Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp

Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà
Trong xu thế kinh tế hóa toàn cầu như hiện nay có rất nhiều công ty được
thành lập để phục vụ nhu cầu kinh doanh sản xuất. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế
khó khăn như hiện nay thì việc mở văn phòng làm việc để thực hiện giao dịch với đối
tác đang là vấn đề khó khăn đối với các nhà đầu tư, bởi những yếu tố như chọn địa
điểm, giá thuê mặt bằng, các trang thiết bị nội thất của văn phòng v.v… Do đó dịch
vụ văn phòng ảo đang là phương án khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi
vì văn phòng ảo có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết của một văn phòng làm việc
thực sự và đồng thời khắc phục được những khó khăn khi doanh nghiệp mở văn
phòng làm việc thực sự.
Dịch vụ văn phòng ảo đã được phát triển khá rầm rộ trên thế giới, còn ở Việt
Nam vẫn còn khá mới mẻ, do vậy nhóm chúng tôi quyết định tìm hiểu đề tài “Văn
phòng ảo thực trạng và giải pháp” để có thể hiểu rõ hơn nguyên tắc làm việc cũng
như nhưng ưu thế mà dịch vụ này mang đến cho khách hàng so với văn phòng làm
việc thực sự hiện nay. Hi vọng sau đề tài này sẽ giúp các bạn có thêm những hiểu biết
mới về văn phòng ảo, một dịch vụ khá mới lạ nhưng đầy tiện ích.
Trong quá trình làm tiểu luận nhóm chúng tôi cũng không thể không tránh
khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của quý
thầy, cô cũng như tất cả các bạn để cho bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cám ơn!
Thực hiện: Nhóm 3 1
Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG ẢO
1.1. Khái niệm văn phòng.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,
xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu
cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.2. Khái niệm văn phòng ảo.
Văn phòng ảo là văn phòng dùng để cho các chủ công ty, doanh nghiệp, tổ
chức hay là một cá nhân thuê để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch nhưng người

thuê không phải là chủ sở hữu mà trong đó công ty kinh doanh văn phòng ảo sẽ trao
cho người thuê quyền sử dụng toàn bộ văn phòng để làm việc theo thời gian thỏa
thuận.
1.3. Những dịch vụ và lợi ích của văn phòng ảo.
1.3.1. Dịch vụ.
• Sử dụng số điện thoại riêng và tổng đài trả lời với tên công ty bạn.
• Sử dụng địa chỉ kinh doanh.
• Khu vực Tiếp tân.
• Chuyển tiếp fax, email, tin nhắn hoặc gửi thông báo theo yêu cầu của bạn.
• Sử dụng hệ thống phòng họp.
• Văn phòng làm việc với trang thiết bị hiện đại được sử dụng phù hợp nhu cầu
kinh doanh.
• Sử dụng khu vực làm việc, khu vực tiếp khách và thư giãn.
1.3.2. Lợi ích.
• Giúp người thuê tiết kiệm được chi phí tối đa.
Thực hiện: Nhóm 3 2
Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà
• Không mất nhiều thời gian để thiết lập một văn phòng.
1.4. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng ảo.
• “Share office” (văn phòng chia sẻ): Chủ dịch vụ không chỉ cho một người thuê
sử dụng mà còn cho nhiều người thuê sử dụng tại cùng một địa điểm.
• “Share cost” (chi phí chia sẻ): nhiều người thuê tại cùng một địa điểm nên chi
phí được chia ra cho nhiều người với những gói cước tương ứng giúp người
thuê tiết kiệm được tối đa chi phí.
1.5. Đối tượng thuê văn phòng ảo.
Có 3 đối tượng chính:
• Những người mới lập nghiệp.
• Các công ty mở văn phòng đại diện.
• Các công ty mở văn phòng giao dịch loại vừa và nhỏ.
1.6. Lý thuyết về ma trận SWOT.

