PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Khái niệm về hệ thống
- Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện
một mục tiêu xác định
Trong đó:
- Phần tử bao gồm các phương tiện vật chất và nhân lực, mỗi phần
tử đều có thuộc tính (đặc trưng)
- Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, các mối quan hệ quyết
định sự tồn tại và phát triển của hệ. Mỗi khi thêm bớt phần tử sẽ
làm biến đổi các mối quan hệ
- Hệ thống có tính kiểm soát (cân bằng và tự điều chỉnh) điều đó
đảm bảo tính thống nhất và để theo đuổi mục tiêu của mình
- Hệ thống luôn có mục tiêu, tổng thể phải hướng về một mục tiêu
chung cho tất cả các phần tử.
- Hệ thống có giới hạn xác định những phần tử trong và ngoài hệ
thống, tính giới hạn mang tính chất mở
- Hệ thống luôn nằm trong một môi trường, trong đó có một số
phần tử của hệ thống tương tác với môi trường bên ngoài.
- Quản lí (theo J.W.Forsester) như một quá trình biến đổi thông tin đưa
đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định...
Hay (theo F.Kast và J.Rosenweig) quản lí bao gồm việc điều hòa các
nguồn tài nguyên nhân lực và vật chất để đạt tới mục đích. Vậy quản lí có
4 yếu tố cơ bản: Hướng tới mục tiêu, Thông qua con người, Sử dụng các
kĩ thuật, Bên trong một tổ chức.
- Thông tin trong quản lí là thông tin được nhà quản lí cần hoặc muốn
sử dụng để thực hiện tốt chức năng của họ
Nguồn Đích
Xử lý vàlưu trữThu thập
Kho dữ liệu
Phân phát

2. Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, lưu trữ, xử lí và
phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin
học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ
các nguồn (Sources) và được xử lý (Outputs) và được chuyển đến đích
(Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Mô hình hệ thống thông tin
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận
đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lí, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
3. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý (MIS)
MIS là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối
ưu cho việc thu thập, truyền và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp
có các nhóm thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu thống nhất.
Đặc trưng của MIS:
- Hỗ trợ cho chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ
- Dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức
năng.
- Cung cấp cho các nhà quản lý chiến lược, sách lược và tác
nghiệp khả năng thu thập các thông tin theo thời gian (phần lớn
thông tin có cấu trúc).
- Linh hoạt có thể thích ứng với những thay đổi về nhu cầu thông
tin của tổ chức.
- Có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng.
II. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
Trong việc phát triển một hệ thống thông tin người ta lại coi phương pháp
phát triển hệ thống thông tin và coi đó là một trong những công đoạn quan trọng
đặc biệt do nhu cầu hoàn thiện và bổ xung chỉ được thực hiện với một hệ thống
thông tin được thiết kế đầy đủ.

Hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi
trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần có một
cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp
Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp trong các hoạt động
của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời
gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển
một hệ thống thông tin, nhưng nếu không có một phương pháp cụ thể thì ta có
nguy cơ không đạt được những mục tiêu đã định trước.
Vậy phương pháp: như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép
tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lí hơn.
Phương pháp phải dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp
hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
- Sử dụng các mô hình
- Chuyển từ cái chung sang cái riêng
- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phân tích từ
mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Sử dụng các mô hình của hệ thống thông tin cùng mô tả một đối tượng
nhưng được nhìn từ nhiều góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển một hệ
thống cần được phân định rõ ràng ba bước
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa.
Trên thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết
phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên
tắc này là điều hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để
phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống bằng
các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sé khó khăn hơn nhiều
Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phân tích từ
mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế làm cho nhiệm vụ phát triển hệ
thống cũng đơn giản hơn, việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống
thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu là những người

