Thực trạng quy trình bán hàng tại công ty TNHH quảng cáo đen và trắng

1

LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, thị trường Việt Nam xuất hiện nhiều doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh các
loại hàng hóa, loại hình dịch vụ tương tự nhau. Điều này dẫn đến khách hàng có nhiều sự
lựa chọn hơn. Vì thế doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì họ phải tạo ra giá trị
khác biệt thông qua hoạt động bán hàng.
Bán hàng là khâu cuối cùng trong khâu sản xuất kinh doanh nên đây là hoạt động
quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Mọi hoạt động công tác khác đều nhằm mục
đích là bán được hàng hoá và chỉ có bán hàng mới thực hiện được mục tiêu trước mắt đó
là lợi nhuận, bởi vì lợi nhuận là chỉ tiêu chất lượng phản ánh kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu hoạt động bán được tổ chức tốt, hàng hoá, dịch vụ bán
ra được nhiều sẽ làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên, ngược lại nếu khâu bán
hàng không được tổ chức tốt sẽ làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm. Ngoài ra việc bán
hàng sẽ giúp cho vòng quay vốn của doanh nghiệp được hoàn thành và bắt đầu vòng quay
vốn mới để sản xuất kinh doanh phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì
vậy hoạt động bán hàng là hoạt động rất quan trọng của doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động bán hàng nên trong quá trình thực tập
tại công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng em đã chọn đề tài “Thực trạng quy trình bán
hàng tại công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng” để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương:
-Chương 1: Giới thiệu chung về công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng.
-Chương 2: Thực trạng quy trình bán hàng tại công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng.
-Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình bán hàng tại công ty NHH quảng
cáo Đen và Trắng.


2

CHƢƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO
ĐEN VÀ TRẮNG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển
1.1.1 Tổng quan về công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng
Công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng chính thức được thành lập vào ngày 20 tháng 04
năm 2004 theo giấy phép đầu tư số 0303237618 và chính thức hoạt động vào ngày 01
tháng 05 năm 2004.
Tên công ty đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo Đen và
Trắng
Tên quốc tế: BLACK AND WHITE ADVERTISING COMPANY LIMITED
Tên giao dịch: B & WHITE CO., LTD
Loại hình công ty: công ty trách nhiệm hữu hạn
Đại diện pháp luật: Trương Văn Quang
Vốn điều lệ: 1 tỷ đồng
Địa chỉ: 210/18/10 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 10, Quận 3, TP Hồ Chí Minh
Website: www.bnw.com
Email:
Điện thoại: 9317446 - Fax: 9317446
Lĩnh vực kinh doanh: In ấn, quảng cáo, tổ chức sự kiện, trang trí showroom.
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng có tiền thân là cơ sở in ấn Văn Quang. Cơ sở in
ấn Văn Quang lúc đầu hoạt động trong lĩnh vực in ấn, sau đó mở rộng hoạt động sang
lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện. Trong quá trình hoạt động, cơ sở in ấn Văn Quang
đã liên tục cải tiến máy móc thiết bị, nâng cao chất lượng các sản phẩm, dịch vụ mang lại
sự hài lòng cho rất nhiều khách hàng. Từ đó cơ sở in ấn Văn Quang có được uy tín và
nhiều khách hàng. Để thuận lợi cho việc mở rộng quy mô và phát triển kinh doanh, chủ
cơ sở in ấn Văn Quang là ông Trương Văn Quang đã quyết định thành lập nên công ty
TNHH quảng cáo Đen và Trắng vào ngày 20 tháng 4 năm 2004, hoạt động trong lĩnh


3
vực in ấn, quảng cáo, tổ chức sự kiện, trang trí showroom.

1.2 Mục tiêu, chức năng
1.2.1 Mục tiêu
-Xây dựng công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng trở thành Công ty hàng đầu trong các
lĩnh vực in ấn, quảng cáo, tổ chức sự kiện và trang trí showroom.
- Xây dựng Công ty thành một tổ chức chuyên nghiệp, tạo dựng công ăn việc làm ổn
định, môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thu nhập cao cho toàn bộ cán bộ
công nhân viên của Công ty.
-Mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty, có thêm nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành trên
khắp cả nước.
-Đa dạng hóa thêm nhiều sản phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt, giá cả hợp lý và luôn làm
hài lòng thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
1.2.2 Chức năng
Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh về các sản phẩm, dịch vụ tiêu biểu như:
Thiết kế, in ấn logo, bao bì, hộp giấy, nhãn hiệu hàng hóa.
In offset: là công nghệ in hiện đại, cho các bản in có chất lượng cao, h nh ảnh r nét và
có thể in trên mọi chất liệu, mọi kích thước tờ rời quảng cáo, catalogue, phong b , kẹp
file...).
Quảng cáo: Nhận thiết kế và in ấn các thể loại về quảng cáo: biển hộp đ n, biển mica.
+In Quảng bá thương hiệu: các loại lịch và cung cấp các loại phôi lịch đa dạng phong
phú.
In balo: các loại balo.
In đồng phục: theo yêu cầu của khách hàng
+In sổ tay, tờ rơi, túi du lịch.
In văn ph ng: thiết kế và in các thể loại card, phiếu bảo hành, tem bảo hành, b thư, tạp
chí, tờ rơi, banner cho các siêu thị, c a hàng muốn giới thiệu sản phẩm, tính năng c ng
nhu muốn quảng bá thương hiệu của m nh tới khách hàng.
In túi nilon: thiết kế, in các loại túi nilon với đầy đủ kích thước theo yêu cầu của khách
hàng.

4
+Tổ chức sự kiện, trang trí showroom.

1.3 Cơ cấu tổ chức

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kinh
doanh-marketing

Phòng hành
chính- nhân sự

Ph ng quản lý
sản phẩm

Phòng tài chínhkế toán

(Nguồn: Phòng hành chính-nhân sự)
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng
*Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
-Ban giám đốc:
Đề ra chiến lược hoạt động hàng quý, hàng năm, hàng k cho toàn Công ty.
Theo d i, điều hành công việc hàng ngày, hoạch định chiến lược phát triển Công ty.
+Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
-Phòng kinh doanh-marketing :
+ Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo

chính sách của Công ty.
+Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, t m hiểu nhu cầu của khách hàng.
+ Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
+ Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu.
Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định.
-Nhận các đặt hàng và chuyển giao đơn đặt hàng về ph ng quản lý sản phẩm.
Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm.
-Phòng hành chính-nhân sự


5
Lên kế hoạch tuyển dụng - phát triển nhân lực, quản lý nguồn nhân lực của Công ty.
Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng.
-Ph ng quản lý sản phẩm
+Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
+Thiết kế, lên ý tưởng cho việc sản xuất các sản phẩm in ấn, tổ chức các sự kiện, trang
trí showroom theo yêu cầu của các đơn hàng.
+Tổ chức thi công các công trình trang trí showroom, sự kiện, sản xuất các sản phẩm in
ấn.
+Kiểm tra và quản lý chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
+Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
-Phòng tài chính-kế toán
+ Quản lý toàn bộ nguồn thu – chi tài chính theo đúng pháp luật hiện hành.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, ngắn hạn và dài hạn phù hợp với kế hoạch hoạt
động sản xuất kinh doanh và đầu tư của Công ty.
+Thực hiện việc thu tiền thanh toán hợp đồng, thu hồi các khoản nợ của khách hàng.
+Phối hợp với phòng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công
nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn.

