PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP HCM VÀ KINH NGHIỆM CỦA CÁC HỘI KHÁC

Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA
HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM VÀ KINH
NGHIỆM CỦA CÁC HỘI KHÁC
4.1 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA AGTEK
4.1.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên
Hiện nay ở Agtek đã xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu của hội viên nhưng các thông
tin này vẫn ở mức đơn giản như địa chỉ liên lạc, loại hình sản xuất kinh doanh, tên chủ
doanh nghiệp. Do Agtek không có sự quan tâm đúng mức dành cho việc thu thập cơ sở
dữ liệu hội viên nên chưa có hành động cụ thể để thu thập thông tin về năng lực và khả
năng sản xuất của doanh nghiệp, những nhu cầu và những khó khăn mà doanh nghiệp
gặp phải,…do đó Agtek đã không nắm được chính xác những thông tin của các hội viên
của mình. Kết quả là Agtek không cung cấp những thông tin hoặc những hoạt động hỗ
trợ phù hợp cho hội viên, khiến cho hội viên không thấy rõ được lợi ích của việc gia
nhập Agtek, đó cũng là nguyên nhân khiến cho các hội viên không tích cực tham gia vào
các hoạt động của Agtek, không giữ được các hội viên ở lại lâu dài với Agtek và cũng
không khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Agtek.
Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng không được Agtek cập nhật thường xuyên và kịp thời.
Hiện nay Agtek không có một hoạt động cụ thể nào để thu thập và bổ sung kịp thời
thông tin của hội viên. Ngoại trừ một số ít những doanh nghiệp hội viên có mối quan hệ
mật thiết với Agtek còn thông báo cho Agtek về những thay đổi của mình, đa số các
doanh nghiệp hội viên còn lại thường không thông báo cho Agtek những thay đổi mình,
mà Agtek cũng không chủ động để thu thập nên những thông tin về hội viên không
được cập nhật.
Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF tiến hành thu thập thông tin
của hội viên nhưng cuộc khảo sát này mới chỉ thu thập thông tin của 60 doanh nghiệp
hội viên và cho đến nay Agtek vẫn chưa tiếp tục thực hiện việc khảo sát này. Do đó, ta
thấy Agtek đã không có sự quan tâm đúng mức cho việc phát triển cơ sở dữ liệu của hội
viên, mà đây là một vấn đề vô cùng quan trọng cho việc duy trì hội viên, đặc biệt là khi
số lượng hội viên ngày càng lớn. Từ đó dẫn tới việc Hội không biết nhiều về hội viên
nên không thể cung cấp đúng những gì mà hội viên yêu cầu, nên hội viên ít gắn bó với

Hội, không tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội, không tạo ra sự khác biệt đáng
kể giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên.
4.1.2 Kênh thông tin của Hội tới các hội viên
Một trong những hỗ trợ quan trọng và được duy trì thường xuyên của Agtek là các hoạt
động cung cấp, chia sẻ thông tin cả về thương mại, thị trường cũng như về chuyên
ngành cho các doanh nghiệp hội viên.
Bản tin nội bộ được gửi đến tất cả các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp tiềm
năng hàng tuần để cung cấp những thông tin có liên quan đến ngành dệt may thêu đan
và các cơ hội kinh doanh.
Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM
Agtek tiếp tục duy trì và cung cấp Bản tin nội bộ hàng tuần của mình. Với nội dung dần
được đa dạng, chuyên đề linh hoạt và sôi động, Bản tin hàng tuần của Agtek đang đem
lại những lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp hội viên và các đối tác bạn hàng: thông
tin chuyên ngành, cơ hội hợp tác kinh doanh, doanh nghiệp cần biết, thông tin nội bộ…
Agtek cũng đã xây dựng website nhằm cung cấp thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn
cho hội viên. Tuy nhiên, website không được cập nhật thường xuyên và hoạt động chưa
ổn định. Chất lượng của website phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị được thuê để thực hiện
website vì Agtek không có nhân viên có đủ năng lực để thực hiện công việc này.
Bên cạnh đó, Agtek cũng sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để chuyển tải
thông tin, tâm tư nguyện vọng, ý kiến và quan điểm của Agtek đến các cơ quan nhà
nước, các ban ngành có liên quan và cộng đồng. Nhưng hiện nay Agtek chưa có kế
hoạch cụ thể để nói lên tiếng nói và quan điểm riêng của mình, cũng như để xây dựng
hình ảnh đối với cộng đồng và gây ảnh hưởng đối với các cơ quan nhà nước và các ban
ngành liên quan, nhất là đối với các cơ quan trung ương. Hiện tại Agtek quan hệ với cơ
quan truyền thông chủ yếu là Báo Tuổi trẻ. Đây là cơ quan ngôn luận có quan hệ mật
thiết với Agtek, được quyền cung cấp những thông tin quan trọng về ngành và Hội Dệt
May mà các cơ quan ngôn luận khác không có.Những phương tiện thông tin của Agtek
có thể tóm tắt trong bảng 4.1
Bảng 4.1: Những phương tiện truyền thông của Agtek
Phương tiện Nội dung Mức độ chi tiết Thời gian

