thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty tnhh sản xuất thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu thiên ấn

v

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH SX TM DV XNK THIÊN ẤN
....................................................................................................................................................................... 2
1.1

Quá trình hình thành và phát triển ................................................................................................. 2

1.2

Chức năng và nhiệm vụ ................................................................................................................. 3

1.3

Cơ cấu tổ chức ............................................................................................................................... 4

1.4
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn giai
đoạn từ năm 2014 đến năm 2016 .............................................................................................................. 5
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 ................................................................................................................................ 7
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SX TM DV XNK
THIÊN ẤN .................................................................................................................................................... 8
2.1

Thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn ......................... 8

2.1.1

Lên kế hoạch, chỉ tiêu bán hàng ............................................................................................ 8

2.1.2

Chuẩn bị, tìm kiếm và sàng lọc khách hàng .......................................................................... 9

2.1.3

Tiếp cận khách hàng tiềm năng ........................................................................................... 10

2.1.4

Giới thiệu và thuyết phục khách hàng ................................................................................. 11

2.1.5

Thống nhất thương vụ, ký kết hợp đồng ............................................................................. 13

2.1.6

Xử lý đơn đặt hàng và giao hàng ......................................................................................... 14

2.1.7

Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng .............................................................................................. 15

2.1.8

Xử lý hàng đổi, trả lại và sản phẩm bảo hành ..................................................................... 16

2.2

Nhận xét hoạt động bán hàng tại công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn........................... 17

2.2.1

Ưu điểm ............................................................................................................................... 17

2.2.2

Hạn chế ................................................................................................................................ 19

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 .............................................................................................................................. 21
CHƯƠNG 3.MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH SX TM DV XNK THIÊN ẤN ...................................................................................... 22
3.1

Kiến nghị tổ chức lại cơ cấu bán hàng cho Công ty .................................................................... 22

3.2

Kiến nghị xây dựng quy trình bảo hành và đổi, trả sản phẩm một cách thống nhất.................... 22

3.3

Kiến nghị thúc đẩy và đổi mới mạnh hơn nữa công tác marketing bán hàng ............................. 23

3.4

Kiến nghị thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng .................................................................... 24

KẾT LUẬN ................................................................................................................................................. 25


vi

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
 NVKD: Nhân viên kinh doanh.
 TNHH SX TM DV XNK: Trách nhiệm hữu hạn sản xuất thương mại dịch vụ
xuất nhập khẩu.
 TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh.


vii

DANH SÁCH CÁC BẢNG
Bảng 1.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Thiên Ấn............................... 5

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn .................................. 4

DANH SÁCH CÁC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Logo công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn........................................................... 2
Hình 2.1: Sản phẩm bình sữa Ku - 5832 ........................................................................................ 12


1

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường với mức độ cạnh tranh ngày càng cao, để
có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần phải tự chủ trong hoạt động sản xuất

kinh doanh và tìm mọi cách để tối đa hóa lợi nhuận. Vì vậy, để nâng cao được hiệu quả
kinh doanh, tăng cường khả năng cạnh tranh, các doanh nghiệp phải không ngừng đổi
mới, hoàn thiện bộ máy quản lý, cải tiến cơ sở vật chất kĩ thuật, nâng cao trình độ đội
ngũ nhân viên. Một trong những hoạt động quan trọng nhất là hoạt động bán hàng, tuy
nhiên, đối với mỗi người, mỗi đối tượng, mỗi doanh nghiệp thương mại lại có các cách
bán hàng khác nhau nhưng mục đích cơ bản đầu tiên và cũng là cuối cùng của tất cả các
doanh nghiệp là làm sao để bán được hàng hóa, thu được lợi nhuận cao.
Công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn là một doanh nghiệp thương mại, do
vậy mọi hoạt động của Công ty chủ yếu thông qua mạng lưới bán hàng. Vì vậy đối với
Công ty việc xây dựng một cơ cấu hệ thống và quy trình bán hàng hợp lý cùng với đội
ngũ bán hàng năng động là cực kì quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và
phát triển của Công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động bán hàng trong thực tiễn đối với
doanh nghiệp, nên em tiến hành thực hiện đề tài “Thực trạng hoạt động bán hàng tại công
ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn” làm đề tài báo cáo thực tập của mình với hy vọng
có thể đánh giá được hoạt động bán hàng thực tế tại Công ty, từ đó đưa ra được các kiến
nghị phù hợp với thực trạng hoạt động bán hàng của Công ty nhằm giúp công tác bán
hàng của Công ty phát triển hơn.
Ngoài lời mở đầu và kết luận thì kết cấu đề tài gồm có ba chương:
o Chương 1: Giới thiệu chung về công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn.
o Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty TNHH SX TM DV XNK
Thiên Ấn.
o Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng tại công
ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn.


2

CHƯƠNG 1.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH SX
TM DV XNK THIÊN ẤN

1.1 Quá trình hình thành và phát triển
o Tên Công ty: Công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn.
o Loại hình công ty: Công ty TNHH.
o Ngày thành lập: 22/01/2010.
o Vốn điều lệ: 6000.000.000 vnđ.
o Mã số thuế: 0309758529.
o Địa chỉ: Phòng số 305, Tầng 3, Tòa nhà Sài Gòn Paragon, Số 03 Nguyễn Lương
Bằng, Phường Tân Phú, Quận 7, Tp.HCM.
o Điện thoại: 08. 5416 1968/ 08. 5416 1969
o Fax: 08.541 61967.
o Email:
o Website: />o Logo Công ty:

Hình 1.1: Logo công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn


3

Công ty được thành lập ngày 22/01/2010, những ngày đầu tiên thành lập văn
phòng Công ty chỉ là một mặt bằng nhỏ với tầng trệt là cửa hàng bán còn tầng trên là văn
phòng Công ty, đến năm 2015 với nhu cầu phát triển và giao dịch chuyên nghiệp hơn
Công ty đã chuyển hẳn qua văn phòng khang trang hơn, chuyên nghiệp hơn tọa lạc tại
Tòa nhà Sài Gòn Paragon, Quận 7, Tp.HCM.
Khi mới thành lập Công ty chỉ kinh doanh hai dòng sản phẩm nhập khẩu là Kuku
Duckbill (Đài Loan) và Kenjo (Nhật Bản), nhưng theo đà phát triển và thị trường, khách
hàng được mở rộng thì đến năm 2014 số dòng sản phẩm tăng thêm 2 và cho đến năm
2016 đã có tổng cộng 2 dòng sản phẩm phục vụ cho mẹ và bé từ các nước: Ý, Malaysia,

Hàn Quốc. Với 6 năm đầy khó khăn thử thách nhưng Công ty đã từng bước khẳng định
được vị thế của mình trong lòng khách hàng, luôn luôn là đối tác đáng tin cậy và hoạt
động kinh doanh với cái tâm và lòng tôn trọng với khách hàng.

