BÁO cáo THỰC tập tốt NGHIỆP CÔNG TY dược

ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngành Dược là một phần không thể thiếu trong chiến lược dài hạn về sức
khoẻ cộng đồng cũng như trong việc phát triển kinh tế - xã hội bền vững. Trong
đó, hệ thống cung ứng thuốc và phân phối thuốc là mắt xích quan trọng trong việc
đưa thuốc đến với bệnh nhân, đến với mọi vùng đất nước, đáp ứng nhu cầu điều trị
bệnh của người bệnh, nâng cao sức khoẻ cộng đồng.
Và thực tập tốt nghiệp cuối khóa là dịp chúng em được học hỏi, tiếp cận với
môi trường làm việc thực tế tại cơ sở, qua đó có điều kiện so sánh và đánh giá lí
thuyết đã học thực tiễn mà trọng tâm là kiến thức chun ngành quản lí cung ứng
và phân phối thuốc.
Thơng qua quá trình học tập, chúng em được học hỏi và làm quen với
chun mơn, bước đầu tìm hiểu thực tế các nội dung đã học ở chuyên ngành quản
lí cung ứng và phân phối thuốc. Thực tập tốt nghiệp lần này là cơ hội quý báu
giúp tôi gắn phần lý thuyết đã học với thực tế nghề nghiệp với 3 mục tiêu sau:
+ Tìm hiểu và nắm được cách thức các cơng việc cơ bản về chun ngành
quản lí cung ứng và phân phối thuốc nói chung và của Cơng ty trách nhiệm hữu
hạn Hoa Hồng nói riêng.
+ Tìm hiểu được mơ hình tổ chức quản lý của Cơng ty.
+Thực hành kĩ năng chuyên môn nghiệp vụ và thực hiện được các chức
trách nhiệm vụ của dược sĩ đại học tại các vị trí được phân cơng.

1


NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
1.1. Tên giao dịch : CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DƯỢC PHẨM
HOA HỒNG
* Mã số đăng ký doanh nghiệp: 6200033758
1.2. Địa điểm kinh doanh phân phối thuốc: Số nhà 034, Đường Trần Phú, Tổ
14, Phường Tân Phong, Thành Phố Lai Châu, Lai Châu.

* Người Đại diện pháp luật: PHẠM VĂN BẮC
- Điện thoại: 0912722918
- Email:
* Phụ trách chuyên môn: DSĐH Ngô Tuấn Hải
* Phạm vi kinh doanh
+ Buôn bán dược phẩm
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa
+ Gia cơng sản xuất nhập khẩu
+ Đấu thầu, cung cấp thuốc tại các bệnh viện, cơ sở y tế cơng lập.
1.3. Q trình hình thành, phát triển của công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng thành lập từ năm 2009
tại Thành phố Lai Châu giữa lúc ngành Dược đang trên đà phát triển, ngành Công
nghiệp Dược trong nước bước đầu tạo dựng được thương hiệu, cơ chế nhập khẩu
thuốc cũng được mở rộng. Công ty thành lập và không ngừng phát triển, là nhà
phân phối của nhiều hãng dược phẩm uy tín trong nước và nước ngồi: Cơng ty cổ
phần Dược VTYT Hải Dương - Việt Nam, Panpharma – Pháp, Anfarmhellas S.A Hy Lạp, Popular Pharmaceuticals Ltd. – Bangladesh, Công ty CP Fresenius
KabiBidiphar -Việt Nam – LD, …. Các thuốc Công ty trách nhiệm hữu hạn dược
phẩm Hoa Hồng phân phối là các sản phẩm bán chạy, uy tín và có chất lượng,
được nhiều bệnh viện, bác sỹ lựa chọn, nhiều bệnh nhân sử dụng.
Chiến lược của công ty ngay từ đầu là phân phối các thuốc tốt, có chất lượng
cao và mang lại nhiều lợi ích cho người bệnh và cho cộng đồng. Nhân viên làm
2


việc trong môi trường năng động, làm việc khoa học, bài bản, được học hỏi và
phát triển, thu nhập tốt.
Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng được thành lập dựa trên
luật doanh nghiệp, tự chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động kinh doanh của mình
trong số vốn do Cơng ty quản lý. Qua q trình hình thành và phát triển, với sự nỗ
lực không ngừng của đội ngũ ban giám đốc cũng như nhân viên, hiện nay cơng ty