Mô hình phân tích SWOT là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra
quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ tổ chức kinh doanh nào. Viết tắt của 4
chữ Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và
Threats (nguy cơ), SWOT cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và
đánh giá vị trí, định hướng của một công ty hay của một đề án kinh doanh.
SWOT phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm, được sử dụng trong việc
lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị,
phát triển sản phẩm và dịch vụ...
• Strengths: Lợi thế của mình là gì? Công việc nào mình làm tốt nhất? Nguồn
lực nào mình cần, có thể sử dụng? Ưu thế mà người khác thấy được ở mình là
gì? Phải xem xét vấn đề từ trên phương diện bản thân và của người khác. Cần
thực tế chứ không khiêm tốn. Các ưu thế thường được hình thành khi so sánh
với đối thủ cạnh tranh. Chẳng hạn, nếu tất cả các đối thủ cạnh tranh đều cung
cấp các sản phẩm chất lượng cao thì một quy trình sản xuất với chất lượng
Thực hiện: Nhóm 3 3
Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà
như vậy không phải là ưu thế mà là điều cần thiết phải có để tồn tại trên thị
trường.
• Weaknesses: Có thể cải thiện điều gì? Công việc nào mình làm tồi nhất? Cần
tránh làm gì? Phải xem xét vấn đề trên cơ sở bên trong và cả bên ngoài. Người
khác có thể nhìn thấy yếu điểm mà bản thân mình không thấy. Vì sao đối thủ
cạnh tranh có thể làm tốt hơn mình? Lúc này phải nhận định một cách thực tế
và đối mặt với sự thật.
• Opportunities: Cơ hội tốt đang ở đâu? Xu hướng đáng quan tâm nào mình đã
biết? Cơ hội có thể xuất phát từ sự thay đổi công nghệ và thị trường dù là quốc
tế hay trong phạm vi hẹp, từ sự thay đổi trong chính sách của nhà nước có liên
quan tới lĩnh vực hoạt động của công ty, từ sự thay đổi khuôn mẫu xã hội, cấu
trúc dân số hay cấu trúc thời trang..., từ các sự kiện diễn ra trong khu vực.
Phương thức tìm kiếm hữu ích nhất là rà soát lại các ưu thế của mình và tự đặt
câu hỏi liệu các ưu thế ấy có mở ra cơ hội mới nào không. Cũng có thể làm

ngược lại, rà soát các yếu điểm của mình và tự đặt câu hỏi liệu có cơ hội nào
xuất hiện nếu loại bỏ được chúng.
• Threats: Những trở ngại đang gặp phải? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?
Những đòi hỏi đặc thù về công việc, về sản phẩm hay dịch vụ có thay đổi gì
không? Thay đổi công nghệ có nguy cơ gì với công ty hay không? Có vấn đề
gì về nợ quá hạn hay dòng tiền? Liệu có yếu điểm nào đang đe doạ công ty?
Các phân tích này thường giúp tìm ra những việc cần phải làm và biến yếu
điểm thành triển vọng.
Mô hình phân tích SWOT thích hợp cho việc đánh giá hiện trạng của công ty
thông qua việc phân tích tình hình bên trong (Strengths và Weaknesses) và bên ngoài
(Opportunities và Threats) công ty. SWOT thực hiện lọc thông tin theo một trật tự dễ
hiểu và dễ xử lý hơn.
Thực hiện: Nhóm 3 4
Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà
Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO TẠI VIỆT NAM
2.1. Một số nét về văn phòng ảo ở nước ta.
Hiện nay, do nhịp độ phát triển kinh tế, nhu cầu thuê văn phòng ngày càng
tăng. Do lượng cung không đủ cầu đã đẩy mức giá thuê văn phòng lên khá cao và đã
trở thành chi phí rất đáng lo ngại cho các doanh nghiệp. Theo một số chuyên gia nhận
xét, sau chi phí về nhân sự thì chi phí thuê văn phòng có khuynh hướng là chi phí lớn
thứ hai trong kinh doanh. Vì vậy, với mức giá cao như hiện nay sẽ làm các doanh
nghiệp cân nhắc việc mở văn phòng tại Việt Nam hoặc chọn một quốc gia khác có
chi phí và giá thuê cạnh tranh hơn. Với chủ trương tiết kiệm chi phí, thu hẹp hoạt
động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp khi nền kinh tế rơi vào tình trạng suy thoái đã
đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh “văn phòng ảo”.
“Văn phòng ảo” (Vitual office) là mô hình kinh doanh khá phổ biến trên thế
giới và đã phát triển từ rất lâu. Tuy nhiên, đến năm 2000 khái niệm này mới bắt đầu
xuất hiện tại Việt Nam, khi một số công ty địa ốc nước ngoài vào Việt Nam và mở ra
hướng kinh doanh mới trong lĩnh vực này. Đặc biệt trong những năm gần đây, loại

