Quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường đại học sư phạm tp hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH

Nguyễn Thị Lan Anh

QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Thành phố Hồ Chí Minh – 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH

Nguyễn Thị Lan Anh
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Mã ngành: 60 14 01 14

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. HỒ VĂN LIÊN

Thành phố Hồ Chí Minh – 2015

Lời cam đoan
Tôi xin cam đoan phần nghiên cứu và thực hiện luận văn là do
chính tơi thực hiện, khơng sao chép từ cơng trình nghiên cứu nào. Nếu sai
tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.


Lời cảm ơn
Để hồn thành luận văn này, tơi đã nhận được hoàn thành với sự
giúp đỡ rất nhiều từ Quý Thầy Cô, các bạn học viên lớp Cao học QLGD
K24, Trường ĐHSP Tp.Hồ Chí Minh và bạn bè, người thân.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến:
TS. Hồ Văn Liên - người hướng dẫn khoa học đã ln tận tình
hướng dẫn, động viên, khích lệ tơi trong suốt q trình thực hiện đề tài.
Q thầy cơ giảng dạy, hướng dẫn học tập cho lớp cao học Quản Lý
Giáo Dục K24 đã giảng dạy cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu cho
đề tài này.
Ban chủ nhiệm và Giảng viên các Khoa trong trường, đặc biệt là các
Thầy Cơ chun viên của phịng Tổ chức – Hành chính cùng các bạn sinh
viên đã tận tình hỗ trợ, tạo điều kiện để tơi nghiên cứu và hồn thành luận
văn.
Cảm ơn gia đình, anh chị, bạn bè đã động viên và hỗ trợ tôi trong
thời gian học tập cũng như khi thực hiện luận văn này.
Tp. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2015
Người làm luận văn

Nguyễn Thị Lan Anh


MỤC LỤC
Trang phụ bìa

Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các hình vẽ, đồ thị
MỞ ĐẦU

Trang

1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................... 3
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu........................................................... 3
4. Giả thuyết khoa học .................................................................................... 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 4
6. Phương pháp luận nghiên cứu ................................................................... 4
7. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu ................................................................ 6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ 7
1.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................. 7
1.2. Các khái niệm cơ bản ....................................................................... 10
1.2.1. Công tác văn thư, lưu trữ.............................................................. 10
1.2.2. Quản lý ......................................................................................... 12
1.2.3. Quản lý giáo dục........................................................................... 14
1.2.4. Quản lý trường học....................................................................... 15
1.2.5. Quản lý công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường...................... 16
1.3. Công tác văn thư lưu trữ ở trường đại học .................................... 16
1.3.1. Vị trí, vai trị của công tác văn thư, lưu trữ .................................. 16


1.3.2. Những yêu cầu đối với công tác văn thư lưu trữ.......................... 18

1.4. Quản lý công tác văn thư lưu trữ .................................................... 20
1.4.1. Chủ thể, khách thể và đối tượng quản lý công tác văn thư lưu trữ ở
trường đại học ........................................................................................... 20
1.4.2. Mục tiêu quản lý công tác văn thư lưu trữ ở trường đại học ....... 23
1.4.3. Nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ ở trường đại học ....... 23
1.4.4. Các nguyên tắc và phương pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ31
1.4.5. Các chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ .......................... 33
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý công tác văn thư lưu trữ ....... 36
1.5.1. Cơ chế quản lý công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường .......... 36
1.5.2. Năng lực và phẩm chất của cán bộ quản lý và những người làm công
tác văn thư lưu trữ ..................................................................................... 37
1.5.3. Cơ sở vật chất, điều kiện phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ .. 37
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH ........... 40
2.1. Khái quát về trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh ............ 40
2.2. Mơ tả mẫu khảo sát .......................................................................... 43
2.3. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp.
Hồ Chí Minh ............................................................................................... 45
2.4. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư
phạm Tp. Hồ Chí Minh ............................................................................. 50
2.4.1. Thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ
50
2.4.2. Thực trạng thực hiện các chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ
60
2.4.3. Những khó khăn và thuận lợi trong việc quản lý công tác văn thư lưu
trữ tại trường đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh .................................... 64
2.5. Đánh giá thực trạng .......................................................................... 66
2.5.1. Ưu điểm ........................................................................................ 66

