Lý luận chung về kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất

Lý luận chung về kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất
1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
a. Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Là một trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành
nên sản phẩm mới. Do đó nếu thiếu vật tư không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật
chất nói chung và xây dựng nói riêng. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không
có ảnh hưởng to lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ bị đình trệ nếu không
có nguyên vật liệu, nhưng khi có rồi thì nguyên vật liệu đó phải đảm bảo quy cách, phẩm chất
thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thì chiếm một tỷ trọng lớn trong
tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu
ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nếu hạ thấp chi phí sản
xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất
còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quan
trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất.
b. Yêu cầu quản lý:
Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mòi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ
sản xuất khác nhau cho nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Dưới chế
độ XHCN nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng
những nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu một
cách hợp lý, tiết kiệm có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu là
nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm với sự hao phí ít nhất nhưng lại thu được hiệu quả kinh tế
cao nhất.
Công tác hạch toán nguyên vật liệu ảnh hưởng quyết định đến việc hạch toán giá thành,
cho nên để đảm bảo tính chính xác việc hạch toán giá thành thì trước hết hạch toán vật liệu
cũng phải chính xác. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và
sử dụng. Đó là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp, luôn
được các nhà quảnlý doanh nghiệp quan tâm. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, xuất phát từ

chức năng của kế toán, kế toán trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các khâu sau:
- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống
nhất của nhà nước và yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn
kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến
động tăng giảm của vật liệu trong qúa trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để
tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng
vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Phân loại và đánh giá vật liệu.
a. Phân loại vật liệu:
Để sản xuất ra sản phẩm các doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu
khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý
chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biết được
từng thứ từng loại nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể thuộc các
ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác
nhau. Song nhìn chung trong doanh nghiệp sản xuất căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của vật
liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu
được dựa thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm )
- Vật liệu phụ
- Nhiên liệu
- Phụ tùng thay thế
- Thiết bị xây dựng cơ bản
- Phế liệu
b. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là xác định quá trình của chúng theo phương pháp nhất định. Về nguyên
tắc kế toán nhập xuất tồn kho vật liệu phải phản án theo giá trị vốn thực tế.
* Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá thực tế là giá mua trên hoá đơn (chưa có VAT)
+ thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vật chất, bốc xếp bảo
quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt tiền bồi thường, chi phí nhân viên) - các khoản
chiết khấu, giảm giá (nếu có).
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế gồm: giá thực tế
vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế vật
liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về
doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
- Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận
vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận.
- Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được).
* Giá vốn thực tế xuất kho.
Khi xuất dụng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá, vốn thực tế của vật liệu xuất
cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho có thể
tính theo một trong các phương pháp sau:
- Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ:
Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ
Đơn giá vật liệu giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ
tồn đầu kỳ số lượng vật liệu tồn đầu kỳ
- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ
bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho
cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Giá thực tế vật liệu + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
tồn đầu kỳ
Số lượng vật liệu số lượng vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá thực tế xuất kho = Số lượng x đơn giá bình quân
- Tính theo giá thực tế đích danh: phương pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có
giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá

=
Đơn giá bình
quân gia quyền
=
+
thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập xuất và số lượng xuất kho theo từng lần
nhập đó.
- Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước:
Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập.
Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá
thực tế nhập trước với lượng xuất kho lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất
thuộc lần nhập trước), được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá vật liệu tồn
cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.
- Tính theo giá nhập sau xuất trước:
Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ
vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc xuất sau đó
mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thành thực tế xuất kho.
- Phương pháp giá hạch toán:
Giá hạch toán được sử dụng trong suốt cả kỳ hạch toán của doanh nghiệp. Cuối tháng
điều chỉnh giá thực tế của số vật liệu xuât kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá
thực tế và giá hạch toán:
Giá thực tế nguyên vật liệu Giá hạch toán Hệ số
xuất trong kỳ XNL xuất trong kỳ chênh lệch
Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
tuỳ thuộc vào đặc điểm quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá của NVL có thể tính riêng
cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu.
3. Tổ chức về kế toán chi tiết vật liệu

a. Chứng từ sử dụng:
Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế toán vật liệu bao
gồm:
Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)
=
x
Hệ số
chênh lệch
+
+
=
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT)
Thẻ kho (mẫu 06 - VT)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH)
Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH)
b. Sổ chi tiết vật liệu
Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế
toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Thẻ kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Số số dư
c. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
*Phương pháp thẻ song song
Nội dung của phương pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán.
- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ
ghi theo chỉ tiêu số lượng.

- ở phòng kế toán:Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình
nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Phương pháp này ghi chép đơn giản nhưng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ kho và phòng
kế toán. Nó được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu các nghiệp
vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
-ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn
giống như phương pháp trên.
- ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất
tồn kho của từng thứ vật liêụ theo từng kho, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định
kỳ gửi lên. Phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng
lắp và nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố
trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu.
* Phương pháp sổ số dư: