Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 4 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

BÀI 4
HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM
KIỂM SỐT

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0012108210

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
•

Cơng ty M sản xuất và bán các loại đèn. Bộ phận marketing của Công ty được tổ chức
theo dòng sản phẩm. Bộ phận sản xuất sản xuất các loại đèn cho tất cả các bộ phận
marketing.

•

Trong quá trình lập kế hoạch, mỗi bộ phận marketing xác định số lượng mỗi loại đèn
cần sản xuất. Nhà quản lý cấp cao đó giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho các nhà máy
khác nhau trong bộ phận sản xuất. Do cơng suất sản xuất là có hạn, một số hoạt động
sản xuất được thuê ngoài. Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho các
nhà máy khác nhau trên cơ sở các nghiên cứu chi tiết về thời gian và chi phí sản xuất
những loại đèn khác nhau tại các nhà máy. Giám đốc sản xuất được đánh giá trên cơ
sở đạt được đầu ra trong khn khổ chi phí dự báo.
Xác định liệu bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận?
Tại sao?

v1.0012108210

2


MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:
•

Mơ tả về các trung tâm kiểm sốt.

•

Giải thích tại sao phải hình thành đúng các trung tâm kiểm sốt.

•

Xác định được các loại trung tâm kiểm sốt.

•

Giải thích các kỹ năng cần có trong q trình hình thành trung tâm kiểm sốt.

v1.0012108210

3


NỘI DUNG
Khái lược về trung tâm kiểm soát

Thiết kế các trung tâm kiểm soát

v1.0012108210

4


1. KHÁI LƯỢC VỀ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
1.1. Khái niệm
1.2. Vai trị của thiết kế trung tâm kiểm sốt
1.3. Các yêu cầu cần đảm bảo khi thiết kế trung tâm kiểm soát

1.4. Kỹ năng thiết kế các trung tâm kiểm soát

v1.0012108210

5


1.1. KHÁI NIỆM
•

Hình thành đúng các điểm kiểm sốt càng chiếm vị trí quan
trọng trong q trình quản lý và điều hành kinh doanh.

•

Là đơn vị bộ phận của doanh nghiệp được giới hạn theo các
tiêu thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm sốt có kết

quả và hiệu quả cao.

•

Mỗi trung tâm kiểm sốt phải là một đơn vị bộ phận nào đó
của doanh nghiệp.

•

Một doanh nghiệp có thể có nhiều trung tâm kiểm sốt.

•

Trung tâm kiểm sốt có thể là một thực thể pháp nhân hoặc có
thể là một thực thể mà khơng có tính pháp nhân.

v1.0012108210

6


1.2. VAI TRỊ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT
•

Tiếp cận tốt hơn với thông tin cơ sở
 Các nhà quản trị trung tâm sẽ tiếp cận tốt hơn đối với thông tin từ cơ sở.
 Chất lượng ra quyết định có thể được cải thiện
 Ý nghĩa đặc biệt đối với các công ty đa quốc gia, nơi các bộ phận hoạt động ở các quốc
gia khác nhau, tuân thủ các quy định và pháp lý khác nhau.

•

Tăng tính cạnh tranh
 Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm sốt cho phép doanh nghiệp xác định đóng
góp của từng bộ phận.
 Làm cho từng bộ phận phải đối mặt với các áp lực cạnh tranh.

•

Tốc độ các quyết định thi hành được cải thiện
 Truyền thông tin theo hai hướng (trụ sở chính đến cơ sở và ngược lại) có thể gây ra sự
trì hỗn và giảm đáp ứng nhu cầu đối với khách hàng.
 Thiết kế các trung tâm kiểm sốt, việc khó khăn này có thể được loại trừ.

v1.0012108210

7


1.2. VAI TRỊ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT
•

Cung cấp nền tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung
 Nhà quản trị tại các trung tâm vừa ra quyết định, lại vừa thực hiện quyết định.
 Nhà quản trị trung tâm sẽ có kinh nghiệm trong việc quản lý tất cả các lĩnh vực.

