THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TÂN VĨNH

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN
SỰ TẠI CƠNG TY TÂN VĨNH
2.1. Giới thiệu về Cơng ty
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty
Tên công ty : CÔNG TY TNHH TM & DV TÂN VĨNH
Đòa chỉ: 78 Tân Vónh, Phường 4, Quận 4, TP. HCM
Điện thoại: 08 38212821 Fax: 08 32910526
Giấy phép đăng ký kinh doanh số 4102022531 do sở kế hoạch đầu tư TP.
HCM cấp.
Vốn điều lệ của công ty là 20 tỷ đồng.
Từ năm 2001-2002 công ty mới thành lập, bước đầu gặp nhiều khó khăn
trong việc tìm kiếm đối tác trong kinh doanh trong cũng như là ngoài nước, bên
cạnh đó còn phải chòu sự quản lý vó mô của nhà nước cùng với sự cạnh tranh gay
gắt của các đối thủ cùng ngành, chính vì thế hoạt động kinh doanh trong những
năm này không mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Từ năm 2003 trở đi, công ty đã vượt qua được những khó khăn ban đầu, đã
tìm kiếm được đối tác và thò trường cho riêng mình. Việc kinh doanh dần đi vào ổn
đònh và mang lại hiệu quả kinh tế cao, tháng 07/2007 công ty đã đăng ký tăng vốn
điều lệ lên 20 tỷ đồng nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Từ
đó đến nay, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển với đội ngũ
cán bộ công nhân viên lành nghề và hệ thống phân phối rộng khắp từ khu vực TP.
HCM tới Miền Tây, Đông Nam Bộ.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơng ty
Chức năng của cơng ty
Công ty Tân Vónh là một đơn vò kinh doanh và hạch toán độc lập với các
chức năng như sau:
Kinh doanh xuất nhập khẩu: Inox và các sản phẩm về Inox
Kinh doanh nội đòa: là nhà phân phối buôn bán sỉ và lẻ các mặt hàng Inox
Liên kết, hợp tác sản xuất. Liên doanh với các công ty trong và ngoài nước
trong việc cung cấp các sản phẩm Inox dành cho trang trí nội thất.
Kinh doanh các ngành nghề khác được đăng ký tại cơ quan nhà nước có

thẩm quyền theo quy đònh của pháp luật.
Nhiệm vụ của công ty
Công ty có trách nhiệm cung cấp các loại sản phẩm Inox, phục vụ cho nền
kinh tế quốc dân.
Tuân thủ các chế độ, chính sách của nhà nước về tài chính kế toán. Nộp
thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy đònh của pháp luật. Thực
hiện đầy đủ các nghóa vụ đối với người lao động theo quy đònh của luật lao động.
Thực hiện các quy đònh của nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường,
chống mọi biểu hiện tiêu cực và thực hiện văn minh thương nghiệp. Tuân thủ và
chòu sự kiểm tra cần thiết của các cơ quan có thẩm quyền theo quy đònh của pháp
luật.
Quyền hạn của cơng ty.
Quyền tự chủ sản xuất kinh doanh:
Công ty có quyền lựa chọn ngành nghề, quy mô sản xuất kinh doanh, có
quyền quản lý, sử dụng vốn góp, đất đai và các nguồn lực khác để phục vụ cho
mục tiêu kinh doanh.
Quyền đầu tư, liên kết, liên doanh với các cá nhân, công ty trong và ngoài
nước. Mua một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác với mục đích
phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí, sử dụng, đào tạo lao động, quyết đònh khen
thưởng và buộc bồi thường theo quy đònh của pháp luật.
Công ty được phép cử cán bộ công nhân viên đi công tác nước ngoài sao cho
phù hợp với chủ trương mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phải
chấp hành các quy đònh của nhà nước.
Quyền quản lý tài chính công ty:
Được phép sử dụng các qũy tài chính phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh
doanh.
Phát hành, chuyển nhượng và bán trái phiếu theo quy đònh của pháp luật.
Quyết đònh và phân phối lợi nhuận còn lại sau khi đã hoàn tất các nghóa vụ
đối với nhà nước.

