LÝ THUYẾT NGHIÊN CỨU VÀ TỔ CHỨC CÔNG TY. Thiết kế và thay đổi Phòng tổ chức, hành chính Công ty cổ phần bao bì dầu khí Việt Nam

Cà Mau, tháng 6 năm 2016


BÀI TẬP NHÓM
Team 1


Đề tài
Thiết kế và thay đổi Phòng Tổ chức – Hành chính Công ty
CP Bao bì Dầu khí Việt Nam


Mô tả bối cảnh
Công ty CP bao bì dầu khí Việt Nam được thành lập và chính thức hoạt động từ
ngày 10/06/2010 đến cuối năm 2014 với tổng số nhân sự là 198 người, bao gồm:
 Ban Điều hành: 8 người
 Ban Giám đốc: 03 người
 Phòng Tổ chức – Hành chính: 07 người
 Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: 07 người
 Phòng Tài chính - Kế toán: 03 người
 Nhà máy sản xuất: 170 người

Trong đó cơ cấu phòng Tổ chức – Hành chính được thể hiện chi tiết như sau:


Cơ cấu tổ chức P. TC-HC giai đoạn 2010 - 2014
Trưởng phòng TC-HC
Kiêm Phụ trách pháp chế

Hành chính CV Tiền
CV

01 HC,
lương - CS Nhân sự
Văn Thư
01 người 01 người
01 người 02 lái xe


Nhiệm vụ của từng thành viên P. TC-HC
* TP. TC-HC (01 người):
 Chịu trách nhiệm chính về quản lý công tác văn thư lưu trữ, công tác hành chính, nhân sự tiền lương và các chế độ chính

sách cho người lao động.
 Phụ trách toàn bộ hệ thống công tác pháp chế của Công ty. Thực hiện kiểm tra, cập nhật các quy định nội bộ theo quy

định của Pháp luật, cũng như kiểm soát việc thực hiện các quy định của Công ty.
 Đầu mối thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức lập kế hoạch, phương án về chính sách quản lý

nhân sự, đề xuất định biên, chức danh công việc, cơ cấu lao động, tiền lương….
 Tham mưu cho lãnh đạo các chương trình đào tạo, phối hợp với các phòng ban tổ chức thực hiện đào tạo nội bộ, đào tạo

nhập môn cho cán bộ công nhân viên Cty.
 Tham mưu cho lãnh đạo các chương trình, các phương pháp đánh giá, nhận xét trong công tác thi đua khen thưởng, đánh

giá hiệu quả công việc hàng tháng quý của cán bộ công nhân viên công ty.


Nhiệm vụ của từng thành viên P. TC-HC (tt)
* NV Văn thư (kiêm lễ tân) (01 người):
- Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với các
phòng ban của Công ty.

- Thực hiện quản lý công dấu Công ty.
- Quản lý văn bản đến, văn bản đi, các hồ sơ quyết định nội bộ của Công ty.
- Theo dõi nhận chuyển phát thư cho các phòng ban chức năng.
- Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán bộ công nhân viên đi công
tác.


Nhiệm vụ của từng thành viên P. TC-HC (tt)
* NV Hành chính (01 người) và 02 NV lái xe :
• Rà soát các định mức điện, điện thoại, internet, dịch vụ chuyển phát nhanh,
nước uống, văn phòng phẩm…
• Tổ chức các sự kiện, chuẩn bị hội họp, tổng kết, hội nghị của Công ty; Thực
hiện mua sắm và thanh toán các chi phí thường xuyên hàng tháng: điện,
nước, văn phòng phẩm và các trang thiết bị phục vụ văn phòng.
• Thực hiện việc chấm công cho khối văn phòng Công ty.
• Kiểm soát việc chấp hành nội qui của Công ty. Thực hiện các công tác vệ
sinh môi trường, an ninh trật tự.
• Cấp phát và quản lý văn phòng phẩm cho các phòng ban Công ty.
• Tổ chức, sắp xếp đưa đón lãnh đạo theo yêu cầu công việc. Đầu mối thực
hiện các thủ tục đi công tác của lãnh đạo hay đoàn đi công tác có lãnh đạo.


Nhiệm vụ của từng thành viên P. TC-HC (tt)
* NV Tiền lương (01 người):
- Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương: tính lương, chấm công,
phép năm, làm thêm…..
- Xây dựng, cập nhật các quy định, quy trình, quy chế liên quan đến công
tác tiền lương, chính sách phúc lợi, khen thưởng cho người lao động.
- Thực hiện các công tác liên quan đến các chế độ bảo hiểm, .
- Theo dõi, đề xuất danh sách xét thi đua khen thưởng theo tháng, quý, năm.

Nhiệm vụ của từng thành viên P. TC-HC (tt)
* NV Nhân sự (01 người):
• Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu thực tế và theo kế
hoạch hoạt động của Công ty.
• Xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn tuyển dụng, mô tả công việc
• Xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty.
• Xây dựng hệ thống tài liệu và công cụ hỗ trợ cho công tác tuyển dụng.
• Xây dựng nguồn dữ liệu ứng viên phù hơp  nhu cầu tuyển dụng của công ty.
• Tiến hành các hoạt động PR thương hiệu tuyển dụng qua các kênh cần thiết.
• Thực hiện tiếp nhận nhân sự, tập sự, thử việc theo đúng quy trình tuyển
dụng của Công ty.


Nhiệm vụ của từng thành viên P. TC-HC (tt)
* NV Nhân sự (01 người):
• Nghiên cứu, phân tích nhu cầu đào tạo của các phòng ban công ty.
• Lập kế hoạch, phối hợp tổ chức và triển khai các hoạt động đào tạo của
công ty.
• Cập nhật, hoàn thiện chính sách, quy trình đào tạo và các biểu mẫu.
• Tổ chức các chương trình đào tạo theo yêu cầu của các phòng ban chức
năng, và các khóa đào tạo nội bộ nâng cao tay nghề cho công nhân lao đông
tại phân xưởng.
• Lưu trữ và cập nhật các thông tin đào tạo của nhân viên trong công ty.
• Lập báo cáo về tình hình tuyển dụng - đào tạo lên cấp trên theo định kỳ/yêu
cầu.


Nhiệm vụ của từng thành viên P. TC-HC (tt)

* NV Nhân sự (01 người):
• Xây dựng và hướng dẫn thực thiện các quy định, tiêu chuẩn đánh giá năng
lực và quy hoạch cán bộ.
• Triển khai việc soạn thảo, cập nhật cẩm nang nghiệp vụ cho các chức danh
trong lĩnh vực nhân sự.
• Theo dõi hợp đồng lao động, lập đề xuất tái ký hợp đồng đến hạn.
• Thực hiện các thủ tục điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý liên quan đến
công tác xây dựng các cơ chế, chính sách thu hút, duy trì và phát triển nhân
sự.


Nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi
 Cơ cấu tổ chức của Công ty là một trong những điều kiện tiên quyết để thực hiện

các mục tiêu chiến lược. Vì vậy khi triển khai thực hiện chiến lược các doanh
nghiệp thường phải xem xét lại cơ cấu và có thể phải điều chỉnh lại cho phù hợp với
tình hình thực tế tại doanh nghiệp.
 Tại Công ty Cổ phần Bao bì Dầu khí Việt Nam cũng thế, khi thực hiện thay đổi

chiến lược, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh thì các yếu tố về quy mô hoạt
động ngày càng rộng lớn, lao động tăng; Khách hàng, đối tác ngày càng nhiều; mật
độ các hoạt động giao dịch dày đặt, đòi hỏi mô hình tổ chức ngày càng chuyên
nghiệp hơn.
 Để phù hợp với định hướng kinh doanh của Công ty trong giai đoạn mới, Công ty

đã thực hiện thay đổi cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự chuyên trách, chuyên môn hóa
từng công đoạn, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc đồng thời nâng
cao công tác kiểm soát rủi ro, giảm thiểu sai xót. Và một trong những phòng ban có
cơ cấu thay đổi chính là Phòng Tổ chức – Hành chính, thời gian thực hiện tái cấu

trúc bắt đầu từ tháng 03/2015.


