Hoạt động giám sát của đoàn đại biểu quốc hội ở việt nam hiện nay qua thực tiễn tỉnh long an

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Võ Văn Tự, học viên lớp Cao học Quản lý công HC20.N10,
niên khóa 2015 - 2017.
Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi (có
khảo cứu, kế thừa có chọn lọc, khoa học và hợp lý một số vấn đề thực tiễn). Các
số liệu trong luận văn là trung thực, được điều tra, nghiên cứu cẩn thận và tỉ mỉ,
có tính cập nhật và nguồn được trích dẫn rõ ràng.
Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được ai công bố trong
bất kỳ công trình khoa học nào./.

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2018
Tác giả

Võ Văn Tự

1


LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và hoàn thành nghiên cứu Luận văn Cao học
Quản lý công, niên khóa 2015 - 2017, tôi nhận được sự quan tâm giảng dạy,
giúp đỡ của Ban Giám đốc, các Thầy, Cô tham gia giảng dạy và Khoa Sau Đại
học đã giúp tôi lĩnh hội những kiến thức khoa học và bổ ích của Chương trình
Cao học Quản lý công.
Tôi xin trân trọng cảm ơn Học viện Hành chính Quốc gia, các Phòng,
Ban, Khoa, cơ sở Học viện Hành chính tại thành phố Hồ Chí Minh, UBND tỉnh,
Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Sở Nội vụ, Trường Chính trị tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang đã động viên và cung cấp, hỗ trợ thời gian và
tài liệu hữu ích cho tôi hoàn thành khóa học và luận văn.

Đặc biệt trân trọng cảm ơn TS. Phạm Quang Huy, Giảng viên Cao cấp,
nguyên Phó Giám đốc Học viện hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí
Minh đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình, nghiêm túc và động viên tôi hoàn thành
nghiên cứu luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm
2018
Tác giả

Võ Văn Tự

2


MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU:.................................................................................................................................. 6
1. Tính cấp thiết của đề tài.................................................................................................................. 6
2. Tình hình nghiên cứu....................................................................................................................... 8
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu........................................................................................... 9
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn............................................................. 10
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu.............................................................. 10
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn.......................................................................... 10
7. Kết cấu của luận văn..................................................................................................................... 10
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÙA VĂN

PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH..................................................................... 12
1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng............................................ 12
1.1.1. Khái niệm............................................................................................................................... 12
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng........................................................................................ 13

1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng..................................... 14
1.2. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh........................................................................ 16
1.2.1. Cơ sở pháp lý....................................................................................................................... 16
1.2.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh............................... 18
1.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh................19
1.3.1. Chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh................................... 19
1.3.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh..................................... 22
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG TỪ NĂM 2011 ĐẾN
NAY............................................................................................................................................................. 33
2.1. Khái quát về đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Kiên Giang...........33
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên............................................................................................................. 33
2.1.2. đặc điểm kinh tế - xã hội................................................................................................ 34

3


2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Kiên Giang từ sau 30/4/1975 đến nay................................................................................... 36
2.3. Thực trạng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.................39
2.3.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự.................................................................... 39
2.3.2. Hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang...................57
2.4. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Kiên Giang......................................................................................................................... 68
2.4.1. Ưu điểm.................................................................................................................................. 68
2.4.2. Hạn chế................................................................................................................................... 70
Chƣơng 3: ĐỊNH HƢỚNG VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KIÊN GIANG TRONG THỜI GIAN TỚI........................................................................ 75
3.1. Định hƣớng hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Ủy

ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.................................................................................................. 78
3.2. Một số giải pháp để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Kiên Giang......................................................................................................................... 81
3.2.1. Giải pháp về hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh........................................................................................................... 81
3.2.2. Giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh........................................................................................................... 87
3.2.3. Giải pháp về tiếp tục thực hiện tốt nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
nước............................................................................................................................................................. 90
3.3. Kiến nghị........................................................................................................................................ 95
KẾT LUẬN............................................................................................................................................ 98
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................... 100