Bản tin Thông tin trên các báo,
cơ hội kinh doanh, đối tác
bạn hàng…
Thông tin thô, không có
phân tích và nhận xét sơ
lược của Hội
Thông thường là 3
số 1 tháng
Website Giới thiệu Hội, các thành
viên của Hội, điều lệ
Hội…
Chung chung, không cụ
thể và không được cập
nhật.
Hiện nay ngừng
hoạt động
Phương tiện thông tin
đại chúng (báo Tuổi
Trẻ)
Nói về những sự kiện của
Hội, những thông tin liên
quan đến Hội
Nội dung không kiểm sốt
được
Khi có sự kiện
Theo kết quả phân tích “khảo sát ý kiến hội viên về các dịch vụ của Hội” do MPDF thực
hiện cho Agtek - khảo sát này được tiến hành cho 190 doanh nghiệp, trong đó 52%
doanh nghiệp là hội viên và 48% doanh nghiệp không phải là hội viên - thì hai nguồn
thông tin chủ yếu mà các doanh nghiệp này tiếp cận là tạp chí và truyền hình. Trong khi
đó thì các ấn phẩm và trang web của Agtek không phải là nguồn thông tin phổ biến.

Trong khi đó Agtek lại coi Bản tin nội bộ là phương tiện truyền thông chủ yếu của mình.
Từ đó cho thấy Agtek đã không có kế hoạch sử dụng các phương tiện này hiệu quả,
chưa sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng để tạo những ảnh hưởng tích cực
trong xã hội và đối với các cơ quan nhà nước.
4.1.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ với hội viên
Hiện nay Agtek chưa có một hoạt động cụ thể nào để tăng cường mối quan hệ với các
hội viên của mình. Agtek vẫn còn thụ động trong việc liên hệ với các hội viên, nhất là
đối với các hội viên có mối quan hệ không mật thiết với Agtek, do đó các doanh nghiệp
này đã kông tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội thì ngày càng xa cách với
Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM
Agtek, từ đó càng dễ dẫn tới việc các hội viên này chỉ có danh nghĩa, không đúng nghĩa
là một hội viên thực sự.
Agtek không thường xuyên liên lạc với hội viên của mình, ngoại trừ Bản tin nội bộ
được gửi đến các hội viên hàng tuần, chỉ khi nào Agtek có vấn đề cần liên lạc với hội
viên thì nhân viên của Agtek mới gọi điện thoại hoặc ghé thăm các hội viên. Nội dung
của các cuộc gọi điệân thoại này cũng chỉ nhằm mục đích giải quyết vấn đề của Agtek
mà không đặt vấn đề hội viên lên hàng đầu, do đó Agtek càng không nắm được thông
tin của hội viên. Do đó các cuộc gọi điện thoại này cũng chỉ nhằm vào một số doanh
nghiệp, không bao quát hết tất cả các hội viên của Agtek, từ đó sẽ dẫn tới có hội viên
Agtek thường xuyên liên lạc, có những hội viên hầu như Agtek không liên lạc bao giờ.
Điều đó dẫn tới doanh nghiệp nào đã có mối quan hệ tốt đẹp với Agtek thì ngày càng
được nâng cao, những doanh nghiệp nào mà ít tiếp xúc với Agtek thì cũng sẽ ngày càng
xa cách với Agtek, không tham gia vào các hoạt động của Agtek.
4.1.4 Hoạt động khảo sát sự thỏa mãn của hội viên
Để phục vụ hội viên hiệu quả, đáp ứng tối đa các yêu cầu của hội viên thì Agtek phải
nắm rõ nhu cầu của các hội viên, phải biết được ý kiến của hội viên về các hoạt động
của mình để từ đó có những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của hội viên. Do hiện nay
Agtek đã không đặt trọng tâm vào việc duy trì các hội viên nên Agtek cũng không có
các hoạt động cụ thể để tiến hành khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của mình.
Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF đã giúp Agtek thực hiện công

