Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tổng cục thuế

B GIÁOD CVÀ ÀOT O
H C VI N HÀNH CHÍNH QU

NGUY N TH HUY N NHUNG

NG D NG CÔNG NGH THÔNG TIN
TRONGQU NLÝV NB NT IT NGC CTHU

LU NV

NTH

HÀN

CS QU

I,N

NLÝCÔNG

M2019


B GIÁOD CVÀ ÀOT O
H C VI N HÀNH CHÍNH QU

NGUY N TH HUY N NHUNG

NG D NG CÔNG NGH THÔNG TIN
TRONGQU NLÝV NB NT IT NGC CTHU

LU NV

NTH

CS QU

NLÝCÔNG

Chuyên ngành: Qu n lý công
Mã s : 8340403

Ng i h

ng d n khoa h c: PGS.TS. LƯU KI M THANH

HÀN

I,N

M2019


i
L I CAM

OAN

H c viên xin cam oan Lu n v n này là công trình nghiên
c u khoa h c c l p c a h c viên. Các thông tin, tư li u ư c s
d ng trong Lu n v n có ngu n d n rõ ràng, các k t qu nghiên c u

là quá trình lao ng trung th c c a tác gi .
Hà N i, ngày 11 tháng 8 n m 2019

H C VIÊN

Nguy n Th Huy n Nhung


Trong su t th
chính Qu c gia không ch giúp h c viên trang b
ngành ph c v
viên hình thành thêm nhi u k n
Qua th
h

c h i và t

g

i l i c m ơn chân thành nh t t

hư ng d

n, truy n

nghiên c

u;

t t nh

t cho h
V

is

PGS. TS. Lưu Ki m Thanh, Th
ch

bo và hư ng d

li u, x

lý và phân tích s

hoàn thành lu n v n cao h c c a mình.
H

c viên xin chân thành c

Nguy n Th Huy n Nhung


iii
M CL

C

L I CAM OAN............................................................................................................................... i
L I C M ƠN..................................................................................................................................... ii

M C L C........................................................................................................................................... iii
DANH M C T NG

VI T T T....................................................................................... vi

DANH M C B NG..................................................................................................................... vii
DANH M C HÌNH NH........................................................................................................ viii
L IM

U...................................................................................................................................... 1

N I DUNG........................................................................................................................................... 9
Ch

ng 1: CƠ S

KHOA H C V

NG D NG CÔNG NGH

THÔNG

TIN TRONG QU N LÝ V N B N T I CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯ C......................................................................................................................................... 9
1.1. Khái quát chung v qu n lý v n b n................................................................................. 9
1.1.1. Khái ni m v n b n...................................................................................................... 9
1.1.2. Khái ni m qu n lý v n b n.................................................................................. 10
1.1.3. Yêu c u trong công tác qu n lý v n b n.................................................. 13
1.1.4. N i dung qu n lý v n b n.................................................................................... 15
1.2. Công ngh thông tin và ng d ng công ngh

thông tin trong qu n lý v n

b n c a các c quan hành chính nhà n c......................................................................... 19
1.2.1. Khái ni m..................................................................................................................... 19
1.2.2. S c n thi t

ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n

t i cơ quan hành chính nhà nư c.............................................................................. 21
1.2.3. Quy trình qu n lý v n b n i n t và các chương trình ph n m m
qu n lý v n b n......................................................................................................................... 24
1.3. Quy

nh pháp lý v

ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n

t i các c quan qu n lý hành chính nhà n
1.4. Th c ti n

ng d ng công ngh

c................................................................... 29

thông tin trong qu n lý v n b n c a m t

s B ngành và bài h c kinh nghi m...................................................................................... 32

iv
1.4.1. Th c ti n ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n t i
m t s B ngành..................................................................................................................... 32
1.4.2. Bài h c kinh nghi m rút ra cho T ng c c Thu...................................... 36
TI U K T CHƯƠNG 1.............................................................................................................. 38
Ch

ng 2: TH C TR NG

NG D NG CÔNG NGH

THÔNG TIN

TRONG QU N LÝ V N B N T I T NG C C THU.......................................... 39
2.1. Khái quát v c quan T ng c c Thu............................................................................... 39
2.1.1. Ch c n ng nhi m v , quy n h n c a T ng c c Thu.............................39
2.1.2. Cơ c u b máy t ch c.......................................................................................... 42
2.2. Tình hình chu n b các

i u ki n

tri n khai

ng d ng công ngh

thông

tin trong qu n lý v n b n t i T ng c c Thu............................................................................. 46
2.2.1. M c tiêu ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n t i
T ng c c Thu............................................................................................................................ 46

