thực trạng quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường biển (lcl) tại công ty cổ phần giao nhận CHUCHONAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.65 MB, 45 trang )
v
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT...................................................................................................................vi
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH SỬ DỤNG................................................................................................... vii
DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG .......................................................................................................... viii
LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN CHUCHONAM ........................................2
1.1
Quá trình hình thành và phát triển ......................................................................................................2
1.2
Chức năng và lĩnh vực hoạt động .......................................................................................................2
1.3
Cơ cấu tổ chức ....................................................................................................................................3
1.4
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2016-2018 ...........................................................4
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 .................................................................................................................................6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG LẺ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
(LCL) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN CHUCHONAM ..................................................................7
2.1
Quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường biển (LCL) tại công ty cổ phần giao nhận
CHUCHONAM..............................................................................................................................................7
2.1.1
Lấy thông tin từ khách hàng ...............................................................................................................8
2.1.2
Kiểm tra Bộ chứng từ .........................................................................................................................9
2.1.3
Lấy lệnh giao hàng (D/O).................................................................................................................12
2.1.4
Lên Tờ khai Hải quan điện tử và truyền dữ liệu Tờ khai .................................................................13
2.1.5
Lập bộ chứng từ Hải quan ................................................................................................................17
2.1.6
Mở Tờ khai tại Cảng ........................................................................................................................18
2.1.7
Kiểm hóa ..........................................................................................................................................18
2.1.8
Lấy hàng ra khỏi kho/bãi và giao cho khách hàng ...........................................................................19
2.2
Đánh giá quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường biển (LCL) của công ty cổ phần giao nhận
CHUCHONAM............................................................................................................................................21
TÓM TẮT CHƯƠNG 2 ...............................................................................................................................24
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG LẺ NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN (LCL) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN CHUCHONAM. .....................................25
3.1
Kiến nghị 1: Về việc đẩy mạnh hoạt động marketing và công tác tìm kiếm KH kí kết hợp đồng GN
25
3.2
Kiến nghị 2: Hoàn thiện quá trình chuẩn bị các chứng từ ................................................................25
3.3
Kiến nghị 3: Rút ngắn thời gian hoàn thành thủ tục HQ ..................................................................26
3.4
Một số kiến nghị đối với các Cảng...................................................................................................27
TÓM TẮT CHƯƠNG 3 ...............................................................................................................................28
KẾT LUẬN ......................................................................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................................................................
PHỤ LỤC .............................................................................................................................................................
vi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
TỪ VIẾT TẮT
CHÚ THÍCH
1
A/N
Arrival Notice (Giấy báo hàng đến)
2
B/L
Bill of Lading (Vận đơn đường biển)
3
BCT
Bộ chứng từ
4
C/O
5
CCN
CHUCHONAM
6
CP
Cổ phần
7
D/O
Delivery Order(Lệnh giao hàng)
8
GN
Giao nhận
9
INV
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
10
KH
Khách hàng
11
NV
Nhân viên
12
P/L
Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa)
13
S/C
Sales Contract (Hợp đồng)
14
WTO
Tổ chức thương mại thế giới
15
XNK
Xuất nhập khẩu
Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng
hóa)
vii
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH SỬ DỤNG
STT
SỐ HIỆU
TÊN
SỐ TRANG
1
Hình 1.1
Cơ cấu tổ chức Công ty CP GN CHUCHONAM
3
2
Hình 2.1
Quy trình GN hàng lẻ nhập khẩu đường biển (LCL)
tại công ty CHUCHONAM
6
viii
DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG
STT
1
SỐ HIỆU
Bảng 1.1
TÊN
SỐ TRANG
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
4
CHUCHONAM 2016-2018
1
LỜI MỞ ĐẦU
..........
Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh hội nhập kinh tế
quốc tế thì hoạt động ngoại thương là một hoạt động không thể thiếu của nước ta.
Cùng với sự phát triển kinh tế ngoại thương là tăng trưởng trong hoạt động xuất nhập
khẩu (XNK), do đó ngành giao nhận (GN) lại có thêm nhiều cơ hội để phát triển.
Những năm gần đây, GN vận tải nói chung và GN vận tải biển nói riêng phát triển rất
mạnh mẽ. Theo thống kê, xuất khẩu năm 2018 đạt 243,48 tỷ USD, tăng 13,2% so với
năm 2017. Tính theo giá trị tuyệt đối, xuất khẩu năm 2018 tăng thêm 28,36 tỷ USD so
với năm trước. Tăng trưởng xuất khẩu có đóng góp lớn vào tăng trưởng GDP, ổn định
tỷ giá và ổn định kinh tế vĩ mô. Cùng với giá trị kim ngạch nhập khẩu đạt 236,69 tỷ
USD, tăng 11,1% so với năm 2017, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa của cả
nước năm 2018 đã vượt mốc 450 tỷ USD, đạt 480,19 tỷ USD, tăng 12,2% (tương ứng
tăng 52,05 tỷ USD) so với năm trước. Hiện nay, ở Việt Nam xuất hiện rất nhiều doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực GN vận tải với nhiều quy mô khác nhau, các doanh
nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực này đã dần chứng tỏ sự phát triền nhanh và
ổn định của mình.
Là một trong những công ty có uy tín trong lĩnh vực GN hàng hóa XNK bằng
đường biển, công ty CP GN (cổ phần giao nhận) CHUCHONAM đang từng bước
củng cố và phát triển hoạt động kinh doanh của mình để có thể đáp ứng tốt nhất những
yêu cầu của KH, cạnh tranh để tồn tại, đứng vững trên thị trường và góp phần phục vụ
cho hoạt động ngoại thương của đất nước.
Xuất phát từ nhu cầu việc làm sau này cũng như mong muốn học hỏi để nâng cao
kiến thức, tôi đã nghiên cứu và chọn đề tài “Thực trạng quy trình nhận hàng lẻ nhập
khẩu bằng đường biển (LCL) tại công ty cổ phần giao nhận CHUCHONAM” để làm
báo cáo thực tập tốt nghiệp. Kết cấu của đề tài gồm 3 chương:
❖ Chương 1: Giới thiệu công ty cổ phần giao nhận CHUCHONAM.
❖ Chương 2: Thực trạng quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường biển
(LCL) tại công ty cổ phần giao nhận CHUCHONAM.
