PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT
ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI
I- PHÂN TÍCH YÊU CẦU
1. Phân tích yêu cầu của bài toán
Tín dụng là hoạt động chủ yếu của bất kỳ Ngân hàng thương mại nào, nó cũng là hoạt động
mang lại lợi nhuận chính cho các Ngân hàng. Tuy nhiên đây lại là hoạt động có tính rủi ro cao nhất
đối với các Ngân hàng. Việc quản lý, theo dõi hoạt động cho vay có vai trò cực kỳ quan trọng
trong hoạt động của các Ngân hàng thương mại.
Hoạt động cho vay được tiến hành theo một trình tự nhất định gọi là quy trình cho vay. Quy
trình này được bắt đầu bằng công đoạn thẩm định tính khả thi của dự án vay vốn cho đến khi hoàn
thành việc thu nợ.
Báo cáo thực tập này chủ yếu tập trung vào các hoạt động sau khi đã thẩm định xong tính khả
thi của dự án và hợp đồng đã được ký với khách hàng, đó là quy trình cho vay.
Ở đây quy trình cho vay thực hiện đến khi giao tiền cho khách hàng và thu nợ, thu lãi được giả
định không tính đến các nghiệp vụ kế toán và các nghiệp vụ này tách riêng so với các nghiệp vụ
tín dụng. Các nghiệp vụ kế toán của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã có phần mềm chuyên
dụng thực hiện
Khách hàng khi có nhu cầu vay vốn ngân hàng phải lập hồ sơ xin vay vốn gửi đến Ngân hàng.
Tại Ngân hàng Cán bộ Tín dụng tiến hành thẩm định đối với hồ sơ đó. Nếu phương án cho vay có
tính khả thi Ngân hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng cho vay với khách hàng. Sau khi đã ký hợp đồng
cho vay với khách hàng, cán bộ tín dụng phải thực hiện các công việc như : duyệt hợp đồng, cho
vay, tính lãi vay, tính dư nợ, thu hồi nợ, gia hạn nợ, tính nợ quá hạn.
Công việc đầu tiên mà Cán bộ Tín dụng phải thực hiện là duyệt hợp đồng. Mỗi hợp đồng vay
sau khi duyệt phải được lưu trữ lại để theo dõi.
Trong các hợp đồng lớn ( có số tiền vay lớn ), thường được chia thành nhiều tài khoản khác
nhau, mỗi tài khoản có thể cho vay theo thời gian khác nhau nhưng phải nằm trong thời hạn của
hợp đồng. Mỗi tài khoản vay gồm một khoản tiền nhất định, tổng số tiền vay của tất cả các tài
khoản của một hợp đồng chính bằng số tiền ghi trên hợp đồng. Chẳng hạn một hợp đồng cho vay
trị giá 5 tỷ đồng, thời hạn vay là 2 năm, được chia làm 3 tài khoản, một tài khoản trị giá 1 tỷ đồng
và hai tài khoản trị giá 2 tỷ đồng. Khách hàng có thể vay theo từng tài khoản khác nhau vào những
thời gian khác nhau, tuy nhiên thời gian vay và trả nợ phải hoàn thành trong thời hạn là hai năm.

Cán bộ Tín dụng tiến hành cho vay theo từng tài khoản, mỗi tài khoản phải ghi rõ ngày cho
vay và ngày bắt đầu tính lãi. Khách hàng sẽ chuyển tài khoản đó xuống phòng kế toán và nhận
tiền.
Để tính toán lãi vay cần phải xác định theo từng tài khoản bởi vì thời gian cho vay của các tài
khoản là khác nhau. Cho nên khi tính toán lãi vay ta cần phải tính hàng tháng cho mỗi tài khoản.
Mỗi tài khoản trong một tháng sẽ sinh ra một khoản lãi khác nhau, khách hàng sẽ trả lãi theo từng
tài khoản này.
Tại VietComBank lãi suất được quy định chung cho từng loại: đối với tiền VND hay ngoại tệ
thì có các mức lãi suất khác nhau, đối với vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn lại có những mức lãi
riêng. Để tính được lãi suất trong từng tháng đối với từng hợp đồng thì người ta chuyển lãi suất đó
sang lãi suất theo ngày rồi mới tính toán. Thông thường mức lãi suất được quy định khi cho vay
như sau : Đối với VND thì ghi lãi suất theo năm còn ngoại tệ thì ghi lãi theo tháng cho nên lãi suất
theo ngày sẽ là :
Lãi suất ngày = lãi suất năm/365
Lãi suất ngày = lãi suất tháng/30