có cơ sở vật chất đầy đủ, văn phòng, cửa hàng, nhà kho tạo nhiều thuận lợi cho
kinh doanh.
Hiện nay, Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng mở rộng quy
mô, địa bàn hoạt động, hàng hóa được tiêu thụ với mạng lưới đại lý rộng khắp ở
các tỉnh miền Bắc và miền Trung. Công ty đã có thị trường tương đối ổn định
trong lĩnh vực phân phối dược phẩm ở khu vực miền Bắc và miền Trung. Là một
trong những cơng ty phân phối có sự ảnh hưởng nhất định đến hệ thống phân phối
dược phẩm ở khu vực, đặc biệt là những khu vực các tỉnh miền núi như Lai Châu,
Điện Biên, Yên Bái....
1.4. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Chức năng: Là một doanh nghiệp thương mại chuyên phân phối dược phẩm,
Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng xác định là cầu nối giữa
người sản xuất và tiêu dùng. Công ty được thành lập với chức năng chính là bn
bán dược phẩm, là đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa dược phẩm, gia cơng
sản xuất nhập khẩu, đấu thầu, cung cấp thuốc tại các bệnh viện, các cơ sở công
lập. Kết hợp sự hiểu biết về thị trường tại địa phương với kiến thức và công nghệ
tiên tiến để gia tăng khả năng cạnh tranh của đối tác để cùng phát triển.
Nhiệm vụ: dược phẩm là mặt hàng kinh doanh đặc biệt, tác động trực tiếp
đến sức khỏe, tính mạng con người. Nên nhiệm vụ của cơng ty là phải đưa được
những sản phẩm có chất lượng, uy tín đến người tiêu dùng, đó mới là mục tiêu
hàng đầu vì sự phát triển của Cơng ty, tìm kiếm khách hàng, đáp ứng đầy đủ nhu
cầu của khách hàng trong khoảng thời gian nhanh nhất. Duy trì mối quan hệ với
khách hàng, tạo dựng niềm tin vào công ty để từ đó cùng nhau phát triển.
1.5. Quy mơ tổ chức của công ty
3


Quy mô kinh doanh: quy mô hoạt động của công ty rộng khắp, phân phối tới
các bệnh viện, công ty Dược và hệ thống các đại lý, quầy thuốc, nhà thuốc.
1.5.1. Tổ chức: Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng là doanh nghiệp có quy
mơ vừa, thực hiện hạch tốn độc lập và quản lý theo chế độ một thủ trưởng (giám
đốc), một phó giám đốc, cơng ty đã lựa chọn mơ hình quản lý trực tuyến chức
năng.
1.5.2. Nhân sự
Nhân sự cơng ty là 18 người, trong đó có 2 dược sỹ đại học, 01 cử nhân kế
toán, 02 cử nhân quản trị kinh doanh, một lái xe, còn lại là các trình dược viên có
trình độ cao đẳng dược.
1.5.3. Sơ đồ tổ chức của cơng ty
Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty trách nhiệm hữu hạn dược
phẩm Hoa Hồng

GIÁM ĐỐC
Phạm Văn Bắc
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Hồng

P. hành chính nhân sự
P.Kinh doanhKho thuốc, VTYT
P.Kiểm sốt chất lượng
BP. Hồ sơ thầu
kế tốn

Hệ thống trình dượcHệ
viên
thống nhà thuốc

- Phịng Hành chính nhân sự, kế tốn: Trưởng phịng là Cử nhân kế tốn
Phạm Văn Bằng: làm các cơng việc về văn phịng, tuyển dụng nhân sự của cơng

4


ty. Theo dõi tình hình tài chính, cơng nợ, lưu hóa đơn chứng từ, làm thuế, trả
lương, thưởng cho nhân viên…
- Phòng Kinh Doanh : Trưởng phòng là Cử nhân kinh tế Nguyễn Văn Điệp
phụ trách mảng kinh doanh của cơng ty: lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh, tìm
hiểu, mở rộng thị trường, mặt hàng chiến lược của công ty, các chương trình
marketing, quảng cáo, xây dựng uy tín thương hiệu cho cơng ty…
- Phịng Kiểm sốt chất lượng: Trưởng phịng là DSĐH. Ngơ Tuấn Hải kiểm
sốt chất lượng đầu vào, hàng nhập, đầu ra các hàng hóa, sản phẩm của công ty,
cảnh báo chất lượng sản phẩm, đề xuất với công ty, bên nhà sản xuất hoặc báo cáo
những sản phẩm kém chất lượng…
- Bộ phận Kho: Phụ trách kho là DSCĐ. Nguyễn Thị Son: trực tiếp nhập –
xuất thuốc, đảm bảo các điều kiện bảo quản tốt cho từng loại sản phẩm, báo cáo
xuất, tồn kho, những sản phẩm khó bảo quản của cơng ty.
- Bộ phận Hồ sơ Thầu: DSĐH Đinh Tuấn Đạt: chuẩn bị giấy tờ hồ sơ thầu và
các công việc liên quan đến đấu thầu thuốc, gửi lên Sở Y tế.
Ngoài ra, DSĐH Ngơ Tuấn Hải cịn tham gia quản lý Kho, hỗ trợ DSCĐ. Nguyễn
Thị Son bảo quản thuốc trong kho đúng quy định.

5


Hình ảnh cơng ty:

6


1.6. Hồ sơ pháp lý của công ty bao gồm :

1.6.1 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: số 6200033758 đăng ký
lần đâu ngày 20/11/2009, lần 2 ngày 3/4/2014, do Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh Lai
Châu cấp.