❖ Chương 3: Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng
đường biển (LCL) tại công ty cổ phần giao nhận CHUCHONAM.
2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN CHUCHONAM
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Kể từ ngày 15/06/2011, Công ty cổ phần giao nhận CHUCHONAM chính thức
được thành lập theo quyết định số 0310920984/QĐ-KH&ĐT được cấp bởi Sở Kế
Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh. Với vốn điều lệ là 4.800.000.000 VNĐ,
người đại diện pháp luật là Tổng Giám đốc Công ty – ông Nguyễn Văn Cho.
Tên công ty đầy đủ bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN CHUCHONAM.
Tên giao dịch quốc tế: CHUCHONAM LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt bằng tiếng anh: CHUCHONAM LOGISTICS JSC
Văn phòng chính: 31/3 Thích Quảng Đức, Phường 3, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh;
Trụ sở giao dịch: Lầu 2, Tòa nhà VinaConex, 47 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao,
Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh;
Mã số thuế: 0310920984.
Điện thoại: (84-8) 28 39 111 996.
Fax: (84-8) 28 39 111 998
Email:
Website: />Logo công ty:
Người đại diện: Nguyễn Văn Cho.
Loại hình công ty: công ty cổ phần.
1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
❖ Chức năng của công ty
Công ty CP GN CHUCHONAM là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh
vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng
không và cung cấp các dịch vụ khai thuê hải quan, vận chuyển hàng hóa nội địa, di dời
và lắp đặt máy móc, đóng kiện các dịch vụ liên quan khác.
Công ty là cầu nối giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hãng tàu và các cơ quan
nhà nước (Hải quan, cục vệ sinh y tế,…). Giúp khách hàng dễ dàng thực hiện, tiết
3
kiệm chi phí và tìm ra phương án GN hàng hóa an toàn, hiệu quả. Chức năng chủ chốt
của Công ty là cung cấp, tổ chức thực hiện yêu cầu GN và vận chuyển hàng hóa bằng
đường biển và đường hàng không cho KH có nhu cầu
❖ Lĩnh vực hoạt động
- Đại lý giao nhận vận chuyển quốc tế: đường hàng không, đường biển (FCL, LCL);
- Đại lý thủ tục HQ;
- Vận chuyển nội địa;
- Di dời và lắp đặt máy móc;
- Đóng kiện;
- Dịch vụ khác.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty CP GN CHUCHONAM
(Nguồn: Bộ phận Kế toán – Hành chính)
❖ Ban giám đốc: Cơ quan đầu não của công ty thực hiện chức năng quản trị, chỉ
đạo, điều hành mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật. Tổ chức
điều hành công tác dịch vụ theo hướng có lợi cho công ty trong hiện tại và
tương lai.
❖ Bộ phận Đại lý & Sales: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp thị dịch vụ và
chăm sóc khách hàng. Cụ thể là chào giá sản phẩm,dịch vụ và tìm kiếm khách
4
hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Ngoài ra, bộ phận Đại
lý có trách nhiệm đặt tàu, mượn container,..
❖ Bộ phận kế toán: Thực hiện nhiệm vụ hạch toán, quản lý và tổ chức thực hiện
công tác kế toán trong toàn công ty. Tiến hành việc thu nhận, xử lý và cung cấp
thông tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch về tình hình tài chính nhằm giúp Ban
giám đốc đưa ra những phương án tối ưu nhất trong hoạt động.
Nhận xét: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty theo cơ cấu trực tuyến - chức năng,
bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và 2 Phòng ban và 7 Bộ phận đảm bảo việc
kết hợp điều hành, quản lý một cách nhanh chóng, chặt chẽ, linh hoạt và hiệu quả. Mọi
chỉ thị của Ban giám đốc đưa xuống và việc báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh từ
các Phòng ban cũng đều được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2016-2018
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CHUCHONAM 2016-2018
ĐVT: Triệu đồng
2017/2016
2018/2017
Năm
2016
2017
Doanh thu
18632
20052 23653
1420
7,62%
3601
17,96%
Chi phí
10826
12939 13146
2113
19,52%
207
1,60%
Lợi nhuận
6244
5689
-555
-8,89%
2716
47,74%
2018
8405
%
%
(Nguồn: Bộ phận Kế toán – Hành chính)
Nhận xét: Nhìn chung, trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018, kết quả hoạt động
kinh doanh của công ty có những điểm nổi bật sau:
• Về doanh thu
- Doanh thu năm 2017 đạt 20,052 tỷ đồng, tăng mạnh hơn 1,420 tỷ đồng so với
năm 2016 (tương đương tăng 7,62%);
- Sang năm 2018, do Ban Giám đốc Công ty nắm bắt tốt cơ hội, tạo được mối
quan hệ tốt với nhiều KH mới nên hoạt động kinh doanh của Công ty gặt hái
thêm nhiều thành công, khiến doanh thu tiếp tục tăng và tăng mạnh từ 20,052 tỷ
đồng (năm 2017) lên 23,653 tỷ đồng, tương đương tăng 17,96%.
• Về chi phí
5
- Năm 2017, chi phí cao hơn so với 2016 khoảng 2,113 tỷ đồng (tương đương
tăng 19,52%).
- Chi phí ở năm 2018 tăng nhẹ từ 12,939 tỷ đồng lên 13,146 tỷ đồng (tăng 207
triệu đồng so với năm 2017, tương đương 1,6%).
• Về lợi nhuận
- Lợi nhuận của công ty năm 2017 là 5,689 tỷ đồng giảm 555 triệu đồng (tương
đương giảm 8,89%) so với năm 2016;
- Tuy nhiên, năm 2015 Công ty đã ký kết được nhiều hợp đồng lớn với đối tác
làm cho lợi nhuận lên 8,405 tỷ đồng, cao hơn 2,716 tỷ đồng so với năm 2017
(tương đương tăng 47,74%).
Như vậy, có thể nói tình hình kinh doanh của công ty đang trong giai đoạn phát triển
vững mạnh, doanh thu của công ty không ngừng tăng qua các năm. Đó là kết quả của cả
một quá trình phấn đấu của toàn thể nhân viên và Ban giám đốc công ty.
