mà nội dung đề cấp đến những vẫn đề liên
quan thuộc phạm vi của cơ quan, tổ chức và chỉ được ban hành một số văn bản


nằm trong khuôn khổ mà cơ quan, tổ chức đó được cho phép theo quy định.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung của văn bản
a. Tính mục đích
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành phải hướng tới mục đích nhất
định. Mục đích cao nhất khi ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm điều
chỉnh các mối quan hệ xã hội, quan hệ nội bộ tổ chức hoặc giải quyết công vụ
trong phạm vi quản lý của cơ quan ban hành. Đồng thời, văn bản còn phải thể
hiện rõ mục đích chính trị trong nội dung, tức là hướng tới việc thực hiện
phương châm, đường lối mà Đảng cầm quyền đã vạch ra. Chính vì vậy, tính
mục đích là yêu cầu đầu tiên đặt ra khi xây dựng nội dung văn bản.
Để đảm bảo yêu cầu nêu trên, trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định
rõ một số vấn đề thông qua việc trả lời các câu hỏi sau:
- Có thực sự cần thiết phải ban hành văn bản này không; hay nói cách
khác, văn bản dự định ban hành có giải quyết một mối quan hệ bức thiết nào của

xã hội hay không?
- Văn bản này được ban hành để làm gì, nội dung văn bản có đảm bảo
phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức của mình
không? kết quả cần đạt được của việc thực hiện văn bản như thế nào?
- Nội dung văn bản đã phù hợp và thể chế hóa được chủ trương, chính
sách các cấp uỷ Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các
văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên hay chưa?
Để giải quyết được những vấn đề trên, người chủ trì soạn thảo cần hiểu rõ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình cũng như nhiệm vụ cụ thể về
từng vấn đề liên quan đến nội dung văn bản cần soạn thảo. Đồng thời, phải nắm
vững tôn chỉ, đường lối chính trị của Đảng, định hướng chiến lược về chính trị,
kinh tế, xã hội nói chung mà Đảng và Nhà nước đã vạch ra.
b. Tính pháp lý
Văn bản đảm bảo tính pháp lý khi:
- Được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực;
- Nội dung điều chỉnh phù hợp với thẩm quyền luật định;
- Nội dung văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và phù
hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên;


- Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm
trong hệ thống văn bản.
c. Tính khoa học
Về phương diện nội dung, tính khoa học của văn bản thể hiện ở các điểm
chính sau đây:
- Thông tin trong văn bản đầy đủ, cụ thể, chính xác;
- Thông tin trong văn bản có tính dự báo cao, có cơ sở khoa học, phù hợp
với quy luật phát triển khách quan tự nhiên và xã hội và hướng tới quốc tế hóa ở
mức độ thích hợp;
- Nhất quán, logic về chủ đề, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các

ý;
- Kết cấu hợp lý, chặt chẽ: hệ thống các ý trong văn bản được sắp xếp
theo trình tự khoa học có chủ ý, không trùng lặp, tản mạn, nhằm tạo điều kiện
thuận lợi cho việc nắm bắt và triển khai thực hiện;
- Nội dung văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống
văn bản quản lý nhà nước nói chung, tức là phải đảm bảo tính hệ thống, đồng bộ
trong tương quan với nội dung các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước khác.
d. Tính đại chúng
Để văn bản có sức thuyết phục, được mọi người tự giác thực hiện, các quy
định trong văn bản phải đảm bảo được các quyền và lợi ích hợp pháp của các
tầng lớp nhân dân, phù hợp với lợi ích chung của toàn xã hội. Vì vậy, khi ban
hành văn bản, đặc biệt là hệ thống văn bản có phạm vi ảnh hưởng rộng lớn như
văn bản quy phạm pháp luật, cần phải đặc biệt chú ý tới tính đại chúng của văn
bản. Có thể xác định tính đại chúng trên những phương diện biểu hiện sau đây:
- Nội dung văn bản phản ánh được nguyện vọng, ý chí của các tầng lớp
nhân dân và hướng tới đáp ứng các nguyện vọng đó;
- Các quy định cụ thể trong văn bản phù hợp với nội dung Hiến pháp về
quyền lợi và nghĩa vụ của công dân, đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của
nhân dân;
- Nội dung đưa ra có cơ sở khoa học, phù hợp với các quy phạm xã hội và
chuẩn mực đạo đức, văn hóa của cộng đồng;
Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng, cần thực hiện nghiêm ngặt


quy trình xây dựng ban hành văn bản. Cụ thể là:
- Tiến hành công tác khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến
nội dung chính của dự thảo một cách nghiêm túc theo những phương pháp thích
hợp và khoa học;
- Tổ chức nhiều kênh thông tin để lắng nghe ý kiến của quần chúng nhân
dân, nắm bắt tâm tư nguyện vọng của họ;