2.2.2. Xây d ng và ban hành các quy
nh v
ng d
ng công ngh
thông
tin trong qu n lý v n b n.................................................................................................... 48
2.2.3. Nhân squ n lý v n b n........................................................................................ 50
2.2.4. H t ng k thu t và ph n m m.......................................................................... 51
2.2.5. Kinh phí th c hi n.................................................................................................. 53
2.3. Tình hình tri n khai ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n..............................54
2.3.1. Ph n m m qu n lý v n b n t i T ng c c Thu............................................ 54
2.3.2. Qu n lý v n b n n................................................................................................ 56
2.3.3. Qu n lý v n b n i.................................................................................................... 58
2.3.4. Qu n lý v n b n n i b............................................................................................. 61
2.3.5. Phương th c và cách th c qu n lý v n b n t i T ng c c Thu....61
2.4. Nh n xét chung v

th c tr ng

ng d ng công ngh

thông tin trong qu n

lý v n b n t i T ng c c thu.............................................................................................................. 63
2.4.1. K t qu t ư c........................................................................................................ 63
2.4.2. T n t i, h n ch............................................................................................................ 65
2.4.3. Nguyên nhân........................................................................................................... 68


TI U K T CHƯƠNG 2..................................................................................

Ch

ng 3: M

CÔNG NGH
C

C THU

3.1 Ch tr
T ng c c Thu .................................................................................................

3.2. Nâng cao hi u qu
t i T ng c c Thu ............................................................................................

3.2.1. T
d ng các quy ch , quy trình th c hi n th ng nh t
d ng Công ngh
3.2.2. Gi i pháp
3.2.3. Các gi i pháp v
3.2.4. T
d ng công ngh
3.2.5. Kinh phí cho công ngh thông tin ..................................................

3.2.6.
gi y ............................................................................................................

3.2.7. T
b n trên môi trư ng m ng

3.3. M t s

ki n ngh ........................................

3.3.1.
3.3.2. B
TI U K T CHƯƠNG 3................................................................................

K TLU

N

DANH M

C TÀI LI U


DANHM CT
Ch vi t t t
CCHC
CP T
CNTT
HCNN
QLVB
VP T
VTLT


S hi u b ng
2.1

2.2
2.3


viii
DANH M C HÌNH

NH
S hi u hình
2.1
2.2


1. Lý do ch n
Công tác qu n lý v n b n hành chính chi m m t v
tr ng trong ho t
quan. Có th
b n, ph

cv

yêu c u

imic

cách n n hành chính qu c gia cho phù h
h ng xã h
không th

không nói

các c

quan HCNN mà không nghiên c u

th

,l

u tr

(VTLT) nó

Trong ti n trình c i cách HCNN, công tác v n
ý ngh a h t s c quan tr
Th

nh t, góp

qu n lý, cung c p nh
chính tr , kinh t , v n hoá, xã h
kh

, nh ng c n c , nh ng b ng ch

các c

quan.

hai, giúp c

Th
công vi c và gi i quy t x
t

ch

c, cá nhân. H

vi c m t cách có h
kinh nghi m góp ph n th
l

ng, hi u qu và ây c ng là nh ng m c tiêu, yêu c u c a c i cách n n

hành chính nhà n

c

n

Th ba, t o công c
quan, t ch c. Góp ph n gi

c ta hi n nay.
ki m soát vi c th c thi quy n l c c a các c
gìn nh ng c n c , b ng ch ng v

ho t

ng


cac

quan, ph

bov

bí m t nh ng thông tin có liên quan

m t qu

c gia.
Trên c

tri n công ngh
nh m h

ng t

boh

th

ng ch

nâng cao ch t l
và giao d ch gi
m nh c i cách hành chính và b o

Trong công tác ch
quan tr ng và c n thi t.
c

quan trong

trong qu n lý v n b n. Tuy nhiên, trong quá trình tri n khai th
nv
nh

ch

ng mang tính r i r c, không liên k t thành m t h

không

c truy n
c chia s và khai thác chung. Không ít các ch

xây d

ng t nhi u n m tr

ph n m m, các d ch v
ch

c, gây tâm lý không mu

g n ây vi c
bi t chú tr ng quan tâm,

ph
ngày 12/7/2018 c a th
gi
ban hành Quy t

a th

a các c


ban qu
ng d ng CNTT, nh m phát tri n Chính ph
n n kinh t

s

nghi p l n th
BNV ngày 24/01/2019 quy
t trong công tác v n th , các ch c n ng c
int

trong quá trình x

02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy
vào và yêu c u b o qu n tài li u l
T ng c c Thu
tham m u giúp B
a trong ph m vi c
m b o cho ho t
không ng

ng hi n

cac
i u này

ã

b n ch

ot

Chính ph

v

qu n lý v n b n và
Trong
c bi t quan tr ng.
các ph

ng ti n truy n th ng nh

b n n. Tuy nhiên, qu n lý b ng các lo i s
bùng n
và quy t tâm
vào ho t ng qu n lý c a mình: N m 2004- l n
QLVB (không ph i trên môi tr

thông tin hi n nay

x

lý v n b n, t

khai ch

ng trình qu n lý v n b n và i u h

m ng internet, i n t
cac

quan. Có th

b ng gi y sang qu n lý trên i n t , ti n t
mi ã

áp

b n nhanh, c n là có v n b n mà không c n ph i nh
nhiên qua th i gian th c hi n
h n ch
ph

c t p òi h i ph n m m ph i có tính linh ho t, các hình th

ph i a d ng và phong phú h n.
Nghiên c u m t cách có h
tác QLVB

qu n lý v n b n t i T ng c c Thu
th

c trong công cu

nâng cao hi u qu
nêu trên,

h c vi

THÔNGTINTRONGQU
cho lu n v n th c s

NLÝV

NB NT

IT

NGC

CTHU ”

khoa h c c a mình.

2. Tình hình nghiên c u liên quan

n

tài lu n v n

ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n nói chung ã c nghiên c u khá nhi
u các c quan Nhà n c khác nhau. ng d ng CNTT ngày càng tr thành nhu c u t t
y u trong vi c góp ph n gi i phóng s c l c, trí tu c a con ng i, thúc y công nghi p
hóa, hi n i hóa t n c.Vì v y, có r t nhi u tài nghiên c u khoa h c v ng d ng
CNTT. Tuy nhiên, nh ng tài này t p trung ch y u vào y u t qu n lý nhà n c hay
ng d ng CNTT trong công tác v n th nói chung.


Lu n v n Th c s
ngh
v n Th c s
quát v

v n b n, qu n lý v n b n và

qu

qu n lý v n b n n t i V n phòng Chính ph .
Lu n v n Th c s
i v i ho t

Lu n v n Th c s
cc
nh m

s
y m nh công tác v n th

"Cách m ng công nghi p 4.0 v

gi i quy t v n b n trong c
Vân, H c vi n Hành chính Qu c gia,
tháng 12/2017.
K yuta
ng

n công tác v n th , l

nhà n

c, B
Các báo cáo hàng n m do B

cáo

ánh giá m c

thu c Chính ph
cáo t ng k t th
t

ng Chính ph

thông tin trong ho t
t

ng k t 10 n m th
Ngoài ra lu n v n c ng s

chuyên

Chính ph

khoa h c, bài vi t liên quan


Cho
cu

ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n

Chính ph

int

d ng CNTT trong qu n lý v n b n
Các công trình khoa h
gián ti p

n nh

CNTT

nh ng l nh v

ngu

n tài li u tham kh o r t quan tr ng và quý giá cho tôi khi s

kh o nghiên c
th y r ng, cho

nào

i sâu nghiên c

bntiT

ng c

v i các

tài khác.
3. M c
a) M c
Lu n v n nghiên c u nh m làm rõ c

và th c ti n vi c
T

ó,

xu t gi i ph

v n b n t i T ng c
h n ch v n b n gi y.
b) Nhi m v
-H

th ng hóa

d ng CNTT trong ho t

ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n c a m t s

B , ngành và rút ra bài h c

kinh nghi m.
- Phân tích th c tr ng
t i T ng c c Thu
ã

t

c, ch a

ng d ng CNTT trong công tác qu n lý v n b n

t n m 2014
t

n nay

ánh giá th c tr ng, nh n di n m t

c, tìm ra nguyên nhân úc k t bài h c kinh nghi m.