•

Giảm nhẹ cơng việc cho các nhà quản trị cấp cao
 Phân quyền việc ra quyết định hoạt động, việc quản lý của nhà quản trị cấp cao sẽ được

giảm nhẹ khỏi việc ra quyết định hàng ngày.
 Nhà quản trị cấp cao sẽ tập trung hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược, ra quyết định
chiến lược cũng như phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để nhằm đạt được mục tiêu
đề ra.

v1.0012108210

8


1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT

•

Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng
kiểm soát.
 Nhân tố tác động đến hoạt động kiểm sốt ở các
doanh nghiệp khác nhau là khơng giống nhau →
cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động kiểm
sốt ở doanh nghiệp mình.
 Hoạt động kiểm sốt càng nhiều nhiệm vụ bao
nhiêu thì việc xác định các trung tâm kiểm soát
càng phải chi tiết bấy nhiêu.
 Hình thành các trung tâm kiểm sốt là điều kiện khơng thể thiếu để đảm bảo hồn thành
được các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát.
 Muốn thực hiện được các chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ của kiểm sốt →
phải đánh giá được chính xác mức độ hoạt động của từng bộ phận.

v1.0012108210

9


1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT
•

Phải gắn trung tâm kiểm sốt với chế độ trách
nhiệm cá nhân của người phụ trách.
 Các nhiệm vụ rất quan trọng của kiểm soát là để
điều chỉnh và xác định tính hiệu quả hoạt động của
từng bộ phận, cá nhân.
 Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế
độ trách nhiệm cá nhân.
 Khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung
tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của
người phụ trách.
 Khơng gắn với trách nhiệm cá nhân thì việc xác định
tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/khơng có hiệu quả sẽ ít
có ý nghĩa.

v1.0012108210

10


1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT

•

Phải đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát.

 Gắn mỗi (một số) bộ phận, cá nhân với một quá trình cụ thể.
 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cá nhân rõ ràng.
 Phân công nhiệm vụ hàng ngày phải khoa học.

v1.0012108210

11


1.3. CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT
•

Hình thành các trung tâm kiểm sốt phải gắn với tính hiệu quả và khả năng bao qt
của người phụ trách trung tâm kiểm sốt đó.
 Mỗi cá nhân phụ trách trung tâm kiểm soát phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động
của trung tâm.
 Hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với khả năng bao quát của người
phụ trách.
 Mỗi nhân viên hay cơng nhân phải bao qt được tồn bộ cơng việc do anh ta
đảm nhiệm.
 Người phụ trách một bộ phận nào đó phải bao quát được việc thực hiện nhiệm vụ của
mọi nhân viên dưới quyền.

v1.0012108210

12


1.4. KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SỐT
•

Phân tích nhiệm vụ kiểm sốt
 Để thực hiện chức năng phối hợp thì cần có các nhiệm vụ cụ thể nào? Trong các nhiệm
vụ cụ thể đó thì nhiệm vụ nào do kiểm soát đảm nhận? Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì
khối lượng cơng việc phải hồn thành là bao nhiêu?
 Để thực hiện chức năng dịch vụ thì cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nào? Nhiệm vụ
nào do kiểm soát đảm nhiệm? Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì khối lượng cơng việc
phải hồn thành là bao nhiêu?
 Khối lượng nhiệm vụ kiểm soát là cơ sở để tiếp tục thiết kế các trung tâm kiểm sốt.

•

Nghiên cứu mơ hình quản trị doanh nghiệp
 Quản trị truyền thống sẽ hình thành các trung tâm kiểm sốt
chức năng ở phạm vi tồn doanh nghiệp → mỗi trung tâm
kiểm sốt chức năng.
 Mơ hình quản trị theo q trình sẽ nghĩ đến tính thống nhất,
tính trọn vẹn đến mức có thể của từng q trình → hình
thành các trung tâm kiểm sốt ˗ q trình hoạt động.

v1.0012108210

13


1.4. KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SỐT
•

Nghiên cứu và xác định nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi
trung tâm kiểm soát.

 Xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng trung tâm kiểm soát
phải trên cơ sở xác định khối lượng cơng việc kiểm sốt
cũng như các hình thức kiểm sốt sẽ được áp dụng.
 Kiểm sốt muốn có kết quả và hiệu quả mong muốn →
mỗi trung tâm kiểm soát phải được sử dụng những
nguồn lực nhất định.
 Là quyền hạn tại mỗi trung tâm kiểm soát phải rõ ràng.
 Cân xứng với nhiệm vụ kiểm soát được xác định cho
trung tâm kiểm sốt đó.

v1.0012108210

14


2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.1. Theo chức năng hoạt động

2.2. Theo không gian hoạt động

2.3. Theo cơ cấu tổ chức

2.4. Theo kỹ thuật kiểm soát

v1.0012108210

15


2.1. THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG

•

Trung tâm kiểm sốt ngun vật liệu
 Gắn với chức năng mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu.
 Toàn bộ hoạt động mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu được kiểm sốt và
điều chỉnh tại trung tâm.

•

Trung tâm kiểm soát chế biến
 Gắn với chức năng sản xuất sản phẩm (ở doanh nghiệp sản xuất) hoặc tạo ra dịch vụ (ở
doanh nghiệp dịch vụ).
 Toàn bộ hoạt động chế biến sản phẩm được kiểm soát và điều chỉnh ở trung tâm.

v1.0012108210

16


2.1. THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG
•

Trung tâm kiểm sốt nghiên cứu và phát triển
 Gắn với chức năng nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.
 Chỉ hình thành ở các doanh nghiệp có quy mơ đủ lớn.

•

Trung tâm kiểm soát tiêu thụ
 Gắn với chức năng tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất hoặc trực tiếp cung cấp

dịch vụ ở doanh nghiệp dịch vụ.
 Hoạt động lưu kho, vận chuyển thành phẩm, bán hàng và tổ chức dịch vụ sau bán
hàng… được kiểm soát và điều chỉnh tại trung tâm.

v1.0012108210

17


2.1. THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG
•

Trung tâm kiểm sốt quản trị doanh nghiệp
 Gắn với chức năng quản trị doanh nghiệp.
 Toàn bộ hoạt động quản trị ở cấp doanh nghiệp
thuộc trung tâm.
 Quy mô của trung tâm phụ thuộc vào quy mơ của
doanh nghiệp và mơ hình quản trị cụ thể.
 Mơ hình truyền thống thường dẫn đến quy mơ
của trung tâm lớn hơn so với mơ hình hiện đại.

•

Trung tâm kiểm sốt chung
 Các bộ phận cung cấp điện, nước, gas, sưởi trung
tâm, điều hoà trung tâm, nhà ăn, thư viện,…
 Việc hình thành trung tâm gắn với các hoạt động
có tính chất chung.

v1.0012108210

18


2.2. THEO KHƠNG GIAN HOẠT ĐỘNG
•

Có dấu hiệu chia cắt về khơng gian hay khơng?

•

Khối lượng cơng việc và khả năng bao quát của cá
nhân người phụ trách.

•

Trên cơ sở tính tốn đến khơng gian và khối lượng
tiêu thụ sản phẩm của mình mà doanh nghiệp tiếp
tục chia trung tâm kiểm sốt thành các trung tâm nhỏ
hơn (ví dụ doanh nghiệp may mặc).

•

Gắn với trách nhiệm của người chịu trách nhiệm mọi
hoạt động với không gian hoạt động cụ thể.

v1.0012108210

19

2.3. THEO CƠ CẤU TỔ CHỨC

•

Gắn với trách nhiệm cá nhân người đứng đầu bộ phận hoặc người phụ trách nơi làm việc.

•

Mỗi trung tâm kiểm sốt là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức sản xuất và cơ cấu bộ máy
quản trị của doanh nghiệp.

v1.0012108210

20


2.3. THEO CƠ CẤU TỔ CHỨC
•

Tại trung tâm kiểm sốt sản xuất có thể hình thành:
 Mỗi xí nghiệp thành viên (nếu có) một trung tâm
kiểm sốt.
 Trong mỗi xí nghiệp thành viên sẽ hình thành mỗi
xưởng (nếu có) một trung tâm kiểm sốt.
 Trong mỗi xưởng sẽ hình thành mỗi phân xưởng
(nếu có) một trung tâm kiểm sốt…

•

Tại trung tâm kiểm sốt quản trị có thể hình thành:
 Mỗi phịng chức năng một trung tâm kiểm sốt
 Trong mỗi phịng chức năng sẽ hình thành mỗi bộ
phận một trung tâm kiểm sốt
 Trong mỗi bộ phận sẽ hình thành mỗi nơi làm việc quản trị một trung tâm kiểm soát.

v1.0012108210

21


2.4. THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT
•

Cơng cụ kiểm sốt phải phù hợp với đối tượng kiểm sốt.