1.2 Chức năng và nhiệm vụ
o Chức năng:
Công ty Thiên Ấn có chức năng chuyên hoạt động kinh doanh và phân phối các
sản phẩm dành cho mẹ và bé như: Xe đẩy, nôi, gường củi, bình sữa, ghế ngồi ô tô cho
bé… với các thương hiệu nổi tiếng từ các nước: Nhãn hiệu KuKu Duckbill (Đài Loan),
Brevi (Italy), Fedora (Hàn Quốc), Kenjo (Nhật Bản), Sweet Cherry (Malaysia).
o Nhiệm vụ:
Phân phối các sản phẩm chính hãng, chất lượng đảm bảo, an toàn cho người sử
dụng. Thực hiện đúng các điều khoản đã ký kết trong các hợp đồng với khách hàng và
luôn tuân theo các quy định của Nhà nước trong kinh doanh, đảm bảo kinh doanh đúng
các mặt hàng đã đăng ký và không kinh doanh các mặt hàng cấm lưu hành.
Thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên,
bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa, kĩ thuật, chuyên môn cho nhân viên toàn Công
ty. Thực hiện hoạch toán kinh tế và báo cáo thường xuyên trung thực theo đúng quy định
của Nhà nước.


4

1.3 Cơ cấu tổ chức
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

P.TÀI CHÍNHKẾ TOÁN

P.KINH
DOANH

P.MARKETING

BỘ PHẬN
XNK

BỘ PHẬN
BÁN HÀNG

BỘ PHẬN KỸ
THUẬT

P.NHÂN SỰ

BỘ PHẬN
KHO

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty)

o Chức năng các phòng ban:
 Giám đốc:

Là người điều hành cao nhất và toàn diện nhất của Công ty, là người đại diện pháp
nhân của Công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước
Nhà nước về lĩnh vưc kinh doanh của Công ty.
 Phòng kinh doanh:

Ký kết các hợp đồng đại lý, hợp đồng tiêu thụ theo uỷ quyền của Giám đốc. Tập
trung mở rộng mạng lưới tiêu thụ, đề ra các chính sách công nợ đối với các đại lý, cửa
hàng. Đề ra các chính sách hoa hồng cho khách hàng, nghiên cứu chính sách tiếp thị, phát
huy tối đa ưu thế cạnh tranh, thường xuyên báo cáo Giám đốc về tình hình hoạt động của
Công ty.
 Phòng marketing:
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng, hỗ trợ
phòng kinh doanh bán hàng và dự báo doanh thu, khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng


5

tiềm năng, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu và xây dựng và thực hiện kế hoạch
chiến lược marketing.
 Bộ phận bán hàng:
Trực tiếp giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, trưng bày sản phẩm tại các đại lý và
showroom của Công ty, hỗ trợ nhân viên kinh doanh theo dõi, kiểm tra hàng hóa, báo cáo
phòng kinh doanh về tình hình buôn bán của sản phẩm và thị hiếu của người tiêu dùng.
 Bộ phận kỹ thuật:
Kiểm tra các tính năng của sản phẩm mới, thực hiện bảo hành sản phẩm cho khách
hàng.

1.4 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH SX TM DV
XNK Thiên Ấn giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016
Bảng 1.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Thiên Ấn
Đơn vị tính: Tỷ đồng, %

2015/2014
Chỉ tiêu

2014

2015

2016

2016/2015

Tuyệt

Tương đối

Tuyệt

Tương đối

đối

(%)

đối

(%)

Doanh thu

35,096

37,206

45,150

2,110

6

7,944

21

Chi phí

10,529

11,534

14,674

1,005

10

3,140

27

Lợi nhuận

24,567

25,672

30,476

1,105

5

4,804

19

(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Công ty)


6

Dựa vào bảng 1.1 có thể thấy rằng cả doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty
đều tăng qua các năm, cụ thể như sau:
o Doanh thu:
 Năm 2015 doanh thu là 37,206 tỷ đồng, tăng 2,11 tỷ đồng so với năm 2014,
tương ứng với mức tăng trưởng là 6%.
 Năm 2016 doanh thu là 45,150 tỷ đồng, tăng 7,944 tỷ đồng so với năm 2015,
tương ứng với mức tăng trưởng là 21%.
o Chi phí:
 Năm 2015 chi phí là 11,534 tỷ đồng, tăng 1,005 tỷ đồng so với năm 2014, tương
ứng 10%.
 Năm 2016 chi phí là 14,674 tỷ đồng, tăng 3,140 tỷ đồng so với năm 2015, tương
ứng 27%.
o Lợi nhuận:

 Năm 2015 lợi nhuận là 25,672 tỷ đồng, tăng 1,105 tỷ đồng so với năm 2014,
tương ứng 5%.
 Năm 2016 lợi nhuận là 30,476 tỷ đồng, tăng 4.804 tỷ đồng so với năm 2015,
tương ứng 19%.
Nhìn chung, theo bảng chỉ tiêu trên ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của
Công ty là tương đối ổn định qua các năm. Cũng có thể thấy rằng doanh thu năm 2016
tăng vượt bậc so với năm 2015, điều này là dễ hiểu vì năm 2016 Công ty đã mở rộng thị
trường mạnh hơn ở các tỉnh miền Trung và miền Bắc, đồng thời chi phí cũng tăng theo vì
các hoạt động mở rộng thị trường và quảng bá, chiêu thị sản phẩm, qua đó giúp lợi nhuận
cũng tăng lên một cách rõ rệt vì sự tăng trưởng của doanh thu. Tuy nhiên Công ty cần
xem xét chi tiêu kỹ lưỡng hơn, chính xác hơn và hoạt động bán hàng cần giữ vững phong
độ, hiệu quả hơn nữa để giúp giảm thiểu chi phí và đồng thời lợi nhuận được tăng lên.