2.5.2. Hạn chế ......................................................................................... 67
2.5.3. Nguyên nhân thực trạng ............................................................... 67
Chương 3. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH ..................... 71
3.1. Cơ sở đề xuất biện pháp ................................................................... 71
3.1.1. Cơ sở lý luận................................................................................. 71
3.1.2. Cơ sở thực tiễn ............................................................................. 71
3.2. Nguyên tắc đề xuất các biện pháp ................................................... 71
3.2.1. Nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống – cấu trúc .............................. 71
3.2.2. Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học .............................................. 72
3.2.3. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi và hiệu quả .............................. 72
3.3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu
trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh................................. 72
3.3.1. Biện pháp tác động vào nhận thức ............................................... 72
3.3.2. Biện pháp phát triển đội ngũ nhân sự........................................... 73
3.3.3. Biện pháp hoàn thiện các chức năng quản lý ............................... 74
3.3.4. Biện pháp pháp tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện, công
nghệ thông tin............................................................................................ 75
3.3.5. Biện pháp tăng cường sự phối hợp trong công tác văn thư lưu trữ76
3.4. Kết quả khảo sát tính khả thi và tính cần thiết của các biện pháp77
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Viết đầy đủ

Viết tắt

Cán bộ quản lý

CBQL

Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

ĐHSP TP.HCM

Điểm trung bình

ĐTB

Giảng viên

GV

Sinh viên

SV

Văn thư Lưu trữ

VTLT


DANH MỤC CÁC BẢNG
STT

Tên bảng

Trang

Bảng 2.1.

Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng khảo sát là
CBQL, GV và Trợ lý giáo vụ )

42

Bảng 2.2.

Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng chuyên viên)

42

Bảng 2.3.

Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng sinh viên)

42

Bảng 2.4.

Các yêu cầu trong công tác VTLT

47

Bảng 2.5.

Đánh giá chung về công tác VTLT

48

Bảng 2.6.

Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các nội
dung quản lý công tác văn thư

49

Bảng 2.7.

Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các nội
dung quản lý công tác lưu trữ

52

Bảng 2.8.

Kết quả khảo sát thực trạng quản lý đội ngũ
nhân viên làm công tác văn thư

53

Bảng 2.9.

Kết quả khảo sát thực trạng quản lý các điều
kiện, phương tiện phục vụ công tác văn thư
lưu trữ

55

Bảng 2.10.

Kết quả khảo sát thực trạng quản lý các điều
kiện, phương tiện phục vụ công tác văn thư
lưu trữ (đối với SV)

57

Bảng 2.11.

Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các
nguyên tắc và phương pháp quản lý công tác
văn thư lưu trữ

58

Bảng 2.12.

Kết quả khảo sát thực trạng thực hiện các
chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ

59

Bảng 2.13

Kết quả khảo sát khó khăn và thuận lợi

63

Bảng 3.1

Kết quả khảo sát tính cần thiết và tính khả thi
của các biện pháp

76


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ
STT

Tên bảng

Trang

Hình 1.1.

Sơ đồ khái niệm quản lý

13

Hình 1.2.

Sơ đồ quản lý xây dựng và ban hành văn
bản

23

Hình 1.3.

Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào một
số khâu của cơng tác văn thư lưu trữ

31

Hình 1.4.

Lập kế hoạch công tác VTLT

34

Biểu đồ 2.1.

Kết quả khảo sát về tầm quan trọng của
công tác văn thư lưu trữ

44

Biểu đồ 2.2.

Kết quả khảo sát về Mức độ quan tâm
đến công tác VTLT

45

Biểu đồ 2.3.

Kết quả khảo sát ý kiến về mức độ cần
thiết tìm hiểu về hoạt động VTLT

46

Biểu đồ 2.4.

Đánh giá chung của SV về công tác
VTLT

48

Biểu đồ 2.5

Kết quả khảo sát nội dung đóng góp ý
kiến

65

Biểu đồ 3.1

Tính cần thiết của biện pháp tăng cường
đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện, công
nghệ thông tin

81

Biểu đồ 3.2

Tính khả thi của biện pháp tăng cường
đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện, công
nghệ thông tin

