CHƯƠNG II TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM

TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
1
CHƯƠNG II
TỔ CHỨC TÀI LIỆU
PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA
VIỆT NAM
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
2
CHƯƠNG II: TỔ CHỨC TÀI LIỆU
PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM
I. Khái niệm về phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam (PLTQGVN) và tổ chức tài liệu
PLTQGVN
II.Tổ chức tài liệu PLTQGVN để xác định
mạng lưới các kho
III.Tổ chức tài liệu trong phạm vi kho lưu trữ
thành các phông lưu trữ
IV. Tổ chức tài liệu trong các phông lưu trữ
thành hồ sơ
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
3
I. Khái niệm về Phông lưu trữ quốc
gia và tổ chức tài liệu Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam
1. Khái niệm về PLTQGVN
2. Tổ chức tài liệu PLTQGVN
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997

4
1. Khái niệm Phông lưu trữ quốc gia VN
1.1 Văn bản quy định việc thành lập
1.2 Khái niệm
1.3 Thành phần PLTQGVN
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
5
1.1 Văn bản quy định việc thành lập
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được thành
lập theo Quyết định số 168/HĐBT ngày
26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là
Chính phủ)
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
6
1.2 Khái niệm
•
Theo Điều 2 của Quyết định số
168/HĐBT
•
Theo Điều 2 của Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia 2001 (PLLTQG 2001)
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
7
* Theo Điều 2 của Quyết định số 168/HĐBT
PLTQGVN là toàn bộ khối TL có ý nghĩa
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội,
lịch sử…của nước CHXHCNVN, không phụ

thuộc vào thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất
xứ, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật
làm ra.
Đó là tài sản XHCN hết sức quan trọng và
quý giá, mọi cơ quan nhà nước, đoàn thể nhân
dân, tổ chức XH và mọi công dân Việt Nam có
nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ chu
đáo.
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
8
* Theo Điều 2 của Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia 2001
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn
bộ tài liệu lưu trữ của nước CHXHCN Việt Nam,
không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội,
nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
9
1.3 Thành phần PLTQGVN
(được quy định tại K1-Đ2 của PLLTQG 2001)
•
Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam
•
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
10
* Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

Là toàn bộ TLLT được hình thành trong
quá trình h/động của các CQ, TC của
ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức
CT-XH, tài liệu về thân thế, sự nghiệp và
h/động của chủ tịch HCM, của các nhân vật
lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch
sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán
bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các
tổ chức CT-XH.
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
11
* Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam
Là toàn bộ TLLT được hình thành trong
quá trình h/động của các cơ quan NN, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ
chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các
nhân vật lịch sử, tiêu biểu và các TL khác có
giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn
hoá, khoa học, lịch sử…
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
12
Bài tập Hãy xác định TL hình thành trong h/động của các
CQ, TC, cá nhân sau thuộc thành phần PLT nào?
stt Tài liệu PLT
1 Bộ Nội vụ
2 Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa
3 Tổng liên đoàn Lao động VN
4 Thành ủy thành phố Thanh Hóa

5 Thành đoàn thành phố Thanh Hóa
6 TW Hội lưu trữ Việt Nam
7 Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn
8 Tòa án nhân dân TP Thanh Hóa
9
10
11
Bộ Chính trị
Chủ tịch Hồ Chí Minh
Nguyễn Du
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
13
2. Tổ chức tài liệu PLTQGVN
2.1 Mục đích tổ chức tài liệu PLTQGVN
2.2 Các giai đoạn tổ chức tài liệu PLTQGVN
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
14
2.1 Mục đích tổ chức tài liệu PLTQGVN
•
Tạo điều kiện để thực hiện ch/năng quản
lý của Nhà nước
•
Tạo điều kiện để tổ chức khoa học TL
•
Quản lý chặt chẽ TLLT
•
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức
sử dụng TL

TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
15
2.2 Các giai đoạn tổ chức tài liệu
PLTQGVN
•
Giai đoạn 1: Tổ chức tài liệu PLTQGVN
để xác định mạng lưới các kho LT
Giai đoạn 2: Tổ chức TL trong phạm vi các
kho, các trung tâm để xác định phông LT
Giai đoạn 3: Tổ chức TL trong phạm vi
từng phông LT thành các HS, ĐVBQ
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
16
Sơ đồ tổ chức tài liệu PLTQGVN
Phông lưu trữ QGVN
Kho Lưu trữ Kho Lưu trữ …
Phông Lưu trữ Phông Lưu trữ …
Hồ sơ Hồ sơ …
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
17
II.Tổ chức tài liệu PLTQGVN để
xác định mạng lưới các kho
1. Khái niệm kho lưu trữ
2. Các loại kho lưu trữ
3. Các đặc trưng phân loại TL PLTQGVN để
tổ chức mạng lưới các kho
4. Mạng lưới kho lưu trữ QGVN

TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
18
1. Khái niệm kho lưu
trữ
•
Kho lưu trữ là nơi chứa đựng TLLT, có nhiệm
vụ thu thập, bảo quản an toàn, tổ chức sử
dụng TLLT
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
19
2. Các loại kho lưu trữ
2.1 Lưu trữ hiện hành
2.2 Lưu trữ lịch sử
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
20
2.1 Lưu trữ hiện hành
(K5-Đ2-PLLTQG 2001)
•
Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của
CQ, TC có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và
phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ
các đơn vị thuộc CQ, TC
•
VD: Lưu trữ các bộ, trường học, xí nghiệp,
công ty…
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997

21
Lưu trữ hiện hành Trường CĐ Nội vụ HN
(ảnh chụp 28/2/2008)
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
22
2.2 Lưu trữ lịch sử
(K6-Đ2-PLLTQG 2001)
•
Lưu trữ lịch sử là cơ quan LT, có nhiệm vụ
thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử
dụng TLLT được tiếp nhận từ lưu trữ hiện
hành và các nguồn thu khác.
•
VD: TTLTQG I, II,III, IV, TTLT tỉnh…
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
23
Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Lưu trữ lịch sử
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
24
Trung tâm lưu trữ quốc gia IV (Lưu trữ lịch sử)
TS. Nguyễn Lệ Nhun
g_ 0912581997
25
Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội
Lưu trữ lịch sử