hình dịch vụ này đã thực sự gây được sự chú ý. Năm 2009 là năm nền kinh tế gặp
nhiều khó khăn nhưng lại là năm thị trường “văn phòng ảo” phát triển tốt nhất từ
trước tới nay. Doanh thu của nhiều công ty kinh doanh “văn phòng ảo” tăng gấp 3 lần
so với hồi trước khi suy thoái. Theo thống kê chỉ trong 2 tháng đầu năm 2009 số văn
phòng ảo được cung cấp đã tăng lên 150% so với năm 2008.
Hiện nay, với mức giá từ 50 – 300 USD/tháng tùy theo gói nhu cầu của khách
hàng, các doanh nghiệp có thể sở hữu một “văn phòng ảo” với những tiện nghi, trang
thiết bị hiện đại. Ở Việt Nam hiện đang có một số đơn vị khai thác dịch vụ hoạt động
có quy mô và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là Regus, G-Office, Văn phòng trọn
gói, công ty TNHH Giải Pháp Thông Minh, công ty Hub Business…
Thực hiện: Nhóm 3 5
Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà
Hình thức kinh doanh này chưa gặp sự cạnh tranh nhiều vì vẫn còn rất ít công
ty kinh doanh dịch vụ “văn phòng ảo”, hoạt động chủ yếu ở Tp. Hồ Chí Minh và Hà
Nội. Ít doanh nghiệp biết đến dịch vụ này do nó còn quá mới ở Vệt Nam. Mặt khác,
các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng bá, khách hàng tự tìm đến
dịch vụ và đăng kí. Nhìn chung, thị trường Việt Nam đang rất rộng mở với nhiều cơ
hội cho sự phát triển của loại hình dịch vụ này.
2.2. Thực trạng về dịch vụ văn phòng ảo ở Việt Nam.
2.2.1. Điểm mạnh.
• Tiết kiệm chi phí:
Chi phí thuê văn phòng làm việc cho công ty luôn là một khoản chi phí gây
đau đầu cho các nhà quản lý, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, tìm một vị trí mở
văn phòng đã là không dễ với những vị trí đắt địa – trung tâm thành phố thì các
công ty phải bỏ ra từ 20 – 40 USD/m
2
chưa tính các khoản chi phí lắp đặt trang
thiết bị, trang trí lại văn phòng, tiền thuê nhân viên, thiết bị an ninh, vệ sinh, bảo
vệ, cộng hết các khoản này lại hàng tháng doanh nghiệp mất cả trong triệu để duy
trì hoạt động của văn phòng. Trong khi đó với chọn lựa dịch vụ văn phòng ảo

doanh nghiệp chỉ mất từ 50 – 179 USD/tháng tùy theo gói thuê và vị trí của văn
phòng, với khoản chi phí này doanh nghiệp có nơi làm việc với đầy đủ trang thiết
bị hiện đại, đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho công việc kinh doanh: điện thoại,
máy Fax, máy photo, kết nối Internet, trang web, địa chỉ E-mail, phòng họp tiện
nghi, máy chiếu…sự lựa chọn này tiết kiệm cho doanh nghiệp 80% chi phí, quả
là một số tiền không nhỏ đối với các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay.
• Tạo cho doanh nghiệp có cơ hội quảng bá:
Hầu hết các văn phòng ảo đều được đặt ở những vị trí thuận lợi trong thành
phố - những cao ốc văn phòng, có cơ sở vật chất được trang bị đồng bộ, hiện đại,
khi các doanh nghiệp đến đăng ký mở văn phòng ở đây thì bảng hiệu của công ty
sẽ có mặt trên những tòa nhà này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội mở
rộng tên tuổi, cơ hội tiếp xúc với những đối tác lớn từ đó mang lại những hợp
đồng có giá trị, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở những lợi
Thực hiện: Nhóm 3 6