81


1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ là một nội dung quan trọng và được thực hiện
xuyên suốt trong hoạt động quản lý ở mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà
nước. Ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc
biệt quan tâm đến công tác này, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất
nước. Khởi đầu là Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về cơng tác cơng văn
giấy tờ do đồng chí Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời
nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký, trong đó Người đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ
có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Bộ Giáo dục và Đào tạo
cũng đã ra Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 ban
hành quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư tại cơ quan Bộ Giáo dục – Đào
tạo đã cho thấy tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong quá trình xây
dựng đất nước cũng như trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo.
Trong quản lý giáo dục mà cụ thể là quản lý trường học, công tác văn thư
lưu trữ là một nội dung không thể thiếu, chiếm phần lớn nội dung hoạt động của
cơng tác hành chính văn phịng; có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của nhà
trường và là mắt xích quan trọng trong bộ máy quản lý. Cơng tác văn thư, lưu
trữ cịn đảm bảo thông tin trong quản lý bằng các văn bản phục vụ kịp thời cho
việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng
và hiệu quả hoạt động của nhà trường. Trong giai đoạn hiện nay, khi xã hội đặt
ra cho các trường đại học nói chung và đại học sư phạm nói riêng những yêu cầu
ngày càng cao cả về số lượng lẫn chất lượng thì cơng tác văn thư cũng gánh vác

nhiều trách nhiệm và công việc hơn.
Trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh là một trong hai trường đại
học sư phạm trọng điểm của cả nước, có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ


2

giáo viên phục vụ cho sự nghiệp giáo dục của tồn khu vực phía Nam. Trường
đã đóng góp một phần rất lớn và quan trọng vào sự nghiệp giáo dục của đất
nước, đào tạo đội ngũ cán bộ, giáo viên đáp ứng yêu cầu của cả xã hội. Hàng
năm, có hàng ngàn thí sinh trúng tuyển vào học tại trường Đại học Sư phạm Tp.
Hồ Chí Minh và cũng có hàng ngàn sinh viên tốt nghiệp từ trường, bên cạnh đó,
tất cả các cán bộ-giảng viên-cơng nhân viên và sinh viên tham gia giảng dạy,
học tập, làm việc tại trường đều liên quan đến tài liệu lưu trữ. Khối tài liệu này
là sản phẩm ghi lại và phản ánh mọi hoạt động của nhà trường trong công tác
giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, giảng viên, sinh viên,
cơng tác tài chính, xây dựng cơ bản và các lĩnh vực khác của nhà trường…
Chính vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị “huyết mạch” trong hoạt động
của nhà trường và những người làm công tác này phải là người thực sự nghiêm
túc và có tinh thần trách nhiệm cao cũng như sự quan tâm của cả tập thể nhà
trường. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác này chưa được sự quan tâm và đầu tư
đúng với vị trí, vai trị của nó. Khơng ít người cho rằng công tác này chỉ là công
việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có
những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Hơn nữa, qua quá trình tìm hiểu
cho thấy chưa có cơng trình nghiên cứu nào về việc quản lý công tác văn thư lưu
trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh để góp phần hồn thiện cơng
tác này.
Trong những năm gần đây ở nước ta, cải cách hành chính đang là định
hướng của cơng tác hành chính văn phịng, trong đó có cơng tác văn thư lưu trữ.
Nhà nước đang có những biện pháp thay đổi phương pháp tổ chức quản lý, hạn

chế những rắc rối tồn tại trong quản lý hành chính thời gian qua. Bên cạnh đó,
các trường học đặc biệt là các trường đại học ngày càng nhận được nhiều sự
quan tâm của Bộ Giáo dục – Đào tạo và các ban ngành có liên quan trong việc
đổi mới giáo dục.


3

Bản thân tác giả trong quá trình học tập và thực tập tại các trường đã được
trực tiếp tham gia công tác văn thư lưu trữ cùng với việc tự tìm hiểu và tham gia
một số khóa học về nghiệp vụ thư ký, quản trị văn phịng vì vậy tơi rất mong
muốn được nghiên cứu sâu hơn về công tác văn thư lưu trữ dưới góc độ quản lý
giáo dục.
Từ những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Quản lý công tác văn thư
lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn thạc
sĩ.
2. Mục đích nghiên cứu
Xác định thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học
Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh, trên cơ sở đó người nghiên cứu đề xuất một số biện
pháp góp phần quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp.
Hồ Chí Minh hiệu quả hơn.
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu
3.1.

Khách thể nghiên cứu

Cơng tác quản lý hành chính – văn phịng ở trường Đại học.
3.2.

Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm
Tp. Hồ Chí Minh.
4. Giả thuyết khoa học
Việc quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ
Chí Minh đã đạt được kết quả khá tốt trong thời gian qua về mặt thực hiện các
chức năng quản lý. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại một số hạn chế về
hiệu quả thực hiện các nội dung quản lý và các phương pháp quản lý. Nguyên
nhân có thể do chất lượng của đội ngũ nhân viên, điều kiện phương tiện phục vụ
công tác văn thư lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu và thiếu sự quan tâm của tập thể


4

nhà trường. Nếu đề xuất các biện pháp mang tính khả thi và mang tính thực tiễn
thì sẽ khắc phục được các hạn chế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác
văn thư lưu trữ tại trường.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
-

Phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý công tác văn thư

lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh.
-

Khảo sát thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại

học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh.
-

Đề xuất một số biện pháp nhằm quản lý công tác văn thư lưu trữ tại

trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh đạt hiệu quả tốt hơn.
6. Phương pháp luận nghiên cứu
6.1.

Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu

6.1.1. Quan điểm hệ thống – cấu trúc:
Việc tiếp cận quan điểm này giúp người nghiên cứu tìm hiểu được mối
liên hệ chặt chẽ giữa quản lý công tác văn thư lưu trữ với các nội dung quản lý
khác của nhà trường từ đó giúp người nghiên cứu tìm hiểu chính xác hơn thực
trạng của vấn đề nghiên cứu.
Tiếp cận quan điểm này, người nghiên cứu xem quản lý công tác văn thư
lưu trữ như là một hệ thống được hợp thành bởi các yếu tố: chủ thể quản lý, đối
tượng quản lý, mục tiêu quản lý, chức năng quản lý, nội dung quản lý, phương
pháp quản lý, công cụ quản lý và kết quả quản lý. Người nghiên cứu cần xem
xét đầy đủ các yếu tố trên cũng như mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau để có
thể nghiên cứu đề tài một cách đầy đủ và hệ thống.
6.1.2. Quan điểm lịch sử - logic:
Tiếp cận quan điểm này sẽ giúp người nghiên cứu xác định được lịch sử
nghiên cứu vấn đề, sự vận động và phát triển của việc quản lý công tác văn thư
lưu trữ trong phạm vi khơng gian, thời gian, điều kiện hồn cảnh cụ thể, nhằm


5

điều tra thu thập số liệu chính xác, đúng với mục đích nghiên cứu đề tài, trình
bày cơng trình nghiên cứu theo một trình tự logic.
6.1.3. Quan điểm thực tiễn:

Vấn đề nghiên cứu được xuất phát từ việc giải quyết các vấn đề cách quản
lý văn thư lưu trữ chưa thực sự mang tính hệ thống và khoa học trong quản lý
hành chính văn phịng nói chung và quản lý văn thư lưu trữ tại trường Đại học
Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh.
Các phương pháp nghiên cứu

6.2.

6.2.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lí luận:
-

Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Người nghiên cứu

phân tích và tổng hợp các lý thuyết về công tác văn thư lưu trữ và quản lý
công tác văn thư lưu trữ làm cơ sở lý luận cho đề tài.
-

Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết: Người nghiên

cứu phân loại những tài liệu có liên quan đến đề tàivà tiến hành hệ thống hóa
những tài liệu đó để viết lịch sử nghiên cứu của đề tài.
6.2.2. Phương pháp điều tra viết:
Sử dụng các phiếu thăm dò ý kiến với các Cán bộ quản lý, giảng viên và
sinh viên về thực trạng quản lý văn thư lưu trữ tại trường Đại học Sư phạm Tp.
Hồ Chí Minh.
Các phương pháp bổ trợ: phỏng vấn: tiến hành phỏng vấn một số cán bộ,
giảng viên và sinh viên nhằm thu thập ý kiến về quản lý văn thư lưu trữ tại
trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh.
6.2.3. Phương pháp quan sát
Tiến hành quan sát các hoạt động của các nhân viên trong việc thực hiện

công tác văn thư lưu trữ và của các Cán bộ quản lý trong việc quản lý quy trình,
tư liệu, nội dung lưu trữ nhằm thu thập thông tin về thực trạng quản lý công tác
này.