6
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Trong xu thế toàn cầu hóa thì hoạt động ngoại thương là một hoạt động không thể
thiếu của nước ta, đã góp phần đưa nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế
thế giới. Đặc biệt, sự gia nhập WTO của Việt Nam là một bước ngoặc lớn trong tiến trình
hội nhập kinh tế quốc tế. Công ty CP GN CHUCHONAM là một trong những công ty hoạt
động trong lĩnh vực GN hàng hóa XNK, vận tải quốc tế đường biển – đường hàng không,
vận chuyển nội địa, đại lý khai thuê HQ. Công ty CHUCHONAM đã ra đời đáp ứng cho
những nhu cầu mà thị trường ngoại thương nói chung và thị trường GN nói riêng đang cần
đó là làm thế nào để thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của doanh nghiệp
từ trong nước ra nước ngoài và ngược lại.
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần đây cho thấy Công ty
đã tạo dựng được cho mình một thương hiệu vững chắc về chất lượng dịch vụ trên thị
trường nội địa. Tiếp theo, chương 2 sẽ trình bày chi tiết về “Phân tích quy trình nhận hàng
lẻ nhập khẩu bằng đường biển (LCL) tại công ty CP GN CHUCHONAM”: Trường hợp lô
hàng Table Tennis Goods của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại TAKE
7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG LẺ NHẬP KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (LCL) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN
CHUCHONAM
2.1 Quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường biển (LCL) tại công ty cổ
phần giao nhận CHUCHONAM
Công ty CP GN CHUCHONAM đã có quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng
đường biển (LCL) từ khi thành lập. Người đã mang quy trình này đến công ty
cũng chính là Tổng Giám đốc Nguyễn Văn Cho. Dưới đây là quy trình nhận hàng
lẻ nhập khẩu (LCL) bằng đường biển cho tất cả loại hàng hóa.
Hình 2.1: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển (LCL)
tại công ty CP GN CHUCHONAM
Nguồn: Phòng Hành Chính – Kế Toán
8
2.1.1 Lấy thông tin từ khách hàng
Đây là công việc của phòng kinh doanh. Nếu là khách hàng cũ, nhân viên (NV) công
ty KH liên hệ với Công ty CHUCHONAM qua điện thoại, fax hoặc email để báo rằng mình
có một lô hàng cần nhập về và yêu cầu Công ty làm dịch vụ cho mình. Đối với KH mới, NV
Sales của công ty sẽ trực tiếp chào giá qua điện thoại, email hoặc thông qua mối quan hệ.
Nếu KH không yêu cầu làm dịch vụ GN thì công ty chỉ bán cước tàu cho khách. Nếu KH
yêu cầu làm dịch vụ trọn gói thì công ty sẽ liên hệ với hãng tàu nhập hàng về, tiến hành khai
HQ để thông quan cho lô hàng và giao hàng đến công ty hoặc kho của KH. Ở đây phần lớn
các lô hàng nhập về, công ty đều làm dịch vụ trọn gói cho khách.
KH liên hệ với công ty để kí kết hợp đồng dịch vụ, trong hợp đồng phải thỏa thuận
nêu rõ trách nhiệm của 2 bên, thỏa thuận về giá cả, mặt hàng XNK... KH sẽ cung cấp các
chứng từ sau để NV công ty có thể thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa:
− Hóa đơn thương mại (INV – Commercial Invoice);
− Hợp đồng thương mại (S/C - Sales Contract) (nếu cần);
− Phiếu đóng gói hàng hóa (P/L – Packing List);
− Vận đơn gốc (B/L gốc) (nếu có). Nếu hồ sơ không có B/L gốc mà chỉ có B/L
Surrender thì NV phải lên hãng tàu để xin con dấu Surrender;
− Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu cần)
Tuy nhiên, nếu được KH ủy thác, Công ty CHUCHONAM có thể giúp KH lập
các chứng từ này (trừ B/L).
Cụ thể hóa đối với lô hàng trình bày trong báo cáo thực tập là lô hàng Table Tennis
Goods của công ty TNHH Dịch vụ Thương mại TAKE, đây là khách hàng cũ nên đã
cung cấp cho công ty CHUCHONAM các chứng từ qua fax như sau:
− Hóa đơn thương mại (INV – Commercial Invoice);
− Hợp đồng thương mại (S/C - Sales Contract);
− Phiếu đóng gói hàng hóa (P/L – Packing List);
− Vận đơn gốc (B/L gốc)
− Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Đối với mặt hàng đặc biệt, mới lạ nhưng lại chưa xin được giấy phép cũng như các giấy
tờ cần thiết dẫn đến mất thời gian bổ sung hồ sơ, cần hối thúc KH bổ sung khi gặp
trường hợp như vậy.