7

vi

Nghiên c u a ra gi i pháp nh m góp ph n nâng cao hi u qu c a

c ng d ng CNTT trong QLVB t i T ng c c Thu .
4. i t ng và ph m vi nghiên c u c a lu n v n
a) i t ng nghiên c u
ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n t i T ng c c Thu .
Lu n v n t p trung nghiên c

tin trong qu n lý v n b n t i T
V th i gian: t
lý v n b n.
Tài chính thì T ng c c Thu
này, tác gi ch
b n t i T ng c c Thu
5. Phơ ng pháp lu n và phơ ng pháp nghiên c
a) Ph
tài này
ngh a Mác - Lênin và t
nh

ng ch

ng d ng CNTT, xây d
ng d ng CNTT trong ho t
h
b) Ph
Trong quá trình nghiên c
lu n nghiên c
còn v n d ng m t s
- Ph
- Ph

- Ph
- Ph

t


8

6. Ý ngh a lý lu n và th c ti n c a lu n v n
a) V m t lý lu n
H th ng hóa c

s lý lu n v

v n b n, qu n lý v n b n, CNTT và

ng d ng CNTT.
b) V m t th c ti n
Trên c s nghiên c u th c ti n v
tin trong qu n lý v n b n t i T ng c c Thu

công tác ng d ng công ngh
t 2014

n nay

thông
a ra các

ki n ngh , gi i pháp góp ph n nâng cao công tác qu n lý v n b n t i T ng c c

Thu trong th i gian t i.
7. K t c u c u lu n v n
Ngoài ph n m
g m có 3 ch

u, k t lu n, danh m c tài li u tham kh o, lu n v n

ng nh sau:

Chơ ng 1. C

s khoa h c v

qu n lý v n b n t i các c

ng d ng công ngh

quan hành chính nhà n

Chơ ng 2. Th c tr ng

thông tin trong

c.

ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n

b n t i T ng c c Thu .
Chơ ng 3. M t s

gi i pháp nâng cao hi u qu

thông tin trong qu n lý v n b n t i T ng c c Thu .

ng d ng công ngh


9

CƠ S
THÔNG TIN TRONG QU N LÝ V N B N T I CÁC CƠ QUAN

1.1. Khái quát chung v
1.1.1. Khái ni m v n b n
V n b n là
t

ng góc

t

này. D

nói

ig
d ng vi t c

tr n v n v

n

góc

vnbnh

mang tin ư
h

c
c thì v n b n

công v n, gi y t
ngh a này thì các ch th , quy t
hình thành trong ho t
là v n b n.
Vnbn int
r

ng rãi trong th

CP v
n

ng d ng công ngh
c, “V n b n

li u. Nh v y, v
htc

thông tin cho nhi u

ng ph i m b o yêu c u


v n b n gi y và các lo i hình v n b n khác chính
truy n tin. Các công
d a trên công ngh
quang h c,

in
1.1.2. Khái ni m qu n lý v n b n
Qu n lý là s

lên

i t ng và khách th

l c, các th
luôn bi n

ng
Qu n lý v n b n là l nh v

vi c v
v n b n chính th c
Chu chuy n v n b n là
im

c t o l p hay ti p nh n v n b n

b n tr
ch c

n khi chuy n vào l

T

ch c qu n lý và gi i quy t v n b n là th c hi n nh ng công vi c c th ,

khoa h c qu n lý ch t ch và gi i quy t k p th i nh ng v n b n hình
thành trong quá trình ho t
tìm v n b n
nói riêng và công tác v n th
nv.
Qu n lý v n b n là áp d ng các bi n pháp nghi p v
quan, doanh nghi p và th trư ng cơ quan, lãnh
thành ph n, n
m b o an toàn v n b n hình thành trong ho t
ch c, doanh nghi p.


Công tác qu n lý v n b n
tác v n th

nói chun

không th
m t ph n r t l
công tác qu n lý v n b n g n li n v

nh

mtb

l

ph n ho t

ng qu n lý nhà n
Trong giai

th

c là v n b n gi y và v n b n

các ph

ng ti n, nghi p v

b

n

int.
các c

theo quy

nh c

Vnbn

c ki m s

quan. Khi làm vi c v
không ph
nb
c

ph n ch
iu

c

ó cho phép

quan nhà n

không có d u v t.
- Công tác qu n lý v n b n trong c
+ Qu n lý v n b n
+ Qu n lý v n b n
+ Qu n lý các v n b n
+Lph
+

L u tr v n b n;

+

Chu trình qu n lý v n b n.


