PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Quản lý hệ thống bán hàng siêu thị

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG
------------00------------

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đề tài: Quản lý hệ thống bán hàng siêu thị
Nhóm 2
1. Lê Từ Quân
2. Lê Văn
3. Mai Phục Sinh
4. Trần Ngô Đăng Khoa

Giáo viên hướng dẫn
Nguyễn Văn Danh


I.

Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và
các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề :
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống :
Kế hoạch phỏng vấn thổng quan
Hệ thống : Quản lý bán hàng siêu thị coopmart
Nhóm lập : nhóm 2
STT
Chủ đề
Yêu cầu
Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Quản lý nhập
nhập hàng từ nhà
1
13/10/2013

13/10/2013
hàng
cung cấp
Quản lý xuất
xuất hàng từ kho lên
2
13/10/2013
13/10/2013
hàng
quầy
Quản lý bán
Thanh toán cho
3
13/10/2013
13/10/2013
hàng
khách hàng
Kiểm kê,thống kê
4 Quản lý kiểm kê hàng hóa trong siêu
13/10/2013
13/10/2013
thị


2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể :
 Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1 :
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Võ Thị Huệ
Người phỏng vấn: Lê Từ
Quân

Thời gian hẹn :13/10/2013
Xa lộ hà nội – Quận 9 –
Địa chỉ :
Thời điểm bắt đầu : 15:00
TPHCM
Thời điểm kết thúc : 16:00
Đối tượng :
Nhân viên nhập hàng
Các yêu cầu đòi hỏi :
Ướ lượng thời gian :
- Giới Thiệu
- 1 phút
- Tổng quan về dự án
- 3 phút
- Tổng quan về phỏng vấn :
- 2 phút
Ch đề đề ậ
+ Xin h đượ ghi
- Câu hỏi 1: câu hỏi & trả lời
- 2 phút
Chương trình : - Câu hỏi 2: câu hỏi & trả lời
- 3 phút
- Câu hỏi 3: câu hỏi & trả lời
- 4 phút
- Tổng hợp các nội dung
- 5 phút
chính
- 2 phút
- Ý kiến c a người được hỏi
- 1 phút

- - Kết thúc
Tổng thời gian dự kiến : 23 phút


Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản lý bán hàng siêu thị
Tiểu dự án : Quản lý nhập hàng
Người hỏi : Lê Từ Quân
Người được hỏi : Võ Thị Huệ
Ngày : 13/10/2013
Câu hỏi
Trả lời
Câu 1 : khi nhập hàng anh/chị cần
Câu 1 : tên sản phẩm,số lượng,số
lưu những thơng tin gì ?
tiền.
Câu 2 : siêu thị có nhập thêm mặt
hàng nào mới trong thời gian gần
đ y không ?

Câu 2 : ó, nhưng rất ít.

Câu 3 : khi nhập mặt hàng mới
anh/chị lưu thơng tin thế nào ? có
giống như những mặt hàng đã nhập
thường xuyên không ?

Câu 3 : khác với những mặt hàng
nhậ thường xuyên,đối với những
mặt hàng mới nhập lần đầu chúng tôi

phải xem rõ nguốn gốc xuất xứ,cách
sử dụng,cách bảo quản để tư vấn
khi khách hàng yêu cầu.


 Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2 :
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Nguyễn hị Lan
Người phỏng vấn: Lê Văn
Thời gian hẹn : 13/10/2013
Xa lộ hà nội – Quận 9 –
Địa chỉ :
Thời điểm bắt đầu : 15h30
TPHCM
Thời điểm kết thúc : 16h
Các yêu cầu địi hỏi :
Nh n viên xuất hàng, ần thu
 rình độ ao đ ng tr
thậ ữ liệu xuất hàng từ kho
Đối tượng :
lên
lên uầy, uản l và lưu trữ
 Kinh nghiệ
nă
thông tin xuất
thự tậ
Ướ lượng thời gian :
- Giới Thiệu
- 1 phút
- Tổng quan về dự án