9
2.1.2 Kiểm tra Bộ chứng từ
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất
hay nhập khẩu một lô hàng. Khi nhận được BCT đầy đủ từ KH, NV chứng từ của công ty
phải kiểm tra tất cả chi tiết trên chứng từ có phù hợp không. Nếu các chứng từ không phù
hợp thù yêu cầu KH chỉnh sửa lại. BCT cần kiểm tra gồm có:
+ Hợp đồng thương mại (S/C – Sales Contract) (nếu có)
+ Hóa đơn thương mại (INV - Commercial Invoice)
+ Vận đơn đường biển (B/L – Bill of lading)
+ Phiếu đóng gói (P/L – Packing List)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O - Certificate of Origin) (nếu có)
+ Giấy thông báo hàng đến (A/N – Arrival notice)
+ Giấy giới thiệu
Đây là khâu rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc thông quan của lô hàng. Nếu
BCT đầy đủ các giấy tờ cần thiết, đồng bộ và chính xác thì sẽ tiết kiệm được thời gian và
chi phí. Ở lô hàng Table Tennis Goods, NV sẽ nhận BCT và kiểm tra gồm có:
❖ Về Sales Contract (Phụ lục 1)
➢ Sales Contract (1 bản gốc), số hợp đồng: 2191902, kí ngày: 24/06/2019
• Người xuất khẩu: YASAKA CO., LTD
Địa chỉ: MIDORI 3-7-21, SUMIDA-KU, TOKYO, JAPAN
• Người nhập khẩu: TAKE SERVICE TRADING COMPANY LIMITED
− Địa chỉ: 506/15/6 Ba Tháng Hai, P. 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
− Tên hàng: Table Tennis Goods
− Trị giá hợp đồng: JPN¥5,775,960
− Thanh toán bằng: JPN
− Thanh toán: T/T (Chuyển tiền) đến ACB Bank, Vietnam
− Bộ chứng từ: B/L(Vận đơn đường biển); Invoice (Hóa đơn) và Packing List (Phiếu
đóng gói) 3 bản
− Cảng xếp hàng: Yokohama
− Cảng dỡ hàng: Ho Chi Minh
− Ngày hàng đến dự kiến: 20/07/2019
− Điều kiện giao hàng: FOB Yokohama
10
❖ Về Bill of Lading (Phụ lục 2)
➢ Bill of Lading (1 bản gốc), số vận đơn: YHHCM-048-012-19JP, phát hành ngày:
02/07/2019
− Người xuất khẩu: YASAKA CO., LTD
− Địa chỉ: MIDORI 3-7-21, SUMIDA-KU, TOKYO, JAPAN
− Người nhập khẩu: TAKE SERVICE TRADING COMPANY LIMITED
− Địa chỉ: 506/15/6 Ba Tháng Hai, P. 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
− Tên tàu/chuyến tàu: WAN HAI 231 S306
− Cảng xếp: YOKOHAMA, JAPAN
− Cảng dỡ: CFS TP. Hồ Chí Minh
− Số Container: TRLU9719688/20FT
− Số Seal: IAAE 598829
− Số lượng kiện: 20 Cartons
− Khối lượng cả bao bì: 390.000 kgs
− Thể tích: 1.095 m3
− Cước phí: Trả sau
− Nơi trả cước phí: Cảng đến
− Nơi/ngày phát hành: 02/07/2019
− Ngày hàng lên tàu: 02/07/2019
❖ Về Commercial Invoice (Phụ lục 3)
➢ Commercial Invoice (1 bản gốc), số hóa đơn: 2191902, ngày 24/06/2019
− Khách hàng: TAKE SERVICE TRADING COMPANY LIMITED
− Địa chỉ: 506/15/6 Ba Tháng Hai, P. 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
− Thanh toán: Ngân hàng chuyển tiền
− Ngày hàng lên tàu: 02/07/2019
− Xuất xứ hàng hóa: Japan & Germany & Sweden
− Tổng trị giá hóa đơn: JPN¥5,775,960
❖ Về Packing List (Phụ lục 4)
➢ Packing List (1 bản gốc), số: 2191902, ngày 24/06/2019
11
− Gửi: TAKE SERVICE TRADING COMPANY LIMITED
− Địa chỉ: 506/15/6 Ba Tháng Hai, P. 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
− Ngày hàng lên tàu: 02/07/2019
− Từ: YOKOHAMA
− Đến: HO CHI MINH
− Thanh toán: Ngân hàng chuyển tiền
− Tổng số kiện: 20 Cartons
− Tổng khối lượng cả bao bì: 390.00 kgs
❖ Về Arrival notice (Phụ lục 5)
➢ A/N (1 bản gốc), số KIMCSL1907045, ngày 08/07/2019
− Người nhận hàng: TAKE SERVICE TRADING COMPANY LIMITED
− Địa chỉ: 506/15/6 Ba Tháng Hai, P. 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
− Người gửi hàng: YASAKA CO., LTD
− Tên tàu/ chuyến: WANHAI 231 / S306
− Ngày đến: 11/07/2019
− Vận đơn số: YHHCM-048-012-19JP
- Loại: Vận đơn Điện giao hàng
− Mô tả hàng hóa: như trên Vận đơn
− Khối lượng: 20 CT / 390.000 KGS / 1.095 CBM
− Số Container/Seal: TRLU9719688/IAAE598829/20
− Và một số khoản chi phí phải thanh toán trước khi nhận hàng
❖ Về Certificate of Origin (Phụ lục 6)
➢ C/O form JV (1 bản gốc), số 190047547170301909, ngày 25/07/2019
C/O có rất nhiều form khác nhau, tùy thuộc vào Hiệp định đối tác kinh tế giữa nước XK và
nuớc NK mà những mặt hàng có trên các loại C/O này sẽ được hưởng thuế suất thuế ưu đãi
đặc biệt khác nhau.
Việc kiểm tra BCT luôn lấy C/O làm gốc, mọi chứng từ khác luôn được so với C/O. Cụ thể
là số INV và số S/C. Các chứng từ khác có thể sửa đổi nhưng C/O thì không. Các nội dung,
điều khoản trong hợp đồng trùng khớp với INV, P/L nên BCT này được xem là hợp lệ. Sau
khi NV kiểm tra BCT, nếu hợp lệ và đầy đủ thì tiến hành các bước tiếp theo của quy trình,
nếu có sai sót thì NV sẽ liên hệ với KH để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung để tránh làm ảnh
hưởng đến quá trình thông quan HH.
12
Trong trường hợp các thông tin, số liệu... trên các chứng từ sai biệt, không đồng bộ với
nhau, NV mở Tờ khai sẽ liên hệ trực tiếp với người đại diện của đối tác để tiến hành chỉnh
sửa nội dung BCT.
Trong trường hợp lô hàng này, sử dụng C/O Form JV (Japan – Việt Nam) được hưởng thuế
suất thuế nhập khẩu là 0%. Sau khi kiểm tra, nhận thấy các nội dung và điều khoản trong
INV, P/L, S/C và C/O đều trùng khớp.
2.1.3 Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ cơ bản và bắt buộc cần phải có để nhà
nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi Cảng (đối với cả hàng LCL và FCL). Lấy lệnh giao
hàng là một trong những mắt xích cuối cùng để hàng về được kho của Nhà nhập khẩu.
Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu cập Cảng, hãng tàu hoặc Forwarder gửi giấy báo hàng
đến Arrival Notice cho Người nhận hàng. Về cơ bản, lấy lệnh giao hàng có thể diễn ra
trước/ sau hoặc song song với việc làm thủ tục Hải quan vì nó độc lập với Quy trình làm
thủ tục Hải quan.
Với các trường hợp thông thường để đi lấy lệnh giao hàng cần mang những chứng từ sau:
•
Giấy giới thiệu (bản gốc)
•
Giấy báo hàng đến (bản photo)
•
Vận đơn (bản gốc)
•
Chứng minh nhân dân người đi lấy lệnh
Nếu là vận đơn gốc thì khi đi lấy D/O, NV GN cầm vận đơn gốc cùng giấy giới
thiệu của công ty nhập khẩu đến hãng tàu để lấy D/O. Nếu là vận đơn Surrendered (Vận
đơn theo điện) thì NV GN chỉ cần cầm giấy giới thiệu và Giấy báo hàng đến là nhận được
D/O. Còn nếu là vận đơn theo lệnh To Order thì mặt sau của vận đơn phải có ký hậu cùng
với giấy giới thiệu để lấy D/O.
Nếu lô hàng thanh toán bằng LC thì ngoài các chứng từ trên cần mang theo vận đơn
gốc nhưng là vận đơn ký hậu có đóng dấu ngân hàng ở mặt sau.
Chẳng hạn như đối với lô hàng Table Tennis Goods. Vì là vận đơn Surrendered,
nên khi tàu cập Cảng, công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh sẽ gửi fax Giấy báo hàng đến
(A/N) cho Công ty CHUCHONAM. NV GN của Công ty CHUCHONAM sẽ mang giấy
giới thiệu của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại TAKE và A/N để đến công ty TNHH
Toàn cầu Khải Minh đóng phí lấy D/O.
13
Giấy uỷ quyền của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại TAKE cho Công ty
CHUCHONAM để thay mặt Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại TAKE đóng hộ các chi
phí liên quan (phí D/O, phí hàng lẻ, phí bốc xếp, ...) và xuất hoá đơn cho Công ty
CHUCHONAM.
Thông thường sẽ có 2 cách đóng phí để lấy D/O, một là đóng trực tiếp bằng tiền
mặt tại hãng tàu, hai là đóng phí bằng hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng.
Phương thức xuất hóa đơn cũng tương tự, hóa đơn có thể là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn
điện tử (được gửi qua mail).
Đôi khi, hệ thống xuất hóa đơn tại hãng tàu gặp sự cố (không thể xuất hóa đơn
ngay). NV có nhiệm vụ đóng tiền lấy D/O và hóa đơn sẽ nhận được 01 phiếu Xác nhận
Tạm thu từ hãng tàu để khi nào xuất được hóa đơn, hãng tàu sẽ liên hệ với NV Công ty
đến lấy, hiển nhiên, NV này phải mang theo giấy Xác nhận Tạm thu của hãng tàu để
chứng minh rằng Công ty đã đóng tiền để tiến hành nhận hóa đơn.
Trong trường hợp lô hàng này, NV khi đi đến công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh
đóng phí lấy D/O đã được hóa đơn ngay.
2.1.4 Lên Tờ khai Hải quan điện tử và truyền dữ liệu Tờ khai
Khai báo và làm thủ tục HQ là một phần rất quan trọng trong công tác giao nhận
hàng. Thủ tục HQ là một thông lệ quốc tế, là điều kiện bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp
XNK vì nó thực hiện chức năng quản lý nhà nước về HQ, bảo vệ sản xuất trong nước, bảo
vệ quyền lợi chủ quyền an ninh quốc gia. Ngoài ra nó là cơ sở pháp lý để xác định hàng hóa
thuộc đối tượng chịu thuế nhập khẩu. Do vậy việc lên Tờ khai HQ điện tử phải chính xác và
cẩn thận. Khi nhận được bộ chứng từ của KH, NV công ty tập hợp được tất cả những thông
tin về lô hàng sẽ tiến hành lên Tờ khai HQ điện tử và truyền dữ liệu Tờ khai.
Cụ thể hóa đối với lô hàng Table Tennis Goods. NV GN của Công ty CHUCHONAM sẽ
dựa vào các chứng từ mà KH gửi như S/C, INV, P/L, Bill of Lading để điền vào chi tiết Tờ
khai hàng hóa nhập khẩu.
Nhập thông tin chung của Tờ khai:
Sau khi khởi động phần mềm ECUS5, nhập chữ kí số của doanh nghiệp cần khai HQ, NV
khai báo HQ của công ty CHUCHONAM sẽ chọn mục Đăng ký mới Tờ khai nhập khẩu
(IDA). Người khai HQ sử dụng thông tin trong S/C sẽ nhập thông tin vào các ô tương ứng
như sau (Phụ lục 7):
• Mã loại hình: vì hàng của công ty là nhập khẩu để kinh doanh nên có mã tương ứng là
14
A11.
• Phân loại cá nhân/tổ chức (Phản ánh tính chất của giao dịch): từ tổ chức đến tổ chức chọn
mục số 4
• Mã hiệu phương thức vận chuyển: thể hiện phương thức vận chuyển của lô hàng đang
được khai báo. Đối với lô hàng này, phương thức vận chuyển là đường biển (số 3)
• Khi dựa vào thông tin của S/C ta sẽ sử dụng những thông tin đó điền vào mục đơn vị
XNK, bao gồm thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, mã số bưu chính của nhà
xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Người khai HQ điền thông tin vào các ô tương ứng:
Người nhập khẩu
− Mã: 0312087158
− Tên: TAKE SERVICE TRADING COMPANY LIMITED
− Mã bưu chính: (+84) 43
− Địa chỉ: 506/15/6 Ba Tháng Hai, P. 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người xuất khẩu
−
Tên: YASAKA CO., LTD
− Mã bưu chính:
−
Địa chỉ: MIDORI 3-7-21, SUMIDA-KU, TOKYO, JAPAN
− Mã nước: JP
• Ở mục thông tin vận đơn, ta sẽ kết hợp, đối chiếu thông tin của B/L và A/N để điền vào
các thông tin chi tiết như sau (Phụ lục 8).