7


1.6.2

Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược số

066/ĐKKD-/CLH cấp ngày 6/9/2018; Do Giám đốc Sở Y tế Tỉnh Lai Châu cấp.
8


1.6.3 Giấy chứng nhận đạt “ THỰC HÀNH TỐT PHÂN PHỐI THUỐC”
( GDP) số 083/GDP cấp ngày 6/9/2018; Do Giám đốc Sở Y tế Tỉnh Lai Châu cấp

1.6.4 Chứng chỉ hành nghề của DS phụ trách chuyên môn: DSĐH Ngô Tuấn
Hải - Chứng chỉ Hành nghề Dược số 2677/LCH-CCHND ngày 14/4/2014 do Sở Y
tế Tỉnh Lai Châu cấp.

9


II. CƠ SỞ VẬT CHẤT, KĨ THUẬT CỦA CÔNG TY
2.1.Diện tích, thiết kế và xây dựng
Trụ sở kinh doanh : Số nhà 034, đường Trần Phú, tổ 14, Phường Tân
Phong, Thành phố Lai Châu, Tỉnh Lai Châu.
Công ty phân phối dược phẩm nằm ở Phường Tân Phong là trung tâm của

thành phố Lai Châu nên rất thuận tiện trong việc đi lại, giao thương, giới thiệu
sản phẩm.
Cơng ty có đầy đủ phòng riêng cho các phòng ban:
Phòng giám đốc, phòng phó giám đốc được bố trí cùng dãy.
Phịng tài chính kế tốn, nhân sự, phịng kinh doanh riêng, bộ phận hồ sơ
thầu và bộ phận kiểm soát chất lượng được bố trí chung
Riêng khu vực kho được bố trí riêng biệt, có diện tích lớn hơn nhiều so với
các phịng ban, được bố trí tại tầng 3 và tầng 4 với tổng diện tích 300 m 2 .
Ngồi ra cịn có phịng trưng bày sản phẩm mẫu, một số sản phẩm nổi bật
mà công ty chuyên phân phối.
Nhận xét: thiết kế và bố trí các phịng ban của cơng ty rất hợp lý, coa cầu
thang máy vận chuyển hàng hóa, kho rộng rãi.
2.2. Trang thiết bị:
- Địa điểm Kho chứa thuốc nhập mua về chưa phân phối
10


- Kho có diện tích 80 m2, riêng biệt, tại tầng 3 của tịa nhà, cao ráo thống
mát, cách xa nguồn ơ nhiễm.
- Thiết kế kho thuốc kín đảm bảo thuốc không bị tác động trực tiếp của ánh
sáng mặt trời và ổn định nhiệt độ, độ ẩm trong kho thuốc theo yêu cầu GPP, hệ
thống đèn chiếu sáng đầy đủ, đảm bảo thuận tiện trong việc xuất nhập dược
phẩm. Khu vực kho là nơi tránh được các tác động từ côn trùng, mối hoặc chuột
gián.
- Trần nhà được thiết kế đặc biệt, tường và nền được lát cẩn thận, hạn chế
tối đa bị ẩm tường, ảnh hưởng bởi thời tiết, dễ vệ sinh.
- Hệ thống giá kệ đầy đủ, đảm bảo độ chắc chắn và an toàn, được sơn để
tránh các trường hợp bị gỉ, thuận tiện khi vệ sinh, được bố trí thuận tiện trong
việc xuất nhập dược phẩm.
- Những sản phẩm dễ vỡ hoặc có khối lượng nặng được sắp xếp ở tầng dưới

để hạn chế tối đa tình trạng đổ vỡ và cũng thuận tiện trong việc xuất nhập.
- Khu vực kho được gắn camera đầy đủ, ở các góc kho, thuận tiện trong
việc giám sát và theo dõi, hạn chế dối đa những sai sót.
- Có điều hồ nhiệt độ, nhiệt kế, ẩm kế có hiệu chuẩn, tủ lạnh để bảo quản
những dược phẩm có yêu cầu về điều kiện bảo quản trong tủ lạnh hoặc nhiệt độ
thấp dưới 15 độ. Có hệ thống báo cháy tự động và các phương tiện dập cháy đảm
bảo đủ điều kiện khi cần thiết.
- Có các phương tiện hỗ trợ trong quá trình xuất nhập hàng, xe đẩy, thang
sắt, các phương tiện vận chuyển như xe hàng, xe của cơng ty.
- Có hệ thống internet và máy tính để kiểm soát lượng hàng xuất nhập.
Hệ thống trang thiết bị của cơng ty
STT
01
02
03
04
05
06
07
08

TÊN TRANG THIẾT BỊ
Điều hịa Toshiba
Nhiệt Ẩm kế
Quạt thơng gió
Quạt trần
Tủ lạnh đựng vaccin, thuốc Insulin
Tủ thuốc chuyên dùng
Máy tính
Máy in

11

SỐ LƯỢNG
05
05
10
05
03
20
05
03


09
10
11
12

Máy hút ẩm
Tủ thuốc
Bình cứu hỏa
Giá để thuốc

05
7
8
10

III. CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT, TÀI LIỆU CHUYÊN
MÔN, SỔ SÁCH QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN CƠNG TY ĐANG SỬ

