MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
1.CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1.Khái niệm công tác văn thư
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có
hai khuynh hướng đáng chú ý là:
+ Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy
tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác
văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí
quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
+ Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn
bản trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó.
Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính
xác hơn.
*Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lí, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải
quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước,
doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công
tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá
trình xử lí thông tin.
1.2.Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lí nói
chung. Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể
thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt
động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ
quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lí Nhà nước.
1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của
Đảng và quản lí Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là
phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả.
Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công

tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo,
quản lí đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của
nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lí trong cơ quan tổ chức.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho
lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan.
1.4.Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết văn bản kịp thời
góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan.
+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản,
ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực
hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,
nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật.
+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư
gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại. Vì
vậy,
yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo
đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng
suất chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành
một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện
cụ thể của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc
hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng

chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
1.5.Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu sau:
- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản.
+ Soạn thảo văn bản
+ Trình duyệt và kí văn bản
+ Ban hành văn bản
- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này
bao gồm:
+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến.
+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi.
+ Tổ chức quản lí văn bản mật.
+ Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
-Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu.
1.5.1.Xây dựng và ban hành văn bản
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lí Nhà nước là toàn bộ các
công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các
công việc được diễn ra theo một trình tự nhất định. Nội dung quy trình bao gồm
các phần sau:
- Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục
đích, yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết một
công việc cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó.
- Trình duyệt và kí văn bản
+ Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn thảo văn bản phải trình
văn bản lên Chánh văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem xét lại thể
thức, thủ tục văn bản, kí nháy văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản.
+ Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt, kí theo thẩm quyền và chịu trách
nhiệm pháp lí về văn bản kí.
- Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây
dựng và ban hành văn bản. Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận

văn thư hoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản.
1.5.2.Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản
1.5.2.1.Quy trình xử lí văn bản đến
Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do cơ quan, đơn
vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.
Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải
đăng kí vào sổ quản lí thống nhất ở bộ phận văn thư. Văn bản đến cơ quan phải
được xử lí nhanh chóng, chính xác và bí mật.
Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng hoặc
trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm giải quyết giải quyết.
* Trình tự giải quyết văn bản đến như sau:
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ
Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư nhận và kiểm tra sơ bộ bì văn
bản nhằm mục đích xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình hay không? Số
lượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra bì văn bản còn nguyên vẹn không? Có
dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên
bản gửi cho người có trách nhiệm.
Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phải
phân loại văn bản nhận thành 2 loại:
- Loại văn bản phải đăng kí vào sổ bao gồm 2 loại:
+ Loại được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đến mà
phần nơi nhận đề tên cơ quan.
+ Loại không được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi
đích danh tên thủ trưởng, những văn bản gửi cấp dưới, những văn bản gửi các tổ
chức trong cơ quan như: Văn bản gửi cho tổ chức Đảng, văn băn gửi cho công
đoàn, văn bản gửi cho đoàn thanh niên…
- Loại văn bản không phải đăng kí vào sổ: Là tất cả thư riêng, sách báo,
tạp chí …
Bước 2: Bóc bì văn bản

Bóc bì văn bản đến được tiến hành theo các nguyên tắc sau:
- Những văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” khi
nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời
gian yêu cầu trong văn bản thì cán bộ văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được
văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến.
- Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo
léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, hay làm mất dấu bưu
điện…Soát lại phong bì xem có bỏ sót văn bản hay không?
- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các
thành phần tương ứng ghi trên văn bản. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu
gửi thì sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào
phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
- Nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản
đó.
- Đối với văn bản mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến
thì phải giữ lại phong bì.
- Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật:
+ Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng cơ quan phân công trực tiếp bóc bì
văn bản mật thì bóc văn bản đó như những văn bản bình thường khác.
+ Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công cán bộ văn thư bóc bì văn
bản mật thì không được phép bóc bì mà phải chuyển cho người có trách nhiệm
bóc bì, khi vào sổ văn bản đó thì cán bộ văn thư sẽ bỏ trống phần trích yếu nội
dung văn bản.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua
bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan.
- Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới
phần số và kí hiệu.
- Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu nội dung
văn bản.

- Nếu là văn bản mật thì đóng dấu vào bì thư.
- Mẫu dấu đến như sau:
5 cm
Tên cơ quan nhận văn bản

ĐẾN
- Số đến ……………
- Ngày đến …………
- Chuyển ……………
- Lưu hồ sơ số ………
3 cm
- Số đến: Là số thứ tự đăng kí của các văn bản đến cơ quan trong một
năm
( tính từ ngày 01 tháng 01đến ngày 31 tháng12 hàng năm )
- Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận văn bản và đăng kí vào sổ văn bản
đến.
- Chuyển: Thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư
của cơ quan ghi ý kiến phân phối lên văn bản đến đơn vị hoặc các nhân có trách
nhiệm giải quyết.
Bước 4: Trình văn bản
- Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng cơ
quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để xem xét và cho ý kiến
phân phối. Những văn bản đến phải trình ngay trong ngày tốt nhất là trong từng
buổi. Khi trình văn bản phải chú ý văn bản khẩn phải trình ngay sau khi nhận
văn bản. Khi trình văn bản thì những văn bản quan trọng phải đặt lên trên.
- Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn thư nhận lại văn bản để vào sổ
văn bản đến, cán bộ văn thư phải nắm được nội dung văn bản, nội dung ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo ( nếu có ) và chuyển đến các đơn vị, phòng, ban có trách
nhiệm giải quyết.
Bước 5: Vào sổ văn bản đến