Cơ cấu tổ chức P. TC-HC từ 03/2015
Trưởng phòng TC-HC

PP. Pháp chế
NV Pháp chế
(02 người)

PP. Hành chính

PP. Nhân sự - Tiền lương

NV Hành chính
(01 người)

NV NS – CS
(02 người)

NV Văn thư
(01 người)

NV Tiền lương
(01 người)

NV phục vụ, lái xe
(05 người)

Nhiệm vụ của P.TC-HC
Nhiệm vụ của Trưởng phòng TC-HC (01 người):
Chịu trách nhiệm chung chính về quản lý công tác văn thư lưu trữ, công tác hành

chính, nhân sự tiền lương, pháp chế và các chế độ chính sách cho người lao động.
Đầu mối thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo trong các công tác liên quan đến

phòng Tổ chức – Hành chính.
Chỉ đạo, giám sát, đánh giá nhân viên thực hiện hoàn thành kế hoạch được công ty

giao.
Đầu mối trong công tác lập kế hoạch hoạt động của phòng hàng năm trình lãnh đạo

Công ty phê duyệt.
Tham gia đào tạo hội nhập, tập huấn, hội nghị, hội thảo về các nội dung pháp luật

cho các cán bộ trong hệ thống Công ty.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
Nhiệm vụ của phó phòng Pháp chế (01 người)
Quản lý chính về công tác pháp chế của toàn Công ty. Chịu trách nhiệm về việc tham

mưu cho lãnh đạo phòng TC-HC về các lĩnh vực liên quan đến mọi hoạt động của
Công ty.
Chủ động xử lý và tham mưu cho lãnh đạo giải quyết tốt các tình huống pháp lý phát

sinh trong giao dịch và toàn bộ các vấn đề pháp lý liên quan khác.
Tư vấn chuẩn bị hồ sơ pháp lý, tham gia giải quyết/ tranh tụng xử lý các phát sinh về

tranh chấp.
Chịu trách nhiệm thực hiện các quy chế và hoạt động của Bộ phận pháp lý theo phân

công của Trưởng Phòng và quy chế quản lý hoạt động của Ban hoặc theo sự phân công
của Ban Tổng giám đốc.
Quản lý, điều hành công việc hằng ngày của bộ phận Pháp chế.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
Nhiệm vụ của nhân viên pháp chế (02 người):
Nghiên cứu, cập nhật, hệ thống hóa Văn bản pháp lý liên quan đến tổ chức, hoạt

động và kinh doanh của Công ty để phục vụ cho công việc soạn thảo Văn bản định chế,
soạn thảo hợp đồng.
Kiểm tra nội dung hợp đồng, các văn bản giao dịch do các phòng ban phụ trách đàm

phán soạn thảo trước khi trình Ban Giám Đốc phê duyệt.
Soạn thảo văn bản nội bộ theo yêu cầu cụ thể của lãnh đạo phòng.
Quản lý, lưu trữ các văn bản về chế độ chính sách do công ty ban hành. Tổ chức hồ

sơ lưu trữ của Phòng.
Tham gia xây dựng và cập nhật Cơ sở dữ liệu Văn bản định chế mới theo quy định

của nhà nước.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
Nhiệm vụ của Phó phòng Hành chính (01 người)
Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu

của lãnh đạo phòng.
Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết

bị của Công ty.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao

động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành chính.
Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh

vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị trong toàn Công ty.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
Nhiệm vụ của nhân viên hành chính, phụ vụ, lái xe:
Làm các thủ tục phục vụ các chuyến công tác của Ban Giám đốc và các đoàn đi công

tác nước ngoài. Tổ chức đưa đón lãnh đạo đi công tác, khách hàng đến làm việc với công
ty.
Chuẩn bị và in các ấn phẩm, thiếp, lịch năm, quà tặng, chúc mừng… phục vụ công tác

giao dịch, đối ngoại của Công ty.
Mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm và cấp phát.
Rà soát các định mức điện, điện thoại, internet, dịch vụ chuyển phát nhanh, nước uống,

văn phòng phẩm, xăng xe…., lập các kế hoạch chi trả thường xuyên.
Xây dựng các quy định về việc sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ và các trang thiết bị

văn phòng cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
Thực hiện các công tác hành chính của công ty: tổ chức sự kiện, chuẩn bị hội họp, tổng

kết, hội nghị của Công ty; Thực hiện các công tác vệ sinh môi trường, an toàn lao động và
phòng cháy chữa cháy toàn nhà máy.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
Nhiệm vụ của nhân viên Văn thư kiêm lễ tân (01 người):
Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với các phòng ban của

Công ty.
Thực hiện quản lý công dấu Công ty.
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, các hồ sơ quyết định nội bộ của Công ty.
Theo dõi nhận chuyển phát thư cho các phòng ban chức năng.
Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán bộ công nhân viên đi công tác.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
Nhiệm vụ của nhân viên Văn thư kiêm lễ tân (01 người):
Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với các phòng ban của

Công ty.
Thực hiện quản lý công dấu Công ty.
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, các hồ sơ quyết định nội bộ của Công ty.
Theo dõi nhận chuyển phát thư cho các phòng ban chức năng.
Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán bộ công nhân viên đi công tác.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
 Nhiệm vụ của phó phòng NS-TL (01 người)
 Xây dựng KH định biên lao động, quỹ tiền lương hàng năm.

 Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản giúp Giám đốc quản lý công tác tuyển

dụng; bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm; đào tạo; thi đua – khen
thưởng và đánh giá hiệu quả công việc của công nhân viên Công ty.
 Đề xuất các phương án, chính sách quản lý nhân sự Công ty và giúp Giám đốc tổ

chức thực hiện công tác tổ chức nhân sự khi đã được phê duyệt. Đề xuất định biên
lao động, chức danh công việc, định mức lao động, thang bảng lương của Công ty.
 Đầu mối đề xuất nâng, hạ bậc lương, phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách

khác đối với cán bộ, công nhân viên của Công ty.
 Tham mưu cho lãnh đạo các chương trình đào tạo, phối hợp với các phòng ban tổ

chức thực hiện đào tạo nội bộ, đào tạo nhập môn cho cán bộ công nhân viên công
ty.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
 Nhiệm vụ của nhân viên Nhân sự – Chính sách (03 người):
 Công tác Bảo hiểm:
 Lập thủ tục cấp sổ BHXH, thẻ KCB và gia hạn phiếu KCB cho CBCNV để giải quyết

các chế độ về BHXH + BHYT.
 Lập quyết toán thu, chi BHXH + BHYT với cơ quan BHXH hàng quý để biết số tiền

BHXH + BHYT phải trích nộp hàng quý theo luật định.
 Bác báo về công tác trích nộp BHXH + BHYT + BHTN theo định kỳ cho cơ quan quản

lý nhà nước và cơ quan cấp trên.
 Lập kế hoạch và thực hiện nâng bậc lương cho CBNV đủ niên hạng nâng lương đóng

BHXH hàng năm.
 Soạn thảo các quy trình, quy định trong lĩnh vực chính sách.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
 Nhiệm vụ của nhân viên Nhân sự – Chính sách (03 người) (tt):
 Công tác thi đua khen thưởng:
 Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các quy định, tiêu chuẩn đánh giá thi đua khen

thưởng.
 Tư vấn các chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.
 Tham gia thẩm định/góp ý các văn bản lập quy trong nội bộ có liên quan đến lĩnh vực
nhân sự, đào tạo và quản trị nội bộ.
 Định kỳ lập danh sách thi đua khen thưởng, trình Hội đồng thi đua khen thưởng để
đánh giá và xét khen thưởng.
 Lập các báo cáo liên quan đến công tác thi đua khen thưởng gửi công ty quản lý cấp
trên.


Nhiệm vụ của P.TC-HC
 Nhiệm vụ của nhân viên Nhân sự – Chính sách (03 người) (tt):
 Công tác Tuyển dụng:
 Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu thực tế và theo kế hoạch hoạt

động của Công ty.
 Xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn tuyển dụng, mô tả công việc
 Xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty.
 Xây dựng hệ thống tài liệu và công cụ hỗ trợ cho công tác tuyển dụng.
 Xây dựng nguồn dữ liệu ứng viên phù hơp  nhu cầu tuyển dụng của công ty.

 Tiến hành các hoạt động PR thương hiệu tuyển dụng qua các kênh cần thiết.
 Thực hiện tiếp nhận nhân sự, tập sự, thử việc theo đúng quy trình tuyển dụng của Công
ty.