XÂY DỰNG hệ THỐNG THÔNG TIN về QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO điện MÁY XANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI


BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LY
ĐỀ TÀI
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LY BÁN HÀNG
CHO ĐIỆN MÁY XANH

Giảng viên:
Nhóm thực hiện:
Lớp HP:

TRẦN THỊ NHUNG
5
2051eCIT0311

Hà Nội 2020


BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN
STT
41
42
43
44
45
46
47
48
49

50

Tên thành viên
Nguyễn Lan Ngọc
Phạm Thúy Ngọc
Nguyễn Thị Nguyệt
Lưu Thị Nhung
Phạm Thị Tuyết Nhung
Tạ Trung Ninh (NT)
Nguyễn Duy Phú
Phạm Hà Bảo Phúc
Ngô Thu Phương
Nguyễn Thị Phương

Thành viên

Đánh giá của

Kí xác

tự đánh giá

nhóm trưởng

nhận


MỤC LỤC
CHƯƠNG I: Tổng quan về hệ thống thông tin quản ly........................................1
2. Hệ thống thông tin quản ly bán hàng.............................................................3

CHƯƠNG II: Mô tả hệ thống về quản ly bán hàng của Điện Máy Xanh.............6
1. Giới thiệu về Điện Máy Xanh.......................................................................6
CHƯƠNG III: Phân tích các sơ đồ........................................................................8
1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng..........................................................8
2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.........................................10
4. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh....................................11


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LY
1. Hệ thống thông tin quản ly
1.1 Khái niệm
Hệ thống thông tin quản ly là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác
quản ly của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập,
phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác
cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này
thường được xem là một phân ngành của khoa học quản ly và quản trị kinh
doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử ly dữ liệu thành thông tin và quản ly thông
tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành
trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ
chức.
1.2

Các loại thông tin quản ly

Thông tin quản ly là những dữ liệu được xử ly và sẵn sàng phục vụ công
tác quản ly của tổ chức. Có ba loại thông tin quản ly trong một tổ chức, đó là
thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ
chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản ly cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại

thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử ly ra loại thông
tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp
trong những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản ly phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này
trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định
dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành
tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp

1


của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử ly các dữ
liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên
1.3

Cấu trúc hệ thống thông tin quản ly

Một hệ thống thông tin quản ly được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống
con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu
và hệ thống hỗ trợ quyết định.
- Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời,

nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng
máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
- Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản ly những thông tin hàng

ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
- Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến

một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin
tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình,
lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô
hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản ly ban hành các quyết định đúng đắn
hơn.
1.4

Vai trò hệ thống thông tin quản ly

• Gia

tăng hiệu suất của doanh nghiệp

Công nghệ hiện đại có thể tăng đáng kể hiệu suất và năng suất của công ty
bạn. Hệ thống thông tin cũng không ngoại lệ. Các tổ chức trên toàn thế giới dựa
vào họ để nghiên cứu và phát triển các cách mới để tạo doanh thu, thu hút khách
hàng và hợp ly hóa các nhiệm vụ tốn thời gian.
• Tiết

kiệm thời gian và chi phí

Với một hệ thống thông tin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền
bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn. Các bộ phận nội bộ của một
công ty, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng, có thể giao tiếp tốt hơn và chia sẻ
thông tin dễ dàng hơn.
2

• Giảm

mắc lỗi

Vì công nghệ này được tự động hóa và sử dụng các thuật toán phức tạp, nó
làm giảm lỗi của con người. Hơn nữa, nhân viên có thể tập trung vào các khía
cạnh cốt lõi của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu,
điền vào giấy tờ và phân tích thủ công.
• Thu

thập thông tin nhanh chóng

Nhờ hệ thống thông tin hiện đại, các thành viên trong nhóm có thể truy cập
lượng dữ liệu khổng lồ từ một nền tảng.
2. Hệ thống thông tin quản ly bán hàng
2.1 Tầm quan trọng và y nghĩa của hệ thống thông tin quản ly bán hàng
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã
có những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của nền cơ chế thị
trường, các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện
pháp để tìm kiếm, xây dựng, quản ly nguồn thông tin cho chính mình. Để tìm
kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm
khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh
nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp
đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra. Khi các hoạt động tác
nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ... được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu
quả quản ly hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ dàng hơn. Ứng
dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các
nước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng
đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng, phần mềm cho doanh

nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản ly hoạt động sản xuất - kinh doanh. Việc
phát triển ứng dụng CNTT vào quản ly hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt
Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây
đang ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản ly các hoạt động sản
xuất kinh doanh của chính mình.
3