1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH quảng cáo Đen và

Trắng giai đoạn 2014-2016
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng giai
đoạn 2014-2016
Đơn vị tính: Tỷ đồng, %
Chỉ tiêu

2014

2015

2016

Doanh thu

5,23

6,12

Chi phí

4,63

Lợi nhuận

0,61

2014/2015

2015/2016

Tương đối

Tuyệt đối

Tương đối

Tuyệt đối

7,15

17,02

0,89

16,83

1,03

5,39

5,99

16,41

0,76

11,13

0,60

0,73

1,15

19,67

0,12

57,53

0,42

(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán)


6
Dựa vào bảng 1.1 ta có thể thấy giai đoạn 2014-2016 là một giai đoạn khá lạc quan
đối với công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng.Doanh thu và lợi nhuận tăng dần qua các
năm, cho thấy rằng hoạt động kinh doanh của Công ty phát triển theo chiều hướng ổn
định. Cụ thể:
-Doanh thu:
Năm 2015 tăng 0,89 tỷ đồng so với năm 2014, tương ứng với mức tăng trưởng là
17,02%.
+Năm 2016 tăng 1,03 tỷ đồng so với năm 2015, tương ứng với mức tăng trưởng 16,83%.
Nguyên nhân: Trong giai đoạn 2014-2016, Công ty đã mở rộng thêm danh mục sản
phẩm của Công ty là in ấn, sản xuất các loại balo, đồng phục, túi du lịch, …dẫn đến số
lượng đơn hàng tăng từ đó doanh thu tăng.
-Chi phí:
+Năm 2015 tăng 0,76 tỷ đồng so với năm 2014, tương ứng với mức tăng trưởng là
16,41%.

+Năm 2016 tăng 0,6 tỷ đồng so với năm 2015, tương ứng với mức tăng trưởng là
11,13%.
Nguyên nhân: Trong giai đoạn 2014-2016, Công ty đã đổi mới, mua sắm thêm các
thiết bị, máy móc để phục vụ cho việc kinh doanh và sản xuất như mua thêm 3 máy in
Công nghệ Hoa Kỳ mới để phục vụ cho việc in ấn, đồng thời tuyển thêm nhiều nhân viên
phục vụ cho việc kinh doanh.
- Lợi nhuận:
+Năm 2015 tăng 0,12 tỷ đồng so với năm 2014, tương ứng với mức tăng trưởng là
19,67%.
-Năm 2016 tăng 0,42 tỷ đồng so với năm 2015, tương ứng với mức tăng trưởng là
57,53%.
Nguyên nhân: Lợi nhuận trong giai đoạn 2014-2016 tăng do số lượng đơn hàng tăng .
Riêng năm 2016 tăng mạnh lên đến 57,16% so với năm 2015 do chi phí mua sắm thiết bị


7
mới đã được khấu trừ đi, số lượng đơn hàng của năm 2016 tăng mạnh, chi phí đã được
cắt giảm bớt do máy in mới đã giảm bớt các lỗi trong quá trình in ấn.
Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển theo chiều hướng tốt
qua từng năm. Việc này đã góp phần củng cố thương hiệu, uy tín của Công ty trên thị
trường, đồng thời góp phần tạo niềm tin cho khách hàng đối với các sản phẩm dịch vụ
của Công ty. Để phát triển ngày càng lớn mạnh hơn nữa, Công ty sẽ lập các kế hoạch mở
rộng thị trường, nâng cao chất lượng các sản phẩm dịch vụ, sản phẩm, đồng thời chuyên
nghiệp hóa quy tr nh bán hàng để thu hút được nhiều khách hàng hơn nữa.


8

Tóm tắt chƣơng 1
Công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng có tiền thân là cơ sở in ấn Văn Quang. Để

thuận tiện cho việc mở rộng kinh doanh, ông Trương Văn Quang -chủ cơ sở in ấn Văn
Quang đã quyết định thành lập công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng. Công ty TNHH
quảng cáo Đen và Trắng chính thức được thành lập vào ngày 20 tháng 04 năm 2004 theo
giấy phép đầu tư số 0303237618 và chính thức hoạt động vào ngày 01 tháng 05 năm
2004, đại diện pháp luật của công ty là ông Trương Văn Quang. Với mục tiêu là xây
dựng công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng trở thành Công ty hàng đầu trong các lĩnh
vực in ấn, quảng cáo, tổ chức sự kiện và trang trí showroom.
Công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo,
trang trí showroom, tổ chức sự kiện. Bao gồm các phòng ban là phòng hành chính-nhân
sự, phòng kinh doanh-marketing, phòng tài chính-kế toán, phòng quản lý sản phẩm.
Trải qua 13 năm không ngừng đổi mới và phát triển đến nay công ty TNHH quảng cáo
Đen và Trắng có đã có được vị thế trên thị trường in ấn và niềm tin của rất nhiều khách
hàng. Điều này đã được chứng minh khi doanh thu và lợi nhuận của Công ty đã tăng dần
qua từng năm trong giai đoạn 2014-2016. Và doanh thu, lợi nhuận của Công ty sẽ tiếp
tục tăng thêm trong nhiều năm tới. Để phát triển ngày càng lớn mạnh hơn nữa, Công ty
sẽ lập các kế hoạch mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng các sản phẩm dịch vụ, sản
phẩm, đồng thời chuyên nghiệp hóa quy tr nh bán hàng để thu hút được nhiều khách hàng
hơn nữa.