4


MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN
Ủy ban nhân dân

UBND

Liên hiệp quốc

LHQ

Hệ thống quản lý chất lượng

ISO

Công nghệ thông tin

CNTT

Dịch vụ công trực tuyến

OSI

Hạ tầng viễn thông

TII

Nguồn nhân lực

HCI

5


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài luận văn
Văn phòng là phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt động của
chính quyền các cấp, văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng, văn phòng
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông
tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần
bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, ―Văn phòng
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng UBND) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh (UBND) và là một bộ phận cơ quan chuyên môn trong hệ

thống cơ quan hành chính nhà nước thống nhất do UBND tỉnh lãnh đạo‖ [16,
tr430]. Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan chuyên môn có vị trí, vai trò là cơ
quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh tổ chức chỉ đạo, điều hành thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước thống nhất từ tỉnh đến cơ sở.
Tùy thuộc vào mục tiêu, nhiệm vụ của mỗi giai đoạn phát triển mà cơ
quan chuyên môn nói chung và cơ quan Văn phòng UBND tỉnh nói riêng được
pháp luật quy định khác nhau (kể cả vị trí, chức năng), được quy định trực tiếp
hay gián tiếp trong các văn bản quy phạm pháp luật và các quy phạm pháp luật
đó góp phần từng bước hoàn thiện tổ chức và hoạt động của cơ quan Văn phòng
UBND cấp tỉnh.
Ngày 22 tháng 7 năm 2004, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
828/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ lấy ngày 28 tháng 8 là ngày truyền
thống Văn phòng cơ quan Hành chính Nhà nước [18]. Đây là ghi nhận những
đóng góp to lớn của Văn phòng cơ quan Hành chính Nhà nước trong tham mưu
giúp việc, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.
Với tư cách là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND là cơ
quan thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước, chấp hành nghị quyết
6


của Hội đồng nhân dân cùng cấp cũng như các văn bản chỉ đạo của nhà nước
cấp trên. Chính vì vậy, Văn phòng UBND tỉnh có vai trò rất quan trọng trong
việc tham mưu và giúp việc, bảo đảm hoạt động thông suốt của UBND.
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian qua đã có nhiều cố
gắng trong việc tham mưu, phục vụ cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong
công tác quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước từ
tỉnh đến cơ sở, trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh trên địa bàn tỉnh đạt nhiều kết quả quan
trọng. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian quan vẫn
còn những bất cập nhất định như: tên gọi các phòng chuyên môn chưa thống

nhất, cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, chức năng nhiệm vụ vẫn chưa rõ ràng, cụ thể.
Để góp phần thực hiện tốt chủ trương của Đảng về tiếp tục đổi mới tổ
chức, hoạt động của chính quyền địa phương, nâng cao chất lượng hoạt động
của Ủy ban nhân dân các cấp, cũng như thực hiện tốt Luật Tổ chức chính quyền
địa phương, thực hiện tốt việc cải cách hành chính nhà nước nhằm xây dựng
chính quyền địa phương kiến tạo và phát triển, việc đổi mới, kiện toàn tổ chức
và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh là việc làm cần thiết và liên tục nhằm
đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của từng giai đoạn phát triển.
Vì vậy, cần tiếp tục nghiên cứu làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận và
thực tiễn trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh, trên cơ sở
đó đề xuất những quan điểm, giải pháp tiếp tục hoàn thiện hơn về tổ chức và
hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh nói chung và Văn phòng UBND tỉnh
Kiên Giang nói riêng trong điều kiện đổi mới và hội nhập quốc tế ở nước ta hiện
nay có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn.
Xuất phát từ thực trạng trên, việc nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh một cách có hệ thống, làm rõ những thành
tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên
Giang, đề xuất các giải pháp tiếp tục đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn
7


phòng UBND tỉnh Kiên Giang, đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang là cần thiết và cấp
bách.
Với những lý do trên, tôi chọn chủ đề: “Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang” làm luận văn cao học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu của bất cứ cơ quan, tổ
chức, đơn vị nào, là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Đã có rất
nhiều đề tài nghiên cứu, giáo trình giảng dạy về công tác hành chính văn phòng