Trong các HTTT quản ly của doanh nghiệp thì HTTT quản ly bán hàng có
tầm quan trọng và y nghĩa to lớn. Hệ thống quản ly đầu vào, đầu ra hàng hóa,
dịch vụ của doanh nghiệp. Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh
doanh, lợi nhuận của doanh nghiệp. Đồng thời, Hệ thống quản ly bán hàng cũng
cho biết tình hình tồn kho hàng hóa của doanh nghiệp, từ đó có hướng giải quyết
và phương án sản xuất hàng hóa phù hợp. Hệ thống tổng hợp cho doanh nghiệp
lượng thông tin khách hàng cần thiết, đây là thông tin mang tính chất sống còn
đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Vai trò của hệ thống quản ly bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường
công tác quản ly trong hoạt động bán hàng: quản ly nhập hàng, quản ly kho
hàng, quản ly bán hàng. Quản ly bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết
kiệm thời gian, chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán
nhanh và chính xác. Cơ sở dữ liệu cho phép người quản ly có được thông tin tức
thời nhanh chóng về hàng hoá,số lượng bán số, lượng tồn kho,.... Bên cạnh đó,
các thông tin về khách hàng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc
khách hàng được tốt hơn.
2.2 . Phân tích hệ thống thông tin về quản ly bán hàng
Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử ly
thông tin của các chức năng cần phát triển trong hệ thống thông tin quản ly.
Phân tích thông tin gồm các công việc như:
- Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin, là xác định các chức năng, dữ
liệu nghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ

thống hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới.
- Phân tích hệ thống về chức năng nhằm xác định vấn đề tổng quát xem hệ
thống đó làmgì, xác định các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác
định mỗi ràng buộc của mỗi chức năng trong hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động
của các chức năng.
- Phân tích hệ thống về dữ liệu nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm.
Mô hình này mô tả súc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dứ

4


liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng. Đây
là cơ sở của việc thiết lập cơ sở dữ liệu hệ thống.
Qua phân tích hệ thống, người phân tích tìm ra được các giải pháp cho thiết
kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn được giải pháp tốt
nhất, đáp ứng các yêu cầu về chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép.
Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức
năng, về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử
dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về
hệ thống. Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và
phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực. Thiết kế vật
ly là quá trình chuyển hóa mô hình logic trừ tượng thành các bản thiết kế
hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào các
thao tác và thiết bị vật ly cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử ly và
đưa ra các thông tin cần thiết cho tổ chức.
Thiết kế hệ thống bao gồm:
- Thiết kế kiến trúc hệ thống.
- Thiết kế các modun chương tình.
- Thiết kế giao diện chương trình.
- Thiết kế các báo cáo.

- Lập tài liệu thiết kế hệ thống.

5


CHƯƠNG II: MÔ TẢ HỆ THỐNG VỀ QUẢN LY BÁN HÀNG CỦA ĐIỆN
MÁY XANH.
1. Giới thiệu về Điện Máy Xanh.
Siêu thị Điện máy XANH khai trương siêu thị đầu tiên tại 561 Xô Viết
Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM tháng 12/2010. Đến nay, hệ
thống siêu thị Điện máy XANH đã mở rộng ra với 1161 siêu thị toạ lạc tại 63
tỉnh thành lớn cùng hơn 10.000 nhân viên.
Siêu thị Điện máy XANH đã đăng ky hoạt động thương mại điện tử với Bộ
Công Thương (xem giấy phép kinh doanh thương mại điện tử với bộ công
thương) tháng 11/2011. Chúng tôi cam kết 100% sản phẩm trên Điện máy
XANH là hàng chính hãng.
Hàng hoá tại Siêu thị Điện máy XANH vô cùng đa dạng, từ các nhóm hàng
lớn như Tivi, Tủ Lạnh, Máy Giặt, Máy Lạnh… đến các nhóm hàng Gia dụng
như: Nồi Cơm Điện, Bếp Ga, Bếp Điện Từ… Điện máy XANH cũng kinh
doanh các mặt hàng như: Điện Thoại, Máy Tính Bảng, Laptop, Phụ Kiện…
2. Đặc tả quy trình bán hàng của Điện Máy Xanh.
Doanh nghiệp Điện Máy Xanh gửi yêu cầu mua hàng tới nhà cung cấp. Sau
khi nhà cung cấp chấp nhận yếu cầu mua hàng và gửi bảng báo giá cho doanh
nghiệp, hai bên cùng thỏa thuận và thống nhất về giá cả cho phù hợp. Doanh
nghiệp sẽ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp với yêu cầu về số lượng, chất
lượng, mẫu mã sản phẩm (trong đơn đặt hàng có tên và địa chỉ người bán, tên
sản phẩm, mã sản phẩm, đơn giá, số lượng, thành tiền…). Khi hàng về nhập
kho, thủ kho kiểm tra số lượng hàng hóa và lập phiếu nhập kho. Sau đó thực
hiện việc thanh toán với nhà cung cấp.
Thủ kho nhận được phiếu đề nghị xuất kho hàng hóa từ nhân viên bán