9

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH QUẢNG CÁO ĐEN VÀ TRẮNG
2.1 Thực trạng quy trình bán hàng tại công ty TNHH quảng cáo Đen và
Trắng
Tìm kiếm khách hàng

Tiếp cận khách hàng

Đàm phán thuyết phục khách hàng

Kí hợp đồng bán hàng

Thực hiện đơn hàng của khách hàng

Giao hàng cho khách hàng

Yêu cầu khách hàng thanh toán

Dịch vụ hậu bán hàng

(Nguồn: Phòng kinh doanh-marketing)
Sơ đồ 2.1: Quy trình bán hàng tại công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng


10
2.1.1 Tìm kiếm khách hàng
Muốn có được khách hàng thì Công ty không thể bị động mà Công ty phải chủ động
tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên muốn có được khách hàng đúng với năng lực mà Công
ty đang có th công ty phải tìm kiếm đúng đối tượng khách hàng. Để tìm kiếm đúng đối
tượng khách hàng mà Công ty đang t m kiếm thì phòng kinh doanh-marketing đã thực
hiện phân loại khách hàng.
Hiện nay khách hàng chủ yếu của Công ty là được phân loại ra thành 2 dạng đối
tượng:
-Thứ nhất là khách hàng doanh nghiệp. Khách hàng là doanh nghiệp bao gồm các công ty
kinh doanh thương mại như các công ty bán xe máy-xe hơi, các trường học, các khách
sạn nhà-nhà hàng, các công ty du lịch-lữ hành,... Sản phẩm chủ yếu dành cho đối tượng là
các sản phẩm in ấn, thiết kế logo hay biểu tượng, tổ chức sự kiện, trang trí showroom,
quảng bá thương hiệu...

-Thứ hai là khách hàng cá nhân. Họ chủ yếu là các shop thời trang, các shop áo cưới, các
nhân viên văn ph ng muốn in danh thiếp, các cặp đôi sắp cưới muốn làm thiệp cưới,…
Sản phẩm chủ yếu dành cho đối tượng khách hàng này là các sản phẩm in ấn-thiết kế như
danh thiếp, thiệp cưới-tiệc, biển quảng cáo, các loại túi giấy, trang trí gian hàng triển
lãm,…

Khách hàng

Doanh nghiệp

Cá nhân

Sơ đồ 2.2 Phân loại khách hàng của công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng
(Nguồn: Tự tổng hợp)


11
Sau khi phân loại khách hàng thì các nhân viên marketing sẽ bắt đầu tìm kiếm khách
hàng thông qua các hình thức như sau:
-Đầu tiên là tìm kiếm khách hàng thông qua internet. Với sự phát triển nhanh chóng của
internet thì việc tìm kiếm khách hàng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Tận dụng lợi thế
đó, các nhân viên marketing đã t m kiếm khách hàng thông qua internet bằng các cách:
+Tìm kiếm thông qua từ khóa trên Google: Đây được xem là con đường ngắn nhất giữa
khách hàng và sản phẩm, c ng là cách dễ dàng để tìm kiếm khách hàng. V đối tượng
khách hàng của Công ty đã được xác định rõ nên việc tìm kiếm bằng từ khóa Google rất
thuận tiện. Ví dụ như muốn tìm kiếm khách hàng là khách sạn- nhà hàng ở quận 3 để
chào bán sản phẩm là in ấn thiết kế các menu, hộp giấy đựng thức ăn, thì nhân viên kinh
doanh sẽ vào Google là nhà hàng ở quận 3 sau đó nhận được kết quả là thông tin của các
nhà hàng ở quận 3 rồi lưu các thông tin vào file excel sau đó gọi hay g i mail cho các nhà
hàng để chào bán sản phẩm.

(Nguồn: Tự tổng hợp)
Hình 2.1 Tìm kiếm khách hàng thông qua công cụ Google
+Tìm kiếm khách hàng thông qua Facebook: đối tượng khách hàng chủ yếu khi s dụng
cách tìm kiếm này là các shop thời trang, shop áo cưới, sản phẩm chủ yếu là các
catologue hoặc áo cưới-ảnh cưới, thiệp cưới, túi giấy thời trang. Thông qua facebook cá
nhân của các nhân viên marketing, họ sẽ tìm kiếm và like hoặc nhấn theo dõi trang
fanpage của các shop này để sau đó họ sẽ trực tiếp nhắn tin qua facebook để chào bán sản
phẩm hoặc lưu lại thông tin của các shop này.
+Xây dựng gian hàng trực tuyến trên các website rao vặt uy tín như 5s.com, chotot.com,
vatgia.com… Ở các diễn đàn này các nhân viên marketing sẽ viết các bài viết liên quan
đến các sản phẩm và dịch vụ mà Công ty đang kinh doanh như in ấn, tổ chức sự kiện,
trang trí showroom sau đó đăng lên các gian hàng để khách hàng tham khảo các thông tin
và bảng giá về các sản phẩm dịch vụ mà Công ty đang cung cấp.


12
+Tham gia vào các diễn đàn có liên quan đến các đối tượng khách hàng của Công ty và
các diễn đàn liên quan đến sản phẩm và dịch vụ mà Công ty đang cung cấp. Các diễn
đàn mà các nhân viên marketing sẽ tạo tài khoản để tham gia là các diễn đàn liên quan
đến các hàng mục tiêu của Công ty như các diễn đàn liên quan đến cưới hỏi như
diendancuoihoi.com, thuvienanhcuoi.vn để nhận in ấn-thiết kế các sản phẩm như thiệp
cưới, nhận in ấn các sản phẩm liên quan đến ảnh cho các studio,… Tham gia các diễn
đàn liên quan đến các sản phẩm dịch vụ mà Công ty đang cung cấp như tham gia diễn
đàn liên quan đến tổ chức sự kiện, trang trí showroom để giới thiệu về dịch vụ tổ chức sự
kiện, trang trí showroom của Công ty như event.net.vn, nukeviet.vn,… Tuy tham gia vào
nhiều diễn đàn để giới thiệu thông tin về Công ty nhưng công ty vẫn chưa có diễn đàn
cho riêng m nh để quảng bá hình ảnh, giới thiệu về các sản phẩm dịch vụ của Công ty,
c ng như để thu hút các khách hàng tiềm năng. Việc tham gia các dàn đàn này sẽ giúp
Công ty tiếp cận với các khách hàng tiềm năng có hiệu quả hơn. Tuy nhiên Công ty vẫn

chưa có được diễn đàn riêng cho m nh để thu hút các đối tượng khách hàng tiềm năng
này, c ng như có thể quảng bá được hình ảnh của công ty.
Đăng thông tin về Công ty trên các trang web giới thiệu về thông tin doanh nghiệp như
thongtindoanhnghiep.com, hosocongty.vn,…
-Tìm kiếm khách hàng thông qua việc tham gia các triển lãm hội chợ :
Tham gia chuyên nghành như triển lãm và Hội thảo Quốc tế lần thứ 3 về Ngành công
nghiệp Sơn phủ, Màu nhuộm và Mực in., triển lãm Quốc tế Công nghệ In lụa và Kỹ thuật
số 2017 tại Việt Nam,… Tại đây Công ty sẽ tạo một gian hàng để giới thiệu về các sản
phẩm dịch vụ của Công ty liên quan đến lĩnh vực in ấn. Để các khách hàng có nhu cầu về
lĩnh vực in ấn biết đến Công ty.
+Tham gia các triển lãm, hội chợ có liên quan đến đối tượng khách hàng của Công ty. Ví
dụ như Công ty sẽ c nhân viên đến tham quan các triển lãm liên quan đến nghành khách
sạn-nhà hàng như FOOD
HOTEL VIETNAM 2017-Triển lãm Quốc tế nhà hàng,
khách sạn và các dịch vụ liên quan tại Việt Nam lần thứ 9 để giới thiệu và thông tin về
dịch vụ in ấn-thiết các sản phẩm như hộp giấy, khăn giấy, quảng bá thương hiệu của
Công ty.