DỤNG
3.1. Các văn bản quy phạm pháp luật
Luật Dược số 105/2016/QH13 ngày 06 tháng 4 năm 2016 có hiệu lực thi
hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017.
* Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ:
Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Dược
* Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2018 của Chính
phủ: Sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế
* Thông tư số 36/2018/TT- BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế “
Quy định về thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
* Thông tư số 03/2016/TT-BYT ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Bộ Y tế
Quy định về hoạt động kinh doanh dược liệu
* Thông tư số 03/2018/TT- BYT ngày 09 tháng 02 năm 2018 của Bộ Y tế:
Quy định về “Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc - GDP”
* Thông tư số 09/2020/TT- BYT ngày 10 tháng 6 năm 2020 của Bộ Y tế:
Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 03/2018/TT-BYT ngày 09 tháng
02 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về thực hành tốt phân phối thuốc,
nguyên liệu làm thuốc - GDP”
* Thông tư số 07/2017/TT- BYT ngày 03 tháng 5 năm 2017 của Bộ Y tế: “
Ban hành danh mục thuốc không kê đơn
* Thông tư số 20/2017/TT- BYT ngày 10 tháng 8 năm 2017 của Bộ Y tế
“Quy định chi tiết một số điều của Luật dược và Nghị định số 54/2017/ NĐ-CP
ngày 08/5/2017 của Chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát
đặc biệt”
12


* Thông tư số 06/2017/TT- BYT ngày 03 tháng 5 năm 2017 của Bộ trưởng
Bộ Y tế ban hành “Thông tư ban hành Danh mục thuốc độc và nguyên liệu độc

làm thuốc”.
* Thông tư số 42/2017/TT- BYT ngày 13 tháng 11 năm 2017 của Bộ trưởng
Bộ Y tế ban hành “ Danh mục dược liệu độc dùng làm thuốc”.
* Thông tư số 11/2018/TT- BYT ngày 04 tháng 5 năm 2018 của Bộ Y tế “
Quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
* Thông tư số 03/2020/TT- BYT ngày 22 tháng 01 năm 2020 của Bộ Y tế:
Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2018/TT- BYT ngày 04 tháng 5
năm 2018 của Bộ Y tế Quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
* Thông tư số 13/2018/TT- BYT ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Bộ Y tế “
Quy định về chất lượng dược liệu, thuốc cổ truyền”
* Thông tư số 01/2018/TT_BYT ngày 18 tháng 01 năm 2018 của Bộ Y tế “
Quy định ghi nhãn thuốc, nguyên liệu làm thuốc và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc”
* Thông tư số 07/2018/TT-BYT ngày 12 tháng 4 năm 2018 của Bộ Y tế: “
Quy định chi tiết một số điều về kinh doanh dược của Luật dược và Nghị định số
54/2017/NĐ- CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một
số điều và biện pháp thi hành Luật dược” ”
* Thông tư số 19/2018/TT-BYT ngày 30 tháng 8 năm 2018 của Bộ Y tế:
Ban hành Danh mục thuốc thiết yếu
Một số văn bản khác:
* Nghị định số 176/2013/NĐ – CP ngày 14 tháng 11 năm 2013 của Chính
phủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế - Có hiệu lực thi
hành từ ngày 31/12/2013
* Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25 tháng 01 năm 2011 của Bộ Y tế Quy định về quản lý mỹ phẩm
* Luật An toàn thực phẩm - Luật số 55/2010/QH12 ngày 17 tháng 6 năm
2010 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2011
* Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02 tháng 02 năm 2018 của Chính
phủ- Quy định chi tiết một số điều của Luật An toàn thực phẩm
13

* Nghị định số 115/2018/NĐ – CP ngày 04 tháng 9 năm 2018 của Chính
phủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về an tồn thực phẩm - Có hiệu lực
thi hành từ ngày 20/10/2018
* Thông tư số 43/2014/TT-BYT ngày 24 tháng 11 năm 2014 của Bộ Y tế Quy định về quản lý thực phẩm chức năng
3.2 Tài liệu chuyên môn
-

Dược thư Quốc gia Việt Nam 2018
Thuốc biệt dược và cách sử dụng
Martindanle 2016
Bách khoa thư bệnh học
Điều trị học.
Dược điển Việt Nam IV, V.
3.3. Sổ sách:
TT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Tên sổ sách
Sổ dự trù hàng
Sổ kiểm nhập
Sổ theo dõi chất lượng thuốc

Sổ theo dõi tác dụng không mong muốn của thuốc (ADR).
Sổ theo dõi thuốc bị đình chỉ lưu hành.
Sổ theo dõi vệ sinh kho
Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho
Sổ theo dõi khiếu nại của bệnh nhân
Sổ ghi chép hoạt động thông tin thuốc
Báo cáo trong trường hợp thất thoát, nhầm lẫn thuốc,

nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt
Sổ theo dõi xuất, nhập, tồn kho thuốc dạng phối hợp có BM.KSĐB – 02
chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa

11

Số hiệu
BM.GPP – 01
BM.GPP – 02
BM.GPP – 03
BM.GPP – 04
BM.GPP – 05
BM.GPP – 06
BM.GPP – 07
BM.GPP – 08
BM.GPP – 09
BM.KSĐB – 01

dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền
chất, thuốc độc, nguyên liệu độc làm thuốc, thuốc và dược
chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số
ngành, lĩnh vực