sử dụng, các tài liệu khái quát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô
hình vật lý ngoài của hệ thống.
Ta thử tưởng tượng nếu không có phương pháp phát triển hệ thống thông
tin hay một phần mềm được sản xuất ra không theo một phương pháp thiết kế
nào thì sản phẩm của nó sẽ ra sao? Người phát triển hệ thống sẽ rất dễ rơi vào
tình trạng không xác dịnh, mất phương hướng, họ sẽ không hiểu họ đang làm gì
và cái họ làm ra được sử dụng như thế nào. Nếu không có phương pháp thì chỉ
cần một thay đổi nhỏ cũng có thể làm đảo lộn cơ chế hoạt động của toàn bộ
phần mềm, vì thế khi muốn bổ xung thêm 1 chức năng công việc đầu tiên là
phải xem xét lại toàn bộ thiết kế.
Tùy theo từng người, từng đối tượng mà có các sự lựa chọn phương pháp
khác nhau. Có thể chia làm 3 phương pháp phát triển hệ thống thông tin sau:
1. Phương pháp 1: Đi từ chi tiết đến tổng hợp
Đây là phương pháp sẽ đi từ những vấn đề nhỏ, vấn đề cụ thể, chi tiết.
Sau đó tập hợp chúng, phân tích đánh giá trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự
về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán. Người ta gộp
chúng lại thành từng nhóm có cùng chức năng. Cuối cùng ta có thể thêm những
chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn, tổng quát hơn cho đến khi đạt
được vấn đề cần đưa ra theo yêu cầu của hệ thống
Áp dụng phương pháp này hệ thống sẽ đảm bảo không trùng lặp thông
tin, loại bỏ được phần lớn các thông tin trùng lặp và không cần thiết mà lại đem
lại một hệ thống hoạt động tốt .
2. Phương pháp 2: Đi từ tổng hợp đến cụ thể
Phương pháp này đi ngược lại với phương pháp trên, nó xuất phát từ yêu
cầu thực tiễn của hệ thống ta từng bước chia nhỏ đi tìm cái cụ thể chi tiết hơn.
Ta sẽ bắt đầu từ những vấn đề tổng quát nhất, yêu cầu bao gồm toàn bộ hệ
thống chia nhỏ thành các module chính đến các module nhỏ hơn cho đến khi
giải quyết được các module nhỏ đó thì dừng lại
Với phương pháp này hệ thống sẽ họat động ngay cả khi chưa thật hoàn
thiện, tức là nó có thể hoạt động theo từng phần, từng bộ phận.

Nhưng phương pháp nào cũng có ưu và nhược, với phương pháp này thì
dễ gây ra lãng phí trong việc trùng lặp thông tin trong hệ thống hay có những
thao tác không cần thiết
3. Phương pháp 3: Tổng hợp hai phương pháp
Như ta đã biết cả hai phương pháp trên đều thể hiện ưu và nhược điểm,
việc kết hợp cả hai phương pháp trên để phát triển một hệ thống thông tin
dường như sẽ đem lại một hiệu qủa cao hơn.
Phương pháp này là tiến hành song song hai phương pháp cùng một lúc
đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ với nhau, các thông tin cần nhất quán. Đây là
phương pháp nhằm giảm thiểu tối đa các nhược điểm của hai phương pháp trên,
chúng bổ xung cho nhau nhằm đem lại hiệu quả tốt hơn. Song tùy từng doanh
nghiệp, tùy từng phong cách phát triển hệ thống thông tin mà người ta chọn
phương pháp nào cho phù hợp nhất. Chứ đây cũng không phải là phương pháp
tối ưu nhất.
Dù thực hiện bất cứ phương pháp nào xong muốn phát triển một hệ thống
thông tin tốt nhất định không được bỏ qua 3 nguyên tắc đã nêu ở trên, mà còn
phải tuân thủ chặt chẽ nó mới đem lại hiệu quả cao.
III. CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
Làm bất cứ một công việc gì mà muốn đem lại hiệu quả cao thì chúng ta cần
phải có phương pháp cụ thể và các công đoạn làm việc. Thông qua các công
đoạn đó ta có thể quản lí được quá trình làm việc, biết mình đang làm ở đâu, kết
quả ra sao, nên tiếp tục hay dừng lại, hay đổi hướng phát triển như thế nào.
Trong một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ muốn xây dựng được thì không
thể tùy tiện làm việc mà phải làm việc theo những công đoạn cụ thể nhất định
gọi là các công đoạn phân tích thiết kế. Đây là một công việc chủ đạo xuyên
suốt quá trình phát triển hệ thống thông tin.
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn sau:
- Đánh giá yêu cầu
- Phân tích chi tiết
- Thiết kế logic

- Đề xuất phương án và giải pháp
- Thiết kế vật lý ngoài
- Triển khai kĩ thuật hệ thống
- Bảo trì và khai thác hệ thống
Giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới
đây. Cuối mỗi giai đoạn cần kèm theo việc ra quyết định có tiếp tục hay chấm
dứt việc phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung
báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho người sử
dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp dựa theo kết quả của một giai
đoạn có thể và đôi khi phải cần thiết phải quay lại giai đoạn trước để khắc phục
những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc
lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát các nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá
dự án, và lập tài liệu về hệ thống và về dự án:
Mô tả các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin
1. Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức hay hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương
đối nhanh và đòi hỏi chi phí lớn. Song đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho
việc thành công của một dự án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này có
thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn lãng phí cho tổ
chức.
Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và
những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính
khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người có trách nhiệm ra
quyết định. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để
không kéo theo nhiều chi phí về thời gian. Một số chuyên gia ước tính rằng, thời
gian dành cho đánh giá dự án chiếm 4-5% tổng số thời gian dành cho dự án. Đó
là một nhiệm vụ phức tạp, vì nó đòi hỏi người phân tích phải thực hiện nhanh
với sự nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất

các giải pháp, xác định độ lớn về chi phí và thời hạn để đi đến giải pháp mới,
đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh
hưởng của chúng.
Như vậy trong một thời gian ngắn, phân tích viên phải thực hiện lướt qua
toàn bộ các công đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin. Nên cần phải giao
công việc này cho những người giàu kinh nghiệm.
Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn chính:
- Lập kế hoạch
- Làm rõ yêu cầu
- Đánh giá khả thi
- Chuẩn bị yêu cầu và đánh giá yêu cầu
1.1. Lập kế hoạch
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế
hoạch cẩn thận, mức độ hình thức hóa của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy
mô của dự án và theo giai đoạn phân tích.
Lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống
đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như phương pháp thu thập cần
dùng, số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin này phụ thuộc vào kích thước
và độ phức tạp của hệ thống cần nghiên cứu.
1.2. Làm rõ yêu cầu
Làm rõ yêu cầu là làm cho các phân tích viên yêu cầu hiểu đúng yêu cầu
của người yêu cầu, xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập các yêu cầu
cơ bản của hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Giai đoạn đánh giá
yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho phép các phân tích viên xác
định chính xác xem người sử dụng muốn gì?
Tiếp theo phân tích viên phải đánh giá xem yêu cầu có đúng như đề nghị
để có thể giảm xuống hay mở rộng tăng thêm.
Làm sáng tỏ yêu cầu chủ yếu được làm sáng tỏ qua những cuộc gặp gỡ
với những người yêu cầu sau đó là với những quản lý chính mà bộ phận của họ
bị tác động hay bị ảnh hưởng bởi hệ thống đang nghiên cứu.

Khung cảnh của hệ thống được xem như các nguồn hay các đích của
thông tin cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử
lý dữ liệu. Xác định khung cảnh của hệ thống không phải dễ dàng, nếu phân tích
viên xác định nó quá dễ dàng sẽ dẫn đến một số thành phần bị bỏ qua, hệ thống
– kết quả của dự án sẽ không đáp ứng tốt nhu cầu của tổ chức, và nó có thể tác
động đến những bộ phận hoặc hệ thống mà người ta không tính đến trong quá
trình phát triển hệ thống. Nhưng nếu xác định quá rộng khung cảnh cũng có
những hậu quả tiêu cực, mặc dù nó đảm bảo cho nhà phân tích tính hết các tác
động quan trọng của môi trường nhưng sẽ làm tăng thời gian và chi phí của hệ
thống tương lai. Chính vì vậy phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ
cũng như tham vấn từ những tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập
những thông tin về hệ thống và môi trường xác thực của nó. Những thông tin có
liên quan đến các mặt kỹ thuật, tổ chức và tài chính rất cần cho việc tiến hành
đánh giá khả năng thực thi của dự án.
Những cuộc trao đổi cho phép thu thập cái nhìn của các nhân tố khác
nhau về vấn đề nguồn gốc của yêu cầu, do vậy phân tích viên phải rút ra những
yếu tố khách quan nhất.
Các công cụ được nhà phân tích dùng cho quá trình phát triển dự án đặc
biệt là trong giai đoạn đánh giá yêu cầu là phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài
liệu, sử dụng phiếu điều tra.
Cuối cùng phân tích viên phải tổng hợp thông tin dưới ánh sáng của
những vấn đề đã được xác định, và những nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bị
một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi
của dự án.
1.3. Đánh giá khả thi
Đánh giá khả thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản các
nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay
không. Trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại.
Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về
tài chính, khả thi về thời gian, khả thi về kỹ thuật.