Trên mỗi hợp đồng có ghi lãi suất chiết khấu đó là mức lãi suất mà khách hàng được hưởng.
Do vậy lãi suất thực tế bằng lãi suất quy định trừ đi lãi suất chiết khấu : LS thực tính = LS quy
định – LS chiết khấu:
Công việc tiếp theo của quá trình là thu nợ và thu lãi. Đến kỳ thanh toán lãi khách hàng phải
thanh toán số tiền lãi của hợp đồng tính đến thời điểm đó. Nếu có nhiều tài khoản thì khách hàng
phải thanh toán cho từng tài khoản. Tần suất trả nợ và trả lãi của khách hàng được ghi trên hợp
đồng. Đến ngày phải trả ( ngày đáo hạn ) khách hàng sẽ trả tiền cho Ngân hàng số tiền này sẽ được
trừ vào số dư nợ của khách hàng tính đến thời điểm đó, thông thường khách hàng trả nợ cho Ngân
hàng nhiều lần, mỗi lần phải trả một lượng tiền nào đó.
Hàng tháng phải tính dư nợ cho từng khách hàng và lập các báo cáo dư nợ để theo dõi tình
hình dư nợ của khách hàng và trình lên Giám đốc. Việc tính dư nợ được tính như sau :
Dư nợ cuối kỳ = Dư nợ đầu kỳ + Doanh số cho vay - Doanh số thu nợ
Đối với khách hàng do một lý do nào đó chưa trả nợ đúng thời hạn được thì trình hồ sơ xin gia
hạn nợ, cán bộ tín dụng xem xét hồ sơ và quyết định gia hạn nợ thêm một khoảng thời gian nhất

định. Mức lãi suất của các khoản nợ được gia hạn vẫn giữ nguyên như ban đầu, chỉ có thời gian trả
nợ được cộng thêm vào do vậy hợp đồng sẽ thời hạn mới.
Cuối mỗi tháng phải xác định các khoản nợ quá hạn để có biện pháp xử lý. Đây là các khoản
nợ đã đến hạn nhưng khách hàng vẫn chưa trả mà cũng không gia thêm hạn.
Đối với bài toán này yêu cầu là phải thực hiện được các hoạt động tín dụng cho vay, quản lý
và theo dõi tình hình vay, trả nợ, dư nợ, cũng nư việc gia hạn nợ của khách hàng.
2. Các yêu cầu của phần mềm
Để nâng cao chất lượng của hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội cần phải
dựng được một phần mềm có các chức năng thực hiện các công việc như sau :
• Sau khi có hợp đồng cho vay ký với khách hàng, nó cho phép ta cập nhật và lưu trữ hợp
đồng vay.
• Tạo ra các tài khoản vay ( trong mỗi hợp đồng có thể có nhiều tài khoản vay, các tài khoản
này được giải ngân vào thời gian khác nhau ), tiến hành cho vay theo từng tài khoản.
Các tài khoản vay được tạo ra theo nguyên tắc sau : Số tài khoản có độ dài là 13 chữ số, 3 số
đầu tiên ghi tên mã số chi nhánh. Số tiếp theo nếu vay ngắn hạn thì ghi số 7, vay dài hạn và trung
hạn thì ghi số 8. Hai số tiếp theo ghi mã số ( bằng số ) của đồng tiền. 7 số sau là các số ta tự nhập
vào.
Ví dụ : - Vay ngắn hạn
TK1 002 7 00 00121851
TK2 002 7 37 00003451
Trong đó 002 là mã số chi nhánh ngân hàng ngoại thương Hà Nội, 7 là cho vay ngắn hạn, 00
mã VND còn 37 là mã USD, các chữ số sau cùng là do ta nhập vào.
- Vay trung và dài hạn
TK1 002 8 00 00123442
TK2 002 8 37 00012342
Cũng tương tự như hai tài khoản phía trên, hai tài khoản này chỉ khác ở chữ số 8 vì cho vay là
trung và dài hạn.
• Tiến hành tính lãi vay đối với các khoản vay của khách hàng
• Thu nợ và thu lãi
• Tính dư nợ