6

6.2.4. Phương pháp thống kê
Số liệu được nhập vào máy tính bằng phần mềm xử lí thống kê SPSS for
Windows, tiến hành xử lí những số liệu cần thiết.
7. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung khảo sát thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại
trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh trên hai phương diện chức năng và
nội dung quản lý cũng như nguyên nhân của thực trạng trong giai đoạn hiện nay.
Về đối tượng khảo sát: khảo sát ý kiến của các cán bộ quản lý, nhân viên,
các giảng viên và sinh viên trường Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh.


7

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ
1.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Từ thời đại Hùng Vương dựng nước đến nay, lịch sử nước ta đã có hàng
nghìn năm phát triển. Trải qua 100 năm Bắc thuộc và chống Bắc thuộc, trong
một khoảng thời gian khá dài, chính quyền nhà nước của người Việt cũng như
chính quyền do phong kiến đơ hộ phương Bắc lập nên đều sử dụng văn bản để
làm phương tiện quản lý mọi mặt của đời sống xã hội. Từ đó, việc lưu trữ văn
bản, giấy tờ đã được đặt ra. Thời phong kiến, văn thư-lưu trữ được đặc biệt chú
trọng và có những quy định pháp luật quan trọng về lưu trữ, bảo quản tài liệu.

Các bộ sử đồ sộ gồm nhiều tập với hàng nghìn trang và có giá trị nghiên cứu cao
như: Đại Nam thực lục tiền biên, Đại Nam thực lục chính biên, Minh Mạng
chính quốc, Khâm định Việt sử thông giám cương mục, Khâm định Đại Nam
Hội điển sự lệ… được Quốc sử quán triều Nguyễn biên soạn từ nhiều văn bản
gốc do lưu trữ của các tào, sở thuộc Nội các cung cấp. Giai đoạn này công tác
văn thư-lưu trữ tuy được quan tâm nhưng việc quản lý, chỉ đạo trong phạm vi
toàn quốc vẫn cịn nhiều thiếu sót.
Sang giai đoạn hiện đại, công tác văn thư lưu trữ được một số nhà nghiên
cứu quan tâm nghiên cứu và có những kết quả rất đáng quan tâm. Trước hết phải
kể đến tác giả Phan Đình Quyền với cơng trình nghiên cứu “Văn bản quản lý
nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam” được nhà
xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 1992. Cơng trình này đã tập
trung nghiên cứu những vấn đề như các chủ trương, quy định và biện pháp về
những vấn đề liên quan đến văn bản quản lý nhà nước nói riêng, cơng tác cơng
văn giấy tờ nói chung của các triều đại phong kiến Việt Nam từ đầu thế kỷ thứ X
đến cuối thế kỷ XIX, chức năng và đặc điểm của các loại văn bản quản lý nhà
nước, sổ sách, giấy tờ hành chính đã được các vương triều sử dụng; những quy


8

định về công tác công văn giấy tờ của các triều đại phong kiến… Từ việc nghiên
cứu các vấn đề trên tác giả đã rút ra một số nhận xét và bài học kinh nghiệm
nhằm tổ chức tốt công tác công văn, giấy tờ phục vụ cho hoạt động quản lý của
các cơ quan và cải cách hành chính nhà nước hiện nay.
Các tác giả khác cũng có một số nghiên cứu có liên quan đến cơng tác này
như: Tác giả Vũ Thị Phụng có luận án Tiến sĩ vào năm 1999 với đề tài “Văn bản
quản lý nhà nước thời Nguyễn (1802 – 1884). Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – những
chặng đường phát triển” của tác giả Nguyễn Văn Thâm và Nghiêm Kỳ Hồng
cũng có một phần đề cập đến công tác văn thư lưu trữ trong những chặng đường

phát triển của lịch sử Việt Nam.
Trên tạp chí Văn thư lưu trữ cũng có nhiều bài viết của một số tác giả
nghiên cứu về một số mặt của công tác văn thư lưu trữ, có thể kể đến như: Thử
tìm hiểu vài nét về cơng văn giấy tờ của một vài triều đại phong kiến Việt Nam
của Nguyễn Xuân Nung trên tạp chí Lưu trữ hồ sơ số 4/1972; Một số loại văn
bản của nhà nước phong kiến Việt Nam (Nguyễn Xuân Nung, tạp chí Văn thư
lưu trữ số 1/1973); Vài nét về các kho lưu trữ và thư viện trong lịch sử phong
kiến Việt Nam của tác giả Nguyễn Thu Hồi trên tạp chí Văn thư lưu trữ số
11/2008…
Gần đây cũng có thêm nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài này, góp phần
mang lại nhiều cơng trình nghiên cứu mới cho công tác văn thư lưu trữ:
-