Hình ảnh sổ sách tại công ty:

14


3.4 Các Quy trình thao tác chuẩn áp dụng tại cơng ty:

TT

1
2
3
4
5
6
7
8

Tên quy trình

Quy trình mua thuốc
Quy trình nhập thuốc và kiểm tra thuốc
nhập kho
Quy trình bảo quản thuốc trong kho
Quy trình kiểm tra, theo dõi chất lượng
thuốc trong kho
Quy trình vệ sinh kho

Mã ký hiệu

NGÀY
BAN
HÀNH

SOP 01.GDP

25/8/1018

SOP 02.GDP
SOP 03.GDP
SOP 04.GDP
SOP 05.GDP

Quy trình kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết
bị bảo quản
Quy trình kiểm sốt mối, mọt, cơn trùng,
các loại gặm nhấm trong kho
Quy trình xử lý thuốc bị hư hỏng, đổ vỡ

15

SOP 06.GDP
SOP 07.GDP
SOP 08.GDP

25/8/1018
25/8/1018
25/8/1018

25/8/1018

25/8/1018
25/8/1018
25/8/1018


9

Quy trình theo dõi, ghi chép điều kiện bảo
quản

SOP 09.GDP

10

Quy trình xuất kho

SOP 10.GDP

11

Quy trình bán thuốc

SOP 11.GDP

12

Quy trình tiếp nhận và xử lý thuốc trả về

SOP 12.GDP

13

Quy trình biệt trữ

SOP 13.GDP

14

Quy trình mua, bán và quản lý thuốc phải
KSĐB

SOP 14.GDP

25/8/1018
25/8/1018
25/8/1018
25/8/1018
25/8/1018

25/8/1018

IV. CÁC HOẠT ĐỘNG MUA THUỐC:
4.1. Mua thuốc: Hoạt động mua thuốc của công ty được thực hiện theo SOP
01.GDP ban hành ngày 25/8/2018
* Nguồn thuốc: Nguồn thuốc của công ty Hồng Hoa là các hàng nội địa và
hàng nhập khẩu từ nước ngồi, mua từ các cơng ty có uy tín, đảm bảo chất
lượng, nắm được về nguồn gốc của sản phẩm và trong q trình thu mua có hóa
đơn đỏ đầy đủ.
- Nhà cung ứng thuốc phải có đủ điều kiện kinh doanh thuốc: có đủ tư cách
pháp nhân, có uy tín trên thị trường (có GCN ĐDDKKD, địa chỉ công ty, công ty

đã đạt GDP - GSP, tên người giao dịch, số điện thoại…), chính sách giá cả, phân
phối hợp lý…
- Thuốc phải được Bộ Y tế cho phép lưu hành: có đủ SĐK, thuốc nhập khẩu
có dán tem nhà nhập khẩu.
- Thuốc phải có bao bì nguyên vẹn, sạch sẽ, nguyên niêm phong. Nên mua
thuốc có hạn dùng dài (> 12 tháng). Đối với thuốc có hạn dùng ngắn (6 tháng
đến 12 tháng) phải được sự đồng ý của chủ nhà thuốc.
Một số nguồn mua thuốc của công ty:
Công ty Cổ phần Dược phẩm Hậu Giang
16


Công ty Cổ phần XNK Y tế Domesco
Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây
Công ty Cổ phần Dược phẩm Traphaco.
Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2
Công ty Cổ phần Hóa dược phẩm Mekophar
Cơng ty TNHH Mega Lifesciences
Cơng ty Cổ phần Dược trang thiết bị Bình Định
* Kiểm tra hạn sử dụng khi nhận thuốc và có bảng theo dõi cụ thể khi tiến
hành nhập thuốc vào kho, tránh tình trạng quá hạn.
* Thuốc vào kho phải được kiểm tra đầy đủ số lượng, ghi rõ từng loại, số
lượng, nhóm tác dụng theo đúng hóa đơn hoặc phiếu mua hàng.
* Thuốc nhập kho phải được sắp xếp theo từng khu vực đúng quy định,
thuận tiện trong việc xuất nhập.
* Hồ sơ sổ sách liên quan đến việc mua thuốc được lưu giữ bảo quản cẩn
thận, không được phép tự ý chỉnh sửa khi chưa có quyết định cấp trên.
Hóa đơn mua thuốc của công ty