hàng. Sau khi xem xét, thấy phiếu đề nghị là hợp lí, nhân viên bán hàng sẽ
chuyển hàng từ kho và chuyển hàng ra quầy bán hàng. Việc xuất hàng hóa từ
kho được thủ kho thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho.

6


Khi khách hàng lựa chọn được sản phẩm cần mua, họ sẽ mang ra quầy
thanh toán. Nhân viên thu ngân sẽ nhập mã hàng hóa in trên mặt hàng và số
lượng hàng vào máy. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
ngân hàng. Nhân viên thu ngân ghi nhận tên mặt hàng, số lượng bán, đơn giá
bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế GTGT và in hóa đơn thanh toán
cho khách hàng.
Sau khi thanh toán, hệ thống doanh nghiệp sẽ tự động lưu thông tin cá nhân
của khách hàng . Nếu khách hàng có thắc mắc nào về quá trình sử dụng sản
phẩm có thể liên hệ trực tiếp tới siêu thị để được giải đáp. Khi có chương trình
khuyến mại, tri ân khách hàng hệ thống sẽ tự động gửi thông tin tới khách hành
một cách nhanh chóng.
Nếu khách hàng mua trả góp, cửa hàng lưu thông tin và nhận tiền trả góp từ
người mua bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Cuối kỳ, nhân viên tổng hợp các mặt hàng đã bán trong kỳ, lập báo cáo
doanh thu và báo cáo nhập xuất, tồn kho trong kỳ cho ban giám đốc.

7


CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH CÁC SƠ ĐỒ.
1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
Giai đoạn 1: Sử dụng phương pháp top-down để tìm kiếm những chức năng
chi tiết:

8


Giai đoạn 2 – Sử dụng phương pháp bottom – up để gom nhóm các chức
năng chi tiết thành các chức năng ở mức cao hơn
Cập nhật yêu cầu của bộ phận kho hàng và ban giám
QUẢN LY

đốc
Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp
MUA HÀNG
Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
Lập phiếu nhập kho
Nhập kho
Nhận đơn đặt hàng từ khách
Lập hóa đơn bán hàng
Lập phiếu xuất hàng từ kho
QUẢN LY Thanh toán với khách hàng
BÁN HÀNG Cập nhật thông tin khách hàng trả góp
Theo dõi công nợ
QUẢN
CHĂM SÓC Lưu thông tin khách hàng
LY
Làm thẻ thành viên cho khách hàng
KHÁCH
Thông báo chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng
BÁN
HÀNG
HÀNG

Tổng hợp mặt hàng đã bán
Lập báo cáo doanh thu
BÁO CÁO
Báo cáo xuất, nhập, tồn kho
Tổng kết

9


2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Chức năng tổng quản của hệ thống là Quản ly hàng hóa. Với hệ thống này,
có bốn tác nhân ngoài có khả năng tác động đến hệ thống về mặt dữ liệu là:
•Nhà cung cấp
•Khách hàng
•Kho
•Kế toán
Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngoài, ta có
biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) như hình dưới:

3. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
- Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được
giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra.
- Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình
chính bên trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1.

10


- Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức
năng mức đỉnh.

4. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
•Thực hiện phân rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh.
•Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp
chức năng để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ
liệu.

•Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết.
•Khi phân rã các tiến trình phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở

tiến trình mức cao phải có mặt trong các tiến trình mức thấp hơn và ngược lại.

11


a) Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng nhập hàng

b) Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng chăm sóc khách hàng

12


13


c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng mua hàng

d) Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo

Hết