Được hưởng các chế độ ưu đãi về thuế và các khoản khác theo pháp luật
hiện hành.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của cty
Sơ đồ tổ chứcGiám đốc
Phó giám đốc kinh doanh
Phó giám đốc vật tư
Phòng kinh doanh
Phòng hành chánh nhân sự
Phòng tài chính kế toán
Phòng thu mua nội đòa
Phòng xuất nhập khẩu
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY
Chức năng quyền hạn của các phòng ban trong công ty
Công ty TNHH TM DV Tân Vónh tổ chức hoạt động theo mô hình trực tuyến
tư vấn bao gồm ban giám đốc và các phòng ban chức năng.
Giám đốc:
Là người đại diện công ty trước cơ quan nhà nước, các đối tác trong kinh
doanh khi xảy ra các vấn đề liên quan đến khiếu nại, kiện tụng hay các vấn đề
liên quan đến pháp luật.
Phụ trách các vấn đề tổng quan về mọi hoạt động của công ty, từ việc ra các
quyết đònh về chiến lược phát triển và kinh doanh, cho đến các quyết đònh về nhân
sự của công ty.
Giám đốc là người ra quyết đònh sau cùng trong việc ký kết các hợp đồng
thương mại, chòu trách nhiệm trong việc đấu thầu đưa các sản phẩm Inox mà công
ty cung cấp vào thò trường .
Trực tiếp kiểm tra việc thực hiện của các phòng ban xem có đúng tiến độ,
yêu cầu, nhiệm vụ đã đề ra hay không. Có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật đối với bất kỳ thành viên nào trong công ty.
Phó Giám đốc vật tư:
Có trách nhiệm tổng hợp các thông tin về giá cả và đưa ra các đề xuất cụ

thể cho tình hình giá cả hàng hoá để trực tiếp tham mưu cho giám đốc. Có quyền
thương lượng và ký kết các hợp đồng kinh tế sau khi đã thông qua ý kiến của giám
đốc.
Để chủ động hơn trong việc mua các sản phẩm hàng hoá phục vụ cho việc
kinh doanh, phó giám đốc vật tư có yêu cầu các phòng ban khác cung cấp các
thông tin có liên quan đến hàng hoá cần phải thu mua, đặt biệt là các thông tin
hàng hoá từ phòng kinh doanh chuyển sang.
Có quyền đề nghò công ty bổ sung thêm nguồn nhân lực cần thiết để phục
vụ công việc khi cần.
Phó Giám đốc kinh doanh:
Chòu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kinh doanh ngắn hạn cũng như dài hạn
hằng năm của công ty, có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc về tình hình
kinh doanh của công ty.
Chòu trách nhiệm duy trì và tạo thêm mối quan hệ với khách hàng để nâng
cao uy tín và hình ảnh của công ty. Có quyền đàm phán ký kết các hợp đồng bán
hàng trực tiếp sau khi thông qua ý kiến của giám đốc, và có quyền yêu cầu xuất
hàng bất cứ khi nào.
Phụ trách tình hình hành chánh nhân sự và tài chính của công ty để tham
mưu trực tiếp cho giám đốc để có kế hoạch cụ thể trong việc phát triển nguồn
nhân lực và tài chính phục vụ cho việc kinh doanh. Giúp giám đốc trong việc xây
dựng các quy chế, quy đònh nhằm thực hiện tính công bằng, dân chủ trong công ty.
Phòng hành chánh nhân sự:
Tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc kinh doanh. Sắp xếp tổ chức nhân
sự, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý lao động, thanh toán tiền lương,
tiền cơm, phụ cấp.
Quản lý văn phòng phẩm, các phương tiện vận tải trong công ty. Phục vụ
tiếp khách, tổ chức hội họp, học tập của công ty.
Phòng kinh doanh:
Chòu trách nhiệm chính trong việc tiêu thụ các sản phẩm, hàng hoá do công
ty cung cấp, giúp công ty duy trì hoạt động kinh doanh đồng thời tìm kiếm và mở