trong các cơ quan nhà nước, tổ chức và hoạt động của các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND ở Việt Nam như:
Công tác hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước‖, nhà xuất bản chính
trị quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2002 của tác giả Tạ Hữu Ánh; ―Hành chính văn
phòng trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005 của tác giả Lưu
Kiếm Thanh (chủ biên). Công trình của 02 tác giả này chủ yếu tập trung đưa ra
những khung lý thuyết cơ bản về vị trí, chức năng, vai trò trong công tác văn phòng
của một cơ quan, tổ chức cần phải có, chưa có phân tích cụ thể ở một văn phòng cơ
quan hành chính nhà nước đặc biệt là văn phòng UBND cấp tỉnh;

Hay ―Đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND ở Việt Nam hiện nay‖. Luận án tiến sĩ Luật, Trường Đại học luật Hà Nội,
năm 2013 của tác giả Tạ Quang Ngọc. Công trình của tác giả này đã phân tích
sâu về vị trí, vai trò của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, trong đó tác giả
có đề cập đến sự khác biệt bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh so với các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, khác biệt về vị trí, vai trò của Văn
phòng UBND cấp tỉnh so với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh;
tác giả chỉ phân tích khác biệt về vị trí, vai trò, chưa phân tích về hoạt động cụ
thể bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh.

8


Và còn nhiều công trình của các tác giả khác như: Lưu Kiếm Thanh
―Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Khoa
học và Kỹ thuật, năm 2005. Trần Thị Thanh Hiền ―Tổ chức và hoạt động của
cơ quan chuyên môn thuộc UBND ở nước ta hiện nay‖, luận văn thạc sĩ, Học
viện Khoa học xã hội, năm 2011….
Những công trình nghiên cứu kể trên chưa phân tích sâu về hoạt động của
Văn phòng UND cấp tỉnh, đặc biệt là không có công trình nào nghiên cứu về tổ

chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang. Tuy nhiên, những công
trình nêu trên đã cung cấp một lượng kiến thức, thông tin lớn về hoạt động của bộ
máy nhà nước. Vì vậy, luận văn này góp phần bù đắp khoảng trống nghiên cứu hiện
hành, làm rõ thêm về cơ sở lý luận, thực tiễn và thực trạng tổ chức và hoạt động, từ
đó cung cấp những ý kiến tư vấn về việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh.
Luận văn nghiên cứu thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND
tỉnh Kiên Giang. Tìm ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn
chế đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện về tổ chức và hoạt động Văn phòng
UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục đích nói trên, luận văn có nhiệm vụ:
- Hệ thống lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp
tỉnh.
- Phân tích thực trạng về tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND Kiên
Giang. Đưa ra nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân đối
với tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang;
9


- Đề xuất các giải pháp để khắc phục hạn chế, phát huy những ưu điểm,
các giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND
tỉnh Kiên Giang, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã
hội ở địa phương.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh

Kiên Giang.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào hoàn thiện về tổ chức và hoạt
động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong công tác tham mưu, giúp
việc cho lãnh đạo UBND tỉnh từ năm 2011 đến nay.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác-Lênin, tư
tưởng Hồ Chí Minh, khoa học quản lý hành chính nhà nước, quan điểm, chủ
trương của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước về tổ chức và hoạt của cơ quan
hành chính nhà nước.
- Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp phân tích, thống kê,
tổng hợp, so sánh để rút ra nhận xét và kết luận.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Hệ thống được cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
UBND cấp tỉnh; đồng thời trên cơ sở hệ thống lý luận này Văn phòng UBND
tỉnh Kiên Giang tham khảo có thể vận dụng để hoàn thiện hoạt động của Văn
phòng UBND tỉnh Kiên Giang.
- Đánh giá được thực trạng và đề ra các giải pháp để hoàn thiện tổ chức và
hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
7. Kết cấu của luận văn

10


Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung của luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND
cấp tỉnh.
Chương 2 : Thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên
Giang từ năm 2011 đến nay.
Chương 3 : Định hướng và những giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt

động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.

