LÝ THUYẾT NGHIÊN CỨU VÀ TỔ CHỨC CÔNG TY. Thiết kế và thay đổi Phòng tổ chức, hành chính Công ty cổ phần bao bì dầu khí Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
----------

BÀI TẬP NHÓM 1
THIẾT KẾ VÀ THAY ĐỔI PHÒNG TỔ
CHỨC – HÀNH CHÍNH CÔNG TY CP BAO
BÌ DẦU KHÍ VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn
Môn
Lớp
Nhóm

: TS. Lưu Tiến Thuận
: LTNC & Tổ chức Công ty
: Thạc sĩ QTKD
:1

Cà Mau, Ngày 08 tháng 07 năm 2016


1. MÔ TẢ BỐI CẢNH
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của thị trường tiêu thụ khu vực Tây Nam Bộ,
Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (Petrovietnam) và UBND tỉnh Bạc Liêu đã
thỏa thuận hợp tác đầu tư dự án sản xuất bao bì trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu để đáp
ứng nhu cầu bao bì đóng gói sản phẩm cho Nhà máy Đạm Cà Mau và các khách
hàng trong khu vực. Tháng 06/2010 Công ty CP Bao bì Dầu khí Việt Nam (PPC)
được chính thức thành lập với mục tiêu triển khai đầu tư và quản lý dự án “Nhà
máy sản xuất bao bì Dầu khí tại Bạc Liêu”.
Dự án “Nhà máy sản xuất bao bì Dầu khí tại Bạc Liêu” được thi công từ tháng
6/2010 đến 9/2011 thì hoàn thành và đưa vào hoạt động.

Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ và đặc thù của đơn vị, PPC đã sắp xếp mô
hình hoạt động phù hợp để đảm bảo vận hành sản xuất tốt và quản lý hiệu quả. Mô
hình gồm có 03 phòng chức năng và 1 phân xưởng sản xuất, cụ thể là : Phòng Tổ
chức - Hành chính, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh và
Phân xưởng Sản xuất. Tổng lao động từ khi thành lập đến cuối năm 2014 là 198
người, bao gồm:
- Ban Điều hành: 8 người
- Ban Giám đốc: 03 người
- Phòng Tổ chức – Hành chính: 07 người
- Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: 07 người
- Phòng Tài chính - Kế toán: 03 người
- Nhà máy sản xuất: 170 người
Trong đó cơ cấu phòng Tổ chức – Hành chính được thể hiện chi tiết như sau:

1/18


CƠ CẦU TỔ CHỨC P. TC-HC GIAI ĐOẠN 2010 - 2014

Trưởng phòng TC-HC
Kiêm Phụ trách pháp chế

CV
Văn Thư
01 người

Hành chính
01 HC,
02 lái xe

CV Tiền lương
– Chính Sách
01 người

CV
Nhân sự
01 người

2/18


2. NHIỆM VỤ CỦA TỪNG THÀNH VIÊN PHÒNG TC – HC
2.1 Nhiệm vụ của Trưởng phòng TC-HC (01 người):
- Chịu trách nhiệm chính về quản lý công tác văn thư lưu trữ, công tác hành
chính, nhân sự tiền lương và các chế độ chính sách cho người lao động.
- Phụ trách toàn bộ hệ thống công tác pháp chế của Công ty. Thực hiện kiểm
tra, cập nhật các quy định nội bộ theo quy định của Pháp luật, cũng như kiểm soát
việc thực hiện các quy định của Công ty.
- Đầu mối thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức
lập kế hoạch, phương án về chính sách quản lý nhân sự, đề xuất định biên, chức
danh công việc, cơ cấu lao động, tiền lương….
- Tham mưu cho lãnh đạo các chương trình đào tạo, phối hợp với các phòng
ban tổ chức thực hiện đào tạo nội bộ, đào tạo nhập môn cho cán bộ công nhân viên
công ty.
- Tham mưu cho lãnh đạo các chương trình, các phương pháp đánh giá, nhận
xét trong công tác thi đua khen thưởng, đánh giá hiệu quả công việc hàng tháng quý
của cán bộ công nhân viên công ty.
2.2 Nhiệm vụ của nhân viên Văn thư kiêm lễ tân (01 người):
- Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với các
phòng ban của Công ty.