− Số vận đơn: YHHCM-048-012-19JP
− Ngày vận đơn: 02/07/2019
− Số lượng: 20 CT
− Tổng trọng lượng hàng (Gross): 390.000 KGM
− Phương tiện vận chuyển: 9999 WAN HAI 231 S306
− Ngày hàng đến: 11/07/2019
− Địa điểm lưu kho: 02CIRCI CCHQCK CANG SG KV I
− Địa điểm dỡ hàng: VNCLI CANG CAT LAI (HCM)
− Địa điểm xếp hàng: JPYOK YOKOHAMA - KANAGAWA
Khai thông tin chung về hàng hóa
15
Chọn thẻ Thông tin chung 2, để nhập các thông tin về văn bản pháp quy (nếu có), hóa đơn
thương mại, Tờ khai trị giá, thuế và bảo lãnh và các thông tin khác:
• Ở phần Hóa đơn thương mại, ta sẽ dụng các thông tin trong INV để điền vào chính xác
như sau (Phụ lục 9):
− Phân loại hình thức hóa đơn: Hóa đơn thương mại
− Số hóa đơn: 2191902
− Ngày phát hành: 24/06/2019
− Mã hóa đơn: A – Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
− Phương thức thanh toán: KC
− Điều kiện giá hóa đơn: FOB
− Mã đồng tiền của hóa đơn: JPY
− Tổng trị giá hóa đơn: 5,775.960
• Tờ khai trị giá: để khai báo Tờ khai trị giá tính thuế, doanh nghiệp chỉ cần nhập vào tổng
các chi phí, tổng trị giá tính thuế, hệ thống VNACCS sẽ tự động phân bổ và tính thuế trả về.
Ngoài ra tại mục Phí vận chuyển, ta sử dụng A/N để xác định tiền phí (Phụ lục 10).
− Mã phân loại khai trị giá: 6 – Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch
− Phí vận chuyển: + Mã loại A – Khai trong trường hợp chứng từ vận tải ghi Tổng số
tiền cước phí chung cho tất cả hàng hóa trên chứng từ
+ Mã tiền: USD
+ Phí VC: 50.37
− Người nộp thuế: 1 – Người nhập khẩu
− Chi tiết khai trị giá: ta chú thích để HQ hiểu được phương thức thanh toán KC:
Thanh toán T/T
• Thuế và bảo lãnh: nhập vào thông tin về ngân hàng bảo lãnh nếu có, trường hợp không có
bảo lãnh, ở mục Mã xác định thời hạn nộp thuế chọn D – Trường hợp nộp thuế ngay (Phụ
lục 11).
• Thông tin khác: Phần ghi chú ta sẽ chú thích những thông tin đính kèm về S/C hay C/O
(nếu có) như sau (Phụ lục 12)
− CONTRACT: 2191902 DATE: 24/06/2019
C/O FORM JV: 90047547170301909 DATE: 25/07/2019
16
Nhập thông tin chi tiết hàng hóa
Tại thẻ Danh sách hàng, nhập đầy đủ thông tin về hàng hóa, mã HS, tên hàng, xuất xứ,
lượng, đơn vị tính, các thông tin về thuế (nếu có). Các thông tin trên được lấy từ INV và
C/O (nếu có) (Phụ lục 13).
=> Sau khi hoàn thành tất cả thông tin trên Tờ khai điện tử, NV chọn lệnh Ghi và In TK.
NV gửi Tờ khai đã in đến KH, nhờ KH kiểm tra thêm lần nữa xem có chính xác không. Nếu
có sai sót thì NV khai báo chỉnh sửa từ đầu. Còn nếu thông tin khai báo đã chính xác thì NV
sẽ làm bước tiếp theo là truyền dữ liệu Tờ khai cho HQ.
Truyền Tờ khai điện tử
Sau khi doanh nghiệp truyền dữ liệu Tờ khai lên Chi cục HQ, thì dữ liệu sẽ tự động
xử lý thông qua mạng internet và hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu
liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu
tương ứng với mã nước, tên đơn vị nhập khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự
động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho doanh nghiệp tại
màn hình đăng ký Tờ khai (EDC). Khi nhận được màn hình đăng ký Tờ khai (EDC) do hệ
thống phản hồi, doanh nghiệp kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống
tự động xuất ra, tính toán. Nếu doanh nghiệp khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi
đến hệ thống để đăng ký Tờ khai.
HQ điện tử sẽ trả về số tiếp nhận hóa đơn điện tử cũng như kết quả phân luồng.
Sau khi tiến hành khai HQ hàng nhập cho lô hàng nhập khẩu Table Tennis Goods
của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại TAKE, kết quả trả về là:
− Số Tờ khai: 102751439230
− Ngày, giờ đăng ký: 11/07/2019 lúc 14:17:24
− Phân luồng kiểm hóa: (2) - Luồng vàng
Sau khi đã có đầy đủ thông tin, NV in 03 bản khai điện tử (Phụ lục 14) và liên hệ với
KH để xin chữ ký, dấu của công ty và kèm theo BCT đến cơ quan HQ để tiến hành thông
quan
Măc dù hiện nay do áp dụng công nghệ thông tin vào khai báo HQ giúp tiết kiệm
thời gian rất nhiều tuy nhiên phần mềm khai báo bị sập thường xuyên dẫn đến sự lúng túng
cho NV cũng như Công ty tốn thời gian. Bên cạnh đó việc sửa lỗi trên phần mềm trở nên
khó khăn hơn.
17
Đối với hàng hóa lạ lẫm thường xuyên xác định tên hàng và áp mã HS không chính
xác cản trở tiến độ thông quan hàng hóa.
2.1.5 Lập bộ chứng từ Hải quan
Sau khi lên Tờ khai HQ và truyền dữ liệu Tờ khai, sẽ nhận lại được kết quả phân
luồng trả về. Khi đã nhận kết quả phân luồng, NV chứng từ cần chuẩn bị BCT HQ gồm có:
+ Giấy giới thiệu
+ Hợp đồng ngoại thương mại (S/C)
+ Vận đơn (B/L)
+ Hóa đơn thương mại (INV)
+ Phiếu đóng gói (P/L)
+ Tờ khai HQ
+ Tờ khai trị giá tính thuế
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu cần)
+ Giấy nộp tiền thuế
Chẳng hạn đối với lô hàng Table Tennis Goods. NV chứng từ sau khi truyền Tờ khai
xong sẽ in Tờ khai ra và photo các chứng từ cần thiết đưa cho NV GN sắp xếp đầy đủ để
đem sang Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại TAKE hoặc sao y các chứng từ cần thiết
(nếu cần).