12

Qu n lý v n b n
ã trình bày

int

là th c hi n nh ng n i dung qu n lý v n b n

trên nh ng không ph i là

là qu n lý v n b n

i v i v n b n gi y truy n th ng mà

d ng s , qua m ng tin h c và các thao tác nghi p v

qu n lý v n b n

c th c hi n t

- H th ng qu n lý v n b n

ng.
i n t g m các thành t

+ L u gi

các thu c tính c a v n b n

+ L u gi

v n b n trong các t p d

li u và b o qu n

sau:

c bi t.

+ ng ký v n b n
+

Nâng cao kh n ng tác nghi p và rút ng n th i gian chu chuy n v n b n.
+

L u chuy n không ng ng v n b n;
+H
+H
Khi nói

ngh

x

b n và qu n lý h
trình nh

h

tính, các ch
- Qu n lý v n b n ph i tuân th
+ Nh m m c
quan,

nvttc mivnbn

c chuy n qua b
c n thi t khác.
+G
theo
tr c ti p và v n b n c a c
không g

úng h


+ Vi c ti p nh n và g
Nhà n

c thì ph i th

Qu n lý v n b n là công vi c mang tính khoa h c, yêu c
ph i bi t v n d ng quy
qu n lý phù h p tùy
li u gi y

ã khó kh n và ph

t

l i càng khó h

m

i hình thành, vi c qu n lý l u tr

VB

Td

ng nh

trình v n hành c n s
1.1.3. Yêu c u trong công tác qu n lý v n b
Trong quá trình th c hi n các n
bn

n c ng nh
d

i ây:
-

Nhanh chóng:

Quá trình gi i quy t công vi c c a c quan ph thu c nhi u vào vi c xây d ng

v n b n và t ch c qu n lý, gi i quy t v n b n. Do ó, xây d ng v n b n nhanh
chóng, gi i quy t nhanh chóng m i công vi c c a c quan. Gi i quy t v n b n ch m
s làm gi m ti n gi i quy t công vi c c a m i c
quan, gi m ý ngh a c a s

vi c

c

c p trong v n b n.

kém ti n c a, công s c và th i gian c a các c

ng th i gây t n

quan.

- Chính xác: ây là m t yêu c u quan tr ng

i v i công tác v n th

nói

chung, vi c qu n lý v n b n nói riêng.
Chính xác vn i dung c a v n b n:
+ N i dung v n b n ph i tuy t i chính xác v m t pháp lý, t c là ph i phù h p
v i Hi n pháp, pháp lu t và các v n b n quy nh c a các c quan nhà n c c p trên;


14

+ D n ch ng ho c trích d n
h p v i th c t , không thêm b t, b a
+ S li u ph i

y

v n b n ph i hoàn toàn chính xác, phù t,
không che d u s th t … ph i rõ ràng.

, ch ng c

m t th t c v n b n:
h
+ V n b n ban hành ph i có
y
các thành ph n do Nhà n
Chính xác
v

nh: Qu c hi u; Tác gi ; S ; Ký hi u v n b n;

a danh, ngày tháng n m ban

hành; Tên lo i trích y u n i dung v n b n; N i dung; th
ký, con d u c a c

th c, k

quan; N i nh n v n b n. các y u t

c trình bày úng v trí, phông ch , c
+ M u trình bày ph i

c quy

thu t, ch

thông tin nêu trên ph i

ch , ki u ch ;

úng tiêu chu n Nhà n

c ban hành.

Chính xác vkhâu k thu t nghi p v :
+ Yêu c u chính xác ph i
c

các khâu nghi p v

giao v n b n.
+ Yêu c u chính xác còn ph i
các ch

quy
- Bí m
Trong n i dung v n b n

thu c ph m vi bí m t c a c
v n b n và t
b

v n th
úng quy
- Hi
Vi c th

vi c s
hi n
cho công tác qu n lý nhà n

i hóa công tác v n th

n


n ng su t, ch t l
qu n lý v n b n ngày nay tuy
ti n hành t
n

cc

b o th

ng nh
, l c h u, coi th

minh sáng ch
1.1.4. N i dung qu n lý v n b n
Công tác qu n lý v n b n
nh s
tác v n th
Chính ph

s

07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 n m 2012 c a B
lý v n b n, l p h
1.1.4.1. Qu
V

nb

pháp lu

t, v

v

nb

nư

t

ch c.
Qu n lý v n b n

B c 1: Ti p nh n v n b n n
a) Ti p nh n v n b n
- Khi ti p nh n v n b n

l

ng bì,

i chi
-

V n th

iv
ph i ki m tra s

b) Phân lo i s
+ Lo i ph i bóc bì: các bì v n b n