7

TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 cho chúng ta thấy được những thông tin cơ bản của Công ty Thiên Ấn
và chặng đường phát triển của Công ty trong 6 năm qua. Đó là khoảng thời gian không
dài nhưng cũng đủ để công ty Thiên Ấn tích lũy được những kinh nghiệm và kinh doanh
ngày càng phát triển. Khi mới thành lập Công ty chỉ kinh doanh hai dòng sản phẩm nhưng
theo đà phát triển đến năm 2016 đã có tổng cộng 6 dòng sản phẩm phục vụ cho mẹ và bé.
Công ty đã từng bước khẳng định được vị thế của mình trong lòng khách hàng, luôn luôn
là đối tác tin cậy với khách hàng và luôn hoạt động kinh doanh với cái tâm và lòng tôn
trọng với khách hàng. Công ty Thiên Ấn có chức năng chuyên hoạt động kinh doanh và
phân phối các sản phẩm dành cho mẹ và bé, phân phối các sản phẩm chính hãng, chất
lượng đảm bảo, an toàn cho người sử dụng.
Qua đó cũng biết được cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban của Công ty.
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty là tương đối ổn định qua các năm, cả doanh
thu, chi phí, lợi nhuận đều tăng theo từng năm và đặc biệt là năm 2016 là năm tăng trưởng

vược bậc nhất về doanh thu và lợi nhuận nhưng đồng thời cũng kéo theo chi phí tăng lên
vì các hoat động thúc đẩy công tác bán hàng của công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên
Ấn.


8

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH SX TM DV XNK THIÊN ẤN
2.1 Thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty TNHH SX TM DV XNK
Thiên Ấn
2.1.1 Lên kế hoạch, chỉ tiêu bán hàng
Việc lên kế hoạch, chỉ tiêu bán hàng là một công việc vô cùng cần thiết đối với các
doanh nghiệp kể cả họ kinh doanh ngành nghề gì. Khi lên được một kế hoạch cụ thể, chi
tiết, bám sát thực tế và đề ra được chỉ tiêu kinh doanh thì công việc trong tương lai sẽ diễn
ra trôi chảy và có thể lường trước được những thử thách và cơ hội.
Tại Thiên Ấn việc lên kế hoạch, chỉ tiêu bán hàng phần lớn là do Giám đốc trực
tiếp đề ra cho mọi người cùng phối hợp thực hiện vì hiện Công ty vẫn chưa tiến cử được
ai làm trưởng phòng kinh doanh để phụ trách công việc này. Kế hoạch của Công ty
thường mang tính chất trung hạn và dài hạn được Giám đốc đề ra trong mỗi dịp cuối năm
sau khi Công ty tổng kết những gì đã đạt được và không đạt được trong năm đã qua, kế
hoạch đó là những đề xuất chỉ tiêu mới về mở rộng thị trường trong năm tới, về sản phẩm
cũ và sản phẩm mới, về điều chỉnh các chính sách và chăm sóc các đại lý của Công ty…
Cụ thể trong dịp cuối năm 2016 vừa qua, Giám đốc đã đưa ra vấn đề mở rộng thị trường
mạnh hơn ở các tỉnh phía Bắc và miền Trung nước ta, mong muốn tăng thêm 10% lượng
khách hàng sỉ ở phía Bắc và miền Trung trong quý I của năm 2017.
Về chỉ tiêu bán hàng, phòng kinh doanh được giao nhiệm vụ giữ vững tốc độ phát

triển mạnh như trong năm 2016 và khai thác thêm lượng khách hàng tiềm năng ở các tỉnh
lân cận. Chỉ tiêu doanh số năm 2017 được đề ra cho phòng kinh doanh là tăng thêm 10 12% so với năm 2016.

 Với việc lên kế hoạch và chỉ tiêu là rất tốt cho công việc được diễn ra thuận lợi
hơn. Tuy nhiên đây là một thử thách không hề nhỏ đối với phòng kinh doanh và các bộ
phận khác của Công ty khi có nhiều công việc đầy tính thử thách phía trước.


9

2.1.2 Chuẩn bị, tìm kiếm và sàng lọc khách hàng
Để bắt đầu vào thực hiện những công việc và hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra thì
các bộ phận của công ty cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đoàn kết trong từng khâu bán
hàng để đưa sản phẩm tốt nhất đến với từng khách hàng, từ phòng kinh doanh cho đến
phòng marketing, bộ phận bán hàng, nhân viên hỗ trợ kinh doanh hay cả bộ phận xuất
nhập khẩu đều phải chuẩn bị tốt.
Cụ thể mỗi nhân viên kinh doanh của Thiên Ấn khi muốn đi thị trường hay tìm
kiếm khách hàng mới thì luôn chuẩn bị thứ nhất là catalogue hình ảnh sản phẩm của Công
ty (xem ở phần phụ lục số 1), card visit, bảng giá cả, chính sách chiết khấu của Công ty
cho đến cả trang phục, tâm lý trước khi gặp khách hàng, ngoài ra sự hiểu biết thành thạo
về sản phẩm cũng cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. Ở Công ty thường về hình ảnh sản
phẩm sẽ do phòng marketing cung cấp, nhân viên hỗ trợ kinh doanh sẽ hỗ trợ về các giấy
tờ liên quan như giấy chứng nhận sản phẩm, giấy giới thiệu…
Kế đến NVKD sẽ thăm dò và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, NVKD Công ty
thường tìm kiếm khách hàng theo những cách sau:
 Lên trang tìm kiếm Google và tìm kiếm những công ty, doanh nghiệp, đơn vị
sau đó vào website của họ để xem thông tin của họ cũng như liệt kế số điện thoại, email
để có thể liên hệ trực tiếp với họ hoặc vào trực tiếp những trang web cung cấp thông tin
doanh nghiệp, từ đó có thể lấy được thông tin của các khách hàng đó.
 Vào những trang giới thiệu việc làm vì trong đó luôn có phần dành cho doanh

nghiệp đăng tin tuyển dụng để xem thông tin của các công ty, doanh nghiệp.
 Tham gia các cuộc hội chợ triển lãm để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu.
 Thực hiện các chuyến đi công tác ở tỉnh để mở rộng khu vực tìm kiếm, các
chuyến đi thị trường trực tiếp ở khu vực TP.HCM.
 Sử dụng các trang mạng xã hội của cá nhân hay của Công ty như: Facebook,
Zalo để tiếp cận khách hàng có tiềm năng.


10

Sau khi tìm kiếm gửi thư chào hàng thì NVKD sẽ đánh giá lại thái độ và mức độ
tiến xa hơn với khách hàng đó, NVKD sẽ sàng lọc lại các khách hàng tiềm năng và sẽ tập
trung chăm sóc theo dõi các khách hàng đó để đỡ tốn nhiều thời gian, chi phí đi lại và đạt
được hiệu quả hơn.

 Công ty không hoạt động theo hình thức chia khách hàng theo khu vực cho từng
nhân viên kinh doanh quản lí nên nhiều lúc sự tìm kiếm khách hàng khó khăn và chồng
chéo nhau giữa các nhân viên vì không chia rõ khu vực. Tuy vậy, bỏ qua những điều đó
thì cách tìm kiếm của NVKD thể hiện được kinh nghiệm, nghiệp vụ tương đối tốt.

2.1.3 Tiếp cận khách hàng tiềm năng
Khi đã sàng lọc được khách hàng tiềm năng thì tiếp đến NVKD của Công ty sẽ tiếp
cận khách hàng để mong có thể thuyết phục được khách hàng ký kết hợp đồng. Nhân viên
kinh doanh sẽ đến trực tiếp các cửa hàng nếu là khách nhỏ lẻ ở khu vực TP.HCM và các
vùng lân cận như: Bình Dương, Đồng Nai để gửi hình ảnh sản phẩm, bảng báo giá cho
cửa hàng xem, còn nếu khách hàng ở các tỉnh xa quá thì gửi mail và gọi điện thoại thăm
dò trước, khi đã chắc chắn được khoảng 70% thì mới đến gặp trực tiếp để thương thảo
hơn nữa. Ngày đầu NVKD sẽ không đặt nặng vấn đề là sẽ thuyết phục khách hàng được
ngay mà NVKD Công ty chú trọng đến việc tạo ấn tượng với cửa hàng bằng sự nhiệt tình,
hòa đồng của mình trước, nếu khách hàng còn do dự thì NVKD vui vẻ gửi lại catalogue

sản phẩm, namecard của mình và ra về vì mỗi NVKD Công ty luôn tâm niệm là hiện tại
khách hàng còn do dự hay chưa có nhu cầu thì biết đâu một ngày khác sẽ có.
Còn với các hệ thống lớn hơn có nhiều chi nhánh như: Shop Trẻ Thơ, Bibo Mart
hay siêu thị Aeon… thì NVKD sẽ gửi mail hay gọi điện đến những người quản lý có chức
trách và quyền hành trong vấn đề nhập hàng của bên doanh nghiệp đó, thấy có tiềm năng
thì sẽ thiết lập cuộc hẹn để trao đổi thêm với họ, hoặc có nhiều lúc khách hàng chủ động
hẹn gặp NVKD để tìm hiểu thêm về sản phẩm. Thêm nữa là khi đi chào hàng nhân viên
Công ty cũng tránh đi vào buồi sáng sớm khi khách hàng chưa bán được gì và buổi trưa


11

khi khách hàng nghỉ ngơi, vì những khung giờ đó thì khách hàng rất dễ nóng giận khi bị
làm phiền.

 Nhìn chung phương thức tiếp cận của nhân viên Công ty là rất hợp lý và mang lại
hiệu quả cao, được đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm của nhân viên. Có những khách
hàng nhân viên kinh doanh phải theo đuổi kiên trì mấy năm mới có thể tiếp cận trao đổi,
đặt vấn đề được.

2.1.4 Giới thiệu và thuyết phục khách hàng
Đây là giai đoạn nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm của mình với người mua
để hướng họ theo trình tự (chú ý đến sản phẩm, quan tâm, mong muốn và cuối cùng là
hành động mua), nhân viên bán hàng phải nhấn mạnh kỹ lưỡng những lợi ích của khách
hàng và nêu lên những tính năng của sản phẩm đảm bảo được những lợi ích đó.
 Đối với khách hàng nhỏ lẻ:
Với khách hàng này thì nhân viên kinh doanh Công ty tập trung vào đặc điểm sản
phẩm là chính để trình bày và thuyết phục khách hàng. Chẳng hạn như trường hợp NVKD
giới thiệu một bình sữa cho bé mã sản phẩm Ku - 5832 thương hiệu Kuku Duckbill - một
thương hiệu của Đài Loan thì những thông tin về sản phẩm như: Chất liệu nhựa, khả năng

chịu nhiệt, xuất xứ, độ tuổi sử dụng, thời hạn sử dụng NVKD phải nắm bắt chính xác để
dễ dàng tư vấn và thuyết phục khách hàng. Ở chiều ngược lại khách hàng sẽ có những
thắc mắc và câu hỏi lại người tư vấn những thắc mắc về sản phẩm, đặc biệt những sản
phẩm dành cho bé các mẹ rất chú trọng đến độ an toàn và xuất xứ của sản phẩm không
phải Trung Quốc, nếu gặp tình huống này NVKD Công ty thường đưa ra hai yếu tố dễ
thuyết phục khách hàng là nhựa đã được khử chất BPA - một chất gây ung thư cho bé và
xuất xứ tại Đài Loan nhưng đạt chứng nhận chất lượng của USFDA - Cục quản lý thực
phẩm và dược phẩm của Hoa Kỳ và điều này sẽ tăng thêm tính thuyết phục đối với khách
hàng. Ngoài ra khi giới thiệu sản phẩm NVKD phải tỏ ra tự tin, tươi vui, khi khách hàng
thắc mắc và hỏi nhiều mình cũng không nên cáu giận, tỏ ra bực tức mà phải nhã nhặn, vui
vẻ giải đáp thắc mắc của họ thì mới mong bán được sản phẩm.


12

Hình 2.1: Sản phẩm bình sữa Ku - 5832
(Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty)

 Đối với khách hàng là đại lý, siêu thị:
Khách hàng của Công ty mà có quy mô lớn và hệ thống thì ngoài yếu tố sản phẩm
chất lượng họ còn quan tâm nhiều đến các chế độ hỗ trợ chăm sóc, dịch vụ bảo hành,
chiết khấu, thanh toán công nợ. Nhân viên kinh doanh Công ty nắm bắt được tâm lý đó
của khách hàng nên luôn đưa ra những dẫn chứng sát thực đầy tính thuyết phục như: Chất
lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn châu Âu có giấy chứng nhận hẳn hoi, khi khách hàng bán
được doanh số cao thì Công ty sẽ xem xét để hỗ trợ PG để bán hàng, luôn có chính sách
đổi trả và bảo hành đầy đủ, chiết khấu 25% - 28% trên mỗi đơn hàng và công nợ sẽ là 30
ngày nhưng nếu khách hàng thanh toán đúng hạn sẽ được thưởng thêm 2%, nếu thanh
toán sớm hơn 10 ngày sẽ được thưởng thêm nữa tùy theo giá trị đơn hàng… Đó là một
trong những kỹ năng thuyết phục khách hàng mà NVKD áp dụng, ngoài ra cũng tùy từng
đối tượng khách hàng, tùy nhu cầu khác nhau mà đưa ra các lập luận, thuyết phục khác

nhau.