Năm 2005, tác giả Lê Văn In làm chủ nhiệm đề tài cấp thành phố:

“Chuẩn hóa việc ban hành văn bản QLNN của chính quyền xã, phường, thị
trấn tại Tp. Hồ Chí Minh”. Đề tài được nghiệm thu xếp loại “Xuất sắc” và
được sử dụng để biên soạn thành sách phục vụ cho việc đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ chính quyền cấp xã của Thành phố và nhiều địa phương khác ở phía
Nam.
-

Năm 2009, đề tài “Lịch sử lưu trữ của Chính quyền Việt Nam Cộng

hịa (1955- 1967)” do tác giả Nguyễn Văn Báu làm chủ nhiệm được nghiệm


9

thu và xếp đạt loại Khá. Đề tài này đã góp phần nghiên cứu sâu hơn, tồn

diện hơn về cơng tác lưu trữ của Việt Nam Cộng hịa nói riêng và lịch sử lưu
trữ Việt Nam nói chung, góp phần quan trọng để biên soạn cuốn sách Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia II - 35 năm trên đường phát triển (1976-2011), nhân
dịp kỷ niệm 35 năm thành lập Trung tâm này.
-

Tác giả Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm Tin học, Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước đã chủ nhiệm đề tài “Nghiên cứu chuẩn dữ liệu trong
việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả với tài liệu lưu trữ điện tử”
được thực hiện năm 2012.
Trường đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn trong thời gian gần đây đã
tổ chức hai hội thảo khoa học có liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ. Cụ thể
là:
-

Ngày 18/6/2004, tổ chức Hội thảo với chủ đề: “Những vấn đề của

khoa học lưu trữ ở các tỉnh phía Nam trong thời kỳ CNH, HĐH”. Hội thảo
có 18 báo cáo tham luận chính, thu hút được sự tham gia của nhiều cán bộ
quản lý và các nhà khoa học có uy tín trong ngành văn thư lưu trữ nước ta;
tập trung đánh giá những thành quả đã đạt được và nêu lên nhiều nhiệm vụ,
giải pháp quan trọng để giải quyết những vấn đề về công tác lưu trữ, lưu trữ
học và nhất là đào tạo nguồn nhân lực văn phòng, văn thư và lưu trữ.
-

Ngày 28/9/2007, tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề: “Cải cách

hành chính ở Việt Nam (1986-2006) - Nhìn từ góc độ lịch sử”. Hội thảo thu
hút được nhiều cán bộ đầu ngành, nhiều chuyên gia về cải cách hành chính ở

Trung ương và địa phương, tập trung cho 3 vấn đề chủ yếu như: Những vấn
đề chung về cải cách hành chính nhà nước, cơng cuộc cải cách hành chính
trong lịch sử Việt Nam và việc xây dựng những cơng cụ thuộc lĩnh vực văn
phịng, văn thư và lưu trữ phục vụ cải cách hành chính.


10

Dù có khá nhiều cơng trình nghiên cứu về cơng tác văn thư lưu trữ, nhưng
vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về quản lý công tác văn thư lưu trữ trong
trường đại học và ở Đại học Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh.
1.2. Các khái niệm cơ bản
1.2.1.

Cơng tác văn thư, lưu trữ

1.2.1.1. Công tác văn thư
Văn thư là từ gốc Hán được dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn
bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và văn bản do các cơ quan nhà nước
ban hành để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành công việc chung. Ngày nay
văn bản ngày càng được các cơ quan tổ chức dùng để ghi chép và truyền đạt
thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành. Việc thực hiện các khâu
xử lý văn bản được gọi chung là công tác văn thư, cơng tác này có thể định
nghĩa như sau:
Cơng tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức.[8; tr.14]
Cơng tác văn thư có một số đặc điểm:
-

Cơng tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: cơng tác này

đòi hỏi các cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành
các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ…bằng
phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thơng tin.
-

Cơng tác văn thư mang tính chính trị cao bởi những nội dung của

công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý – phục vụ cho
việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch, tổ chức
điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và
của từng cơ quan, tổ chức nói riêng.