1.4. Chuẩn bị yêu cầu và đánh giá yêu cầu
Báo cáo giúp các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại,
báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và kiến
nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà ra
quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề, sau đó là tiếp tục hay loại bỏ
dự án.
2. Giai đoạn phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định
những đòi hỏi, những ràng buộc, áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu
mà hệ thống thông tin mới cần đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích
chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới. Để đảm bảo
giai đoạn phân tích chi tiết cần thực hiện qua các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
- Nghiên cứu hệ thống thực tại
- Đưa ra chuẩn hóa và xác định các yếu tố giải pháp
- Đánh giá lại khả thi
- Thay đổi đề xuất của dự án
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết của dự án
Cụ thể công việc từng công đoạn như sau:
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
Người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm
vụ phải thực hiện. Kế hoạch đưa ra cần chi tiết cụ thể tránh tình trạng chung
chung kế hoạch chỉ để làm kế hoạch, lập kế hoạch chi tiết cụ thể để thực hiện
các giai đoạn sau dễ dàng hơn.
2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
Khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng
có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá

mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường.
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
Cho biết lý do tồn tại của hệ thống, các mối liên hệ của nó với các hệ
thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, các bộ phận cấu thành, các
phương thức xử lý, thông tin mà nó sản sinh ra, những dữ liệu mà nó thu nhận,
khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát
thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu...
2.4. Đưa ra chuẩn hóa và xác định các yếu tố giải pháp
Nhiệm vụ của công đoạn này là:
Đưa ra chuẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa
hoặc hệ thống cần đạt được, và xác định các yếu tố của giải pháp.
2.5. Đánh giá lại khả thi
Được thực hiện bằng việc so sánh các thông tin mà thu thập được từ
những công đoạn trước với những ràng buộc về tổ chức kỹ thuật và tài chính,
thời hạn đã được xác định trước đây.
2.6. Thay đổi đề xuất của dự án
Khi đánh giá lại khả thi người phân tích đã phác họa một đề xuất của dự
án và được người sử dụng chấp nhận. Cùng với những thông tin vừa mới thu
thập được và việc đánh giá lại khả thi vừa rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi
lại lần cuối cùng đề xuất của dự án, phải cố gắng cung cấp cho những người ra
quyết định một bức tranh toàn cảnh và rõ nét về dự án, các nhiệm vụ cần thực
hiện, chi phí cùng các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống mới.
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết của dự án
Báo cáo chi tiết của dự án là một tài liệu vô cùng quan trọng bởi nó sẽ
phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án.
Báo cáo không nên đi quá chi tiết, chỉ nên đưa ra những vấn đề căn bản
mà người phân tích đã tìm thấy đúc kết được, báo cáo tốt nên đưa ra các phụ lục
có hình minh họa chi tiết. Những tài liệu về hệ thống như DCI, DFD, từ điển dữ
liệu không phải là một bộ phận của báo cáo. Đừng để cho người ra quyết định
phải lặn ngụp vào một đống tài liệu sau đó mới có thể hiểu được những kết luận

và gợi ý của nhà nghiên cứu.
Tóm lại: Bản thảo là đối tượng của một buổi trình bày, buổi trình bày này
nêu ra các điểm chính đưa ra bởi các nhà phân tích. Những kết luận của các nhà
phân tích sẽ giúp ích cho các nhà ra quyết định.
3. Giai đoạn thiết kế logic
Sau khi bản báo cáo phân tích chi tiết được thông qua và có quyết định
tiếp tục phát triển dự án thì đội ngũ phân tích chuyển sang giai đoạn thiết kế
logic cho hệ thống thông tin mới.