11


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
UBND CẤP TỈNH
1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Khái niệm "văn phòng" có thể hiểu gồm các nội dung sau đây:
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm
quyền chung hoặc cơ quan thẩm quyền riêng có quy mô lớn thì thành lập văn
phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc…
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong đó
diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những
công việc liên quan đến công tác văn thư.
Những cách hiểu trên về "văn phòng" phản ánh nhận thức của chúng ta về
chức năng, nhiệm vụ của "văn phòng" ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những
hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ nhất định.
Nhìn từ gốc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào
và đầu ra có tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là hoạt động trợ giúp lãnh đạo
tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường v.v… theo các phương án khác
nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ

chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin
phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.
Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành
thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai
12


thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ
quan, tổ chức tới những mục tiêu mong đợi.
Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời
đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,
tổ chức đó [16, tr.15-18].
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng
Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các
cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mô của cơ
quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ
cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với
sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối quan
hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với
các cơ quan bên ngoài, văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên
lạc và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn
vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi
hoạt động.
Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý
điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động
diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ
chức. Khác với các bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu

nhập, xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật
cho quá trình quản lý mà hoạt động văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt
động quản lý của tổ chức.
Với vị trí nêu trên văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng có vị trí đặc
biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phòng thì cơ
13


quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách
bình thường.
Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều
hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp
phục vụ lãnh đạo và quản lý; văn phòng là ―bộ nhớ‖, ‗tai mắt‖ của lãnh đạo cơ
quan và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác
do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau
để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp
cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác
hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ,
công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không
đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành
công việc khoa học.
- Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp
nhàng trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động
quản lý. Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời
cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác.
- Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động trong
cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những hoạt
động và chi phí không cần thiết.

- Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các
phương tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí
hợp lý và khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng
Hoạt động của văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và bên
trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến
hoạt động của văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội; đó chính là môi
trường hoạt động của văn phòng. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau,
14


đan xen tác động lẫn nhau, thậm chí có thể chuyển hóa cho nhau như chính trị,
kinh tế, xã hội… việc nghiên cứu môi trường hoạt động của văn phòng nhằm
tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến yếu tố môi trường để khai thác
những ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh những hưởng xấu của môi trường đến hoạt
động của văn phòng. Quan trọng và trực tiếp là sự tác động của các yếu tố bên
trong quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Yếu tố bên trong cũng đa
dạng phong phú cần quan tâm toàn diện.
- Xét về yếu tố khách quan (yếu tố bên ngoài), trong mối quan hệ thực hiện
nhiệm vụ, văn phòng còn bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành
của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình; với cơ quan hành chính
cấp trên; các quy định của pháp luật và các hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của
cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan. Mối quan hệ
ngang cấp, giao tiếp giữa văn phòng với các sở ngành, huyện, thị khác.

- Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong), nhìn chung, công tác văn
phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cơ bản có các yếu tố sau
đây:
+ Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, công sở. Cơ quan
càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc của văn phòng càng phức tạp.

Nhiều khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan không
có nhiều đơn vị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không
rõ ràng. Thực tế cho thấy, trong hệ thống bộ máy Nhà nước hiện nay, việc xác
định chức năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho công tác văn
phòng càng trở nên phức tạp.
+ Thứ hai, mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên
quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con người
ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng
thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu cán bộ trong cơ quan
hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ thực hiện thuận lợi;

15


ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chuyên môn không nắm vững hoặc
có thái độ không đúng mực với công việc, thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn.
+ Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những qui định về
lề lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng, những quy định ấy
góp phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người với
con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng, từng con
người làm việc riêng lẻ không có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt
được mục tiêu hoạt động của cơ quan, văn phòng không phát huy được vai trò,
chức năng của mình.
+ Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng của
công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở. Thiết bị
văn phòng không chỉ hợp lý, tiện lợi mà còn cần đảm bảo tính thẫm mỹ. Hiện nay,
các thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng đã và đang được nâng cấp, trang bị
mới, nhưng nhìn chung vẫn còn thiếu thốn, phương tiện làm việc còn chưa đảm
bảo. Việc tin học hóa nền hành chính nói chung, việc sử dụng hiệu quả trang thiết
bị tin học nói riêng hiện nay đang được triển khai mạnh mẽ, do đó đòi