11

-

Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ

quan, tổ chức: phần lớn các cán bộ, viên chức trong công việc của họ thường
xuyên làm những việc có liên quan đến văn bản, như vậy là họ làm một phần
việc của công tác văn thư.
-

Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt

động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội,

mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với
hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức.
1.2.1.2. Công tác Lưu trữ
Theo từ điển Tiếng Việt thì lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa tài
liệu để tra cứu, khai thác. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử được đưa vào kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích
phục vụ xã hội, phục vụ hoạt động của các đơn vị, cơ quan.
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất
cả các văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ, tài liệu
liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. Có thể hiểu công tác
lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có
giá trị được hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
Công tác lưu trữ bao gồm các khâu sau:
-

Phân loại tài liệu lưu trữ

-

Đánh giá tài liệu lưu trữ

-

Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

-

Thống kê tài liệu lưu trữ

-

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

-

Bảo quản tài liệu lưu trữ

-

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.


12

Trong các cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ mang nhiều ý nghĩa rất quan
trọng và có nhiều loại khác nhau tùy thuộc theo đặc trưng của tài liệu. Tài liệu
lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh
về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ
lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi
lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh
nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị
tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ.
Giữa cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ có mối liên hệ mật thiết với
nhau. Các tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư
đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cơng tác văn thư có nhiệm vụ
quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, là nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ. Do vậy, có thể
nói cơng tác văn thư là tiền đề cho công tác lưu trữ.

1.2.2.

Quản lý

Hoạt động quản lý đã được hình thành từ rất lâu và bắt nguồn từ sự phân
cơng lao động trong xã hội lồi người. K.Marx viết rằng “Bất cứ lao động xã hội
hay cộng đồng trực tiếp nào được thực hiện ở quy mô tương đối lớn đều cần đến
một chừng mực nhất định của sự quản lý”.
Có rất nhiều cách tiếp cận khi nghiên cứu về hoạt động quản lý do đó
cũng có rất nhiều khái niệm quản lý. Có thể liệt kê một số khái niệm về quản lý
như sau:
Theo K. Marx thì “quản lý là sự xác lập, sự tương hợp giữa các cơng việc
cá thể và hồn thành những chức năng chung xuất hiện trong sự vận động đối
với các bộ phận riêng lẽ của nó.”


13

Tác giả F.Taylor cho rằng: “Quản lý là biết được chính xác điều bạn
muốn người khác làm, và sau đó hiểu rằng họ đã hồn thành cơng việc một cách
tốt nhất và rẻ nhất”.
Còn Henri Fayol, tác giả người Pháp, người đặt nền móng cho lý luận tổ
chức cổ điển cho rằng: “Quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và
kiểm tra”. Khái niệm này xuất phát từ sự khái quát về các chức năng quản lý.
Một số nhà nghiên cứu Việt Nam như tác giả Trần Thị Tuyết Mai thì định
nghĩa: “Một cách khái quát, quản lý có thể được hiểu là hoạt động, là tác động
có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong một
tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được những mục đích của tổ
chức.”
Tác giả Trần Kiểm cũng có quan niệm rất rõ ràng về hoạt động quản lý,

ông cho rằng: “Quản lý là những tác động của chủ thể quản lý trong việc huy
động, phát huy, sử dụng, điều phối các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực)
trong và ngoài tổ chức (chủ yếu là nội lực) một cách tối ưu nhằm đạt mục đích
của tổ chức với hiệu quả cao nhất.” và “Quản lý được hiểu là việc bảo đảm hoạt
động của hệ thống trong sự biến đổi liên tục của hệ thống và môi trường, là
chuyển động của hệ thống đến trạng thái mới thích ứng với hồn cảnh mới”. [15]
Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu một cách khái quát: Quản lý là sự
tác động có định hướng , có chủ đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý
trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích đã đề
ra. Khái niệm Quản lý được minh họa bằng sơ đồ sau đây:
Chủ thể
quản lý

Khách thể
quản lý

Đối tượng
quản lý

Hình 1.1. Sơ đồ khái niệm quản lý [9; tr.38]

Mục tiêu
quản lý


14

Như vậy: “Hoạt động quản lý vừa có tính chất khách quan, vừa có tính
chất chủ quan, vừa có tính pháp luật nhà nước, vừa có tính chất xã hội rộng
rãi… chúng là những mặt đối lập trong một thể thống nhất”.

1.2.3.