13
-Tìm kiếm khách hàng thông qua mối quan hệ: là một doanh nghiệp tham gia vào lĩnh
vực in ấn, quảng cáo lâu năm, Công ty đã và đang có mối quan hệ tốt với rất nhiều khách
hàng nên từ những mối quan hệ này Công ty đã có được thêm những khách hàng mới từ
các mối quan hệ này.
Ngoài nguồn khách hàng mà Công ty có được thông qua các hoạt động tìm kiếm khách
hàng, Công ty c n có được khách hàng thông qua việc khách hàng tự tìm kiếm thông tin
về các sản phẩm, dịch vụ có liên quan đến các sản phẩm dịch vụ Công ty đang kinh
doanh mà họ cần. Số lượng khách hàng này là khá ít. Khi họ tìm kiếm được thông tin về
Công ty, họ thường truy cập vào trang web của Công ty. Tuy nhiên trang web chính thức
của Công ty chưa có nhiều nội dung liên quan, cụ thể đến các sản phẩm dịch vụ mà Công

ty đang cung cấp. Điều này đã khiến Công ty mất khá nhiều khách hàng.
2.1.2 Tiếp cận khách hàng
Ở giai đoạn này khách hàng sẽ được chia ra là 2 loại: thứ nhất là khách hàng tự chủ
động liên hệ với Công ty, thứ hai là khách hàng tiềm năng mà Công ty cần liên hệ.
-Đối với khách hàng tự chủ động t m đến Công ty để liên hệ đặt hàng. Khách hàng này sẽ
để lại email hoặc số điện thoại hoặc họ sẽ đến trực tiếp Công ty để liên hệ.
Khi khách hàng đến trực tiếp Công ty để liên hệ nhân viên kinh doanh sẽ tiếp khách tại
bàn làm việc của mình. Nhân viên kinh doanh sẽ tìm hiểu nhu cầu của họ:
Chào anh chị, em là nhân viên kinh doanh của Công ty. Em có thể giúp được gì cho anh
chị ạ? Công ty em có các dịch vụ như in ấn, quảng cáo, tổ chức sự kiện, trang trí
showroom..
Ví dụ như khách hàng có nhu cầu về việc in túi giấy để đựng quần áo thời trang của shop
mình. Nhân viên sẽ hỏi xem khách hàng đã có ý tưởng về sản phẩm chưa? Nếu khách
hàng có ý tưởng rồi nhân viên sẽ ghi chép lại và nếu chưa có ý tưởng thì sẽ tư vấn cho
khách hàng các mẫu túi giấy đã được thiết kế của công ty. Sau đó báo giá cho khách
hàng.
Khi khách hàng để lại email, nhân viên kinh doanh sẽ g i mail cho khách hàng và hẹn
gặp khách hàng với nội dung:
Chào anh/chị!
Em là Phan Thị Kim Cương- nhân viên kinh doanh của công ty TNHH quảng cáo Đen và
Trắng. Theo như anh chị để lại thông tin thì anh chị đang có nhu cầu về việc in thực đơn


14
cho nhà hàng của anh chị. Anh chị cho em xin một lịch hẹn để em tìm hiểu rõ về thông
tin về nhà hàng và các yêu cầu thiết kế của anh chị được không ạ?
Cảm ơn anh chị đã quan tâm đến dịch vụ và sản phẩm của Công ty chúng em. Chúc anh
chị có một ngày làm việc vui vẻ và tốt đẹp.
Mong anh chị phản hồi lại thư của em trong thời gian sớm nhất.
Khi khách hàng để lại số điện thoại, nhân viên kinh doanh sẽ gọi đến với nội dung:

Chào anh chị, em gọi đến từ công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng.
Theo như thông tin anh chị để lại, anh chị muốn đặt hàng cho việc in ấn áo mưa có in tên
c a hàng của anh chị đúng không ạ?
Anh chị có thể cho em xin một cuộc hẹn để bàn rõ về việc này được không ạ?
Công ty chúng em sẽ c nhân viên đến gặp anh chị vào lúc..ngày… để tư vấn rõ cho anh
chị?
Cảm ơn anh chị đã quan tâm đến dịch vụ của Công ty chúng em.
Chúc anh chị có một ngày làm việc tốt đẹp ạ.
Sau đó nhân viên cúp máy và ghi lại cuộc hẹn với khách hàng.
-Đối với khách hàng tiềm năng mà Công ty có được thông tin qua các hoạt động tìm
kiếm. Các nhân viên kinh doanh sẽ tiếp cận họ thông qua hai cách:
+ Gọi điện thoại: Nhân viên kinh doanh sẽ s dụng điện thoại để gọi vào số điện thoại
của khách hàng đã có được thông qua hoạt động tìm kiếm để liên hệ trực tiếp với khách
hàng. Ví dụ như chào bán sản phẩm là in ấn các túi giấy cho shop thời trang. Nhân viên
gọi điện thoại cho shop đó đó với nội dung:
Chào anh chị!
Em gọi từ công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng. Bên Công ty của em có dịch vụ in ấn
và thiết các loại túi giấy đựng quần áo thời trang theo thiết kế.
Anh chị có thể cho em xin một phút để giới thiệu được không ạ?
Nếu khách hàng đồng ý thì tiếp tục giới thiệu c n khách hàng không đồng ý thì sẽ cảm ơn
và gợi ý nếu khách hàng có nhu cầu thì hãy liên hệ với Công ty để được ưu đãi tốt nhất.


15
+G i email: Nhân viên kinh doanh sẽ s dụng email để g i thư cho khách hàng giới
thiệu về các sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Nhân viên sẽ s dụng email của Công ty
cấp, tuy nhiên vẫn có một số nhân viên vẫn còn s dụng email cá nhân. Việc s dụng
email cá nhân này sẽ dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong quá trình liên hệ với khách hàng.
Một bức thư điện t của nhân viên có mẫu như sau:
Tiêu để: In ấn, quảng cáo trang trí showroom, giá cả hợp lý.

Chào anh chị!
Em là nhân viên kinh doanh của công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng.
Công ty em chuyên về các sản phẩm và dịch vụ liên quan in ấn, thiết kế, quảng cáo, tổ
chức sự kiện, trang trí showroom với giá cả hợp lý, các sản phẩm dịch vụ sáng tạo, có
chất lượng đảm bảo đầy đủ yêu cầu của anh chị. Nếu anh chị có nhu cầu xin hãy liên hệ
với Công ty qua số điện thoại 9317446 để được tư vấn và báo giá hấp dẫn.
Anh chị c ng có thể tham khảo thông tin trên website của Công ty: www.bnw.com.
Cảm ơn anh chị đã dành thời gian để tham khảo thông tin của Công ty.
Chúc anh chị có một ngày làm việc vui vẻ và tốt đẹp.