hỏi năng lực, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, công
chức vào hoạt động văn phòng càng phải được nâng cao hơn nữa.
1.2. Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
1.2.1. Cơ sở pháp lý
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); Nghị định ghi rõ ―Văn phòng UBND tham
mưu giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và
công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp
tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử
chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo và phục
vụ các hoạt động của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND cấp tỉnh, các Phó Chủ
tịch UBND cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo
16


thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng
[3]. Trên cơ sở đó, Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23 tháng 10 năm 2015 của Văn phòng Chính
phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [36].
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, tại
Khoản 2, Điều 41, quy định về cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh; Khoản 2,
Điều 127 quy định Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, giúp việc,
phục vụ hoạt động của UBND cấp tỉnh [15].
Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch
UBND tỉnh Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang [5]
Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ

sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục
hành chính; trong đó bổ sung chức năng kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức
triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã [5].
Quyết định số 1940/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2017 của UBND tỉnh
Kiên Giang về việc tổ chức lại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn
phòng UBND tỉnh Kiên Giang, trong đó bổ sung chức năng kiểm soát thủ tục
hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông
trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp xã [26].
Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng cho thấy Văn phòng UBND cấp
tỉnh là cơ quan có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cấp tỉnh. Là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho
UBND; hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh gắn liền và tác động
rất mạnh đến hiệu quả tổ chức, điều hành hoạt động của UBND cấp tỉnh.
17


Do tầm quan trọng như trên, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức và các mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND cấp tỉnh từ lâu đã được
pháp luật nước ta quy định cụ thể và liên tục được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp
yêu cầu, nhiệm vụ của từng giai đoạn.
1.2.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan quan trọng trong cấu thành bộ máy
hành chính nhà nước cấp tỉnh - UBND cấp tỉnh, có trách nhiệm thu thập, xử lý,
phân tích và tổng hợp thông tin, xây dựng chương trình, kế hoạch phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo UBND cấp tỉnh, đồng thời đảm bảo các điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp tỉnh.
Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, bộ máy giúp việc của
UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ

đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo hướng
dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định,
trải qua nhiều thời kỳ, trong bất cứ hoàn cảnh lịch sử nào, quy mô tổ chức như
thế nào thì chức năng chủ yếu của Văn phòng UBND cấp tỉnh vẫn là tham mưu,
tổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần. Các cơ quan, tổ chức nói chung, UBND
cấp tỉnh nói riêng muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì một
trong những việc quan trọng đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho
UBND tỉnh xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch công
tác của UBND tỉnh; có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các cơ sở dữ liệu
thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho các hoạt động giám sát, chỉ đạo, điều
hành và tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng nhân dân và
UBND cấp tỉnh.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có những điểm khác biệt so với cơ quan ngang
sở khác cũng như các sở trong tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
18


tỉnh đó là Văn phòng UBND không chỉ có vị trí như một cơ quan chuyên môn
mà nó còn là bộ máy giúp việc của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, trong việc
thực hiện chức năng của mình Văn phòng UBND tham mưu, giúp Chủ tịch
UBND và các Phó Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác
thuộc phạm vi quản lý của UBND cấp tỉnh. Với quy định đó, thể hiện những
khác biệt về cơ cấu, tổ chức bên trong của Văn phòng UBND tỉnh cũng như khi
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, sự phối hợp giữa Văn phòng UBND
cấp tỉnh với các cơ quan chuyên môn khác, các tổ chức chính trị - xã hội ở trong
phạm vi địa bàn quản lý của UBND cấp tỉnh hiện nay [13, tr79, 80].
Văn phòng UBND cấp tỉnh có mối liên hệ hữu cơ, chặt chẽ và là cầu nối
giữa Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND tỉnh với các cơ quan chuyên môn, Ủy