Quản lý giáo dục

Tác giả Trần Kiểm đưa ra khái niệm quản lý giáo dục theo hai cấp độ là
quản lý vĩ mô (quản lý một nền/hệ thống giáo dục) và quản lý vi mô (quản lý
trường học/tổ chức giáo dục cơ sở):
Đối với cấp vĩ mô: Quản lý giáo dục được hiểu là những tác động tự giác
(có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống, hợp quy luật) của chủ thể
quản lý đến tất cả các mắt xích của hệ thống (từ cấp cao nhất đến các cơ sở giáo
dục là nhà trường) nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục tiêu phát
triển giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ theo yêu cầu của xã hội. Cũng có thể định nghĩa
quản lý giáo dục là hoạt động tự giác của chủ thể quản lý nhằm huy động, tổ
chức, điều phối, điều chỉnh, giám sát,… một cách có hiệu quả các nguồn lực
giáo dục (nhân lực, vật lực, tài lực) phục vụ cho mục tiêu phát triển giáo dục,
đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội.
Đối với cấp vi mô trong phạm vi nhà trường, hoạt động quản lý bao gồm
quản lý các hoạt động giáo dục (hoạt động dạy học, hoạt động xã hội, hoạt động
giáo dục hướng nghiệp…), quản lý các đối tượng khác nhau (quản lý giáo viên,
học sinh, cơ sở vật chất…). “Quản lý giáo dục được hiểu là hệ thống những tác
động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống, hợp quy luật)
của chủ thể quản lý đến tập thể giáo viên, công nhân viên, tập thể học sinh, cha
mẹ học sinh và các lực lượng xã hội trong và ngồi nhà trường nhằm thực hiện
có chất lượng và hiệu quả mục tiêu giáo dục của nhà trường.”
Tóm lại, chúng ta có thể hiểu: “Quản lý giáo dục là sự tác động có ý thức
của chủ thể quản lý giáo dục lên khách thể và đối tượng quản lý giáo dục nhằm


15

đưa hoạt động sư phạm của hệ thống giáo dục đạt được kết quả mong muốn một
cách có hiệu quả nhất”.
1.2.4.

Quản lý trường học

“Trường học là tế bào căn bản chủ yếu, là đơn vị cấu trúc cơ sở của hệ
thống quản lý giáo dục, là tấm gương phản ánh bộ mặt của nền giáo dục” [9;
tr.76], đây là nơi cần được quan tâm và tạo điều kiện phát triển đúng với vai trị
của nó. Vì vậy, hoạt động quản lý trường học được nhiều tác giả nghiên cứu và
đưa ra nhiều khái niệm như sau:
Tác giả Phạm Minh Hạc cho rằng: “Quản lý nhà trường là thực hiện
đường lối giáo dục của Đảng trong phạm vi trách nhiệm của mình, tức là đưa
nhà trường vận hành theo nguyên lý giáo dục để tiến tới mục tiêu giáo dục, mục
tiêu đào tạo đối với ngành giáo dục, với thế hệ trẻ và từng học sinh”. [7]
Theo tác giả Trần Kiểm, quản lý trường học có thể hiểu đồng nghĩa với
quản lý giáo dục thuộc tầm vi mô. “Quản lý giáo dục thực chất là những tác
động của chủ thể quản lý vào quá trình giáo dục (được tiến hành bởi tập thể giáo
viên và học sinh với sự hỗ trợ đắc lực của các lực lượng xã hội) nhằm hình
thành và phát triển toàn diện nhân cách học sinh theo mục tiêu đào tạo của nhà
trường”.
Quản lý nhà trường về bản chất là quản lý con người. Từ đó tác giả Trần
Kiểm cho rằng “Quản lý con người trong nhà trường là tổ chức một cách hợp lý
lao động của giáo viên và học sinh, là tác động đến họ sao cho hành vi, hoạt
động của họ đáp ứng được yêu cầu của việc đào tạo con người” [14; tr.258].
Trong nhà trường, giáo viên và học sinh vừa là đối tượng, vừa là chủ thể quản lý.
Với tư cách là đối tượng quản lý, họ là đối tượng tác động của chủ thể quản lý
(hiệu trưởng). Với tư cách là chủ thể quản lý, họ là người tham gia chủ động,
tích cực vào hoạt động quản lý chung và biến nhà trường thành hệ tự quản lý.