rộng thò trường mới.
Phối hợp với các phòng ban khác trong công thực hiện kinh doanh một cách
hiệu quả. Đại diện tiếng nói của công ty trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm
cũng như giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
Phòng tài chính kế toán:
Chòu trách nhiệm về mọi hoạt động ghi chép số liệu, tính toán các số liệu
kế toán, thống kê của công ty.
Thực hiện chế độ hạch toán, kiểm toán theo quy đònh của bộ tài chính theo
tháng, quý, năm và lập báo cáo tài chính trình cho giám đốc công ty.
Theo dõi việc thanh toán công nợ, thực hiện nghóa vụ đối với nhà nước.
Kiểm tra nguồn tiền mặt, cân đối nguồn vốn, sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, chi thu
đúng nguyên tắc.
Phòng thu mua nội đòa:
Là đầu mối tập trung thu mua hàng hóa từ các đơn vò kinh doanh, sản xuất
và các nguồn hàng trong nước.
Xây dựng các đònh mức dự trữ hợp lý, đảm bảo cung ứng đủ để bán hàng về
số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian. Quản lý và cập nhật các thông tin về
hàng hóa và nhà cung cấp.
Phòng xuất nhập khẩu:
Rất quan trọng trong công ty, có ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của
công ty.
Tiến hành xây dựng các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, dài
hạn theo nhu cầu kinh doanh thực tế của công ty. Quản lý và theo dõi các hoạt
động kinh doanh cung ứng xuất nhập khẩu để đạt hiệu quả kinh tế cao.
Soạn thảo các văn kiện liên quan đến xuất nhập khẩu, đàm phán và ký kết
các hợp đồng ngoại thương.
2.1.4. Kết quả hoạt đợng kinh doanh trong những năm qua
Bảng 2.1: Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
(Đơn vò tính : 1.000 đồng)
Chỉ Tiêu 2005 2006 2007 2008

Tổng giá trò sản xuất 8.202.156 8.631.522 9.319.050 13.215.000
Tổng doanh thu 9.568.270 9.975.163 10.730.703 14.817.009
Tổng lợi nhuận 898.612 958.214 1.012.469 1.457.000
Nộp ngân sách 251.611 268.300 283.491 408.196
Thu nhập bình quân 2.519 2.841 3.183 3.711
(Nguồn: Phòng tài chính kế tốn)
Bảng 2.2: so sánh kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm
(Đơn vò tính :%)
Chỉ Tiêu so sánh 2006 với 2005 2007 với 2006 2008 với 2007
Tổng giá trò sản xuất 105.23 107.97 141.80
Tổng doanh thu 104.25 107.58 138.08
Tổng lợi nhuận 106.63 105.66 143.90
Nộp ngân sách 106.63 105.66 143.99
Thu nhập bình quân 109.65 112.04 116.59
Như vậy, qua kết quả sản xuất kinh doanh trên đã cho thấy việc kinh doanh
công ty trong những năm qua và hiện nay đang trên đà phát triển rất tốt, công ty
đang làm ăn hiệu quả, đã thực hiện đúng chính sách nộp thuế cho nhà nước và góp
phần cải thiện đời sống của người lao động. Tuy nhiên nếu công ty biết hướng các
hoạt động kinh doanh của mình phù hợp với xu hướng phát triển chung của đất
nước, cung cấp những sản phẩm chất lượng cao, duy trì hướng làm ăn đúng đắn, uy
tín như hiện nay công ty sẽ còn gặt hái được nhiều thành công rực rỡ hơn nữa.
2.1.5. Định hướng phát triển Cơng ty từ nay đến năm 2012
Với việc kinh doanh tốt như hiện nay, công ty quyết đònh trong thời gian tới
sẽ tiếp tục mở rộng quy mô và đa dạng hóa loại hình kinh doanh. Nỗ lực tìm kiếm,
mở rộng thò trường trong nước, đưa các sản phẩm của công ty chiếm lónh thò trường,
giúp cho công ty ổn đònh và gia tăng được thò phần. Phấn đấu đến năm 2012 doanh
thu tăng gấp 2 lần và thò phần tăng lên thêm 5% đến 7% so với hiện tại.
Tận dụng sự trợ giúp của nhà nước, tận dụng nguồn tín dụng ưu đãi, đầu tư
cơ sở hạ tầng, bổ sung và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên,
xây dựng một mô hình kinh doanh hoàn thiện và đạt hiệu quả cao vào năm 2012.

2.2. Thực trạng về cơng tác Quản trị nhân sự
trong cơng ty
2.2.1. Tình hình nhân sự trong cơng ty
Bảng 2.3: Tình hình nhân sự công ty các năm
2008
TL%
100
3.6626.8342.6826.80
100
40.2559.75
100
74.3926.61
SL
82
3223522
82
3349
82
6121
2007
TL%
100
3.9428.9527.6339.48
100
35.5264.48
100
76.3123.69
SL
76
3222130

76
2749
76
5818
2006
TL%
100
3.5728.5721.4346.43
100
33.9366.07
100
7525
SL
56
2161226
56
1937
56
4214
2005
TL%
100
3.7027.7818.5250.00
54
35.1864.82
54
72.2227.78
SL
54
2151027

54
1935
54
3915
2004
TL%
100
4.3430.3417.3947.83
100
36.9663.04
100
71.7428.26
SL
46
214822
46
1729
46
3313
Chỉ Tiêu
Theo trình độ văn hoá
Trên Đại HọcĐại HọcCao Đẳng-THCNLao Động Phổ Thông
Theo giới tính
Nữ Nam
Theo độ tuổi
20 - 3536 - 55
STT
01
02
03

(Nguồn: phòng hành chánh nhân sự)
TL% - tỉ lệ phần trăm
Nhận xét
Qua biểu đồ trên ta có thể nhận thấy tình hình nhân sự của công ty luôn
thay đổi từ năm 2004 cho đến năm 2008. Cụ thể hàng năm do nhu cầu công việc
và do chính sách phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh mà công ty luôn tuyển
thêm nhân viên vì thế mà nhân sự của công ty luôn thay đổi theo chiều hướng tăng
qua các năm. Đặc biệt trong năm 2007 công ty đã đầu tư mạnh để gia tăng việc
kinh doanh bằng cách đăng ký thay đổi vốn điều lệ từ 10 tỷ lên 20 tỷ, và tuyển
mới thêm nhân viên làm cho số lượng nhân viên từ 56 người cuối năm 2006 tăng
lên 76 người cuối năm 2007.
Về trình độ văn hóa của nhân viên trong công ty qua các năm từ 2004-2008
không có sự chênh lệch đáng kể, mặc dù hàng năm công ty luôn có sự thay đổi về
nhân sự. Nhìn chung các chỉ tiêu về trình độ văn hóa chỉ dao động trong mức từ 2%
đến 6%. Xét về trình độ văn hóa của nhân viên trong năm 2008 ta thấy rằng nhân
viên có trình độ từ Cao Đẳng-THCN trở lên chiếm tỉ lệ tương đối cao gần 75% ,
đây là một điều hoàn toàn hợp lý và phù hợp với xu hướng phát triển của công ty.
Nhân viên có trình độ văn hóa cao, hiểu biết nhiều sẽ là một nhân tố hết sức thuận
lợi cho việc phát triển và mở rộng kinh doanh của công ty.
Biểu đồ 3: Theo giới tính năm 2008
Tỉ Lệ%,
59.75
Tỉ Lệ%,
40.25
Nữõ
Nam
Đối với công ty mà việc kinh doanh các sản phẩm Inox giữ vai trò chủ đạo
như công ty Tân Vónh, trong cơ cấu lao động của công ty nhân viên Nam luôn
chiếm tỉ trọng lớn hơn nhân viên Nữ qua các năm từ 2004-2008 là một điều hoàn
toàn hợp lý. Phần lớn nhân viên trong công ty là những nhân viên trẻ trong độ tuổi

từ 20-35, đây sẽ là đội ngũ nhân viên năng động, khả năng cống hiến nhiều cho
công ty hiện tại cũng như trong tương lai.
Biểu đồ 4: Theo độ tuổi năm 2008
Tỉ Lệ%,
74.39
Tỉ Lệ%,
26.61
20 - 35
36 - 55
Tóm lại: hiện nay công ty Tân Vónh đang có một cơ cấu tổ chức lao động rất khoa
học, hợp lý và phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của công ty.
2.2.2. Hoạch định và phân tích cơng việc
2.2.2.1 Hoạch định nhu cầu cơng việc
Bảng 2.4: Phân bổ lao động theo phòng ban chức năng qua các năm
Các phòng ban 2006 2007 2008 Tăng (giảm) số người
07/06 08/07
Phòng hành chánh
nhân sự
6 8 8 2 0
Phòng tài chính kế
tốn
8 10 10 2 0
Phòng kinh doanh 17 26 30 9 4
Phòng thu mua nội
địa
10 14 14 4 0
Phòng xuất nhập
khẩu
15 20 20 5 0
Tổng cộng 56 76 82 20 6

(Nguồn: phòng hành chánh nhân sự)
Trong 3 năm tổng số nhân sự của cơng ty thay đổi từ 56 người năm 2006 đến
năm 2007 là 76 người và năm 2008 là 82 người. Vì đây là một doanh nghiệp thương
mại nên nhân viên phòng kinh doanh chiếm đa số. Sự gia tăng về tổng số nhân sự này
tuy khơng lớn nhưng lại được ban giám đốc cơng ty rất quan tâm, vì mục tiêu mà ban
giám đốc cơng ty đặt ra là tăng chất lượng tuyển dụng nhân sự chứ khơng phải đơn
thuần là tăng số lượng nhân sự. Tăng chất lượng tuyển dụng nhân sự đồng nghĩa với
việc tuyển người đúng chỗ, đúng cơng việc, để nhân viên có thể phát huy mọi khả năng
của mình hồn thành tốt mọi cơng việc được giao, giúp cơng ty đạt được các mục tiêu
đã đề ra
Thông thường, Trưởng các phòng ban căn cứ vào chiến lược phát triển công
ty và tình hình công việc được giao cho phòng ban của mình để xác đònh nhu cầu
tuyển dụng. Nếu có nhu cầu cần tuyển thêm nhân sự để mở rộng việc kinh doanh
hay để bổ sung cho những vò trí còn trống, Trưởng các phòng ban sẽ trực tiếp thông
báo cho Phòng Hành Chánh Nhân Sự. Phòng Hành Chánh Nhân Sự có nhiệm vụ
tổng hợp lại rồi trình lên cho Giám Đốc phê duyệt. Sau khi được sự thông qua của
Giám Đốc, công tác tuyển dụng sẽ do Phòng Hành Chánh Nhân Sự tiếp tục đảm
trách.
Sau khi nhận yêu cầu từ các bộ phận, bộ phận HCNS căn cứ theo bản mô tả
công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc hiện có của công ty để lên kế hoạch
tuyển dụng. Tuỳ theo từng chức danh công việc sẽ có những tiêu chuẩn và yêu cầu
phù hợp. Các tiêu chuẩn và yêu cầu thông thường là: trình độ học vấn, trình độ
chuyên môn, Anh văn, vi tính, các yêu cầu về tính cách phẩm chất cá nhân, các
yêu cầu ưu tiên về kinh nghiệm, khả năng giao tiếp, khả năng làm việc nhóm, giải
quyết vấn đề,….
Các tiêu chuẩn và yêu cầu của một số vò trí tại công ty như sau:
Bảng mô tả công việc:
Công ty có mô tả công việc và các tiêu chuẩn yêu cầu của công việc thể
hiện qua bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc. Các tiêu chuẩn
tuyển dụng tương đối chính xác, đầy đủ. Cần nêu rõ yêu cầu về trình độ, bằng cấp

của ứng viên. Công ty chưa thực hiện công việc phân tích công việc theo trình tự
cũng như chưa quan tâm đến việc thiết kế lại công việc để cập nhật, bổ sung
những yêu cầu cũng như những chức năng nhiệm vụ mới cho vò trí tuyển dụng.
2.2.2.2 Phân tích cơng việc
Phòng Hành chánh nhân sự dựa vào các vò trí công việc thực tế sẽ nghiên
cứu, tìm hiểu để xác đònh các đặc điểm, tính chất của từng công việc cụ thể tại
công ty và trên cơ sở đó đề ra những tiêu chuẩn về năng lực phẩm chất mà người
thực hiện công việc đó cần phải có.
Sau khi xây dựng xong các yêu cầu của công việc và yêu cầu đối với người
sẽ đảm nhận công việc đó, phòng hành chánh nhân sự sẽ tổng hợp tất cả các nội
dung trên vào một bảng gọi là bảng mô tả công việc. Bảng mô tả công việc này sẽ
luôn được điều chỉnh, cập nhật để phù hợp với tình hình thực tế. Sau đây là bảng
mô tả công việc cho vò trí Nhân viên kinh doanh viên tại công ty:
Bảng 2.5: Mô tả vò trí nhân viên kinh doanh tại công ty
Phòng kinh doanh và tiếp thò
Vò trí: Nhân viên kinh doanh
A. TÓM TẮT CÔNG VIỆC B. TIÊU CHUẨN
Giới thiệu và bán các sản phẩm
của công ty.
Duy trì, phát triển hệ thống khách
hàng, quản lý, giám sát khách hàng và thu
hồi công nợ cho công ty.
Đảm bảo doanh số từ 100 triệu trở
lên và doanh thu hàng tháng từ 60 triệu trở
lên.
Thời gian làm việc trong giờ hành
chánh.
Nam/Nữ, tuổi: 22-35, hộ khẩu thành
phố.
Trình độ: Đại học, Cao đẳng các

ngành marketing, kinh tế.
Vi tính văn phòng, Anh Văn giao tiếp (
tối thiểu trình độ B ).
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vò
trí tương đương.
Có tinh thần trách nhiệm, khả năng
giao tiếp tốt, nhanh nhẹn hoạt bát.
Có phương tiện đi lại.
Bảng phân tích công việc của công ty khá chi tiết và có đầy đủ các thông tin
cơ bản về công việc như khối lượng công việc, yêu cầu của công việc, thời gian
thực hiện và các thông tin cần thiết về người sẽ thực hiện công việc đó. Bảng mô
tả công việc này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho quá trình tuyển dụng của công ty, dựa vào
bảng mô mô tả công việc, dựa vào tình hình nhân sự thực tế của công ty từ đó bộ
phận tuyển dụng sẽ quyết đònh lựa chọn nguồn tuyển dụng nhân viên sao cho phù
hợp với yêu cầu thực tế công việc đề ra.
2.2.3. Tuyển dụng và tuyển mộ
Sau khi xác đònh nhu cầu tuyển dụng công ty sẽ ra thông báo tuyển dụng cả
trong nội bộ lẫn bên ngoài doanh nghiệp, công tác tuyển dụng nhân sự sẽ được
tiến hành với trình tự như sau:
ỨNG VIÊN NỘP ĐƠN XIN VIỆC