ban mặt trận Tổ quốc, các hội, đoàn thể tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, UBND
cấp huyện. Nếu sự phối hợp với các cơ quan chặt chẽ sẽ tạo điều kiện thuận lợi
giúp cho UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính
trị và các chỉ tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương.
Do vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng, nên trong các hoạt động của
mình các cơ quan, đơn vị cần phải thường xuyên quan tâm củng cố bộ máy tổ
chức, tạo điều kiện phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng,
từ đó sẽ thúc đẩy và nâng cao chất lượng hoạt động của các sở, ban ngành tỉnh.
1.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
1.3.1. Chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Việc xác định chức năng của văn phòng tùy thuộc vào quy mô, tổ chức của
mỗi cơ quan, đơn vị; tuy nhiên qua nghiên cứu và thực tiễn thì Văn phòng UBND
cấp tỉnh có hai chức năng chính là: tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Hai
chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định
sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.

- Chức năng tham mƣu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng được coi là chức năng cơ
bản nhất của Văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Nội
19


dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng;
còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ
liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có được những quyết định
đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các
cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp
những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi văn phòng. Hoạt
động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa

mang tính chuyên sâu. Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ
những thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những thông tin trái chiều trên mọi lĩnh
vực của nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần
có tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục
đích chung nhất là trợ giúp cho thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học
để lựa chọn quyết định tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan;
nó có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của
tham mưu; sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông
tin không có, hoặc thông tin không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính
xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần
tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo
sẽ được nhanh chóng hơn, đầy đủ, chính xác hơn.
- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất,
phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính ... Các phương tiện ấy phải được quản
lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho
mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng
hậu cần và được văn phòng được thể hiện thông qua việc:
+ Quản lý tài chính, tài sản công, những công việc hậu cần và phục vụ
khác.

20


+ Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; tiếp nhận, phân loại, chuyển giao
văn bản đi, đến; kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, đóng dấu và phát
hành; thực hiện quản lý, sử dụng dấu theo đúng quy định.
+ Chuẩn bị điều kiện phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị, tiếp khách;
bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của lãnh đạo UBND tỉnh và các sở,
ngành tỉnh; quản lý, sử dụng xe ô tô, theo dõi sửa chữa điện, nước, điện thoại …

nhằm phục vụ tốt các mặt hoạt động của UBND tỉnh. Đảm bảo công tác phòng
cháy chữa cháy; thực hiện xây dựng công sở văn minh sạch đẹp và bảo đảm an

ninh, trật tự trong khu vực cơ quan.
+ Bảo đảm kinh phí hoạt động kịp thời, quản lý sử dụng tài sản cơ quan
theo đúng chế độ, nguyên tắc nhà nước và các biện pháp thực hiện tiết kiệm,
chống lãng phí trong cơ quan.
- Trên cơ sở chức năng cơ bản của Văn phòng UBND tỉnh, thì cơ cấu tổ
chức và chế độ làm việc của văn phòng cũng được thiết kế cho phù hợp nhằm
đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ của văn phòng đạt hiệu quả cao nhất. Theo
đó, Văn phòng UBND tỉnh làm việc theo chế độ Thủ trưởng gồm Chánh văn
phòng, các Phó chánh văn phòng và các phòng chuyên môn.
+ Chánh Văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của văn
phòng theo chức năng, nhiệm vụ được quy định; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch

+ Phó Chánh văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng trên
một số lĩnh vực công tác do Chánh văn phòng phân công.
+ Giúp việc cho Chánh, Phó Chánh văn phòng là các phòng, ban chuyên
môn, chuyên môn gồm: các phòng nghiên cứu; các phòng hành chính-tổ chức,
quản trị-tài vụ; ban tiếp công dân, trung tâm tin học-công báo.
Văn phòng UBND cấp tỉnh làm việc theo các chế độ sau:
+ Làm việc theo chế độ trực tiếp (chế độ chuyên viên): cán bộ, công chức
làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh về công tác chuyên