- 2 phút
- Tổng quan về phỏng vấn :
- 1 phút
Ch đề đề ậ
in h đượ ghi
- Câu hỏi 1: câu hỏi & trả lời
- 4 phút
Chương trình :
- Câu hỏi 2: câu hỏi & trả lời
- 4 phút
- Câu hỏi 3: câu hỏi & trả lời
- 3 phút
- Câu hỏi 4: câu hỏi & trả lời
- 3 phút
- Câu hỏi 5: câu hỏi và trả lời
- 5 phút
- Tổng hợp các nội dung chính
- 2 phút
- Ý kiến c a người được hỏi - 1 phút
- Kết thúc
- 1 phút
Tổng thời gian dự kiến :
h t


Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản lý bán hàng siêu thị
Tiểu dự án : Quản lý xuất hàng
Người hỏi : Lê Văn
Người được hỏi : Nguyễn hị Lan

Ngày : 13/10/2013
Câu hỏi
Trả lời
Câu 1. Khi nào iêu thị xuất hàng từ
Câu 1. Khi có yêu ầu ần xuất hàng,
kho lên uầy ?
nh n viên hịu tr h nhiệ
xuất
hàng từ kho lên uầy n
Câu 2. u trình xuất hàng đượ
Câu 2 Đầu tiên, nh n viên kiể
iễn ra như thế nào ?
tra hàng trong kho, nếu đ ố lượng
và đ thông tin, nh n viên ghi
hiếu xuất r i huyển hàng lên uầy
Câu 3. au khi xuất hàng, iêu thị ó Câu 3 Có
đượ nh n viên kiể
kiể tra lại lượng hàng òn trong
tra và ghi nhận lại để thuận tiện ho
kho không ?
đợt xuất tiế th o
Câu 4. hiếu xuất hàng ó những
Câu 4. Có
thông tin như : ố
thông tin nào ?
hiếu nhậ , ngày nhậ , ố thứ tự,
tên người nhậ , ã hàng hóa ,tên
hàng hóa, đơn vị, số lượng, đơn giá,
thành tiền.
Câu 5. au khi xuất hàng, iêu thị ó Câu 5. Có iêu thị

uản l tất ả
uản l lại
hiếu xuất kho khơng
hiếu xuất, để ó
ất trắ
? ại ao?
hoặ ự ố nào xảy ra, nh n viên
lấy hiếu xuất đối hiếu thông tin


 Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3 :
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Nguyễn Thành Nhân
Người phỏng vấn: Mai Phục
Sinh
Thời gian hẹn :13/10/2013
Xa lộ hà nội – Quận 9 –
Địa chỉ :
Thời điểm bắt đầu :14:00
TPHCM
Thời điểm kết thúc :15:00
Các yêu cầu đòi hỏi :
 Có kinh nghiệm quản lý
bán hàng.
Đối tượng :
Người quản lý bán hàng
 Có khả năng giao tiếp
tốt.

- Giới Thiệu

- Tổng quan về dự án
- Tổng quan về phỏng vấn :
Ch đề đề ậ
in h đượ ghi
- Câu hỏi 1: câu hỏi & trả lời
Chương trình : - Câu hỏi 2: câu hỏi & trả lời
- Câu hỏi 3: câu hỏi & trả lời
- Câu hỏi 4: câu hỏi & trả lời
- Tổng hợp các nội dung
chính
- Ý kiến c a người được hỏi
- - Kết thúc

Ướ
-

lượng thời gian :
3 phút
5 phút
2 phút
2 phút
1 phút
4 phút
2 phút
5 phút
1 phút
1 phút

Tổng thời gian dự kiến : 26 phút

Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản lý bán hàng siêu thị
Tiểu dự án : Quản lý bán hàng
Người được hỏi : Nguyễn Thành
Người hỏi : Mai Phục Sinh
Nhân
Ngày :13/10/2013
Câu hỏi
Trả lời
1.Siêu thị là gì để thanh to n hóa đơn -Để thanh tốn hàng hóa cho khách
cho khách hàng chính xác từng loại
hàng chúng tôi sử dụng mã vạ h để
hàng khi số lượng hàng hóa lớn như vậy quản lý,nhận ra sản phẩm và in ra
?
hóa đơn trực tiếp.
2.Siêu thị có cập nhật các mặt hàng bán - Có.
mạnh và quản l đượ
hàng hóa đã
q hạn sử dụng khơng?
3.Siêu thị s làm gì với các hàng hóa
bán chậm và hàng t n kho?