• Gia hạn nợ đối với những khách hàng có yêu cầu đã được chấp thuận
• Xác định các khoản nợ quá hạn
• Lập các báo cáo : Báo cáo tín dụng theo tháng, theo năm, báo cáo tín dụng theo thành phần
kinh tế, theo cơ cấu cho vay, theo thời hạn vay, báo cáo nợ quá hạn
• Vì hệ thống được ứng dụng trong môi trường nhiều người dùng mà hoạt động của ngân hàng
luôn phải đảm bảo an toàn và bí mật cao nên cần phải thực hiện quản trị đối với người dùng.
• Để đảm bảo an toàn dữ liệu của ngân hàng, phần mềm cho phép Backup dữ liệu ra các ứng
dụng khác để lưu trữ và Input dữ liệu từ ứng dụng khác vào khi cần thiết.
Phần mềm giúp cho cán bộ tín dụng có thể theo dõi tình hình vay nợ , trả nợ, dư nợ của từng
khách hàng
Các mẫu báo cáo tín dụng được sử dụng :
Báo cáo tình hình cho vay: Cho vay VND và Ngoại tệ là giống nhau, chỉ khác ở đơn vị tính
Mẫu 1. Báo cáo tình hình cho vay
Mẫu 2. Báo cáo cho vay, thu nợ , dư nợ theo thành phần kinh tế
NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM
Chi nhánh : Hà Nội
BÁO CÁO TÌNH HÌNH CHO VAY VND
( Tháng 10 năm 2002 )
Đơn vị : triệu đồng
STT Mã CIF Khách h ngà SỐ HỢP ĐỒNG Số tiền vay
001 0000084 Xí nghiệp kim Hà Nội 0145/NHNT.HN 2.345
002 0001420 Công ty giày da Hà Nội
HALEXIN HN
0102/NHNT.HN 1.750
003 0002314 Công ty thiết bị MACHINCO
– 1
1121/NHNT.HN 350
004 0020215 Công ty Lâm Đặc Sản 0132/NHNT.HN 700
Ngày / /
NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

Chi nhánh : Hà Nội
DOANH SỐ CHO VAY VÀ THU NỢ, DƯ NỢ THEO THÀNH PHẦN KT
Năm 2002
Đơn vị : Triệu đồng
Th nh phà ần kinh tế
Cho vay ngắn hạn Chovay trung v d i hà à ạn
Cho vay
Thu nợ Dư nợ
Cho vay
Thu nợ Dư nợ
A/ Cho vay VND
01/ Nông nghiệp v Lân nghià ệp
02/ Thuỷ sản
03/ Công nghiệp v khai thác à
mỏ
04/ Công nghiệp chế biến
…..
B/ Cho vay ngoại tệ quy VND
01/ Nông nghiệp v Lân nghià ệp
02/ Thuỷ sản
03/ Công nghiệp v khai thác à
mỏ
04/ Công nghiệp chế biến
…..
Tổng cộng
Ng y : / /à
II- PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ
THEO DÕI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG
T
à