•

Tùy vào đặc điểm cơ cấu bộ máy quản trị của công ty và mục tiêu của nhà quản trị mà sẽ
phân chia thành các loại trung tâm kiểm sốt khác nhau.

•

Có 4 loại trung tâm kiểm soát: trung tâm thu nhập, trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí và
trung tâm đầu tư.

•

Các trung tâm kiểm soát gắn liền với từng cấp quản trị trong tổ chức.

•

Mỗi loại trung tâm sẽ xác định trách nhiệm và quyền kiểm soát đối với từng đối tượng cụ thể
của nhà quản trị.

•

Cơ sở để xác định một bộ phận trong một tổ chức là trung tâm gì là căn cứ trên nguồn lực,
trách nhiệm, quyền hạn mà nhà quản lý trung tâm đó được giao, ngồi ra cịn căn cứ vào
mục tiêu của doanh nghiệp.

•

Để phân biệt rõ ràng, một trung tâm chỉ mang tính tương đối.

v1.0012108210

22


2.4. THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT
Trung tâm thu nhập
•

Quyết định của nhà quản trị trung tâm này thường liên quan đến hoạt động bán hàng.

•

Tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ sao cho đạt được doanh thu lớn nhất.

•

Nhà quản lý trung tâm này khơng chịu trách nhiệm về lợi nhuận hay vốn đầu tư.

•

Nhà quản lý ở trung tâm thu nhập chịu trách nhiệm về.
 Tạo doanh thu.
 Lập kế hoạch và kiểm soát một vài chi phí của trung tâm.

•

Khơng kiểm sốt đối với việc thiết lập giá bán hay lập dự toán về chi phí của trung tâm.

•

Thường gắn với cấp quản lý cơ sở như bộ phận kinh doanh, trưởng bộ phận bán hàng…

→ Đánh giá hoạt động của trung tâm thu nhập, thì thường khơng so sánh đầu vào với đầu ra.

v1.0012108210

23


2.4. THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT
Trung tâm thu nhập
•

Về mặt kết quả

 Được đánh giá dựa vào so sánh doanh thu đạt được
thực tế so với doanh thu dự toán của bộ phận.
 Xem xét dự toán tiêu thụ, trên cơ sở đó phân tích
chênh lệch do ảnh hưởng của các nhân tố liên quan
đến doanh thu như: Đơn giá bán; Số lượng bán; Cơ
cấu sản phẩm tiêu thụ…

•

Về mặt hiệu quả
 Trung tâm thu nhập không chịu trách nhiệm về giá
thành hay giá vốn hàng bán.
 Chi phí phát sinh ở trung tâm thì khơng thể so sánh
được với doanh thu trung tâm.
 Khi đo lường hiệu quả hoạt động quản lý của trung
tâm, thường so sánh chi phí thực tế và chi phí dự
tốn của trung tâm.

v1.0012108210

24


2.4. THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT
Trung tâm lợi nhuận
•

Đầu vào và đầu ra có thể lượng hố được bằng tiền.

•

Là một bộ phận độc lập của doanh nghiệp, giám đốc trung tâm lợi nhuận có quyền:
 Sản xuất sản phẩm nào, với giá, cơ cấu sản phẩm sản xuất như thế nào cũng như hệ
thống phân phối.
 Bán sản phẩm với mức giá tối đa hóa doanh thu.
→ Mục tiêu của giám đốc trung tâm lợi nhuận là tối đa hóa thu nhập thuần của trung tâm.

•

Khơng có quyền quyết định đầu tư vào các thành viên khác trong công ty.

•

Đơn vị kinh doanh trở thành các trung tâm khi các nhà quản lý ở các đơn vị này chủ yếu
kiểm soát:
 Phát triển sản phẩm.
 Sản xuất và thị trường.

v1.0012108210

25