4.Số lượng hàng hóa n đi ó được
lưu thơng tin lại khơng?

-Để giải quyết các hàng hóa bán chậm
và hàng t n kho chúng tôi s lên kế
hoạ h đổi hàng mới , đảm bảo 1
lần/tuần.

-Có.Khi lậ hóa đơn ho kh h hàng

Hóa đơn au khi lậ được in cho
kh h hàng và lưu trữ lại


 Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4 :
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Vũ Khắc Bình
Người phỏng vấn: Trần Ngơ
Đăng Khoa
Thời gian hẹn :13/10/2013
Xa lộ hà nội – Quận 9 –
Địa chỉ :
Thời điểm bắt đầu : 9:00
TPHCM
Thời điểm kết thúc : 10:00
Các yêu cầu địi hỏi :
 Có kinh nghiệm làm
Đối tượng :
Nhân viên kiểm kê.
việc.
 Có khả năng giao tiếp
tốt.
Ướ lượng thời gian :
- Giới Thiệu
- 2 phút
- Tổng quan về dự án
- 3 phút
- Tổng quan về phỏng vấn :

- 1 phút
Ch đề đề ậ
in h đượ ghi
- 1 phút
Chương trình : - Câu hỏi 1: câu hỏi & trả lời
- 1 phút
- Câu hỏi 2: câu hỏi & trả lời
- 4 phút
- Câu hỏi 3: câu hỏi & trả lời
- Tổng hợp các nội dung chính
- 3 phút
- Ý kiến c a người được hỏi - 2 phút
- Kết thúc
- 1 phút
Tổng thời gian dự kiến : 18 phút


Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản lý bán hàng siêu thị
Tiểu dự án : Quản lý kiểm kê
Người hỏi : Trần Ngơ Đăng Khoa
Người được hỏi : Vũ Khắc Bình
Ngày : 13/10/2013
Câu hỏi
Trả lời
Câu 1: khi kiểm kê cần những thông _ số phiếu kiể kê,đơn vị kiểm
tin nào ?
kê,ngày kiểm kê ,mã hàng hóa,tên
hàng hóa,số lượng nhập,số lượng
xuất,số lượng bán,hạn sử dụng,tổng

kết.
Câu 2: Có cần chia ra bản báo cáo
- Không.
theo từng mục nhập, xuất và t n kho
hay không?
Câu 3 : hông thường siêu thị s
thống kê theo từng ngày hay theo 1
khoảng thời gian nhất định ?

- hơng thường thì cuối ngày s siêu
thị s kiểm kê lại.


II. Mô tả hệ thống :
1. Hệ thống lưu trữ thông tin :
 Nhà cung cấp bao g m các thông tin : Mã nhà cung cấp, tên nhà
cung cấ , Địa chỉ , đt, fax,








ail

rước khi nhập hàng siêu thị gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
bao g m các thông tin : ngày lập phiếu,số đơn đặt hàng,tên nhà
cung cấ ,địa chỉ nhà cung cấ ,tên người đặt hàng ,ngày nhập dự