 Kỹ năng giới thiệu và thuyết phúc khách hàng của nhân viên kinh doanh Công ty
tương đối chuyên nghiệp và xác suất đạt được các thương vụ mới cao. Nhưng không phải
lúc nào cũng thành công trong việc thuyết phục khách hàng, điều quan trọng là rút ra
được bài học sau mỗi lần thất bại. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp và sự kiên trì


13

trong quá trình trình bày và thuyết phục khách hàng của NVKD Công ty và đó cũng là
yếu tố quan trọng dẫn đến thành công.

2.1.5 Thống nhất thương vụ, ký kết hợp đồng
Sau khi giới thiệu sản phẩm và thuyết phục khách hàng thì nhân viên kinh doanh
của Công ty sẽ quan sát đến thái độ, cử chỉ của khách hàng ra sao để có thể chốt sales
thành công. Khi ký kết hợp đồng với khách hàng của Công ty thì hợp đồng của NVKD
với khách hàng của mình sẽ do phòng Tài chính - Kế toán soạn thảo theo mẫu, điều khoản
của Công ty và phải được thông qua Giám đốc xét duyệt. Thường khi ký kết hợp đồng với
khách hàng thì công ty Thiên Ấn hay rơi vào hai trường hợp sau:
 Trường hợp 1: Hợp đồng do Công ty soạn thảo và đúng như ý muốn của khách
hàng và NVKD trao đổi từ trước thì sẽ nhanh chóng được hoàn tất sau khi được Giám đốc
ký duyệt.
 Trường hợp 2: Có nhiều khách hàng muốn Công ty soạn thảo hợp đồng theo
mẫu của bên họ thì ngay lúc này sẽ có một số vấn đề phát sinh thêm sau khi NVKD đã
chốt khách hàng. Những vấn đề phát sinh đó thường là phương thức thanh toán, công nợ,
thời gian, địa điểm, cước phí giao hàng hay là khoản chiết khấu thêm. Điều này dẫn đến
việc NVKD và Giám đốc của Công ty sẽ cần thêm những cuộc trao đổi trực tiếp giữa hai
bên để gỡ bỏ những nút thắt trong hợp đồng và đôi bên cùng có lợi.
Một số nội dụng được quy định chung trong hợp đồng của Công ty:

 Giá cả: Để đảm bảo quyền lợi của tất cả các khách hàng nên bên khách hàng
chuẩn bị ký kết hợp đồng cam kết không bán các sản phẩm do Công ty cung cấp thấp hơn
khung giá bán lẻ chung của Công ty trên thị trường toàn quốc. Trong trường hợp có sự
thay đổi về giá bán lẻ hàng hóa Công ty sẽ thông báo cho khách hàng trước 15 ngày.
 Chiết khấu thương mại: Đối với nhãn hàng Brevi xuất xứ Italy, Công ty chiết
khấu trực tiếp 25% trên giá bán lẻ trước thuế cho khách hàng (chiết khấu cố định 23% +
hỗ trợ trưng bày sản phẩm 2%), còn đối với những nhãn hàng còn lại thì Công ty chiết


14

khấu trực tiếp 28% trên giá bán lẻ trước thuế cho khách hàng (chiết khấu cố định 26% +
hỗ trợ trưng bày sản phẩm 2%).
 Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán là bằng tiền mặt hoặc chuyển
khoản. Về thời hạn thanh toán, nếu bên khách hàng không thanh toán theo đúng thời gian
quy định, công nợ quá hạn sẽ được tính theo lãi suất ngân hàng ACB tại thời điểm thanh
toán. Thời gian quá hạn không quá 30 ngày.
 Hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng thường có hiệu lực 12 tháng kể từ ngày ký kết.

 Việc hoàn tất thương vụ nhìn chung cũng có thời điểm khó khăn nhưng bằng sự
thông minh và nắm bắt tâm lý tốt khách hàng mà NVKD đã nhiều lần mang về nhiều bản
hợp đồng giá trị cho Công ty.

2.1.6 Xử lý đơn đặt hàng và giao hàng
Công việc này tưởng đơn giản nhưng không hề đơn giản và công ty Thiên Ấn cũng
không ngoại lệ. Đơn đặt hàng của khách hàng rất đa dạng và đến từ nhiều khu vực hay
phương tiện khác nhau, vì vậy Công ty đã xử lý đơn đặt hàng theo hai cách sau:
o Xử lý đơn đặt hàng và giao hàng khu vực TP.HCM: Thường khách hàng trong
khu vực TP.HCM hay đặt hàng theo cách gọi điện thoại trực tiếp hoặc NVKD đi đến từng
cửa hàng để kiểm tra và lên đơn hàng nếu là khách hàng nhỏ, lẻ. Còn khách hàng là hệ

thống, đại lý như: Aeon, Kidsplaza, Con Cưng… thì thường là gửi mail (xem ở phần phụ
lục 2). Sau khi NVKD nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng thì sẽ gửi đơn hàng qua cho
nhân viên hỗ trợ kinh doanh kiểm tra trên phần mềm Công ty xem hàng còn đủ không rồi
đánh đơn gửi xuống bộ phận kho soạn đơn, trong quá trình soạn đơn hàng có thiếu sót gì
thì kho sẽ báo ngược trở lại nhân viên đánh đơn để báo lại khách hàng. Khi đã thống nhất
đơn hàng thì sẽ tiến hành giao hàng theo thời gian và địa điểm của khách hàng ghi chú
bằng phương tiện xe máy hoặc xe tải trọng nhỏ của Công ty, thường là giao giờ hành
chính và trong trường hợp giao hàng bị trục trặc trong quá trình soạn đơn hay vận chuyển
có vấn đề, lúc đó người giao hàng sẽ báo lại NVKD để hẹn lại khách hàng khung giờ


