CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, THỰC HIỆN
KẾ HOẠCH
I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Peter Drucker, một trong những chuyên gia quản lý hàng đầu
đương đại, tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn
nữa” đã đề xuất tiêu chuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness)- tức là
khả năng làm những việc “đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả
(efficiency) – tức là khả năng làm đúng việc (do things “right”). Ông cho
rằng tính hiệu nghiệm là quan trọng hơn, bởi vẫn có thể đạt được tính
hiệu quả khi chọn sai mục tiêu. Hai tiêu chuẩn nói trên song hành cùng
với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác định các mục tiêu “đúng” và
chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được các mục tiêu này. Cả hai
khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp.
1
1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa.
1.1. Khái niệm.
Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối
tượng quản lý thông qua các giải pháp . “Kế hoạch nằm trong những
chức năng cơ bản của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về
sự phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để
thực hiện. Nó xác định xem một quá trình phải làm gì? Làm như thế
nào? Khi nào làm và ai sẽ làm?”.
2
1 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý
2 Nguồn: Giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế xã hội
Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai
phần chính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp. Theo đó thì làm kế hoạch là
phải xác định được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức
để có thể đạt đựơc những mục tiêu đó.
Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt
động của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các qui luật của

xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các qui luật kinh tế để tổ chức quản lý các
đơn vị kinh tế - kĩ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản
xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất.
Theo cách hiểu đó thì rõ ràng kế hoạch đựơc lập trên mọi lĩnh vực
của đời sống xã hội. Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý. Kế hoạch
hóa có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai
của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục
tiêu, mục đích đó. Theo đó, có ba nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là:
(1) Xác định, hình thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức,
doanh nghiệp; (2) Xác định và bảo đảm (mang tính chắc chắn, cam kết)
về các nguồn lực cần thiết để có thể đạt được những mục tiêu đó; (3)
Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục
tiêu đã đề ra.
Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài những ý
nghĩa đó. “Kế hoạch hóa doanh nghiệp là một qui trình ra quyết định
cho phép xây dựng một hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của
doanh nghiệp và quá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”.
1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Kế hoạch đã tỏ ra rất hiệu quả trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập
trung nhưng không phải là khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì kế
hoạch không còn là công cụ quản lý hữu hiệu.
Bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động có mục tiêu,
đó là lợi nhuận. Thông qua một loạt hoạt động đầu tư, sản xuất, phân
phối, trao đổi trên thị trường nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, tạo
việc làm và tạo giá trị. Mà hoạt động có mục tiêu đã bao hàm trong đó
tính chất kế hoạch: Biết mục đích hành động là gì và vạch ra được con
đường để đạt mục tiêu.
Doanh nghiệp hoạt động là một qui trình kết hợp giữa các yếu tố
sản xuất (yếu tố đầu vào): Tài lực, nhân lực, vật lực, thông tin nhằm tạo
ra đầu ra và đạt mục tiêu lợi nhuận. Và quá trình phối kết hợp đó để

hiệu quả cần phải có nhân tố quan trọng là quản lý. Quản lý là chức
năng không thể thiếu trong doanh nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà
kinh tế học H.Fayol nghiên cứu và khẳng định với 14 nguyên tắc trong
kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kế hoạch. F.W.Taylor – cha đẻ của
thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý là biết chính xác điều bạn
muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành công việc một cách tốt
nhất và rẻ nhất.”. Gulich và Urwich cũng đã nói, công tác quản trị có 6
chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp, tài
chính.
Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh,
không có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường: Qui luật
cạnh tranh và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải
có sự dự báo, lường trước để phản ứng, xử lý kịp thời.
2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép
vạch ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển
khai thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế
thị trường kế hoạch được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với
điều kiện thị trường biến động không ngừng. Kế hoạch không chỉ là một
văn bản duy nhất mà theo nó là cả một quá trình hoạt động khoa học
của doanh nghiệp. Một trong những qui trình được áp dụng rộng rãi là
Qui trình PDCA. Trong đó các hoạt động liên quan đến kế hoạch hóa
doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và được thể hiện qua
sơ đồ sau.
Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).
Xác định mục tiêu, qui trình, thủ tục…cần thiết để thực hiện mục tiêu
Triển khai thực hiện các qui trình, thủ tục…đã dự định
Lập kế hoạch ( PLAN)
Tổ chức thực hiện(DO)
- Điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục.