i

l
i
ệ
u
1. Phân tích, thiết kế chi tiết
1.1 Quá trình thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin được tiến hành tại phòng tin học và phòng tín dụng của ngân hàng
ngoại thương Hà Nội.
Các phương pháp thu thập thông tin được sử dụng trong quá trình thực hiện bao gồm : phỏng
vấn, quan sát, thu thập tài liệu. Kết quả của quá trình này là các sơ đồ mô hình hoá hệ thống thông
tin của hoạt động cho vay tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội.
Những người được phỏng vấn là các cán bộ của phòng tín dụng và phòng tin học
Các tài liệu được sử dụng là : Các quy trình nghiệp vụ sử dụng tại ngân hàng ngoại thương Hà
Nội, các báo cáo tín dụng của ngân hàng các năm 1999, 2000, 2001, 2002, trên trang WEB của
ngân hàng ngoại thương Việt Nam, các bài báo và tạp chí.
1.2 Sơ đồ luồng thông tin
Các ký pháp được sử dụng để biểu diễn sơ đồ luồng thông tin


Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn
Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá
Dòng thông tin Điều khiển
Luồng thông tin của quá trình cập nhật hợp đồng và tạo tài khoản vay cho khách hàng.
H
ợ
p

đ
ồ
n
g
Duyệt
H
ợ
p

đ
ồ
n
g

đ
ã

d
u
y
ệ
t
Cập nhật HĐ
Hợp đồng
Tài khoản
H
ợ
p

đ

ồ
n
g
đ
ã

n
h
ậ
p
T
à
i

k
h
o
ả
n

v
a
y
H
ợ
p

đ
ồ
n

g

đ
ư
ợ
c

d
u
y
ệ
t
Thời điểm Ngân hàng Cán bộ tín dụng Khách hàng
Sau khi thẩm
định dư án và
ký kết hợp đồng
Sau khi duyệt
hợp đồng
Sau khi tạo
được tài khoản
vay
Tạo tài khoản
Tiền lãi
Lập báo cáo cho vay
B
á
o

c
á

o

c
h
o

v
a
y
Sơ đồ luồng thông tin của quá trình cho vay
Thời điểm
Ngân hàng
Cán bộ tín dụng Khách hàng
Đã có tài khoản
vay
Sau khi cho vay
T
i
ề
n

l
ã
i
Giấy yêu cầu thu lãi
P
h
i
ế
u

t
h
a
n
h

t
o
á
n
In phiếu thanh toán
T
i
ề
n

t
r
ả

g
ố
c
T
i
ề
n

g

ố
c

p
h
ả
i

t
r
ả
Dư nợ
Lập báo cáo dư nợ
Sơ đồ IFD của quá trình thu lãi, thu nợ :
Thời điểm Khách hàng Cán bộ Tín dụng Ngân hàng
Đến hạn trả lãi
Đến hạn trả gốc
Cuối mỗi tháng
Tính dư nợ
Y
ê
u

c
ầ
u

g
i
a

h
ạ
n

n
ợ
Duyệt yêu cầu
Y
ê
u

c
ầ
u

đ
ư
ợ
c

d
u
y
ệ
t
Tiến hành gia hạn nợ
Khoản nợ được gia hạn
N
ợ

đ
ư
ợ
c

r
a

h
ạ
n
Lập báo cáo gia hạn nợ
Y
ê
u

c
ầ
u

đ
ư
ợ
c

d
u
y
ệ

t
B
á
o

c
á
o

g
i
a

h
ạ
n

n
ợ
Sơ đồ IFD của quá trình ra hạn nợ :
Thời điểm Khách hàng Cán bộ tín dụng Ngân hàng
Khi có khách
hàng yêu cầu
gia hạn nợ
Sau khi được ra
hạn nợ
Cập nhật các khoản nợ này
Nợ quá hạn
N
ợ

q
u
á

h
ạ
n
Lập báo cáo nợ quá hạn
áp dụng lãi suất quá hạn
K
h
o
ả
n

n
ợ

m
ớ
i
Sơ đồ IFD của quá trình xác định các khoản nợ quá hạn
Thời điểm Khách hàng Cán bộ tín dụng Ngân hàng
Khi xuất hiện
các khoản nợ đã
hết hạn trả mà
vẫn chưa được
thanh toán
Nợ quá hạn đã