21


môn, sau đó báo cáo kết quả với lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn phòng, Phó
Chánh văn phòng) biết để chỉ đạo, điều phối công việc.
+ Làm việc theo chế độ thủ trưởng: cán bộ, công chức chịu sự lãnh đạo

trực tiếp của Chánh văn phòng, các Phó chánh văn phòng, mọi vấn đề báo cáo
lên cấp trên phải thông qua các cấp báo cáo trực tiếp.
+ Làm việc theo chế độ hỗn hợp:
Đối với cán bộ, công chức phòng nghiên cứu tổng hợp được làm việc trực
tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh nhưng sau đó phải báo cáo lãnh
đạo Văn phòng để chỉ đạo theo trình tự, thủ tục hành chính và chịu sự quản lý
của Chánh văn phòng về nhân sự, tổ chức.
Đối với cán bộ, công chức thuộc các phòng khác làm việc theo chế độ thủ
trưởng; tất cả các công việc do Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng trực
tiếp chỉ đạo và các hoạt động đều phải thông qua Chánh văn phòng, Phó Chánh
văn phòng để báo cáo lên Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
1.3.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Với chức năng của mình, văn phòng chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt
động hành chính sự vụ trong cơ quan; tùy tình hình của cơ quan vào từng thời
điểm nhất định mà Văn phòng sẽ thực hiện ít hoặc nhiều nhiệm vụ. Nhưng cơ
bản Văn phòng UBND cấp tỉnh có các nhiệm vụ chính như sau:
- Tham mƣu cho UBND tỉnh xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch
công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc
triển khai, tổ chức thực hiện văn bản đó
Xây dựng dựng các chương trình, kế hoạch công tác là nhiệm chủ yếu và
quan trọng hàng đầu của Văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Việc xây dựng kế hoạch, chương trình
làm việc nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được liên tục, thống nhất,
đúng mục đích và yêu cầu đặt ra cho từng công việc cụ thể; trên cơ sở các kế
hoạch, chương trình công tác, thủ trưởng cơ quan, đơn vị triển khai tổ chức, chỉ
đạo, điều hành từng nhóm công việc cụ thể.
22


Để cho việc triển khai chỉ đạo, điều hành thực hiện có hiệu quả thì văn

phòng phải là cơ quan trực tiếp theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện của các
đơn vị, phòng, ban chuyên môn; kịp thời phản ánh, báo cáo cho Thủ trưởng đơn
vị về tiến độ thực hiện, những khó khăn, vướng mắc. Chương trình, kế hoạch
công tác của cơ quan, tổ chức là sự định hình những nhiệm vụ cụ thể, dự báo
mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện nó.
Chương trình, kế hoạch công tác phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ,
biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc do cấp mình xử lý, các việc phải xử
lý liên ngành hoặc phải trình cấp trên giải quyết. Thực hiện đúng nguyên tắc giải
quyết công việc theo thẩm quyền, nhanh chóng, coi trọng công tác phối hợp liên
ngành, không đùn đẩy trách nhiệm, công việc cho cơ quan, đơn vị khác hoặc cho
cấp trên.
Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng văn bản cụ thể, xác
định rõ những công việc, chỉ tiêu phải giải quyết trong một khoảng thời gian cụ
thể; thông thường Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có các loại chương trình, kế hoạch
ngắn hạn, dài hạn. Chương trình, kế hoach ngắn hạn như: Kế hoạch thực hiện
nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, chương trình, kế hoạch hàng tháng, quý,
năm; chương trình, kế hoạch dài hạn trong một giai đoạn, nhiệm kỳ cụ thể.
Văn bản là một phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin hữu hiệu và
chính xác, là một phương tiện để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý.
Một văn bản quản lý có chất lượng và đạt hiệu quả là văn bản sau khi được xây
dựng trên cơ sở mang đầy đủ các đặc tính, như: tính mục đích, tính khoa học,
tính đại chúng và tính khả thi cao.
Vì vậy để cho văn bản đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý về nội dung cũng
như thể thức, hình thức thì văn phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính
trong việc tham mưu, giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị soạn thảo và ban hành
các loại văn bản mang tính chỉ đạo chung của cơ quan, đơn vị.
- Công tác thu thập, quản lý và sử dụng thông tin

23

Thông tin được hiểu là sự phản ánh của đối tượng có quan hệ đến chủ thể
phản ánh, thông tin càng nhiều thì giúp cho sự hiểu biết càng tăng. Khi tiếp nhận
thông tin, con người phải xử lý và sàng lọc thông tin, những thông tin nào có giá
trị, có lợi cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thì đưa vào quản lý, khai thác, sử
dụng một cách có hiệu quả nhất; đối với những thông tin không có giá trị hoặc
giá trị không cao, không có lợi cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thì loại bỏ
hoặc đưa vào quản lý nhưng chỉ dừng ở mức độ tham khảo.
Thông tin có vai trò hết sức quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo sự
thống nhất hoạt động của cơ quan, tổ chức; thông tin trong hoạt động quản lý
hành chính nhà nước có từ nhiều nguồn khác nhau (thông tin bên ngoài, thông
tin bên trong), qua quá trình xử lý thông tin, cơ quan hành chính nhà nước đưa ra
các quyết định quản lý cụ thể đối với từng lĩnh vực cụ thể.
Thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước là một tập hợp
nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý
và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay
đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo
các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian
đối với các đối tượng quản lý.
Thông tin có nhiều loại: thông tin đầu vào và thông tin đầu ra. Việc thu
thập thông tin được tiến hành trên cơ sở hệ thống chặt chẽ; để đảm bảo tính hệ
thống và đầy đủ của thông tin, cần tuân thủ những nguyên tắc cập nhật thông tin
chặt chẽ. Thông tin sau khi thu thập xong cần được phân tích, tổng hợp số liệu,
kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý … Qua đó xác định đúng nội dung, bản chất
của thông tin để đưa ra những quyết định có tính chính xác và khả thi cao, từ đó
sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Để làm tốt chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, Văn phòng phải tăng
cường công tác thu thập, xử lý và quản lý thông tin kỷ càng và chặt chẽ từ đó sẽ
cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác và tham mưu tốt cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị trong hoạt động quản lý. Hầu hết trong hoạt động quản lý của cơ

24


quan, tổ chức việc thu thập, xử lý, quản lý thông tin đều phải qua cơ quan văn
phòng thu nhận, chuyển phát đến các bộ phận liên quan và phục vụ cho hoạt
động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Hiện nay, với việc bùng
nổ thông tin và đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính, thì việc thu
thập thông tin càng phải được quan tâm chỉ đạo hết sức chặt chẽ, muốn thu thập
thông tin đầy đủ và khoa học thì văn phòng phải thực hiện tốt việc hiện đại hóa
công tác văn phòng, sử dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng ISO vào quá trình thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin nhằm
đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao hiện nay.
- Tổ chức và phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị
Họp và hội nghị cũng là một trong những hình thức và nguồn thông tin quan
trọng phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; mục
đích của các cuộc họp, hội nghị nhằm trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, phổ
biến thông tin và thu thập thông tin. Thông qua các cuộc họp, hội nghị để lãnh đạo
cơ quan, đơn vị kiểm tra tiến độ, kết quả thực hiện các chương trình, kế hoạch đã
đề ra, đánh giá rút kinh nghiệm những mặt đã đề ra, bổ sung những nội dung, công
việc, biện pháp thực hiện trong thời gian tới; đồng thời qua đây để lãnh đạo cơ
quan, đơn vị ra các quyết định chính xác, nhanh chóng, kịp thời và cũng nhằm để
tạo sự đồng thuận, nhất trí cao đối với các chương trình, kế hoạch có sự triển khai
đồng bộ giữa các bộ quận, cơ quan khác nhau có liên quan.

―Họp là một hình thức hành chính của hoạt động quản lý nhà nước, một
cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc
giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy
định của pháp luật‖[20].
Ở bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng đều phải tổ chức các cuộc họp, hội nghị

tùy theo tính chất, quá trình hoạt động của từng đơn vị mà số cuộc họp, hội nghị
nhiều hay ít và hình thức tổ chức khác nhau. Riêng trong các cơ quan hành chính
Nhà nước việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị rất nhiều (họp thường kỳ, đột xuất,
25