15

khác, điều này luôn làm khách hàng hài lòng và thể hiện tinh thần làm việc có trách
nhiệm của Công ty.
o Xử lý đơn đặt hàng và giao hàng khu vực ngoài TP.HCM: Khách hàng ở tỉnh
thì thường đặt hàng qua mail, NVKD khi xử lý đơn hàng ở tỉnh thì càng tỉ mỉ, chính xác
hơn nhiều để tránh sai sót vì khi xảy ra sai sót thì xử lý rất khó khăn. Nếu là đơn hàng ở
ngoài miền Bắc thì thời gian giao hàng dao động từ 3 - 5 ngày, giao bằng phương tiện tàu
hỏa hoặc xe tải. Nếu đơn hàng ở các tỉnh miền Trung thì thời gian khoảng 1 - 2 ngày là tới
nơi. Đặc biệt khâu đóng gói hàng và giao hàng đối với các tỉnh ngoài là rất quan trọng vì
quãng đường xa nên các nhân viên soạn đơn luôn chọn những chiếc thùng có độ cứng và
lót thêm xốp bên trong để bảo vệ hàng, khi xếp hàng lên xe hoặc tàu cũng luôn sắp xếp
ngay ngắn và chắc chắn để tránh tình trạng đổ vỡ.

 Quy trình xử lý đơn hàng của Công ty đã diễn ra đúng thể thức, chặt chẽ, phân chia
theo khu vực để xử lý nên khiến cho công việc diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn. Cộng
thêm là tinh thần làm việc chuyên nghiệp khi có vấn đề không như ý muốn xảy ra.

2.1.7 Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng

Thiên Ấn luôn quan niệm rằng bán hàng không chỉ một lần là xong mà là nhiều lần
về sau nữa, luôn mong muốn gắn kết và phát triển cùng khách hàng, vì vậy Công ty luôn
xem vấn đề chăm sóc khách hàng là vô cùng quan trọng. Nhiều chính sách được Giám
đốc đưa ra hay là của NVKD, phòng marketing của Công ty đề xuất như: Hỗ trợ chương
trình khuyến mãi cho đại lý của Công ty (mỗi tháng tối thiểu một lần), hỗ trợ PG xuống
đại lý bán hàng (nếu đại lý bán doanh số cao và ổn định), các chế độ bảo hành được Công
ty thực hiện tương đối đầy đủ. Ngoài ra NVKD của Công ty luôn vạch ra kế hoạch đi
thăm viếng khách hàng mỗi tuần tối thiểu 2 lần mỗi khách hàng để vừa sắp xếp sản phẩm,
theo dõi tình trạng bán hàng vừa tạo mối quan hệ gần gũi với đại lý và từ đó nhân viên
bán hàng của đại lý có thiện cảm với NVKD Công ty hơn và sẽ tư vấn bán sản phẩm của
Công ty nhiều hơn.


16

 Công tác chăm sóc khách hàng của Công ty về tổng quan thì tốt nhưng lại đơn
điệu, không đổi mới theo thời điểm mà chỉ đi theo quy cũ, không có sự sáng tạo dẫn đến
tăng thêm chi phí Công ty.

2.1.8 Xử lý hàng đổi, trả lại và sản phẩm bảo hành
Việc xử lý hàng trả lại luôn là vấn đề nan giải của Công ty. Hàng trả lại khi được đại
lý thông báo với nhân viên kinh doanh thì việc đầu tiên nhân viên kinh doanh xem xét
xem sản phẩm nào Công ty có thể nhận lại và sản phẩm nào không, sau đó lập phiếu danh
sách hàng nhập trả lại gửi về kho Công ty, kho kiểm tra và chấp nhận sản phẩm không bị
vấn đề gì thì sẽ gửi lên Giám đốc xem xét và duyệt, sau đó bộ phận hỗ trợ kinh doanh
nhập lại sản phẩm, cuối cùng sẽ gửi qua phòng kế toán xem xét và khấu trừ lại công nợ
cho khách hàng.
Về sản phẩm bảo hành thì khi có những sản phẩm lỗi thì bộ phận kỹ thuật sẽ tiếp
nhận và sửa chữa, tuy nhiên có những sản phẩm lỗi lớn hơn hay khách hàng muốn đổi
sang cái mới thì cũng phải được Giám đốc trực tiếp xem xét và xử lý thì mới được quyền

đổi hay không.
o Quy định về đổi trả hàng của Công ty:
 Công ty chỉ chịu trách nhiệm đổi lại những mặt hàng do lỗi kỹ thuật từ nhà sản
xuất (nếu có) trong trường hợp hàng chưa qua sử dụng.
 Khách hàng được yêu cầu đổi lại các sản phẩm bán chậm cho Công ty trong vòng
30 ngày kể từ ngày nhận hàng với điều kiện hàng còn ở tình trạng tốt, còn mới 100%, bao
bì nguyên vẹn, chưa qua sử dụng, đầy đủ các linh kiện và tài liệu đi kèm (nếu có) như:
Catalogue, hướng dẫn sử dụng…

 Chính sách đổi trả hàng của Công ty giúp cho Công ty có thêm sự tin tưởng đối với
khách hàng, tuy nhiên quy trình đổi trả hàng và bảo hành sản phẩm còn chưa có sự thống
nhất và chưa giúp cho công việc được diễn ra nhanh nhất có thể, đồng thời việc này cần
phải được kiểm tra cẩn thận vì liên quan đến chi phí và hàng tồn của Công ty.


17

2.2 Nhận xét hoạt động bán hàng tại công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên
Ấn
2.2.1 Ưu điểm
o Cơ cấu bán hàng đơn giản nên dễ quản lý
Bộ máy bán hàng của Công ty vô cùng đơn giản theo mô hình công ty gia đình
nhưng không vì thế mà đem lại hiệu quả thấp. Việc phòng kinh doanh chỉ có 4 nhân vien
kinh doanh, bên dưới là bán hàng ở showroom và PG ở đại lý giúp cho công tác quản lý
tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí. Phòng kinh doanh cũng không phân chia khách
hàng theo khu vực quản lý mà mỗi nhân viên kinh doanh ai tìm được khách hàng nào thì
sẽ là của người đó theo kiểu truyền thống, điều này giúp Giám đốc trực tiếp quản lý một
cách dễ dàng hơn là thông qua nhiều cấp bậc trong hệ thống bán hàng.
o Lực lượng bán hàng có mối quan hệ tốt với khách hàng
Việc chủ động tạo mối quan hệ với khách hàng được các nhân viên dày dặn kinh