(Nguồn: Tự tổng hợp)
Hình 2.2 Email tiếp cận khách hàng để giới thiệu thông tin về các sản phẩm dịch vụ của
Công ty.


16
2.1.3 Đàm phán thuyết phục khách hàng
Khi khách hàng đã chấp nhận việc chào hàng và đã có ý định s dụng các sản phẩm dịch
vụ của Công ty. Các nhân viên đã có được cuộc hẹn để gặp mặt khách hàng để đàm phán
thuyết phục với khách hàng các vấn đề có liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà khách
hàng có nhu cầu. Tại các cuộc hẹn này nhân viên kinh doanh sẽ tìm hiểu về nhu cầu của
khách hàng c ng như các yêu cầu của khách hàng về thiết kế, chất liệu của sản phẩm.
Nếu khách hàng đã có ý tưởng nhân viên sẽ ghi chép lại rồi sau đó về Công ty đưa cho bộ
phận quản quản lý sản phẩm thiết kế và tổ chức thi công sản xuất. Còn nếu khách hàng
chưa có ý tưởng nhân viên sẽ gợi ý một số mẫu đã được thiết kế sẵn. Nhưng Công ty
chưa có catalogue chính thức dẫn đến quá trình mô tả sản phẩm, dịch vụ của Công ty khó
khăn, khách hàng chưa thể hình dung cụ thể về sản phẩm dịch vụ của Công ty. Sau khi
bàn bạc với khách hàng về thiết kế sản phẩm, dịch vụ của Công ty, nhân viên sẽ báo giá
cho khách hàng và hẹn lịch giao hàng. Nếu khách hàng chấp nhận hai bên sẽ ký kết hợp
đồng. Tuy nhiên ở giai đoạn này vẫn thường hay xảy ra các tình huống mà nhân viên

kinh doanh phải đàm phán thuyết phục với khách hàng như:
-Khách hàng không có ý tưởng về sản phẩm nhưng không chấp nhận việc s dụng mẫu
đã thiết kế trước. Có nhiều lý do để khách hàng không chấp nhận như mẫu đã thiết kế
trước không mới lạ, có nhiều người s dụng rồi. Nhân viên sẽ thuyết phục khách hàng
rằng việc s dụng mẫu đã thiết kế trước này sẽ giúp khách hàng nhanh chóng nhận được
sản phẩm, tuy là mẫu đã thiết kế trước nhưng vẫn mang tính sáng tạo và có ít người s
dụng. Nếu khách hàng đồng ý thì kí kết hợp đồng. Còn nếu khách hàng không đồng ý sẽ
yêu cầu phòng quản lý sản phẩm thiết kế mẫu mới.
-Khách hàng không chấp nhận giá sản phẩm đã đưa ra. Giá cả luôn là vấn đề quan trọng
trong mỗi cuộc đàm phán khách hàng. Khách hàng lúc nào c ng muốn giá cả thấp để tiết
kiệm chi phí. Hợp đồng có được kí kết hay không sẽ phụ thuộc vào giá cả mà Công ty
đưa ra. Để có được hợp đồng nhân viên kinh doanh sẽ phải tìm các thuyết phục các khách
hàng chấp nhận mức giá mà Công ty đưa ra. Nếu họ không chấp nhận thì phải đàm phám
mức giá mà cả hai bên cùng có lợi để có được hợp đồng và khách hàng cho Công ty.
-Khách hàng không chấp nhận thanh toán trước một phần hợp đồng. Đối với các đơn
hàng có giá trị lớn thì khách hàng bắt buộc phải thanh toán trước một phần để đảm bảo
khách hàng sẽ không hủy hợp đồng. Có một số khách hàng sẽ không đồng ý việc này.
Nhân viên kinh doanh sẽ thuyết phục khách hàng để khách hàng đồng ý việc thanh toán
trước một phần hợp đồng.


17
-Khách hàng không đồng ý thời hạn giao hàng. Bao giờ khách hàng c ng mong muốn có
được sản phẩm càng nhanh càng tốt. Tuy nhiên việc thực hiện đơn hàng cần có thời gian,
nhất là các đơn hàng có độ tinh xảo cao như thiệp cưới thủ công. Nhân viên kinh doanh
sẽ phải thuyết phục chấp nhận việc giao hàng như thời gian đã dự định. Nếu khách hàng
không đồng ý sẽ phải đàm phán lại thời gian giao hàng.
2.1.4 Kí hợp đồng bán hàng
Sau khi khách hàng đã chấp nhận các điều khoản của hợp đồng bao gồm các điều khoản
về quy cách sản phẩm, giá cả, ngày giao hàng hoặc thực hiện đơn hàng, thanh toán trước

một phần hợp đồng nếu có. Nhân viên kinh doanh sẽ kí kết hợp đồng với khách hàng.
Sau đó mang bảng hợp đồng về và chuyển yêu cầu của khách hàng cho phòng quản lý
sản phẩm.
2.1.5 Thực hiện đơn hàng của khách hàng
Sau khi đã kí được hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển các yêu cầu cho phòng
quản lý sản phẩm. Việc thực hiện đơn hàng của khách hàng được chia theo sản phẩm,
dịch vụ của Công ty:
-Đối với đơn hàng sản xuất in ấn, chia ra làm 4 trường hợp:
Đơn hàng in ấn đã có thiết: phòng quản lý sản phẩm sẽ tổ chức in ấn theo mẫu thiết kế,
màu sắc của đơn hàng.
Đơn hàng sản xuất in ấn đã có thiết kế: phòng quản lý sản phẩm sẽ liên hệ với công ty
sản xuất sản phẩm theo đơn hàng được đặt. Ví dụ balo, quần áo sẽ liên hệ với xưởng
may, túi giấy sẽ liên hệ với công ty bao bì. Sau đó nhận sản phẩm đã sản xuất đem về
xưởng in ấn theo yêu cầu của đơn hàng.
Đơn hàng in ấn chưa có thiết kế: phòng quản lý sản phẩm sẽ thiết kế mẫu in sau đó tổ
chức in ấn theo đơn hàng.
Đơn hàng sản xuất in ấn chưa có thiết kế: phòng quản lý sản phẩm sẽ thiết kế sản phẩm,
sau đó liên hệ với công ty sản xuất sản phẩm đó. Ví dụ như túi nhựa sẽ liên hệ với công
ty sản xuất túi nhựa. Sau đó mang sản phẩm về xưởng in ấn theo thiết kế do phòng quản
lý sản phẩm đưa ra.
-Đối với đơn hàng trang trí showroom: ph ng quản lý sản phẩm sẽ c nhân viên đến khảo
sát c a hàng sau đó về thiết kế và chuẩn bị các vật liệu cần thiết để tiến hành thi công
trang trí.