- Thực hiện quản lý công dấu Công ty.
- Quản lý văn bản đến, văn bản đi, các hồ sơ quyết định nội bộ của Công ty.
- Theo dõi nhận chuyển phát thư cho các phòng ban chức năng.
- Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán bộ công nhân viên đi công
tác.
2.3 Nhiệm vụ của nhân viên Hành chính (01 người) và 02 NV lái xe :
- Rà soát các định mức điện, điện thoại, internet, dịch vụ chuyển phát nhanh,
nước uống, văn phòng phẩm…
- Tổ chức các sự kiện, chuẩn bị hội họp, tổng kết, hội nghị của Công ty; Thực
hiện mua sắm và thanh toán các chi phí thường xuyên hàng tháng: điện, nước, văn
phòng phẩm và các trang thiết bị phục vụ văn phòng.
- Thực hiện việc chấm công cho khối văn phòng Công ty.
3/18


- Kiểm soát việc chấp hành nội qui của Công ty. Thực hiện các công tác vệ
sinh môi trường, an ninh trật tự.
- Cấp phát và quản lý văn phòng phẩm cho các phòng ban Công ty.
- Tổ chức, sắp xếp đưa đón lãnh đạo theo yêu cầu công việc. Đầu mối thực
hiện các thủ tục đi công tác của lãnh đạo hay đoàn đi công tác có lãnh đạo.
2.4 Nhiệm vụ của nhân viên Tiền lương – Chính sách (01 người):
2.4.1 Công tác tiền lương:
Xây dựng, thẩm định đơn giá tiền lương, định mức lao động.
Triển khai áp dụng các cơ chế chi trả lương (lương cố định, lương kinh
doanh, cơ chế hoa hồng,….); định biên nhân sự.
Tham gia xây dựng quy chế, chính sách của Công ty về tiền lương, tiền
thưởng.
Thực hiện công tác tiền lương, tiền công, chi trả lương, thưởng cho cán bộ
nhân viên.
Theo dõi các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ lao động trong Công ty.

Phối hợp với các phòng ban để đề xuất phương thức chi trả lương, thưởng
gắn với hiệu quả kinh doanh và hiệu quả công việc.
Theo dõi, kiểm tra tình hình chấm công, ghi nhận sản lượng của nhà máy.
Quyết toán thuế thu nhập của người lao động (tháng, quý, năm).
Cập nhật kịp thời các thông tư, nghị định của Chính phủ về tiền lương để đề
xuất vận dụng thực hiện chế độ tiền lương tại Công ty.
Theo dõi, kiểm tra, ghi số liệu nghỉ phép hàng tháng, hàng năm của từng
người lao động.
2.4.2 Công tác Bảo hiểm:
Lập thủ tục trích nộp BHXH + BHYT, khấu trừ BHXH+BHYT hàng tháng
để trích nộp BHXH +BHYT cho cơ quan BHXH và thu tiền BHXH + BHYT
của CBCNV theo luật định.
Lập thủ tục cấp sổ BHXH, thẻ KCB và gia hạn phiếu KCB cho CBCNV để
giải quyết các chế độ về BHXH + BHYT.
Lập quyết toán thu, chi BHXH + BHYT với cơ quan BHXH hàng quý để
biết số tiền BHXH + BHYT phải trích nộp hàng quý theo luật định.

4/18


Giải quyết chế độ BHXH: 1 lần, bảo lưu, TNLĐ, tuất, hưu trí nhằm đảm bảo
quyền lợi cho CBCNV theo luật định.
Bác báo về công tác trích nộp BHXH + BHYT + BHTN theo định kỳ cho cơ
quan quản lý nhà nước và cơ quan cấp trên.
Lập kế hoạch và thực hiện nâng bậc lương cho CBNV đủ niên hạng nâng
lương đóng BHXH hàng năm.
Lập kế hoạch và theo dõi tình các chế độ bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm hưu
trí cho toàn thể CBCNV.
Soạn thảo các quy trình, quy định trong lĩnh vực chính sách.
Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các quy định, tiêu chuẩn đánh giá thi đua