nghiệm của Công ty áp dụng đã đem lại hiệu quả doanh số rất tốt. Các nhân viên có nhiều
cách tạo mối quan hệ gần gũi với khách hàng như: Luôn tham gia các sự kiện bên đại lý
tổ chức, ghé thăm cửa hàng trò chuyện cùng nhân viên bán hàng, tạo ra các buổi hẹn cùng
quản lý phòng nhập hàng bên đại lý, tham gia các buổi vui chơi dã ngoại cùng khách
hàng… Việc này đã giúp nhân viên bán hàng của Công ty có được sự thân thiết với khách
hàng, xem như những người bạn và góp phần lớn vào việc thúc đẩy doanh số bán hàng
của Công ty.
o Luôn có sự hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tốt
Hỗ trợ khách hàng từ khâu khuyến mãi, hỗ trợ nhân viên bán hàng cho đại lý, hỗ
trợ kệ trưng sản phẩm cho khách hàng, catalogue sản phẩm đầy đủ, hỗ trợ đổi trả hàng…
đã có rất nhiều sự hỗ trợ từ Công ty đối với khách hàng. Qua đó thể hiện Công ty luôn thể
hiện ý muốn cộng tác lâu dài, đôi bên cùng có lợi với khách hàng, đáp ứng một phần nào
đó mong muốn của khách hàng.


18

o Uy tín với khách hàng
Một lần mất tín, vạn lần mất tin. Trong kinh doanh nếu không tạo được chữ tín thì
không thể nào phát triển được, Thiên Ấn ý thức được việc đó và đó cũng là chủ trương
của Giám đốc đưa xuống, tạo uy tín để lấy niềm tin của khách hàng. Trong hoạt động bán
hàng NVKD Công ty luôn ý thức được điều này nên sản phẩm của Công ty bán ra luôn là
sản phẩm chất lượng, an toàn, đồng thời luôn thực hiện đúng với những gì mà hai bên đã
cam kết trong hợp đồng. Và trong suốt 6 năm qua Công ty đã làm được điều đó, giúp
Công ty luôn giữ được khách hàng trung thành và tạo vị thế vững chắc trong lòng khách
hàng.
o Lực lượng nhân viên kinh doanh giàu kinh nghiệm, có chuyên mônvà năng
động
Tuy lực lượng nhân viên kinh doanh ít nhưng lại là những người chủ chốt của
Công ty. Bốn nhân viên kinh doanh thì có ba người làm việc từ khi Công ty mới thành lập

do đó sự am hiểu thị trường, thị hiếu của khách hàng, phương cách làm việc là rất tường
tận và chuyên nghiệp. Nhờ có kinh nghiệp mà kỹ năng tìm kiếm và bán hàng của họ cũng
vô cùng thuần thục, đó là những yếu tố quan trọng giúp doanh thu Công ty không ngừng
tăng lên trong suốt những năm qua.
o Bán hàng online ngày càng được đầu tư và phát triển
Khi mới thành lập Công ty thì vấn đề giới thiệu sản phẩm và bán hàng trên mạng
không được chú trọng, hệ thống bán hàng thô sơ và hơi truyền thống vì thế mà tốn nhiều
công sức và chi phí trong việc tìm kiếm khách hàng và quảng bá sản phẩm, hình ảnh
Công ty. Qua thời gian cùng với sự phát triển nhanh chóng và bùng nổ của mạng xã hội
đặc biệt là Facebook, Zalo thì ban lãnh đạo của Công ty đã nhận ra tầm quan trọng của
việc bán hàng online nên đã bắt đầu tìm hiểu và bắt kịp xu hướng thời đại. Lần lượt các
bài viết, hình ảnh Công ty, các chuyến từ thiện được đưa lên các trang mạng xã hội của
Công ty, NVKD Công ty cũng thường xuyên sử dụng sức mạnh của internet để tìm kiếm
và kết nối với khách hàng, qua đó góp phần không nhỏ trong việc quảng bá thương hiệu
sản phẩm và đẩy mạnh doanh số hàng bán, đặc biệt là trong năm 2016.


19

o Công tác đào tạo lực lượng bán hàng, PG được tổ chức tốt
Vai trò của nhân viên bán hàng trực tiếp không thể xem nhẹ, họ là người tiếp xúc
trực tiếp với khách hàng nên nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu, xu hướng biến đổi trên thị
trường có khi còn tốt hơn nhân viên kinh doanh, ngoài ra Công ty cũng có đội ngũ PG hỗ
trợ bán hàng ở các đại lý nên có thể sắp xếp sản phẩm bắt mắt, hỗ trợ kiểm tra hàng hóa,
theo dõi hàng hóa, phản ứng của đại lý. Những kỹ năng đó được phòng kinh doanh đào
tạo rất tốt, từ cách đi đứng, nói chuyện, trang phục, cách cười và quan trọng là kỹ năng
bán hàng, thuyết phục khách hàng được truyền lại từ các nhân viên kinh doanh một cách
nhiệt tình.
o Quy trình xử lý đơn hàng và giao hàng chặt chẽ, cẩn thận và chuyên nghiệp
Qua quy trình xử lý đơn hàng được trình bày ở mục 2.1.6 thì có thể thấy quy trình

xử lý đơn hàng của Thiên Ấn rất chặt chẽ, chuyên nghiệp từ khâu xác nhận đơn hàng,
đánh đơn cho đến khâu soạn đơn và giao hàng đều đi theo một quy trình thống nhất và có
kiểm tra cẩn thận trong mỗi phân đoạn. Khi có một vài sai sót nhỏ thì cũng được xử lý
chuyên nghiệp và thể hiện được trách nhiệm của Công ty, nhờ vậy mà đơn hàng luôn
được giao một cách nhanh chóng đến khách hàng và luôn nhận được thái độ tin tưởng và
hài lòng từ phía khách hàng.