18
-Đối với đơn hàng tổ chức sự kiện: Phòng quản lý sản phẩm sẽ thiết kế các phần của sự
kiện c ng như các cách bày trí sự kiện, sẽ c nhân viên đến nơi tổ chức sự kiện, bắt đầu
các công tác trang trí nơi tổ chức sự kiện đó theo chủ đề mà khách hàng đã yêu cầu.
2.1.6 Giao hàng cho khách hàng

Sau khi hoàn thành khâu sản xuất in ấn sản phẩm cho khách hàng. Phòng quản lý sản
phẩm sẽ bắt đầu đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Thời gian
giao hàng cho khách hàng sẽ được nhân viên thương lượng với khách hàng khi kí hợp
đồng. Nhưng thông thường đối với các đơn hàng số lượng nhỏ thì thời gian giao hàng là
5 ngày đến 7 ngày. C n đối với đơn hàng số lượng lớn, phức tạp, độ tinh xảo cao là 3
tuần đến 2 tháng.
Khách hàng có thể đến trực tiếp Công ty nhận hàng, nhân viên sẽ giao hàng tại Công
ty và nhận thanh toán trực tiếp. Còn nếu khách hàng muốn giao đến nơi mà khách hàng
muốn nhận thì Công ty sẽ sắp xếp phương tiện, nhân viên giao hàng và tính phí giao
hàng. Tuy nhiên việc tính phí giao hàng này thường khiến cho khách hàng khó chịu khi
phải thanh toán thêm. Nhất là đối với các khách hàng ở thành phố Hồ Chí Minh. Việc
tính phí giao hàng sẽ khiến Công ty khó cạnh tranh với các đối thủ trong khu vực.
Việc giao hàng cho khách được phân loại như sau:
Đối với đơn hàng số lượng lớn thì nhân viên sẽ s dụng xe tải của Công ty để vận
chuyển.
C n đối với đơn hàng số lượng nhỏ nhân viên sẽ dùng xe máy để vận chuyển hàng hóa
đến cho khách hàng.
Trong quá trình giao sản phẩm cho khách hàng,nhân viên giao hàng của Công ty sẽ
yêu cầu khách hàng kiểm tra sản phẩm để xem sản phẩm có bị lỗi gì hay không. Nếu
không có gì lỗi sẽ hoàn tất quá trình giao hàng.
2.1.7 Yêu cầu khách hàng thanh toán
Sau khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán.
Đối với những đơn hàng có giá trị nhỏ, nhân viên giao hàng sẽ nhận tiền thanh toán ngay
khi giao hàng cho khách hàng. C n đối với những đơn hàng có giá trị lớn, khách hàng có


19
thể trả tiền thanh toán ngay cho nhân viên giao hàng hoặc có thể chuyển khoản thông qua
tài khoản của Công ty.
2.1.8 Dịch vụ hậu bán hàng

Sau khi hoàn tất việc giao hàng và cho khách hàng và nhận thanh toán, nhân viên
chăm sóc khách hàng của phòng kinh doanh sẽ gọi điện thoại hoặc g i mail cho khách
hàng khảo sát về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty có làm hài lòng khách hàng
hay không?
-Gọi điện thoại với nội dung như sau:
Chào anh chị.
Em gọi từ công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng.
Cảm ơn anh chị đã tin tưởng và s dụng sản phẩm và dịch vụ của Công ty em.
Sau khi nhận được sản phẩm anh chị có hài lòng về sản phẩm và dịch vụ hay không ạ?
-Nếu khách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty, nhân viên chăm
sóc khách hàng sẽ cảm ơn khách hàng đã tin tưởng và s dụng các sản phẩm dịch vụ của
Công ty. Sau đó gợi ý cho khách hàng nếu sau này khách hàng có nhu cầu xin hãy liên hệ
với Công ty, để nhận được những ưu đãi khi là khách hàng thân thiết của Công ty.
-Nếu khách hàng không hài lòng về sản phẩm, dịch vụ của công ty nhân viên chăm sóc
khách hàng sẽ hỏi xem khách hàng không hài l ng điểm nào ở dịch vụ, sản phẩm của
Công ty để lần hợp tác tiếp theo Công ty sẽ cố gắng khắc phục. Sau đó ghi chép lại những
điểm làm khách hàng không hài lòng. Sau đó xin lỗi khách hàng vì những điểm khiến
khách hàng không hài lòng, cảm ơn khách hàng đã tin tưởng đã tin tưởng và s dụng các
sản phẩm dịch vụ của Công ty. Sau đó gợi ý cho khách hàng nếu sau này khách hàng có
nhu cầu xin hãy liên hệ với Công ty, để nhận được những ưu đãi khi là khách hàng thân
thiết của của Công ty.
-Ngoài việc gọi điện thoại hay g i mail để khảo sát khách hàng sau khi đã nhận được sản
phẩm, s dụng dịch vụ của Công ty. Các nhân viên sẽ thường xuyên g i cho khách hàng
các chương tr nh giảm giá, khuyến mãi khi s dụng sản phẩm, dịch vụ của Công ty.


20

2.2 Nhận xét về quy trình bán hàng của công ty TNHH quảng cáo Đen và
Trắng

2.2.1 Ƣu điểm
-Việc tìm kiếm khách hàng được s dụng bằng nhiều cách khác nhau tạo ra một nguồn
khách hàng tiềm năng lớn cho Công ty.
-Tìm kiếm khách hàng thông qua internet đã tiết kiệm được một khoản chi phí cho hoạt
động kinh doanh của Công ty nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả của việc tìm kiếm đúng
đối tượng khách hàng mà Công ty đang cần.
-Công ty có một đội ng nhân viên kinh doanh-marketing năng động, nổ lực, tận tình
trong việc tìm kiếm khách hàng và mang về những hợp đồng có giá trị đem lại nguồn thu
và nhiều khách hàng thân thiết cho Công ty.
-Công ty có một đội ng thiết kế chuyên nghiệp, đầy ý tưởng sáng tạo với tinh thần cống
hiến hết mình cho việc phục vụ các nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng.
- Các sản phẩm, dịch vụ của Công ty đa dạng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách
hàng..
-Giá cả của các sản phẩm, dịch vụ của Công ty phù hợp với giá cả trên thị trường.
Thường xuyên có những ưu đãi hấp dẫn dành cho khách hàng.
-Công ty có một dịch vụ hậu bán hàng đầy chuyên nghiệp giúp khách hàng giải tỏa
những điểm không hài lòng về sản phẩm dịch vụ, khiến cho khách hàng cảm thấy Công
ty rất chuyên nghiệp và có sự quan tâm đến khách hàng dẫn đến khách hàng sẽ quay lại ở
những lần sau.
-Dịch vụ giao hàng của Công ty nhanh chóng và thuận tiện giúp khách hàng không phải
chờ đợi quá lâu trong quá trình giao hàng.
-Công ty luôn liên kết với các công ty, xưởng sản xuất có uy tín để đảm bảo việc sản xuất
ra những sản phẩm có chất lượng.
2.2.2 Hạn chế
- Thứ nhất, website chính thông thức của Công ty chưa có nhiều nội dung đa dạng và
phong phú để giới thiệu thông tin, các sản phẩm dịch vụ của Công ty. Việc này sẽ khiến
cho khách hàng không thể tham khảo các thông tin về Công ty c ng như các sản phẩm,
dịch vụ mà Công ty cung cấp thông qua internet. Mà khách hàng ngày nay chủ yếu tìm

21
kiếm các sản phẩm dịch vụ mà họ đang có nhu cầu thông qua internet. Và các công ty đối
thủ cạnh tranh khác luôn có website chuyên nghiệp, tạo thiện cảm với khách hàng. Nếu
Công ty không tạo ra một website chuyên nghiệp thì rất khó có được khách hàng, khó
cạnh tranh với các công ty khác trên thị trường.
-Thứ hai, các nhân viên trong Công ty vẫn còn s dụng email cá nhân để liên hệ với
khách hàng. Điều này dẫn đến thiếu tính đồng bộ trong quá trình tác nghiệp. Các khách
hàng có xu hướng lựa chọn một doanh nghiệp có địa chỉ email chuyên nghiệp cao hơn
nhiều lần so với email cá nhân của nhân viên. Việc s dụng mail cá nhân này sẽ khiến
cho khách hàng cảm thấy tính chuyên nghiệp của Công ty chưa cao. Ngoài ra Công ty
không thể tận dụng triệt để việc quảng bá thương hiệu của Công ty thông qua mỗi lá thư
g i đi.
-Thứ ba, Công ty chưa có diễn đàn riêng để thu hút sự chú ý từ các khách hàng tiềm
năng,những người quan tâm đến tổ chức sự kiện, thiết kê, in ấn, quảng cáo. Có rất nhiều
công ty hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng báo, tổ chức sự kiện, trang trí showroom đã
có diễn đàn riêng cho họ. Các diễn đàn này luôn thu hút sự chú ý từ khách hàng tiềm
năng. Ở đó họ thường xuyên giải đáp các thắc mắc của khách hàng, đăng những sản
phẩm, thiết kế mà họ đã thực hiện để tạo sự chú ý đối với các khách hàng tiềm năng. Nếu
Công ty không tạo một diễn đàn tương tự để lôi kéo sự chú ý của các khách hàng tiềm
năng th rất khó để cạnh tranh với các công ty khác.
-Thứ tư, Công ty chưa có catalouge chính thức cho các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
Khi các nhân viên kinh doanh gặp khách hàng để đàm phán, thuyết phục khách hàng s
dụng dịch vụ, sản phẩm của Công ty nhưng họ lại không có những hình ảnh để mô tả các
sản phẩm, dịch vụ của Công ty. Từ đó khách hàng sẽ khó h nh dung được những gì nhân
viên kinh doanh đang truyền đạt. Ngoài ra khi các nhân viên kinh doanh-marketing g i
thư chào hàng cho khách hàng họ cần có catalouge để đính k m theo thư g i khách hàng,
để khách hàng biết rõ những sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp c ng như các thông
tin về Công ty. Nếu không có catalogue đính k m hiệu quả chào hàng sẽ kém hơn. Ngoài
ra Công ty sẽ không thể hiện được hình ảnh chuyên nghiệp của mình.
-Thứ năm, việc tính phí vận chuyển đối với các đơn hàng gây khó chịu cho khách hàng

khi họ phải thanh toán thêm. Các khách hàng thường thích mua bán với các công ty
không tính phí vận chuyển vào đơn hàng của mình vì họ phải tốn thêm một khoảng. Việc
áp dụng phí vận chuyền này đối với công ty hoạt động chủ yếu trong thành phố Hồ Chí
Minh như công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng sẽ giảm tính cạnh tranh với nhiều
công ty khác trong thành phố. Từ đó lượng khách hàng sẽ giảm đi và bị đối thủ giành mất
khách hàng.


22

Tóm tắt chƣơng 2
Quy trình bán hàng của công ty TNHH quảng cáo Đen và Trắng được chia thành 8 giai
đoạn: tìm kiếm khách hàng, tiếp cận khách hàng, đám phán thuyết phục khách hàng, kí
hợp đồng bán hàng, thực hiện đơn hàng của khách hàng, giao hàng cho khách hàng, yêu
cầu khách hàng thanh toán, dịch vụ hậu bán hàng. Quy trình tóm tắt như sau:
Ở giai đoạn tìm kiếm khách hàng, các nhân viên sẽ tìm kiếm khách hàng thông qua
internet, thông qua các buổi triển lãm, hội chợ, hội thảo, thông qua các mối quan hệ. Giai
đoạn tiếp xúc khách hàng nhân viên sẽ tiếp xúc khách hàng thông qua hình thức gặp mặt
trực tiếp hoặc các hình thức gián tiếp như gọi điện thoại, tư vấn qua mail. Sau khi đã tiếp
cận khách hàng thành công các nhân viên sẽ gặp gỡ khách hàng để đàm phán, thuyết
phục khách hàng s dụng các sản phẩm dịch vụ của Công ty. Đàm phán, thuyết phục
khách hàng thành công, các nhân viên sẽ soạn thảo hợp đồng và yêu cầu khách hàng kí
kết hợp đồng, nếu hợp đồng có giá trị lớn sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán trước. Sau
khi đã có được hợp đồng, phòng quản lý sản phẩm sẽ tiến hành thực hiện các đơn hàng.
Thực hiện các đơn hàng xong, phòng quản lý sản phẩm sẽ tiến hành giao hàng cho khách
hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán. Đối với đơn hàng có giá trị nhỏ sẽ thanh toán
ngay tại chỗ, giá trị đơn hàng lớn có thể thanh toán ngay tại chỗ hoặc chuyển khoản qua
ngân hàng. Giai đoạn cuối cùng của quy trình là hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán
hàng. Ở giai đoạn này nhân viên sẽ gọi điện hoặc g i mail để khảo sát khách hàng về chất
lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty, tiếp nhận và giải quyết các phản hồi từ khách

hàng.
Quy trình bán hàng của Công ty được chuyên môn hóa với đội ng nhân viên chuyên
nghiệp đã giúp Công ty có nhiều khách hàng thân thiết và vị trí nhất định trong lòng các
khách hàng. Tuy nhiên, quy trình bán hàng của Công ty vẫn còn một số hạn chế cần
được khắc phục để quy tr nh bán hàng được hoàn thiện hơn.