- Đa dạng hóa các hình thức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn
bản, trong đó chú ý thích đáng tới các hình thức thu hút được sự tham gia trực
tiếp của các tầng lớp nhân dân. Ví dụ như: tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến
đến tận các cấp hành chính cơ sở, đăng dự thảo văn bản dài ngày trên các
phương tiện thông tin đại chúng, v.v... Ý kiến góp ý của các tầng lớp nhân dân,
nhất là nhân dân lao động phải được tập hợp, nghiên cứu kỹ lưỡng và dùng làm
phương tiện chỉnh lý nội dung dự thảo văn bản.
e. Tính khả thi
Trước hết cần xác định rằng, tính khả thi của mỗi văn bản quản lý nhà
nước chỉ có được khi văn bản đó đạt các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa
học, tính đại chúng và tính pháp lý. Nhưng bên cạnh đó, tính khả thi còn có
những biểu hiện riêng mang tính đặc trưng:
- Nội dung văn bản phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh
tế - xã hội hiện tại, phù hợp với trình độ, năng lực của các chủ thể thi hành.Việc
xác định đầy đủ nội dung quy định của văn bản sẽ giúp cơ quan quản lý điều
chỉnh được những mối quan hệ xã hội thuộc chức năng nhiệm vụ và góp phần
thúc đẩy phát triển của xã hội, của nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên, những nội
dung đưa ra luôn phải phù hợp với thực trạng kinh tế xã hội hiện tại, bởi pháp
luật chỉ được thực hiện có hiệu quả khi không vượt quá khả năng kinh tế cho
phép. Và các quy định về trách nhiệm của cá nhân hay tổ chức luôn phải phù
hợp với điều kiện vật chất, tinh thần, độ tuổi, tâm sinh lý, trình độ nhận thức của
người thi hành nhằm đảm bảo khả năng thực thi cao. Nếu đặt ra các quy định,
mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở để thực hiện, làm tổn
hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện cho việc vi phạm pháp luật. Ngược
lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu, quá thấp
so với khả năng thực thi thì cũng sẽ không kích thích được sự năng động, sáng


tạo của các chủ thể, làm nhờn pháp luật và làm lãng phí nguồn lực của Nhà
nước;

- Nêu được các điều kiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các quy định hay
yêu cầu đưa ra trong văn bản.Trong văn bản, khi quy định về trách nhiệm, nghĩa
vụ, nhiệm vụ thì luôn phải quan tâm đến biện pháp, thủ tục, lộ trình để đảm bảo
thực hiện. Tránh tình trạng chỉ quy định bắt buộc người dân phải làm thế này,
thế kia, mà không quan tâm đến các nguồn lực vật chất, tinh thần để các đối
tượng thực thi có thể nghiêm chỉnh chấp hành các quy định đó. Chính vì vậy,
bước chuẩn bị khi xây dựng văn bản là hết sức quan trọng, cần phải được tiến
hành nghiêm túc nhằm khảo sát, nghiên cứu kỹ lưỡng những vấn đề liên quan
nhằm đưa ra phương án tối ưu về điều kiện thực hiện nội dung các văn bản đưa
ra;
- Xác lập được trách nhiệm cụ thể của cơ quan, tổ chức, cá nhân thi hành
văn bản.Trong văn bản luôn luôn phải xác định được nhiệm vụ cụ thể của từng
chủ thể thực hiện, trong đó có nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phối hợp, nhiệm vụ
kiểm tra, giám sát v.v... Có như vậy mới tránh được tình trạng đùn đẩy trách
nhiệm, trốn tránh nhiệm vụ như thực trạng thực hiện công vụ hiện nay. Và đây
cũng là một trong những phương diện đảm bảo tính khả thi cho văn bản được
ban hành.
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
VBHC của một cơ quan, tổ chức phải đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình
bày. Cụ thể, phải tuân thủ các quy định, yêu cầu trong Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm
đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá
trình hoạt động của đơn vị. Kỹ thuật trình bày tức là mỗi yếu tố cấu thành của
một văn bản phải được trình bày theo một kiểu cách nhất định cả về kiểu chữ, cỡ
chữ và bố cục. Việc trình bày đúng các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày
đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình truyền đạt thông tin, quyết định quản
lý. Một văn bản được trình bày đúng thể thức theo quy định của pháp luật sẽ
đảm bảo được giá trị pháp lý của văn bản, tính thống nhất, khoa học trong văn