17

4.2.Vận chuyển, bao bì vận chuyển và ghi nhãn trên bao bì
* Khi Cơng ty đặt hàng xong, các nhà cung cấp sẽ vận chuyển chủ yếu
bằng xe ô tô chuyên chở hàng đạt chuẩn điều kiện GDP, các điều kiện bảo quản
hàng hóa trong thùng đạt yêu cầu so với yêu cầu bảo quản trên nhãn hàng hóa.
* Bao bì cịn ngun vẹn, khơng rách nát, khơng bị ướt, không tác động đến
chất lượng sản phẩm khi bên mua nhận sản phẩm.
* Trường hợp khi nhà cung cấp đóng thùng những hàng có cùng điều kiện
bảo quản để vận chuyển thì nhà cung cấp ghi rõ ở ngồi thùng: Tên công ty, địa
chỉ, số điện thoại của công ty.
* Một số sản phẩm đặc biệt sẽ được vận chuyển riêng và theo hình thức hạn
chế tối đa sự ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
* Mỗi lần vận chuyển nhà cung cấp sẽ được lưu giữ thông tin, khi có sai sót
Cơng ty gọi điện và đều được trích xuất về đơn hàng, thời gian vận chuyển.
4.3. Giao hàng và gửi hàng
* Khi Nhà cung cấp giao hàng, nhân viên Cơng ty sẽ tiến hành kiểm tra
hóa đơn đúng về tên, địa chỉ công ty, kiểm tra trên máy tính về đơn hàng đã
gọi, sau đó so sánh hóa đơn và số lượng hàng thực tế phía nhà cung cấp
giao, kiểm tra cẩn thận kết hợp kiểm soát chất lượng hàng, tránh sai sót. Nếu
có sự chệnh lệch về về số lượng, hàng chưa đảm bảo chất lượng sẽ được để
ra khu vực chờ xử lý, phía cơng ty gọi điện trao đổi với nhà cung cấp để bù
hàng hoặc trả hàng.
* Thường Công ty sẽ lên đơn và mua hàng trong ngày. Trường hợp hàng
khan hiếm hoặc phải chờ lâu, nhân viên của Công ty sẽ lên đơn hàng và báo sớm
18


với nhà cung cấp, nhằm tránh sự thiếu hụt hàng hóa và đảm bảo trong kho ln
đủ và dư thừa lượng hàng khi khách hàng cần gấp.

* Hàng mua về cần yêu cầu bên phía nhà sản xuất, nhà phân phối ghi rõ tên
địa chỉ, không cần ghi số lượng và chủng loại bên ngoài.
4.4. Các hoạt động theo hợp đồng
* Các hợp đồng mua hàng theo các chương trình khuyến mại của các nhà
phân phối, hãng dược phẩm trong nước và ngoài nước.
* Với các hợp đồng mở rộng: Có chương trình dùng thử sản phẩm
* Các hợp đồng ký kết doanh số theo tháng, theo năm được hưởng các chiết
khấu cao của nhà sản xuất.
* Ngoài các sản phẩm trong hợp đồng trước đó, khi tiến hành mở rộng về
mặt sản phẩm thì sẽ có chiến dịch dùng thử.
4.5. Khiếu nại, thu hồi, các sản phẩm bị trả lại
* Khi hàng hóa có lỗi từ nhà sản xuất thì sẽ làm đơn khiếu nại để đổi trả sản
phẩm cho nhà sản xuất, nhà phân phối sớm nhất có thể nếu hàng hóa nhận khơng
đúng tiêu chuẩn chất lượng như cam kết ban đầu.
* Khi sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng, hết hạn, ảnh hưởng đến chất lượng sản
phẩm thì cơng ty sẽ tiến hành làm đơn thu hồi sản phẩm và xử lí theo qui định của
luật dược.
* Các sản phẩm bị trả lại sẽ được để ở khu vực kho riêng chờ kiểm tra và xử
lí, với các trường hợp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, hình ảnh mỹ quan của
sản phẩm thì sẽ liên hệ bên nhà sản xuất hoặc nhà phân phối.
4.6. Tự kiểm tra
* Hàng hóa nhận về đều phải có hóa đơn đầy đủ và được lập danh sách trong
máy tính, hệ thống quản lí hàng hóa của cơng ty rõ ràng để thuận tiện cho việc
theo dõi.
* Khi nhận hàng từ nhà cung cấp thì cần kiểm tra kĩ số lượng, phân loại, cảm
quan chất lượng bằng mắt trên bao bì sản phẩm. Kiểm tra lơ, ngày sản xuất, hạn
sử dụng cẩn thận theo quy định.
* Tiến hành tự kiểm tra theo đợt, theo chu kì để tránh sự sai sót lớn hoặc tù
đọng sai sót.