23

Chƣơng 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY
TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO ĐEN
VÀ TRẮNG
3.1 Kiến nghị 1: Cải tiến, bố sung thêm nhiều nội dung phong phú cho website
của Công ty
Vì wesite chính hiện tại của Công ty chưa đăng nhiều nội dung, thiết kế nội dung còn
đơn giản nên cần phải thiện lại website của Công ty theo các nội dung sau :
-Website của Công ty cần có cấu trúc sau:
+Trang chủ : đăng các h nh về khuyến mãi, sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
+Giới thiệu: đăng tải các nội dung về thông tin Công ty, người sáng lập, lịch s hình
thành và phát triển.
Mục này sẽ giúp khách hàng biết rằng Công ty đã được thành lập và phát triển như thế
nào từ đó họ sẽ tin tưởng hơn đối với các sản phẩm dịch vụ của Công ty.
+Sản phẩm-dịch vụ: In ấn, thiết kế, quảng cáo, tổ chức sự kiện, trang trí showroom.
Mục này sẽ giới thiệu cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ mà Công ty đang cung
cấp để khách hàng có thể tham khảo. Ngoài ra ở mỗi sản phẩm, dịch vụ của Công ty cần
thể hiện rõ bảng giá để khách hàng có thể biết được giá cả, tạo cảm giác thoải mái hơn
cho khách hàng.
Thư viện hình ảnh: cập nhật các thông tin về các sản phẩm, công tr nh đã được thực
hiện, sản xuất thực hiện bởi Công ty. Cần có mục này để khách hàng thấy được những
sản phẩm, công trình, thiết kế mà Công ty đã thực hiện từ đó khách hàng sẽ tin tưởng mà

s dụng dịch vụ, sản phẩm của Công ty.
+Liên hệ: Đăng các thông tin liên hệ với Công ty như số điện thoại, số fax, địa chỉ, email.
Bởi vì website chính là cầu nối giữa Công ty với khách hàng vì thế nếu thiếu đi những
hình thức liên lạc trên website thì khách hàng không thể liên hệ được với Công ty.
-Thay đổi màu sắc của website: website của Công ty phải thể hiện những màu sắc nổi bật,
ấn tượng để thể hiện giá trị sáng tạo của Công ty.
-Thường xuyên thay đổi giao diện của website để thể hiện sự sáng tạo của Công ty.


24

3.2 Kiến nghị 2: Đồng bộ hóa email của các nhân viên trong Công ty để tạo sự
chuyên nghiệp.
Các khách hàng có xu hướng lựa chọn một doanh nghiệp có địa chỉ email chuyên nghiệp
cao hơn nhiều lần so với email cá nhân của nhân viên. Với một tài khoản email trên miền
dễ nhớ, Công ty có thể quảng bá thương hiệu với mỗi thư g i đi. Công ty nên cấp cho
nhân viên email với cấu trúc phân theo chức năng của từng nhân viên như:
-sale(số thứ tự nhân viên)@bnw.com đối với nhân viên kinh doanh.
-marketing(số thứ tự nhân viên)@bnw.com đối với nhân viên marketing.
-hr(số thứ tự nhân viên)@bnw.com đối với nhân viên nhân sự.
-design(số thứ tự nhân viên)@bnw.com đối với nhân viên thiết kế.

3.3 Kiến nghị 3: Tạo diễn đàn riêng để thu hút khách hàng.
Diễn đàn luôn là nơi một ai đó g i lên một chủ đề (topic, thread) trong một đề mục
category, forum) và sau đó những người tiếp theo sẽ viết những bài góp ý, thảo luận lên
để trao đổi xung quanh chủ đề đó. Nơi đây có thể diễn ra hoạt động hỏi đáp, buôn bán, tư
vấn về một vấn đề g đó. Diễn đàn sẽ là nơi tập hợp rất nhiều khách hàng tiềm năng cho
Công ty. Nếu Công ty tự tạo một diễn đàn về lĩnh vực thiết kế-in ấn, tổ chức sự kiện,
quảng cáo cho riêng mình thì sẽ giúp việc tìm kiếm khách hàng hiệu quả hơn. Diễn đàn
của Công ty cần thể hiện những điều cơ bản như sau:

-Ở ảnh bìa của diễn đàn nên để tên Công ty, số điện thoại, địa chỉ của công ty, email
Công ty, website của Công ty để các thảnh viên của diễn đàn biết đến Công ty.
-Thường xuyên tư vấn trả lời các thắc mắc của các thảnh viên để tạo thiện cảm với các
khách hàng tiềm năng này.
-Các nhân viên sẽ tạo tài khoản có tên là Quảng cáo B W để tư vấn, giải đáp thắc mắc,
c ng như đăng các sản phẩm, thiết kế mà Công ty đã thực hiện để tạo dấu ấn với khách
hàng tiềm năng.

3.4 Kiến nghị 4: Tạo catalogue chính thức của Công ty
Để tạo ra sự khác biệt và mang tính chuyên nghiệp hóa cho Công ty mỗi lần các nhân
viên ra ngoài gặp khách hàng, để khách hàng dễ tham khảo các sản phẩm, dịch vụ của


25
Công ty, c ng như để việc chào hàng trở nên hiệu quả hơn, Công ty cần có một catalogue
chính thức.
Catalogue chính thức của Công ty cần có những nội dung như sau:
-Trang bìa thường có đủ thông tin sau: Logo, tên Công ty, hình ảnh đặc trưng thể hiện
lĩnh vực hoạt động của Công ty là in ấn, tổ chức sự kiện, quảng cáo, trang trí showroom.
-Mục lục của catalogue sẽ chia thành nhiều mục như giới thiệu Công ty, các sản phẩm
dịch vụ Công ty đang cung cấp, các hình ảnh minh họa các công trình thiết kế, sản phẩm
của Công ty.
-Nội dung của catalogue sẽ truyền tải các hình ảnh về các sản phẩm dịch vụ mà Công ty
đang cung cấp, các hình ảnh về sản phẩm, công trình thiết kế mà Công ty đã thực hiện.
-Trang cuối của catalogue sẽ in các thông tin về website, số điện thoại, email, địa chỉ của
Công ty.
-Màu sắc của catalogue sẽ là màu trắng đen để thể hiện theo đúng tên gọi của Công ty.
3.5 Kiến nghị 5: Không thu phí vận chuyển đối với các đơn hàng trong thành phố
Hồ Chí Minh
Công ty không nên thu phí vận chuyển đối với các đơn hàng trong thành phố Hồ Chí

Minh. Điều này sẽ khiến khách hàng ưu tiên lựa chọn Công ty để s dụng sản phẩm dịch
vụ so với các đối thủ vì họ không phải trả thêm. Tuy lợi nhuận của các đơn hàng này sẽ
giảm một ít nhưng bù lại Công ty sẽ có được nhiều khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh so
với đối thủ trong khu vực, giữ chân được các khách hàng.