được xác định
Cán bộ tín dụng
Khách hàng
Giám đốc
Nhân viên kế toán
Quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay của ngân hàng
Các yêu cầuCho vay
Thông tin phản hồi
1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống :
Sơ đồ khung cảnh của hệ thống hay sơ đồ mức 0 :
Hợp đồng
Báo cáo tín dụng

Các thông tin,
Các yêu cầu …
Các khoản trả
Các yêu cầu
Các khoản vay
Trong sơ đồ nàymặc dù có đề cập đến hoạt động kế toán tuy nhiên hệ thống chỉ coi nhân viên
kế toán là đối tượng chịu tác động của hệ thống thông tin trên. Các hoạt động kế không được sử
trong quá trình quản lý các hoạt động tín dụng cho vay của ngân hàng. Trong sơ đồ trên, ta đã lờ đi
các cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Trên đây là sơ đồ DFD ở mức 0, từ sơ đồ khung cảnh của hệ thống như vậy ta lại phải phân rã nó
ra thành sơ đồ ở mức thấp hơn đó là sơ đồ mức 1.
Hợp đồngđã duyệt
Tiền sau khi cho vay
Khách hàng
Cán bộ tín dụng
1.0Duyệt hợp đồng
2.0Tạo tài khoản vay

3.0Cho vay4.0Tính lãi vay
5.0Thu lãi và thu nợ
6.0Tính dư nợ, nợ quá hạn, gia hạn nợ
7.0Lập các báo cáo TD
Giám đốc
Các khoản sau khi thu
Lãi vay
Các khoản nợ đã tính
Sơ đồ DFD đã được phân rã ở mức 1.
D1 : Cán bộ TD
Hợp đồng
D2 : Hợp đồng D3 : Tài khoản vay
Tài khoản
D4 : Cơ cấu vay đã tạo


D5 : Dư nợ
Tiền vay
D6 : Nợ quá hạn
Tiền nợ và tiền lã đã thu
Các báo cáo
Cán bộ tín dụng
6.1Tính dư nợ
6.2Gia hạn nợ
6.3Tính nợ quá hạn
Nợ và lãi đã thu Dư nợ đã tính
Dư nợ
Cán bộ tín dụng
Tại xử lý thứ 6 của quá trình ta có thể phân rã tiếp ra như sau:

Dư nợ

Nợ được ra hạn
Nợ quá hạn

Nợ quá hạn

Mã CIFMã số tín dụngTên khách hàngĐịa chỉ khách hàngĐiện thoại FaxLĩnh vực hoạt độngLoại khách hàngMã ngành kinh tếMã loại doanh nghiệpSố tài khoảnNơi mở TK
Mã ngành kinh tếTên ngành kinh tếDiễn giải
Mã Loại doanh nghiệpLoại doanh nghiệp
2. Thiết kế logic
2.1. Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra
Các thông tin thu thập được từ các đầu ra :
• Các thông tin về khách hàng
Các thông tin này được thu thập từ các báo cáo tín dụng của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội,
chúng bao gồm các thông tin sau
- Mã Cif ( Customers Information File )
- Mã số tín dụng ( Mỗi khách hàng đều có một mã số tín dụng )
- Tên khách hàng
- Mã ngành kinh tế ( R )
- Tên ngành kinh tế ( R )
- Lĩnh vực hoạt động
- Địa chỉ khách hàng
- Điện thoại giao dịch
- Số Fax
- Loại khách hàng ( Khách hàng truyền thống hay không truyền thống )
- Mã loại hình doanh nghiệp ( R )
- Loại hình doanh nghiệp ( R )
- Số tài khoản
- Nơi mở tài khoản

Trong các thuộc tính về doanh nghiệp ở trên ta có các thuộc tính được đánh dấu ( R ) là các
thuộc tính lặp, không có các thuộc tính thứ sinh. Tiến hành chuẩn hoá ta thu được các tệp với các
thuộc tính như sau
Tệp KHACHHANG Tệp NGANHKT ( ngành kinh tế )

Tệp LOAIDN ( Loại doanh nghiệp )