việc khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của Hội. Kết quả của khảo sát này cho
thấy có 43.2% hội viên là có mối quan hệ mật thiết với Agtek – những hội viên có quan
hệ mật thiết là những hội viên tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội. Đây cũng là
một kết quả tất yếu do Agtek đã không có các hoạt động cần thiết để duy trì các hội viên
của mình.
Một điểm cần lưu ý để duy trì các hội viên là Agtek phải đáp ứng đúng các nhu cầu của
hội viên. Nhưng cho tới nay ngồi bản khảo sát do MPDF thực hiện ra thì Agtek vẫn
chưa tiến hành một bản khảo sát nào khác nhằm phục vụ cho việc duy trì hội viên của
mình. Đây cũng là một điểm yếu của Agtek trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó, do
không thực hiện các cuộc khảo sát nên Agtek không nắm được ý kiến của hội viên về
các hoạt động của mình, từ đó Agtek không có những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu
của hội viên và càng ngày càng không đáp ứng đúng nhu cầu của hội viên. Điều đó làm
cho các hội viên không nhận thấy được lợi ích của việc gia nhập Hội, không tạo ra được
sự khác biệt giữa các doanh nghiệp là hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên
nên không khuyến khích các doanh nghiệp gia nhập Agtek.
4.1.5 Ưu, nhược điểm của hoạt động duy trì hội viên của Agtek
Ưu điểm:
• Có Ban duy trì và phục vụ hội viên, có nhân viên chuyên trách để thực hiện hoạt
động này.
Nhược điểm
Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM
• Chưa lựa chọn đúng kênh thông tin để truyền tải nội dung mà hội viên muốn
chuyển tới cho hội viên.
• Cơ sở dữ liệu của hội viên không được cập nhật thường xuyên và kịp thời, những
thông tin về hội viên hiện nay là qúa đơn giản.
• Không chủ động liên lạc với hội viên. Agtek chưa quan tâm tới các doanh nghiệp
hội viên không năng động, ít tham gia vào các hoạt động của Agtek.
• Không có những hoạt động phù hợp để duy trì hội viên.
4.2 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ
4.2.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên

Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên được Hội doanh nghiệp trẻ (YBA) hết sức chú trọng
vì YBA biết tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu của hội viên. Cơ sở dữ liệu của hội viên
cũng khá chi tiết, mô tả hết mọi đặc điểm của doanh nghiệp như năng lực sản xuất,
những khó khăn mà hội viên gặp phải, những kiến nghị và đánh giá của hội viên về các
hoạt động của mình. Do nắm rõ được tất cả các thông tin về hội viên nên YBA đã chứng
tỏ cho hội viên cũng như các tổ chức, doanh nghiệp bên ngồi thấy rằng YBA là người
hiểu doanh nghiệp rõ nhất, coi hội viên là nền tảng cho mọi hoạt động thành công của
Hội. Đồng thời thông qua đóYBA biết rõ doanh nghiệp cần gì để có những hoạt động hỗ
trợ phù hợp. Từ đó càng nâng cao sự khác biệt giữa các doanh nghiệp hội viên và các
doanh nghiệp không là hội viên, khiến cho các hội viên thấy rõ lợi ích khi gia nhập Hội,
từ đó càng khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Hội.
Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên cũng thường xuyên được cập nhật do YBA luôn liên
lạc với các hội viên của mình. Đặc biệt YBA còn có một biện pháp để luôn liên lạc được
với hội viên ngay cả khi hội viên thay đổi địa chỉ liên lạc đó là trong phiếu thu thập
thông tin hội viên ngay từ khi hội viên mới bắt đầu gia nhập Hội YBA có kèm theo một
câu hỏi đó là hỏi thêm thông tin về địa chỉ và điện thoại liên lạc của chủ doanh nghiệp
hoặc của cá nhân đại diện doanh nghiệp liên hệ với Hội. Vì trong thực tế địa chỉ sản
xuất và điện thoại liên lạc của hội viên là có thể thay đổi, nếu ta không có sự chuẩn bị
thì khi hội viên di dời địa điểm thì ta không thể liên lạc được. Do đó Hội đã hỏi thêm
địa chỉ nhà vì đây là một cái cố định, ít thay đổi.
Còn một cách khác khiến cho YBA luôn nắm được thông tin hội viên ngay cả khi hội
viên đó thụ động, ít tham gia vào các hoạt động của Hội và nhân viên của Hội ít có cơ
hội tiếp xúc với các hội viên là chia các hội viên của Hội ra thành từng nhóm. Tiêu chí
để YBA chia nhóm các hội viên của mình là chia theo quận, mỗi nhóm như vậy sẽ bầu
ra một nhóm trưởng, nhóm trưởng này có nghĩa vụ lãnh đạo nhóm đó, tạo không khí vui
vẻ trong nhóm đồng thời cung cấp cho nhân viên của YBA biết những thông tin về các
thành viên trong nhóm. Khi chia nhóm các hội viên như vậy thì sẽ giúp các hội viên
thân thiện với nhau hơn, tạo mối quan hệ gắn bó giữa các hội viên. Thông qua các nhóm
như vậy có thể giúp YBA thu thập được những thông tin mà YBA không thể biết trực
tiếp từ chính doanh nghiệp.

Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM
4.2.2 Kênh truyền thông của Hội tới hội viên
Hiện nay ở YBA có nhiều kênh thông tin để truyền thông tới các hội viên của mình. Vấn
đề lựa chọn kênh thông tin cũng rất quan trọng vì nó sẽ truyền tải đúng nội dung theo
đúng mục tiêu mà YBA mong muốn. Các kênh thông tin chủ yếu của YBA gồm có Bản
tin nội bộ, web, thông tin báo chí.
Kênh truyền thông chủ yếu của YBA tới các hội viên của mình là Bản tin nội bộ, nội
dung trên Bản tin nội bộ cung cấp những thông tin về hoạt động của Hội, thông tin về
hội viên của mình, diễn đàn doanh nghiệp, cơ hội giao thương…Đặc biệt do hội viên
của YBA là các doanh nghiệp không tập trung vào một ngành nên trên Bản tin nội bộ
của YBA không cung cấp thông tin về ngành mà cung cấp cho hội viên các tài liệu nói
về phương cách quản lý và kinh doanh. Do mục đích của YBA coi Bản tin nội bộ giống
như là một phương tiện để quảng bá hình ảnh của Hội nên trên Bản tin thường xuyên
cung cấp những thông tin về hoạt động của Hội và những thông tin về hội viên nhằm
cho các hội viên cũng như các tổ chức bên ngồi thấy được rằng YBA là một Hội rất hiểu
hội viên của mình, nắm rõ mọi thông tin và hoạt động của các hội viên. Bên cạnh đó
Bản tin của YBA cũng dùng để cho các hội viên giải trí thư giãn nên thường xuyên đăng
các tranh ảnh vui nhộn, truyện cười giúp hội viên thoải mái sau một ngày làm việc.
YBA cũng đã thiết lập trang web để trao đổi thông tin với các hội viên của mình. Đặc
biệt trên trang web có mục ý kiến của các hội viên để các hội viên nếu có ý kiến đóng
góp gì cho Hội thì gửi về. Đây cũng là một cách hiệu quả để YBA có thể nâng cao chất
lượng các hoạt động của mình.
Ngồi ra YBA cũng đăng tin trên báo chí nhằm quảng bá hình ảnh của Hội, cung cấp cho
các hội viên và các tổ chức ngồi Hội biết về các hoạt động của Hội. Khi YBA có những
hoạt động lớn thì sẽ tổ chức họp báo, mời phóng viên các báo về tham dự và viết bài về
Hội. Còn đối với các hoạt động nhỏ của Hội, YBA thường có những thông cáo báo chí
gửi tới cho các báo. Đó là các kênh truyền thông của YBA, do nắm rõ mục tiêu sử dụng
của từng kênh thông tin nên YBA đã khai thác triệt để lợi ích của từng kênh thông tin,
sử dụng hiệu quả các kênh thông tin nhằm truyển tải đúng mục tiêu của Hội tới các hội
viên.

4.2.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ của Hội với hội viên
YBA thường xuyên liên lạc với các hội viên của mình, nhất là với các doanh nghiệp bị
động, không thường xuyên tham gia các hoạt động của Hội. Mỗi lần trước khi đến thăm
các doanh nghiệp, nhân viên duy trì của YBA thường xuyên gọi điện cho các hội viên
của mình, nói rõ lý do của buổi gặp mặt với các hội viên. Do cơ sở dữ liệu của hội viên
thường xuyên được cập nhật và những thông tin đó khá chi tiết nên YBA luôn nắm rõ
hội viên của mình, biết hội viên cần gì nên thông qua các buổi tiếp xúc như vậy càng
nắm rõ được thông tin của hội viên, từ đó làm cho các hội viên càng thêm gắn bó với
Hội.
YBA cũng thường xuyên tổ chức các buổi vui chơi sinh hoạt tập thể dành cho các hội
viên của mình, tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại tập thể, các buổi thi đấu các môn chơi
thể thao như bóng đá dành cho các công nhân viên của các hội viên, tennis dành cho các
giám đốc. Thông qua các buổi sinh hoạt thi đấu như vậy, càng làm cho các hội viên