- Điều chỉnh mục tiêu ( nếu cần)
- Kiểm tra, so sánh thực tế với kế hoạch.
- Đánh giá sai lệch
Điều chỉnh( ACT)
Kiểm tra (CHECK)
(Nguồn : Giáo trình kế hoạch kinh doanh)
2.1. Lập kế hoạch.
Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế
hoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải
pháp. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải
làm những gì và làm như thế nào?
Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ
sau:
Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch.
Đánh giá thực trạng
Xác định mục tiêu, chỉ tiêu
Xác định các phương án
Chuẩn bị
Lựa chọn phương án
Xây dựng KH hành đông
Xây dựng KH giám sát, đánh giá
(Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội)
Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương
án kế hoạch, đánh giá và lựa chọn phương án.
2.2. Tổ chức thực hiện.
Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch. Khi
đó doanh nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế
hoạch, đảm bảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực,
qui mô, chất lượng công việc…
2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.

Tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Đây là
bước cần thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại những
sai lệch. Việc thực hiện có thể bằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế
hoạch doanh nghiệp đã đặt ra. Những sai lệch đó có thể có hại hoặc vô
hại, có thể phù hợp hoặc không phù hợp với mục tiêu đề ra và thực
trạng phát triển của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần phải tổ chức
theo dõi nhằm phát hiện những phát sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm
bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải tìm ra những nguyên nhân
để có những hành động kịp thời, phù hợp.
2.4. Điều chỉnh.
Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động…
nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước
theo dõi và đánh giá ở trước đó. Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có
những chênh lệch dương, chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch
nhưng xuất hiện các nhân tố mới tác động. Khi nhận thấy tồn tại những
sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu thì nhất thiết
phải có những điều chỉnh kịp thời . Nếu sai lệch quá lớn hoặc đánh giá
khả năng về nguồn lực không thể đạt được kế hoạch thì có thể thay đổi
mục tiêu. Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt và cảnh báo. Điều
chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản lý. Khi đã ra
quyết định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thực hiện
kế hoạch, so sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thực
trạng khách quan của môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thị
trường…
3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa.
Trong qui trình kế hoạch hóa thì bước kiểm tra hay theo dõi, đánh
giá là bước thứ ba, sau bước lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế
hoạch. Sau khi theo dõi, đánh giá là bước ra quyết định của nhà quản
lý. Có thể nói theo dõi, đánh giá lấy kế hoạch làm cơ sở, thực trạng làm
đối tượng và nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà

quản lý và góp phần chuẩn bị cho bản kế hoạch tiếp theo.
Theo dõi, đánh giá là trung gian, là cầu nối giữa kế hoạch và thực
tiễn. Nếu không có theo dõi, đánh giá mà chỉ có kế hoạch và tổ chức
các hoạt động thực hiện thì sẽ có hai trường hợp xảy ra. Hoặc là các
hoạt động đó làm giống như con đường và biện pháp mà bản kế hoạch
đã vạch ra mà không cần quan tâm tới sự khác biệt giữa dự báo, mong
muốn và thực tế, điều này có thể tạo ra kết quả là thực hiện đúng hành
động mà có thể vẫn không đạt được mục tiêu. Hoặc là kế hoạch và hoạt
động tổ chức kế hoạch và hai việc làm hoàn toàn tách rời nhau, khi đó
kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không thực sự trở thành một công cụ
phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Theo dõi, đánh giá là một trong những công cụ để thực hiện kế
hoạch, phát huy tính thực tiễn của kế hoạch, làm cho kế hoạch không
chỉ là bản kế hoạch duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui
trình kế hoạch hóa. Nếu như không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ
thấy được kết quả thực hiện cuối cùng mà không thấy được con đường,
biện pháp, qui trình để đạt được mục tiêu đó. Như vậy không khác gì
hành động không có kế hoạch vì bản chất của kế hoạch là xác định mục
tiêu và vạch ra con đường để đạt được mục tiêu đó. Có thể nói nếu
không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có kế hoạch và đã là
qui trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánh giá thực hiện
kế hoạch.
Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà
quản lý. Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở
thực trạng SXKD của doanh nghiệp. Theo dõi để thu thập thông tin và
đánh giá chính là để xử lý thông tin. Khi đó thông tin đã trở thành dữ
liệu, là cơ sở cho việc nhận định tình hình và ra quyết định.
II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
1. Các khái niệm
1.1. Theo dõi (giám sát):

Là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng hợp thông tin
một cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch
đang và đã được triển khai .
Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả
lời các câu hỏi như:
• Bản kế hoạch có được triển khai hay không?
• Tiến độ triển khai như thế nào?
• Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào ?
• Kết quả, hiệu quả thực hiện ?
1.2. Đánh giá :
Là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng, đánh giá và
đưa ra những nhận xét, nhận định về mức độ đạt được theo các tiêu
chí đã được đưa ra. Đánh giá là đưa ra nhận xét và kết luận về một bản
kế hoạch đang và đã được triển khai. Mục đích là để xác định mức độ
phù hợp, khả năng đạt được mục tiêu , tính hiệu quả và hiệu lực trong
phát triển. Đánh giá phải cung cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho
phép rút ra bài học, kinh nghiệm cho các kỳ kế hoạch tiếp theo.
Trong khâu đánh giá cho phép trả lời các câu hỏi như:
• Khả năng đạt được các chỉ tiêu kế hoạch như thế nào? Người
quản lý có trách nhiệm như thế nào khi có các chỉ tiêu kế hoạch không
đạt được ? Những giải pháp ra sao?
• Sự tham gia của các bên trong công tác theo dõi, đánh giá như
thế nào? Có cam kết nào trong bản kế hoạch không được thực hiện
không? Vì sao?
• Nguồn ngân sách được phân bổ và sử dụng như thế nào?
• Bài học rút ra cho các bên? Cho công tác kế hoạch ở các kỳ tiếp
theo là gì?
1.3. Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá.
Theo dõi và đánh giá là hai hoạt động bổ trợ cho nhau và chỉ thực

sự có ý nghĩa khi chúng song hành cùng nhau. Bởi nếu chỉ có theo dõi
mà không có đánh giá thì việc theo dõi là không có ý nghĩa. Còn nếu
đánh giá mà không dựa trên cơ sở kết quả của theo dõi thì đó là việc
đánh giá không có cơ sở.
Sự bổ trợ giữa theo dõi và đánh giá được thể hiện như sau:
3
Theo dõi.
• Làm rõ mục tiêu.
• Gắn hoạt động với nguồn lực nhằm đạt mục tiêu.
• Với sự kết hợp hoạt động này và nguồn lực tạo ra mục tiêu gì? Có đảm bảo đạt mục
tiêu hay chưa?
• Lượng hóa mục tiêu thành các chỉ tiêu, chỉ số.
• Thu thập số liệu , so sánh với chỉ tiêu.
Đánh giá.
• Phân tích vì sao các kết quả mong muốn đạt được hay không.
• Sự đóng góp của các hoạt động vào thực hiện kết quả,
• Khảo sát quá trình thực hiện
• Phát hiện các kết quả không lường trước
• Cung cấp bài học kinh nghiệm, nhấn mạnh các thành tựu đã đạt được,đưa ra các đề
xuất cải tiến.
3 (Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả)