Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê 0m2 với dịch vụ được cung cấp
bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại,
số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế. Trên thế giới, dịch
vụ này đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì khá mới mẻ. Khi sử dụng dịch vụ này,
khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo
của công ty mình tại đó. Ngoài ra, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên
làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của “văn phòng trọn gói” sẽ trả lời điện
thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của công ty. Sau
đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng. Chi phí của
Văn phòng ảo là rất tiết kiệm so với việc thuê văn phòng thông thường.
Văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát
sinh trong thực tế.Khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp quy định rõ trụ sở chính
của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp... có địa chỉ xác
định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố... số điện thoại, số fax, thì văn phòng ảo đã đáp
ứng đủ. Hiện tại, hình thức thuê văn phòng ảo làm nơi giao dịch vẫn còn khá mới
mẻ. Doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký
kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có
luật nào cấm
Gọi là “văn phòng ảo” có lẽ bởi chủ DN khôngphải là chủ sở hữu văn phòng
nhưng lại có quyền sử dụng toàn bộ vănphòng để làm việc theo thời gian thỏa
thuận. Để tận dụng, chủ DV thườngcho nhiều công ty cùng mượn một địa điểm, tất
nhiên cần sắp xếp lịch đểtránh trùng giờ, vì vậy, cũng có người gọi đây là “văn
phòng chia sẻ”.Dù vậy, cụm từ “văn phòng ảo” được sử dụng phổ biến hơn.
Các doanh nghiệp hiện nay hầu như chưa biết đến dịch vụ này do còn quá mới tại
Việt Nam. Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng bá.
Khách hàng tự tìm hiểu về dịch vụ và đến đăng ký là chính,hơn nữa một số DN
không quan tâm vì sợ đối tác nghĩ ảo là một cái gì đó không có thật, nếu sử dụng sẽ
mất khách hàng.
Nhưng với tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay, để tiết giảm chi phí,các công ty
sử dụng loại hình văn phòng này sẽ tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể

Làm thế nào để tạo một văn phòng ảo
Nó đã trở thành một xu hướng phát triển cho các doanh nghiệp để tìm các lựa chọn
thay thế cho việc thiết lập văn phòng tiêu chuẩn, đặc biệt là đối với những công ty
mà chỉ là bắt đầu và đang tìm cách để giảm chi phí khởi động của họ. Một trong
những lựa chọn khác phổ biến hơn trong những năm gần đây là văn phòng ảo, cho
phép các cá nhân làm việc từ nhà trong khi tiến hành một phần lớn kinh doanh của
họ qua điện thoại hoặc trực tuyến. Nếu bạn hoặc bạn là chủ sở hữu của doanh
nghiệp của bạn quan tâm đến việc học thêm về văn phòng ảo, họ có lợi thế gì hơn
không gian tiêu chuẩn văn phòng vật lý, và làm thế nào bạn có thể thiết lập một văn
phòng ảo ở nhà, sau đó hãy dành thời gian để xem xét các thông tin sau đây.
Giới thiệu về Văn phòng ảo
Một văn phòng ảo, như bạn có thể thu thập từ tên gọi, là một trong những điều đó
không tồn tại trong một địa điểm mà thay vào đó là sự kết hợp của công việc mà
một hoặc một cá nhân nào ở nhà cũng như interfacing qua điện thoại và internet với
những người khác trong khác địa điểm. Một văn phòng ảo có thể giúp bạn và các
nhân viên khác để phối hợp và làm việc như một đội bóng trong khi vẫn đem lại cho
mỗi sự tự do để làm việc từ môi trường của họ lựa chọn riêng. Bằng cách lựa chọn
để tạo ra một văn phòng ảo cho bạn và đồng nghiệp của bạn, mỗi bạn có thể tìm
thấy một mức độ lớn của quyền tự do cá nhân trong công việc của bạn trong khi vẫn
làm việc về những mục đích kinh doanh chung là thành viên của một nhóm tổng
thể.
Văn phòng ảo Ưu điểm
Có một số lợi thế mà cần được xem xét khi quyết định sử dụng một văn phòng ảo
như là phương tiện cho công ty của bạn để phát triển mạnh và làm kinh doanh.
Ngoài những số tiền lớn của quyền tự do cá nhân được cấp bởi một văn phòng ảo,
bạn cũng có thể thấy rằng có sự gia tăng về năng suất cá nhân, vì mỗi thành viên
văn phòng có khả năng làm việc theo lịch trình sinh học của chính họ và do đó có
thể làm Đa số các công việc của họ trong suốt thời gian của ngày hoặc ban đêm khi
họ thường được hầu hết các hoạt động, và cảnh báo. Lựa chọn để tạo ra một thiết
lập văn phòng ảo cũng có thể tiết kiệm tiền cho tất cả các liên quan, như là họ sẽ

không đòi hỏi phải có đi làm hàng ngày để có được đến và từ công việc và cũng sẽ
được miễn phí để có bữa ăn trưa hoặc giờ nghỉ với thực phẩm mà họ đang có xung
quanh nhà thay vì của việc phải mua các bữa ăn của họ từ các nhà hàng hay nhà ăn.
Thể chất và sức khỏe tâm thần cũng có thể phản ánh những lợi ích của việc sử dụng
một văn phòng ảo, như là những cá nhân chọn này sắp xếp của môi trường làm việc
có xu hướng tập thể dục nhiều hơn và bị làm việc ít căng thẳng liên quan hơn so với
những người làm việc trong các tòa nhà văn phòng.
Thành lập một văn phòng ảo
Để tạo các văn phòng ảo mà bạn mong muốn, bạn và tất cả các thành viên của đội
ngũ nhân viên của bạn sẽ cần phải có một số phần cơ bản của thiết bị. Bạn phải có
một số máy tính, và nó cần phải có dung lượng đủ, bộ nhớ, và sức mạnh xử lý để
chạy các ứng dụng phổ biến mà sẽ được sử dụng trong các dây chuyền công việc
của bạn. Cần thiết khác gồm có một điện thoại di động hay nhà, truy cập đến việc
sao chép và dịch vụ fax, và một địa chỉ gửi thư cho bất kỳ thư đó sẽ được gửi đến
công ty (trong hầu hết trường hợp, một hộp bưu điện là đủ) Nó cũng rất khuyến
khích bạn tạo ra. một trang web cho công ty của bạn để phục vụ như là một
Storefront internet, kể từ khi khách hàng tiềm năng sẽ cần một cái gì đó với cơ sở
quyết định của họ để làm việc với công ty của bạn trên.
Khi bạn có các thiết bị mà bạn cần và đã thiết lập sự hiện diện web của bạn, hãy
chắc chắn rằng bạn đã đưa chăm sóc của bất kỳ giấy tờ phút cuối cùng bao gồm cả
bảo vệ giấy phép kinh doanh và số nhận dạng thuế là cần thiết. Hãy chắc chắn rằng
bạn đã nhận được bất kỳ thanh tra có thể sẽ được yêu cầu cho loại hình cụ thể của
doanh nghiệp và rằng tất cả các giấy tờ thích hợp để điều hành một doanh nghiệp
trong vùng của bạn đã được điền. Bây giờ bạn có sẵn sàng để bắt đầu kinh doanh
của bạn.
Thiếu khung pháp lý cho "văn phòng ảo"
Trụ sở không hồ sơ, do tính chất “ảo” đặc biệt của dịch vụ này nên các doanh
nghiệp đều không lưu giữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp tại “trụ sở”. Trong khi
đó, theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải lưu giữ các giấy tờ
đăng ký kinh doanh, sổ sách, chứng từ kế toán tại trụ sở. Các chi cục Thuế cho rằng

các doanh nghiệp có “văn phòng ảo” đều vi phạm quy định này.
Các chi cục thuế cũng tỏ ý lo ngại việc sẽ có nhiều cá nhân lợi dụng mô hình này để
thành lập doanh nghiệp nhằm mục đích mua bán hóa đơn. Tuy nhiên, một cán bộ
quản lý về thuế cho rằng nếu doanh nghiệp khai một địa chỉ nào khác dù “ảo” hay
“thật” thì vẫn có thể mua bán hóa đơn, trốn thuế.