CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các
doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách
khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần
của quá trình xử lý thông tin.
2. Yêu cầu
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong
quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều
vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ
góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan.
2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo
văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải
được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn
đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp
nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là
chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.
2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo
đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có
năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa
học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh
tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại,
các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn

thư.
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như
một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước.
3.2. Ý nghĩa
 Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng
trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn
bản.
 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ
và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để
làm việc trái pháp luật.
 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung
chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các
văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát
thực, có hiệu quả.
 Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc
gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào
lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải được
tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng

được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn
để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.
4. Nội dung công tác văn thư
4.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
 Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơ
quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.
 Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến
- Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký
và vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư.
- Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật
- Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc
trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết.
4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình
tự thủ tục sau:
 Kiểm tra và phân loại sơ bộ
- Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn
bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số
lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu
bị bóc rách không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn
thư của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản.
Trường hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện
hoặc người đưa thư.
- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan
mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai
loại:
 Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan
(ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức trong cơ quan) gửi cho thủ trưởng cơ quan
hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan.

 Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí,
bản tin…
 Bóc bì văn bản đến: Bóc bì VB đến được tiến hành theo các quy định sau:
- Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận
cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian
yêu cầu trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận đựơc văn bản đó
trên bì thư và vào sổ văn bản đến.
- Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo
tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện…soát lại
phong bì xem có bỏ xót văn bản hay không?
- Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các
thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi.
Nếu có điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi. Trường hợp văn bản có
kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
4.1.2. Đăng ký văn bản đến
Mục đích: Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo
điều kiện tra tìm văn bản nhanh chóng, dễ dàng.
Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn
bản vào các phương tiện đăng ký
 Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua
văn thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn
bản đến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ.
- Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào
khoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với
những văn bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ
quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản.
- Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần
sau:

- Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá
nhân nào giải quyết, lưu hồ sơ số.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
ĐẾN
Số đến:…………….
Ngày đến:………….
Chuyển:……………
Lưu hồ sơ:…………
Bảng số 1: Mẫu dấu đến
 Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ
chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được
số và chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề
gì? Ai là người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh
trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu tài liệu.
- Đăng ký văn bản đến có thể dùng sổ văn bản đến, thẻ đăng ký và máy
tính.
- Để thuận lợi cho việc vào sổ, chuyển giao và ký nhận dựa theo ý kiến ghi
trên lề văn bản của người phụ trách thì văn thư nên chia văn bản theo từng đơn
vị này đến đơn vị khác.
- Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó.
Tùy theo số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ.
- Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng lý văn bản đến.

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:…….
Từ số………….đến số……………
Từ ngày………..đến ngày………..
Bảng số 2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

Nội dung đăng ký sổ “văn bản đến”: gồm 10 cột
STT
Số
đến
Tên CQ
ban hành
Số và ký
hiệu
Ngày
tháng
Trích yếu
Số
lượng
Nơi nhận Ký nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
… … … … … … … … … …
Bảng số 3: Nội dung đăng ký sổ văn bản đến
Văn bản “Mật” đến gồm 11 cột như mẫu văn bản đến thường, thêm cột
mức độ “mật” sau cột “trích yếu”. Bìa cũng giống như bìa sổ văn bản đến
thường.
Ngoài ra nếu văn bản là đơn, thư thì có mẫu riêng gồm 8 cột:
Số đến Nơi gửi
Số và ký
hiệu
Ngày/tháng Trích yếu
Mức độ
mật
Nơi nhận Ký nhận

1 2 3 4 5 6 7 8
… … … … … … … …
Bảng số 4 : Nội dung sổ đăng ký văn bản là đơn thư
4.1.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến
 Trình xin ý kiến phân phối
- Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viên
văn thư phải trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công tác này
cụ thể là thủ trưởng cơ quan nếu là cơ quan nhỏ có ít văn bản hoặc là cho chánh
văn phòng, trưởng phòng hành chính nếu là cơ quan lớn có nhiều văn bản và
được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm
- Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào
lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện
 Chuyển giao “văn bản đến”
- Tất cả văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ
trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết,
không chuyển chậm văn bản.
- Theo quyết định số 91/QĐ - BT ngày 14/6/1998 của chủ nhiệm văn
phòng Hội đồng Bộ trưởng .Nếu là văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải
chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển
chậm văn bản.
- Các văn bản khác cũng phải chuyển ngay trong ngày cho người có trách
nhiệm giải quyết.
- Yêu cầu khi chuyển giao văn bản
 Giao văn bản tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết, không
nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.
 Cần chú ý không để cho người không có liên quan xem, biết được
nội dung của văn bản.
 Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản
kể cả thủ trưởng cơ quan cũng phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đó.
Bảng số 5: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi

Ngày chuyển Số đến
Đơn vị hoặc người
nhận
Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
…… ……… ………. ………… …………..
Bảng số 6: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến
 Đối với văn bản “Mật”: Mẫu chuyển giao văn bản “Mật” giống như sổ
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm:…….
Từ ngày………đến ngày…………
chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3). Thông
thường các cơ quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật thêm cột ký nhận ngay sau
cột đơn vị hoặc người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều.
4.1.4. Tổ chức giải quyết văn bản đến
 Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm
vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải
quyết.
- Các cán bộ thừa hành sau khi nhận được văn bản, phải được nghiên cứu
nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời. Những công việc có liên
quan đến cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải
quyết. Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi
chưa có ý kiến của lãnh đạo.
- Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh.
- Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến
của lãnh đạo ghi trên lề văn bản, không được đóng dấu lên văn bản đó mà phải
soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Chỉ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất

của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản đó,
các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi
thêm ý kiến vào văn bản đến.
- Những văn bản đề cập đến các vấn đề quan trọng như chủ trương, chương
trình kế hoạch, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác
của cấp trên đối với cơ quan…phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải
quyết.
 Đối với văn bản mật: Mức độ mật và phạm vi phổ biến đã được trình bày
trong phần thể thức văn bản. Bất kỳ người nào được biết bí mật, được giữ văn
bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau:
- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách
nhiệm
- Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi
công tác (Nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến công tác). Khi cần thiết
phải mang văn bản, tài liệu về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của
thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản, tài liệu mật đi công tác không được