khen thưởng.
Tư vấn các chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.
Tham gia thẩm định/góp ý các văn bản lập quy trong nội bộ có liên quan đến
lĩnh vực nhân sự, đào tạo và quản trị nội bộ.
Định kỳ lập danh sách thi đua khen thưởng, trình Hội đồng thi đua khen
thưởng để đánh giá và xét khen thưởng.
Lập các báo cáo liên quan đến công tác thi đua khen thưởng gửi công ty quản
lý cấp trên.
2.5 Nhiệm vụ của nhân viên Nhân sự (01 người):
2.5.1. Công tác Tuyển dụng:
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu thực tế và theo kế hoạch
hoạt động của Công ty.
Xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn tuyển dụng, mô tả công việc
Xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty.
Xây dựng hệ thống tài liệu và công cụ hỗ trợ cho công tác tuyển dụng.
Xây dựng nguồn dữ liệu ứng viên phù hơp nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Tiến hành các hoạt động PR thương hiệu tuyển dụng qua các kênh cần thiết.
Thực hiện tiếp nhận nhân sự, tập sự, thử việc theo đúng quy trình tuyển dụng
của Công ty.
2.5.2. Công tác đào tạo:
Nghiên cứu, phân tích nhu cầu đào tạo của các phòng ban công ty.
5/18


Lập kế hoạch, phối hợp tổ chức và triển khai các hoạt động đào tạo của công
ty.
Cập nhật, hoàn thiện chính sách, quy trình đào tạo và các biểu mẫu.
Tổ chức các chương trình đào tạo theo yêu cầu của các phòng ban chức năng,
và các khóa đào tạo nội bộ nâng cao tay nghề cho công nhân lao đông tại
phân xưởng.

Lưu trữ và cập nhật các thông tin đào tạo của nhân viên trong công ty.
Lập báo cáo về tình hình tuyển dụng - đào tạo lên cấp trên theo định kỳ/yêu
cầu.
2.5.3. Công tác nhân sự:
Xây dựng và hướng dẫn thực thiện các quy định, tiêu chuẩn đánh giá năng
lực và quy hoạch cán bộ.
Triển khai việc soạn thảo, cập nhật cẩm nang nghiệp vụ cho các chức danh
trong lĩnh vực nhân sự.
Theo dõi hợp đồng lao động, lập đề xuất tái ký hợp đồng đến hạn.
Thực hiện các thủ tục điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý liên quan đến
công tác xây dựng các cơ chế, chính sách thu hút, duy trì và phát triển nhân
sự.

6/18


3. NGUYÊN NHÂN THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG
TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
Cơ cấu tổ chức của Công ty là một trong những điều kiện tiên quyết để thực
hiện các mục tiêu chiến lược. Vì vậy khi triển khai thực hiện chiến lược các doanh
nghiệp thường phải xem xét lại cơ cấu và có thể phải điều chỉnh lại cho phù hợp với
tình hình thực tế tại doanh nghiệp.
Tại Công ty Cổ phần Bao bì Dầu khí Việt Nam cũng thế, khi thực hiện thay
đổi chiến lược, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh thì các yếu tố về quy mô hoạt
động ngày càng rộng lớn, lao động tăng; Khách hàng, đối tác ngày càng nhiều; mật
độ các hoạt động giao dịch dày đặt, đòi hỏi mô hình tổ chức ngày càng chuyên
nghiệp hơn.
Để phù hợp với định hướng kinh doanh của Công ty trong giai đoạn mới,
Công ty đã thực hiện thay đổi cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự chuyên trách, chuyên

môn hóa từng công đoạn, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc đồng
thời nâng cao công tác kiểm soát rủi ro, giảm thiểu sai xót. Và một trong những
phòng ban có cơ cấu thay đổi chính là Phòng Tổ chức – Hành chính, thời gian thực
hiện tái cấu trúc bắt đầu từ tháng 03/2015.