Sau khi đã đóng dấu đầy đủ và có BCT gốc từ Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại
TAKE, NV GN Công ty CHUCHONAM sẽ sắp xếp thành 1 bộ hoàn chỉnh như sau:
− Giấy giới thiệu
− Tờ khai (bản chính)
− 1 hoá đơn thương mại (bản gốc)
− 1 phiếu đóng gói hàng hóa (bản gốc)
− 1 bảng kê chi tiết (bản gốc)
− 2 vận đơn 1 MBL và 1 HBL (có đóng dấu hãng tàu)
− 1 giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc) (nếu cần)
− Giấy nộp tiền thuế (NV sẽ nhận giấy này ở ngân hàng …)
Sắp xếp hoàn chỉnh BCT NV GN sẽ đến Chi cục HQ cửa khẩu Sài Gòn KV1/ Cát
Lái, Hồ Chí Minh để làm thủ tục. Lịch phân công cán bộ HQ tiếp nhận Tờ khai của Công ty
18
sẽ tra trên máy. NV GN sẽ gõ số Tờ khai để xem ai là người tiếp nhận BCT để đến người đó
để mở Tờ khai.
Ở một số lô hàng có mã loại hình nhập khẩu đặc biệt, ví dụ như lô hàng tạm nhập tái
xuất các thiết bị, máy móc đã qua sử dụng thì cần phải bổ sung Giấy giám định thiết bị, máy
móc đã qua sử dụng được kiểm định, chứng nhận tại các Trung tâm Giám định có thẩm
quyền. Đối với một số lô hàng đặc biệt khác, cần phải có Công văn đính kèm BCT để nộp
cho Chi cục HQ làm thủ tục thông quan hàng, ví dụ như: Công văn xin phép cho nhập hàng
vào kho ngoại quan, các loại công văn cam kết,… và một số giấy tờ liên quan khác, tùy
thuộc vào tính chất, đặc điểm của lô hàng nhập khẩu.
Khâu chuẩn bị BCT HQ thực sự rất quan trọng, cần NV chứng từ phải cẩn thận và
kiểm tra kĩ lưỡng số lượng cũng như độ chính xác của chứng từ hồ sơ liên quan. Nếu có sai
sót trong các chứng từ, sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến những bước tiếp theo, làm chậm tiến
độ thông quan HH.
2.1.6 Mở Tờ khai tại Cảng
Ở bước mở Tờ khai tại Cảng, NV GN của công ty tuân thủ theo quy định của Cảng
để làm thủ tục HQ. NV GN xuất trình BCT khai HQ đã có Tờ khai phân luồng cho cán bộ
tiếp nhận hồ sơ, cán bộ sẽ đánh số Cửa cần nộp BCT. Tại cửa được chọn, cán bộ HQ nhập
mã số thuế NK của công ty để kiểm tra điều kiện cho phép mở Tờ khai của công ty trên hệ
thống máy tính và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế. Lúc này cán bộ HQ cũng tiếp nhận
và kiểm tra chi tiết BCT có thiếu chứng từ hay sai sót gì không để đưa ra mức độ kiểm tra.
Cụ thể hơn với lô hàng Table Tennis Goods. Tờ khai phân luồng của lô hàng này là
luồng vàng nên sau khi chuẩn bị và sắp xếp thành 01 BCT hoàn chỉnh, NV GN sẽ đến Chi
cục HQ cửa khẩu Sài Gòn KV1/ Cát Lái, Hồ Chí Minh để làm thủ tục HQ. NV sẽ nộp BCT
vào rổ đăng ký phân Cửa kiểm tra Tờ khai, sau khi cán bộ HQ kiểm tra sơ bộ thì trên Tờ
khai đã phân luồng sẽ được đánh số Cửa mà cán bộ HQ đảm nhận việc kiểm tra chi tiết
BCT để duyệt thông quan lô hàng
2.1.7 Kiểm hóa
Nếu HH phải qua khâu kiểm hóa (luồng đỏ), thì NV GN phải liên hệ với phòng
thương vụ Cảng để đăng ký chuyển bãi kiểm hóa (cảng sẽ chuyển container từ bãi trung
tâm về bãi dành riêng cho kiểm hóa)
NV GN liên hệ với cán bộ HQ kiểm hóa để kiểm tra thực tế lô hàng. Tiến hành lấy
hàng cho cán bộ HQ kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra thực tế lô hàng nhằm xác định mặt hàng
công ty nhập khẩu thực tế có đúng như khai báo không, có đúng về số lượng, trọng lượng,
19
có đúng về xuất xứ như đã khai báo trên Tờ khai HQ. Mặt khác việc kiểm tra thực tế hàng
hóa giúp cho cán bộ HQ xác định chính xác mặt hàng, từ đó kiểm tra xem mã HS mà công
ty áp có đúng không, thuế suất công ty tính để nộp vào ngân sách nhà nước có đúng không.
Nếu không đúng thì tùy vào mức độ vi phạm sẽ có mức xử phạt khác nhau, từ tăng thuế đến
lập biên bản vi phạm, xử phạt theo quy định pháp luật.
Đối với lô hàng Table Tennis Goods thì đây là hàng LCL được phân luồng vàng nên
chúng ta sẽ không có bước kiểm hóa này. Tuy nhiên, đối với các lô hàng LCL khác được
phân luồng đỏ. Các bước kiểm hóa được thực hiện như sau:
- Bước 1: In phiếu kiểm hóa
NV GN sẽ dùng 01 D/O để in phiếu kiểm hóa tại HQ Giám sát kho.
- Bước 2: Lấy hàng để kiểm hóa
NV giao nhân sẽ mang Phiếu kiểm hóa đến đúng Kho, Cửa chứa hàng, đưa cho chị
quản lý kho 01 phiếu kiểm hóa và 10.000 VNĐ tiền phí, NV GN giữ lại một phiếu
kiểm hóa để lưu lại. Có thể yêu cầu xe nâng hạ hàng kiểm hóa nếu hàng nằm ở tầng
trên cao, phí nâng hạ hàng xuống là 10.000 VNĐ.
- Bước 3: Mời cán bộ HQ xuống kho để kiểm hóa
Trong thời gian chờ xe nâng hạ hàng xuống, NV GN đi sang khu vực HQ kiểm hóa
để tìm Cán bộ kiểm hóa đã được phân kiểm, có thể điện thoại cho cán bộ kiểm hóa
và mời họ xuống kiểm hóa.