19


Nhận xét: Mọi hoạt động mua thuốc của công ty Hồng Hòa đều thực hiện rất
nghiêm túc theo SOP, các hàng hóa mua về đều có hóa đơn, chứng từ đầy đủ,
được nhập vào phần mềm quản lý mua hàng của công ty.
V. CÁC HOẠT ĐỘNG BÁN THUỐC
Hoạt động bán thuốc của công ty được thực hiện theo SOP 11.GDP ban
hành ngày 25/8/2018
5.1. Bán thuốc: Thị trường tiêu thụ của cơng ty là thị trường nội địa, trong đó
chủ yếu là thị trường miền bắc, đặc biệt các tỉnh miền núi như Lai Châu, Lào
Cai, Yên Bái, Lạng Sơn…
Trước khi bán thuốc, Nhân viên công ty chốt tên thuốc, số lượng của khách
hàng gửi bộ phận kiểm kê.
Bộ phận kiểm kê thực hiện lấy thuốc tại kho, kiểm tra, đối chiếu số lượng,
chủng loại, chất lượng, hạn dùng trước khi xuất ra để bán cho khách hàng, phân
phối cho các công ty, nhà thuốc.
* Đơn hàng được lưu lại trên hệ thống máy tính quản lí hàng hóa của cơng
ty.
* Khi bán thuốc cho các đơn vị, cơ quan, bệnh viện thì phải có giấy giới
thiệu của các đơn vị, cơ quan.
* Người phụ trách xuất bán hàng phải có trình độ chun mơn về dược, từ
trung cấp dược trở lên, có sức khỏe, có đạo đức nghề nghiệp, khơng mắc bệnh
truyền nhiễm.
* Trước khi mở cửa đón tiếp khách hàng, nhân viên bán hàng cần phải chuẩn
bị đầy đủ các phương tiện, sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ và hợp lý để xuất
bán thuốc được nhanh chóng thuận tiện và tránh nhầm lẫn.
* Đối với các đơn hàng lớn cần có nhiều người làm các cơng đoạn để vừa rút
ngắn thời gian vừa kiểm tra được sự chính xác của đơn hàng, tránh gây nhầm lẫn.
* Bán xuất hàng theo nguyên tắc: ” hết hạn trước xuất trước, nhập trước xuất

trước”.
5.2. Vận chuyển, bao bì vận chuyển và ghi nhãn trên bao bì

20


* Vận chuyển chủ yếu bằng xe ô tô chuyên chở hàng của Công ty. Những
đơn hàng xa sẽ được gửi qua giao hàng bưu điện.
* Các đơn hàng được đóng gói riêng, bao bì cịn ngun vẹn, khơng rách
nát, không bị ướt, không tác động đến chất lượng sản phẩm khi bên mua hàng
nhận sản phẩm. Ơ tơ của công ty sẽ trả hàng tận nơi trong ngày hoặc theo hẹn.
* Trường hợp đóng thùng để vận chuyển thì được ghi rõ ở ngoài thùng tên,
địa chỉ, số điện thoại người nhận và người gửi tránh gây nhầm lẫn.
* Một số sản phẩm đặc biệt sẽ được vận chuyển riêng và theo hình thức hạn
chế tối đa sự ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm như thuốc tiêm, thuốc đặt bảo
quản lạnh sẽ được làm lạnh bằng đá khô và đóng trong thùng xốp kín.
* Mỗi lần vận chuyển sẽ được lưu giữ thông tin.
5.3. Giao hàng và gửi hàng
* Cơng ty có nhân viên chốt đơn hàng. Trước khi giao hàng nhân viên
kiểm tra đối chiếu cẩn thận, tránh sai sót.
* Thường sẽ lên đơn và giao trong ngày nếu trường hợp đơn hàng báo sớm,
nếu đơn báo muộn và xa thì qua ngày hơm sau mới tiến hành giao hoặc giao theo
hẹn.
* Hàng giao đi, gửi đi sẽ được đóng gói cẩn thận, kèm hóa đơn.
5.4. Các hoạt động theo hợp đồng
* Chương trình khách hàng thân thiết
* Sản phẩm dùng thử
* Mua bán theo hợp đồng mua sắm trực tiếp của cơ quan, đơn vị , doanh
nghiệp có nhu cầu: Các đơn vị như trường học, bệnh viện mua dung dịch rửa tay
nhanh, khẩu trang,...

5.5. Khiếu nại, thu hồi, các sản phẩm bị trả lại
* Khi sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng, hết hạn, ảnh hưởng đến chất lượng sản
phẩm thì cơng ty sẽ tiến hành làm đơn thu hồi sản phẩm và xử lí theo qui định của
luật dược.
* Các sản phẩm bị trả lại sẽ được để ở khu vực kho riêng chờ kiểm tra và xử
lí, với các trường hợp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, hình ảnh mỹ quan của
sản phẩm thì sẽ liên hệ bên nhà sản xuất hoặc nhà phân phối để thông báo đổi, trả
hoặc xử lý.
5.6. Tự kiểm tra
21


* Hàng hóa xuất đi cần kiểm tra kĩ số lượng, phân loại, đối chiếu với đơn
hàng để tránh nhầm lẫn, sai sót.
* Hàng hóa xuất đi đều phải có hóa đơn đầy đủ và được lập danh sách trong
máy tính, hệ thống quản lí hàng hóa của cơng ty rõ ràng để thuận tiện cho việc
theo dõi.
* Tiến hành tự kiểm tra theo đợt, theo chu kì để tránh sự sai sót lớn hoặc tù
đọng sai sót.

22


VI. BẢO QUẢN THUỐC
Hoạt động bảo quản thuốc được thực hiện theo SOP 03.GDP, SOP
04.GDP, SOP 05.GDP, SOP 06.GDP, SOP 07.GDP, SOP 08.GDP, SOP 09.GDP,
SOP 10.GDP
6.1. Cách sắp xếp trong kho
* Quy định trong kho
- Kho thuốc có các hoạt động: Nhập thuốc, bảo quản, xuất thuốc. Kho thuốc

thuộc quản lý của phịng kế hoạch kinh doanh cơng ty có cán bộ quản lý.
Mọi nhân viên trong kho thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo
quản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và được quy định rõ trách nhiệm, công việc
của từng người bằng văn bản.
Các cán bộ, tổ trưởng của kho thường giám sát, kiểm tra, ghi chép đầy đủ các
hoạt động của kho như:
+ Theo dõi điều kiện bảo quản kho, thiết bị bảo quản
+ Các thiết bị cần thiết trong kho như nhiệt kế, ẩm kế, tủ lạnh, điều hòa hai
chiều, hệ thống báo cháy và chữa cháy, giá, kệ.
+ Hệ thống sắp xếp cần được cố định để thuận tiện cho việc xuất nhập
23


+ Kiểm tra sự sắp xếp trong kho
+ Kiểm tra điều kiện bảo quản, phương tiện vận chuyển
+ Ghi chép tồn bộ cơng việc xuất nhập.
- Tất cả thủ kho, nhân viên làm việc tại khu vực kho khi vào phải thay trang
phục, giày dép, vệ sinh cá nhân.
* Sắp xếp hàng hóa trong kho
Hàng hố khi nhập vào kho phải được phân loại thành từng nhóm khác
nhau để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản, cấp phát.
- Với các thành phẩm thuốc, sau khi nhập về phân loại như sau:
+ Phân loại theo nhóm thuốc : Thuốc phải KSĐB như thuốc gây nghiện,
thuốc độc, thuốc hướng thần, tiền chất bảo quản tủ riêng, có khóa chắc chắn; các
thuốc phải KSĐB khác để ở khu vực riêng.
+ Phân loại theo tác dụng dược lý: Thuốc kháng sinh, thuốc hạ nhiệt giảm
đau, thuốc tim mạch,...
+ Phân loại theo dạng thuốc: Thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đơng dược...
- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp dựa vào tên thuốc theo trình tự A, B,
C.. của danh pháp thông dụng quốc tế.

- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc FIFO, tức là
những thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngồi để tiện theo
dõi, cấp phát.
* Bảo quản
- Bảo quản theo yêu cầu của nhà sản xuất ghi trên bao bì sản phẩm
- Danh mục các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt do chủ nhà thuốc, người
quản lý lập
- Yêu cầu bảo quản:
+ Các thuốc yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ từ 2-15oC thì để ngăn tủ mát lạnh
+ Các thuốc yêu cầu bảo quản tránh ánh sáng để trong chỗ tối
+ Các thuốc khác khơng có u cầu bảo quản đặc biệt thì bảo quản ở nhiệt
độ phịng, trên kệ, giá tủ. Không để trên mặt đất, không để giáp tường, tránh mưa
hắt, ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp
24


- Phải theo dõi thường xuyên nhiệt độ, độ ẩm trong kho và phải có biện pháp
phịng chống tác động của ánh sáng
- Kho phải có nhiệt kế, ẩm kế và ghi theo dõi nhiệt độ, độ ẩm ngày 2 lần để
có kế hoạch phịng nóng, ẩm kịp thời.
- Bảo quản thuốc có hạn dùng: Khi bán hoặc sử dụng phải kiểm tra hạn
dùng, phải thường xuyên kiểm tra chất lượng.
- Kho được chia thành 3 khu riêng biệt:
+ Khu vực trữ hàng hóa
+ Khu giao nhận thường xuyên
+ Khu vực giao nhận và đóng gói, đóng thùng cho khách hàng
- Thực hiện 5 chống: Nhầm lẫn; Quá hạn; Mối, mọt, chuột, gián; Trộm cắp;
Thảm họa (cháy nổ, ngập lụt).
Ở các kho bảo quản phải có sơ đồ kho, sổ theo dõi hạn dùng, theo dõi số
lượng, chất lượng của hàng hố đặt ở phía ngồi để tiện cho cơng tác quản lý.

- Việc chất xếp hàng hoá trong kho luôn đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và trang thiết bị bảo quản.
+ Đảm bảo an tồn cho hàng hố (khơng bị đổ vỡ, bẹp..) và an toàn lao
động trong kho hàng hố.
+ Thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, kiểm kê và nắm vững lượng hàng
trong kho.
+ Thuận tiện cho công tác xuất nhập hàng hố.
- Có thẻ kho riêng cho từng loại thuốc, có ghi sổ kiểm sốt của thuốc.
*Quy tắc xuất nhập hàng trong kho
1. Hàng chỉ nhập vào kho khi đã được kiểm tra đủ tiêu chuẩn chất lượng: có
đủ VISA, hoặc giấy phép nhập khẩu, cịn hạn sử dụng, không bị hư hỏng như ẩm
mốc, phồng rộp, đổ vỡ, hàng có nguồn gốc, có đầy đủ hố đơn phiếu kiểm nghiệm
và chứng từ khác.
2. Hàng lưu giữ trong kho phải theo quy chế bảo quản thuốc.
3. Hàng chỉ xuất ra khỏi kho khi còn đủ tiêu chuẩn chất lượng, có phiếu xuất
kho, có hố đơn chứng từ.
25