4. CƠ CẦU TỔ CHỨC SAU KHI THAY ĐỔI CỦA CÔNG TY PPC
Sau khi thực hiện tái cấu trúc toàn Công ty thì mô hình tổng quan bổ sung
thêm 1 nhà máy sản xuất và mô hình mới bao gồm: Ban điều hành, Ban giám đốc,
3 phòng ban chức năng và 02 nhà máy sản xuất. Do đó số lượng nhân sự ở mỗi
phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất có sự biến động với tổng lao động
đến tháng 3/2015 là 335 người như sau:
- Ban Điều hành: 8 người
- Ban Giám đốc: 04 người
- Phòng Tổ chức – Hành chính: 17 người
- Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: 14 người
- Phòng Tài chính - Kế toán: 12 người
- Nhà máy sản xuất 01: 170 người
- Nhà máy sản xuất 02: 110 người.
Trong đó cơ cấu mới của phòng Tổ chức – Hành chính được thể hiện cụ thể như
sau:
7/18


CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH TỪ 03/2015

Trưởng phòng TC - HC
01 người

PP. Pháp chế
01 người

NV Pháp chế
02 người

PP. Hành chính
01 người

PP. NS - TL
01 người

NV Hành chính
01 người

NV NS – CS
03 người

NV Văn thư
01 người

Tiền lương
01 người

NV phục vụ, lái xe
05 người
8/18


5. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TỪNG THÀNH VIÊN CỦA
PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH THEO CƠ CẤU MỚI
5.1 Nhiệm vụ của Trưởng phòng TC-HC (01 người):

- Chịu trách nhiệm chung chính về quản lý công tác văn thư lưu trữ, công tác
hành chính, nhân sự tiền lương, pháp chế và các chế độ chính sách cho người lao
động.
- Đầu mối thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo trong các công tác liên
quan đến phòng Tổ chức – Hành chính.
- Chỉ đạo, giám sát, đánh giá nhân viên thực hiện hoàn thành kế hoạch được
công ty giao.
- Đầu mối trong công tác lập kế hoạch hoạt động của phòng hàng năm trình
lãnh đạo Công ty phê duyệt.
- Tham gia đào tạo hội nhập, tập huấn, hội nghị, hội thảo về các nội dung
pháp luật cho các cán bộ trong hệ thống Công ty.
5.2 Nhiệm vụ của phó phòng Pháp chế (01 người)
- Quản lý chính về công tác pháp chế của toàn Công ty. Chịu trách nhiệm về
việc tham mưu cho lãnh đạo phòng TC-HC về các lĩnh vực liên quan đến mọi hoạt
động của Công ty.
- Chủ động xử lý và tham mưu cho lãnh đạo Công ty giải quyết tốt các tình
huống pháp lý phát sinh trong giao dịch kinh tế, dân sự, lao động, thuế, bảo hiểm và
toàn bộ các vấn đề pháp lý liên quan khác.
- Tư vấn chuẩn bị hồ sơ pháp lý, tham gia giải quyết/ tranh tụng xử lý các
phát sinh về tranh chấp quyền lợi giữa công ty với đối tác và người lao động.
- Hoạch định chính sách hoạt động, Phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, hỗ trợ,
soát xét và chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng công việc tư vấn pháp lý của Bộ
phận pháp lý.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các quy chế và hoạt động của Bộ phận pháp lý
theo phân công của Trưởng Phòng và quy chế quản lý hoạt động của Ban hoặc theo
sự phân công của Ban Tổng giám đốc.
- Quản lý, điều hành công việc hằng ngày của bộ phận Pháp chế.
5.2.1 Nhiệm vụ của nhân viên pháp chế (02 người):
- Nghiên cứu, cập nhật, hệ thống hóa Văn bản pháp lý liên quan đến tổ chức,
hoạt động và kinh doanh của Công ty (các lĩnh vực pháp luật theo sự phân công của

trưởng phòng Pháp Chế ) để phục vụ cho công việc soạn thảo Văn bản định chế,
soạn thảo hợp đồng.
9/18


- Kiểm tra nội dung hợp đồng, các văn bản giao dịch do các phòng ban phụ
trách đàm phán soạn thảo trước khi trình Ban Giám Đốc phê duyệt.
- Soạn thảo văn bản nội bộ theo yêu cầu cụ thể của lãnh đạo phòng Tổ chức –
Hành chính.
- Quản lý, lưu trữ các văn bản về chế độ chính sách do công ty ban hành. Tổ
chức hồ sơ lưu trữ của Phòng.
- Tham gia xây dựng và cập nhật Cơ sở dữ liệu Văn bản định chế mới theo
quy định của nhà nước.
5.3 Nhiệm vụ của Phó phòng Hành chính (01 người)
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo
yêu cầu của lãnh đạo phòng.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an
toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành
chính.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc
về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị trong toàn Công ty.
5.3.1 Nhiệm vụ của nhân viên hành chính, phụ vụ, lái xe
Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy
định về công tác quản lý hành chính của Nhà nước và Công ty.
Quản lý hồ sơ phương tiện và điều động các phương tiện giao thông vận tải
của Công ty.
Làm các thủ tục phục vụ các chuyến công tác của Ban Giám đốc và các

đoàn đi công tác nước ngoài.
Chuẩn bị và in các ấn phẩm, thiếp, lịch năm, quà tặng, chúc mừng… phục
vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Công ty.
Mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm.
Rà soát các định mức điện, điện thoại, internet, dịch vụ chuyển phát nhanh,
nước uống, văn phòng phẩm, xăng xe….
Kiểm soát việc chấp hành nội qui của Công ty.
Xây dựng các quy định về việc sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ và các
trang thiết bị văn phòng cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
10/18


Thực hiện sữa chữa nhỏ các trang thiết bị tại các phòng ban.
Lập kế hoạch chi trả các chi phí phát sinh thường xuyên của Công ty.
Tổ chức đưa đón lãnh đạo đi công tác, khách hàng đến làm việc với công ty.
Thực hiện các công tác hành chính của công ty: tổ chức sự kiện, chuẩn bị
hội họp, tổng kết, hội nghị của Công ty; thực hiện các công tác vệ sinh môi
trường, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy toàn nhà máy.
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban Công ty.
5.3.2 Nhiệm vụ của nhân viên Văn thư kiêm lễ tân (01 người):
- Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với các
phòng ban của Công ty.
- Thực hiện quản lý công dấu Công ty.
- Quản lý văn bản đến, văn bản đi, các hồ sơ quyết định nội bộ của Công ty.
- Theo dõi nhận chuyển phát thư cho các phòng ban chức năng.
- Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán bộ công nhân viên đi công
tác.
5.4. Nhiệm vụ của phó phòng Nhân sự - Tiền lương (01 người)
-

-

-

-

-

Thực hiện xây dựng kế hoạch định biên lao động, quỹ tiền lương
hàng năm, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh của Công ty.
Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản (quy định, hướng dẫn)
giúp Giám đốc quản lý công tác tuyển dụng; bổ nhiệm, điều động, luân
chuyển, miễn nhiệm; đào tạo; thi đua – khen thưởng và đánh giá hiệu quả
công việc của công nhân viên Công ty.
Đề xuất các phương án, chính sách quản lý nhân sự Công ty và
giúp Giám đốc tổ chức thực hiện công tác tổ chức nhân sự khi đã được phê
duyệt. Đề xuất định biên lao động, chức danh công việc, định mức lao
động, thang bảng lương của Công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo các chính sách của Nhà nước đối với
người lao động để cập nhật kịp thời các văn bản quản trị nội bộ của công
ty.
Đầu mối thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại lãnh đạo, cán
bộ công nhân viên công ty.
Thực hiện công tác tính lương, đề xuất nâng, hạ bậc lương, phụ
cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công nhân viên
của Công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo các chương trình đào tạo, phối hợp với
các phòng ban tổ chức thực hiện đào tạo nội bộ, đào tạo nhập môn cho cán
bộ công nhân viên công ty.
11/18

-

Tham mưu cho lãnh đạo các chương trình, các phương pháp đánh
giá, nhận xét trong công tác thi đua khen thưởng, đánh giá hiệu quả công
việc hàng tháng quý của cán bộ công nhân viên công ty.

5.4.1 Nhiệm vụ của nhân viên Nhân sự – Chính sách (03 người):
Công tác Bảo hiểm:
Lập thủ tục trích nộp BHXH + BHYT, khấu trừ BHXH+BHYT hàng tháng
để trích nộp BHXH +BHYT cho cơ quan BHXH và thu tiền BHXH + BHYT
của CBCNV theo luật định.
Lập thủ tục cấp sổ BHXH, thẻ KCB và gia hạn phiếu KCB cho CBCNV để
giải quyết các chế độ về BHXH + BHYT.
Lập quyết toán thu, chi BHXH + BHYT với cơ quan BHXH hàng quý để
biết số tiền BHXH + BHYT phải trích nộp hàng quý theo luật định.
Giải quyết chế độ BHXH: 1 lần, bảo lưu, TNLĐ, tuất, hưu trí nhằm đảm bảo
quyền lợi cho CBCNV theo luật định.
Bác báo về công tác trích nộp BHXH + BHYT + BHTN theo định kỳ cho cơ
quan quản lý nhà nước và cơ quan cấp trên.
Lập kế hoạch và thực hiện nâng bậc lương cho CBNV đủ niên hạng nâng
lương đóng BHXH hàng năm.
Lập kế hoạch và theo dõi tình các chế độ bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm hưu
trí cho toàn thể CBCNV.
Soạn thảo các quy trình, quy định trong lĩnh vực chính sách.
Công tác thi đua khen thưởng:
Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các quy định, tiêu chuẩn đánh giá thi đua
khen thưởng.
Tư vấn các chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.

Tham gia thẩm định/góp ý các văn bản lập quy trong nội bộ có liên quan đến
lĩnh vực nhân sự, đào tạo và quản trị nội bộ.
Định kỳ lập danh sách thi đua khen thưởng, trình Hội đồng thi đua khen
thưởng để đánh giá và xét khen thưởng.
Lập các báo cáo liên quan đến công tác thi đua khen thưởng gửi công ty quản
lý cấp trên.
Công tác Tuyển dụng:
12/18


Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu thực tế và theo kế hoạch
hoạt động của Công ty.
Xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn tuyển dụng, mô tả công việc
Xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty.
Xây dựng hệ thống tài liệu và công cụ hỗ trợ cho công tác tuyển dụng.
Xây dựng nguồn dữ liệu ứng viên phù hơp nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Tiến hành các hoạt động PR thương hiệu tuyển dụng qua các kênh cần thiết.
Thực hiện tiếp nhận nhân sự, tập sự, thử việc theo đúng quy trình tuyển dụng
của Công ty.
Công tác đào tạo:
Nghiên cứu, phân tích nhu cầu đào tạo của các phòng ban công ty.
Lập kế hoạch, phối hợp tổ chức và triển khai các hoạt động đào tạo của công
ty.
Cập nhật, hoàn thiện chính sách, quy trình đào tạo và các biểu mẫu.
Tổ chức các chương trình đào tạo theo yêu cầu của các phòng ban chức năng,
và các khóa đào tạo nội bộ nâng cao tay nghề cho công nhân lao đông tại
phân xưởng.
Lưu trữ và cập nhật các thông tin đào tạo của nhân viên trong công ty.
Lập báo cáo về tình hình tuyển dụng - đào tạo lên cấp trên theo định kỳ/yêu
cầu.

Công tác nhân sự:
Xây dựng và hướng dẫn thực thiện các quy định, tiêu chuẩn đánh giá năng
lực và quy hoạch cán bộ.
Triển khai việc soạn thảo, cập nhật cẩm nang nghiệp vụ cho các chức danh
trong lĩnh vực nhân sự.
Theo dõi hợp đồng lao động, lập đề xuất tái ký hợp đồng đến hạn.
Thực hiện các thủ tục điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý liên quan đến
công tác xây dựng các cơ chế, chính sách thu hút, duy trì và phát triển nhân
sự.
5.4.2 Nhiệm vụ của nhân viên tiền lương (01 người):
13/18


Xây dựng, thẩm định đơn giá tiền lương, định mức lao động.
Triển khai áp dụng các cơ chế chi trả lương (lương cố định, lương kinh
doanh, cơ chế hoa hồng,….); định biên nhân sự.
Tham gia xây dựng quy chế, chính sách của Công ty về tiền lương, tiền
thưởng.
Thực hiện công tác tiền lương, tiền công, chi trả lương, thưởng cho cán bộ
nhân viên.
Theo dõi các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ lao động trong Công ty.
Phối hợp với các phòng ban để đề xuất phương thức chi trả lương, thưởng
gắn với hiệu quả kinh doanh và hiệu quả công việc.
Theo dõi, kiểm tra tình hình chấm công, ghi nhận sản lượng của nhà máy.
Quyết toán thuế thu nhập của người lao động (tháng, quý, năm).
Cập nhật kịp thời các thông tư, nghị định của Chính phủ về tiền lương để đề
xuất vận dụng thực hiện chế độ tiền lương tại Công ty.
Theo dõi, kiểm tra, ghi số liệu nghỉ phép hàng tháng, hàng năm của từng
người lao động.