Vào sổ đăng kí văn bản đến đây là một khâu quan trọng trong việc tổ
chức giải quyết và quản lí văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được
số lượng văn bản đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội dung văn bản và biết
được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải
quyết và mức độ giải quyết đến đâu? Khi vào sổ đăng kí văn bản đến tránh đánh
trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra tìm tài liệu.
Có nhiều hình thức để đăng kí văn bản đến. Ví dụ: Đăng kí văn bản đến
bằng sổ, có thể dùng thẻ đăng kí, có thể đăng kí trên máy vi tính…
Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày đó.
Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan nhận được trong một năm nhiều hay ít để
lập các sổ.
+ Đối những cơ quan có số lượng văn bản đến nhiều thì lập các sổ sau:
01 sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật
01 sổ đăng kí văn bản mật
01 sổ đăng kí văn bản thường của các cơ quan gửi đến
01 sổ đăng kí đơn thư.
+ Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì lập các sổ sau:
01 sổ đăng kí văn bản mật
01 sổ đăng kí chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan.
* Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên cơ quan (đơn vị )
Năm …
SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số……. ..đến số ………….
Từ ngày .…..đến ngày ……….
Quyển số ………..

+) Nội dung đăng kí trong sổ văn bản đến: gồm 10 cột
Ngày

đến Số đến
Cơ
quan
gửi văn
bản
Số, kí
hiệu
văn bản
Ngày,
tháng
văn bản
Trích
yếu nội
dung
văn bản
Lưu hồ
sơ
Nơi
nhận
Kí nhận Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Đối với văn bản mật đến thì mẫu sổ đăng kí giống như sổ đăng kí văn bản
thường nhưng có thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 6.
Bước 6: Chuyển giao văn bản
- Sau khi có ý kiến phân phối lãnh đạo thì văn bản phải được cán bộ văn
thư phải chuyển ngay đến đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu giải quyết.
- Cán bộ văn thư phải chuyển giao văn bản trực tiếp đến người có trách
nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc cá nhân khác chuyển hộ hoặc
nhận hộ văn bản. Không để người không có trách nhiệm xem văn bản, tài liệu

của cá nhân hay đơn vị khác trong cơ quan.
- Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó.
- Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách
nhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành
chính.
- Trước khi chuyển giao văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết, cán
bộ văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải
kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan.
* Mẫu sổ chuyển giao văn bản:
Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc cá nhân nhận Kí nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
Đối với văn bản “Mật” thì mẫu sổ chuyển giao văn bản giống như sổ
chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột mức độ mật vào sau cột 3.
Bước 7: Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến
trong cơ quan
a) Tổ chức giải quyết văn bản đến
- Đối với văn bản thường: Nội dung nêu trong văn bản thuộc phạm vi
trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị, cá nhân đó trực tiếp giải
quyết
+ Tất cả những văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh
chóng đặc biệt đối những văn bản khẩn, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi
nhận được văn bản đó.
+ Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến
lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để
trả lời dựa trên ý kiến của lãnh đạo.
+ Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc
của cán bộ thừa hành chuyên môn.
+ Chỉ lãnh đạo mới có quyền ghi ý kiến trên lề văn bản, còn ý kiến đề
xuất của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác.
+ Các đơn vị trong cơ quan không được tự ý ghi ý kiến riêng lên văn bản,

không được gạch chân những dòng trong văn bản đến. Những văn bản đề cập
tới những vấn đề quan trọng như chương trình kế hoạch thì phải do thủ trưởng
hoặc phó thủ trưởng cơ quan giải quyết.
+ Khi trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì đó thì cán bộ
thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhất nhận
được.
+ Đối với văn bản mật:
+) Chỉ phổ biến những nội dung mật trong văn bản với những người có
trách nhiệm.
+) Không được mang văn bản mật, tài liệu mật về nhà riêng hoặc đi công
tác nếu văn bản đó có liên quan đến chuyến công tác. Khi cần phải đem văn bản
mật về nhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và
khi đi công tác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để những nơi
không an toàn.
+) Không sao chụp, ghi chép những bí mật trong văn bản.
+) Không trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không
an toàn.
b) Theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so
với quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân
phối và tiến độ chuyển giao văn bản.
- Theo dõi văn bản là việc xem xét văn bản đã được giải quyết chưa? Giải
quyết có đúng thời gian hay không? Đúng tinh thần chỉ đạo hay không? Đó là
công việc của cán bộ văn thư.
1.5.2.2. Quy trình xử lí văn bản đi
Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lí văn bản đi là tất cả văn bản,
giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng kí và làm thủ tục gửi đi ở bộ phận
văn thư của cơ quan.
Bước1: Đăng kí văn bản đi

- Đăng kí văn bản đi là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của
văn bản đi như số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…vào những
phương tiện đăng kí như sổ đăng kí văn bản đi, thẻ, máy vi tính… nhằm quản lí
chặt chẽ văn bản đi.
- Trước khi đăng kí văn bản vào sổ văn bản đi thì nhân viên văn thư phải
kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu