Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu
1.1.Khái quát về hoạt động nhập khẩu
1.1.1.Khái niệm về nhập khẩu
Trong thế giới hiện đại, không một quốc gia nào bằng chính sách đóng cửa với bên
ngoài lại phát triển có hiệu quả nền kinh tế trong nước. Muốn phát triển nhanh mỗi nước không
thể đơn độc dựa vào nguồn lực của mình mà phải biết tận dụng có hiệu quả tất cả những thành
tựu kinh tế khoa học kĩ thuật mà loài người đã đạt được. Điều này không phải đến ngày nay
các quốc gia mới đúc kết được mà ngay từ thế kỷ thứ 18, các nhà kinh tế học như Adam Smith,
D.Ricardo... đã đưa ra các học thuyết như “lợi thế tuyệt đối”, “lợi thế tương đối” nhằm giải
thích TMQT. Các học thuyết này chỉ ra rằng mỗi nước đều có lợi thế nếu chuyên môn hoá sản
xuất một mặt hàng nào đó mà nước kia sản xuất kém hiệu quả hơn. Các lý thuyết đó đã trở
thành nền tảng cho các học thuyết sau này và được áp dụng rộng rãi trong hoạt động ngoại
thương. Để nền kinh tế đạt được hiệu quả cao nhất thì mỗi quốc gia phải tìm cho mình một cơ
cấu kinh tế thích hợp sao cho việc sử dụng nguồn lực là tối ưu nhất, khai thác được mọi tiềm
năng sẵn có, đồng thời hạn chế, khắc phục các điểm yếu của mình.
Như vậy, có thể kết luận TMQT mang tính tất yếu đối với các nền kinh tế và trở thành
quy luật phát triển khách quan buộc tất cả các quốc gia phải tham gia buôn bán trao đổi hàng
hoá với nhau và chịu sự chi phối của quy luật chung này. Trong đó, hoạt động mua hàng hoá,
dịch vụ từ nước ngoài được gọi là hoạt động nhập khẩu và ngược lại hoạt động bán hàng hoá,
dịch vụ từ trong nước ra nước ngoài được gọi là xuất khẩu. Theo nghĩa đó có thể hiểu: “Nhập
khẩu là một trong hai hoạt động cấu thành của nghiệp vụ ngoại thương, là một mặt không thể
tách rời của hoạt động TMQT. Có thể hiểu đơn giản đó là sự mua hàng hoá và dịch vụ từ nước
ngoài phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái sản xuất mở rộng nhằm mục đích kinh tế
- lợi nhuận”.
1.1.2. Vai trò của nhập khẩu
Ngày nay, sản xuất đã được quốc tế hoá. Để có thể tồn tại và phát triển kinh tế các quốc
gia đều tích cực tham gia vào phân công lao động quốc tế và trao đổi hàng hoá với bên ngoài.
Trong đó hoạt động nhập khẩu ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh
tế xã hội của các quốc gia, đặc biệt đối với các quốc gia đang phát triển còn nghèo đói và lạc
hậu như Việt Nam. Có thể thấy tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu qua những vai trò sau:

1.1.2.1. Đối với quốc gia nhập khẩu
Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong
nước. Bởi vì, không một quốc gia nào có khả năng sản xuất hiệu quả đối với tất cả các loại
hàng hoá. Theo thuyết lợi thế so sánh, các quốc gia đều muốn đạt tới lợi ích tối đa, do đó hoạt
động nhập khẩu là một hoạt động tất yếu. Nó cho phép các quốc gia có thể sử dụng được tất cả
các loại hàng hoá với chất lượng tốt nhất và mức giá rẻ nhất.
Nhập khẩu góp phần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ tiên tiến, hiện đại
cho sản xuất các hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất
không đáp ứng được đủ nhu cầu.
Nhập khẩu còn là để thay thế, nghĩa là nhập khẩu những thứ mà sản xuất trong nước sẽ
không có lợi bằng nhập khẩu, làm được như vậy sẽ tác động đến sự phát triển cân đối và khai
thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân vế sức lao động, vốn, tài nguyên và khoa
học kỹ thuật. Đặc biệt là đối với các quốc gia đang phát triển như Việt Nam khi mà trình độ
khoa học công nghệ còn thấp, lực lượng sản xuất chưa phát triển. Hướng đi tốt cho các quốc
gia này là nhập khẩu các trang thiết bị máy móc, công nghệ...phục vụ cho xây dựng cơ sở vật
chất kỹ thuật để theo kịp sự phát triển của thế giới mà không mất thời gian, nguồn lực để
nghiên cứu tạo ra công nghệ đó.
Như vậy, nhập khẩu đã và đang tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất
và đời sống các quốc gia. Bản thân nhập khẩu tự nó đã có vai trò to lớn, nó là một tiến trình
giao tiếp và hoà nhập nền kinh tế quốc gia với nền kinh tế thế giới. Với những lý do đó, nhập
khẩu có vai trò lớn trong quá trình phát triển của Việt Nam, được thể hiện thông qua các khía
cạnh sau:
Thứ nhất, nhập khẩu thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển
dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Thông qua
hoạt động nhập khẩu chúng ta đã được tiếp xúc với những trang thiết bị hiện đại, tiên tiến, dần
từng bước theo kịp các nước phát triển. Đồng thời với những trang thiết bị đó, chúng ta thực sự
làm quen với nhịp độ công nghệ mới, lao động trong môi trường mới - tự động. Do đó trong
sản xuất có sự thay đổi lớn.
Thứ hai, nhập khẩu góp phần bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế,
đảm bảo một sự phát triển cân đối và ổn định, khai thác đến mức tối đa tiềm năng và khả năng

của nền kinh tế vào vòng quay kinh tế.
Thứ ba, nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Bên cạnh
việc thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, hoạt động nhập khẩu còn đảm
bảo đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động.
Thứ tư, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao chất lượng
sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng Việt Nam ra nước
ngoài.
1.1.2.2. Đối với các doanh nghiệp
Cũng như đối với nền kinh tế, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự
phát triển của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng. Bởi
vì đây là một trong những nghiệp vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh
nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, là chìa khoá mở ra cánh cửa cho hoạt động
kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thu lớn đóng góp vào lợi nhuận
cho toàn doanh nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của doanh
nghiệp. Có thể kháí quát vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với các doanh nghiệp như sau:
Thứ nhất, nhập khẩu góp phần đổi mới máy móc thiết bị, thay đổi phương thức quản lý,
sản xuất nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, nhập khẩu góp phần mở rộng quan hệ của doanh nghiệp với các bạn hàng
trong nước và quốc tế. Tạo ra những cơ hội làm ăn mới cho doanh nghiệp.
Thứ ba, nhập khẩu cũng có vai trò nâng cao năng lực cạnh tranh cho các sản phẩm của
doanh nghiệp, năng lực cạnh tranh của nghành trên bình diện quốc gia cũng như nâng cao khả
năng cạnh tranh của sản phẩm, ngành, quốc gia trên bình diện quốc tế. Điều này có vai trò rất
quan trọng trong quá trình Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế mà trong đó các doanh nghiệp
Việt Nam là một chủ thể không thể tách rời đối với tiến trình này.
Thứ tư, nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh, do vậy nhập khẩu cũng góp phần vào
việc đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp.
Tóm lại, vai trò của nhập khẩu là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, nhập khẩu như thế
nào lại là vấn đề nan giải. Nếu nhập khẩu một cách ồ ạt các thiết bị cũ kĩ lạc hậu hoặc nhập
khẩu các sản phẩm trong nước đã sản xuất được sẽ bóp chết nền sản xuất trong nước gây thiệt
hại đến lợi ích của quốc gia. Vì vậy cần phải có chính sách nhập khẩu hợp lý để khai thác triệt

để lợi ích của nhập khẩu cũng như mỗi bản thân doanh nghiệp phải nhận thức được hoạt động
nhập khẩu mà doanh nghiệp đang tiến hành trên nhiều mặt, không chạy theo mụch đích lợi
nhuận mà bỏ qua lợi ích xã hội.
1.1.3. Các hình thức nhập khẩu hàng hoá
Do điều kiện kinh doanh và sự sáng tạo, năng động của các doanh nhân nên trên thực tế
đã xuất hiện rất nhiều hình thức nhập khẩu.Tuỳ theo các tiêu chí khác nhau mà ta có thể phân
chia các hình thức nhập khẩu thành các nhóm khác nhau. Một số cách phân loại chủ yếu đó là:
• Theo chủ thể của hoạt động nhập khẩu:
+ Nhập khẩu tự doanh (Nhập khẩu trực tiếp).
+ Nhập khẩu uỷ thác.
• Theo mục đích nhập khẩu:
+ Nhập khẩu hàng mậu dịch.
+ Nhập khẩu hàng phi mậu dịch.
• Theo phương thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu theo phương thức mua bán thông thường.
+ Nhập khẩu theo phương thức hàng đổi hàng.
• Theo nguồn gốc và hình thức giao hàng:
+ Nhập khẩu trực tiếp.
+ Nhập khẩu uỷ thác.
+ Tạm nhập tái xuất.
Trong đó, cách phân loại dựa theo tiêu chí chủ thể của hoạt động nhập khẩu là cách
phân loại phổ biến nhất, được nhiều người sử dụng. Sau đây em xin đi sâu trình bày về các
hình thức nhập khẩu dựa theo cách phân loại này:
1.1.3.1. Nhập khẩu tự doanh
Đây là hình thức nhập khẩu trực tiếp. Trong đó, bên mua và bên bán trực tiếp giao dịch
với nhau, hàng hoá được mua trực tiếp từ nước ngoài mà không thông qua trung gian. Bên xuất
khẩu trực tiếp giao hàng cho bên nhập khẩu.
Theo hình thức này có những bước giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hoàn giá,
chấp nhận, xác nhận. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm các hoạt động
nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tìm kiếm đối tác, giao dịch, đàm phán kí kết hợp

đồng... và tự bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí như: nghiên
cứu thị trường, giao dịch, kí kết hợp đồng, giao nhận, lưu kho, tiêu thụ hàng hoá... Khi nhập
khẩu tự doanh thì doanh nghiệp XNK được tính kim ngạch và khi tiêu thụ thì phải chịu thuế
giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp. Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu theo hình
thức này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình từ thu thập thông
tin thị trường cho đến kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Độ rủi ro của hình thức nhập
khẩu trực tiếp cao hơn so với hình thức nhập khẩu qua trung gian nhưng lại mang lại nhiều lợi
nhuận hơn cho doanh nghiệp.
Hình thức nhập khẩu này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Vì xu hướng giảm
dần các doanh nghiệp Nhà nước và thay vào đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên các doanh
nghiệp có điều kiện cũng như mong muốn được nhập khẩu trực tiếp để tăng thu. Hơn nữa, loại
hình này áp dụng trong nhập khẩu những hàng hoá thông thường nên khối lượng lớn và liên
tục.
1.1.3.2. Nhập khẩu uỷ thác
Là hoạt động nhập khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ
riêng, có nhu cầu cần nhập khẩu một số loại hàng hoá nhưng không có quyền tham gia hoặc
không có điều kiện nhập khẩu trực tiếp đã uỷ thác cho doanh nghiệp khác có chức năng trực
tiếp tham gia giao dịch ngoại thương tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của mình.
Bên nhận uỷ thác phải tiến hành đàm phán với đối tác nước ngoài và làm thủ tục nhập
khẩu hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác. Bên nhận uỷ thác sẽ nhận được một phần thù lao
gọi là phí uỷ thác.
Trong hoạt động này, doanh nghiệp XNK (bên nhận uỷ thác) sẽ không phải bỏ vốn,
không phải xin hạn ngạch (nếu có), không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ cho hàng hoá mà
chỉ đứng ra đại diện bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, làm thủ tục
nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước ngoài khi
có tổn thất. Hình thức này giúp cho doanh nghiệp nhận uỷ thác không mất nhiều chi phí, độ rủi
ro thấp nhưng lợi nhuận từ hoạt động này không cao.
Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu uỷ thác sẽ phải
lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ
thác nhập khẩu với bên uỷ thác.

Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ chỉ tính kim nghạch
nhập khẩu chứ không tính vào doanh số. Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường áp dụng cho
những hàng hoá chuyên dùng, máy móc thiết bị kĩ thuật.
1.1.4. Quy trình hoạt động nhập khẩu
1.1.4.1. Nghiên cứu thị trường
Đây là công việc đầu tiên mà bất kì một doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng cần
phải thực hiện và phải trở thành công việc thường xuyên trong hoạt động XNK của doanh
nghiệp.
 Nghiên cứu thị trường trong nước.
Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu luôn phải tự quyết định: mua cái gì, bán cho
ai, theo hình thức nào và với giá là bao nhiêu mà vẫn thu được lợi nhuận? và để giải quyết
những vấn đề này thì việc nghiên cứu thị trường trong nước là vô cùng quan trọng, là tiền
đề để có được những quyết định đúng đắn. Khi nghiên cứu thị trường trong nước, doanh
nghiệp cần phải quan tâm đến những thông tin như:
− Tình hình kinh tế và các số liệu thống kê về kinh tế và ngoại thương, các yếu tố kinh
tế, tài chính và thị trường vào thời điểm hiện tại có ảnh hưởng đến nhu cầu nhập khẩu hay
không?
− Tìm hiểu các thông tin về sản phẩm thông qua các cơ hội bán hàng, số lượng khách
hàng có nhu cầu mua hàng, sức mua của thị trường, nhịp độ mua mặt hàng đó trên thị trường
(chu kì mua lặp lại).
− Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh trên thị trường về năng lực, thị phần, khách hàng, kỹ
thuật xúc tiến thương mại.
− Tìm hiểu các chính sách và pháp luật thương mại, các kế hoạch phát triển kinh tế và
ngoại thương, các thủ tục hành chính hải quan và yêu cầu về chứng từ XNK.
 Nghiên cứu thị trường nước ngoài.
Thông tin về thị trường quốc tế là những thông tin cần thiết và rất quan trọng đối với
hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp lập chiến lược, kế hoạch
kinh doanh và thực hiện hoạt động thương mại và đặc biệt là xúc tiến thương mại nhằm lựa
chọn được bạn hàng đáng tin cậy, nguồn hàng ổn định và có chất lượng phù hợp với nhu
cầu của thị trường trong nước.

Nghiên cứu thị trường quốc tế là công việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn
về chính trị, địa lý, văn hoá, phong tục tập quán. Mục đích của công việc này là nhằm tìm hiểu
thông tin về khả năng sản xuất, giá cả và sự biến động của thị trường, môi trường kinh tế chính
trị, luật pháp và tập quán kinh doanh của các bạn hàng quốc tế.
Khi nghiên cứu thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần nắm vững được tình hình các
nguồn cung cấp trên thị trường quốc tế mà doanh nghiệp có khả năng giao dịch rồi từ đó
nghiên cứu đặc điểm các nước cung cấp trên các phương diện:
− Phân tích tình hình cung - cầu của hàng hoá mà doanh nghiệp dự định nhập khẩu.
− Tìm hiểu những thông tin về thị trường như: các thông tin đại cương về đất nước con
người, tình hình về chính trị xã hội, những thông tin kinh tế cơ bản, cơ sở hạ tầng, các chính
sách kinh tế ngoại thương, tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình
giá cước.
− Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới.
Doanh nghiệp cần chú ý thu thập thông tin trên thị trường quốc tế thông qua các nguồn
như: sách, báo, tạp chí, bản tin, internet, hội chợ triển lãm, hội thảo, các tổ chức xúc tiến
thương mại, đại diện thương mại, tổ chức dịch vụ thông tin chuyên nghiệp, các tổ chức liên
quan đến hoạt động XNK như ngân hàng, hải quan, hãng vận tải...
1.1.4.2. Lập phương án kinh doanh.
Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu
xác định trong kinh doanh. Sau khi đã hoàn tất việc nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp phải
lập ra được một phương án kinh doanh.
Một phương án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: tình hình hàng
hoá, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua
bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp
hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.
Dựa trên những thông tin đã thu thập được thông qua nghiệp vụ nghiên cứu thị trường
trong và ngoài nước, doanh nghiệp phải đưa ra được phương án kinh doanh tối ưu của mình.
Để lập một phương án kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau:
• Bước 1: Đánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó
khăn, thuận lợi trong kinh doanh.

• Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải
chứng minh được sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế).
• Bước 3: Đề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: sẽ bán
(mua) bao nhiêu hàng? với giá cả bao nhiêu? sẽ thâm nhập vào thị trường nào? mua (bán) với
ai?...
• Bước 4: Đề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ để đạt tới
những mục tiêu đề ra. Bao gồm cả những biện pháp ở trong nước và những biện pháp ở nước
ngoài.
• Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một
loạt các chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu, thời gian hoàn vốn, điểm hoà vốn…
1.1.4.3. Giao dịch và đàm phán.
 Giao dịch.
Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ tiến hành giao dịch,
thương lượng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với đối tác mà mình đã lựa chọn. Trong kinh
doanh TMQT hiện nay có rất nhiều phương thức giao dịch. Mỗi phương thức giao dịch lại có
những đặc điểm riêng khác nhau. Đối với nhà nhập khẩu, quá trình giao dịch thường gồm
những công việc sau:
• Hỏi giá hoặc đặt hàng.
Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện
để mua hàng. Nội dung của một hỏi giá thường bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số
lượng, thời gian giao hàng mong muốn. Giá cả mà người mua có thể trả cho mặt hàng đó
thường được người mua giữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người mua nêu rõ
những điều kiện mà mình mong muốn để làm cơ sở giao hàng. Hỏi giá không ràng buộc trách
nhiệm của người hỏi giá, cho nên người hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều
bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất. Tuy nhiên,
nếu người mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây nên thị trường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng.
Đó là điều không có lợi cho người mua.
Đặt hàng là việc người nhập khẩu đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá. Trong
đơn đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết
cho việc ký kết hợp đồng.

• Xử lý chào hàng của người bán gửi đến.
Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người bán về việc mua bán hàng hoá. Có
hai loại chào hàng chính là chào hàng cố định và chào hàng tự do. Khi nhận được chào hàng từ
phía người bán gửi đến, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ xử lý theo một trong hai cách sau:
Nếu không đồng ý hoàn toàn với chào hàng đó mà đưa ra một đề nghị mới thì doanh
nghiệp gửi cho người chào hàng đề nghị mới này (còn gọi là hoàn giá). Khi đó, chào hàng
trước coi như huỷ bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường trải qua nhiều lần
hoàn giá mới đi đến kết quả.
Nếu doanh nghiệp nhập khẩu chấp nhận hoàn toàn mọi điều kiện của chào hàng thì gửi
cho người chào hàng bản chấp nhận chào hàng trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.
• Xác nhận.
Sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về mọi điều kiện giao dịch, hai bên tiến hành
ghi lại và xác nhận những điều khoản đã được thoả thuận đó. Về phía người nhập khẩu, công
việc xác nhận bao gồm ký vào giấy xác nhận mua hàng, gửi giấy này cho người bán đồng thời
nhận giấy xác nhận bán hàng do phía bên kia gửi đến.
 Đàm phán.
Đàm phán là một công đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trình nhập khẩu của một
doanh nghiệp. Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp
mặt trực tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, điện tín, fax hoặc điện thoại... Mỗi hình
thức đều có những ưu nhược điểm riêng, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà lựa chọn hình
thức đàm phán cho phù hợp.
Để thực hiện đàm phán thắng lợi, hướng đối phương theo mục đích của doanh nghiệp
là cả một nghệ thuật. Do đó doanh nghiệp phải hết sức lưu ý đến mọi yếu tố của cuộc đàm
phán từ khâu tổ chức đàm phán, lựa chọn hình thức đàm phán, địa điểm đàm phán, thời gian
đàm phán, bối cảnh đàm phán, các chiến thuật và thủ thuật mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong
quá trình đàm phán. Mục đích cuối cùng là ký được hợp đồng mua bán hàng hoá sao cho có lợi
nhất cho doanh nghiệp.
1.1.4.4. Kí kết hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi đàm phán kết thúc thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán
ngoại thương. Đối với người kinh doanh TMQT nói chung đều cần phải tiến hành ký kết hợp

đồng kịp thời ngay khi điều kiện ký kết đã chín muồi. Hợp đồng đơn thuần là sản phẩm cuối
cùng của sự thương lượng giữa người mua và người bán. Hợp đồng là một cam kết bằng văn
bản quy định những quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong việc trao đổi mua bán hàng
hoá - dịch vụ.
Người đại diện hợp pháp có đủ tư cách pháp nhân của doanh nghiệp sẽ là người trực
tiếp kí vào các văn bản này sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng nội dung cũng như hình thức của hợp
đồng được soạn thảo ra. Việc kí kết các hợp đồng kinh doanh quốc tế có thể diễn ra theo hai
phương thức:
• Ký kết hợp đồng trực tiếp.
• Ký kết hợp đồng gián tiếp.
Khi kí kết hợp đồng, các bên cần lưu ý một số đặc điềm như sau:
+ Cần thoả thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký hợp
đồng.
+ Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương
mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này.
+ Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành.
+ Khi soạn thảo hợp đồng vần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ
có thể suy luận ra nhiều cách.
+ Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ
lưỡng, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán.
+ Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.
+ Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên dùng thông thạo.
1.1.4.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK với tư
cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp,
nó đòi hỏi phải tuân thủ pháp luật quốc gia và quốc tế, đảm bảo được quyền lợi và uy tín kinh
doanh của mỗi bên. Đồng thời các bên phải thể hiện được nghĩa vụ và trách nhiệm của mình
đối với các điều khoản mà hai bên đã thống nhất và ký kết. Về mặt kinh doanh, trong quá trình
thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng
cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.

1.2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Như đã trình bày ở trên, tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất
khó khăn, phức tạp. Chính vì vậy nên khi tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi
doanh nghiệp phải có một quy trình nhất định, rõ ràng. Chính điều này giúp cho doanh nghiệp
tránh được các rủi ro không đáng có.
Sau đây là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường được các doanh
nghiệp kinh doanh XNK sử dụng để tiến hành hoạt động kinh doanh nhập khầu của mình:Sơ
đồ1.1: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Làm thủ tục mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)
Người mua đôn đốc người bán giao hàng
Thuê phương tiện vận tải
Mua bảo hiểm
Làm thủ tục hải quan
Nhận hàng nhập khẩu
Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán
Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại (nếu có)