2.2.2 Hạn chế
o Cơ cấu bán hàng vì đơn giản nên còn lỏng lẻo
Cơ cấu bán hàng đơn giản tuy có điểm tốt như đã nêu ở phần ưu điểm nhưng cũng
có nhiều điểm hạn chế, đó là thiếu sự chặt chẽ, tính kỹ luật trong phòng kinh doanh, thiếu
người quản lý đội ngủ nhân viên bán hàng và PG, không theo dõi được thị trường chi tiết
và toàn diện.
o Quy trình bảo hành và đổi trả hàng còn chậm và chưa thống nhất
Chính sách bảo hành của Công ty luôn đầy đủ và đảm bảo chất lượng kỹ thuật cho
khách hàng, tuy nhiên mỗi khi có hàng bảo hành hay đổi trả thì phải thông qua Giám đốc


20

trực tiếp xem xét và duyệt hàng đổi trả thì nhân viên mới có thể thực hiện tiếp theo, có
nhiều trường hợp Giám đốc đi công tác xa hay nước ngoài thì làm cho công việc này phải
gián đoạn vì không có ai được ủy quyền xét duyệt. Do vậy mà thời gian bảo hành kéo dài
và làm cho tâm lý khách hàng không thật sự thoải mái vì phải chờ đợi.
o Công tác marketing hỗ trợ bán hàng chưa phát huy hết hiệu quả, chương
trình khuyến mãi rập khuôn không đổi mới
Nhìn chung Công ty luôn hỗ trợ khách hàng đầy đủ các chính sách chiêu thị,
khuyến mãi nhưng vẫn còn thiếu tính sáng tạo, hấp dẫn trong từng đợt khuyến mãi. Thông
thường chỉ là kiểu khuyến mãi 10% hay 15% cho từng nhãn hàng chứ không đổi mới theo
thời gian và như thế sẽ làm khách hàng sỉ và lẻ cảm thấy nhàm chán và không kích thích

được ham muốn mua sản phẩm của khách hàng.
o Khâu chăm sóc khách hàng tuy đầy đủ nhưng còn thiếu sót, không toàn diện
Tuy khâu chăm sóc khách hàng rất tốt nhưng chỉ diễn ra cục bộ ở một vài hệ thống
khách hàng ở TP.HCM chứ không diễn ra toàn diện trên nhiều khu vực trong cả nước,
một phần cũng vì cơ cấu bán hàng còn đơn giản nên không bao quát được từng khu vực
trong từng đợt viếng thăm.


21

TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Ở chương này chúng ta thấy được những vấn đề chuyên sâu hơn về hoạt động bán
hàng của công ty TNHH SX TM DV XNK Thiên Ấn, từ khâu đầu tiên là lên chỉ tiêu bán
hàng đến khâu cuối cùng là xử lý hàng trả lại.
Có thể thấy rõ công ty Thiên Ấn luôn đặt ra chỉ tiêu mang tính trung hạn và dài
hạn để có thể dễ dàng hơn trong việc triển khai kế hoạch bán hàng trong năm. Để bắt đầu
vào thực hiện những công việc đã đề ra và để hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra thì các bộ
phận của Công ty đã có sự phối hợp nhịp nhàng, đoàn kết trong từng khâu bán hàng để
đưa sản phẩm tốt nhất đến với từng khách hàng, cụ thể hóa cho những công việc đó là các
hoạt động tìm kiếm khách hàng bằng những cách khác nhau rồi cho đến tiếp cận khách
hàng để giới thiệu sản phẩm, sau đó là các công việc cần phải làm để thống nhất thương
vụ và ký kết hợp đồng giữa Công ty và khách hàng. Hoạt động về xử lý đơn đặt hàng và
giao hàng luôn thể hiện tính chuyên nghiệp của Công ty, cuối cùng là khâu xử lý hàng đổi
trả và bảo hành cũng được thực hiện.
Tất cả các các công việc trên đều đã được triển khai tốt thể hiện ưu thế của Công ty
như: Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, lực lượng bán hàng và NVKD có trình độ
chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, bán hàng online ngày càng được đầu tư… là những
ưu điểm để góp phần nâng cao vị thế của Công ty. Bên cạnh đó doanh nghiệp vẫn còn tồn
tại một vài hạn chế về quy trình bảo hành, về công tác marketing hay là khâu chăm sóc
chưa toàn diện cần được khắc phục để dần hoàn thiện cơ cấu bán hàng trong tương lai.

22

CHƯƠNG 3.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU

QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SX TM
DV XNK THIÊN ẤN
3.1 Kiến nghị tổ chức lại cơ cấu bán hàng cho Công ty
Cơ cấu tổ chức bán hàng của Công ty còn đơn giản, tuy ít tốn chi phí trong công
tác quản lý nhưng xét về chiến lược lâu dài và mở rộng thì trường thì cơ cấu này không
còn phù hợp và khó có thể đáp ứng được nhu cầu phát triển theo kế hoạch của công ty.
Do đó, thứ nhất là nên chọn một nhân viên kinh doanh lâu năm của Công ty có
kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao làm trưởng phòng kinh doanh để thay mặt Giám
đốc trực tiếp điều hành hoạt động bán hàng của Công ty nhằm tăng tính thiết thực, kịp
thời và hiệu quả trong bán hàng. Đồng thời cũng giảm tải được lượng công việc cho Giám
đốc để Giám đốc có nhiều hơn thời gian cho những chiến lược, định hướng của Công ty.
Thứ hai là phân tổ lại cơ cấu bán hàng, nên phân chia theo từng khu vực để việc
chăm sóc khách hàng được toàn diện hơn và tránh tình trạng nhân viên trùng lắp khách
hàng khi tìm kiếm khách hàng mới. Cụ thể là cần tuyển thêm nhân viên kinh doanh vì thị
trường khách hàng của Công ty ngày càng mở rộng mạnh khắp cả nước mà chỉ có 4 nhân
viên kinh doanh thì không thể nào chu toàn hết nhiều việc một lúc được. Tiếp đến là phân
chia ra từng khu vực cụ thể cho từng nhân viên quản lý, đối với thị trường khắp cả nước
thì chia theo miền Bắc, Trung, Nam, còn đối với thị trường TP.HCM và các tình lân cận
như: Bình Dương, Đồng Nai… thì chia theo cụm các quận. Như vậy sẽ chăm sóc khách
hàng tốt hơn và thuận lợi hơn trong khâu quản lý, theo dõi hàng bán.

3.2 Kiến nghị xây dựng quy trình bảo hành và đổi, trả sản phẩm một cách

thống nhất
Nhằm mục đích nâng cao dịch vụ bảo hành và đổi trả hàng của Công ty thì Công ty
nên thành lập một quy trình thống nhất từ khâu kểm tra cho đến xét duyệt sản phẩm bảo
hành và đổi, trả. Nên giao luôn công việc này cho bộ phận kỹ thuật làm vì nhân viên kỹ
thuật là người hiểu rõ nhất tính năng sản phẩm nên có thể kiểm tra được sản phẩm hư hại