14/18


6. CÁC VẤN ĐỀ ĐẶT RA
Câu 1: Mô hình tổ chức mới có ưu, nhược điểm gì so với mô hình cũ?
- Ưu điểm: Công việc được cụ thể, chuyên môn hóa trong từng lĩnh vực công việc.
Hạn chế sai xót, tổn thất; phân công phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh;
Cơ chế giám sát chặt chẽ, kiểm soát được các rủi ro; Có sự thống nhất trong việc chỉ
đạo điều hành giữa các cấp lãnh đạo và cấp quản lý; Thuận lợi cho việc áp dụng cơ
chế tập trung thống nhất, làm cho tổ chức vận hành nhanh nhạy linh hoạt.
- Nhược điểm:
+ Thông tin truyền đạt từ cấp lãnh đạo xuống nhân viên và thông tin phản hồi
ngược lại đôi khi còn chậm, chưa rõ ràng, thiếu chính xác;
+ Lãnh đạo cấp cao khó có thể đánh giá chính xác về năng lực cũng như hiệu quả
của từng nhân viên của phòng; Xảy ra tình trạng đối xử, đánh giá hiệu quả công
việc không công bằng của cấp quản lý đối với các nhân viên;
Câu 2: Trưởng phòng TC-HC cần có giải pháp gì để quản lý điều hành phù hợp với
mô tình mới?
- Phân công, phân nhiệm, phân quyền cho các phó phòng một cách hợp lý với chức
năng nhiệm vụ của từng mảng công việc.
- Quản lý theo chế độ phân cấp. Tránh làm việc xuống cấp dưới của cấp phó phòng
để hạn chế tình trạng vượt cấp.
- Cụ thể các chỉ đạo bằng văn bản, có thể bằng giấy hoặc email.
- Xây dựng kênh kiểm tra chéo.
- Xây dựng môi trường thân thiện, phải luôn tìm hiểu về nhân viên để có thể giao
đúng người đúng việc cũng như truyền cảm hứng cho họ hoạt động.
- Hướng dẫn giúp đỡ những người nhân viên cấp dưới để đạt được hiệu quả tốt
nhất, không khiến họ phục tùng những công việc cá nhân.
- Tạo ra sức ảnh hưởng đến các nhân viên: không phải chỉ là yếu tố tiền lương mà là

sự quan tâm đến nhân viên, tạo ra các mối quan hệ tích cực.
Câu 3: Những bất cập xảy ra sau khi áp dụng mô hình mới và giải pháp khắc phục?
- Sau khi áp dụng mô hình mới sau thời gian một năm, Phòng Tổ chức – Hành
chính tiến hành đánh giá lại thì thấy có một số điểm vẫn chưa thật sự phù hợp so với
quy mô Công ty hiện tại.

15/18


 Có quá nhiều mảng công việc ít có mối quan hệ mật thiết với nhau, hoặc có
phạm vi ảnh hưởng đến toàn công ty trong cùng một phòng. Như mảng Pháp
chế mặc dù nhiệm vụ chuyên môn chính là kiểm soát, hỗ trợ về mặt phát lý
trong tất cả các hoạt động, giao dịch của công ty nhưng lại chịu sự quản lý
của Trưởng Phòng TC-HC.
 Hạn chế trong công tác quản lý: Do kiến thức và tư duy về pháp luật của
người Trưởng phòng bị giới hạn cho nên có một số vấn đề Bộ phận pháp chế
đề xuất nhưng không được trưởng phòng thông qua.
 Mặt khác về kiến thức pháp luật người Phó Phòng Pháp chế lại hơn hẳn
Trưởng Phòng TC-HC nhưng các hoạt động pháp lý đều thông qua Trưởng
Phòng TC-HC là điều bất hợp lý. …
Đề xuất thay đổi:
- Để hoàn thiện tốt hơn và sâu xác hơn trong công tác quản lý, điều hành Công ty,
đề nghị tách bộ phân pháp chế ra khỏi phòng Tổ chức – Hành chính và thành lập
Phòng Pháp chế.

16/18