kiến,địa chỉ kho c a siêu thị,số thứ tự,mã hàng hóa,tên hàng
hóa,đơn vị,số lượng,đơn gi ,thuế,thành tiền,tổng tiền.
Khi nhập hàng vào kho lập phiếu nhập hàng bao g m các thông tin :
số phiếu nhập,ngày nhập,nơi nhậ ,tên người lập phiếu,số thứ
tự, ã hàng hóa,tên hàng hóa,đơn vị,số lượng,đơn gi ,thành tiền.
Khi xuất hàng lên quầy lập phiếu xuất bao g m các thông tin : số
phiếu xuất,ngày xuất,tên người lập phiếu,số quầy,số thứ tự,mã
hàng hóa,tên hàng hóa,đơn vị,số lượng,đơn gi ,thành tiền.
Lậ hóa đơn khi thanh to n ho kh h hàng : tên iêu thị,địa chỉ, đt
liên hệ,số hóa đơn,ngày lậ ,tên người lập,số thứ tự,mã hàng
hóa,tên hàng hóa,số lượng,đơn gi ,thuế,thành tiền.
Khi có yêu cầu kiểm kê hàng hóa,lập phiếu kiểm kê bao g m các
thông tin : số phiếu kiể kê,đơn vị kiểm kê,ngày kiểm kê,số thứ
tự,mã hàng hóa,tên hàng hóa,số lượng nhập,số lượng xuất,số
lượng bán,hạn sử dụng,tổng kết.

2. Hệ thống hoạt động nghiệp vụ :
a) Nhập hàng :
Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng s tiếp nhận hàng
hóa, đ ng thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng
hóa được nhập có sẵn trong danh mụ hưa Nếu hưa ó thơng tin về
nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhậ thì đ y là mặt hàng được nhập


lần đầu, nhân viên phải nhậ đầy đ thông tin c a nhà cung cấp và
hàng hóa rong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc
thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thơng tin cịn
thiếu Khi đã ó đầy đ thơng tin, nhân viên nhập hàng s tiến hành
lập phiếu nhậ hàng, in và lưu trữ phiếu. Khi phiếu nhậ được lập
xong, số lượng hàng hóa mới s tự động cập nhật vào ơ dữ liệu.

b) Xuất hàng :
Khi có yêu cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên chịu trách nhiệm
xuất hàng s tiến hành kiể tra x
lượng hàng trong kho ó đ ứng
được yêu cầu xuất hay không. Nếu có thể đ ứng được yêu cầu xuất,
nhân viên s tiến hành lập phiếu xuất Ngược lại, nhân viên s thông
o ho người quản lý có trách nhiệ đặt hàng để đặt hàng với nhà
cung cấp. Phiếu xuất au khi được lập s tự động lưu trữ. Số lượng
hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật.

c) Bán hàng :
Khi kh h đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân
s tiếp nhận yêu cầu thanh tốn. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có
mã vạch khơng, nếu khơng có mã vạch nhân viên này s yêu cầu nhân
viên chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng.
Ngược lại, nhân viên s tiến hành tính tiền và lậ hóa đơn ho kh h
hàng Hóa đơn au khi lậ đượ in ho kh h hàng và lưu trữ lại. Số
lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào ơ dữ liệu.

d) Kiểm kê :
Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng hóa,
nhân viên kiểm kê s tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần
phải kiể kê Đ ng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa
đơn n ra để biết số lượng hàng hóa lưu thơng như thế nào.


III. Biểu Mẫu :
a) Đặt hàng :
SIÊU THỊ COOPMART

Xa lộ hà nội – quận 9 – tphcm
Liên hệ : 08123456 – 08321654
Email :

ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày lập phiếu :
Tên nhà cung cấ :
ên người đặt hàng :
Ngày nhập dự kiến :
STT

ố đơn đặt hàng :
địa chỉ :
địa chỉ kho :

Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thuế Thành tiền

1
2
3
4
Tổng tiền hàng :
Thuế G G :
=====================
Thành tiền :
Số tiền ghi bằng chữ :
Người lập
(ký và ghi rõ họ tên)

b) Nhập hàng :
SIÊU THỊ COOPMART
Xa lộ hà nội – quận 9 – tphcm
Liên hệ : 08123456 – 08321654
Email :

PHIẾU NHẬP HÀNG
Ngày lập phiếu :
ên người lập phiếu :

STT
1

ố phiếu nhậ :
nơi nhậ :

Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền

2
3
Tổng cộng
Số tiền ghi bằng chữ :


Người lập
(ký và ghi rõ họ tên)

c) Xuất hàng :
SIÊU THỊ COOPMART
Xa lộ hà nội – quận 9 – tphcm

Liên hệ : 08123456 – 08321654
Email :

PHIẾU XUẤT HÀNG
Ngày lập phiếu :
ên người lập phiếu :

STT
1

ố phiếu xuất :
Số quầy nhận :

Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền


2
3
Tổng cộng
Thuế G G :
=====================
Thành tiền :
Số tiền ghi bằng chữ :
Người lập
(ký và ghi rõ họ tên)


d) Bán hàng :

e) Kiểm kê :

SIÊU THỊ COOPMART
Xa lộ hà nội – quận 9 – tphcm
Liên hệ : 08123456 – 08321654
Email :

PHIẾU KIỂM KÊ
Ngày kiể kê :
Đơn vị kiể kê :

STT

Mã hàng

ố phiếu kiể

Tên
hàng

Đơn vị

Số
lượng
nhập

Số
lượng
xuất

1
2
3
 Tổng kết :

IV. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) :

kê :

Số lượng Thời hạn
bán
sử dụng


HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG SIÊU THỊ

nhập hàng

xuất hàng

bán hàng

Lập đơn
đặt hàng

Lập phiếu
xuất

Kiểm tra
hàng

Lập phiếu
nhập

Quản lý
phiếu xuất

Lập hóa
đơn

Quản lý
phiếu nhập

Kiểm tra
số lượng

Quản lý
hóa đơn

kiểm kê

Lập phiếu
kiểm kê

Quản lý
phiếu
kiểm kê


V. Mơ hình dữ liệu quan niệm ( ERD) :

1.ERD


2.Từ điển dữ liệu
STT

Tên thuộc tính

Kiểu dữ liệu

Chiều dài

1

MaNCC

Integer

2

TenNCC

Character

3

SoDDH

Integer

4

TenNDH

Character

50

5

DCKho

Character

50

6

SoPhieuKK

Integer

7

DonViKK

Character

8

NgayKK

Date

9

SoPN

Integer

10

MaHH

Integer

11

TenHH

Character

12

HSD

Date

13

SoPX

Integer

14

SoHD

Integer

50

50

50

Diễn giải
Mã nhà cung
cấp
Tên nhà cung
cấp
Số đơn đặt
hàng
Tên người
đặt hàng
Địa chỉ kho
Số phiếu
kiểm kê
Đơn vị kiểm
kê

Ngày kiểm
kê
Số phiếu
nhập
Mã hàng hóa
Tên hàng
hóa
Hạn sử dụng
Số phiếu
xuất
Số hóa đơn


3. Chuyển mơ hình ERD -> dưới dạng lược đồ cơ sở
dữ liệu
- NHACUNGCAP(MaNCC,TenNCC,DiaChi,DienThoai,Fax
,Email,#SoDDH,#SoPN)
- DONDATHANG(SoDDH,Ngaylap,TenNDH,DCKho)
- PHIEUNHAPHANG(SoPN,NgayNhap,NoiNhap,TenNgu
oiLap)
- CTPN(#SoPN,#MaHH, SoLuong,Dongia)
- HANGHOA(MaHH,TenHH,Donvitinh,HSD)
- PHIEUKIEMKE(SoPhieuKK,DonViKK,NgayKK,TongKet)
- PHIEUXUATHANG(SoPX,NgayXuat,TenNguoiLapPhieu
,SoQuay)
- HOADONTHANHTOAN(SoHD,NgayLap,TenNguoiLap,
TongTien)
- CTPKK(#MaHH,#SoPhieuKK,SoLuong)
- CTPX(#MaHH,#SoPX,SoLuong)
- CTHD(#MaHH,#SoHD,SoLuong,Dongia,Thue,ThanhTi

en)