bản, tao điều kiện thuận lợi cho quá trình nghiên cứu, tra tìm, giải quyết, xử lý
và lưu trữ văn bản.
1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước được viết theo phong cách ngôn ngữ hành
chính - công vụ. Phong cách ngôn ngữ này có các đặc trưng cơ bản là:
a. Tính chính xác
Để đảm bảo tính chính xác, cần lưu ý cách sử dụng từ ngữ trong văn bản:
- Không dùng từ đa nghĩa, làm phát sinh cách hiểu theo nhiều nghĩa khác
nhau;
- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ
trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa
phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ
phổ thông;
- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán - Việt và các từ gốc nước ngoài
khác. Không nên lạm dụng từ Hán - Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một
cách thích hợp, phù hợp;
- Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc phải sử
dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ
không quen thuộc đối với đời sống nhân dân;
- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và
nghiêm túc của văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt tránh dài dòng, cần
phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc và chú giải.
b. Tính phổ thông, đại chúng
Để đảm bảo tính phổ thông, văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ trong
sáng, dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước
ngoài đã được Việt hóa tối ưu. Hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn,
trong trường hợp bắt buộc phải sử dụng thì phải có giải thích rõ về nghĩa.
c. Tính khách quan, phi cá tính
Để đảm bảo tính khách quan, phi cá tính, từ ngữ sử dụng trong văn bản

cần:
+ Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;
+ Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương;


+ Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ;
+ Không dùng từ lóng, từ thông tục;
+ Không dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từ tình thái: “à,
ư, nhỉ, nhé, thì, là, mà, rằng...''; các từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến như “đi, nào,
nhé, thôi”...
d. Tính khuôn mẫu
Tính khuôn mẫu thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ,
các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách
nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc
ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo
đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép in ấn
bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.
e. Tính trang trọng, lịch sự
Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải
thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng
với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất
nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức
của mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm
túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà
nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản để
quyết định các biện pháp kỷ luật. Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh
trình độ giao tiếp "văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp
quyền hiện đại.
1.2.5. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính

Văn bản hành chính là hệ thống văn bản dùng để chỉ đạo, điều hành giải
quyết các công việc thường xuyên trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính
vì vậy, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản loại này không do luật quy định
mà thường được các cơ quan, tổ chức quy định trực tiếp trong quy chế hoạt động
của cơ quan, tổ chức đó. Trên thực tế, có thể có những quy định không hoàn
toàn giống nhau bởi nó còn tuỳ thuộc vào người đứng đầu tổ chức đó quy định
nhưng về cơ bản phải đảm bảo chất lượng của văn bản banhành.Để thuận tiện


cho việc soạn thảo văn bản hành chính theo một chu trình tương đối khoa học,
cơ quan tổ chức có thể áp dụng một quy trình gồm các bước cơ bản sauđây:
a. Nêu sáng kiến
Xuất phát từ yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính cụ thể ở lĩnh vực
công tác do mình đảm nhiệm hoặc chức năng, nhiệm vụ công tác được giao, các
cá nhân hoặc đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức sẽ đề xuất sáng kiến việc
soạn thảo các văn bản.
b. Giao nhiệm vụ soạn thảo dự thảo
Trên cơ sở sáng kiến của cá nhân hoặc đơn vị cấp dưới, căn cứ tính chất,
nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
c. Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo
Trong bước này, chuyên viên hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ soạn thảo
cần tiến hành các hoạt động sau:
- Xác định chủ đề và mục đích soạnthảo. Chủ đề của văn bản: nội dung
văn bản đề cập đến mảng đời sống xã hội nào hoặc vấn đề gì trong hoạt động
quảnlý.Mục tiêu: văn bản được ban hành hướng tới mục tiêu nào trong các mục
tiêu quản lý đã đặt ra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức.Phạm vi điều chỉnh của văn bản: văn bản điều chỉnh mối quan hệ
xã hội trong giới hạnnào;
- Thu thập và xử lý thông tin. Những thông tin cần thiết cho quá trình

hình thành nội dung và hướng tới mục tiêu sử dụng văn bản có thể được thu thập
từ nhiều nguồn: Nguồn văn bản: đó là những thông tin thu thập được từ hệ thống
văn bản quản lý bao gồm đường lối chủ trương chính sách trong các văn kiện
Đảng; quy định của pháp luật hiện hành xung quanh vấn đề đang đề cập; dữ liệu,
báo cáo của các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc của các cơ quan tổ chức có liên
quanv.v... Nguồn thực tế: quan điểm của các cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị và
của các chuyên gia, chuyên viên trực tiếp giải quyết vấn đề; hiện trạng về mối
quan hệ xã hội mà văn bản đang chuẩn bị ban hành cần điều chỉnh v.v…;
Lựa chọn tên loại vănbản.Tên loại văn bản thể hiện rõ mục đích quản lý
của cơ quan, tổ chức trong từng trường hợp ban hành văn bản cụ thể, do vậy cần
phải được lựa chọn chuẩn xác trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản. Mặt