- Bước 4: HQ kiểm hàng thực tế
Cán bộ kiểm hóa kiểm tra thực tế HH, kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong
HH, số bao, trọng lượng… đúng với Tờ khai và P/L. Sau đó ghi kết quả kiểm tra thực
tế vào Tờ khai HQ, mô tả cụ thể cách thức kiểm tra, mặt hàng thuộc diện kiểm tra,
mã số phân loại HH, giá tính thuế và ký tên, đóng dấu số hiệu cán bộ vào ô “phần ghi
kết quả kiểm tra của HQ” trên Tờ khai HQ. Sau đó cán bộ nhập kết quả kiểm tra thực
tế vào hệ thống máy tính và tiến hành thông quan cho lô hàng.
2.1.8 Lấy hàng ra khỏi kho/bãi và giao cho khách hàng
2.1.8.1 In phiếu xuất kho
- Với lô hàng lẻ (LCL), NV GN cầm Tờ khai phân luồng và 01 D/O bản gốc
liên hệ với phòng thương vụ cổng C tại Cảng để bốc số thứ tự chờ đến lượt và
làm phiếu xuất kho hàng nhập. Đóng các chi phí có liên quan nếu có, như phí
lưu kho, phí hàng nguy hiểm.
20
- Tương tự như lô hàng Table Tennis Goods, NV GN của công ty
CHUCHONAM cầm các chứng từ cần thiết đến kho nhận hàng. Khi đến
thương vụ hàng lẻ, NV GN sẽ xuất trình 01 Tờ khai phân luồng và 01 D/O bản
gốc để in phiếu xuất kho và phiếu vị trí lô hàng. Phiếu xuất kho gồm 4 liên:
➢ Liên 1: màu trắng, thương vụ kho sẽ giữ lại liên này;
➢ Liên 2: màu hồng, dành cho KH;
➢ Liên 3: màu xanh, dành cho HQ cổng;
➢ Liên 4: màu vàng, dành cho cổng bảo vệ.
- Ở bước này, đòi hỏi NV GN phải chờ theo số thứ tự để làm phiếu xuất kho.
Nên thời gian “chết” này quá nhiều, làm chậm tiến trình lấy và giao hàng hóa
đến với KH.
2.1.8.2 Nhận hàng
- NV GN sẽ xuống kho, căn cứ vào phiếu vị trí lô hàng mà tìm lô hàng. Công ty
CHUCHONAM sẽ điều xe tải xuống cảng để chở lô hàng về giao cho KH. NV
GN mang phiếu xuất kho đến kho gặp thủ kho để xuất trình. Thủ kho sẽ điều
động xe nâng bốc hàng và đưa lên phương tiện chuyên chở với phí là 10.000
VNĐ. NV GN lưu ý, phải ghi số xe của xe đến nhận hàng lên phiếu xuất kho,
đồng thời kiểm tra số lượng hàng được đưa lên phương tiện vận chuyển để
tránh thiếu sót và nhầm lẫn. Sau khi chất hàng xong, NV GN ký xác nhận đã
nhận đủ hàng lên phiếu xuất kho, liên màu trắng thủ kho giữ lại.
- Trong quá trình vận chuyển HH, mang hàng ra khỏi kho khó tránh khỏi rủi ro
làm hư hỏng HH, móp rách bao bì... NV GN phải quay lại HQ kho để Xin Biên
bản/ Giấy kiểm nhận hàng với đại lý hãng tàu về tình trạng của hàng hoá.
- NV GN nhận hàng, kiểm tra xem có đúng lô hàng cần nhận không, số lượng
chất lượng, hàng hóa có bị mất mát hư hỏng không. Và vấn đề thất lạc chứng từ
thì sẽ khó khăn torng việc lấy hàng, mất thời gian chứng thực hàng hóa. Tại mỗi
kho, lực lượng xe nâng ít nên thời gian chờ đến lượt bốc hàng còn chậm trễ
2.1.8.3 Thanh lý hàng tại hải quan cổng
- Thanh lý cổng, NV GN liên hệ với HQ cổng để thanh lý cho lô hàng, xuất
trình phiếu xuất kho, Tờ khai HQ bản chính cho HQ cổng để thanh lý. HQ cổng
lý tên đóng dấu vào phiếu xuất kho để cho hàng ra khỏi Cảng.
21
- Chẳng hạn như lô hàng Table Tennis Goods, tài xế mang hàng ra khỏi kho.
Trong lúc đó, NV GN đến HQ cổng, trình Tờ khai + 02 tờ mã vạch + 03 liên
phiếu xuất kho giao cho HQ giám sát cổng xem xét, đối chiếu.
- Tại đây, HQ giám sát cổng sẽ ký tên, đóng dấu số hiệu công chức lên phiếu
xuất kho và Tờ khai, sau đó giữ lại 01 tờ mã vạch, trả lại cho NV GN Tờ khai
và 02 liên phiếu xuất kho còn lại.
- Ra đến cổng, NV GN trình và giao lại liên màu xanh cho bảo vệ cổng. Liên
màu hồng giữ lại để giao cho KH.
- Kết thúc quá trình nhận hàng và thanh lý cổng, NV GN cho xe chở hàng đến
giao cho KH và lập biên bản bàn giao hàng cho KH.
- Khi hàng đã được bốc lên phương tiện vận tải, những thủ tục cuối để chở hàng
ra khỏi Cảng được thực hiện nhanh chóng, chính xác.
Đến đây NV GN của công ty CHUCHONAM đã hoàn thành nhiệm vụ
của mình.
2.2 Đánh giá quy trình nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường biển (LCL) của công ty
cổ phần giao nhận CHUCHONAM
2.2.1 Ưu điểm
❖ Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm được trang bị kiến thức tốt, năng động nên
dễ dàng thích ứng với công việc.
❖ Môi trường làm việc thân thiện giúp các nhân viên gần gũi chia sẽ kinh nghiệm
với nhau.
❖ Có được quan hệ tốt, kết hợp chặt chẽ giữa các nhân viên với nhau từ bộ phận
làm chứng từ cho đến bộ phận giao nhận.
❖ Nhập nhiều lô hàng giống nhau nên tạo thuận lợi hơn trong công tác tiếp xúc với
hải quan, dễ hoàn thành thủ tục hải quan một cách nhanh chóng.
❖ Trong quá trình lên Tờ khai khai báo cho hải quan nhân viên được tiếp xúc với
hệ thống ECUS hiện đại giúp cho việc khai báo dễ dàng và chính xác cao về
khai thuế nhập khẩu, tên hàng,… và có thể in Tờ khai theo mẫu có sẵn trong hệ
thống.
